Zakelijke communicatie is essentieel in de wereld van vandaag. Voordat elke deal wordt gesloten, wisselen bedrijven talloze zakelijke brieven uit waarin ze verschillende algemene voorwaarden overeenkomen.
Zakelijke brieven schrijven is een ambacht dat moeilijk op te pikken is. U moet niet alleen de achtergrond van de geadresseerde kennen, maar u moet ook op de hoogte zijn van de sterke en zwakke punten van het bedrijf. Als u dat weet, kunt u risico's inschatten en de beste deal sluiten die is afgestemd op uw belangen.
Het schrijven van een goed georganiseerde en pakkende brief kan echter tijdrovend zijn. Hoe welvarender het bedrijf is, hoe dieper je moet analyseren. Dit is vaak het minst leuke werk van mensen, dus geven ze er de voorkeur aan case study kopen en blijf hun zakelijke schrijfvaardigheid oefenen.
Dat gezegd hebbende, waarom is het schrijven van zakelijke brieven tegenwoordig nog steeds cruciaal? Waarom moeten studenten lessen zakelijk schrijven volgen, laat staan talloze papers samenstellen om voor de cursus te slagen? Is het immers niet beter om online of in real-life te vergaderen en dingen te bespreken? Aangezien bedrijven zakelijke correspondentie onderhouden, lijkt het erop dat zakelijke brieven tegenwoordig cruciaal blijven. Hieronder volgen de belangrijkste redenen waarom zakelijke brieven nog steeds nodig zijn.
Wat zijn zakelijke brieven?
Zakelijke brieven zijn geschreven stukken die zaken bespreken die direct of indirect verband houden met het bedrijf van een afzender of ontvanger. Ze hebben meestal een goede structuur, aanhef, datum en andere belangrijke elementen. Zakelijke brieven hebben betrekking op verschillende onderwerpen en kunnen formeel of semi-formeel zijn.
Belang van zakelijke brieven
De volgende zijn belangrijk van een bedrijf laatstgenoemde.
#1. Goed geschreven zakelijke brieven verhogen de verkoop
Elk bedrijf moet meerdere voorstellen en brieven opstellen. Zij bepalen de expertise en competentie van de partij. Ze demonstreren ook de ernst van een voorgestelde deal en de bereidheid van het bedrijf om deze hoe dan ook te sluiten. Ondernemers stellen dat met de snelle expansie van e-commerce het bedrijf ruimdenkend en communicatief moet zijn. En het schrijven van zakelijke brieven of het beantwoorden ervan is een van de belangrijkste voorwaarden om succes te behalen.
#2. Brieven kunnen de merkreputatie verbeteren
Het behouden van een reputatie is essentieel voor elk bedrijf. Elk bedrijf moet klantgericht zijn en reageren op andere bedrijven - beide zijn essentieel om ervoor te zorgen dat het bedrijf een goede naam heeft. De eerste kan het product en de status van het bedrijf evalueren door geschreven inhoud te kopen of te volgen, zoals informatie op de website, sociale media, rapporten, nieuwsbrieven, enz.
Bij andere bedrijven ligt dat wat anders. Afgezien van de genoemde, moeten bedrijven communiceren met andere bedrijven, ongeacht of ze samenwerken of niet. De enige manier om dat te bereiken is via zakelijke brieven, of het nu gaat om e-mail of per post.
#3. Zakelijke brieven versterken het bedrijf, de effectiviteit en productiviteit
Het vermogen om snel op het bericht te reageren, is de vaardigheid die elk bedrijf zou moeten hebben. Het kan niet alleen de naamsbekendheid van bedrijven vergroten, maar het kan het bedrijf ook tot een belangrijke speler in de markt maken. Bovendien kan het de efficiëntie van het bedrijf verhogen en de organisatie verbeteren.
Kijk, zakelijke brieven en communicatie vinden plaats op alle bedrijfsniveaus, niet alleen onder CEO's en hooggeplaatste werknemers. Daarom is het van vitaal belang om goede zakelijke schrijfvaardigheden op te doen, ongeacht uw functie. Het stelt u in staat om met andere afdelingen te communiceren en misverstanden te voorkomen.
#4. Brieven helpen om in contact te blijven met andere bedrijven
Onnodig te zeggen dat er een felle concurrentie is. Merken concurreren met elkaar, fuseren en verdwijnen. Als ondernemer moet u twee stappen vooruit denken en risico's evalueren die van de minst verwachte kant kunnen komen.
Het hebben van een paar extra oren is een goed idee om te weten of uw bedrijf in orde is of dat er iets op komst is. Het is ook een overwinning voor anderen. Maar om het eens te worden over ieders ruggengraat, moet je eerst vertrouwen winnen. En om dat te doen, moet u overtuigende en tot nadenken stemmende zakelijke brieven kunnen schrijven.
Het kan enige tijd duren om deze vaardigheid onder de knie te krijgen. Maar als je het eenmaal hebt verkregen, zul je uiteindelijk meerdere partners hebben en kritieke links uitwisselen.
#5. Brieven archief zakelijk bestaan
Een andere reden die de doorslag geeft ten gunste van goede zakelijke schrijfvaardigheid, is dat het het bestaan van het hele bedrijf documenteert. Schriftelijke documenten lijken op de filosofie en standpunten van het bedrijf. Goed gestructureerde, informatieve en objectieve zakelijke brieven helpen het bedrijf te ontwikkelen, zijn aanwezigheid uit te breiden en problemen op te lossen.
Bovendien dienen brieven als bewijs. Zoals gezegd, leven we in een hond-eet-hond wereld. Het zou u dus niet moeten verbazen dat er lekken kunnen ontstaan. Maar u hoeft zich geen zorgen te maken over hen. Op geen enkele manier zouden tactvolle zakelijke brieven uw reputatie aan het wankelen brengen.
Soorten zakelijke brieven
Zakelijke brieven hebben betrekking op verschillende soorten schriftelijke communicatie. Het komt zowel binnen als buiten het bedrijf voor. Verschillende zakelijke brieven hebben verschillende doelen. Toch zijn de meest voorkomende:
- sollicitatiebrieven
- Aanbevelingsbrieven
- Verkoopbrieven
- Memo's
- Aanvraagbrieven
Hoewel de bovenstaande typen een ander bericht willen leveren, bevatten ze standaard opmaakcomponenten, zoals:
- Titel
- Datum
- Adres van de ontvanger
- Begroeting
- Lichaam
- Sluitend
- Einde notaties
Er zijn veel redenen waarom het schrijven van zakelijke brieven tegenwoordig essentieel is. Meer nog, brieven zijn een essentieel communicatiemiddel. Het helpt om andere bedrijven te bereiken, lucratieve deals te sluiten en/of gewoon in contact te komen met andere bedrijven.
Het schrijven van zakelijke brieven is ook cruciaal voor de communicatie met collega's binnen het bedrijf. Nauwkeurige en duidelijke zakelijke brieven verhogen de productiviteit en elimineren miscommunicatie tussen werkgevers. Daarom is het van het grootste belang om zakelijke brieven te schrijven om uw bedrijf te laten bloeien.
Veelgestelde vragen
Waarom zijn brieven tegenwoordig nog belangrijk?
Belangrijke gebeurtenissen en informatie worden goed gedocumenteerd en schriftelijk vastgelegd. Ze kunnen ook dienen als wettelijk bewijs dat in de rechtbank toelaatbaar is.
Waarom schrijven we zakelijke brieven?
Een zakelijke brief wordt meestal gebruikt om informatie op te vragen of te verstrekken, een transactie te melden, een dialoog te starten of voort te zetten en/of eerdere overeenkomsten te herhalen.
Waarom is het schrijven belangrijk?
Schrijven leert ons communicatieve en kritische denkvaardigheden. Schrijven onthult wie we zijn als individuen. Het maakt ook duidelijk en blijvend ons denken en leren. Schrijven verbetert ons vermogen om onze ideeën voor onszelf en anderen te verduidelijken en te verfijnen.
Gerelateerde artikelen
