In de zakenwereld en daarbuiten is e-mail een veelgebruikte methode voor schriftelijke communicatie. Verschillende bedrijven hebben het gebruikt als een middel om te communiceren met de mensen binnen hun doelmarkt. Hoewel het een strategisch hulpmiddel is om in contact te komen met prospects en klanten, moet het vriendelijk, duidelijk en beknopt zijn. Dat is het kenmerk van een professionele e-mail. Het kan enige tijd duren om de kunst van het schrijven van een professionele e-mail onder de knie te krijgen die aan al deze normen voldoet. Dit artikel gaat in op het belang van het schrijven van een professionele e-mail, de stappen die daarbij komen kijken, enkele voorbeeld-e-mails, e-mailhandtekeningen en enkele antwoorden op veelgestelde vragen over het gebruik van e-mail voor zakelijke doeleinden.
Wat is een professioneel e-mailadres?
We hebben allemaal onze e-mailaccounts en doen al onze zaken via elektronische post omdat het internet en de cloud dit noodzakelijk hebben gemaakt. Onze e-mailadressen zijn ook de hubs geworden waar onze andere online profielen en accounts (zowel persoonlijk als professioneel) om draaien. Daarom moeten we aparte e-mailaccounts hebben of op zijn minst e-mailadressen voor privé- en zakelijke correspondentie. Ons zakelijke e-mailadres mag uitsluitend worden gebruikt voor zakelijke correspondentie en voor het onderhouden van passende professionele relaties.
Wanneer u communiceert met klanten, klanten, verkopers en andere zakelijke contacten, kunt u het beste een officieel 'zakelijk' e-mailadres gebruiken. Professionaliteit in een e-mailadres kan alleen worden bereikt door de geregistreerde domeinnaam van het bedrijf op te nemen. In de zakenwereld is het gebruikelijk om voor officiële correspondentie een e-mailadres op basis van een persoonlijk domein te gebruiken. Om het anders te zeggen: als je bedrijfsnaam deel uitmaakt van je e-mailadres (via een domeinnaam), dan heb je zelf een professioneel e-mailadres.
Wat zijn de voordelen van een professioneel e-mailadres?
Populaire e-mailserviceproviders gebruiken vaak generieke domeinen, dus wanneer u zich aanmeldt voor een account, kunt u uw e-mailadres een pakkende naam of een afkorting geven. U en uw werknemers mogen echter geen persoonlijk e-mailadres gebruiken voor officiële zakelijke correspondentie. Naast het hebben van een zakelijk e-mailadres, kan het gebruik van de juiste e-mailetiquette u helpen om professioneler over te komen en meer aandacht te vestigen op uw bedrijf of product.
Zorg ervoor dat uw e-mailadres zowel professioneel is als gebaseerd op uw domein. De voordelen van het gebruik van een zakelijk e-mailadres zijn als volgt:
- Branding
- Ontwikkelt vertrouwen
- Authenticity
- Betrouwbaarheid
- Eenvoud van herinnering
- verbeterde levering en staan
Hoe schrijf je een professionele e-mail
Hoewel het gemakkelijk is om willekeurige e-mails naar mensen te schrijven en te verzenden, kunnen we niet hetzelfde zeggen voor professionele e-mail. Het moet bepaalde regels of richtlijnen volgen die samen vriendelijkheid, duidelijkheid en professionaliteit uitdrukken. Als u wilt dat uw Engelse e-mails gepolijst en professioneel klinken, moet u de volgende stappen volgen;
#1. Begin met een begroeting
Gebruik altijd een begroeting zoals "Beste Lillian" bij het starten van een e-mail. Gebruik de achternaam van de lezer (zoals in 'Geachte mevrouw Price') als uw relatie met de lezer formeler is. Je kunt gewoon 'Hallo Kelly' zeggen als je relatie met haar op een meer informeel niveau is. U kunt een brief richten met “Aan wie het aangaat” of “Geachte heer/mevrouw” als u de naam van de ontvanger niet weet.
#2. Bedank de ontvanger
Antwoorden op vragen van klanten moeten altijd beginnen met een bedankje. Zo kan 'Bedankt dat u contact heeft opgenomen met ABC Business' worden gebruikt als antwoord op een vraag over uw bedrijf. Telkens wanneer u een antwoord per e-mail ontvangt, moet u iets zeggen als: "Bedankt voor uw snelle reactie" of "Bedankt dat u contact met mij opneemt." Een lezer bedanken is niet alleen beleefd, het stelt de lezer ook op zijn gemak.
#3. Geef uw doel aan
Als u degene bent die de e-mailuitwisseling start, is een bedankbriefje misschien uitgesloten. De juiste aanpak is om te beginnen met uit te leggen waarom je schrijft. Woorden en zinnen als "Ik schrijf om te informeren naar..." of "Ik schrijf over..." zijn voorbeelden.
Leg meteen uit waarom je de e-mail schrijft en kom dan op de kern van het bericht. Houd uw zinnen kort en eenvoudig, zodat e-mailontvangers ze snel kunnen doorbladeren en de informatie krijgen die ze nodig hebben. Om een professioneel profiel voor uzelf en uw bedrijf te behouden, moet u goed letten op details zoals taal, spelling en interpunctie.
#4. Voeg uw slotopmerkingen toe
Het is beleefd om een paar afsluitende notities en een laatste bedankje toe te voegen aan een e-mail voordat je hem verstuurt. Ik waardeer je tijd en moeite, en neem alsjeblieft contact met ons op als je vragen of problemen hebt.
#5. Eindig met een afsluiting
De laatste stap is het afmelden met een passend einde en uw naam. De uitdrukkingen "met vriendelijke groet", "oprecht" en "dank u" hebben allemaal een professionele toon. Meld u niet af met zinnen als "Beste wensen" of "Proost", tenzij u vrij dicht bij de lezer staat. En voordat u op 'verzenden' klikt, moet u uw e-mail nog een laatste keer bekijken om er zeker van te zijn dat deze foutloos is.
Professionele e-mailhandtekening
E-mailhandtekeningen zijn digitale visitekaartjes en mogen alleen door professionals worden gebruikt. Uw volledige naam, bedrijfsinformatie en contactgegevens zijn meestal inbegrepen.
Naast tekst en links kunnen marketeers en zakenmensen die e-mails verzenden foto's, logo's en interactieve componenten bevatten.
Wat een professionele e-mailhandtekening moet bevatten
Met de kennis die u in dit gedeelte opdoet, kunt u een professionele e-mailhandtekening maken die uw collega's zal verbazen en zich zal onderscheiden van de massa.
Er zijn 5 hoofdonderdelen voor een professionele e-mailhandtekening (en enkele extra's). De rest van het essay zal erop gericht zijn je te leren hoe je elke sectie op de juiste manier implementeert.
#1. Hoe u uw persoonlijke en zakelijke gegevens kunt presenteren
In een tijd waarin knoppen en banners gebruikelijk zijn, kan het verleidelijk zijn om elk detail van uw professionele leven in uw e-mailhandtekening te zetten. Toch is beknoptheid een deugd bij het zoeken naar impact. Vanwege de kleine beschikbare ruimte voor e-mailhandtekeningen, is al het extra alleen maar extra ruis.
#2. Hoe u uw contactgegevens kunt presenteren
Het opnemen van contactgegevens zal de communicatie met geïnteresseerde partijen vergemakkelijken. Hoe meer manieren er zijn om contact met u op te nemen, hoe minder voor de hand liggend de beste wordt. Daardoor zijn mensen minder geneigd om door te zetten.
#3. Maak een professionele e-mailhandtekening met een persoonlijke afbeelding en logo
Terwijl individuen uw e-mails lezen, is het laatste object dat ze zien waarschijnlijk uw handtekeningblok.
Wanneer iemand een e-mail van u ontvangt, is de kans het grootst dat ze uw foto en logo onthouden. Desalniettemin zijn er veel meer slechte gevallen van beeldmisbruik dan uitstekende. We begrijpen niet waarom zoveel mensen in orde zijn met een slordige eerste indruk. Een stijlvolle, functionele en esthetisch aantrekkelijke handtekening toevoegen aan uw uitgaande e-mail is niet zo eenvoudig als het lijkt.
Het toevoegen van een logo aan je e-mailhandtekening lijkt misschien eenvoudig, maar als je het ooit zelf hebt geprobeerd, weet je dat het anders is. Het gebruik van een editor voor e-mailhandtekeningen is geen permanente oplossing. Vereist nog steeds de installatie van code in het HTML-bestand dat door de e-mailclient wordt gebruikt.
#4. Gebruik een call-to-action (CTA) om uw e-mailhandtekening om te zetten in een marketingkanaal
Ons meest recente onderzoek onder gebruikers toonde aan dat e-mailhandtekeningmarketing (ESM) wordt gebruikt in 77% van de zakelijke e-mailhandtekeningen en in 67% van de persoonlijke e-mailhandtekeningen. Een gebruikelijke manier om dit te doen, is door een call-to-action (CTA) in uw e-mailhandtekening op te nemen.
Hoe definieer je een "call-to-action"? Simpel gezegd, het is een open oproep aan potentiële klanten om een bod te accepteren. In werkelijkheid zou u een call-to-action in uw e-mailhandtekening moeten opnemen.
5. Promoot uw werk bij een groter publiek door deelknoppen op te nemen
Ik heb je in dit artikel verteld om zuinig te zijn met de informatie die je geeft. Als het echter gaat om knoppen voor het delen van sociale media, voel je dan vrij om alles uit de kast te halen.
Omdat social media-iconen zo klein en compact zijn, kun je all-in gaan en ze allemaal gebruiken, en ze zullen mooier en completer lijken (in tegenstelling tot voorheen, deze keer "more is more").
Als ze belangrijk zijn voor uw carrière, moet u actieve links naar sociale-mediasites in uw e-mailhandtekening plaatsen.
Voeg geen profielen op sociale media toe die oud of inactief zijn of die op geen enkele andere manier uw zaak helpen.
Hoe een professionele e-mail te beëindigen
Hoe u een professionele e-mail beëindigt, is net zo belangrijk als hoe u begint. Ja, je hebt het goed gehoord. U moet uw e-mail op een professionele maar vriendelijke manier beëindigen. Afhankelijk van de context wilt u mogelijk meer of andere informatie aan uw e-mailhandtekening toevoegen. Maar hoe meer u de ontvanger niet kent, hoe meer informatie u in uw e-mail moet verstrekken. Hoe dan ook, de standaardcomponenten van een zakelijke e-mailhandtekening zijn als volgt:
#1. Sluitingslijn
Bij het lezen van een e-mail kan het verontrustend zijn om direct van het hoofdonderwerp naar de ondertekening te gaan. Dit geldt vooral als de e-mail lang is. Een laatste zin van dank of goede wensen kan helpen om deze overgang soepel te laten verlopen. Volgens Girson wordt de laatste regel van een e-mail doorgaans gelezen, zelfs als de lezer deze alleen maar vluchtig doorbladert, dus maak van deze gelegenheid gebruik om een oproep tot actie op te nemen of om de lezer eraan te herinneren wat je van hem of haar nodig hebt.
#2. Afsluiten (of afmelden)
Wat u hier plaatst, gaat vooraf aan uw naam en wordt vetgedrukt weergegeven. Overweeg uitdrukkingen te gebruiken als 'Met vriendelijke groet', 'Beste', 'Bedankt' of 'Fijn weekend!' U dient een formele afsluiting van uw e-mail te gebruiken, tenzij u dicht bij de ontvanger bent of als u in korte tijd al veel e-mails met hen hebt uitgewisseld.
#3. Naam
Het is het beste om je volledige naam te gebruiken (voor- en achternaam of wat je ook gebruikt) of je voornaam gevolgd door een standaard e-mailhandtekening die je volledige naam bevat als dit de eerste e-mail is die je naar iemand stuurt. De voornaam van een persoon is meestal voldoende wanneer u spreekt met iemand die u al kent.
#4. Voornaamwoorden
Dit is helemaal aan jou en je comfortniveau, vooral als je een LGBTQ-identiteit hebt. Bondgenoten moeten echter in gedachten houden dat hun gebruik van voornaamwoorden bijdraagt aan de normalisering van de praktijk en het creëren van een veilige ruimte voor trans- en niet-binaire mensen.
#5. Titel en bedrijf
Afhankelijk van aan wie je schrijft en waar je het over hebt, kan een van beide een goede manier zijn om je e-mail te beëindigen. Door beide op te nemen, weet de afzender wat u doet en waar u werkt als u een persoon buiten uw organisatie e-mailt. Het feit dat u voor een bepaald bedrijf werkt, wordt verondersteld wanneer u een collega e-mailt (vooral vanaf een zakelijk e-mailadres), dus dat kunt u weglaten; Als u echter nog niet eerder met deze persoon hebt gewerkt, kan het nuttig zijn om uw functie te vermelden. Meestal moet je niet praten over waar je nu werkt als je op zoek bent naar een nieuwe baan. Aangezien u probeert uw huidige functie neer te leggen, kan de ontvanger van uw e-mail denken dat u op bedrijfstijd communiceert, ook al is dat niet zo.
#6. Contact informatie
Hoewel de ontvanger van uw e-mail uw adres al heeft, wilt u misschien aanvullende contactgegevens opgeven, zoals een werk- of mobiel telefoonnummer, voor het geval ze contact met u op moeten nemen. Voor alle duidelijkheid: voeg alleen contactgegevens toe als u bereid bent via dat kanaal te worden bereikt.
- Hoe een document elektronisch te ondertekenen: een stapsgewijze handleiding
- JAARLIJKSE CREDITCARD-KOSTEN: de beste jaarlijkse kosten voor reiscreditcards uitgelegd
- Beste e-mailmarketingsoftware: topkeuzes voor kleine bedrijven
- MOND-tot-MONDMARKETING: beste strategieën voor 2023, voorbeelden, betekenis
Referenties
