Beheert u uw stakeholders effectief? Maar weet u eerst wie al uw stakeholders zijn? Is het je ooit opgevallen dat je een bepaald criterium miste na het voltooien van de helft van een project? Dit kan een vereiste zijn geweest van een invloedrijk persoon die er niet zoveel bij betrokken was als hij of zij had moeten zijn. Volgens de meest recente peiling was slechts 36% van de respondenten er zeker van dat belanghebbenden en sleutelfiguren volledig toegewijd waren aan de doelstellingen en voordelen van het project. Tenzij je het geluk hebt gehad om niet in een lastige situatie te verkeren zoals hierboven beschreven, is dit je kans om te voorkomen dat dergelijke situaties zich voordoen. In dit bericht leert u hoe u het stakeholdermanagement van uw project kunt plannen.
Wie is een belanghebbende?
Nu u het belang van stakeholdermanagement begrijpt, laten we beginnen met de grondbeginselen van stakeholdermanagement, namelijk wie een stakeholder is.
Een stakeholder is iemand die een belang heeft in een onderneming en deze kan beïnvloeden of erdoor kan worden beïnvloed. Investeerders, werknemers, klanten en leveranciers zijn de belangrijkste belanghebbenden in een normaal bedrijf. Naarmate maatschappelijk verantwoord ondernemen echter steeds meer aan kracht wint, breidt het begrip zich uit en omvat het verschillende andere zaken, zoals gemeenschappen, regeringen en handelsgroepen.
Een stakeholder is iemand die door een project wordt geraakt. Belanghebbenden worden grofweg geclassificeerd als 'interne belanghebbenden' en 'externe belanghebbenden'.
Interne stakeholders zijn mensen die voor uw bedrijf werken. Dit zijn uw projectsponsor, projecteigenaar, projectteam en iedereen of groep die bijdraagt aan of profiteert van het projectresultaat. Het omvat ook degenen die een negatieve impact kunnen ondervinden als gevolg van het initiatief. Sommige werknemers moeten bijvoorbeeld omgeschoold worden als gevolg van automatisering, of ze kunnen worden verplaatst.
Externe belanghebbenden zijn degenen die geen deel uitmaken van uw organisatie. Dit kunnen verkopers, klanten, aandeelhouders, de overheid, accountants, enzovoort zijn.
Je kan gaan naar onze vorige post en leer meer over stakeholderanalyse en hoe u uw belangrijkste beïnvloeders kunt kennen.
Wat is Project Stakeholder Management?
Het is van cruciaal belang om de stakeholders en hun verwachtingen te managen. Hierdoor is Stakeholder Management een essentieel onderdeel van Project Management. Alle belanghebbenden van het project moeten worden geïdentificeerd. Kleine projecten kunnen een klein aantal belanghebbenden hebben, terwijl grotere projecten een groot aantal belanghebbenden kunnen hebben.
Niet alle belanghebbenden zouden waarschijnlijk gelijk worden behandeld. Elk zal zijn eigen normen en verwachtingen hebben. Daarom is het van cruciaal belang om elke belanghebbende te identificeren. Dit zorgt ervoor dat er geen stakeholders over het hoofd worden gezien. De volgende stap is het categoriseren van de belanghebbenden, zodat ze op de juiste manier kunnen worden betrokken. Het is minder waarschijnlijk dat u kritieke behoeften over het hoofd ziet als u over beide beschikt.
Project Stakeholder Management omvat het identificeren van belanghebbenden en het analyseren van hun invloeden en verwachtingen. Ja, vanwege hun kracht kunnen ze de projectresultaten beïnvloeden. Als gevolg hiervan moet u acceptabele strategieën bedenken om samen te werken met belanghebbenden en het project uit te voeren. Elke stakeholder heeft de juiste hoeveelheid communicatie nodig. Voordat we ons verdiepen in Project Stakeholder Management, laten we eerst eens kijken naar communicatie.
Communicatie Management
Project Communications Management zorgt ervoor dat projectinformatie op een tijdige en geschikte manier wordt gepland, gecreëerd, verzameld, gedistribueerd, opgeslagen, opgehaald, gecontroleerd en bewaakt. Communicatie heeft vaak tal van dimensies die onderzocht moeten worden.
- Intern (binnen uw project) en extern (binnen uw bedrijf) (leveranciers, klanten, andere projecten en organisaties)
- Formeel (notulen, rapporten en briefings) en informeel (vergaderingen) (memo's, e-mails, ad-hocgesprekken)
- Zowel horizontaal (tussen managers & ondergeschikten in de organisatie) als horizontaal (dit is tussen peers)
- Onofficieel (jaarverslag, nieuwsbrieven) en officieel (jaarverslag, nieuwsbrieven) (officiële mededelingen)
- Mondeling en schriftelijk - verbaal (betreft vocale verbuigingen) en non-verbaal (lichaamstaal)
U zou nu moeten begrijpen waarom communicatie van cruciaal belang is voor stakeholdermanagement. Communicatieve vaardigheden kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- Goed opletten en efficiënt luisteren
- Concepten of gebeurtenissen onderzoeken en in vraag stellen om een beter begrip te krijgen
- Het verkrijgen van feiten om informatie te bevestigen of te identificeren
- Vooraf verwachtingen stellen en managen
- Teamkennis moet worden vergroot door middel van training.
- Een groep, een individu of een organisatie overtuigen om iets te doen.
- Anderen motiveren om geruststelling en aanmoediging te bieden
- Recapituleren, samenvatten en bepalen van de volgende stap
- Coaching helpt je om je prestaties te verbeteren en je doelen te bereiken.
- Onderhandelen over wederzijds voordelige deals
- problemen oplossen om schadelijke gevolgen te voorkomen
Hoe maak je een stakeholdermanagementplan of -strategie?
Volg deze vijf fasen om ervoor te zorgen dat al uw basissen in het stakeholdermanagementplan worden behandeld om alle lessen die u zojuist hebt geleerd samen te vatten en in praktijk te brengen.
#1. Maak een lijst van uw belanghebbenden.
Het kennen van uw stakeholders is de eerste stap in het ontwikkelen van een sterke stakeholdermanagementstrategie.
#2. Bepaal de prioriteiten van uw belanghebbenden
Noteer welke stakeholders de meeste invloed zullen hebben op het project en wanneer hun invloed zal afnemen of toenemen.
#3. Interviews met belanghebbenden houden
Werken met nieuwe belanghebbenden kan in het begin een uitdaging zijn - sommige zijn moeilijker te beheren dan andere. Afhankelijk van het project zullen er tal van stemmen van buiten de organisatie zijn met verschillende persoonlijkheden en eisen of veel stemmen van binnen het bedrijf met concurrerende doelstellingen. Dus hier zijn enkele voorbeeldvragen voor een interview met belanghebbenden om dingen op te helderen:
- Wat wekt uw interesse in dit project?
- Wat zijn uw verwachtingen voor dit project?
- Welke deliverables wekken uw nieuwsgierigheid het meest?
- Wat trok je aan om deel te nemen aan dit project?
- Wat verwacht je van een team als je er een hebt?
- Waarom ben je optimistisch over dit project?
- Wat verwacht je dat dit project zal veranderen nadat het is gelanceerd?
- Hoe snel verwacht u dat dit project wordt afgerond?
- Waarom maakt u zich zorgen over dit project?
- Houd je meer van face-to-face meetings, telefoontjes of e-mails?
#4. Maak je matrix
Een eenvoudige mock-up van een kwadrant om uw bevindingen te categoriseren, stelt u in staat om die met een hoge interesse en hoge prioriteit te scheiden van die met een lage interesse en lage prioriteit. Het zal ook helpen bij het sorteren van al die in het midden.
#5. Verwachtingen vaststellen en beheren
Definieer duidelijk in welke fasen elke belangrijke stakeholder betrokken zal zijn, evenals de deadlines voor hun opmerkingen. Neem een schema op van kantooruren waar ze u gemakkelijk kunnen vinden, zodat ze alleen of in groepsverband feedback kunnen geven. Wees zoals gewoonlijk praktisch, transparant en eerlijk in elke fase van het project - uw belanghebbenden zullen het opmerken en waarderen.
Wat is het belang van een Stakeholdermanagementplan voor een project?
Belanghebbenden zijn cruciaal voor het succes van uw project. Ze geloven in het initiatief en steken er tijd, geld en middelen in. Dus zonder een goed stakeholdermanagementplan hebben ze het potentieel om dingen ongelooflijk onhandig te maken, met veel bureaucratie in het proces.
Communicatie Voordelen:
Stakeholdermanagementplannen zijn ook belangrijk in termen van public relations. Denk hier eens over na: stakeholders werken niet geïsoleerd; zodat ze leren over projectontwikkeling van andere bronnen en belanghebbenden.
Het is van cruciaal belang dat hun belangen worden beschermd en dat u niet met het gefronste voorhoofd staat van een ontevreden belanghebbende die slecht nieuws heeft ontvangen. Het handhaven van een open communicatiekanaal is de meest cruciale stap bij het ontwikkelen van een sterke strategie voor stakeholderbeheer.
De gevaren van het niet hebben van een strategie voor stakeholdermanagement
Stakeholders, nogmaals, laten de wereld draaien. Zij zijn uw investeerders, consumenten, buren en fabrikanten. Ze kunnen ofwel je sterkste supporters zijn of ervoor zorgen dat het initiatief vastloopt.
Omdat belanghebbenden doorgaans meerdere belangrijke contactpersonen via meerdere kanalen betrekken, is het van cruciaal belang om effectief en efficiënt met hen te communiceren. Je zou jezelf kunnen opwinden om te proberen de vereisten van een stakeholder met lage prioriteit en lage interesse te valideren zonder ze van tevoren te hebben geïnterviewd of hun prioriteit of interesse te hebben geëvalueerd, waardoor degenen met een hoge prioriteit zich ontevreden voelen met het proces.
Erger nog, u stelt uw bedrijf misschien op voor een tekort aan contant geld of een vreselijke klantervaring bij het volgende project. Stel uw organisatie niet bloot aan een tekort aan middelen, geld of tijd.
Hoe om te gaan met moeilijke belanghebbenden
Wat doe je als je te maken hebt met uitdagende stakeholders? Er zijn manieren om relaties te verbeteren, hoe koppig ze ook lijken te zijn. Hier zijn zeven tips om u te helpen hun goedkeuring te krijgen:
Het is het beste om je gevechten zorgvuldig te selecteren, anders ben je de hele tijd in oorlog. Wanneer u met belanghebbenden te maken heeft, zullen er gelegenheden zijn dat u het oneens bent, maar dat zullen er maar heel weinig zijn. Geef in plaats daarvan toe aan kleine verzoeken. Belanghebbenden hebben autoriteit en u moet die hiërarchische structuur herkennen. Het bespaart je wat hartzeer en zaait ook het zaadje van vertrouwen. Geloof het of niet, uw belanghebbenden zullen u respecteren en tot op zekere hoogte geen ruzie met u maken.
#2. Weg met negatieve emoties
Het is gemakkelijk om overdreven emotioneel te worden. Wat begint als een ruzie escaleert al snel in een storm van woede en haat. Professionals hebben geen driftbuien zoals kinderen. Bovendien houden kinderen niet vast aan slechte emoties. Dat is iets waar we van kunnen leren. Het is niet verkeerd om boos te zijn; desalniettemin is het een probleem om toe te geven aan die negativiteit en, erger nog, het vuur aan te wakkeren. Dat schaadt alleen uw relatie met uw stakeholders en het hele project.
#3. Herken hun negativiteit
Empathie is een belangrijk onderdeel van het creëren van een compassievolle relatie. Empathie is het vermogen om de emoties van anderen te begrijpen en te ervaren, en het zou in elk stakeholdermanagementplan moeten worden opgenomen. Als je een stap terug kunt doen, erkennen wat ze voelen en dan proberen het te verlichten, ben je op weg naar verlichting en een succesvolle onderneming.
#4. Vraag en accepteer advies
Moeilijke stakeholders zijn vaak moeilijk voor een zaak. Natuurlijk hebben sommige mensen een uitdagende persoonlijkheid, maar anderen kunnen zich zo gedragen omdat ze zich niet gehoord voelen. Bedenk ook hoe u zou reageren als u dacht dat niemand naar u zou luisteren. Probeer daarom onbeweeglijk, kalm en open te zijn. Luister naar wat ze te zeggen hebben en vraag zelfs om hun advies. Dit is niet alleen een psychologische benadering, maar ook een praktische voor projectmanagement.
#5. Wees tactvol en waarheidsgetrouw.
Er zullen van tijd tot tijd legitieme redenen zijn voor een geschil. Als dit soort dingen gebeuren in een project, kun je ze niet zomaar onder het tapijt vegen. Het is uw verantwoordelijkheid om een succesvol project op te leveren en tegelijkertijd te voldoen aan de kwaliteitsnormen van uw belanghebbenden. Het is ook jouw verantwoordelijkheid om in te grijpen als je merkt dat ze tegen hun belangen in handelen. Om uw punt duidelijk te maken, moet u echter zowel eerlijk als hoffelijk zijn. Niemand wil te horen krijgen dat ze ongelijk hebben, dus zoek een manier om het anders te formuleren, of, nog beter, spreek helemaal niet over goed en kwaad, maar over het project en zijn vereisten.
#6. Maak ze blij
Beboteren helpt ook. U wilt niet onoprecht overkomen, maar als u uw stakeholders een goed gevoel kunt geven, is er vrijwel niets dat ze niet voor u kunnen doen. Zelfs de stoerste persoon zal van toon veranderen. Natuurlijk niet vleien, maar doe goed werk. Dat is waar het hart van uw stakeholders ligt, en zo zult u ze tevreden stellen.
#7. Personaliseer uw communicatie
Niet alle stakeholders zijn gelijk geschapen. U moet uw stakeholders goed kennen. Net zoals je aan het begin van een project vaststelt wie ze zijn, wil je erachter komen wat de optimale communicatiestrategie is. Dat kan handig zijn, bijvoorbeeld als je de voorkeur geeft aan sms'en, e-mailen, telefoongesprekken of persoonlijke ontmoetingen. Het is echter ook psychologisch. Sommige mensen willen misschien dat je hun ego een beetje opkrikt, maar anderen vinden het misschien nep en het zal averechts werken. Begrijp de vereisten en persoonlijkheden van uw belanghebbenden en personaliseer uw berichten naar hen.
Conclusie
Stakeholdermanagement heeft tal van voordelen. Dit is essentieel en moet regelmatig worden gedaan. Er zullen dus geen tweede gedachten over zijn. Hoe ga je om met relaties met belanghebbenden bij projecten? De sleutel zal zijn om alle belanghebbenden te identificeren en hun betrokkenheid vervolgens regelmatig te controleren.
Ook het tweede deel is cruciaal. Wanneer een project begint, zien managers dit vaak over het hoofd. Stel een projectteam samen dat alle relevante belanghebbenden omvat. Zoals u weet, zullen ze allemaal ervaring en waarde bieden om het succes van uw project te verzekeren. Dus de beste wensen voor succesvol stakeholdermanagement op uw project.
Veelgestelde vragen over stakeholdermanagement
Waar moet een communicatieplan voor belanghebbenden aan voldoen?
Naar aanleiding van de informatie en bevindingen in het beheerplan wordt meestal een stakeholdercommunicatieplan opgesteld. Het moet een lijst bevatten van de belangrijke belanghebbenden die berichten moeten ontvangen, evenals het type, de frequentie en de details.
Waarom moet u communiceren met belanghebbenden?
U kunt de doelstellingen en algemene doelstellingen van een klant of belanghebbende beter leren kennen door effectief met hen te communiceren. Hiermee kunt u analyseren en veranderen hoe u hen helpt bij het bereiken van hun doelen.
Hoe zijn medewerkers stakeholders?
Medewerkers zijn de belangrijkste interne stakeholders. Werknemers doen grote financiële en tijdinvesteringen in het bedrijf en spelen een cruciale rol in de strategie, tactieken en operaties van het bedrijf.
- Stakeholderanalyse: definitieve gids voor het stakeholderanalyseproces
- Zakelijke communicatie: hoe ontwikkel je een effectieve communicatiestrategie?
- Business Intelligence-analist: functieomschrijving, certificeringen en salaris in de VS
- EEN VISIONAIR BEDRIJF BOUWEN: (7 methoden + tips)
- Risicobeheerplan: 5 eenvoudige stappen en alles wat u nodig heeft
