Het creëren van een balans (BS) is een kritiek proces dat op kwartaal- of maandbasis moet worden uitgevoerd. Dit financieel overzicht beschrijft de activa, passiva en het eigen vermogen van uw bedrijf om inzicht te geven in de financiële gezondheid van uw bedrijf. Weet je niet hoe je een balans moet maken? Hieronder gaan we dieper in op het doel van het maken van een balans in Excel of op basis van een resultatenrekening of proefbalans en geven we vervolgens een stapsgewijze handleiding voor het maken of voorbereiden van uw eigen balans. Laten we er naar toe gaan!
Wat is een balans?
Een balans in de boekhouding is een momentopname van de financiële status van uw bedrijf. Balansen helpen bij financiële planning door organisaties inzicht te geven in hun activa, passiva en eigen vermogen. Het is een van de drie financiële basisoverzichten die elke bedrijfseigenaar moet hebben om financiële modellering en boekhouding uit te voeren, de andere twee zijn een resultatenrekening en een kasstroomoverzicht.
Boekhoudkundige balansen zijn een van de meest nauwkeurige manieren om de financiële status van een bedrijf te onderzoeken. Wanneer volledig ontwikkeld, kan een BS onthullen:
- Wat het bedrijf bezit
- Wat het bedrijf verschuldigd is
- Hoeveel is er geïnvesteerd in het bedrijf
Zoals de naam al aangeeft, moeten de activa van uw bedrijf altijd overeenkomen met de som van de verplichtingen en het eigen vermogen. Sommige organisaties passen hedge accounting toe om de impact van volatiliteit op financiële overzichten te verminderen; de BS moet echter in evenwicht zijn. Uw berekeningen of notaties zijn fout als een van beide niet is uitgelijnd.
Een balans is een financiële verklaring die de 'boekwaarde' [activa – passiva] van een organisatie weergeeft, die wordt verkregen door alle verplichtingen en het eigen vermogen van de onderneming af te trekken van de totale activa.
Waaruit bestaat een balans?
Balansen volgen doorgaans een consistente formule. De meerderheid van hen is gegroepeerd met behulp van de onderstaande balansmethodiek:
Activa = Passiva + Eigen vermogen
Elke categorie in deze vergelijking vertegenwoordigt een afzonderlijk stuk financiële informatie voor een bedrijf. U kunt meer te weten komen over elke categorie door verder te lezen.
#1. Bedrijfsactiva
Bedrijfsactiva zijn alles wat een bedrijf bezit en dat een geldelijke waarde heeft. Dit geeft aan dat het onroerend goed tijdens het liquidatieproces in contanten kan worden omgezet. Dit zijn doorgaans grondstoffen en middelen die eigendom zijn van een bedrijf. Afhankelijk van de activa in uw organisatie, kunnen activa op verschillende manieren worden opgesplitst.
Als een bedrijf een van deze activa heeft, zal een normale BS ze allemaal bevatten. Een actief is iets waarvan een bedrijf kan profiteren tijdens de liquidatie.
#2. Zakelijke verplichtingen
Dit zijn de inverse van activa. Ze zijn alles wat het bedrijf tijdens het liquidatieproces geld zal kosten. In sommige gevallen kunnen deze zakelijke kosten worden genoemd. Verplichtingen omvatten over het algemeen alle soorten schulden, evenals alle operationele kosten. Op een balans worden verplichtingen geclassificeerd als kortlopend of langlopend.
Een balans moet alle verplichtingen vermelden die een bedrijf heeft. Pas als alle verplichtingen op de BS zijn vastgelegd, kunnen ze in evenwicht worden gebracht.
#3. Eigen vermogen
Dit verwijst naar de totale nettowaarde van een bedrijf. Het is de hoeveelheid geld die overblijft als een bedrijf al zijn activa zou verkopen en al zijn schulden zou afbetalen. Deze statistiek weerspiegelt het saldo van een aandeelhouder in een bedrijf. Als een bedrijf beursgenoteerd is, kunnen die aandeelhouders de bedrijfseigenaren of echte aandeelhouders zijn. Eigen vermogen wordt ook wel eigen vermogen genoemd.
Hoe maak je stap voor stap een balans op?
Hieronder volgen de essentiële procedures voor het opstellen van een balans:
#1. Verzamel uw financiële gegevens
Controleer of u over alle benodigde documentatie beschikt om uw balans te voltooien. Verzamel alle transacties, facturen en financiële overzichten die betrekking hebben op de beschouwde periode. Deze informatie is te vinden in het grootboek van het bedrijf, dat alle financiële transacties weergeeft die binnen een bepaalde periode zijn geregistreerd.
#2. Stel uw balans op
Bepaal de periode waarvoor de BS vereist is. De meeste balansen beslaan een fiscaal kwartaal, maar u kunt elke gewenste periode specificeren. Balansen bevatten doorgaans de volgende drie secties:
- Activa: Activa zijn de middelen van het bedrijf, zoals kantoorruimte of apparatuur.
- Passiva: Passiva omvatten alle schulden van de onderneming.
- Eigen vermogen: Eigen vermogen bestaat uit aandeelhoudersbijdragen en bedrijfswinsten.
#3. Rekening houden met activa
Reserveer vijf regels voor de boekhouding van monetaire activa. Deze omvatten hoeveelheden met betrekking tot vlottende activa, dit zijn items die eigenaren binnen een jaar in contanten kunnen omzetten, en langetermijnactiva, dit zijn items die eigenaren niet binnen een jaar in contanten kunnen omzetten. Sorteer activa op liquiditeit wanneer u ze opsomt. Dit geeft aan hoe snel activa kunnen worden omgezet in contanten.
#4. Maak een lijst van passiva
De verplichtingen van een bedrijf zijn vaak onderverdeeld in vier categorieën. Het is nuttig om de verplichtingen te ordenen op vervaldatum en vervolgens te evalueren of ze kortlopend of langlopend zijn. Crediteuren, kortetermijnschulden en gecumuleerde verplichtingen zijn hiervan voorbeelden.
#5. Eigen vermogen bepalen
Het laatste deel van een balans is de categorie eigen vermogen of eigen vermogen, die het geld vermeldt dat het bedrijf momenteel in vier regels heeft. Het verwijst naar de hoeveelheid eigendom van ondernemers. U heeft de balans correct ingevuld als uw passiva + eigen vermogen = activa. Als dit niet het geval is, moet u mogelijk uw werk opnieuw bekijken.
Hoe maak je een balans in Excel
Hieronder volgen de stappen die u kunt nemen om een balans op te stellen in Excel:
#1. Formatteer je werkblad
In Excel kunt u een balans maken door eerst een titelgedeelte en labels voor uw werkblad te genereren. Maak als volgt labels voor elk onderdeel van uw werkblad:
Stap 1. Een titel maken
Kies vier tot zes cellen in het midden van de bovenste rij van het werkblad en voeg ze samen om ruimte te maken voor de naam van uw bedrijf. Selecteer en voeg een gelijk aantal cellen samen in de tweede rij van het werkblad onder deze samengevoegde cel om nog een spatie te creëren. Vul het label "Balans" op de tweede rij in. Selecteer en combineer vervolgens in de derde rij van het werkblad hetzelfde aantal cellen en typ de huidige datum of de datum die het einde markeerde van de meest recente boekhoudperiode van uw bedrijf die u evalueert.
Stap 2. Labels maken voor uw activa
Kies onder dit titelgebied een cel aan de linkerkant van het werkblad en typ 'Activa'. Maak dit woord vet en centreer het in de cel om de leesbaarheid te vergroten, en label het. U kunt de verschillende activa van uw organisatie typen in de kolom onder dit label. Voer onder 'Activa' vetgedrukt 'Vlottende activa' in de cel in. Voer één activum per rij in om de huidige activa van uw bedrijf weer te geven. Contanten en voorraden zijn voorbeelden van vlottende activa. Typ in het veld onder uw laatste lijstitem "Totaal huidige activa" vetgedrukt.
Maak een lege cel onder het totaal en voer daar vetgedrukt "Vaste activa" in. deel uw vaste activa op dezelfde manier in als het deel "vlottende activa". Vaste activa kunnen bestelwagens of land zijn. Typ 'Totaal vaste activa' in de cel onder uw laatste lijstitem. Typ "Totale activa" vetgedrukt onder die cel.
Stap 3. Labels maken voor uw verplichtingen
Herhaal de voorgaande stappen om een nieuwe kolom en labels toe te voegen aan uw verplichtingensectie. De zinsnede "Verplichtingen" moet vetgedrukt zijn en gecentreerd op dezelfde rij als uw primaire label "Bezittingen". Typ onder deze categorie "kortlopende verplichtingen" vetgedrukt. Maak een lijst van uw huidige verplichtingen in de onderstaande kolom en zet "Totale huidige verplichtingen" vetgedrukt onder het laatste item op de lijst. Laat in dezelfde kolom een lege cel achter onder het label "Totaal" en typ een vetgedrukt label met het label "Langlopende verplichtingen" in dezelfde cel.
Stap 4. Labels maken voor eigen vermogen
Laat ten slotte een lege cel achter onder uw verplichtingenlabels en typ, vetgedrukt en centreer "Aandeelhoudersvermogen" in dezelfde kolom. Eigen vermogen van aandeelhouders, zoals gewone aandelen en ingehouden winsten, kan hier worden vermeld. U kunt "Totaal eigen vermogen" vetgedrukt invoeren onder het laatste lijstitem, gevolgd door "Totaal vreemd vermogen en eigen vermogen" vetgedrukt onder dat label.
#2. Voer bedragen in dollars in
Laat een kolom ruimte tussen uw itemlabels en de locatie waar u de dollarwaarden wilt invoeren. Kies "Boekhouding" in de vervolgkeuzelijst in het gedeelte "Nummer" van het tabblad "Start" nadat u alle cellen in de volgende kolom hebt geselecteerd die overeenkomen met uw lijstitems. Dit voegt automatisch decimalen en dollartekens toe aan uw nummerinvoeren. Vul de rijen in die overeenkomen met elk activum met geldbedragen zonder decimalen of dollartekens. Voorlopig kunt u de cellen naast de labels "Totaal" leeg laten.
Herhaal deze procedure voor de passiva-sectie. U kunt een kolom ruimte laten tussen de labels en de locatie waar de nummers worden ingevoerd. Laat voorlopig de cellen naast de labels "Totaal" leeg.
#3. Voeg totalen toe
Typ de formule "=SOM" en kies vervolgens de aangrenzende cellen die u wilt toevoegen om de bedragen in de cel toe te voegen naast het label "Totaal" van elk activum en elke verplichting. Druk op uw toetsenbord op de toets "Enter". Excel voegt automatisch de som van deze cellen toe aan de geselecteerde cel. Dit moet worden herhaald voor de totale vlottende activa, de totale vaste activa, de totale kortlopende verplichtingen en het totale eigen vermogen.
Als u de totale huidige activa en de totale vaste activa wilt toevoegen, kiest u het lege veld naast 'Totale activa'. Gebruik vervolgens de formule "= SUM" en houd de "Ctrl" -toets ingedrukt, kies de niet-aangrenzende cellen met elk totaal en eindig met de "Enter" -toets. Maak dit hele bedrag vet. Herhaal deze procedure totdat de totale vlottende activa en het totale eigen vermogen zijn toegevoegd naast het label "Totale passiva en eigen vermogen". U kunt dit bedrag ook vet maken.
Uw balans en resultatenrekening up-to-date houden
Het kan enige moeite kosten om uw balans en resultatenrekening voor de eerste keer op te stellen, maar als u eenmaal voorbij die eerste hindernis bent, wordt het veel gemakkelijker om deze papieren bij te houden. De truc is om ze een prioriteit te maken zonder er uren van je tijd aan te besteden.
Het opnemen van een balans en resultatenrekening in uw administratiesysteem levert voordelen op voor uw organisatie op meerdere niveaus, maar het is geen eenmalige gebeurtenis. Het regelmatig bijwerken van deze documenten kan uw organisatie op meerdere niveaus helpen.
Op de balans ziet u in één oogopslag uw financiële situatie. Als u een negatief eigen vermogen in uw bedrijf heeft, betekent dit dat u niet genoeg activa heeft of dat u te veel schulden heeft.
Hoe een balans op te stellen op basis van een proefbalans
De onderstaande methoden beschrijven hoe u een balans kunt maken op basis van een proefbalans:
- Stap 1. Leg grootboekrekeningsaldi vast in een spreadsheet om de proefbalans voor te bereiden. (Als alternatief) wordt de proefbalans nu opgesteld met behulp van boekhoudsoftware.
- Stap 2. De volgende stap is het opstellen van een aangepaste proefbalans in overeenstemming met het boekhoudkundig kader, zoals algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes (GAAP) of internationale financiële verslaggevingsnormen (IFRS).
- Stap 3. Alle resterende accounts worden verwijderd, behalve activa, eigen vermogen en verplichtingen. Resultatenrekeningen worden opgesteld met behulp van de rekeningen die uit de proefbalans zijn verwijderd.
- Stap 4. Consolideer de proefbalansrekeningen in gebruikte regels op de balans.
Hoe maak je een balans voor beginners?
Een beginnershandleiding voor het maken van een balans omvat de volgende stappen:
- Investeer in boekhoudsoftware.
- Maak een kop.
- Gebruik de basisboekhoudingsvergelijking om elke sectie te scheiden.
- Voeg al uw bezittingen toe.
- Maak een sectie voor passiva.
- Maak een sectie voor het eigen vermogen.
- Tel de totale verplichtingen op bij het totale eigen vermogen.
Kan ik mijn eigen balans opmaken?
Dat kan je zeker. Hieronder volgen de fundamentele stappen bij het maken van een balans: Maak een lijst van al uw activa en hun huidige, eerlijke marktwaarde. Maak een lijst van al je schulden en verantwoordelijkheden. Totale activa en totale passiva moeten worden berekend.
Hoe ziet een eenvoudige balans eruit?
Het is opgedeeld in twee secties: activa aan de linkerkant en totale passiva en eigen vermogen aan de rechterkant. De balans moet, zoals de naam al doet vermoeden, altijd in evenwicht zijn. De verplichtingen en het eigen vermogen aan de rechterkant komen overeen met de activa aan de linkerkant.
Hoe ziet een goede balans eruit?
Een balans moet alle activa en passiva beschrijven die sinds de oprichting van het bedrijf zijn opgebouwd. Het is gebaseerd op een dubbel boekhoudsysteem, dat ervoor zorgt dat de som van verplichtingen en eigen vermogen gelijk is aan de som van verplichtingen en eigen vermogen. In een bloeiend bedrijf zullen de activa de passiva overtreffen en zal er eigen vermogen zijn.
Heeft Excel een balanssjabloon?
Balans Excel-sjablonen doen het werk voor u, besparen tijd en helpen ondernemers hun financiën op orde te houden. Gebruik deze eenvoudige Excel-balans om de passiva, activa, vermogenssaldo en andere financiële informatie van een bedrijf te analyseren en bij te houden.
Maken boekhouders balansen?
Boekhouders zullen ook verantwoordelijk zijn voor het opstellen van belangrijke financiële overzichten voor kleine ondernemingen. Winst- en verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten zijn hier voorbeelden van.
Conclusie
Een balans kan u helpen om te bepalen waar uw organisatie staat. Het is de meest cruciale van de drie belangrijkste verklaringen. Als gevolg hiervan is het van cruciaal belang voor elke bedrijfseigenaar om te begrijpen hoe u er een kunt maken.
Gerelateerde artikelen
- HOE EEN RECORD LABEL TE STARTEN: Hoe een platenlabelbedrijf te starten 2023
- Muziekzaken: alles wat je moet weten
- HOE LEES JE EEN BALANS: uitgelegd!
- HOE MAAK JE EEN VERZENDLABEL AAN: Gedetailleerde gids
Referenties
