De studie en implementatie van informatiesystemen die door bedrijven worden gebruikt voor gegevenstoegang, -beheer en -analyse staat bekend als managementinformatiesystemen (MIS). Om efficiënt te zijn, moet MIS de bedrijfsactiviteiten begrijpen en nauwgezet schetsen. Gegevens moeten nauwkeurig en actueel zijn, en technologie en software moeten in staat zijn deze op te slaan en te manipuleren.
De mensen die een MIS ontwerpen, implementeren en gebruiken, bepalen hoe goed het is. Hier vindt u alles wat u moet weten over een managementinformatiesysteem.
Wat is een Management Informatie Systeem (MIS)?
Een MIS is een systeem dat managers voorziet van de informatie die zij nodig hebben om operationele keuzes te maken voor hun organisatie. Het MIS verzamelt en verwerkt gegevens uit meerdere bronnen om informatie te leveren die is afgestemd op de behoeften van managers en hun personeel.
Bedrijven gebruiken verschillende systemen, maar ze delen allemaal hetzelfde doel: managers voorzien van de gegevens die ze nodig hebben om betere beslissingen te nemen. Toegang tot nauwkeurige en tijdige informatie is belangrijk voor succes in het snelle bedrijfsklimaat van vandaag. Managers kunnen MIS gebruiken om prestatiestatistieken bij te houden, trends te analyseren en weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen.
De betekenis van managementinformatiesystemen in het bedrijfsleven
MIS's bieden bedrijven betrouwbare gegevens en robuuste analytische mogelijkheden om snel problemen en kansen te detecteren en passende beslissingen te nemen. Een managementinformatiesysteem moet de volgende functies vervullen:
- Geef u de informatie die u nodig heeft om goede beslissingen te nemen.
- Kan u een concurrentievoordeel bieden door snelle en nauwkeurige informatie te geven
- Kan u helpen bij het verhogen van de operationele efficiëntie en productiviteit
- Houdt de activiteiten en voorkeuren van consumenten bij.
- Hiermee kunt u aangepaste marketingcampagnes maken en de klantenservice verbeteren.
Computerwetenschappen versus managementinformatiesystemen
Hoewel er een aanzienlijke overlap bestaat tussen MIS en informatica, verschillen de twee vakgebieden fundamenteel op één belangrijk aspect: perspectief. De studie van hoe mensen technologie gebruiken om informatie te beheren staat bekend als managementinformatiesystemen (MIS). Het omvat zowel de hardware als de software die nodig is om gegevens op te slaan, te verwerken en op te halen. De studie van hoe computers werken staat bekend als informatica. Het omvat het ontwerp en de implementatie van computersystemen.
Voordelen van een carrière in managementinformatiesysteem
Hier zijn enkele van de potentiële voordelen van dit carrièrepad:
#1. Vraag naar geschoolde mensen
Met het internet der dingen (IoT), datawetenschapsmethoden, kunstmatige intelligentie en andere nieuwe en zich ontwikkelende technologieën zal de markt voor specialisten op het gebied van managementinformatiesystemen (MIS) naar verwachting toenemen.
#2. Werktevredenheid
Veel MIS-experts zijn blij met hun werk. De redenen voor deze aantrekkelijkheid zijn onder meer veeleisend werk, het potentieel om creatief te zijn en de mogelijkheid om een substantiële impact op een organisatie te hebben.
#3. De kans om creatief en innovatief te zijn
Als MIS-professional krijg je hoogstwaarschijnlijk de kans om creatief en innovatief te zijn. U kunt innovatieve manieren creëren om informatietechnologie in te zetten om de efficiëntie en prestaties van uw organisatie te verbeteren.
#4. Invloed
MID-personeel heeft de mogelijkheid om een grote impact te hebben op hun organisaties. Uw inspanningen kunnen helpen bij het verbeteren van de klantenservice, het stimuleren van de verkoop en het verlagen van de kosten.
Soorten managementinformatiesystemen
#1. Procesmanagement
Sommige managementinformatiesystemen houden toezicht op de meerdere processen die producten maken in bedrijven met productielijnen. Een procesbesturingssysteem houdt processen als de productie van staal, de verwerking van aardolie en de bouw van voertuigen in de gaten. Het procesbesturingssysteem verzamelt voortdurend gegevens tijdens het hele productcreatieproces om rapporten te genereren op basis van de prestaties van het systeem. Als een processtap langzamer of sneller is dan normaal, kan het procesbesturingssysteem het verschil laten zien. Omdat productiebedrijven meerdere processen tegelijkertijd hosten, is procescontrolesoftware van cruciaal belang voor product- en prestatieregulering.
#2. Managementrapportagesysteem
Het managementrapportagesysteem genereert rapportages voor de bedrijfsvoering. Financiële, operationele, aanwezigheids-, ongevallen- en efficiëntierapporten zijn hiervan voorbeelden. Hoewel een managementrapportagesysteem niet elke bewerking binnen een systeem afhandelt, helpt het wel bij het beheer van geselecteerde rapporten uit andere systemen om de informatie voor het managementpersoneel te stroomlijnen. Meerdere systemen beoordelen bijvoorbeeld de lijnen, aanwezigheids- en foutrapporten van een productiebedrijf. Een managementrapportagesysteem verzamelt alle rapporten uit de drie systemen en zet deze om in informatie die het management kan beoordelen.
Managers kunnen toezicht houden op de activiteiten van een bedrijf met behulp van managementrapportagesystemen in plaats van gegevens van elke afdeling te verzamelen. Sommige bedrijven kunnen zelfs een systeem opzetten dat los staat van het managementrapportagesysteem en dat een grondig, uniek rapport genereert dat managers kunnen beoordelen. Managers kunnen de financiële output, operationele efficiëntie en het vermogen om doelstellingen te bereiken analyseren met behulp van managementrapportagetools.
#3. Voorraadbeheer
Voorraadbeheer helpt managers bij het bijhouden van de huidige status van de inventaris van een afdeling of bedrijf. Hierdoor kunnen managers via één rapport de impact van mogelijke bederf, diefstal of verkoop van inventaris begrijpen. Dit kan inkoopmanagers helpen bij het bepalen wanneer bepaalde winkelartikelen moeten worden bijgevuld. Voorraadbeheer kan ook helpen bij het bijhouden van voorraadbewegingen binnen het magazijn en het vertellen aan het management of alle spullen veilig op de locatie aankomen.
Als klanten om wat voor reden dan ook spullen retourneren, kan een voorraadbeheersysteem helpen aantonen hoe vaak deze retourzendingen voorkomen. Een managementinformatiesysteem voor voorraadbeheer is essentieel voor efficiëntie en voortdurende vooruitgang, aangezien een bedrijf dat goederen produceert voor directe verkoop inventaris moet maken om de bedrijfsvoering op peil te houden.
#4. Verkoop- en marketingsystemen
Managers kunnen verkoop- en marketingsystemen gebruiken om de verkoop- en advertentie-efficiëntie van een bedrijf bij te houden. Marketingsystemen kunnen gegevens genereren die managers helpen bij het verbeteren van de productkwaliteit door middel van klantbeoordelingen en feedback. Ze kunnen managers ook helpen distributienetwerken beter te begrijpen door analyses te bieden die laten zien welke reacties van klanten genereren. Marketingmanagers kunnen rapporten van verkoopsystemen gebruiken om meer inzicht te krijgen in de voorspelde verkopen en deze te vergelijken met de huidige inkomsten. Dit kan helpen bij het begrijpen van patronen en bij het ontwikkelen van oplossingen voor toekomstige verbeteringen.
Verkoop- en marketingtools kunnen managers ook helpen bij het volgen van de prestaties van advertentiecampagnes in de winkel en waar campagnes zich in de rotatiekalender bevinden. Deze systemen kunnen prijsverschillen binnen een productsysteem monitoren, evenals welke kortingen en reclamebedrijven momenteel voor specifieke producten doen. Dit kan managers helpen bij het monitoren van de verkoop van een product en het aansturen van extra kortingen of promoties.
#5. Human resource managementsystemen
Met HR-systemen kunnen HR-managers toezicht houden op de informatiestroom door de hele organisatie. Het bedrijfssysteem omvat elektronische apparaten zoals bedrijfscomputers, telefoons en andere machines. HR-beheerders kunnen een HR-informatiebeheersysteem gebruiken om de activiteiten van supervisors, werknemers en zelfs contractanten te monitoren en zo te helpen bij de dagelijkse administratie. Na de aanwerving houdt het HR-personeel toezicht op de activiteiten om te verifiëren dat alle werknemers zich aan de bedrijfsnormen houden.
Loonadministratie, personeelsbeloningen en pensioengelden kunnen ook worden bijgehouden door een personeelssysteem. Het kan helpen bij het beheer van communicatievereisten zoals meldingen over wettelijke naleving, training, door HR geleide vergaderingen en beleidsherzieningen. Aanwezigheid op het werk, urenstaten en vakantie- of ziekteverlof van werknemers zijn ook traceerbare zaken. Managers kunnen deze technologie ook gebruiken om te helpen bij geautomatiseerde werving door toekomstige cv's te scannen op essentiële details en het team te informeren als ze aan bepaalde criteria voldoen.
#6. Boekhoudkundige en financiële beheersystemen
Boekhoud- en financiële systemen helpen managers bij het bijhouden van de investeringen of activa van een bedrijf. Managers kunnen deze systemen gebruiken om taken uit te voeren zoals salarisadministratie, naleving van federale wetten, lokale belastingen, pensioenfondsen en acties voor naleving van de staatswet. Auditors kunnen deze technologieën gebruiken om auditrapporten en jaarverslagen voor het management te genereren. Een financieel en boekhoudsysteem kan bedrijven ook helpen bij het beheren van dagelijkse transacties zoals bankdeposito's, overboekingen, inkomsten en rendementen.
Managers kunnen financiële activiteiten beter begrijpen en een instroom of opname van geld plannen wanneer het systeem deze financiële transacties beheert. Alle winst- en verliesrekeningen en rapporten worden door het systeem ook als balansen gegenereerd. Boekhoudsystemen kunnen nuttig zijn voor het volgen van de financiële gezondheid van een bedrijf, omdat balansen de financiële positie van het bedrijf onthullen. Een manager kan deze gegevens gebruiken om winst- en afdelingsgroei te stimuleren, evenals innovatieve financiële methoden.
#7. Beslissingsondersteunende systemen
Beslissingsondersteunende systemen verzamelen informatie uit zowel interne als externe bronnen om managers te helpen bij het maken van zakelijke keuzes. Gegevens van andere afdelingen, zoals financiële gegevens, voorraadgegevens of huidige verkoopmarges gedurende een kwartaal, zijn voorbeelden van interne bronnen. Externe gegevensbronnen omvatten trends in de sector, rentetarieven of kosten bij andere bedrijven of leveranciers. Een beslissingsondersteunend systeem kan een manager helpen beslissingen te nemen over het opbouwen van groei, het vaststellen van jaarlijkse werkquota of het ontwikkelen van nieuw beleid.
#8. Expertsystemen
Expertsystemen zijn algoritmen die nieuwe medewerkers helpen bij het werken met en ontwerpen van concepten op een bepaald gebied. Professionals in een bepaald vakgebied kunnen expertsystemen opzetten om nieuwe werknemers, aannemers of andere managers te helpen. Ze kunnen zelfs kunstmatige intelligentie toepassen om verschillende werknemers te helpen op basis van hun eerdere activiteiten. Als een expertsysteem voor het instellen van de e-mail van een nieuwe medewerker bijvoorbeeld gedurende langere tijd inactiviteit detecteert, kan de kunstmatige intelligentie van het systeem een helpknop of een andere hulptip aangeven.
#9. Uitvoerende informatiesystemen
Uitvoerende informatiesystemen rapporteren onmiddellijk bedrijfsgegevens aan leidinggevenden. Het kan verwerkingsgegevens, financiële gegevens en samenvattingen van corrigerende maatregelen samenbrengen in een gemakkelijk leesbaar rapport. Deze uitvoerende informatiesystemen kunnen gegevens in verschillende formaten presenteren, zoals samenvattingen, grafieken, diagrammen en spreadsheets. Werknemers die deze rapporten ontvangen, kunnen deze gebruiken voor vergelijkend afdelingsonderzoek om nieuwe manieren te vinden om de bedrijfsefficiëntie te vergroten.
#10. Transactieprocessysteem
Gegevens worden verzameld door transactieprocessystemen tijdens de dagelijkse transactieactiviteiten van een organisatie. Payroll- en andere bedrijfsactiviteiten waarbij stortingen betrokken zijn, kunnen worden geautomatiseerd met behulp van transactiesystemen. Ze kunnen ook andere normale taken bijhouden, zoals producten in de rij of reserveringen voor bepaalde middelen. In tegenstelling tot financiële systemen zijn transactiesystemen volledig geautomatiseerd. Managers orkestreren transactiesystemen voor procedures die consistent zijn, zoals materiaal dat een afdeling altijd gebruikt of contant geld dat maandelijks tussen rekeningen wordt overgemaakt.
#11. Informatiemanagementsystemen voor scholen
Schoolinformatiebeheersystemen helpen scholen en hogescholen bij het efficiënt beheren van de dagelijkse activiteiten. Veel potentieel geautomatiseerde procedures, zoals aanwezigheidsregistratie, salarisadministratie en personeelsplanningen, worden door deze systemen afgehandeld. Leraren en administratief personeel kunnen zich concentreren op andere productieve activiteiten, terwijl het managementsysteem geautomatiseerde taken uitvoert met schoolinformatiesystemen. Terwijl programmeurs schoolinformatiebeheersystemen creëren voor academische doeleinden, hebben ze veel kenmerken met financiële en personeelsbeheersystemen.
#12. Lokale databases
Lokale databases zijn door de gemeenschap beheerde informatiesystemen die de bevolking van een bepaald gebied bedienen. Het kan hierbij gaan om bedrijfsvermeldingen, aanbiedingen van openbare diensten, sociale enquêtes en openbare gegevens. Lokale databases kunnen de meest gepersonaliseerde van alle soorten managementinformatiesystemen zijn, omdat managers, burgemeesters of raadsleden een systeem voor vele doeleinden kunnen ontwerpen. Managers kunnen lokale databasesystemen ontwerpen om werknemers te helpen bij het beheren van database-informatie, zoals werknemersprofielen, trainingsgegevens, procesrapporten en algemeen personeelsbeheer.
Wat is een Human Resource Management-informatiesysteem?
HRIS is een afkorting voor Human Resources Information System. Het HRIS is een systeem dat informatie over de medewerkers van een organisatie verzamelt en opslaat.
In de meeste gevallen omvat een HRIS de fundamentele functies die nodig zijn voor end-to-end Human Resources Management (HRM). Het is een systeem voor werving, prestatiebeheer, leren en ontwikkeling en andere functies.
De HRIS kan draaien op de eigen technologische infrastructuur van het bedrijf of, zoals tegenwoordig gebruikelijker is, op de cloud. Dit betekent dat de HR-software buiten de bedrijfsmuren draait, waardoor updates aanzienlijk eenvoudiger worden.
HRIS-functies
Er zijn verschillende soorten HRIS-systemen en software. Omdat een HRIS alle HR-functionaliteiten omvat, worden alle individuele functionaliteiten in het systeem opgenomen. Tot deze kenmerken behoren:
#1. Aanvragervolgsysteem (ATS).
Dit programma zorgt voor alle rekruteringsbehoeften van het bedrijf. Het houdt de informatie en cv's van kandidaten bij, waardoor recruiters vacatures kunnen matchen met gekwalificeerde personen uit de sollicitatiepool van het bedrijf, en helpt bij het wervingsproces.
#2. Loonlijst
Payroll automatiseert het proces van het betalen van werknemers. Vaak worden contractgegevens en informatie over nieuwe medewerkers in dit systeem ingevoerd, dat af en toe gekoppeld is aan tijd- en aanwezigheidsgegevens, en worden er aan het einde van de maand betalingsopdrachten gegenereerd.
#3. Administratie van uitkeringen
Een ander kenmerk van de HRIS is het batenbeheer. Personeelsbeloningen zijn een essentieel onderdeel van de beloning en worden ook in dit systeem gecontroleerd. Voor personeelsbeloningen bieden meer geavanceerde systemen een zelfbedieningsparadigma voor werknemers. In dit geval kunnen werknemers de voordelen kiezen die ze willen. De één verlangt misschien naar extra vaderschapsverlof, de ander verlangt misschien naar een duurdere bedrijfswagen. Een cafetariamodel is een andere term voor deze zelfbedieningsbenadering van voordelen.
#4. Aanwezigheid en tijd.
Deze module verzamelt tijd- en aanwezigheidsgegevens van medewerkers. Deze zijn vooral belangrijk voor ploegenarbeiders die in- en uitklokken. Vroeger noteerden werknemers hun werktijden op een vel papier. De manager zou de gegevens vervolgens handmatig invoeren in een urenregistratiesysteem. Op basis van deze informatie zijn betaalopdrachten opgesteld en verspreid onder alle medewerkers. Tegenwoordig melden medewerkers zich veelvuldig aan met hun vingerafdrukken of een kaart die gekoppeld is aan een HRIS. Dit zorgt voor een nauwkeurige aankomst- en vertrektijd. Eventuele vertragingsproblemen worden onmiddellijk geïdentificeerd.
#5. Opleiding
Als het om personeelsmanagement gaat, zijn leren en groei cruciale componenten. In dit gedeelte kan HR de kwalificaties, certificeringen en vaardigheden van werknemers volgen, evenals een uitleg van beschikbare cursussen voor bedrijfsmedewerkers. Bij zelfstandig gebruik wordt deze module een LMS of Learning Management System genoemd. Een LMS omvat doorgaans e-learning en andere cursussen die werknemers moeten voltooien.
#6. Prestatiebeheer
Prestatiemanagement is een belangrijk aspect van people management. De directe baas of collega's van de werknemer genereren een of meerdere keren per jaar prestatiebeoordelingen.
#7. Planning voor opvolging
Een ander cruciaal onderdeel van een HRIS is de ontwikkeling van een talentpijplijn en de beschikbaarheid van vervangers voor belangrijke rollen binnen de organisatie.
#8. Zelfbediening voor medewerkers
Selfservice voor medewerkers is eerder genoemd. Organisaties richten zich steeds meer op het in staat stellen van medewerkers en directe leidinggevenden om hun eigen gegevens te beheren. Vakantieaanvragen kunnen door de werknemer zelf worden gedaan. Na goedkeuring worden deze onmiddellijk in het systeem opgeslagen (en geregistreerd voor het bijhouden van loon- en arbeidsvoorwaarden).
#9. Analyse en rapportage
Rapportage en analyse zijn een veel zeldzamere module in HRIS-systemen. Moderne systemen maken het geautomatiseerd aanmaken van HR-rapporten over een verscheidenheid aan onderwerpen mogelijk, zoals personeelsverloop, verzuim, prestaties en meer. Analytics is het proces waarbij deze inzichten worden geanalyseerd om betere beslissingen te nemen.
Wat is de functie van MIS?
Een MIS richt zich op de managementfuncties van planning, controle en monitoring, evenals op besluitvorming. het bepalen van de volgorde van de activiteiten. Het ontwikkelen van methoden om de plannen te communiceren naar de medewerkers van de organisatie.
Wat is de rol en structuur van MIS?
Bedieningselementen, beslissingsondersteuning, managementactiviteiten en organisatorische functies omvatten de MIS-structuur. Deze benaderingen kunnen worden gecombineerd om één enkele MIS-structuur te vormen met een fysieke en conceptuele structuur.
Ten slotte,
Door belangrijke informatie snel beschikbaar te maken, helpen geautomatiseerde databases afdelingen zoals verkoop, kwaliteitscontrole en personeelszaken efficiënter te laten werken. Een managementinformatiesysteem helpt informatie in databases te stroomlijnen, zodat deze bruikbaar en toegankelijk is voor relevante medewerkers. Inzicht in de werking van afdelingen in meerdere bedrijven kan worden bevorderd door meer te leren over meerdere databasesystemen.
- Marketinginformatiesysteem: beste praktijken &; Al wat je nodig hebt
- INFORMATIESYSTEMEN: definitie, feiten, toepassingen en voorbeelden
- WAT IS HRIS: wat het is, voordelen en toepassingen
- MANAGEMENT INFORMATIESYSTEMEN (MIS): definitie en alles wat u moet weten
Referenties
