Ik heb ooit uitgebreid samengewerkt met het senior management om een e-mail te ontwikkelen waarin de late bezorging aan de orde kwam. Toen we begonnen, hadden we veel ideeën over hoe we het project moesten aanpakken en welke tone of voice het beste zou werken voor onze organisatie. Ik begon te lezen en onderzoek te doen om te ontdekken wat volgens mij een effectieve strategie zou zijn om met onze doelgroep te communiceren. Ik nam contact op met communicatie-experts en we konden een communicatiestrategieplan opstellen dat we opnieuw gebruikten voor al onze marketing- en communicatie-initiatieven. Daarom heb ik in dit artikel de tips verzameld die u zullen helpen bij het opstellen van een perfect communicatieplan voor het succes van uw bedrijf.
Wat is een communicatieplan?
Een communicatieplan, ook wel communicatiestrategie genoemd, is een hulpmiddel waarmee marketing- of PR-teams hun communicatie kunnen synchroniseren en consistente berichten kunnen creëren. De strategie specificeert vaak het plan voor het overbrengen van een boodschap aan een doelgroep, evenals het identificeren van het doel, de taken en de verwachte commerciële resultaten van de boodschap.
Communicatieplannen kunnen betrekking hebben op interne of externe communicatie, maar ook op de communicatiestrategie voor een specifiek project. Vaak vormen ze de kern van de algemene marketingstrategie van een organisatie. Het implementeren van een communicatieplan kan verschillende voordelen hebben, waaronder:
- duidelijkheid: Het hebben van een communicatieplan kan een organisatie helpen duidelijkheid te krijgen over de manier waarop met elkaar of met klanten moet worden omgegaan. Door een grotere duidelijkheid kan het personeel effectiever met klanten en consumenten communiceren, omdat zij een beter begrip hebben van de essentiële berichten- en communicatiedoelstellingen.
- Begeleide communicatie: U kunt deze strategie gebruiken om marketingcommunicatie te begeleiden, bijvoorbeeld bij de introductie van een nieuw product. De strategie kan de doelgroep, de belangrijkste thema's en andere factoren definiëren die cruciaal zijn voor een succesvolle marketingcampagne.
- Consistentie: Communicatietechnieken kunnen een organisatie helpen bij het handhaven van de consistentie in interne en externe communicatie. Het garandeert dat beide vormen van communicatie consistente en uniforme thema's overbrengen.
Key Takeaways
- Een communicatieplan helpt een organisatie duidelijk te maken hoe effectief met zowel interne als externe belanghebbenden kan worden samengewerkt, en zorgt ervoor dat alle medewerkers een uitgebreid inzicht hebben in de belangrijkste boodschappen en communicatiedoelstellingen.
- Het plan dient als strategische gids, vooral nuttig tijdens initiatieven zoals productlanceringen of marketingcampagnes, waarbij doelgroepen, kernboodschappen en andere kritische elementen voor succes worden gespecificeerd.
- Door een gestructureerde aanpak te bieden voor het verspreiden van informatie, zorgt een communicatieplan voor consistentie in alle vormen van communicatie, waarbij de boodschappen worden afgestemd op de doelstellingen en merkidentiteit van de organisatie.
- Organisaties met een gestructureerde communicatiestrategie ervaren aanzienlijk minder misverstanden, waarbij rapporten wijzen op een afname van miscommunicatie met 70%, wat vooral gunstig is tijdens complexe marketingcampagnes.
- Effectieve communicatieplannen moeten details bevatten over de soorten communicatie die moeten worden gebruikt, de identificatie van de doelgroep, de frequentie van communicatie, de kanalen voor verspreiding en procedures voor documentatie en archivering.
Het belang van een communicatieplan
Volgens Business News Daily melden organisaties met gedefinieerde communicatiestrategieën een afname van 70% in miscommunicatie. Dit is een grote winst, vooral als je werkt met geavanceerde marketingcampagnes met veel bewegende stukken.
Bedrijven hebben om verschillende redenen een communicatiestrategie nodig:
- Ze helpen iedereen op dezelfde pagina te blijven.
- Ze kunnen de gevolgen van potentiële catastrofes voorkomen of verminderen.
- Ze kunnen helpen de productiviteit te verhogen en de workflows te verbeteren.
- Communicatieplannen zijn belangrijk omdat ze bedrijven helpen gemakkelijker en succesvoller te opereren.
- A crisiscommunicatie plan kan de impact ervan helpen voorkomen of verminderen.
Onderdelen van een communicatieplan
- Een communicatieplan specificeert wie specifieke informatie moet ontvangen wanneer deze moet worden verstrekt, en de kanalen die worden gebruikt om deze over te brengen.
- Een goed communicatieplan anticipeert welke informatie aan bepaalde doelgroepsegmenten moet worden overgebracht.
- Het plan moet ook specificeren wie de bevoegdheid heeft om vertrouwelijke of gevoelige informatie over te brengen, en ook hoe informatie moet worden verspreid – via e-mail, websites, gedrukte rapporten en/of presentaties tijdens virtuele of persoonlijke bijeenkomsten.
- Het plan moet ook specificeren welke communicatiemethoden de belanghebbenden zullen gebruiken om feedback te vragen, en hoe de communicatie zal worden gedocumenteerd en gearchiveerd.
- Een communicatieplan omvat doorgaans de volgende elementen: soorten communicatie (bijvoorbeeld aankondigingen van oproepsystemen, geautomatiseerde sms-berichten, e-mailwaarschuwingen, vooraf opgenomen telefoongesprekken, vergaderingen, sociale media), wie welke informatie aan wie communiceert, frequentie van communicatie en documentatie/ archiveringsprocedures.
- Ten slotte moet een communicatieplan worden aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf en de betrokken mensen, en regelmatig worden herzien en bijgewerkt om de relevantie en effectiviteit ervan te garanderen.
Voorbeelden van communicatiestrategie
Bekijk dit voorbeeld van een communicatieplan om u te helpen bij het ontwikkelen en implementeren van uw strategie.
Levenslange audiosystemen
Oktober 1, 2023
Communicatiestrategie voor interne communicatie
- doelstellingen:
- Deel merkboodschappen onder de 125 medewerkers van de organisatie. Zorg voor een intern document dat werknemers kunnen gebruiken om hun gesprekken met consumenten te regelen.
- Moedig het personeel aan om vrijmoedig over de merkboodschap te spreken om de reputatie van het bedrijf een boost te geven.
- Doelgroep:
- De doelgroep bestaat uit alle 125 medewerkers van Lifetime Audio Systems, met een focus op de verkoop- en klantenservicegebieden. Deze personen beschikken over een grondige kennis van de producten en klanten van het bedrijf.
- Kernboodschappen:
- Lifetime Audio Systems streeft naar 100% klanttevredenheid door goederen van hoge kwaliteit aan te bieden.
- De organisatie belooft binnen 24 uur te reageren op vragen, verzoeken en problemen van klanten.
- De organisatie biedt verschillende betalingsplankeuzes om klanten te helpen goedkope manieren te vinden om aankopen te doen.
- Tactiek:
- De marketingafdeling wil maandelijks een interne nieuwsbrief voor het personeel uitbrengen. De e-mail kan informatie bevatten over aanstaande verkopen of nieuwe producten die medewerkers met klanten kunnen delen.
- Communicatie kanalen:
- Op de eerste dag van elke maand streeft de marketingafdeling ernaar om de nieuwsbrief via e-mail te bezorgen.
- Het team is ook van plan een folder van één pagina te maken waarin de nadruk wordt gelegd op essentiële informatie uit de nieuwsbrief voor de pauzeruimte op de werkplek.
Hoe u een communicatieplan schrijft
Een communicatieplan is een waardevol instrument, maar ook vrij eenvoudig op te stellen. In vier stappen kunt u een communicatieplan maken.
#1. Bepaal uw communicatiestrategieën
De eerste stap bij het ontwikkelen van een communicatieplan is beslissen waar uw team zal communiceren – en wat. Dit omvat ook wanneer u welke tools moet gebruiken en wanneer u synchroon of asynchroon moet communiceren. Live, synchrone communicatie verwijst naar communicatie die in realtime plaatsvindt. Asynchrone communicatie is wanneer u een bericht verzendt zonder onmiddellijk een reactie te verwachten. We maken allemaal dagelijks gebruik van asynchrone communicatie zonder het te herkennen, vooral wanneer we e-mails verzenden.
Bepaal waarvoor elk instrument wordt gebruikt bij het ontwerpen van uw communicatieplan. Bijvoorbeeld,
- U kunt e-mail gebruiken om met externe belanghebbenden te communiceren.
- Slack maakt gelijktijdige communicatie mogelijk over dagelijkse updates en snelle vragen.
- Met Asana kunt u asynchroon communiceren over werk, zoals taakdetails, projectstatusupdates en essentiële projectdocumenten.
- Gebruik Zoom of Google Meet voor teamvergaderingen, zoals projectbrainstormen of post-mortems.
#2. Stem af op de communicatiecadans
Nu u weet waar u gaat communiceren, moet u ook bepalen hoe vaak u gaat communiceren. Uw communicatiecadans is uw actieplan om verschillende belanghebbenden op de hoogte te houden van projectdetails.
U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het volgende te plannen:
- Wekelijkse updates over de projectvoortgang worden via Asana verspreid onder alle belanghebbenden en sponsors van het project.
- Maandelijkse projectteamvergaderingen om werk te deblokkeren en toekomstige stappen te plannen.
#3. Voeg een plan voor stakeholdermanagement toe
Het verkrijgen van steun en buy-in van belanghebbenden is vaak van cruciaal belang voor het succes van een project. Dit doe je tijdens de startbijeenkomst van het project, maar het is ook essentieel om de steun van de belanghebbenden gedurende het hele project te behouden.
Neem bij het ontwikkelen van uw communicatieplan de tijd om te beschrijven wanneer en waarover u met elke projectbelanghebbende gaat communiceren. Sommige mensen, zoals uw essentiële projectteamleden, zullen regelmatig over het project communiceren, misschien zelfs dagelijks. Andere projectbelanghebbenden hoeven mogelijk alleen op de hoogte te worden gesteld tijdens updates van de projectvoortgang of bij de uiteindelijke uitlezing.
Door te schetsen hoe u de communicatie met belanghebbenden wilt beheren, kunt u garanderen dat er op het juiste moment en over de juiste onderwerpen contact met hen wordt opgenomen. De communicatie die klanten krijgen, moet hun specifieke vragen behandelen en zich tegelijkertijd richten op bedrijfsresultaten en bredere effecten op hoog niveau.
Nadat u uw communicatieplan heeft ontwikkeld, is het tijd om dit met uw projectteam te bespreken. Zorg ervoor dat uw communicatieplan gemakkelijk toegankelijk is in de centrale informatieopslagplaats van uw project. We raden u aan Asana te gebruiken om alle projectcommunicatie en -activiteiten te monitoren, zodat u uw werk kunt bespreken terwijl u aan het werk bent.
Als er iets verandert in uw projectcommunicatieplan, zorg er dan voor dat u dit bijwerkt en de wijzigingen communiceert. Dit zorgt ervoor dat teamleden altijd over de meest actuele informatie beschikken.
Uw communicatieplan-sjabloon opstellen: basiscomponenten
Er zijn veel sjablonen voor communicatieplannen online beschikbaar, maar een goed sjabloon moet de volgende cruciale elementen bevatten:
- Campagnedoelen en doelstellingen: Bepaal duidelijk uw marketingdoelstellingen. Gaat het om het vergroten van de naamsbekendheid, het genereren van meer websitebezoekers of het genereren van leads?
- Doelgroep: Bepaal uw ideale consumentenpersona's, inclusief demografische gegevens, behoeften en communicatiestijlen.
- Berichten en belangrijke gesprekspunten: Creëer consistente berichten die resoneren met uw doelgroep.
- Communicatiekanaal: Geef een overzicht van de communicatiekanalen die u gaat gebruiken om uw doelgroep te bereiken (bijvoorbeeld sociale media, e-mailmarketing, samenwerkingen met influencers).
- Inhoudskalender: Maak een schema voor het maken en distribueren van inhoud over verschillende media.
- Teamrollen en verantwoordelijkheden: Ken duidelijke rollen en taken toe, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit.
- Begroting en middelen: Gebruik middelen verstandig om uw communicatiestrategie te ondersteunen.
- Stel Key Performance Indicators (KPI's) op om het succes van uw communicatieplan te volgen en verbeterpunten te identificeren.
Bedenk dat een communicatieplan een levend document is. Naarmate uw marketingcampagne vordert, kunt u deze onderzoeken en aanpassen om nieuwe gegevens en prestatiestatistieken weer te geven. Hieronder kunt u ons gratis communicatieplan-sjabloon bekijken.
Dit sjabloon biedt een gestructureerde aanpak voor het plannen en uitvoeren van effectieve communicatiestrategieën, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle relevante partijen worden geïnformeerd, betrokken en afgestemd op de projectdoelen.
Voorbeelden van communicatieplannen
- Strategisch Communicatieplan.
- Projectcommunicatieplan
- Marketingcommunicatieplan
- Bedrijfscommunicatieplan
- Crisiscommunicatieplan
Communicatieplannen kunnen lastig zijn om te schrijven, maar een effectief plan zal de tand des tijds doorstaan. De onderstaande communicatieplannen bevatten een analyse van de belanghebbenden aan wie u zou antwoorden, evenals protocollen voor wat er in die communicatie moet worden opgenomen.
#1. Strategisch Communicatieplan
Het communicatieplan van Bright Hub Project Management definieert hoe, wanneer en waarom communicatie binnen het bedrijf plaatsvindt.
Dit voorbeeld is uitstekend omdat het beschrijft hoe communicatiemanagers crisisplannen schrijven en tegelijkertijd erkennen dat de drukke marketeer of projectmanager af en toe deze rol op zich kan nemen.
#2. Projectcommunicatieplan
Hier is een voorbeeld van het factureringsupgradeproject van Simplicable. In dit communicatieplan worden alle cruciale bijeenkomsten en documenten beschreven die nodig zijn voor het project. Zoals je kunt zien, bevat het de benodigde onderdelen zoals publiek, doelen, format en DRI.
#3. Marketingcommunicatieplan
Een marketingcommunicatieplan is essentieel voor de interactie met uw doelgroep, vooral bij de introductie van nieuwe producten of projecten. Dit Smartsheet-voorbeeld laat zien hoe u marketingcommunicatieplannen plant voor klanten, verkoopprospects, mediapartners, interne belanghebbenden en evenementen.
#4. Bedrijfscommunicatieplan
Bedrijfscommunicatieplannen beschrijven hoe bedrijven zowel intern als extern communiceren. Dit Smartsheet-voorbeeld toont een routekaart van negen stappen met secties voor een missieverklaring, samenvatting, situatieanalyse, belangrijke berichten en meer.
Conclusie
Het implementeren van een goed gedefinieerd communicatieplan kan garanderen dat uw marketingactiviteiten consistent, gericht en meetbaar zijn. Het stimuleert teamsamenwerking en communiceert tegelijkertijd een duidelijke, consistente boodschap naar uw publiek.
Negeer dus de volgende keer dat u een marketinginspanning plant het belang van communicatie niet. Een goed opgesteld communicatieplan kan het verborgen element zijn dat uw marketinginspanningen van middelmatigheid naar succes tilt! Heeft u ooit zelf ervaren wat de voordelen van een communicatieplan zijn? Deel uw verhalen in de opmerkingen hieronder!
- Betrokkenheid van belanghebbenden: een effectieve strategie voor betrokkenheid plannen?
- Stakeholdermanagement: planning en strategieën
- WIE IS EEN STAKEHOLDER? Betekenis, soorten en belang
- In kaart brengen van belanghebbenden: gids voor de kaarttool voor effectief beheer van belanghebbenden
- STAKEHOLDER THEORIE: definitie, voordelen en uitdagingen
Referenties
