Naast de basisfunctionaliteiten moeten bedrijven hun Salesforce-ecosysteem voortdurend evalueren en verfijnen om concurrerend te blijven. Daarom is het van cruciaal belang om de tekenen van suboptimale prestaties in een vroeg stadium te herkennen, omdat dit proactief ingrijpen mogelijk maakt.
Bovendien moeten teams, wanneer ze besluiten hun maatregelen te optimaliseren, dit goed doen. Alleen gewapend met de kennis van best practices kunnen ze vooruitgang boeken in hun Salesforce-beheer.
Daarom zal ons team in dit artikel putten uit jarenlange ervaring in Salesforce-consulting om u duidelijke signalen te geven dat u moet optimaliseren en een uitgebreide set van de beste strategieën te bieden.
Inleiding tot de optimalisatie van Salesforce-implementaties
Een sterke Salesforce-implementatie is meer dan alleen het opzetten van het platform; daarna vereist het voortdurende optimalisatie om de maximale efficiëntie te garanderen. Maar hoe weet een bedrijf of zijn systeem goed geoptimaliseerd is? Er zijn nogal wat tekenen.
En door deze signalen vroegtijdig te herkennen, kunnen teams proactief verschillende uitdagingen aanpakken en ervoor zorgen dat ze hun Salesforce optimaal benutten. In dit gedeelte gaan we dieper in op deze signalen – van problemen met de gegevenskwaliteit en inefficiënte processen tot slechte gebruikersacceptatie en meer.
Tekenen die u nodig heeft om uw Salesforce-implementatie te optimaliseren
Van jaren van ons Salesforce-advies ervaring kunnen we acht kritische tekenen benadrukken die erop wijzen dat uw omgang met Salesforce mogelijk niet optimaal is:
- Verminderde gebruikersadoptie: Een van de meest sprekende signalen dat uw Salesforce-implementatie mogelijk moet worden geoptimaliseerd, is een afname van de gebruikersacceptatie. Als uw teamleden Salesforce niet actief of inconsistent gebruiken, kan dit erop wijzen dat het systeem niet aan hun behoeften voldoet of te complex is om efficiënt te navigeren.
- Slechte gegevenskwaliteit: Salesforce vertrouwt sterk op nauwkeurige en actuele gegevens om betekenisvolle inzichten te bieden. Als u inconsistenties, duplicaten of verouderde informatie in uw Salesforce-database opmerkt, is dit een duidelijke indicatie dat gegevensbeheerprocessen moeten worden verbeterd.
- Gebrek aan integratie: Als uw Salesforce-instantie geïsoleerd werkt, zonder integratie met andere cruciale bedrijfstools, loopt u waardevolle kansen op het gebied van automatisering en efficiëntiewinst mis.
- Trage prestaties: Naarmate uw bedrijf groeit en uw datavolume toeneemt, kunnen trage prestaties binnen Salesforce een groot probleem worden. Lange laadtijden, vertragingen bij het genereren van rapporten of systeemcrashes kunnen de productiviteit belemmeren en gebruikers frustreren.
- Inefficiënte processen: Salesforce moet uw bedrijfsprocessen stroomlijnen en niet ingewikkelder maken. Als u merkt dat uw workflows ingewikkeld, overbodig of overdreven handmatig zijn binnen Salesforce, is dit een teken dat procesoptimalisatie noodzakelijk is.
- Beperkte rapportagemogelijkheden: Effectieve rapportage en analyse zijn essentieel voor het nemen van weloverwogen beslissingen. Als u merkt dat uw rapportagemogelijkheden beperkt zijn, is dit een indicatie dat maatwerk en configuratieaanpassingen nodig zijn.
- Hoge onderhoudskosten: Na verloop van tijd kunnen de kosten voor het onderhouden van uw Salesforce-implementatie groter worden dan de voordelen ervan. Als u merkt dat u een aanzienlijk deel van uw budget besteedt aan doorlopend onderhoud, ondersteuning of aangepaste ontwikkeling, is het wellicht tijd om uw implementatiestrategie opnieuw te beoordelen en te zoeken naar manieren om de kosten te optimaliseren.
- Verouderde functies: Salesforce brengt regelmatig updates en nieuwe voorzieningen uit om de functionaliteit te verbeteren. Als u nog steeds verouderde voorzieningen gebruikt of afhankelijk bent van aanpassingen die niet langer het beoogde doel dienen, is dit een teken dat uw implementatie te laat is voor optimalisatie.
Best practices voor het optimaliseren van de Salesforce-implementatie
Laten we nu eens kijken naar enkele van de best practices die we zorgvuldig hebben uitgekozen om u te helpen maximale waarde uit uw Salesforce-investering te halen – van het stellen van duidelijke optimalisatiedoelstellingen tot het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen.
Stel duidelijke optimalisatiedoelstellingen op
Het duidelijk schetsen van de optimalisatiedoelstellingen is van cruciaal belang. Maak gebruik van specifieke meetgegevens, zoals het verhogen van de snelheid van de verkooppijplijn met X% of het verkorten van de responstijd van de klantenservice met Y%. Deze concrete doelen dienen als kompas voor het sturen van uw optimalisatiestrategieën en zorgen ervoor dat ze aansluiten bij de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen. Controleer en verfijn deze doelstellingen regelmatig om in te spelen op de veranderende bedrijfsbehoeften.
Communiceer deze doelstellingen bovendien transparant tussen teams voor een betere afstemming en verantwoording, omdat dit een collectief begrip van de gewenste resultaten zal creëren.
Ruim uw gegevens op en update ze grondig
Het initiëren van een uitgebreid proces voor het opschonen van gegevens omvat meer dan het identificeren en verwijderen van duplicaten. Zorg ervoor dat je problemen met de datakwaliteit bij de wortel aanpakt: gebruik dataprofileringstools om afwijkingen en inconsistenties te identificeren en implementeer vervolgens robuuste datavalidatieregels om herhaling ervan te voorkomen.
Zorg bovendien voor data governance-praktijken om voortdurende data-integriteit te garanderen, zoals regelmatige data-audits en gestandaardiseerde data-invoerprocedures. Dit vergroot de nauwkeurigheid van uw gegevens en wekt vertrouwen in de betrouwbaarheid ervan.
Stroomlijn uw processen met automatisering
Automatisering biedt de mogelijkheid om handmatige inefficiënties te elimineren op cruciale gebieden als leadroutering, opportunitybeheer en contractgoedkeuringen. Zorg er dus voor dat u geen tijdbesparende kansen misloopt in elk aspect van uw bedrijf. Bovendien zal het uw team in staat stellen zich meer te concentreren op activiteiten met toegevoegde waarde en hun productiviteit te verhogen.
Overweeg daarnaast om Salesforce te integreren met andere bedrijfssystemen om gegevenssynchronisatie te automatiseren en functieoverschrijdende processen te stroomlijnen.
Pas Salesforce aan uw zakelijke behoeften aan
De flexibiliteit van Salesforce maakt uitgebreide aanpassingen mogelijk om het platform aan te passen aan uw speciale vereisten; Aarzel dus niet om feedback te krijgen van alle belanghebbenden en hun inbreng te betrekken bij het aanpassingsproces. Gebruik de declaratieve tools van Salesforce, zoals Process Builder en Flow Builder, om aangepaste workflows en automatisering te implementeren zonder de noodzaak van complexe code.
Ontdek bovendien het enorme ecosysteem van apps van derden op de AppExchange om de functionaliteit van Salesforce uit te breiden en tegemoet te komen aan zakelijke nichebehoeften.
Gebruik data-analyse en rapportage in uw voordeel
Ontwikkel een alomvattende rapportagestrategie die KPI's omvat die relevant zijn voor uw bedrijfsdoelstellingen die we eerder hebben besproken. Maak op basis van die strategie gebruik van veel van de rapportagetools van Salesforce om aangepaste rapporten en dashboards te maken die u een holistisch beeld geven van de prestaties van uw team.
Maak ook gebruik van geavanceerde analysefuncties zoals voorspellende analyses en AI-gestuurde inzichten om verborgen patronen en trends in uw gegevens bloot te leggen. Op deze manier krijgt u een nog dieper inzicht in uw bedrijfsprestaties om innovatie te stimuleren.
Implementeer lopende ondersteuningsprocessen
Het bieden van voortdurende ondersteuning zorgt ervoor dat teams over de middelen en hulp beschikken die ze nodig hebben om goed te presteren. Implementeer een gecentraliseerd ondersteuningssysteem, zoals een speciale helpdesk of kennisbank, waar ze toegang hebben tot zelfbedieningsbronnen en ondersteuningsverzoeken kunnen indienen.
Wijs getrainde Salesforce-beheerders of hoofdgebruikers toe om te dienen als eerstelijnsondersteuningsagenten, uitgerust om veelvoorkomende problemen op te lossen en topadvies te bieden over best practices. En zorg ervoor dat u regelmatig trainingssessies en workshops organiseert om gebruikers op de hoogte te houden van nieuwe functies en best practices.
Implementeer beveiligingsmaatregelen
Veiligheid staat voorop – kies voor een proactieve benadering van beveiliging door robuuste maatregelen te implementeren, waaronder op rollen gebaseerde toegangscontroles, encryptie en audittrails. Controleer regelmatig de gebruikersmachtigingen en toegangsniveaus om ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de bedrijfsvereisten en gegevensgevoeligheid. Voer ook beveiligingsbeoordelingen en penetratietests uit om potentiële kwetsbaarheden te identificeren en aan te pakken.
Update uw gegevens regelmatig
Door prioriteit te geven aan de gegevenskwaliteit zorgt u ervoor dat Salesforce een vertrouwde bron van informatie blijft. Zet gegevensbeheerprocessen op om de creatie, invoer en het onderhoud van gegevens te controleren. Controleer uw gegevens regelmatig op juistheid, volledigheid en consistentie en implementeer geautomatiseerde gegevensvalidatieregels om strikte gegevenskwaliteitsnormen af te dwingen.
En aarzel niet om alle diensten en integraties voor gegevensverrijking te benutten om uw Salesforce-gegevens uit te breiden met aanvullende inzichten.
Documenteer alles wat u doet
Last but not least is het documenteren van wijzigingen en best practices van cruciaal belang voor het garanderen van continuïteit, kennisdeling en compliance binnen uw Salesforce-omgeving. Houd uitgebreide documentatie bij van alle configuratiewijzigingen, aanpassingen en workflows – inclusief gedetailleerde beschrijvingen, beweegredenen en impactbeoordelingen om context te bieden voor toekomstig gebruik.
Zet bovendien versiebeheermechanismen op om veranderingen in de loop van de tijd bij te houden en indien nodig de terugdraaiprocedures te vergemakkelijken.
Conclusie
Het optimaliseren van uw Salesforce-implementatie is geen eenmalige taak; het is een continu traject dat aandacht voor detail en proactieve maatregelen vereist. U moet in staat zijn om de tekenen van suboptimale prestaties, zoals verminderde gebruikersacceptatie en verouderde functies, in een vroeg stadium te herkennen – dat wil zeggen om snel verbeterpunten te identificeren.
Nadat u dat hebt gedaan, stelt u duidelijke optimalisatiedoelstellingen vast, ruimt u uw gegevens op en werkt u ze grondig bij, past u Salesforce aan uw zakelijke behoeften aan, maakt u gebruik van gegevensanalyses en documenteert u onder andere alles wat u doet.
En mocht u daar toch moeite mee hebben, dan kunt u altijd op OMI's rekenen ervaring van succesvolle Salesforce-optimalisatie – aarzel niet om contact met ons op te nemen, zodat wij de klus kunnen klaren.
