Een Office Manager of Business Manager zorgt ervoor dat een kantoor en al zijn ruimtes elke dag soepel draaien. Hun taken omvatten het praten met afdelingshoofden, het doorgeven van belangrijke informatie of beleidswijzigingen van hogerhand, en het invoeren van stimulansen om mensen harder te laten werken. Dit artikel gaat dieper in op de taken van de officemanager, de checklist, de taken van de medische en tandheelkundige officemanager en ook op het cv van de officemanager
Taken officemanager
Office Managers kunnen het eerste aanspreekpunt zijn voor zowel interne als externe partijen in uw kantoor, wat een impact kan hebben op verschillende klantenservice- en communicatieaspecten van hun werkverplichtingen. Afhankelijk van de grootte van de groep, kunnen taken en verantwoordelijkheden het volgende omvatten:
#1. Personeel's management
- Nieuwe kandidaten zoeken en aannemen.
- papierwerk voorbereiden voor nieuwe medewerkers en mensen die de baan verlaten.
- voer personeelsoriëntatie uit voor nieuwe medewerkers.
- zoek en stel opleidingsplannen op voor werknemers.
- Motiveren, opleiden en begeleiden van medewerkers.
- werktaken delegeren en beheren.
- controleer de prestaties, inclusief evaluaties en opmerkingen.
- oplossen van geschillen en klachten.
- Bijhouden van de aanwezigheidsregistratie van medewerkers.
- persoonlijke dossiers van werknemers bijhouden.
#2. Boekhouding
- bewaken en bijhouden van de kosten.
- Onkostendeclaraties opstellen.
- behoud het kantoorbudget.
- maandelijkse financiële rapporten helpen u uw volgsysteem bij te houden.
- verwerken van ontvangen en te betalen rekeningen.
- Opvolgen van rekeningen die achterstallig zijn.
- reconciliaties van rekeningen doen.
- omgaan met het kleine geldbedrag.
#3. Loonlijst
- Kijk en noteer hoeveel uren er gewerkt zijn, inclusief overuren
- Houd vakantie en ziekteverzuim bij
- Beheer uitkeringen
- Belastingaangiftes berekenen
- Salarischeques schrijven en afleveren
#4. secretariaat
- Leg gesprekken en afspraken vast
- Houd data en tijden bij
- Reisarrangementen beheren
- Vergadernotulen opstellen en versturen
- Maak je klaar voor gesprekken
- Correspondentie voorbereiden en versturen
- Maak speciale papieren en laat ze aan mensen zien
- Beantwoord, screen en routeer oproepen die binnenkomen
Lees ook: Wat is Officemanagement? Alles wat u moet weten
Takenlijst Office Manager
Er is veel te doen voor officemanagers. Hun werk is zeer gevarieerd, variërend van het veilig houden van gevoelige bedrijfsgegevens tot het beoordelen van de prestaties van werknemers en het maken van jaarlijkse budgetten. Laten we naar binnen springen en direct naar de checklists voor de taken van de officemanager gaan. Daar zijn ze:
#1. Noteer de verwijderingschecklist
Het verwijderen van documenten is een belangrijk onderdeel van archiefbeheer, want als het niet goed wordt gedaan, kan dit leiden tot dure juridische problemen of datalekken. Hoewel het misschien een eenvoudig proces lijkt, brengen bedrijven zichzelf vaak in gevaar door zich niet aan strikte regels te houden.
Het is daarom van cruciaal belang voor bedrijven van elke omvang, met name bedrijven die te maken hebben met duizenden documenten met gevoelige informatie, om een strategie voor het verwijderen van documenten te implementeren. Of uw dossiers nu op papier of in digitale vorm zijn, moeten worden weggegooid of in een opslagruimte worden bewaard, dit plan leidt u door alle stappen om ervoor te zorgen dat u ze op een legale en efficiënte manier kwijtraakt.
#2. Checklist voor veiligheidsinspectie op kantoor
Officemanagers hebben de grote plicht om ervoor te zorgen dat hun kantoren veilig en beveiligd zijn. Als u dat niet doet, kan dat erg duur uitpakken, zowel financieel als voor het imago van het bedrijf. De checklist voor de taken van de officemanager is een cruciaal onderdeel van een goed uitgevoerde werkplekinspectie, omdat het de enige methode is om ervoor te zorgen dat alles is gedaan om ongelukken, verwondingen en ziekten te voorkomen.
#3. Checklist voor risicobeoordeling op kantoor
Als onderdeel van het onder controle houden van de gezondheid en veiligheid van uw organisatie, moet u regelmatig de risico's in elk kantoorgebied evalueren en beheersen. Van veelvoorkomende gevaren zoals struikelen en vallen tot ergonomie en hoe werknemers kantoorapparatuur gebruiken, deze checklist bevat alles wat u nodig hebt om een volledige risicobeoordeling van een hele werkruimte uit te voeren. Het is in veel opzichten vergelijkbaar met de veiligheidsinspectiechecklist, maar het heeft ook extra taken om uit te zoeken hoe bewust werknemers zijn en om de risicobeoordeling met collega's door te nemen zodra deze is voltooid.
#4. Checklist voor het oplossen van conflicten op kantoor
85% van de werknemers heeft een soort conflict en 29% van hen heeft het de hele tijd. Dit is een alarmerend aantal waardoor je je afvraagt of managers genoeg doen om kantoorproblemen op te lossen en te voorkomen dat ze erger worden. Natuurlijk kunnen de meeste meningsverschillen tussen twee mensen worden opgelost zonder hulp van buitenaf, aangezien de belangrijkste oorzaak van conflicten op het werk gewoonweg slechte communicatie is.
Als er echter een groot onderliggend probleem is en het conflict zichtbaar schadelijk is voor het moreel en de productiviteit van andere werknemers, is het niet de beste strategie om het aan de tegenstanders over te laten om het uit te zoeken. Een neutrale bemiddelaar zijn die luistert, kan de situatie vaak verbeteren en voorkomen dat het conflict escaleert. Deze checklist voor de taken van de officemanager leidt u door elke fase van het conflictoplossingsproces, zodat de kantooromgeving rustig blijft en iedereen met een goed humeur weer aan het werk kan.
#5. Checklist ontslagbeëindiging
Het ontslaan van een werknemer is een serieus proces dat vreselijke gevolgen kan hebben als het niet goed wordt gedaan. Er zijn veel dingen die moeten worden gedaan voordat u ze kunt laten gaan, zoals het afsluiten van hun toegang tot bedrijfseigendommen, het geven van een brief over hun voordelen en het voeren van een exit-interview. Of de werknemer nu alleen vertrekt of wordt ontslagen, deze checklist helpt u ervoor te zorgen dat het proces op een beleefde, legale en efficiënte manier wordt uitgevoerd.
Lees ook: Chief Sales Officer: functieomschrijving, salaris en hoe u er een wordt
Taken medisch secretaresse
Een Medical Office Manager, ook wel Medical Practice Manager genoemd, heeft de leiding over de administratieve taken van een medisch kantoor en hun belangrijkste taken zijn het verzorgen van patiëntendossiers, loonlijsten, rekeningen en kantoorbudgetten, evenals het inhuren en opleiden van administratief personeel . De taken van de medisch officemanager zijn:
- Het beheren van de financiën van een medische praktijk of instelling
- Verzorgen van de dagelijkse gang van zaken
- Toezicht houden op de routines van de patiënt en het personeel
- Het proces van aanmelding van patiënten in de gaten houden
- Het op orde en actueel houden van medische en personeelsgegevens
- Beter worden in klantenservice en ervoor zorgen dat patiënten tevreden zijn
- Plannen, implementeren en bewaken van kantoorbeleid en -processen
- Ervoor zorgen dat federale, staats- en lokale regels worden gevolgd, inclusief OSHA- en HIPAA-regels
- Plannen van personeelsbijeenkomsten voor klinisch, niet-klinisch en administratief personeel
- Interviews houden en mensen aannemen voor een medisch kantoor
- Het trainen van medisch personeel en het beoordelen van hun werk
Taken tandartspraktijk
De taken van een tandartspraktijkmanager omvatten het toezicht houden op en het ondersteunen van alle administratieve taken in een tandartspraktijk. Ze zijn verantwoordelijk voor het beheer van zaken als personeelsvergaderingen, plannen, kantoorbudgetten en de maandelijkse loonlijst. Ook wel kantoorbeheerder of officemanager van een tandarts genoemd. Dit zijn de taken van een tandartspraktijkmanager:
- Ervoor zorgen dat het kantoor goed werkt door alle interne processen en werkwijzen te creëren en te beheren
- Onderhouden van de financiële controle van de tandheelkundige kliniek, personeelsplanning, grootboek en factureringssysteem.
- Directe begeleiding geven aan zowel individuen als teams om ervoor te zorgen dat alle kantoormedewerkers een geweldige klantenservice bieden.
- Coördinatie van de dagelijkse implementatie van kantoorpraktijken die de productiviteit en efficiëntie verbeteren.
- Tijdig en vakkundig reageren op klinische en operationele problemen.
- Ontwikkelen en uitvoeren van een succesvolle kantoorbegroting
- Aannemen, begeleiden en opleiden van nieuwe kantoormedewerkers
Lees ook: FINANCIËLE MANAGER: Betekenis, taken, salaris, rollen en persoonlijke manager
De taken van de Office Manager worden hervat
Als officemanager moet je verschillende hoeden dragen, en de kans is groot dat je zelf interviews hebt afgenomen of wervingskeuzes hebt gemaakt. Dit betekent dat je al weet hoeveel tijd en aandacht er nodig is om ervoor te zorgen dat iemand goed bij het bedrijf past. Nu u aan de andere kant van de interviewtafel zit, kunt u deze richtlijnen en voorbeelden gebruiken om een cv voor een officemanager te ontwikkelen waarmee u wordt aangenomen.
#1. Schrijf een overtuigend profiel met een samenvatting van uw kwalificaties
Wervingsmanagers krijgen meestal veel sollicitaties, dus je moet snel opvallen. De persoonlijke samenvatting helpt je daarbij. Dit deel van je cv staat bovenaan en is waar je je ervaring en vaardigheden opsomt. Zoek naar trefwoorden of vaardigheden die de rekruteringsmanager noemt als must-haves, zoals goed zijn in Microsoft Office of een goed begrip hebben van HIPAA-wetten. Dit is ook een goede plek om te praten over uw leiderschapservaring, hoe u met conflicten omgaat en hoe goed u dingen organiseert.
#2. Voeg een sectie Prestatiegerichte professionele ervaring toe
Wanneer u het professionele ervaringsgedeelte van uw cv schrijft, wilt u nauwkeurig uw taken en verantwoordelijkheden uit het verleden beschrijven, maar u moet ook in gedachten houden voor wie u schrijft voor de rekruteringsmanager. Probeer tijdens het schrijven van je vacatureteksten modewoorden uit de functiebeschrijving op te nemen, zoals hoe je bepaalde software hebt gebruikt of hoe je omging met klachten van klanten. Om wervingssupervisors meer inzicht te geven in uw ervaring, inclusief cijfers wanneer u maar kunt, zoals het aantal klanten op de werkplek.
#3. Inclusief relevante opleiding en certificeringen
Als je op zoek bent naar een baan als officemanager, is het belangrijk om alle opleidingen of certificeringen te vermelden die jou tot een goede kandidaat maken. Voor sommige banen is minimaal een bachelordiploma vereist, terwijl andere misschien meer interesseren voor hoe lang je al in het veld zit. Gecertificeerd Office Manager zijn is een groot voordeel, maar andere softwarecertificeringen, evenals SEO- en CRM-certificeringen, kunnen aantonen dat u over extra talenten beschikt die u zullen helpen slagen als u eenmaal in dienst bent.
#4. Maak een lijst van relevante sleutelvaardigheden en bekwaamheden
Het deel van je cv met de naam "Sleutelvaardigheden en bekwaamheden" zou een eenvoudige lijst met opsommingstekens moeten zijn die laten zien wat je naar de baan kunt brengen. Je kunt aan deze lijst zowel technische als sociale vaardigheden toevoegen, die soms 'soft skills' worden genoemd. Als je kunt, is het een goed idee om snel de functiebeschrijving door te lezen en trefwoorden en must-haves toe te voegen die belangrijk zijn voor deze lijst. Probeer deze veelgevraagde vaardigheden op te nemen als u niet zeker weet wat u moet schrijven.
Wat is de belangrijkste rol van een Office Manager?
Een officemanager heeft een van de belangrijkste rollen in een bedrijf. Hij of zij voert algemene administratieve taken uit, creëert processen die de efficiëntie verbeteren, leidt en motiveert medewerkers en zorgt ervoor dat teams met elkaar communiceren.
Wat is een professionele samenvatting voor een Office Manager?
Georganiseerde officemanager met uitstekende vaardigheden om kantoorfuncties uit te voeren en administratief personeel aan te sturen om aan de behoeften van leidinggevenden te voldoen. Prestatiegericht en doelgericht, met een diep begrip van de behoeften voor contractonderhandelingen, budgetten, salarisadministratie en kantoororders.
Wat is het verschil tussen een Office Manager en een Operations Manager?
Van operationele managers wordt verwacht dat ze naar het brede plaatje kijken en elke dag werken aan het verbeteren van alle elementen van het bedrijf om de doelstellingen van het bedrijf te bevorderen. Ondertussen zijn officemanagers de mensen die een vliegende start maken, de toon van een kantoor bepalen en ervoor zorgen dat teamleden betrokken en tevreden zijn met hun werk.
Wat zijn de voorbeelden van Office Management?
Het kan gaan om een breed scala aan taken, zoals het up-to-date houden van het kantoor, het verzorgen van kantoorapparatuur, het creëren van een gemoedelijke sfeer, het beheren van het kantoorbudget, het begroeten van bezoekers en nieuwe medewerkers, het opzetten van activiteiten op kantoor en off-site evenementen voor kantoorpersoneel, en planning.
Wat is een andere naam voor Office Manager?
Een Office Manager, ook wel bekend als Office Administrator of gewoon een Administrator, is de persoon in een organisatie die functioneert als een liaison tussen het managementteam en het personeel. Officemanagers zijn verantwoordelijk voor een breed scala aan activiteiten, waaronder het bijhouden van leveringen, het organiseren van werkgebieden en het indien nodig assisteren van leidinggevenden.
Wat maakt een goede manager?
Een competente manager is iemand die het goede voorbeeld kan geven aan zijn team en begrijpt hoe hij zijn individuele vaardigheden kan benutten om het team te helpen bij het bereiken van hun doelen. De meest effectieve managers nemen de tijd om hun medewerkers te leren kennen en zoeken naar methoden om hen te ondersteunen zodat ze hun beste werk kunnen leveren. Het is essentieel om te allen tijde duidelijke communicatie met uw personeel te onderhouden over hun doelen, verwachtingen en feedback.
Wat is het meest uitdagende onderdeel van Office Manager zijn?
Ontdoen van arbeiders.
Dit zal waarschijnlijk altijd het moeilijkste deel van het werk van een manager blijven, en je moet er nooit te veel aan wennen. Er is geen gemakkelijke manier om deze te omzeilen, en het wordt er niet gemakkelijker op, hoe vaak je het ook doet.
Referenties
Gerelateerde artikelen
- HOE EEN TANDASSISTENT TE WORDEN: vereisten, salaris, banen en stappen om er een te worden in 2023
- ZELFSTANDIGE TANDHEELVERZEKERING: Is het het waard?
- BESTE TANDVERZEKERINGSPLANNEN: de beste plannen voor individuen en senioren
- CONFLICTBEHEER: beste strategieën voor het omgaan met conflicten op de werkplek
- BESTE TANDVERZEKERING VOOR SENIOREN OP MEDICARE IN 2023
.
