Office management is een grote klus met veel stakeholders. Het gaat om meer dan alleen het distribueren van kantoorartikelen en het uitvoeren van andere administratieve taken; het gaat erom ervoor te zorgen dat uw moderne kantoor en iedereen erin goed samenwerkt. Deze gids gaat in op officemanagement zoals dat wordt toegepast door huidige officemanagers. We zullen kijken naar de vereisten van de functie van kantoorbeheer, de vaardigheden die nodig zijn om te slagen, hoe de rol verandert en hoe u kunt floreren op dit gebied.
Wat is Officemanagement?
Kantoorbeheer is een baan die zich richt op het verhogen van de kantoorproductiviteit, efficiëntie en arbeidsomstandigheden. Het kan een breed scala aan verantwoordelijkheden met zich meebrengen, zoals het beheren van een moderne werkplek, het omgaan met kantoorapparatuur, het creëren van een gastvrije kantooromgeving, het beheren van het kantoorbudget, het verwelkomen van bezoekers en nieuwe werknemers op de werkruimte, het organiseren van activiteiten op kantoor en externe evenementen voor kantoorpersoneel, reizen plannen en boeken voor personeel, interne communicatie beheren, kantoormeubilair aanschaffen en meer.
Office Manager is een specifieke functietitel waarvan de taken sterk variëren op basis van de branche, de grootte van de organisatie en de samenstelling van andere divisies. Of je nu voor een groot of klein bedrijf werkt, kantooradministratie zal heel anders zijn.
Er zijn verschillende mogelijke titels voor de rol, waaronder:
- Werkplaats Manager
- Hoofd Bedrijfsvoering
- Facility Manager
- administratief directeur
Soorten Office Management-taken
Er zijn veel verschillende soorten functies voor kantoorbeheer, maar de kernverantwoordelijkheden van deze managers zijn relatief vergelijkbaar. Officemanagers kunnen soms personeel inhuren, ontslaan, opleiden en promoveren naast het toezicht houden op de efficiënte werking van de administratie van een bedrijf en ervoor zorgen dat de nodige benodigdheden worden verstrekt en de kantoorapparatuur in goede staat is.
#1. Bedrijfsbureaubeheer
Managers bij elke vestiging van een bedrijf zijn opgenomen in banen voor kantoorbeheer op het hoofdkantoor. Omdat de districtmanager (meestal gestationeerd op het hoofdkantoor) toezicht houdt op alle andere filiaalmanagers, is reizen tussen vestigingen van vaste filialen vaak een belangrijk onderdeel van het werk. Corporate office managers bedenken ook nieuwe organisatiemodellen voor human resources en marketingactiviteiten.
#2. Beheer van de medische praktijk
Medisch kantoorbeheer vereist een grondige kennis van anatomie, laboratoriumoperaties en gezondheidswetten. Deze medische kantoormanagers werken meestal in dokterspraktijken en houden toezicht op alle medische assistenten. Patiëntgeheimhouding en gepaste verwijdering van medisch afval zijn ook kritieke verplichtingen.
#3. Beheer juridische afdeling
Juridische kantoorbeheerrollen vereisen feitelijke kennis van het recht en een grondig begrip van juridische procedures. Managers van advocatenkantoren hebben de leiding over de juridische administratieve assistenten, het salarisbeheer en de personeelsafdeling van een bedrijf.
#4. Virtueel kantoorbeheer
In plaats van fulltime voor één bedrijf te werken, werken virtuele officemanagers soms parttime voor meerdere kleinere bedrijven. Dit komt omdat kleine ondernemingen vaak virtuele kantoorbeheertaken uitbesteden. Alle soorten banen op afstand nemen toe, dus virtuele kantoormanagers zijn een aantrekkelijk alternatief voor zich langzaam ontwikkelende kleine bedrijven die nog geen kantoormanager op locatie nodig hebben.
Elementen van Office Management
De pijlers van een structuur zijn elementen van office management. Als de pijler robuust is, moet het gebouw dat ook zijn. Als gevolg hiervan zijn de aspecten van kantoorbeheer cruciaal voor de efficiënte werking van het kantoor. De belangrijkste principes van office management zijn als volgt.
#1. Personeel
Het kantoorwerk wordt eigenlijk gedaan door kantoormensen. In een klein bedrijf is de officemanager meestal verantwoordelijk voor het selecteren en plaatsen van kantoorpersoneel. Staffing wordt afgehandeld door de afdeling human resource management in grote bedrijven.
Onder alle omstandigheden moet kantoorwerk worden voltooid door het werk onder elke werknemer te verdelen op basis van hun efficiëntie, het personeel aan te sturen om het werk met behulp van kantoormiddelen binnen een bepaald tijdsbestek te voltooien en de acties van het kantoorpersoneel te controleren. Al deze taken moeten worden uitgevoerd door de officemanager.
#2. Middelen
Hulpmiddelen die op kantoor worden gebruikt, worden middelen genoemd. Potloden, gummen, papier, inkt, kantoorformulieren, schrijfmachines, computers, printers, rekenmachines en dergelijke zijn voorbeelden van middelen. Adequate instrumenten zijn aanwezig op een kantoor en worden op de meest efficiënte en kosteneffectieve manier gebruikt om doelen te bereiken.
#3. Omgeving
De omgeving van een kantoor wordt bepaald door de aard van het bedrijf. De talrijke kantoortaken moeten in een bepaalde sfeer of omgeving worden uitgevoerd. Er wordt een werkomgeving gecreëerd en onderhouden om ervoor te zorgen dat het kantoorwerk soepel verloopt. De rol en taak van een officemanager is het creëren van een geschikte sfeer door tal van beleidslijnen en praktijken te implementeren.
#4. Doel
De kantoormedewerkers moeten zich bewust zijn van het doel waarvoor een bepaalde taak wordt uitgevoerd en van de impact van dergelijk werk op de prestaties van anderen. Het doel wordt door de officemanager aan het kantoorpersoneel geleerd. Als dit niet het geval is, resulteert de uitvoering van kantoorwerk niet in het meest efficiënte en economische gebruik van kantoormiddelen terwijl de doelstellingen worden gehaald.
Belangrijkste Office Management-functies
Enkele van de taken die van een officemanagementpersoneel worden verwacht, zijn de volgende:
#1. Planning
Het creëren van een structuur van de taken die nodig zijn om de doelstellingen van uw bedrijf te bereiken, is een kritieke functie van kantoorbeheer. Wanneer u de korte- en langetermijndoelen van uw bedrijf volledig begrijpt, kunt u uw aanpak plannen om deze te bereiken. De eerste stap naar efficiënte operaties en controle is gedetailleerde planning en vergaderarrangementen.
#2. Middelen organiseren
Het organiseren van middelen gaat hand in hand met het behalen van bedrijfsdoelstellingen door middel van planning. Materialen, personeel en financiële steun zijn voorbeelden van deze middelen. Na de planning is de volgende fase voor officemanagers taakdelegatie, wat inhoudt dat wordt bepaald welke materialen nodig zijn en dat materiaal wordt verspreid onder de juiste personen. De beste officemanagers coördineren voortdurend het werk om ervoor te zorgen dat deze middelen in de richting van vooraf bepaalde doelen gaan.
#3. personeelsbezetting
Staffing is een andere belangrijke functie van de officemanager. Uitvoerende officemanagers sturen of werken samen met human resources aan alle aspecten van ondergeschikte managers, werving, beloning, promotie en pensionering.
#4. Communicatie
Office management vereist effectieve communicatie, een vereiste voor elk goed functionerend bedrijf. Als een officemanager niet in staat is om de behoeften van het bedrijf effectief over te brengen op zijn werknemers, is maximale efficiëntie onmogelijk. Is er een specifieke vergaderruimte nodig voor de wekelijkse vergaderingen van een team?
Hebben ze de nodige technologie op dat gebied? Vergeet niet dat uitstekende communicatie tweerichtingsverkeer is. Als deze officemanager de behoefte van uw bedrijf niet kan beschrijven, is het mogelijk dat deze officemanager niet goed bij uw organisatie past.
#5. Werken met ICT
Op het werk leunen moderne officemanagers sterk op technologie. Ze kunnen de software gebruiken in hun dagelijkse taken en ook helpen bij het beheer van software en technologie voor werknemers. Misschien maakt uw organisatie gebruik van software voor digitaal facilitair beheer.
Kantoormanagers moeten worden getraind in alle apparatuur voor videoconferenties en wifi-verbindingen voor werknemers en gasten, en moeten samenwerken met de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat alle vergaderruimten soepel werken.
#6. Motivatie
Motivatie, een zeer complex aspect van officemanagement, bestaat in twee varianten. Er zijn twee soorten motivatie: interne motivatie en externe motivatie. Wanneer uw personeel zelfgemotiveerd is, wordt het werk van de officemanager gemakkelijker. Als ze dat niet zijn, is het de taak van het officemanagement om ze van buitenaf te motiveren.
Deze stimulans moet voldoen aan de behoeften van de beroepsbevolking en tegelijkertijd concurrerend, productief en alomvattend zijn. Wanneer externe motivatie dit alles doet, zullen uw kantoormedewerkers eerder geneigd zijn hun prestaties te verbeteren.
Vaardigheden Officemanager
Vooral soft skills zijn essentieel voor een competente officemanager. Officemanagers fungeren vaak als contactpersoon tussen verschillende afdelingen, of het nu gaat om communicatie tussen het hogere management en het personeel, HR en werknemers, of het bedrijf en andere werknemers in het gebouw, zoals schoonmaakpersoneel.
Dit wil niet zeggen dat technische vaardigheden niet relevant zijn; ze kunnen zeker waarde bieden. Technische kennis en opleiding, zoals het vermogen om software te gebruiken of bewustzijn van arbeidsregelgeving, worden steeds belangrijker naarmate de rol van officemanager evolueert.
Dat gezegd hebbende, zijn de volgende de belangrijkste zachte vaardigheden en taken waarop een officemanager zich moet concentreren:
- Organisatorisch en time management vaardigheden zijn essentieel, aangezien het aantal en de verscheidenheid aan eisen die aan de functie worden gesteld, ertoe leiden dat alleen de best georganiseerde officemanagers goed zullen presteren.
- Iinterpersoonlijke en leiderschapsvaardigheden, waardoor ze tevreden personeel kunnen behouden, een goede eerste indruk kunnen maken bij bezoekers en moeilijke teamargumenten kunnen ontzenuwen. U zult ook moeten samenwerken met verschillende afdelingen, zoals administratief personeel, secretariële functies, financiële teams, personeelszaken en andere.
- Communicatie vaardigheden zijn vereist zodat teamleden begrijpen wat het senior management voorbereidt op de toekomst en wat ze verwachten van het personeel. Dit zal vrijwel zeker het gebruik van PowerPoint noodzakelijk maken.
- Onderhandelingsvaardigheden zijn vereist om eventuele overeenkomsten die de organisatie heeft met externe bronnen te verbeteren. Als u bijvoorbeeld kantoorgebouwen verhuist, moet u kunnen onderhandelen en beslissingen kunnen nemen om de beste deal voor uw bedrijf binnen te halen.
Hoe word je een Office Manager
Office management is een breed vakgebied dat veel verschillende bedrijven omvat. Vanwege de aard van het werk dat in die branche wordt uitgevoerd, kunnen de behoeften van kantoren verschillen. Houd rekening met uw specifieke interesses, ervaringen en talenten bij het zoeken naar een functie voor officemanagement.
Als je het leuk vindt om dingen te organiseren en op orde te houden, vind je misschien een meer administratieve rol als officemanager een lonende carrière. Hier zijn enkele acties die u kunt ondernemen om uw carrière als officemanager vooruit te helpen:
#1. Volg de relevante onderwijskwalificaties
Misschien wilt u onderzoeken of u bepaalde diploma's of diploma's kunt behalen om u op weg te helpen om officemanager te worden, als onderdeel van het bepalen of officemanagement iets voor u is.
Officemanagers hebben doorgaans een diploma in bedrijfsbeheer of andere bedrijfsgerelateerde certificaten van polytechnics, die hen essentiële communicatieve en organisatorische vaardigheden bieden. Deze professionele referenties dienen als basis voor de onderwerpexpertise die de meeste officemanagers bezitten.
#2. Ontwikkel goede professionele connecties en netwerken
Nieuwe mensen ontmoeten op netwerkevenementen en andere werkbijeenkomsten zal u helpen bij het realiseren van uw ambitie om officemanager te worden. Via dergelijke bijeenkomsten kunt u een rekruteringsmanager ontmoeten van een bedrijf met een openstaande functie als officemanager. U kunt ook een headhunter ontmoeten die u kan doorverbinden met uw volgende baan.
#3. Schrijf je in voor cursussen
Als je officemanager wilt worden, overweeg dan of je huidige vaardigheden overeenkomen met de vaardigheden van een officemanager. Om de capaciteiten van een officemanager te leren, kunt u lessen volgen of certificeringen behalen om uw geschiktheid voor het beroep te verbeteren.
Door tijd en moeite in jezelf te investeren, kun je de langetermijnvoordelen van zelfverbetering behalen. Een werkgever kan de voorkeur geven aan een kandidaat die voortdurend streeft naar verbetering boven iemand wiens capaciteiten stagneren.
#4. Loop stage
Misschien wil je in je vrije tijd soortgelijke stages lopen om je op weg te helpen om officemanager te worden. Voordat u het personeelsbestand betreedt, kunt u uit de eerste hand ervaring opdoen met het observeren van hoe een officemanager werkt, de activiteiten en verantwoordelijkheden van een officemanager, en potentieel waardevolle contacten leggen.
Als je het goed doet tijdens je stage, kan de werkgever je na je afstuderen zelfs een voltijdbaan aanbieden.
Wat zijn de 5 functies van Office Management?
De vaardigheid om het proces van plannen, organiseren, bemannen, communiceren, controleren, coördineren en motiveren van een groep te beheren, met name op de werkplek, staat bekend als kantoorbeheer.
Wat is het belangrijkste doel van Office Management?
Office management op alle niveaus is essentieel om een constante stroom van informatie tussen afdelingen en medewerkers in stand te houden. Dit wordt gedaan om de organisatie op rolletjes te laten lopen en de bedrijfsvoering goed te laten functioneren.
Wat zijn de 7 belangrijkste functies van Office Management?
Om de doelen van de organisatie te bereiken, voert het verschillende verantwoordelijkheden uit, zoals plannen, organiseren, bemannen, aansturen, coördineren en controleren. De toekomstige roadmap van het kantoor wordt bepaald door het management. Het neemt langetermijnbeslissingen over de activiteit van het kantoor.
Wat zijn de drie soorten kantoren?
Onder de verschillende kantoortypes vallen:
- Prive kantoor.
- Coworking bureau.
- Virtueel kantoor.
Welke cursus is het beste voor Office Management?
Een bachelordiploma in bedrijfskunde, bedrijfsbeheer of bedrijfskunde is een studiegebied dat je het beste voorbereidt op een baan in kantoorbeheer. Deze majors leren je hoe je met geld omgaat, de productie verhoogt en in het algemeen een kantoor naar succes leidt.
Conclusie
Elke dag behoren officemanagers tot de enige personen die contact opnemen met elk niveau van werknemer, hetzij digitaal of persoonlijk. Het belang van de rol van officemanager zal toenemen naarmate kantoorculturen over de hele wereld blijven uitbreiden en veranderen.
Gerelateerde artikelen
- MOTIVATIE VAN WERKNEMERS: best practices voor het motiveren van werknemers
- 21+ BESTE KANTOORBEHEERSOFTWARE: systemen en hulpmiddelen om in 2023 te werken
- WERKMOTIVATIE: theorie en gratis offertes
- ONTWIKKELINGSPLAN VOOR WERKNEMERS: Ultieme gids voor het maken van een met voorbeelden
- KANTOORBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2023
Referenties
