プロジェクトスコープ管理と、プロジェクトを成功させる上でのその役割については、多くのことが言われ、書かれています。 あなたが初心者であろうとベテランのプロジェクトマネージャーであろうと、プロジェクトの範囲を理解することは、プロジェクト管理で成功するために重要です。
ただし、そこに到達する前に、プロジェクトのスコープを定義する必要があります。 この記事では、プロジェクトスコープとプロジェクトスコープ管理について知っておくべきことをすべて説明します。 また、例を使用してプロジェクトスコープ管理計画を作成する方法についても学習します。
プロジェクトスコープとプロジェクトスコープ管理とは何ですか？
まず、定義を見てみましょう。
プロジェクト範囲
プロジェクトスコープは、プロジェクトの実行に含まれる成果物または機能の完全なリストを決定および記録することを伴うプロジェクト計画のコンポーネントです。
つまり、プロジェクトスコープは、プロジェクトの目標とその達成方法を定義します。
プロジェクトに取り組んだことがあるなら、おそらく「プロジェクトスコープ」という言葉を何度か聞いたことがあるでしょう。 これは、優れたプロジェクト管理の最も重要な側面である可能性が最も高いです。
プロジェクトスコープ管理
プロジェクトスコープ管理とは、プロジェクトのスコープが適切に指定およびマッピングされることを保証する方法を指します。 プロジェクトを時間どおりに実行するには、必要なプロジェクト情報のみを含める必要があります。
プロジェクトスコープ管理の主な関心事は、プロジェクト内にあるものとないものを規制することです。 また、プロジェクトマネージャー、コーディネーター、およびスーパーバイザーがプロジェクトにとって本当に重要なことに焦点を合わせ、プロジェクトを効果的に実行するためにチームメンバーに適切な量の作業を割り当てるのを支援することも重要です。
プロジェクトの実施と建物の建設を比較して、状況を明確にしましょう。 作業が始まる前に、敷地の周りに柵が建てられます。 これは、建設チームの一部である人々がどこで停止するかを知ることができるように、建設の境界を定義することです。 これはスコープとして知られています。
プロジェクト管理におけるスコープの定義は何ですか？
プロジェクト管理のスコープについて話すときは、製品スコープとプロジェクトスコープのXNUMX種類のスコープについて話します。 それらを簡単に見てみましょう：
- 製品に含まれる機能は、そのスコープと呼ばれます。 簡単に言えば、それは顧客が製品やサービスに何を望んでいるかを指します。 たとえば、製品がスマートフォンの場合、製品の範囲には、画面サイズ、バッテリーバックアップ、メモリ、CPU速度などが含まれます。
- 記載されている機能を備えた製品（またはサービス）を正常に作成するために必要な作業は、プロジェクトスコープと呼ばれます。 たとえば、ソフトウェアアプリケーションを作成する必要がある場合、プロジェクトスコープは、十分な機能を備えたソフトウェアプログラムを作成するために完了する必要のある作業です。
- 製品の範囲とプロジェクトの範囲の両方が確実に満たされるようにするには、計画、調整、管理活動などのかなりの量の作業を完了する必要があります。 その後、完成した作業がプロジェクトの実際のスコープと比較されます。
プロジェクトスコープステートメント
プロジェクト管理にはさまざまなドキュメントがありますが、最も重要なプロジェクトスコープドキュメントのXNUMXつは、スコープステートメントドキュメントです。 スコープステートメントは、期待される結果、仮定、制限、およびプロジェクトが完了する他の重要な要素を指定します。
また、プロジェクトの制限を定義し、各チームメンバーに作業義務を割り当て、プロジェクトのライフサイクル全体で従う手順の概要を示します。 これは、スコープステートメント、作業範囲記述書、または参照条件とも呼ばれます。
プロジェクトスコープステートメントには、次の項目が含まれる場合があります。
- 製品の範囲
- プロジェクトの範囲
- 成果物リスト
- 受け入れ基準
- プロジェクトからの除外
- 制限事項
- 仮定
プロジェクトスコープ管理の重要性
プロジェクトがより大きく、より複雑になるにつれて、需要はかつてないほど拡大しています。 すべての重要なプロジェクトは、それを見抜くためにより多くの時間、労力、およびリソースを必要とします。 そのため、製品とプロジェクトの両方のスコープを指定することが重要です。
これにより、スコープ管理計画の対象となる作業に集中でき、予期しない変更が発生した場合、時間、コスト、品質、リソース、さらには顧客満足度にも影響を与えることを念頭に置いておくことができます。 情報はすべてから取得されるため 利害関係者とスポンサー 事前に、不正確な情報が収集される可能性が低くなり、プロジェクトの成功に悪影響を与える可能性があります。 結果として、スコーププロジェクト管理の機能は、プロジェクトの成功を決定する上で重要です。
プロジェクトスコープ管理プロセス
PMBOKによると、スコープ管理はXNUMXつのプロセスで構成されています。
- プロジェクトスコープ管理計画
- 要件の収集
- スコープの定義
- 作業分解図の作成
- スコープの検証
- 制御範囲
＃1。 プロジェクトスコープ管理計画を作成する
これは、プロジェクトスコープ管理のプロセスの最初のステップです。 この手順は、最近第XNUMX版に追加されました。 PMB OK、プロジェクト計画からの入力に基づいてスコープ管理計画を作成します。
次の表は、計画スコープ管理プロセスの入力、ツール、アプローチ、および結果をまとめたものです。
| 入力 | ツールとテクニック | 出力 |
| プロジェクト管理計画 | 専門家の判断 | スコープ管理計画 |
| プロジェクト計画書 | ミーティング | 要件管理計画 |
| 企業の環境要因 | ||
| 組織プロセス資産 |
ドキュメントは、長く、詳細で、正式である必要はありません。 すべての人が理解しやすく、その目的を果たすことができるはずです。
＃2。 収集要件
次のステップは、利害関係者の要件と期待を決定することです。 インタビュー、調査、フォーカスグループを通じて、プロジェクトのすべてのニーズ、期待、予算、および成果物を文書化することを期待します。
多くの場合、利害関係者には非現実的な要件や期待があり、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの遅延を回避するためにすべての人に受け入れられるソリューションを見つけるために介入する必要があるため、これは重要なステップです。
要件収集段階の最後に、次のものが必要です。
- 機能要件と非機能要件の両方を満たす必要があります。
- 利害関係者の期待
- ビジネスの必需品
- サポートとトレーニングが必要です。
- プロジェクト仕様
＃3。 スコープの定義
この時点で、要件を、プロジェクトを通じて提供したいサービスまたは製品の詳細な説明に変換する必要があります。 次に、プロジェクトの期間全体を通じて参照できるプロジェクトスコープステートメントが作成されます。
プロジェクトの範囲内にあるものをリストすることは重要ですが、プロジェクトの範囲外にあるものに注意することも同様に重要です。 スコープへの変更は、チームが作業する必要があるものだけに取り組んでいることを保証するために、完全な変更管理手順を実行する必要があります。
スコープを指定すると、プロジェクトチームと他のすべての関係者の参照ポイントを取得します。 スコープに含まれていないものがある場合は、チームが完了する必要はありません。
＃4。 作業分解図の開発
作業分解図（WBS）は、プロジェクトで完了する必要のあるすべての作業を分解し、すべてのタスクをチームメンバーに割り当てるドキュメントです。 成果物とそれぞれの期限について概説します。
プロセスのこの部分では、プロジェクト管理ソフトウェアを利用してタスクの割り当てと優先順位付けを行うことができるため、プロジェクトの全体的な進捗状況を簡単に追跡し、不要なボトルネックを最小限に抑えることができます。
＃5。 スコープの検証
記録した範囲と成果物は、必要な承認を得るために、このステップでプロジェクトの幹部と利害関係者に提供する必要があります。 プロジェクトを開始する前に、スコープの検証を実行して、問題が発生した場合に、問題が発生した場所を簡単に特定できるようにする必要があります。
＃6。 スコープの収集
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが開始されるとすぐに、確立された範囲内にとどまるようにする必要があります。 何かを変更する必要がある場合は、適切な変更管理手順を実行する必要があります。
プロジェクトスコープ管理計画の例
プロジェクトスコープ管理計画の例を以下に示します。
効率的なプロジェクトスコープ管理のための5つのポインタ
- スコープステートメントをより小さく、より管理しやすい区画に分割するため、作業分解図（WBS）を作成します。
- また、余分な労力とストレスを避けるために、スコープのあいまいさを避けてください。 できるだけ正確に定義してください。
- 要件の誤解を避けるために、スコープを決定するプロセスを協調的なものにします。
- 最初に指定された範囲を超えるスコープ拡張を回避するには、プロジェクトの実行中にスコープドキュメントが変更されないようにしてください。
- 最後に、すべての重要な利害関係者と相談し、プロジェクトの範囲を定義することに時間を費やしてください。プロジェクトの範囲は、一度決定されると変更できないためです。
最終的な考え
指定されたプロジェクトスコープを設定すると、チームは全体的なワークロードをより効率的に管理できます。 プロジェクト管理ソフトウェアの助けを借りて、プロジェクトスコープを成功させることで、プロジェクトを適切に開始し、エンドユーザーの期待に応えながら、プロジェクトを予定どおりに予算内で確実に提供できます。
プロジェクトスコープ管理に関するFAQ
プロジェクトスコープ管理計画とは何ですか？
プロジェクトスコープ管理計画は、プロジェクトがスコープ外の作業/タスクを除外しながら、プロジェクトを完了するために必要なすべてのタスクを含むことを保証するために使用されるメソッドのコレクションです。
プロジェクトスコープ管理計画の主な利点は何ですか？
この手順の主な利点は、プロジェクト全体でスコープを維持する方法に関するガイダンスと指示を提供することです。
プロジェクトスコープには何が含まれますか？
プロジェクトマネージャーによって作成されることが多いスコープステートメントは、成果物とその特性、および影響を受ける利害関係者のリストを含む、プロジェクト全体をカバーします。 また、成功の測定に役立つ重要なプロジェクトの目的、成果物、および目標も含まれます。
