仕事に関する問い合わせを送信する場合でも、仕事に応募する場合でも、その他の専門的な通信を書く場合でも、電子メールや郵便物をビジネス レターと同じように専門的に書式設定することが重要です。 結局のところ、採用担当者や人事マネージャーを含め、誰もが大量のメールを受け取ります。 文法、レイアウト、言語の不注意ではなく、電子メールの内容が目立つようにしてください。 ビジネスメールの送信は、顧客、雇用主、その他の業界関係者と連絡を取る一般的な方法です。 さまざまなシナリオに応じて、さまざまな公式メール形式が存在します。 適切にフォーマットされた電子メールの例を見ると、さまざまな専門的な状況で採用する最適なスタイルを決定するのに役立つ場合があります。 以下では、優れたメールを送信するための適切な手紙、住所、メール形式について説明します。
メールライティングとは何ですか?
電子メールを書くには、メッセージを作成し、配信し、アーカイブし、後で読む必要があります。 電子メールとは、あらゆる形式の電子通信を指します。 電子メールを書くことは、時間とコストの両方において効率的であるため、他のコミュニケーション方法よりも選択されます。
また、電子メールは「電子メール」の略で、インターネットを介してデジタル的に通信し、メッセージやファイルを交換する方法です。 電子メールはビジネス関連の連絡によく使用されます。 低コストで処理時間が短いため、すぐに通信手段として好まれるようになりました。
技術の進歩により、より現代的なコミュニケーション手段として、手紙を書くことが電子メールに取って代わられています。 ただし、電子メールのやり取りは、現代の会話において重要な側面です。 これは企業や会社などでスタッフとコミュニケーションをとる一般的な手段であり、学校のカリキュラムの重要な要素でもあります。
メールの書き方の種類
メールの書き方を3つのカテゴリーに分けてご紹介します。
＃1。 セミフォーマルなメール
これは、プロジェクトのコンテキストで同僚またはチームメイトに向けて書かれた電子メールを含むコミュニケーションのタイプです。 選択される言語は、理解しやすく、心のこもった、くだけたものです。 また、常に礼儀正しく機転を持って行動することが重要です。
#2. 正式なメール
ある種の商用コミュニケーションのために電子メールを作成または作成するプロセスに携わっているとします。 口調も内容も正式なメールとみなされます。 正式な電子メールは、企業、政府部門、学校、またはその他の種類の役員などの組織の役員に宛てて書かれた電子メールです。
#3. カジュアルなメール
カジュアルな電子メールは、友人、家族、親戚に宛てて書かれた電子メールです。 電子メールで非公式にコミュニケーションをとる場合、従うべき一連のガイドラインはありません。 人は、自分が選んだどの言語でも自由にコミュニケーションをとることができます。
メールの特徴
電子メールには、たくさんの有益な機能が備わっています。 以下にそのいくつかの例を示します。
- 組み込みのメッセージ返信ボット
- アドレス帳にアドレスを追加します。
- このアドレスは今後もこの場所で使用できます。
- メッセージを機械的にファイリングおよび取得するシステム
- メッセージが届いたという安心感
- マスコミ配信能力
- サインを添付するには、
- 現在の日時によるデータ主導型
- ファイル、画像、音声はすべて添付ファイルとして配信できます。
- モバイル端末でも読めるメール
メール形式
既成のテンプレートを詳しく調べる前に、メール作成の基本を学ぶことが重要です。 各メールは、件名に関係なく、同じ一般的な形式と同じ機能を持ちます。 これらの側面を学ぶことは、より専門的で説得力のあるメールを書くのに役立ちます。
適切なメール形式とは何ですか?
メールの適切な形式は、件名、挨拶、本文、結び、署名で構成されます。 電子メールを作成するときは、短い件名、カスタマイズされたようこそ文、シンプルな言葉遣い、適切な締めくくりと署名など、いくつかの点に留意することが重要です。
電子メール テンプレートを使用すると、受信者のニーズや関心を直接伝えるようにメッセージを調整できます。 電子メールの構造はさまざまですが、それぞれの目的は同じで、送信する予定のメッセージを伝えることです。
そこで、適切な電子メール形式の条件と、それを自分の通信に実装する方法について説明します。
＃1。 件名
電子メールの受信者には、他のものよりも先に件名が表示されます。 したがって、正式な電子メールの書き方で最初に重要となるのは件名です。
いくつかの考慮事項は次のとおりです。
- 件名は明確かつ簡潔にしてください。
- 簡潔な件名が望ましいです。 件名の最適な長さは XNUMX 単語です。
- また、件名の最初の数文字を使用して、最も関連性の高い情報を伝えます。
- 検索をさらに絞り込むには、「転送」、「返信」、「緊急」、「通知」などの接頭語を追加します。 これにより、受信者はどのような種類のメールを受信したかがわかります。
調査によると、パーソナライズされた件名を持つ電子メールは開封される可能性が 26% 高くなります。 営業メール、個人メール、ニュースレターなどを送信する場合、件名にはメールの目的を反映する必要があります。 選択肢を決める前に、じっくりと腰を据えて考えてみることをお勧めします。
＃2。 敬礼
挨拶文は、公式メール形式の次に重要な部分です。 すべてのメールには特定の受信者が念頭にあります。 正式な電子メールを書く最初のステップは、受信者に適切に呼びかけることです。
名前を知らない人に手紙を書くときは、「関係者宛」または「拝啓」を使用します。
上級職員には、ファーストネームを使うのではなく、「マネージャーへ」、「ゴーシュ博士へ」、または「キムさんへ」と呼びかけるべきです。
同僚に話しかけるときは、名前の前に単に「こんにちは」と言うだけで十分な場合があります。 常に礼儀正しく、適切な挨拶を忘れずに使用してください。 ビジネスメールでは、単に姓名だけでなく、常にフルネームを使用する必要があります。
#3. メールの本文
ビジネスメールの主要部分は本文です。 プロフェッショナルメールの標準フォーマットは、いくつかの簡単なガイドラインに従うことで実現できます。
- メールの最初の段落では、自己紹介とメッセージの目的を説明する必要があります。 受信者がわからない場合は、自己紹介と、手紙を書く理由を説明するメモから始めます。
- 問題、質問、または回答について、できる限り詳細を提供してください。 誰でも理解できる簡単な言葉を使用しますが、無関係な詳細を含めて本題から逸れないようにしてください。 要点を簡潔に述べてください。
- 電子メールの最後の文は、メッセージ全体の深刻なトーンと適切な構造を反映している必要があります。 質問をしながら、「すぐにご連絡いただけることを楽しみにしています」または「すぐにご返答いただけることを願っています」のようなことを言うことができます。また、質問に答えるときに、次のように言うことができます。あなたの質問や疑問には十分に答えました。」
＃4。 サイン
電子メールの署名 (フッターと呼ばれることもあります) は別れの言葉として機能します。 これをどのように実行するかによって、これまでに与えられた印象が変わります。 これは、すぐに忘れられない体験となることで、読者に感動を与え、賞賛を得るチャンスです。 ただし、ここでミスをすると、メッセージやオファー全体が疑問視される可能性があります。 電子メールの署名がきちんと整理されていることを確認するように注意する必要があります。
さらに、良い第一印象を与えたい場合は、プロフェッショナルな電子メールの署名を作成することを検討する必要があります。 電子メールの初期の標準的なテキストのみの電子メール署名を自由に使用できます。 いずれの場合も、関連する仕事と連絡先の詳細をすべて記載してください。 メイン Web サイト、最もアクティブなソーシャル メディア プロフィール、ランディング ページへのクリック可能なリンクを含めることもお勧めします。
5 メール形式と例
ここでは、最も一般的な XNUMX 種類のメールと、それぞれの理想的な形式について説明します。
#1. プロフェッショナルメールフォーマット
ビジネス関連のメールは常にフォーマルな口調で書かれます。 たとえば、フリーランサーが新しいクライアントと最初に連絡を取るときは、ビジネスライクな電子メールで行う必要があります。 今日の環境では、これらの電子メールを個々の受信者に合わせてカスタマイズすることが重要です。
ビジネスメールの適切な形式は次のとおりです。
- 魅力的な件名を作成し、個々の読者に合わせてカスタマイズします。
- 受信者に対するあなたの知識に基づいて、適切な挨拶を決定してください。
- メールの冒頭で、あなたが誰なのか、そしてなぜこの人に連絡することにしたのかを説明してください。 セールストークをする前に信頼関係を築きましょう。
- 簡潔な行動喚起と事務的な署名でメールを終了します。
以下は、明るく親しみやすい口調で、受信者の名前をすぐに挨拶するビジネスメールの優れた例です。
こんにちはポール、
私はキリアンです。ABC 社で営業を担当しています。 あなたのアカウントについてお話ししたいのですが。
現在開催中のいくつかのセールが来週中に終了することをお知らせいたします。 お話しするのに良い時間があれば教えてください。
ご多幸をお祈りします、キリアン
#2. お礼メールのフォーマット
感謝のメールは通常、何らかのやり取りが行われた後に送信されます。 受信者は、プロジェクトを手伝ってくれたり、あなたが送った個人的なリクエストに応えたり、インタビューを受けたり、あるいは単にあなたと会うことに同意しただけかもしれません。
長々とした「ありがとう」メールで受信者の時間を無駄にしないでください。 代わりに、本題に進みます。 さらに、「ありがとう」メールは必ずしも必要なわけではなく、場合によっては非常に忙しい可能性のある人の受信トレイを詰まらせるだけであるため、送信することが自分にとって良いことであるかどうかをよく考えてください。
正しいお礼メールのフォーマットは次のとおりです。
こんにちは[名前]
[彼らの行動]に感謝します。 あなたと協力することができて大変光栄でした。次の機会を楽しみにしています。
他に何かお手伝いできることがございましたら、お気軽にご連絡ください。
すべての私の最高の、
名前：（正式タイトル）
#3. リマインダーメールの形式
この相手とメールでやり取りするのが初めて、XNUMX 回目、XNUMX 回目であっても、メッセージの形式はそれに応じて変更する必要があります。 最初の連絡メールに含める必要がある情報があります。
フォローアップ メールやリマインダー メールでは、多くの背景情報を提供する必要はありません。 代わりに、以前に合意した内容を相手に優しく簡単に思い出させてください（それが忘れられているか、To Do リストの一番下に追いやられている可能性があるという前提で）。
この追加のツールは、作業をより迅速に、最も重要な順序で実行するのに役立ちます。 さらに、大多数の人はあなたの一貫性を重視し、思い出させてくれることをもっと尊重します。
適切なリマインダーメール形式の例は次のとおりです
こんにちは[名前]、
このメールは、[役職名] に応募している [名前] との面接が予定されていることを通知するものとしてのみ機能します。
面接の集合時間と場所は【時間】【曜日】【場所】です。
この人にインタビューする準備をするために私にできることがあれば、お知らせください。
ベスト、
[あなたの名前]
#4. お詫びメールフォーマット
時々間違いを犯したり、間違ったりするのは人間の本性です。 他の人を傷つけたり、迷惑をかけたり、イライラさせたりするような間違いを犯すことは避けられません。 また、通常は、ただ謝って次に進むことが最善の行動です。
心から謝れば、相手は全く悪気はありません。 心からの謝罪が常に最善の策です。
ただし、謝るときは本心をさらけ出す言葉ではなく、相手を思いやる言葉を使うことが大切です。 彼らを責めたり、正当化したりしないでください。
謝罪メールの正しいフォーマット例はこちら
ご担当者様：
[会社名または事業名] を代表して、最近当店をご利用いただいた際に提供したサービスについて心よりお詫び申し上げます。
これらの問題について警告していただいたことに感謝するとともに、当社ではこれらの懸念に対処し、将来このような事態が起こらないよう全力を尽くしていることをご安心ください。
誠に申し訳ございませんが、この 100 ドルのギフトカードを今後当レストランでご利用いただけますようお願いいたします。
[会社名または組織名を挿入] でまたお会いできるのを楽しみにしています。
敬具
(ここにあなたの名前と役職を入力してください)
#5. リクエストメールフォーマット
リクエスト メールは通常、短く要点を絞ったもので、送信者が受信者にリクエストを直接伝えます。 出会いを求めることから、ビジネスネットワークでつながること、さらには専門家の紹介を求めることまで、さまざまなものが考えられます。 電子メールでのリクエストに応答する場合、受信者は「はい」または「いいえ」と答えることができます。 ただし、このような電子メールでは、常に必要なものを正確に指定してください。
病気休暇メールの形式
こんにちは [スーパーバイザーの名前] さん
[日付] の間に病気のため仕事を休むようメールしています。 手術から回復するために、医師は私にXNUMX週間仕事を休むように勧めました。 [日付]にはオフィスに戻る予定です。
さらにご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしく、
ここに名前を付ける
メールを書くスキルを向上させる方法
より優れたメールライターになるためのヒントをいくつか紹介します。
#1. スペルチェックと文法チェッカーをインストールする
コンピュータにインストールして、電子メールのスペル、文法、非効率的な言葉遣いなどの問題をチェックするアドオンがあります。 これらのアドオンは、校正時に見逃した可能性のある作業内の間違いを発見し、迅速に修正するのに役立つ場合があります。 拡張機能は便利ですが、拡張機能が提供するアドバイスには注意が必要です。 スペルチェック プログラムやブラウザのプラグインだけに頼るのではなく、必ず自分で書いた文章を読み直してください。
#2. 自分の作品を読み返して間違いがないか確認する
送信ボタンを押す前にメールを校正すると、文法的または文体の間違いを見つけるのに役立つ可能性があります。 電子メールの一部を書き換えた場合は、作業をレビューするときに書き換えたばかりの文章に特に注意を払う必要があります。 文章を書くときにフレーズを省略したり、単語を繰り返したりすることは珍しくありません。 著名なビジネス関係者や連絡先に送信しようとしている電子メールを、第二の目で見ることをお勧めします。
#3. 文法とスペルの典型的な間違いを修正する
アドオンが同じことを提案し続ける場合、または愚かな文法の間違いを頻繁に犯していることがわかっている場合は、スキルを向上させるために良い文章を書くためのルールを磨いてください。 your、their、so の誤用はよくある間違いです。 さらに、何を探すべきかがわかっていれば、自分の作業の間違いを見つけるのがはるかに簡単になります。
#4. ゆっくりと文章を書く
メールに返信するために急いでいる場合でも、時間をかけて対処することが、長い目で見れば時間を節約することになります。 急いでメールに返信しないでください。返信すると、重要な詳細を見逃してしまう可能性があります。 混乱を解消したり誤解を正したりするために、メールを書くのにより多くの時間が費やされる可能性があります。 速度を落とすと、メッセージが明確に伝わるようになります。
レターメールフォーマット
SMS や電子メールがかつてないほど普及しているとはいえ、手紙の適切な宛先の書き方を知る必要は依然としてあります。 正式な手紙は現在でも、特にビジネス上の連絡や仕事に応募する際に使用されています。 カバーレターは多くの場合、雇用主と応募者の最初の接点となるため、良い印象を与えることが重要です。
したがって、メールレターの形式には、正しい差出人、日付情報、挨拶文、対象受信者の住所が含まれている必要があります。 適切な手紙のエチケットをマスターすると、コミュニケーション全体の雰囲気が決まり、受信者に永続的な印象を残します。 また、読んでください OFFICIAL LETTER FORMAT: あらゆるビジネスに最適なフォーマットとは?
正式な手紙のメール形式に対処する際に含めるべき事項
ビジネスまたは職業上の手紙を書くときは、メッセージが可能な限り最良の形で受け取られるようにするために、いくつかのガイドラインを念頭に置くことが重要です。 メールレターの正しい書き方は次のとおりです。
#1. 連絡先の詳細は上部にあります
手紙の受信者は、あなたが誰であるか、肩書は何か、どこで働いていて、どこに住んでいるのか、そしてどこに返信すればよいのかを知っている必要があります。 送信者の詳細は次のようになります。
- XNUMX行目：フルネーム
- XNUMX行目：会社名
- XNUMX行目: 住所
- XNUMX 行目: 市または町、その後に州名と郵便番号。 州名は、正式な郵便上の XNUMX 文字の略語に省略できます。
- アドレスは送信者の名前の下に表示され、左側に配置されている必要があります。
- 別の国にいる人に手紙を書く場合は、XNUMX 行目にその国の名前を入れてください。
- コミュニケーションを容易にするために、電子メール アドレスと電話番号を含めてください。
＃2。 日にち
次に、左右の余白に、手紙を送信した日付を入力します。 月を表すには文字を使用し、日と年を表すには数字を使用します。 日付は、15 年 2020 月 XNUMX 日など、さまざまな形式で記述することができます。
#3. 受取人の名前と住所
このデータは、ページの左側、送信者のアドレスの下にあります。 受取人の名前と住所が含まれます。 これはあなたが時間をかけて相手を知ることを示しており、相手とより強い絆を築くのに役立ちます。 さらに、受賞者の立場や学業成績も含めてください。
英語の教授の場合、手紙の宛先は「Paul Jones, Ph.D.」とすべきです。 ビジネス名は名前の下の XNUMX 行目に入力する必要があります。 XNUMX 行目には、受信者の番地と市区町村を含めます。 XNUMX 番目には、州と郵便番号を含めます。 受取人が米国外に住んでいる場合は、XNUMX 行目に国名を書きます。
＃4。 挨拶
宛先名の後ろを XNUMX 行飛ばして、代わりに挨拶文を書きます。 公式な挨拶を使用するか非公式の挨拶を使用するかは、手紙の宛先をどの程度よく知っているかによって決まります。 これまで受信者に会ったことがない場合は、最も一般的な挨拶である「Dear」から始めるのが最善です。 挨拶の後に受信者の名前が続き、その後にコロンまたはカンマが続きます。
受信者の性別がわからない場合は、「Dear Sir or Madam」の後にコロンを付けます。 宛先が女性で、既婚かどうかわからない場合は、「Ms.」を使用します。 挨拶として。 Doctor、Professional、Honorable は、他の称号と同様に形式的なものです。 以下に挨拶の例をいくつか示します。
- 親愛なるポールさん
- 親愛なるウィリアムズさんへ
- 親愛なるアダムス博士へ
- 親愛なるマーク教授へ
メールはどうやって書きますか?
他のチャネルが急増しているにもかかわらず、電子メールは最も信頼できる正式なコミュニケーション方法です。 ソーシャル ネットワーキング アプリやメッセージング アプリとは異なり、電子メールはあらゆる場所で使用されます。 このため、電子メールはビジネスコミュニケーションの最も一般的な方法の XNUMX つになりました。 一部の従業員が集中リモート オフィスで勤務し、一部の従業員が自宅で勤務するハイブリッド モデルを採用する企業が増えるにつれ、電子メールで行われるビジネス コミュニケーションの割合が急増しています。 ビジネス電子メールは依然としてプロフェッショナルで洗練されたものとみなされていますが、チーム コラボレーション ソフトウェアのチャットやコメントは直接的で少し非公式な場合もありますが、これとは対照的です。 非同期チャネルとして、最も重要なチャネルの XNUMX つにランクされます。 さらに、電子メールは、対象の受信者が受信、読んで、理解し、返信することができます。 ここでは、まともなメールを書くための手順を説明します。
- オンライン上でプロフェッショナルなアイデンティティを維持します。
- わかりやすい主題を使用してください。
- 元気な挨拶で物事を始めましょう。
- コンテキストを提供する
- 要点を簡潔に述べます。
- CTA を表示します。
- 要約コメントを挿入する
- 有効な署名のみを使用して署名してください。
- タイプミス、文法の間違い、健全性をチェックしてください。
- CC/Bccの設定に注意してください
- 常に同じメール形式を使用してください。
メール形式のエンベロープ
郵便と小包の配達は、長距離通信と配送の一般的な手段です。 封筒の宛先を正しく書く方法を学ぶことは、メールの送受信に必要なスキルと形式です。 ただし、正しい住所やその他の詳細が含まれていれば、手紙や荷物が目的地に届き、返事が届く可能性が高くなります。
さらに、封筒に宛名を付ける際に、受取人の住所と自分の住所の XNUMX つが最も重要な情報となります。 通常、個人的な手紙の住所には、受信者の名前、住所、市、州、郵便番号の XNUMX 行が使用できます。 企業に手紙を郵送する場合、会社名、部署名または受信者の名前、住所、市、州、郵便番号を別の行に含めるのが一般的です。 こちらはメール形式の封筒です。
(左上隅)
[あなたのフルネーム]
[あなたの番地と名前]
[あなたの都市、州、郵便番号]
(封筒の中央中央)
[受信者の名前]
[企業名 (該当する場合)]
【受取人の番地と名前】
[受取人の都市、州、郵便番号]
まとめ
電子メールまたはメールの形式は、読者への謝辞で始まり、次に手元にあるアイデアを提示し、最後に行動喚起で終わるという点で手紙と似ています。 電子メールのレイアウトのベスト プラクティスに従うことで、読者の注意を引き、行動を起こすよう促し、明確なコミュニケーション チャネルを提供できます。
ただし、最も優れた電子メール形式は、宗教的に固執する必要があるものではありません。
メール形式に関するよくある質問
手紙を始める最もフォーマルな方法は何ですか?
正式な手紙の標準的な挨拶は、「Dear」の後に宛先の名前を続けるものです。 姓と名、または肩書きと姓のどちらか一方を使用できます。 ただし、受信者の名前がわからない場合は、「Dear Sir or Madam」を使用するのが適切な挨拶です。
メールの開始と終了はどのように行うのですか?
ここではメールの開始方法と終了方法を説明します。
- 親愛なる。 これまでこの相手と面識がなかった場合は、この安全で正式かつ丁寧な呼びかけの形式に従うのが最善です。
- こんにちは。 「こんにちは」という挨拶には、礼儀、形式、そして親しみやすさが組み合わされています。
- カジュアルな「こんにちは」は許容されます。
- 敬具。
- よろしくお願いします。
- からだに気をつけてね。
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参照
