出張する人が 50 人であろうと 5,000 人であろうと、出張と経費の管理は重要なタスクです。 世界中の財務管理者は、すべての旅行関連経費を正確に収集して報告することが困難に直面しています。 ありがたいことに、近年は状況が改善されてきました。 今日のテクノロジーでは、紙の支出レポート、手動の償還プロセス、承認のやりとりはもはや必要ありません。 このガイドでは、旅費と経費の管理について説明します。 プロセスが古い可能性があるという症状と、プロセスの改善に役立つ解決策を強調します。
旅費管理
旅費および経費管理 (T&E) の目標は、出張に関連するすべての自己負担費用を集計して、課税所得から控除できるようにすることです。 通常、出張のための航空券、宿泊施設、公共交通機関の費用は、ほとんどの国で全額払い戻されます。 食事代が全額払い戻されるかどうかは国によって異なります。 イベント、出張、自分の街でのクライアントとのディナーなど、米国では飲食代の一部が控除の対象となります。 対照的に、イギリスでは、飲食に関連するすべての費用は全額控除の対象となります。 地域の規制は異なる場合がありますが、それでも企業にとっては、税控除の対象となるすべての支出を注意深く記録しておくことが重要です。 財務報告と 税額控除 これらは、T&E ソフトウェアの多くの用途のうちの XNUMX つにすぎません。 完全な情報が手元にあれば、より適切な財政上の意思決定を行うことができます。
さらに、旅費および経費 (T&E) の管理には、税金控除のための処理と記録が伴います。 企業が拠点を置く管轄区域は、税控除対象となる費用の法的定義に影響します。 さらに、これらの購入が正当な税額控除の対象となるためには、ビジネスに関連したものである必要があります。 各国の税務組織は、特定の経費報告手順も決定します。 納税義務を最大限に高め、軽減するには、拠点を置く場所に関係なく、関連するすべての経費を開示する必要があります。
一般的な出張費は次のとおりです。
- 宿泊施設：宿泊施設、ホテル
- 交通機関: 航空会社、電車、バス、レンタカー、ガソリン価格
- 飲食店、パフォーマンス、イベント
- 日当は、旅行、宿泊、食事に対する国固有の金額です。
- 電子機器およびその他の必要な機器: スマートフォン、タブレット、コンピューター
- 従業員は、払い戻しを求める経費報告書を雇用主に提出する前に、自分の事業支出を自費でまかなうこともあります。
旅費管理ソフト
包括的なソリューションである旅費および経費管理ソフトウェアを利用して、会社の旅費を管理および追跡できます。 出張にスタッフを派遣する企業は、出張スタッフの管理、旅行の予約、経費報告書の作成に使用できる T&E 管理ソフトウェアを使用する必要があります。 出張や経費を管理するためのソフトウェアは、さまざまな種類のビジネスに役立ちます。 出張費用を徹底的に理解し、問題が発生した場合の知識豊富なカスタマー サポートを確保することが重要です。 さらに、請求プロセスを最適化し、会社の旅行ポリシーに従って旅行を予約するのにも役立ちます。
#1。 トラベルパーク
社員旅行を管理するための一流ツールである TravelPerk を使用すると、顧客はグループ旅行を簡単に計画して予約できます。 Rydoo や Circula など、多くの有名な経費管理ソフトウェアがシステムに統合されています。 これにより、必要なものがすべて XNUMX つの使いやすいプラットフォームに集まるようになります。
トラベルパークの主な利点は次のとおりです。
- 旅行予約のための複数のユーザー プロファイルへのアクセス
- 出張の手配と管理が必要な非従業員向け、ゲストプロフィール
- 予約オプションを提示する際の企業ガイドラインの遵守
- BambooHR、Payhawk、Expensify などの有名なプログラムとのサードパーティ統合
- 優れたカスタマー サービスを 15 時間体制で提供し、応答時間は XNUMX 秒です
- 経費を徹底的に分析するための洞察と高度なレポート
- 迅速な VAT 回収ソリューション — TravelPerk の VAT 回収計算ツールを使用して、どれだけ節約できるかを判断します。
TravelPerk は、組織が無駄な旅費を削減できるよう、柔軟な旅行ソリューション FlexiPerk も提供しています。 80 時間前までにキャンセルした企業は、FlexiPerk を利用して少なくとも XNUMX% の返金を受けることができます。 一般に、企業は持続可能性目標を監視するために、TravelPerk のカーボン オフセット オプションである GreenPerk を使用することもできます。 企業はグリーン出張を予約し、TravelPerk サステナビリティ チームが厳選したグリーン イニシアチブをサポートできます。
＃2。 ファイル
Fyle は、企業や個人が経費と償還をより効果的に管理できるようにする支出管理ソフトウェアです。 さらに、Fyle は TravelPerk と連携して、会計および人事データの統合に加えて、シームレスな旅費レポートを提供します。 これにより、財務管理者に T&E 手順の包括的な制御と可視性が提供されます。
File の主な利点は次のとおりです。
- 領収書や出張の詳細を簡単に管理します。
- 中央ダッシュボードを使用して、デジタル支出レポートを保存または送信できます。
- 出張経費の払い戻しポリシーを設定して、出張のコンプライアンスを確保します。
- クレジット カード管理ソフトウェアは、会社のクレジット カードを監視および処理するために利用できます。
Fyle は企業の出張計画を支援することはできませんが、TravelPerk と組み合わせることで、出張マネージャーが XNUMX か所ですべての出張業務を処理できるようになります。 Travelperk を使用して予約した旅行はすべて、ファイルに経費として作成され、請求書が添付ファイルとして添付されます。
XNUMX つのソリューションが連携して、旅行支出の全体像を提供します。
＃3。 SAP コンカー
SAP Concur は、オールインワンの出張および経費管理ソフトウェアです。 業務の自動化に役立ち、より簡単な旅行管理エクスペリエンスを実現します。 ホテル、航空券、タクシーでご利用いただけます。
SAP Concur の主な利点は次のとおりです。
- 旅行と支出の管理をコントロールすると、全体的にお金を節約できる可能性があります。
- コンプライアンスを向上させ、リスク軽減を支援します
- シンプルなクラウドソリューションの実装
- ビジネスの拡大に向けたスケーラビリティを実現するソリューション
- モバイル アプリの機能を探している人のために、このサイトはモバイル指向です。
SAP Concur は、TravelPerk と同様に、社内出張と経費を管理するための包括的なソリューションを提供します。
＃4。 トラベルバンク
実際、TravelBank は支出と旅行管理を組み合わせたもう XNUMX つのソフトウェアです。 重要なのは、TravelBank が旅行と支出の管理を簡素化するのに役立つさまざまな製品を提供していることです。
TravelBank の主な利点は次のとおりです。
- シンプルなデザインと迅速な支出精算方法
- 消費者の旅行に関する規制と許可を作成し、実施します。
- 出張担当者向けのカスタマー サービスは XNUMX 時間ご利用いただけます。
- 個人および法人のクレジット カードおよび銀行から取引をインポートして、効率的な支出管理を実現します。
＃5。 ゾーホー経費
Zoho Expense は、企業にとって最高の経費管理ツールの XNUMX つとみなされています。 あらゆる規模の組織に支出管理と企業出張ソリューションを提供します。 これは、シンプルでスケーラブルな支出管理ソリューションを必要とする発展途上の企業にとって優れた選択肢です。
Zoho Expense によると、その主な利点は次のとおりです。
- 出張ごとに経費報告が自動化されるため、出張が簡素化されます。
- 通知は、チーム メンバーに更新や変更を通知するために使用されます。
- すべての経費データの最新状況をリアルタイムで把握できるコスト分析 出張および経費の管理を改善するために必要な調整を特定できる分析
- Zoho Expenseには膨大な機能セットがありますが、顧客サービスや在庫容量など、顧客が不満を抱いている領域がいくつかあります。
＃6。 認定する
Emburse Certify は、プラットフォームから直接、または別の旅行管理システムと統合して旅行を予約できる経費管理プログラムです。 基本的に、Emburse Certify を使用すると、支出レポートの提供、買掛金の処理、請求書の管理をすべて単一のプラットフォームから行うことができます。
Emburse Certify によると、その主な利点は次のとおりです。
- 効率的で信頼性が高く、データが豊富な従業員コスト管理のワークフロー
- 組み込みのポリシー制御によるポリシー遵守
- 買掛金プロセスを自動化し、会社の支出に関する洞察を取得します。
＃7。 ランプ
Ramp は、企業が不必要な支出を削減し、支払いと償還を合理化するのに役立つ財務自動化およびコスト管理テクノロジーです。 また、組織のポリシーに従って、外出先での支出に限度額を設定したリアルおよびバーチャルの法人カードも提供しています。
Ramp のハイライトは次のとおりです。
- 会計自動化を会計ソリューションと組み合わせると、時間と労力のかかる会計手続きが不要になります。
- 支出許可とカスタム予算付きのプリペイド カードは簡単に設定できます。
- 以前の領収書提出から学習した AI による領収書照合
- あなたの会社のブランドをあしらったカードで個性をプラス
旅費管理システム
旅費管理システムは、企業が従業員の旅費を追跡および管理するのに役立つソフトウェア アプリケーションです。 経費報告のプロセスを自動化できるため、従業員による経費の提出や管理者の承認が容易になります。 このシステムは、従業員がどこにどのようにお金を使っているかについての洞察を提供することで、企業が出張費を管理するのにも役立ちます。
旅費管理システムを使用するメリット
- 効率の向上： このシステムは経費報告のプロセスを自動化し、従業員が経費を提出したり、管理者が経費を承認したりすることを容易にします。
- コストの削減: このシステムは、従業員がどこにどのようにお金を使っているかについての洞察を提供することで、企業が出張費を管理するのに役立ちます。
- コンプライアンスの向上： このシステムは、企業が旅行ポリシーや規制を遵守するのに役立ちます。
- 従業員満足度の向上: 従業員はこのシステムを利用して経費を提出することで、時間と手間を節約できます。
旅費管理システムの機能には次のようなものがあります。
#1. 経費追跡:
このシステムは、航空券、ホテル、レンタカー、食事、娯楽などの支出を追跡できます。 経費追跡は、すべての経費を記録および監視するプロセスです。 これは手動で行うことも、ソフトウェア プログラムを使用して行うこともできます。 経費追跡には次のような多くの利点があります。
- 財務計画の改善
- 税額控除の増加
- 減少ストレス
- より良い予算編成
経費の追跡は大変な作業ですが、長期的にはそれだけの価値があります。
#2。 経費報告:
このシステムは経費報告のプロセスを自動化し、従業員が経費を提出したり、管理者が経費を承認したりすることを容易にします。
#3. 経費の承認:
このシステムを使用すると、管理者は経費を承認または拒否できます。
経費承認リクエスト
従業員名： ご氏名
部門： あなたの部署
日付： 今日の日付
経費の説明:
業務上発生した以下の経費について承認を求めます。 あなたの会社:
- アイテム1 -$単位
- アイテム2 -$単位
- アイテム3 -$単位
合計：$合計金額
すべての費用の領収書を添付しました。
ご検討いただき、誠にありがとうございます。
引き続きよろしくお願いいたします。
ご氏名
#4。 経費精算:
このシステムは、経費と企業のクレジット カードの明細を同様に照合できます。 経費調整は、XNUMX つのデータセットを比較して不一致を特定するプロセスです。 これは、すべての経費が正確に記録されていることを確認する、不正行為を特定する、予算の差異を追跡するなど、さまざまな目的で行うことができます。 経費調整を実行するには、いくつかの方法があります。 一般的な方法の XNUMX つは、会社の総勘定元帳と従業員が提出した経費報告書を比較することです。 もう XNUMX つの方法は、会社の銀行取引明細書とベンダーからの請求書を比較することです。
経費調整は、企業が財務上の正確性を確保し、不正行為を特定し、予算の差異を追跡するのに役立つ重要なプロセスです。 上記の手順に従うことで、企業は経費データが正確で信頼できるものであることを確認できます。
ビジネスでの旅費の管理方法を改善する方法を探している場合は、旅費管理システムを検討することをお勧めします。
旅費会計とは何ですか?
旅費には、食費、交通費、宿泊費、通勤費、その他のサービスが含まれます。 従業員は、請求された特定の経費を証明する領収書およびその他の文書を保管する責任があります。
旅費はどうやって管理していますか?
経費管理: プロのようにお金を節約しましょう。
- 事前に計画を立ててください。
- 経由地または飛行機の変更を含むフライトを予約します。
- 自分の支出習慣を監視し、予算を守るのに役立つアプリを使用しましょう。
- 旅行を計画するときは、XNUMX 年全体を念頭に置いてください。
- 往復航空券の代わりに片道航空券をXNUMX枚購入してください。
- 飛行機に備えて夕食を準備します。
旅費と経費のプロセスとは何ですか?
旅費および経費管理 (T&E) は、旅費に関連するすべての費用を記録し、償却して節約したお金に税金を課す必要がないようにするプロセスです。 ほとんどの国では、航空券、ホテル、地上交通費など、出張にかかる費用はすべて負担されます。
経費管理プロセスとは何ですか?
企業が支出を合理化するのを支援する手順のシステムは、経費管理プロセスとして知られています。 これは、従業員が払い戻し請求を提出し、事業支出を計上する一連のプロセスです。
旅費・経費管理者は何をするのですか?
文化的および地理的な特殊性を考慮したグローバルな旅費および経費ポリシーを作成、管理し、必要に応じて部門を超えた協力を行います。 システムのメンテナンス、構成、アップグレードを含む、Travel & Expense システム (Expensify、Concur、および Navan) の管理者の責任。
経費管理ツールとは何ですか?
経費管理ソフトウェアは、受領から払い戻しまでのプロセスの多くを重点的に自動化する一種のアプリケーションです。 企業は同様にこのソフトウェアを使用して、旅行予約の管理、支出報告書の提出の自動化、承認の迅速化、返金の迅速化、そして明らかにリアルタイムでの費用請求の追跡を行うことができます。
経費管理が重要な理由
経費管理 これは主に、カテゴリ別の従業員支出の追跡と、(個人的な支出ではなく) 許可された企業上の理由による購入の検証に役立ちます。 これは、特定の期間における最適な支出と最適な価格設定を相対的に指定します。 逆に、従業員の支出制限を抑制し、重複した支払いや不正な支払いを防ぐために懸命に機能します。
最適なソフトウェアは何ですか 経費?
- SAP Concur の経費。 4.1. 評価数 247。
- Webexpenseの経費管理。
- 経費にする。
- ゾーホー費用。
- Coupa BSM プラットフォーム。
- ナヴァン。
- 大使館証明書
- 経費ポイント
なぜ企業は経費管理を必要とするのでしょうか?
経費管理は、従業員の支出をカテゴリーごとに追跡し、（個人的な支出ではなく）許可された企業上の理由による購入を確認するのに役立ちます。 それにもかかわらず、それは、特定の期間における最良の支出と最良の価格設定を指定しました。 従業員の支出制限を抑制し、重複した支払いや不正な支払いを防ぐために懸命に取り組んでいます。
ボトムライン
企業は経費の節約、効率の向上、不正行為の削減に役立つ旅費管理を導入する必要があります。 旅費は企業にとって大きなコストとなる可能性があり、旅費管理は経費の提出と承認のプロセスを合理化することで、これらのコストを削減するのに役立ちます。 さらに、旅費管理により、従業員が経費を追跡したり、管理者が経費を承認したりすることが容易になり、効率の向上に役立ちます。 最後に、旅費管理により、従業員が不正な経費を提出しにくくなり、不正行為を減らすことができます。 全体として、旅費管理は、企業の経費の節約、効率の向上、不正行為の削減に役立つ貴重なツールです。
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参考文献
