あらゆる規模の企業が、購入要求を使用して会社の支出と従業員の製品需要を監視しています。 購入要求書は、企業の従業員が上司に企業使用の製品の購入を要求するために使用する内部事務処理です。 ただし、オフィスで働いている専門家や、職務を遂行するために独自の資材が必要な専門家は、購入要求の仕組みを理解する必要があるかもしれません。 幸いなことに、この記事では、購入要求とは何か、それに含まれる情報、購入要求との違い、および購入要求の作成方法について説明します。
購入依頼書とは何ですか?
購入要求書は、製品またはサービスを購入する意思を示す企業の内部文書です。 従業員は購入要求を完了し、レビューと承認のために適切な個人または部門に送信します。 従業員のラインマネージャーおよび会社の中央調達部門または購買部門がレビュー担当者になる場合があります。
購入依頼書の作成方法
各企業の調達手順と購買要求書を作成するためのプロトコルは、おそらく独自のものです。 一般的な購入申請フォームを作成するには、次の手順に従います。
#1. 会社に購入してもらいたい製品を見つける
専門家は購入申請フォームに多くの事実を記入する必要があるため、商品とベンダーについて知っておくことが最善です。 ベンダーの住所と連絡先情報、および製品の価格と数量を調べてください。 関連情報を見つけることは、調達プロセスの効率化に役立ちます。
#2. 発注書のテンプレートを使用する
テンプレートを使用せずに購入申請フォームを作成することもできますが、その方がはるかに簡単です。 これにより、プロセスの形式を考慮せずに情報を入力できます。 このテクニックは時間とエネルギーの節約にもなります。 オンラインでダウンロード可能なドキュメントを探してテンプレートを入手します。
#3. 連絡先と配送先情報を入力してください
注文書を開始するには、リクエストを送信する日付、ベンダーの住所と連絡先の詳細、製品の配送先の地域を指定します。 別のセクションに、配送方法や到着予定時刻などの配送情報を含めます。
#4. 製品の詳細を含める
製品の詳細については新しいセクションを作成します。 ベンダーの Web サイトには、製品名、識別番号、価格、必要な数量を含めるようにしてください。 多くの製品が必要な場合は、あなたと上司の時間を節約するために、同じリクエストフォームにそれらをリストしてみてください。 購入依頼書には、商品を注文したり、正式な発注書を作成したりするために上司が必要とするすべての情報が含まれているとよいでしょう。
#5. 製品のメモと備考を作成する
これには、これらの商品を希望する理由や、配送の詳細に関する注意事項が含まれる場合があります。 上司が求人フォームを承認するために必要な情報を送信するには、この部分を使用することを検討してください。
購入申請フォームとは何ですか?
購入要求フォームは、従業員が会社を代表して製品またはサービスを購入するために使用する内部文書です。 これらの購入は、業務目的 (事務用品など)、在庫、または製造投入品である可能性があります。
購入申請フォームの内容
一般に、購入リクエスト フォームには次の情報が必要です。
- 依頼者の名前と所属
- リクエストの日付
- 求められる製品またはサービス
- 商品説明、数量、価格
- 購入理由
調達プロセスで購入要求を必須にする必要があるのはなぜですか?
#1. 調達プロセスの透明性
このワークフローは、部門がフォームを発行して提出したこと、および供給品を要求した部門にはそうする正当なビジネス上の理由があったことを示す文書を生成します。 ほとんどの組織では、購入前に要求者に通知するために、購入要求フォームに該当する予算と購入制限を記載しています。
#2. 購入手続きを簡素化
企業が購買プロセスを一元化し、従業員を関与させると、それは明確に定義された管理可能なワークフローになります。 この手順により、入荷する製品とサービスを簡単に分類および識別できるため、在庫管理が簡素化されます。
一元化された調達システムにより、購買プロセスがスピードアップされ、効率性を妨げる可能性がある個々の部門によって引き起こされる遅延が回避されます。
#3. 不正行為の防止に役立つ
明確に定義された基準がないため、従業員は個人使用のために商品を注文したり、ベンダーと協力して会社から盗んだりするなどの不正行為を行うことができます。 購買要求は、そもそも詐欺の発生を防ぎ、従業員が適切なプロセスなしにベンダーに製品を直接注文しないようにすることで、この問題を解決します。
#4. 繰り返しの注文を回避するための支援
大企業では、通常、購買業務は XNUMX 人の従業員ではなく、チーム全体で行われます。 購入要求フォームは、購買部門が要求されたものを追跡し、同じ注文に対して誤って多数の購入を行うことを避けるのに役立ちます。
#5. ビジネスの責任とセキュリティを向上させる
購入要求書は、部門が特定の供給品を要求し、注文したことを確認します。 文書の証跡には、材料が受領され、需要と一致した後に供給されたことも示されています。 この記録は、後で注文した商品や交渉された価格に懸念がある場合に、バックアップ証拠として使用できます。
#6. コスト削減を促進
企業は、購入リクエストを管理する単一のプラットフォームを開発することで、お金と時間を節約できます。 購入内容を集計すると、どれだけ購入しているのかがわかるため、販売者と優先価格を交渉しやすくなります。
＃7。 監査時の証拠として機能します
ほとんどの監査では会社の購買決定の証拠としてマネージャーの同意が必要となるため、購買要求書は監査において重要です。 購入申請書は、申請者、承認者、承認時刻、承認された製品に関するすべての情報を提供するため、理想的な証拠となります。
購入申請ワークフローの手順
購入申請手続きの手順は会社によって異なる場合があります。 ただし、プロセスの核となるアウトラインは変わりません。
#1. 購入申請フォームの提出
これは、希望する購入の詳細を記載した購入要求フォームを発行して記入することで実現されます。 手動でフォームに記入することを好む企業もあれば、支出管理ソフトウェアを使用する企業もあります。
#2. ラインマネージャーの承認
次に、購入要求フォームは内部承認プロセスの対象となり、要求者の部門のラインマネージャーがチェックします。 ラインマネージャーの責任は、購入が合法であり、部門の許可された支出制限を超えないことを保証することです。
#3. 在庫部門の棚卸し
その後、購買依頼フォームは在庫部門に送られ、そこで会社の現在の在庫と比較されます。 アイテムが入手できない場合、リクエストは購買部門に転送されます。
#4. 購買部門の審査
このフォームに記入するために、担当者は製品またはサービスのビジネス要件を判断し、購入品が本物であることを確認し、適切な当局が申請書に適切に署名して承認していることを検証します。 重要な事実がフォームに不足している場合、警察官はそれらを記入するか、フォームを要求者に返送して記入してもらうことができます。
#5. 注文書の作成
購入リクエストフォームが必要な承認をすべて通過した場合、注文書が作成され、ベンダーに送信されます。 ベンダーがそれを受け入れると、購入は法的拘束力のある契約となります。
#6. 注文の履行と評価
ベンダーが製品またはサービスを納品すると、受領部門は注文の品質と数量を検査します。 XNUMX 方向の照合方法では、注文書、注文受領書/梱包伝票、請求書を比較することで注文の正確性を検証します。 これにより、財務または会計チームは、購入および受け取ったものに対してのみ支払い、それ以外には何も支払わないことが保証されます。
＃7。 請求書決済
必要書類の記入が完了すると、注文書は閉じられます。 その後、ベンダーの請求書は財務チームによって承認され、買掛金に記録され、支払条件に基づいて支払われます。
購入申請の重要性
購買要求は、企業が調達プロセスを計画し、供給要件を評価できるようにするため、重要です。 専門家は、この内部文書を組織ツールとして、また購入リクエストを追跡する手法として使用します。 購入要求が重要であるその他の理由をいくつか次に示します。
#1. 彼らは購入を追跡します
発注書は一般に購入を追跡するために使用されますが、購入要求書は企業が将来の財務義務を予測し、支出傾向を予測するのに役立ちます。 たとえば、専門家が数カ月ごとにホッチキスやその他の事務用品の購入要求を提出する場合、部門の予算を担当する監督者はこの傾向を特定し、この購入に適切な金額を確保できます。
#2. 従業員が購入プロセスに関与する
通常、従業員が購入要求を提出するため、これらの文書は専門家が会社の支出にもっと関与していると感じるのに役立ちます。 これは従業員からの問い合わせの物理的な証拠として機能し、マネージャーが購入リクエストを口コミに頼るのではなく、特定の供給要件を思い出すのに役立ちます。
#3. 安全な調達プロセスを構築します
購入依頼フォームは、事務用品を注文するための最初のステップです。 この段階では、スタッフが事業資金を支出する際に適切な手順に従うことが保証されます。 また、従業員が無駄な物品に事業資金を費やす可能性も低くなります。
購入申請の承認プロセスとは何ですか?
購入要求承認プロセスは、商品やサービスを購入する許可を得るために使用されます。 監督者はこれを使用して、会社の基準、購入の信頼性、およびビジネス要件に基づいて購入要求を承認または拒否します。
購入申請書の 5 つの部分とは何ですか?
- 依頼者の名前と所属
- リクエスト日
- 必要な商品やサービス
- 購入の理由
- サプライヤーの正式名称
購入要求のリスクは何ですか?
不適切な承認は、購入要求に関連する最も深刻な危険の XNUMX つです。 要求は処理され、適切な承認なしに余分な、または組織の予算を超えた品目やサービスが購入される可能性があります。
購入要求は契約ですか?
注文書 (PO とも呼ばれます) は、購入者が製品の購入を要求するために販売者、販売業者、または製造業者に送信する文書です。 さらに、売主が注文を受け入れると、法的に強制力のある契約となります。
購入申請にはどのような種類がありますか?
要約すると、調達には、直接、内部、外部の XNUMX 種類の購買依頼があります。 これらの対照を理解することは、スムーズな購入プロセスを確保したいと考えている調達マネージャーや企業にとって非常に重要です。
まとめ
要求は、電子的に提出または提出できる製品またはサービスに対する正式な要求です。 適切に構造化された購買手続きは、企業の効率と説明責任を高めます。 Procure-to-Pay ソリューションは、要求から支払いまでの調達プロセスを完全に自動化し、精度と効率をさらに向上させます。
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参考文献
