Credi di non doverti preoccupare di stabilire un solido manuale per i dipendenti? Considera di nuovo.
Man mano che la tua azienda cresce, un manuale per i dipendenti funge da guida per ciò che i tuoi dipendenti possono aspettarsi da te e cosa ti aspetti da loro. Quindi, a meno che tu non sia un singolo dipendente della tua azienda o gestisca un'azienda familiare con solo te, tua sorella e tuo cugino come dipendenti, hai bisogno di un manuale per i dipendenti. La creazione di un manuale per i dipendenti, d'altra parte, potrebbe essere un'impresa impegnativa. Questo articolo discute i vantaggi di un manuale del dipendente, cosa dovrebbe essere incluso in un manuale del dipendente e con quale frequenza un manuale del dipendente dovrebbe essere rivisto e aggiornato.
Che cos'è un manuale del dipendente?
I manuali dei dipendenti sono spesso noti come guide sul campo dei dipendenti o manuali del personale. Informa i nuovi dipendenti e dipendenti sull'azienda, come ad esempio:
- Missione
- Visione
- Valori
- Termini e Condizioni
- Procedure
- Condizioni del posto di lavoro
- Aspettative di comportamento/codice di condotta
Queste informazioni sono fondamentali per i nuovi assunti per iniziare il loro primo giorno. Dovrebbero avere una solida conoscenza dell'azienda dopo aver letto il manuale, incluso come vengono fatte le cose e cosa ci si aspetta da loro. Questo dà loro più fiducia nell'approccio al loro lavoro e migliora la loro efficienza fin da subito.
I dipendenti esistenti possono utilizzare il manuale come risorsa ogni volta che richiedono informazioni sul posto di lavoro, come le procedure di busta paga oi loro diritti di lavoro.
I nuovi dipendenti dovrebbero ricevere il manuale il primo giorno di lavoro. Ogni volta che il manuale viene aggiornato, i dipendenti esistenti dovrebbero riceverne una copia.
Cosa dovrebbe essere incluso in un manuale del dipendente?
Un manuale per i dipendenti dovrebbe essere suddiviso in parti in modo da poter fornire un'ampia gamma di informazioni.
Ecco alcuni esempi di ciò che dovrebbe essere incluso in un manuale del dipendente:
- Le basi dell'occupazione
- Politiche sul posto di lavoro
- Codice etico
- Retribuzione e avanzamento
- Vantaggi e vantaggi
- Orario di lavoro, permessi retribuiti e ferie
- Dimissioni e licenziamento del dipendente.
Collegando queste sezioni, puoi creare un manuale completo per i dipendenti aziendali. L'intero modello include questi elementi e un'introduzione per aiutarti ad accogliere il nuovo personale nella tua organizzazione.
Per aiutarti ancora di più, ecco la nostra spiegazione di cosa comprende ogni sezione, oltre a consigli per arricchire il tuo manuale del dipendente per soddisfare le esigenze della tua azienda:
#1. Le basi dell'occupazione
Questa parte è in gran parte istruttiva e ti aiuterà a stabilire definizioni di base relative al lavoro. Informerà il tuo personale sulle condizioni del loro contratto e sulla classificazione del lavoro. Possono fare riferimento a questa parte come risorsa ogni volta che hanno domande fondamentali.
Questo è anche un buon posto per stabilire le politiche di partecipazione. Potresti anche descrivere il tuo processo di assunzione ai potenziali responsabili delle assunzioni nella tua azienda.
Ecco alcune cose da menzionare nella sezione Nozioni di base sull'occupazione:
- Le varie forme di contratto di lavoro. Definisci dipendenti a tempo pieno e part-time, nonché stagisti, apprendisti e altri lavoratori.
- Pari opportunità di impiego. Questa è una dichiarazione obbligatoria non solo per questioni legali, ma anche per promuovere la meritocrazia e la cultura del rispetto nella tua azienda.
- Processo di reclutamento e selezione. Descrivi qui i passaggi tipici del tuo processo di assunzione. Inoltre, se effettui spesso controlli preliminari all'assunzione, specifica la fase in cui i responsabili delle assunzioni potrebbero ordinarli e anche come gestirli. Allo stesso modo, se disponi di un programma di riferimento permanente o fornisci spesso bonus di riferimento, questa è una buona posizione per chiarire l'approccio e le linee guida pertinenti.
- Presenze. Le politiche di presenza statale, ad esempio, delineano cosa dovrebbero fare i dipendenti se non sono in grado di partecipare al lavoro o le circostanze in cui l'assenza non dichiarata può essere scusata.
#2. Politiche sul posto di lavoro
Questa sezione definisce il tuo posto di lavoro e come dovrebbe essere. Riguarda le condizioni di lavoro del tuo personale. Includi standard anti-molestie e di salute e sicurezza nel manuale del tuo dipendente per creare un ambiente legale e piacevole in cui i tuoi dipendenti possano prosperare.
Ecco le politiche incluse, insieme a suggerimenti su come adattarle al proprio posto di lavoro:
- Riservatezza e sicurezza dei dati. Menziona queste leggi e il modo in cui garantisci la conformità, nonché ciò che ti aspetti che il tuo personale si esibisca.
- Molestie e violenze. Il rispetto per e da parte dei colleghi è una componente essenziale di un ambiente di lavoro piacevole. In questa sezione puoi affermare inequivocabilmente il tuo impegno per eliminare le molestie e la violenza sul posto di lavoro. Definirai anche cosa costituisce molestia e discuterai delle potenziali conseguenze.
- Salute e sicurezza sul lavoro. Questa sezione fornirà le linee guida che i dipendenti devono seguire per mantenere un luogo di lavoro sano e sicuro. Puoi includere le attività che la tua organizzazione ha svolto per garantire la conformità alle leggi sulla salute e sicurezza sul lavoro, nonché per proteggere i dipendenti in lavori pericolosi o in caso di emergenza. Il nostro modello include sezioni sulla prevenzione, la gestione delle emergenze, il fumo e un luogo di lavoro libero dalla droga. Se la tua organizzazione ha requisiti pertinenti, potresti includere anche una politica sulla salute mentale.
#3. Codice Etico
Il tuo codice di condotta funge da linea guida per il comportamento dei dipendenti. Spiegherai come ti aspetti che i dipendenti trattino gli altri, siano essi colleghi, partner, clienti o parti interessate esterne. Si tratta di etica e fiducia e di creare un ambiente sicuro e professionale per tutti.
Includi le seguenti sezioni nel tuo codice di condotta:
- Codice di abbigliamento. Anche se la tua azienda non ha un codice di abbigliamento, puoi indicarlo qui. I dipendenti devono essere consapevoli di ciò che possono e non possono indossare. Descrivere i criteri nel modo più completo possibile; ad esempio, cosa comporta per la tua organizzazione l'"abbigliamento formale"?
- Gadget digitali e sicurezza informatica. Affrontare l'utilizzo di Internet, i telefoni cellulari aziendali, l'e-mail aziendale e l'uso dei social media aziendali e personali. Stabilire standard senza essere indebitamente restrittivi per i dipendenti; la maggior parte delle persone si aspetta un certo margine di manovra in queste cose fintanto che vengono seguite le linee guida sulla sicurezza e sulla protezione dei dati.
- Conflitto d'interesse. Puoi descrivere cos'è un conflitto di interessi, cosa possono fare i dipendenti se ne incontrano uno e quali sono le conseguenze in caso di violazione intenzionale delle leggi pertinenti o delle regole aziendali.
- Legame e fraternizzazione dei dipendenti. Mentre molte aziende sono aperte ai dipendenti che diventano amici o si frequentano, è necessario seguire le regole di base di base per evitare voci o incidenti non professionali.
- Parenti impiegati. Questa parte è fondamentale per evitare accuse di nepotismo e favoritismi. Fornisci linee guida precise per i rapporti di lavoro consentiti tra parenti nella tua organizzazione.
- Visitatori sul posto di lavoro. Si tratta di una questione di sicurezza oltre che di protezione dei dati e della proprietà aziendale. Delineare la procedura per invitare i visitatori negli spazi aziendali in modo che il personale sia sempre vigile e responsabile.
- Distribuzione e sollecitazione. In questa sezione, puoi discutere i tentativi da parte di estranei o dipendenti di sollecitare o distribuire volantini, prodotti o servizi, nonché come i dipendenti dovrebbero gestire tali situazioni.
#4. Retribuzione e avanzamento
Questa sezione spiega come compensare e riconoscere i dipendenti per i loro sforzi, assistendoli anche nel loro sviluppo. Queste politiche dimostrano il tuo apprezzamento per i dipendenti e li incoraggiano a rimanere con te.
Includere le seguenti sezioni per lavorare su questo:
- Retribuzione e stato retributivo. Questa sezione è particolarmente significativa per gli Stati Uniti, che hanno norme che disciplinano il personale esente e non esente. Puoi spiegare il quadro legale e chiarire le leggi in materia di straordinari. È inoltre possibile specificare i giorni in cui i dipendenti ricevono lo stipendio o la retribuzione.
- Gestione delle prestazioni Questa parte informa i dipendenti su come saranno valutate le loro prestazioni e prepara i supervisori alle responsabilità manageriali. Puoi discutere gli obiettivi delle valutazioni delle prestazioni e come i manager dovrebbero guidare i loro team.
- Sviluppo e formazione dei dipendenti. Questa è la tua opportunità per evidenziare un aspetto importante della tua strategia di fidelizzazione: garantire che i dipendenti crescano personalmente e professionalmente. Puoi discutere le opportunità di formazione e, se applicabile, i budget per l'istruzione.
Leggi anche: CHI È UN DIPENDENTE SALARIATO? Tutto quello che devi sapere
#5. Remunerazione e Sviluppo
Hai mai sentito un dipendente dire: "Accidenti, non sapevo che avessimo uno sconto per la palestra"? È molto probabile che i dipendenti non siano a conoscenza dell'intera gamma di vantaggi e incentivi forniti dalla tua organizzazione. Questa sezione aiuta a tenere informato il personale su questo argomento.
Le seguenti parti possono essere incluse nei nostri vantaggi e vantaggi (ma ti preghiamo di aggiungere i tuoi vantaggi e vantaggi unici):
- Benessere dei dipendenti. L'assicurazione sanitaria privata, l'iscrizione a una palestra e i programmi benessere ne sono tutti esempi. Includere spiegazioni delle leggi pertinenti come FMLA e COBRA.
- Compensazione dei lavoratori. Descrivi la procedura che i dipendenti dovrebbero seguire in caso di infortunio sul lavoro, nonché i benefici che fornirai. Modifica il nostro modello in conformità con la legislazione locale.
- Opzione di lavoro da casa. L'opportunità di lavorare da casa sta diventando sempre più comune. Spiega come i dipendenti potrebbero richiedere il lavoro a distanza e le normative che devono seguire (ad esempio, la sicurezza informatica a casa). Delineare le norme anche per i lavoratori remoti permanenti.
- Costi dei dipendenti. Indica quali spese lavorative coprirai e come funziona la procedura di rimborso.
- Auto fornita dall'azienda. Se fornisci automobili aziendali come vantaggio, assicurati di informare i dipendenti su come ti aspetti che si comportino durante la guida e quali spese coprirai (ad esempio, benzina e tasse).
- Parcheggio. Analogamente al vantaggio dell'auto aziendale, se fornisci un parcheggio gratuito sul posto di lavoro, assicurati che il personale capisca come gestire lo spazio assegnato. Descrivi i criteri che usi per assegnare i posti auto se ne hai un numero limitato.
- Attrezzature fornite dall'azienda. Se fornisci ai dipendenti attrezzature (come telefoni o computer portatili), assicurati che sappiano come prendersene cura. Includi cosa succede se il dispositivo viene rubato o danneggiato.
#6. Orario di lavoro, permessi retribuiti e ferie
Questa è una delle sezioni a cui i dipendenti saranno più interessati. Vogliono sapere come possono dividere il loro tempo tra lavoro e tempo libero o compiti fuori dal lavoro quando entrano a far parte della tua organizzazione.
È possibile creare le proprie norme applicabili facendo riferimento alle aree seguenti:
- Orario di lavoro e PTO (permesso retribuito). Menziona gli orari di apertura generali della tua azienda e le eventuali deviazioni. Quindi, specifica il numero di giorni liberi retribuiti che offri ai dipendenti e descrivi il processo per richiedere PTO.
- Vacanze. Elenca le festività osservate dalla tua organizzazione e spiega come compenserai i dipendenti se sono tenuti a lavorare in questi giorni.
- Congedo per malattia Descrivi ciò che la legge richiede di offrire ai dipendenti, nonché eventuali ulteriori prestazioni di congedo per malattia che hai scelto di fornire. Potresti includere sia la definizione di malattia a breve termine che quella a lungo termine.
- Partire per lutto. Concedi ai dipendenti che hanno perso una persona cara alcuni giorni di congedo per lutto: questo è un vantaggio sensibile che può aiutarti a costruire relazioni di fiducia con i dipendenti.
- Servizio di giuria e votazione. Spiegare la legge che circonda il congedo per obblighi civici e quale documentazione i dipendenti possono essere tenuti a portare.
- Congedo parentale. Ciò può includere il congedo di paternità e maternità imposto dalla legge o sponsorizzato dall'azienda per i dipendenti che hanno o adottano un figlio. Potresti anche incorporare vantaggi per l'assegno parentale, come alcune ore libere per partecipare alle riunioni scolastiche.
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#7. Dimissioni e licenziamento del dipendente
I dipendenti devono sapere come finirà il loro rapporto di lavoro con la tua organizzazione nel caso in cui qualcosa non funzioni. Soprattutto se si tratta di un procedimento disciplinare.
Di seguito uno schema dei contenuti:
- Disciplina progressista. Esamina i passaggi del processo di disciplina progressiva e come prevedi che i manager li gestiscano.
- Dimissioni. Quando un dipendente si dimette, deve essere a conoscenza del tempo di preavviso e del processo di dimissioni. Questo è anche un ottimo momento per affrontare questioni come le tasse scolastiche o il rimborso del trasferimento, oltre a vietare chiaramente le dimissioni forzate.
- Terminazione. Specifica le leggi applicabili e la tua procedura interna di licenziamento dei dipendenti. Menziona i termini per la consegna dell'indennità di licenziamento, nonché il modo in cui intendi rimborsare le ferie rimanenti e il congedo per malattia.
- Riferimenti. Includere una breve dichiarazione sulla fornitura di referenze ai dipendenti che si sono dimessi o sono stati licenziati. Ad esempio, se un dipendente è stato licenziato per giusta causa, hai il diritto di rifiutare di fornire referenze a lui.
#8. Conclusione
È possibile utilizzare la conclusione per informare il personale di future modifiche e richiedere che riconoscano di aver letto il manuale. Tuttavia, dovresti terminare il tuo manuale del dipendente con un buon tono. Ribadisci quanto sei contento che un dipendente sia entrato a far parte della tua organizzazione ed esprimi la tua gratitudine.
Perché dovresti mettere insieme un manuale per i dipendenti?
#1. Rispetto della legge
Non è necessario disporre di un manuale del dipendente. Molte normative federali e statali, tuttavia, obbligano le aziende a informare i dipendenti dei loro diritti lavorativi. Uno dei migliori metodi per trasmettere queste informazioni ai dipendenti è attraverso il manuale del personale.
#2. Risoluzione del conflitto
Il codice di condotta dell'azienda è delineato nel manuale del dipendente, in modo che i dipendenti sappiano quali attività sono accettabili e quali no. Sottolinea anche le ramificazioni del cattivo comportamento. Ciò può dissuadere i dipendenti dall'assumere comportamenti dannosi e spingerli ad adottare atteggiamenti e abitudini sane.
#3. Un caloroso benvenuto ai nuovi dipendenti
I manuali dei dipendenti possono aiutare i nuovi dipendenti a sentirsi a proprio agio sul posto di lavoro. Il coinvolgimento e la lealtà dei dipendenti possono essere migliorati imparando a conoscere la storia, la missione e i valori fondamentali dell'azienda.
Inoltre, il manuale del dipendente:
- Consente di stabilire le politiche e le procedure del personale.
- Semplifica l'onboarding dei dipendenti offrendo a ogni nuovo dipendente un semplice accesso alle informazioni di cui ha bisogno.
- Aiuta nello sviluppo di politiche e processi coerenti, assicurando che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina.
- Riduce la probabilità di reclami e azioni legali dei dipendenti, ad esempio dipendenti che affermano che non li hai informati dei loro diritti sul posto di lavoro.
- Serve come riferimento per i requisiti di abbigliamento dei dipendenti, le normative sulle ferie e le assenze per malattia, i consigli sui parcheggi, le politiche di cronometraggio e così via.
È fondamentale scrivere un manuale per i dipendenti non appena si dispone di una dichiarazione degli obiettivi e sapere quali informazioni è necessario o si desidera condividere con i propri dipendenti.
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Ai dipendenti dovrebbe essere dato il manuale del dipendente
Durante gli orientamenti per nuove assunzioni e la formazione aziendale annuale, puoi fornire copie stampate del manuale del dipendente. Se hai un ufficio remoto, puoi inviare via e-mail il manuale del dipendente ai dipendenti. Dovresti inoltre informare i dipendenti su come accedere al manuale del dipendente in qualsiasi momento, tramite una copia stampata nella sala relax aziendale o una copia elettronica su una intranet aziendale o su Google Drive condiviso.
Rivedere regolarmente il manuale del dipendente e aggiornarlo secondo necessità.
Il manuale del dipendente dovrebbe essere rivisto regolarmente dalla direzione aziendale per verificare che le politiche e le procedure siano seguite e allineate con le pratiche aziendali. Il manuale del dipendente dovrebbe essere aggiornato secondo necessità e qualsiasi modifica dovrebbe essere notificata ai dipendenti il prima possibile.
Suggerimenti per il manuale dei dipendenti
- Mantenere un tono positivo, professionale e comprensibile.
- Evita di utilizzare termini legali o termini ambigui.
- Tenere una copia del manuale del dipendente a portata di mano per tutti i dipendenti.
- Nei loro file personali, conserva i riconoscimenti dei dipendenti.
- Includere i dettagli di contatto di una persona dell'azienda disponibile a rispondere alle domande.
- Comunicare gli aggiornamenti al personale il prima possibile.
Cosa dovrei includere in un manuale del dipendente?
Inizia con un modello che copra tutti i temi principali che un manuale dovrebbe includere, quindi aggiungi le informazioni appropriate per la tua azienda.
È obbligatorio per le aziende fornire un manuale per i dipendenti?
I manuali dei dipendenti non sono richiesti dalla legge federale. Tuttavia, a seconda del tipo, delle dimensioni e dello stato dell'azienda, potrebbero esserci informazioni che devono essere fornite ai dipendenti. Un manuale può legalmente offrire tutte le informazioni richieste, nonché informazioni cruciali e utili per i dipendenti.
Quali caratteristiche contraddistinguono un ottimo manuale per i dipendenti?
Quando crei un manuale per i dipendenti, mantienilo aggiornato e conciso. Evita il gergo mentre dimostri la cultura e lo spirito della tua azienda. Anche una versione mobile del tuo manuale è vantaggiosa.
I manuali dei dipendenti sono legalmente applicabili?
I manuali dei dipendenti sono considerati un'estensione del contratto di lavoro e sono quindi legalmente obbligatori in tribunale, salvo diversa indicazione espressa.
Cosa è necessario per legge in un manuale del dipendente?
Non sei tenuto per legge ad avere un manuale del dipendente, ma devi informare i dipendenti dei loro diritti. Alcune organizzazioni richiedono la segnaletica sul posto di lavoro, mentre altre forniscono avvisi scritti durante il processo di onboarding.
È necessario firmare un manuale del dipendente?
Sebbene non sia richiesto dalla legge, è preferibile ricevere un riconoscimento firmato dai dipendenti perché il manuale descrive i principi e le linee guida dell'azienda. Anche se il dipendente si rifiuta di firmare un avviso di ricevimento, può comunque essere ritenuto responsabile nei confronti delle politiche e delle linee guida specificate nel manuale. Se un dipendente si rifiuta di firmare un avviso di ricevimento, dovresti parlargliene.
Con quale frequenza devono essere rivisti i manuali dei dipendenti?
Il manuale del tuo dipendente dovrebbe essere aggiornato almeno una volta all'anno. Tieniti aggiornato sulla legislazione e sui regolamenti in materia di lavoro, tuttavia, per proteggere te stesso e il tuo personale e riflettere eventuali modifiche nel manuale del dipendente.
Conclusione
Un buon manuale per i dipendenti dovrebbe essere professionale e utile, privo di linguaggio legale e di supporto alla cultura e ai principi dell'azienda.
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Riferimenti
