Raramente riceviamo un preavviso che una tragedia è in arrivo. Anche con una notevole lungimiranza, molte cose possono andare storte; ogni occorrenza è unica e si svolge in modi imprevisti.
È qui che è utile avere una strategia di continuità aziendale. Per offrire alla tua organizzazione le migliori possibilità di successo durante a crisi, mettere un piano attuale nelle mani di tutte le persone che saranno responsabili dell'attuazione di qualsiasi aspetto di tale piano. In generale, l'assenza di un piano non implica solo che la tua azienda impiegherà più tempo del necessario per riprendersi da un disastro o da una crisi. Potrebbe essere necessario chiudere le porte in modo permanente. Vediamo come sviluppare una strategia di continuità aziendale efficace e cosa dovrebbe includere il piano.
Cos'è la continuità aziendale?
La continuità operativa (BC) si riferisce alla conservazione o al ripristino rapido delle funzioni aziendali in caso di un'interruzione catastrofica, come un incendio, un'inondazione o un attacco informatico dannoso. Un piano di continuità operativa definisce i metodi e le istruzioni che un'organizzazione deve seguire in caso di crisi. Include informazioni su processi aziendali, risorse, risorse umane, partner commerciali e altri argomenti.
Esiste un metodo per ottenere risorse umane, produzione, venditee supportare funzionalmente in modo che l'azienda possa continuare a produrre denaro subito dopo un disastro? Ad esempio, sai in che modo il personale del servizio clienti gestirebbe le chiamate dei clienti se l'edificio in cui lavorano viene distrutto da un tornado? Lavoreranno temporaneamente da casa o da un'altra posizione? Questi tipi di problemi dovrebbero essere inclusi nel piano BC.
Il piano di continuità operativa dovrebbe includere anche un'analisi dell'impatto aziendale (BIA). UN analisi dell'impatto aziendale (BIA) determina l'impatto di una perdita improvvisa di funzioni aziendali, che di solito è in termini di denaro. Inoltre, questo tipo di analisi ti aiuta anche a determinare se devi esternalizzare le funzioni non fondamentali nella tua strategia di continuità aziendale. Tuttavia, potrebbe presentare una propria serie di rischi. La BIA ti assiste semplicemente nel valutare l'importanza delle procedure della tua organizzazione.
Perché è importante un piano di continuità operativa?
La continuità aziendale è fondamentale in un momento in cui i tempi di inattività sono inaccettabili. I tempi di inattività possono provenire da una moltitudine di luoghi. Alcuni rischi, come attacchi informatici e condizioni meteorologiche estreme, sembrano peggiorare. È fondamentale disporre di un piano BC che tenga conto di eventuali interruzioni delle operazioni.
Durante crisi, la strategia dovrebbe consentire all'organizzazione di funzionare al minimo. La continuità aziendale aiuta la resilienza di un'organizzazione consentendole di rispondere rapidamente a un'interruzione. Strong BC fa risparmiare denaro, tempo e reputazione dell'azienda. Un'interruzione prolungata rappresenta un pericolo finanziario, personale e reputazionale.
La continuità aziendale richiede che un'azienda esamini se stessa, analizzi le potenziali aree di debolezza e raccolga informazioni essenziali, come elenchi di contatti e diagrammi tecnici di sistema, che possono essere utili al di fuori di scenari catastrofici. Un'organizzazione può rafforzare la sua in termini di comunicazione, tecnologia e resilienza implementando la pianificazione della continuità aziendale.
Potresti anche richiedere un piano BC per motivi legali o normativi. È fondamentale capire quali normative si applicano a un'organizzazione specifica, soprattutto in un'era di normative in aumento.
Elementi essenziali di un piano di continuità operativa
Una strategia di continuità aziendale è composta da tre componenti principali: resilienza, recupero e contingenza.
# 1. Resilienza
È possibile aumentare la resilienza di un'organizzazione progettando servizi e infrastrutture vitali tenendo conto di molteplici scenari di disastro, come la rotazione del personale, la ridondanza dei dati e il mantenimento di un'eccedenza di capacità. Assicurare la resilienza contro varie eventualità può anche aiutare le aziende a mantenere i servizi chiave in loco e fuori sede senza interruzioni.
#2. Recupero
È fondamentale riprendersi rapidamente dopo un disastro per riprendere le funzioni aziendali. L'impostazione di obiettivi di tempo di ripristino per vari sistemi, reti o applicazioni potrebbe aiutare a stabilire la priorità dei pezzi da recuperare per primi. Altro tattiche di recupero includono inventari di risorse, accordi con terzi per l'assunzione di attività aziendali e l'uso di locali adeguati per funzioni mission-critical.
#3. Contingenza
Un piano di emergenza comprende procedure per una serie di eventi esterni, nonché una catena di comando che distribuisce i compiti all'interno dell'azienda. Questi obblighi possono includere la sostituzione dell'hardware, l'affitto di spazi per uffici di emergenza, la valutazione dei danni e l'assunzione di fornitori di terze parti per l'assistenza.
Ripristino di emergenza vs. continuità aziendale
La pianificazione del ripristino di emergenza, come la pianificazione della continuità operativa, definisce le tattiche pianificate di un'organizzazione per i processi post-fallimento. Un piano di ripristino di emergenza, d'altra parte, è semplicemente un sottoinsieme della pianificazione della continuità aziendale.
I piani di ripristino di emergenza sono per lo più incentrati sui dati, concentrandosi sull'archiviazione dei dati in una forma che consenta di accedervi più rapidamente dopo un'emergenza. La continuità aziendale tiene conto di questo, ma si concentra anche sulla gestione del rischio, la supervisione e la pianificazione necessarie affinché un marchio rimanga in funzione durante un'interruzione.
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Processo di continuità aziendale
L'avvio del progetto di pianificazione è il primo passo per garantire la continuità aziendale. Le fasi dell'analisi dell'impatto aziendale (BIA) e anche la sua valutazione del rischio sono fondamentali per acquisire informazioni per il piano.
Una BIA può esporre qualsiasi potenziale difetto così come gli effetti di una calamità su molti dipartimenti. Il rapporto BIA indica a un'azienda le funzioni e i sistemi più importanti a cui dare priorità in un piano di continuità aziendale.
Una valutazione del rischio rileva potenziali minacce per un'azienda, come disastri naturali, attacchi informatici o guasti tecnologici. I rischi possono avere un impatto su dipendenti, clienti, operazioni di costruzione e marchio dell'azienda. La valutazione specifica anche chi o quale rischio potrebbe nuocere, nonché la probabilità dei pericoli.
La BIA e la valutazione del rischio sono inseparabili. La BIA fornisce informazioni sulle probabili conseguenze delle interruzioni individuate nella valutazione del rischio. Possiamo riassumere il processo di cui sopra in quattro vale a dire;
# 1. Valutazione
#2. Recupero aziendale
#3. Recupero IT
#4. Gestione della crisi
Business Continuity Management
È fondamentale identificare chi sarà responsabile della continuità aziendale. Potrebbe essere una persona nel caso di una piccola impresa o un intero team nel caso di un'organizzazione più grande. Il software per la gestione della continuità operativa è un'altra alternativa. Il software, sia on-premise che nel cloud, aiuta nella conduzione delle BIA, nella creazione e aggiornamento dei piani e nell'identificazione delle aree di rischio.
La continuità aziendale è un'attività viva e che respira. Di conseguenza, il piano BC di un'azienda non dovrebbe essere lasciato sullo scaffale. Il contenuto dell'organizzazione dovrebbe essere comunicato a quante più persone possibile. L'implementazione della continuità aziendale non è solo in tempi di crisi; l'azienda dovrebbe condurre esercitazioni di formazione in modo che il personale sappia cosa fare in caso di interruzione reale.
L'importanza del test BC è enorme. È difficile determinare se un piano avrà successo se non è stato testato. Un test di continuità aziendale può essere semplice come un esercizio da tavolo in cui i dipendenti discutono cosa accadrebbe in caso di emergenza. Una simulazione di emergenza completa è inclusa in test più rigorosi della strategia di continuità aziendale. Per simulare meglio una crisi, un'azienda può organizzare il test in anticipo o farlo all'improvviso.
Quando un'organizzazione completa un test, dovrebbe esaminare i risultati e rivedere il piano secondo necessità. Si prevede che alcune parti della strategia funzionino bene, ma potrebbe essere necessario modificare altre attività. Un programma di test regolare è vantaggioso, soprattutto se le attività e il personale dell'azienda cambiano spesso. La continuità aziendale completa viene testata, rivista e aggiornata regolarmente.
Cosa include un piano di continuità operativa?
BC affronta la pianificazione e la preparazione necessarie per assicurare la capacità di un'organizzazione di svolgere importanti servizi aziendali durante gli eventi di calamità. Il piano di continuità operativa include, identifica, pianifica e/o genera quanto segue:
- Come comunicare con consumatori, fornitori e altre terze parti per fornire informazioni e supporto accurati.
- Come garantire che i clienti possano continuare a ricevere servizi o prodotti.
- La sequenza e i tempi necessari per ristabilire i processi aziendali.
- Come fornire assistenza ai dipendenti in caso di emergenza.
- La tecnologia necessaria per supportare i processi aziendali (disaster recovery – o DR – applicherà soluzioni di recupero tecnologico).
- Quando la tecnologia non è disponibile, applica processi alternativi. Nel caso in cui le sedi aziendali siano interrotte o non disponibili, dove e come dovrebbero essere ricollocati persone e processi?
- I team e le organizzazioni che saranno tenuti a gestire le situazioni di emergenza.
- Dipendenze nei processi aziendali (cosa o su chi fa affidamento ciascun processo aziendale per svolgere il proprio lavoro).
- Esercitazioni regolari per garantire che i piani e le azioni soddisfino gli standard e funzionino in caso di incidente reale.
- Garantire che il numero del personale sia adeguato alle esigenze sia esterne che interne durante un evento.
- Documentazione dei processi e delle azioni da intraprendere durante un evento per completare gli elementi sopra elencati.
Il team di gestione della continuità aziendale
Un forte programma di continuità aziendale inizia con un team di Business Continuity Management (BCM). Il team BCM è guidato dalle persone nell'elenco seguente. Hanno il compito di far rispettare le politiche e dirigere le attività di BCM in tutta l'organizzazione.
L'individuo nell'alta dirigenza che ha la responsabilità generale e la responsabilità per il programma BCM è noto come sponsor.
# 1. Il Responsabile della Continuità Operativa: Questa è la persona responsabile del programma BCM.
#2. Assistente responsabile della continuità operativa: Il backup del Business Continuity Manager. Potrebbe trattarsi di una posizione titolata o di una posizione che ti è stata assegnata.
#3. Assistente amministrativo: La persona incaricata di assistere il team BCM. Si tratta spesso di un assistente amministrativo dell'ufficio Business Continuity, se esistente, o di un altro membro del team di assistenti amministrativi.
Oltre a questo personale, devono essere inclusi i rappresentanti delle business unit e dell'IT al fine di fornire un feedback sulla creazione di strategie di ripristino accettabili per le attività aziendali e tecnologiche. I membri del personale non BCM condurranno il lavoro di preparazione al recupero, mentre il team BCM fornirà consulenza e assistenza.
Come posso assicurarmi che i miei dipendenti siano preparati a un'interruzione dell'attività?
La formazione e l'istruzione sono fondamentali per garantire che i dipendenti siano preparati a un'interruzione dell'attività. Assicurati di istruirli sul piano di continuità operativa e sulle procedure che dovrebbero seguire in caso di interruzione.
Come mantengo riservato il mio piano di continuità operativa?
La riservatezza è importante per i piani di continuità operativa per garantire che le informazioni critiche non vengano trapelate in caso di interruzione. Assicurati di proteggere tutte le copie fisiche e digitali del piano e limita l'accesso solo a coloro che ne hanno bisogno.
Come faccio a comunicare con i miei dipendenti, clienti e parti interessate durante un'interruzione dell'attività?
Avere un piano di comunicazione chiaro ed efficace è fondamentale durante un'interruzione dell'attività. Assicurati di disporre di un piano su come comunicherai con i tuoi dipendenti, clienti e parti interessate e assicurati di aggiornarli regolarmente sullo stato dell'interruzione e degli sforzi di ripristino.
Come faccio a mantenere attiva la mia attività durante un'interruzione dell'attività?
Avere un solido piano di Business Continuity e assicurarsi che i tuoi dipendenti siano formati su di esso, è la chiave per mantenere la tua attività in funzione durante un'interruzione. Prendi in considerazione l'utilizzo di soluzioni tecnologiche, come i sistemi basati su cloud, per supportare le operazioni aziendali durante un'interruzione.
Come posso riprendermi da un'interruzione dell'attività?
Il ripristino da un'interruzione dell'attività è un processo che prevede diversi passaggi, tra cui la valutazione dell'entità dell'interruzione, la messa in sicurezza dell'area interessata, il ripristino di sistemi e processi critici e la ripresa delle normali operazioni aziendali.
Conclusione
All'inizio può sembrare scoraggiante, ma identificare processi e applicazioni importanti, nonché adottare metodi e piani di ripristino fondamentali, è una necessità per qualsiasi strategia di continuità operativa funzionale ed efficace. Il tuo piano dovrebbe includere una struttura organizzativa di base per il tuo team, nonché i consigli e le liste di controllo essenziali per le tue unità aziendali, reparto IT e team di gestione, consentendo una risposta e un'azione rapide.
Anche se non sei in grado di mettere in atto le tue idee, avere un piano di base in atto fornirà la struttura tanto necessaria in caso di emergenza. Ricorda che è più necessario avere qualcosa a posto che avere la perfezione; in caso di emergenza, la struttura sarà più vitale della perfezione. Ricorda che qualcosa è preferibile a niente; perfetto è il nemico dell'eccellenza.
Domande frequenti sulla continuità aziendale
Qual è l'esempio di continuità aziendale?
Un piano di continuità aziendale (BCP) è un documento che delinea come un'azienda continuerà a operare durante un'interruzione del servizio non pianificata. I piani possono fornire strategie dettagliate su come mantenere le operazioni aziendali in caso di interruzioni sia a breve che a lungo termine.
Scopo della continuità aziendale?
Qual è lo scopo principale Un piano di continuità operativa (BCP) è un processo che delinea il potenziale impatto delle situazioni di emergenza sulle operazioni aziendali. Crea politiche che rispondono a varie situazioni per garantire che un'azienda sia in grado di riprendersi rapidamente dopo una crisi. L'obiettivo principale di un BCP è per proteggere persone, beni e beni.
Come si scrive un rapporto BCP?
Ciò comporta sei passaggi generali:
- In primo luogo, identificare l'ambito del piano.
- In secondo luogo, identificare le aree di business chiave.
- In terzo luogo, identificare le funzioni critiche.
- In quarto luogo, identificare le dipendenze tra le varie aree e funzioni aziendali.
- In quinto luogo, determinare i tempi di inattività accettabili per ciascuna funzione critica.
- Quindi, infine, crea un piano per mantenere le operazioni.
Come si scrivono gli obiettivi di continuità aziendale?
Principali obiettivi del piano di continuità operativa
- Guida i team di ripristino di emergenza dell'azienda. …
- Identificare il personale di ripristino di emergenza.
- Valutare i rischi e l'impatto. …
- Fornire i protocolli passo-passo.
- Identificare la posizione di dati e risorse critici. …
- Dai priorità alle comunicazioni di emergenza.
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