Sapere come eseguire un'analisi costi-benefici prima di investire tempo e risorse dell'organizzazione in un nuovo progetto o idea imprenditoriale potrebbe fare la differenza tra successo e fallimento. Un’analisi costi-benefici (CBA) determina quali progetti o investimenti sono più fattibili, fattibili e utili per un’azienda in un determinato momento. Qui discuteremo cos'è un'analisi costi-benefici e perché è importante.
Che cos'è l'analisi costi-benefici?
Un’analisi costi-benefici è un processo metodico che le aziende utilizzano per decidere quali decisioni prendere e quali evitare. L'analista costi-benefici somma i potenziali benefici derivanti da uno scenario o da un'azione e quindi sottrae le spese complessive coinvolte nel perseguimento di tale azione. Alcuni consulenti o analisti creano anche modelli per assegnare un valore monetario a elementi immateriali, come i benefici e le spese della vita in un'area specifica.
Analisi costi-benefici nella gestione dei progetti
Un'analisi costi-benefici nella gestione dei progetti è un metodo per valutare i costi e i vantaggi di un grande progetto o di una proposta commerciale. È un metodo realistico e basato sui dati per guidare le organizzazioni e i manager nel prendere solide decisioni di investimento. Aiuta a determinare se un progetto o un investimento è finanziariamente fattibile e utile per l'azienda.
Un CBA formale analizza e quantifica tutte le spese e i benefici del progetto prima di calcolare il ritorno sull'investimento previsto (ROI), il tasso di rendimento interno (IRR), il valore attuale netto (NPV) e il periodo di rimborso. Viene quindi calcolata la differenza tra i costi e i vantaggi derivanti dal procedere con il progetto.
I seguenti costi possono essere inclusi in un’analisi costi-benefici:
- Spese dirette: quelle direttamente legate al progetto o investimento pianificato, come materiali, manodopera e attrezzature.
- Costi indiretti: si tratta di spese fisse associate che contribuiscono a dare vita al progetto o all'investimento, come spese generali, amministrative o di formazione.
- Costi opportunità: i premi o le opportunità perse quando un'azienda sceglie un'iniziativa o un'opportunità rispetto a un'altra. Per valutare i costi opportunità, è necessario valutare i potenziali benefici delle opzioni disponibili.
- Costi futuri: sono i costi che potrebbero sorgere più avanti nel progetto. Questi costi dipendono dal verificarsi di determinati eventi, come i costi per mitigare i potenziali pericoli.
L'analisi costi-benefici consente un approccio strutturato alla gestione dei costi, assistendo i project manager e i leader aziendali nella definizione delle priorità dei progetti e nell'allocazione efficace delle risorse per raggiungere gli obiettivi principali dell'organizzazione.
I vantaggi possono includere:
- Benefici tangibili: si tratta di effetti quantitativi che possono essere facilmente quantificati in termini monetari, come maggiori entrate o minori costi.
- Benefici immateriali: questi benefici sono difficili da quantificare in termini monetari. Sono risultati indiretti o qualitativi, come una maggiore soddisfazione del cliente o il morale dei dipendenti.
Quantificazione dei benefici immateriali
I benefici immateriali possono essere valutati utilizzando misurazioni qualitative in un’analisi costi-benefici. Ad esempio, è possibile utilizzare un sondaggio o un focus group per raccogliere informazioni sulla soddisfazione del cliente o sul morale dei dipendenti. I risultati vengono poi utilizzati per fornire stime del valore di questi vantaggi immateriali.
In alcune circostanze, il valore di un beneficio immateriale può essere stimato in base al suo impatto su altri benefici tangibili, come una maggiore produttività o minori spese. Anche se i vantaggi immateriali sono più soggettivi e meno accurati dei benefici tangibili, ometterli nell’analisi costi-benefici può comportare una visione inadeguata dell’impatto totale di un progetto proposto.
Perché è importante l’analisi costi-benefici?
Ecco perché è importante un’analisi costi-benefici:
#1. Determinare le spese e i benefici del progetto
Un'analisi costi-benefici del progetto garantisce che tutti i costi e i benefici legati a un progetto siano identificati e misurati. Ciò diminuisce la probabilità di costi nascosti e di futuri ostacoli o perdite, che potrebbero diventare evidenti solo dopo un esame approfondito del progetto.
#2. Fornire un quadro per l'analisi
Un’analisi costi-benefici fornisce un quadro formale per esaminare i costi e i benefici di un potenziale progetto. Ciò garantisce che tutte le considerazioni vengano valutate e che venga presa la migliore decisione aziendale.
#3. Prendi decisioni più informate
Un’analisi costi-benefici aiuta i decisori a determinare se un progetto o un investimento proposto è vantaggioso. I decisori prendono decisioni più informate e distribuiscono le risorse organizzative in modo più efficace quando confrontano i costi e i benefici del progetto.
#4. Aumentare la trasparenza
Un’analisi costi-benefici incoraggia la trasparenza rendendo visibili e quantificati i costi e i benefici di ogni nuovo progetto. Ciò può aiutare a garantire che il processo decisionale sia obiettivo e che tutte le parti interessate abbiano una conoscenza approfondita delle potenziali implicazioni del progetto.
#5. Facilitare la comunicazione
Un’analisi costi-benefici nella gestione del progetto promuove la fiducia e getta le basi per la comunicazione tra più parti interessate offrendo un linguaggio e una struttura comuni per l’esame di un possibile progetto. Ciò garantisce che tutte le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d’onda e che le decisioni siano prese collettivamente e in conformità con gli scopi e gli obiettivi aziendali.
Come condurre un'analisi costi-benefici per un progetto
L’analisi costi-benefici del progetto è una tecnica semplice. Per iniziare, seguire le quattro fasi dell’analisi costi-benefici indicate di seguito.
#1. Stabilire scopi e obiettivi del progetto
La prima fase nell’esecuzione di un’analisi costi-benefici è stabilire la portata e gli obiettivi del progetto. Ciò include l'identificazione di quanto segue:
- Il tema che l’iniziativa vuole affrontare
- Gli obiettivi del progetto
- I risultati attesi
La definizione degli scopi e degli obiettivi del progetto fornisce una solida base affinché la CBA sia quanto più precisa possibile. Gli obiettivi stabiliscono una struttura e dei parametri a cui il progetto deve attenersi per avere successo.
Una volta decisi, scrivi gli obiettivi del tuo progetto in un caso aziendale o in una proposta di progetto. Ciò sarà utile per selezionare le misure da utilizzare per analizzare e confrontare costi e benefici, nonché per interpretare i risultati dell'analisi costi-benefici.
#2. Determinare le spese e i benefici.
La fase successiva consiste nell'identificare ed elencare tutti i costi e i benefici attesi associati al progetto proposto.
Crea due elenchi: uno per tutte le spese previste e un altro per i benefici attesi. Includere costi diretti, indiretti, opportunità e futuri. Dopo aver determinato i singoli costi, valutare i possibili vantaggi del progetto. Includere tutti i benefici concreti e intangibili, anche quelli più difficili da definire.
#3. Compilare tutti i potenziali costi e vantaggi.
Una volta compilato l'elenco delle spese e dei benefici, aggiungi cifre monetarie attuali e realistiche a ciascuno e totalizza entrambe le parti. Utilizza fonti di dati affidabili. Ad esempio, è possibile acquisire informazioni da report finanziari, ricerche di mercato e commenti di esperti.
Inoltre, condurre un'analisi dei costi del progetto e stimare i tempi delle spese e dei benefici. Alcuni potrebbero manifestarsi rapidamente, mentre altri potrebbero apparire più tardi. Prevedendo con precisione il momento delle spese e dei benefici del progetto, è possibile stabilire il loro valore attuale e valutare la fattibilità finanziaria del progetto.
#4. Valutare i risultati previsti
Dopo aver riassunto entrambi gli aspetti del tuo studio, puoi calcolare l'intero costo e beneficio del progetto proposto. Se i vantaggi superano le spese, potrebbe valere la pena perseguire il progetto. Se le spese superano i vantaggi, è meglio riconsiderare l’investimento.
Tuttavia, il confronto tra i due totali non è la fine. A questo livello, valutare gli scopi e gli obiettivi del progetto delineati nella prima fase dell'analisi costi-benefici è utile per determinare se l'analisi indica che è possibile raggiungere gli obiettivi dichiarati. Fai domande come:
- "La tua organizzazione può mettere insieme i fondi necessari per coprire tutti i costi?"
- I benefici arriveranno in tempo per mantenere le operazioni aziendali senza intoppi?
Quindi, per verificare la robustezza dei risultati della CBA, eseguire un'analisi di sensibilità. Ciò potrebbe richiedere la modifica delle ipotesi su costi, benefici e tassi di sconto per valutare la reattività delle conclusioni dell’analisi ai cambiamenti.
Infine, valutare i risultati della CBA e comunicarli alle parti interessate in modo che possano prendere decisioni informate riguardo al progetto. Quando valuti l'analisi costi-benefici del progetto, tieni presente che le spese dovrebbero essere inferiori al 50% dei benefici e il periodo di rimborso non dovrebbe superare un anno.
Esempio di analisi costi-benefici
Ecco un esempio di analisi costi-benefici eseguita da una società di software che desidera aggiornare il suo attuale sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Le due alternative allo studio sono:
Opzione A: passa a un sistema CRM più potente con funzionalità e funzionalità ampliate e una curva di apprendimento fluida.
Opzione B: mantenere l'attuale sistema CRM e investire in ulteriore formazione dei dipendenti per massimizzarne l'utilizzo.
Ecco un'analisi costi-benefici semplificata per ciascuna opzione:
Opzione A: aggiornamento a un sistema CRM più complesso.
Vantaggi:
- Miglioramento del servizio clienti e delle capacità di gestione delle relazioni: $ 150,000 all'anno
- Maggiore efficienza e produttività: $ 100,000 all'anno
- Capacità di analizzare i dati dei clienti e generare approfondimenti: $ 75,000 all'anno
- Beneficio annuo totale stimato: $ 325,000
Costi:
- All’inizio un nuovo sistema costa $ 150,000.
- $ 50,000 per l'implementazione e la formazione
- La manutenzione e il supporto annuali costano $ 75,000
- Costo annuale totale: $ 275,000
- $ 50,000 di beneficio annuo netto
Opzione B: investire in maggiore formazione sul sistema CRM.
Vantaggi:
- Aumento della competenza e della produttività dei dipendenti: $ 50,000 all'anno
- Miglioramento del servizio clienti e delle capacità di gestione delle relazioni: $ 75,000 all'anno
- Si prevede che il beneficio annuo totale sarà di $ 125,000.
Costi:
- $ 25,000 per ulteriore formazione dei dipendenti
- Tempo e risorse per la formazione: $ 10,000
- Potenziale perdita di produttività durante il periodo di formazione: $ 15,000
- Costo annuale totale: $ 50,000
- Beneficio annuo: $ 75,000
Sulla base di questa analisi costi-benefici, può sembrare che l’Opzione B sia preferibile nel breve periodo poiché offre un beneficio annuo netto più elevato di 75,000 dollari rispetto all’Opzione A, che fornisce solo un beneficio annuo netto di 50,000 dollari. Costa anche meno.
Tuttavia, da una prospettiva a lungo termine, l’Opzione A è preferibile, nonostante abbia un guadagno netto annuale iniziale inferiore e costi più elevati. I vantaggi complessivi a lungo termine dell'Opzione A sono significativamente maggiori rispetto all'Opzione B e si tradurranno in un aumento del ROI nel tempo.
Pro e contro dell'analisi costi-benefici
Esistono numerosi vantaggi nell'utilizzare l'analisi costi-benefici come parte del processo decisionale di un'azienda o di un'organizzazione. Prima di affidarsi esclusivamente ad un’analisi costi-benefici, è opportuno esaminare diversi potenziali inconvenienti e limiti.
Vantaggi
#1. Un approccio basato sui dati
Un'analisi costi-benefici consente a un individuo o a un'organizzazione di esaminare una scelta o un progetto proposto senza pregiudizi. In quanto tale, fornisce una revisione imparziale e basata sull’evidenza delle tue opzioni, che può aiutare la tua azienda a diventare più logica e basata sui dati.
#2. Rende le decisioni più facili
Le scelte aziendali sono spesso di natura complessa. L’analisi costi-benefici aiuta a semplificare questo dilemma riducendo la decisione ai costi rispetto ai benefici.
L'analisi costi-benefici richiede di spiegare ogni costo e beneficio immaginabile associato a un progetto, il che può rivelare aspetti meno ovvi come spese indirette o immateriali.
Svantaggi
#1. È difficile prevedere tutte le variabili.
Sebbene l’analisi costi-benefici possa aiutare a descrivere i costi e i vantaggi previsti di una scelta aziendale, è difficile prevedere tutti gli elementi che potrebbero influenzarne il risultato. I cambiamenti nella domanda del mercato, nei costi dei materiali e nel clima economico globale sono tutti imprevedibili, soprattutto nel lungo periodo.
#2. Dati errati potrebbero distorcere i risultati.
Se ti affidi a dati incompleti o errati per completare l’analisi costi-benefici, i risultati lo rifletteranno.
#3. Meglio adatto per progetti di breve e media durata
Per progetti o scelte commerciali con tempi più lunghi, l’analisi costi-benefici ha un rischio maggiore di fallire per una serie di motivi. Per prima cosa, fare previsioni accurate diventa sempre più difficile man mano che ci si sposta nel futuro. Le proiezioni a lungo termine potrebbero anche non tenere conto di elementi come l’inflazione, riducendo l’accuratezza complessiva della ricerca.
#4. Rimuove l'elemento umano
Sebbene la maggior parte delle aziende sia motivata dal desiderio di realizzare un profitto, ci sono altri motivi, non monetari, per cui un'organizzazione può decidere di perseguire un progetto o prendere una decisione. In queste situazioni, conciliare considerazioni morali o “umane” con l’argomentazione aziendale può essere difficile.
Quali sono le 5 fasi dell’analisi costi-benefici?
Il metodo di base per l'analisi costi-benefici consiste nello stabilire il piano di analisi, determinare le spese, determinare i benefici, analizzare sia i costi che i benefici e trarre una conclusione finale. Questi passaggi possono differire da un metodo all'altro.
Quali sono i due tipi di analisi costi-benefici?
I due metodi più frequenti per eseguire un’analisi costi-benefici sono il valore attuale netto e il rapporto costi-benefici. Il modello VAN seleziona il progetto con il VAN più elevato. Il modello del rapporto costi-benefici seleziona il progetto con il rapporto costi-benefici più elevato.
Quali sono i due principali tipi di costi?
Esistono due tipi di costi: fissi e variabili. I costi fissi e variabili hanno effetti diversi sull’impresa, ma entrambi sono necessari per la redditività.
Qual è un esempio di vantaggio in termini di costi?
Una semplice analisi costi-benefici implicherebbe che l’investitore decida se acquistare immobili o azioni. Ognuno di essi ha i propri punti di forza e i propri svantaggi e dovrebbero analizzare il proprio ambiente specifico per determinare quale presenta il miglior rapporto costi-benefici (vale a dire benefici per dollaro).
In conclusione,
Alcune situazioni difficili richiedono uno studio più approfondito e un'azienda può utilizzare l'analisi costi-benefici quando non è chiaro se portare avanti o meno un progetto. Un'analisi costi-benefici può aiutare un'azienda a semplificare il proprio processo decisionale valutando le spese e identificando ciò che potrebbe essere vantaggioso.
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Riferimenti
