L'e-mail è uno degli strumenti di marketing e comunicazione più efficaci, potenti e convenienti disponibili. La prima impressione che una persona farà della tua email sono i saluti. I saluti e-mail sono significativi perché rappresentano il tuo comportamento professionale nei confronti del destinatario. Il tuo rapporto con il destinatario determinerà i saluti e-mail di chiusura e apertura appropriati per la tua attività. Esistono diversi tipi di saluti utilizzati in tutto il mondo, ma solo pochi sono adatti per la posta elettronica e ne parleremo qui.
Saluti e-mail
I saluti e-mail sono saluti che appaiono all'inizio della tua e-mail. Quando scrivi un saluto, ti rivolgi al destinatario in modo specifico e, molto spesso, per nome. Le tue opzioni per i saluti nelle lettere commerciali sono limitate a espressioni come: "Caro", "Ciao" e "Auguri".
Saluti e-mail per affari
Puoi evitare errori utilizzando i migliori saluti per diverse connessioni ed eventi. Ad esempio, non puoi rivolgerti a un cliente di serie A della tua attività con "hey there". Ciò non va bene e l'e-mail potrebbe finire nello spam. I saluti e-mail sono uno degli indicatori che convalidano un'e-mail per il business. E per questo motivo, è necessario fare uno sforzo per renderlo professionale. Ci sono molti diversi saluti e-mail che puoi usare per la tua attività e tutti saranno trattati qui.
#1. Quando ci si rivolge a un cliente fedele
Questo deve essere in cima alla lista perché è sempre preso con grande cautela. Il solito saluto per questo tipo di e-mail di lavoro è Caro, seguito dal nome del destinatario e, occasionalmente, da un titolo, ed è seguito da due punti.
Quando ti rivolgi a una lettera di accompagnamento, usa Caro. Puoi anche usare altri titoli come:
- Salve, signora Lettore
- A Rosa:
- Rispettosamente, signor Joseph
#2. Lettera sociale standard
Caro, seguito dal nome del destinatario e, occasionalmente, da un titolo, è il tipico saluto per una lettera commerciale o personale più informale.
- Salve, signora Presidente
- Ciao Giuseppe
- Saluti, pastore Amor
(Le lettere di affari sociali esprimono gratitudine, dolore, congratulazioni e altri sentimenti non legati al lavoro.
#3. Quando ci si rivolge a un destinatario sconosciuto
Potresti sapere poco o niente su di loro. Quindi è importante tenere sotto controllo la tua professionalità. È sempre preferibile propendere per un saluto formale se stabilisci il primo contatto con qualcuno o non lo conosci bene. Per la tua lettera formale, usa il cognome e un titolo professionale.
- Caro signor Amir,
- Caro dottor Giuseppe,
Puoi usare il nome del destinatario solo se lo conosci bene.
- Cara Karen:
Cosa succede se stai scrivendo a un destinatario non identificato? Prova a trovare il nome della persona se non lo conosci. Usa la posizione della persona come saluto se non riesci a trovarla.
- Gentile Preside,
- Buongiorno perito fiscale,
- Caro genitore,
#4. Quando ci si rivolge a più di una persona o un gruppo
Puoi indirizzare un'e-mail a più di una persona alla volta o a un gruppo. Se conosci i loro nomi o titoli, allora va bene. Usa il titolo neutro Ms. se non sei sicuro del titolo preferito del destinatario. Elenca prima il ricevitore con lo status aziendale più elevato e, se sono uguali in una posizione aziendale, metti in ordine alfabetico.
- Per più di una donna: cara, signora Smith, signora Gates e signorina Candice,
- A una donna ea un uomo: Caro signor Amir e signora Sandra
- A più persone: Salve Dr. Melody, Mrs. Brady e Mr. Matthew.
- A un gruppo: Ciao [titolo del gruppo]
Mantieni un'e-mail aziendale agli stessi standard di una lettera (ovvero una che funzioni come una lettera commerciale, come una prima risposta a una richiesta del cliente, una lettera di vendita o una proposta). Usa i seguenti consigli quando scrivi e-mail meno formali
#5. Quando si indirizza un'e-mail informale
Termina il saluto con una virgola anziché con i due punti e regola il tono e il saluto in base al tuo rapporto con il destinatario:
- Giuseppe,
- Ciao Giuseppe:
- Ciao Ruth
- Buongiorno, Giuseppe.
Rivolgiti a Joseph con "Buongiorno" solo se sai che leggerà questa email domattina. Utilizzo dei saluti temporali, in questo post. Osserva attentamente per saperne di più.
Puoi anche usare i saluti gergali quando i tuoi colleghi più stretti. Per hey Sansone, o ciao Ruth.
Puoi saltare il saluto in impostazioni casuali e puoi saltare il saluto ma includere comunque il nome del destinatario nell'apertura del messaggio:
- Giuseppe, hai ragione. Ho dimenticato.
Suggerimenti: crea il saluto ideale.
L'uso del saluto appropriato durante la scrittura di qualsiasi tipo di contatto commerciale dimostra il tuo grado di professionalità. Indipendentemente dall'ambiente aziendale, applica il tono necessario per abbinare il tuo messaggio.
Saluti e-mail di chiusura
Ci sono molti saluti disponibili che puoi usare per chiudere un'e-mail. Ancora una volta, quando selezioni i saluti per chiudere un'e-mail, ne selezionerai uno che corrisponda al tuo testo.
#1. Chiusure e-mail per ufficiali.
Saluti
Certo, è un po' soffocante, ma è proprio per questo che funziona nelle e-mail aziendali: non c'è niente di speciale o inaspettato.
Truly
Hai una lettera di presentazione da scrivere? Il tono appropriato per la corrispondenza ufficiale è sincero. Ricorda che potrebbe sembrare formale nelle e-mail aziendali più informali.
I migliori auguri
Questa approvazione è sicura poiché raggiunge un discreto equilibrio tra cordialità e professionalità, ma fai attenzione alla sua sensazione di biglietto di auguri e usala solo quando si adatta bene al tono della tua e-mail.
#2. Chiusure e-mail per transazioni non ufficiali
Cin cin
In un recente sondaggio condotto dal programma di posta elettronica, gli applausi sono stati considerati l'approvazione più probabile (che non è un ringraziamento) per ricevere una risposta via e-mail. Se la tua email è casuale e colloquiale, funziona bene.
Auguri
I migliori auguri sono espressi in uno stile divertente e scattante. Se ricevi molte e-mail, sai che questa firma viene utilizzata da quasi tutti. Simile a come i saluti sono fluidi nelle comunicazioni più formali, questa familiarità lo rende tale. Lo svantaggio è che, specialmente se vuoi che il tuo messaggio sia dinamico e attiri l'attenzione, potrebbe essere sicuro e noioso.
Come sempre
Per coloro con cui hai un rapporto di lavoro duraturo, questa è una buona opzione. Rassicura il tuo contatto che la comunicazione tra voi due è più forte che mai.
#3. Email di chiusura per richiesta
Grazie in anticipo.
Secondo uno studio Boomerang, le e-mail con gratitudine ottengono il più alto tasso di risposta. Forse è perché stai esprimendo che sarai felice quando (non se) la persona a cui stai inviando un'e-mail arriva quando usi questa firma, che mostra gratitudine e stabilisce un'aspettativa. Fai attenzione a dove lo usi perché dire "grazie in anticipo" può sembrare troppo impegnativo in contesti più professionali.
Grazie
Quando desideri mostrare gratitudine, anche un semplice "grazie" è una buona opzione. Tuttavia, proprio come dire "grazie in anticipo", può anche implicare aspettativa. Tienilo per quando stai insinuando "Mi aspetto che tu lo faccia" con intento reale.
Apprezzo il tuo [aiuto, intuizione, feedback e così via].
Non c'è mai veramente un brutto momento per mostrare gratitudine a qualcuno che ti ha assistito.
Saluti e-mail professionali
Ci sono diverse possibilità disponibili se non sei chiaro su come scegliere un saluto di saluto formale via e-mail. È fondamentale conoscere e comprendere il destinatario perché alcuni sono più formali di altri. Alcune delle opzioni più popolari per i saluti formali sono elencate di seguito:
#1. "Caro,"
Quando saluti qualcuno in un'e-mail, usare il saluto "Caro" è solitamente educato e appropriato, soprattutto se conosci il suo nome. L'aggiunta del loro nome rende la conversazione più intima e dimostra la tua preoccupazione per la connessione con il cliente. Invece di usare "Mr.", "Miss" o "Mrs.", usa il loro nome o il nome completo per una scelta neutra rispetto al genere.
Un'altra scelta è riferirsi a loro solo con il loro cognome e titolo. In questo modo, puoi mostrare rispetto e attenzione ai dettagli. Assicurati che anche titoli come "Capitano", "Professore", "Genitore" o "Dottore" siano scritti.
#2. "Ciao" o "Ciao".
Alternative meno formali di "Caro" sono "Ehi" o "Ciao". Nella maggior parte dei casi, useresti "Ehi" o "Ciao" quando ti rivolgi a un reparto o invii un'e-mail senza includere il tuo nome o altre informazioni personali.
Occasionalmente potresti avere un rapporto cordiale con un cliente o un fornitore. Puoi dire "Ciao" o "Ciao" come saluto in questa situazione. In segno di rispetto e sincerità, è importante includere il loro nome in questo saluto. Ad esempio, "Ciao Giuseppe" o "Ciao Sandra".
#3. "Saluti,"
L'e-mail di saluto "Saluti" è a metà strada tra "Caro" e "Ehi" o "Ciao" in termini di formalità. Sebbene sia ancora un vero e proprio saluto e-mail, spesso trasmette una relazione amichevole piuttosto che un'introduzione ufficiale.
"Saluti" viene spesso utilizzato quando si presenta a freddo o si invia un'e-mail a freddo a un nuovo cliente per distinguersi dalla massa. Questa è sempre una scelta saggia se il tuo rapporto con il destinatario è teso.
#4. Ciao ragazzi.
Questa circostanza si verifica solo quando parli a una folla. Rispetto all'utilizzo di saluti specifici per genere come "Ciao ragazzi", è più formale e adatto perché include tutti nell'e-mail.
Suggerimento: ricorda sempre il segno di punteggiatura, anch'esso è importante.
Come individuare le informazioni di contatto corrette
Se invii un'e-mail per la prima volta a un potenziale datore di lavoro o cliente, più tempo dedichi alla ricerca del suo nome, migliori saranno i risultati.
Per fortuna, Internet ha reso più semplice che mai ottenere queste informazioni, ma se non riesci a trovare le informazioni di contatto online, ci sono modi alternativi per cercarle. Ecco alcuni suggerimenti per trovare il contatto giusto e i dettagli pertinenti.
La maggior parte dei siti Web mostra i nomi dei membri del proprio staff o, per lo meno, i nomi dell'alta dirigenza e dei responsabili delle decisioni. Anche se non ottieni il loro titolo formale, conoscere il loro nome completo ti aiuterà a scrivere il saluto ideale per l'e-mail.
I nomi dei contatti possono essere trovati anche sui siti Web di networking professionale. Di solito, puoi individuare le persone che lavorano per un'azienda specifica. Infine, esamina i titoli di ogni persona finché non trovi il contatto giusto.
Potresti essere in grado di individuare il contatto appropriato chiamando direttamente l'azienda. Se chiami un call center o un assistente amministrativo, di solito saranno in grado di rispondere alle tue domande o indirizzarti nella giusta direzione.
È importante tenere presente che il networking è una strada a doppio senso se scegli di passare attraverso un'altra persona per trovare le informazioni di contatto. Dedica un po' di tempo a scrivere una nota di ringraziamento o a pensare a come ripagare il favore in seguito.
Migliori saluti e-mail
Questo è un primo punto di contatto, si consiglia di utilizzare "Ciao" o "Caro" e il nome del destinatario. I metodi più frequenti per concludere un'e-mail con una nota gentile e professionale sono "Cordiali saluti", "I migliori auguri" e "Cordiali saluti". Quando scegli un saluto per la chiusura, considera il tono dell'e-mail.
L'apertura della tua email dà il tono e potrebbe avere un impatto su come il destinatario ti percepisce. Senza un saluto, corri il pericolo che l'e-mail o il suo mittente (tu) risulti brusco, soprattutto se è la tua prima e-mail.
I seguenti sono i saluti migliori e più comunemente usati per la posta elettronica:
- Ciao {nome o titolo}
- Caro {nome o titolo}
- Ciao {nome}
- Nome
- Ehi o ciao
- Buongiorno
- I miei saluti
- Truly
- Apprezzo il tuo feedback
- Migliore,
- Ti auguro il meglio,
- Saluti,
- Grazie,
- Molte grazie,
- Cordiali saluti,
Come si conclude un saluto e-mail professionale?
La chiusura della tua email è l'ultima cosa che il destinatario legge. La conclusione della tua e-mail può avere un impatto sui tuoi lettori e può persino influenzare la rapidità con cui rispondono o agiscono. Di seguito i metodi più tipici e corretti per concludere una email aziendale:
#1. "Cordiali saluti,"
Questa chiusura aziendale è una delle preferite poiché funziona in ogni circostanza. Comunica al lettore la tua sincera gratitudine per aver dedicato del tempo a leggere l'e-mail e rispondere a qualsiasi invito all'azione che hai incluso.
#2. Speriamo di parlare presto.
Usando questa conclusione, esprimi il tuo desiderio per una discussione o un incontro di follow-up. Usalo come dichiarazione di chiusura nelle lettere di accompagnamento, nelle richieste di colloqui informativi e nelle e-mail inviate dopo i colloqui.
#3. "Grazie per il tuo tempo,"
Un'altra chiusura comune è ringraziare il lettore per il tempo dedicato alla lettura dell'e-mail. I professionisti hanno spesso un sacco di e-mail nelle loro caselle di posta da leggere e a cui reagire, quindi far loro sapere che rispetti il loro tempo può farli sentire meglio con te ai loro occhi.
Come si avvia un saluto formale via e-mail?
- “Caro signore o signora”
- "A [inserire titolo]"
- "Per chi è coinvolto"
- "Caro signor/signora."
- “Caro [nome]”
- "Ciao, [nome]"
- "Ciao o ciao, [nome]"
- "Saluti"
Che cos'è una buona apertura e-mail?
Una buona apertura dell'e-mail deve contenere un tono caldo che permetta ai lettori di rilassarsi
- Spero che tu stia bene.
- Spero che questo messaggio ti trovi bene.
- Spero che tu stia passando una settimana fantastica finora.
- Spero che tu abbia avuto un bel fine settimana.
- Spero che tu abbia trascorso una bella vacanza.
- Grazie per avermi permesso di sapere.
- Grazie per il contatto.
- Grazie per essere in contatto.
Cosa posso dire invece di cordiali saluti?
Ci sono altre parole complementari
- Cordiali saluti.
- Cordialmente.
- Molte grazie.
- Fai attenzione.
- Ti mando il meglio.
- Rispettosamente.
- Grazie per aver letto.
- Con gratitudine.
Qual è il miglior modo educato per terminare un'e-mail?
Se faccio una domanda a qualcuno o do loro indicazioni per un lavoro, dico sempre "grazie mille per il tuo tempo" o "grazie in anticipo", secondo Camejo Sanchez. "È sempre una buona idea esprimere la tua gratitudine e i tuoi auguri!" Esempi di chiusure e-mail appropriate includono: Cordiali saluti.
In conclusione,
A lungo termine, sebbene i saluti e-mail non siano l'unica cosa che fa risaltare un'e-mail, tuttavia, è un criterio importante che le persone possono esaminare quando valutano il tuo testo e possono essere di aiuto se vuoi concludere un affare.
FAQ
Come si inizia una prima frase formale di un'e-mail?
- Spero che tu stia bene.
- Spero che questo messaggio ti trovi bene.
- Spero che tu stia passando una settimana fantastica finora.
- Spero che tu abbia avuto un bel fine settimana.
- Spero che tu abbia trascorso una bella vacanza.
- Grazie per avermi permesso di sapere.
- Grazie per il contatto.
- Grazie per essere in contatto.
Come scrivere un'introduzione?
- Componi un'intestazione introduttiva che catturerà e stuzzicherà l'interesse del lettore.
- Le conoscenze di base sono pertinenti e necessarie per il lettore.
- Delinea una dichiarazione di tesi delineando il tuo argomento o idea cruciale.
Come si scrive professionalmente?
- Fai un saluto adeguato.
- Riconosci la tua intenzione.
- Descrivi il tuo scopo.
- Sii diretto
- Rendilo preciso e breve.
- Firma in modo appropriato.
- Crea una firma e-mail adatta.
- Correggi.
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Riferimenti
