COS'È UNA NOTA SPESE? Tipi, importanza e come crearne uno

In qualità di manager finanziario di un'azienda in crescita, potresti trovarti in una situazione difficile per quanto riguarda il tenere traccia delle tue spese. Una nota spese è un documento vitale che ho trovato essenziale per dettagliare e classificare le spese sostenute dai dipendenti per conto dell'organizzazione. È uno strumento prezioso per monitorare la spesa aziendale, richiedere rimborsi e facilitare i processi relativi alle tasse. Comprendere l'importanza delle note spese e come crearle è fondamentale per una gestione finanziaria efficiente all'interno di un'azienda. Sono sicuro che desideri maggiori informazioni sulle note spese, i loro esempi, il formato e il modello della nota spese, che puoi controllare. Questo può aiutarti a tenere traccia delle spese aziendali e di progetto e ad organizzarti per il tempo fiscale.

Punti chiave

Una nota spese è un documento fondamentale per dettagliare e classificare le spese sostenute dai dipendenti per conto dell'organizzazione. È uno strumento prezioso per monitorare la spesa aziendale, richiedere rimborsi e facilitare i processi relativi alle tasse.

Un modello di nota spese è un formato predefinito che aiuta i dipendenti a organizzare e presentare le proprie spese in modo chiaro e coerente. In genere include sezioni per data, descrizione della spesa, categoria, importo ed eventuali note aggiuntive.

Un esempio di nota spese potrebbe essere un documento che dettaglia tutte le spese sostenute durante un viaggio d'affari, inclusi viaggio, alloggio, pasti e altre spese correlate. Il rapporto in genere include date, descrizioni di costi, importi e ricevute per la verifica.

Il formato della nota spese organizza i dettagli, tra cui data, tipo, descrizione e importo. Include anche sezioni relative alle informazioni sui dipendenti, al periodo di riferimento, alle spese totali e alle firme di approvazione. I segnaposto possono essere modificati per soddisfare requisiti specifici.

Le note spese aiutano a tenere traccia delle spese aziendali e vengono generalmente generate mensilmente, trimestralmente o annualmente. Le note spese mensili e trimestrali sono essenziali per monitorare tutti gli acquisti dell'azienda entro quel periodo.

Che cos'è una nota spese

Una nota spese avviene quando un dipendente richiede il rimborso di una spesa aziendale pagata con i propri soldi. Queste spese vengono scritte su un rapporto cartaceo o formale. Sono organizzati per categorie, ad esempio forniture per ufficio, pasti o chilometraggio. Questi dipendenti devono essere dettagliati affinché più entità possano essere elencate insieme ai relativi costi. Ciò aiuta a fornire maggiori dettagli nel processo di audit per una facile approvazione rispetto all'elenco delle spese sostenute. Di solito viene presentata anche una nota spese con le ricevute corrispondenti per ogni acquisto dettagliato.

Modello di nota spese

Un modello di nota spese è un modo semplice per tenere traccia delle spese. Ma man mano che le spese della tua organizzazione crescono, vorrai passare a un software di monitoraggio delle spese che ti faccia risparmiare tempo.

Un modello gratuito di conto spese Excel è disponibile presso Microsoft Office.
Questo registro del chilometraggio per Excel può aiutarti a monitorare e rimborsare il tuo chilometraggio.
Le spese di viaggio vengono monitorate e sommate utilizzando questo semplice modello di conto spese stampabile.
Un modello di conto spese in Word e PDF facile da usare

Modello di nota spese Scaricare

Scarica il modello di nota spese

scarica ora

Esempio di nota spese

Una nota spese è un documento che dettaglia tutte le spese sostenute durante un viaggio d'affari, inclusi viaggio, alloggio, pasti e altre spese correlate. Il rapporto in genere include date, descrizioni di spese, importi e ricevute per la verifica.

Rapporto spese

Nome del dipendente: Johnson
Dipartimento: Vendite
Periodo di riferimento: gennaio 2024

Data	Tipo di spesa	Descrizione	Quantità
01/05/24	Viaggi	Volo di andata e ritorno per New York	$350.00
01/06/24	Alloggio	Soggiorno in hotel per una riunione con un cliente	$200.00
01/10/24	Pasti	Cena con i clienti	$75.00
01/15/24	Trasporti in Damanhur	Tariffa del taxi per l'aeroporto	$30.00
01/20/24	Forniture	Forniture per ufficio per la presentazione	$50.00
01/25/24	Miscellanea	Tariffe per il parcheggio	$20.00

Spese totali: $ 725.00

Approvazione:

Certifico che le spese di cui sopra erano accurate e sostenute durante l'attività aziendale.

Firma dell'impiegato: ________________________
Data: _______________

Approvazione da parte del responsabile:

Approvo le spese sopra elencate.

Firma del Responsabile: __________________________
Data: _______________

Consulta il nostro articolo su INCREDIBILITA' PER DEBITI – Definizione, Stima e Calcolo

leggi ora

In questo esempio, Johnson, un addetto alle vendite, ha compilato la nota spese per gennaio 2024. Ha elencato varie spese sostenute durante le attività aziendali, tra cui viaggio, alloggio, pasti, trasporto, forniture e spese varie. Le spese totali sono $ 725.00. Johnson ha firmato il rapporto per certificarne l'esattezza e per il rimborso è necessaria anche l'approvazione del suo manager.

Formato nota spese

Ecco un formato base per una nota spese:

Rapporto spese

Informazioni sui dipendenti:

Nome: [Nome del dipendente]
Dipartimento: [Nome dipartimento]
ID dipendente: [ID dipendente]
Periodo di riferimento: dalla [data di inizio] alla [data di fine]

Dettagli spese:

Data	Tipo di spesa	Descrizione	Quantità
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 1]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 2]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 3]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 4]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 5]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 6]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 7]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 8]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 9]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX
[MM/GG/AA]	[Tipo di spesa 10]	[Descrizione della spesa]	$ XX.XX

Spese totali: $[Importo totale]

Ricevute allegate: [Sì/No]

Approvazione:

Certifico che le spese sopra elencate sono esatte e sono state sostenute durante lo svolgimento delle attività aziendali.

Firma dell'impiegato: ________________________
Data: _______________

Approvazione da parte del responsabile:

Approvo le spese sopra elencate.

Firma del Responsabile: __________________________
Data: _______________

Questo formato consente un'organizzazione chiara dei dettagli delle spese, inclusi data, tipo, descrizione e importo. Include anche sezioni relative alle informazioni sui dipendenti, al periodo di riferimento, alle spese totali e alle firme di approvazione. Modifica i segnaposto secondo necessità per adattarli ai tuoi requisiti specifici.

Come creare una nota spese

Se utilizzi software di contabilità per piccole imprese come QuickBooks Online, Xero o FreshBooks, probabilmente sei consapevole che non puoi creare o compilare un conto spese in questi e sistemi simili. Invece, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità per piccole imprese si sono uniti ad app per conti spese di terze parti progettate per monitorare le spese e produrre conti spese. Puoi anche utilizzare un modello Microsoft Excel o modelli online gratuiti.

A seconda della tua attività, del software di contabilità che utilizzi e di quanto automatizzato desideri che sia il processo, esistono vari modi per preparare o compilare un conto spese. Indipendentemente dagli strumenti che utilizzi, la cosa più importante è crearne uno.

Come creare una nota spese Scaricare

Come creare una nota spese

scarica ora

Chi prepara una nota spese?

Le politiche aziendali e la natura dell'attività determinano l'idoneità alla presentazione dei conti spese. Spesso è riservato esclusivamente ai manager; tuttavia, in alcuni scenari, anche le persone autorizzate a spendere denaro per esigenze aziendali approvate e chiedere un rimborso possono inviare segnalazioni. Occasionalmente, esiste una disposizione secondo la quale chiunque può presentare una relazione, ma ciò richiede l'approvazione da parte di un manager.

Leggi anche CONTABILITÀ DI GESTIONE: una guida completa

leggi ora

Come devono essere rendicontate le spese?

Le spese dovranno essere rendicontate nei seguenti modi:

La data della transazione di spesa.
Il destinatario o il venditore del pagamento.
Una ricevuta cartacea o una registrazione digitale del pagamento.
Collegamento della spesa a un cliente o progetto specifico.
L'importo completo del pagamento, comprese le tasse e altri oneri associati.

In alcuni casi, ai dipendenti viene fornito in anticipo un determinato importo per coprire le spese aziendali. In questi casi, i resoconti delle spese tengono traccia delle spese effettuate a fronte del pagamento anticipato. IL Dipartimento finanziario registrerebbe comunque l'importo rimborsato come spesa aziendale, ma non ci sarebbe alcun rimborso. Invece, il team finanziario dedurrebbe il costo totale dall'anticipo del dipendente.

Qual è la differenza tra una fattura e una nota spese?

Nel grande schema dei rapporti d'affari, una fattura è un messaggio che un'azienda invia ai suoi stimati clienti, invitandoli educatamente a saldare il conto per i servizi o i beni di valore che hanno ricevuto. Al contrario, una nota spese è come un'umile supplica di un dipendente ai suoi superiori, chiedendo gentilmente un rimborso dopo aver sostenuto le spese sostenute mentre rappresentava l'azienda. Mentre le fatture si concentrano sulla richiesta di denaro ai clienti, i resoconti di spesa si concentrano sulla richiesta di rimborso al datore di lavoro, garantendo che i libri finanziari rimangano in equilibrio e che tutti ricevano quanto dovuto.

Con quale frequenza vengono compilate le note spese?

Le note spese aiutano a tenere traccia delle spese aziendali e vengono solitamente generate mensile, trimestrale o annuale. I rapporti sulle spese mensili e trimestrali sono essenziali per tenere traccia di tutti gli acquisti dell'azienda entro quel periodo.

Importanza della nota spese

Credito: pressfoto

Ecco i vantaggi delle note spese:

#1. Monitoraggio della spesa

Le note spese consentono alle aziende di monitorare e tenere traccia delle proprie spese in modo accurato. Documentando tutte le spese sostenute dai dipendenti, siano esse per viaggi, forniture o altri scopi aziendali, le aziende possono ottenere informazioni dettagliate sui propri modelli di spesa e identificare le aree in cui i costi possono essere ottimizzati o ridotti.

# 2. Controllo del bilancio

Le note spese aiutano le aziende a mantenere il controllo sui propri budget. Registrando e classificando le spese, le aziende possono confrontare la spesa effettiva con gli importi preventivati, consentendo loro di identificare le discrepanze e intraprendere azioni correttive per garantire il raggiungimento degli obiettivi finanziari.

#3. Rimborso

Le note spese costituiscono la base per rimborsare ai dipendenti le spese aziendali pagate di tasca propria. Inviando resoconti dettagliati sulle spese, i dipendenti possono garantire che verranno rimborsati in modo accurato e tempestivo, aumentando il morale e la motivazione.

#4. Conformità e audit

Le note spese sono fondamentali per garantire la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi. Le aziende possono dimostrare trasparenza e responsabilità nelle loro operazioni finanziarie documentando le spese in modo completo e accurato. Inoltre, i resoconti sulle spese forniscono una traccia di documentazione che può essere utilizzata durante gli audit per verificare la legittimità delle spese e garantire la conformità normativa.

#5. Fini fiscali

Credito: rawpixel

Le note spese sono preziose per scopi fiscali. Le aziende possono detrarre determinate spese dai loro reddito imponibile, riducendo la loro responsabilità fiscale. Mantenendo resoconti di spesa dettagliati e accurati, le aziende possono sostenere le proprie detrazioni fiscali e ridurre al minimo il rischio di controlli o sanzioni da parte delle autorità fiscali.

Qual è il processo per le note spese?

Come preparare un conto spese per la tua piccola azienda

Stabilire una politica.
Crea un modello di monitoraggio delle spese.
Conserva le ricevute in un luogo separato.
Verifica la tua spesa due volte.
Riepiloga le spese e le entrate.
Approva rapidamente i rapporti e gestisci i rimborsi.
5 best practice per la rendicontazione delle spese nella tua azienda.

Che cos'è un rapporto spese giornaliero?

I dipendenti possono monitorare le proprie spese alla fine della giornata utilizzando un modulo di conto spese giornaliero. Che tu gestisca un piccolo team o un grande ufficio, un modulo per il conto spese giornaliero sul tuo sito web ti aiuterà a risparmiare tempo e denaro.

Come si chiama una nota spese?

Una nota spese descrive dettagliatamente i costi associati alla gestione di un'azienda. Una piccola impresa può richiedere un conto spese per i dipendenti per compensarli delle spese legate all'azienda come gas o cibo.