L'idée derrière la minimisation des données est simplement de collecter le minimum d'informations nécessaires pour atteindre un objectif. Lorsqu'une entreprise pratique la minimisation des données, elle se contente de traiter (analyser) la quantité minimale de données requise pour fournir des informations précieuses. De plus, sans l'autorisation de la personne concernée (la personne dont les informations ont été obtenues), aucune autre utilisation des données collectées ne doit être faite. En raison du fait que les données sont parfois collectées et stockées indéfiniment, les entreprises sont encouragées par le RGPD à adhérer aux principes de protection des données, y compris la minimisation des données. Pour pouvoir appliquer la minimisation des données à votre entreprise, vous aurez besoin d'une compréhension claire de ce principe et des raisons pour lesquelles votre entreprise en a besoin.
Qu'est-ce que la minimisation des données ?
La minimisation des données, selon l'Association internationale des professionnels de la vie privée (IAPP), est la pratique des entreprises de « ne collecter et conserver que les données personnelles qui sont nécessaires ».
Il décrit le processus de collecte du minimum de données personnelles nécessaires pour atteindre un objectif. Moins votre entreprise stocke et conserve de données, plus le risque de violation de données est faible
Cependant, la minimisation des données ne se limite pas à réduire la collecte de données. Cela limite également l'utilisation des informations des utilisateurs par votre entreprise. Par exemple, les entreprises ne devraient collecter des données que lorsque cela est nécessaire, les conserver en lieu sûr jusqu'à ce qu'elles soient nécessaires, puis les éliminer. Le principe de minimisation encourage les entreprises à adopter une approche plus approfondie et délibérée de la vie privée des consommateurs.
Il fut un temps où l'on avait tendance à tout accumuler indéfiniment. Cependant, à mesure que l'Internet des objets se développe, les entreprises sont confrontées à un nombre croissant d'opportunités d'acquérir des données, en particulier des informations personnelles identifiables.
Certaines entreprises conservent peut-être les données dans l'espoir qu'elles puissent être utiles à l'avenir, mais les risques de thésaurisation des données sont analogues à ceux de la thésaurisation physique : des tas de déchets inutiles qui rendent plus difficile la découverte de ce dont nous avons besoin lorsque nous besoin de ça. Ce n'est pas seulement gênant et risqué, mais aussi coûteux.
Par conséquent, les gestionnaires de données intelligents s'éloignent d'une mentalité de «tout sauvegarder» et adoptent à la place une philosophie de minimisation des données, dans laquelle seules les données les plus essentielles sont conservées.
Principe de minimisation des données
Bien que le principe de minimisation des données puisse sembler simple, en pratique, il nécessite un changement dans la façon dont les organisations abordent la collecte, le traitement, le stockage, la conservation et la suppression des données. Les entreprises n'étaient pas aussi méfiantes quant aux données qu'elles obtenaient, où elles les stockaient ou combien de temps elles les conservaient avant que la confidentialité des utilisateurs ne devienne une préoccupation majeure. Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises doivent gérer les données des utilisateurs de manière à protéger à la fois les clients et l'entreprise elle-même.
En termes simples, l'adoption du principe de minimisation des données est un excellent moyen de répondre aux préoccupations en matière de confidentialité. Si votre entreprise ne dispose d'aucune donnée, il n'y a rien à mal gérer. Cependant, pour éliminer les données inutiles, vous devez d'abord vous familiariser avec les informations disponibles. Le respect de ces directives aidera votre équipe à prendre au sérieux la minimisation des données.
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Le Little Blue Book of Privacy Design Strategies répertorie les quatre actions pratiques suivantes comme point de départ pour commencer à pratiquer la minimisation des données :
#1. Sélectionner
La minimisation des données n'empêche pas votre entreprise de collecter des données. Au lieu de cela, votre organisation doit collecter des données pour des besoins commerciaux importants. En Europe, par exemple, la collecte de données n'est autorisée que si elle dispose d'une base juridique conforme au RGPD pour le traitement. Il existe au total six justifications légales pour le traitement des données dans le cadre du RGPD :
- Consentement.
- Obligation légale.
- Intérêt légitime
- Exécution d'un contrat.
- Intérêt public.
- Intérêt vital.
De plus, votre entreprise ne doit pas utiliser ces informations pour d'autres objectifs pour lesquels les clients n'ont pas donné leur approbation, y compris la publicité ciblée. Les utilisateurs doivent pouvoir raisonnablement prévoir que votre entreprise utilisera leurs données d'une certaine manière. En ne choisissant que les informations vraiment nécessaires, votre entreprise peut éviter de collecter plus de données qu'elle ne peut en traiter et de les utiliser à des fins secrètes.
#2. Exclure
Limiter la quantité de données que votre entreprise collecte l'empêchera également d'accumuler plus de données qu'elle ne peut en gérer. Les entreprises de Big Tech commencent à comprendre à quel point il est difficile de gérer l'accumulation d'énormes océans de données tout en préservant la confidentialité des clients. Pour cette raison, il est essentiel pour les entreprises de collecter le minimum d'informations nécessaires pour atteindre un certain objectif.
Par exemple, vous devrez peut-être obtenir les adresses des consommateurs si votre entreprise leur distribue des produits. Cependant, vous n'auriez pas à demander leur numéro de sécurité sociale. Cet exemple peut sembler simple, mais il met en évidence à quel point il est crucial de déterminer quels types de données sont pertinents pour votre entreprise, lesquels ne le sont pas et pourquoi.
Votre entreprise et vos clients seront protégés contre les violations de la vie privée si vous ne collectez que les données absolument essentielles.
#3. Bande
Il est possible que certaines données n'aient toujours pas besoin d'être poussées plus en aval dans la structure de données après avoir choisi les catégories de données à collecter et éliminé les données non pertinentes de la collection.
Par exemple, les processeurs de cartes de crédit n'ont souvent besoin que du code postal d'une adresse pour confirmer la propriété de la carte. Dans une situation comme celle-ci, les experts en confidentialité peuvent s'efforcer de supprimer toutes les informations qui pourraient être utilisées pour identifier l'utilisateur des données d'adresse envoyées au backend, ne laissant que le code postal.
Des amendes spécifiques au RGPD ont été imposées en Europe pour "non-respect des principes de minimisation des données". La minimisation des données est toujours une excellente pratique commerciale pour s'assurer que l'exploitation des données d'une entreprise est légère, efficace et à faible risque, même s'il n'y a pas encore de sanctions comparables en vertu du CCPA de Californie ou d'autres lois américaines sur la confidentialité.
#4. Détruire
Une partie cruciale de la minimisation des données est la suppression des données (effacement des données). Le RGPD stipule que les entreprises "ne doivent collecter que les données personnelles dont elles ont vraiment besoin et ne doivent les conserver que le temps dont elles en ont besoin". Cela signifie que les entreprises doivent être minutieuses lorsqu'elles déterminent les durées de conservation des données clients.
Les données doivent être correctement supprimées une fois que l'utilisation commerciale prévue a été atteinte, car elles ont atteint la fin de leur cycle de vie. Même si l'effacement efficace des données est souvent plus difficile que la simple suppression des valeurs des cellules, votre entreprise ne doit pas les conserver si elle n'a plus besoin des informations. Cela est également vrai pour les copies de sauvegarde ; même s'ils doivent être nettoyés à la fin d'une période de conservation spécifiée.
En suivant ces principes de minimisation des données, votre entreprise peut rester en conformité avec les lois internationales.
Quels sont les 3 points de minimisation des données ?
- Adéquat – assez pour accomplir votre objectif déclaré;
- Pertinent – est logiquement lié à cette finalité ; et,
- Confinés au seul nécessaire, – Vous ne conservez que ce qui est nécessaire à l'usage prévu.
Quel est l'avantage de la minimisation des données ?
Pour minimiser la collecte de données, les organisations doivent examiner attentivement les informations dont elles ont besoin et pourquoi elles en ont besoin. Vos systèmes de données resteront conformes et bien organisés, et la crédibilité de votre entreprise augmentera en conséquence. Les utilisateurs, en revanche, ont désormais davantage leur mot à dire sur leurs informations et leurs protections en vertu des nouvelles règles de confidentialité.
Les principaux avantages de l'adoption de la minimisation des données dans une entreprise incluent ;
- Réduit le coût de stockage des données
- Améliore l'état de la sécurité des données
- Renforce les protections de la confidentialité des données
- Simplifie les processus métier
- Maintient le respect des réglementations sur les données
Qu'est-ce que la minimisation des données par rapport à l'anonymisation ?
La minimisation des données est la pratique consistant à collecter ou à conserver le moins de données possible. L'anonymisation, quant à elle, fait référence à la modification des données dont dispose une entreprise dans le but de rendre la réidentification peu probable.
Quelle est la meilleure méthode pour prévenir la perte de données ?
Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures façons d'éviter la perte de données ;
- Faites une sauvegarde de vos fichiers ou données
- Protégez votre matériel
- Maintenir un ordinateur ordonné
- Sensibilisez votre personnel aux dangers des fuites d'informations
- Utiliser un logiciel de protection antivirus et anti-malware
- Créez des politiques de sécurité solides pour les terminaux et les appareils
- Assurez-vous de crypter toute information privée ou importante
- Mettez à jour votre programme fréquemment.
Quelle est la différence entre la limitation des objectifs et la minimisation des données ?
Limitation de la finalité : n'utilisez les informations personnelles que pour la raison pour laquelle elles ont été obtenues ou à des fins supplémentaires compatibles. La minimisation des données signifie ne traiter que les données personnelles nécessaires, pertinentes et suffisantes aux fins que vous avez demandées.
Comment appliquer la minimisation des données à votre entreprise
#1. Collecte de données restreinte
Vous devez d'abord décider de quelles informations votre entreprise a besoin pour fonctionner parfaitement. En attendant, si vous souhaitez analyser uniquement les données les plus pertinentes, quelle que soit votre définition, vous devrez affiner vos méthodes de collecte de données. Il est essentiel de restreindre l'accès aux informations sensibles dans les données que vous stockez. Les informations auxquelles une secrétaire a accès sur un client sont différentes de celles d'un vendeur ou d'un agent de support client. Alors, réduisez-le. Assurez-vous que chaque utilisateur n'a accès qu'aux informations dont il a besoin pour accomplir ses tâches.
#2. Vérification et vérification des utilisateurs
La majorité des procédures de collecte de données en masse fonctionnent selon la présomption que les utilisateurs soumettent des données utiles et pertinentes en grand nombre. Ce n'est pas vraiment le cas. De nombreuses entreprises, des petites startups aux multinationales géantes, collectent involontairement de nombreuses données nuisibles. Simplement en existant sur les systèmes de l'entreprise, les données que vous détenez peuvent être fausses ou inconditionnées, ce qui présente un risque pour toutes les parties.
Afin d'éliminer les informations inutiles, des stratégies fiables de minimisation des données mettent en œuvre des procédures de vérification et de filtrage des utilisateurs. Si un service de covoiturage avait mis en place de telles mesures, il pourrait remarquer qu'un demandeur ayant des antécédents de crimes violents essaie d'utiliser une fausse identité.
Avec ces procédures d'évaluation de base en place, les entreprises n'obtiendront que des informations provenant de sources fiables qui sont réellement utiles.
#3. Gestion progressive des données
De nombreuses entreprises négligent le fait que les données des utilisateurs deviendront obsolètes avec le temps. Cela conduit à des bases de données gonflées de données inutiles ou fausses. Cela exerce une pression sur vos systèmes informatiques et déforme les résultats de toute analyse commerciale que vous effectuez avec les informations.
Les plans de minimisation des données qui intègrent des processus de révision progressifs aident les utilisateurs à maintenir l'exactitude et la fraîcheur des données, évitant ainsi ce problème. Cette méthode simplifie le développement des bases de données de rapports en les rendant plus réactives aux entrées des utilisateurs. À mesure que la quantité de données client augmente, cela aide l'entreprise à économiser de l'argent et des efforts à long terme tout en réduisant les risques.
#4. Effacement stratégique
La minimisation des données repose fortement sur la pratique de la suppression sélective à des fins stratégiques. Dans le marché numérique moderne et en constante évolution, l'utilité de chaque élément de données des consommateurs expire rapidement. Pour maintenir l'utilité et la sécurité de leurs données, les entreprises doivent régulièrement supprimer les anciens enregistrements de leurs serveurs. Les processus de suppression sont une partie essentielle de toute stratégie de minimisation des données.
Les choix commerciaux à venir doivent toujours tenir compte de l'identification des nouveaux types de données nécessaires à l'entreprise et de la suppression des types de données qui ne sont plus utiles à l'entreprise.
Lorsque vous conservez les informations, vous ouvrez la porte aux failles de sécurité, aux informations non vérifiées et à d'autres menaces. Vous ne pouvez pas complètement éviter ces dangers. Néanmoins, les entreprises qui adoptent des mesures efficaces de minimisation des données peuvent améliorer l'efficacité des processus de collecte de données, amasser des informations plus utiles et réduire l'exposition aux risques.
Quels sont les exemples de minimisation des données ?
Le principe de minimisation des données stipule également que cette collecte de données doit être nécessaire pour atteindre la finalité du traitement. Par exemple, l'objectif de la collecte d'informations biométriques dans le cadre d'un contrôle d'empreintes digitales à la porte d'un bâtiment est d'empêcher les personnes non autorisées d'entrer.
Principes de protection des données
Il existe une corrélation directe entre les principes fondamentaux du RGPD et les nombreuses réglementations sur la protection des données et la vie privée. Une compréhension plus approfondie des principes de protection des données vous aidera dans vos efforts pour vous conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un ensemble de règles sur la manière dont les informations personnelles peuvent et doivent être traitées, sur la base de sept principes de confidentialité. Maîtriser les sept principes directeurs du RGPD est la première étape dans la maîtrise de ses lois et réglementations.
Les 7 principes de protection des données ;
- Légalité, équité et transparence
- Limitation de l'objectif
- Minimisation des données
- Précision
- Limitations de stockage
- Intégrité et confidentialité
- Responsabilité
Conclusion
Les organisations ne doivent collecter et conserver que les données dont elles ont réellement besoin, puis effacer le reste. La valeur des données décline rapidement, par conséquent, les conserver « juste au cas où » est une voie risquée.
La minimisation des données est un principe fondamental de protection de la vie privée qui peut être utile pour garantir que les processus de collecte, de stockage et d'effacement des données sont intentionnels et légaux. L'intégration de cette procédure dans tous les aspects de vos opérations de données vous aidera non seulement à protéger la vie privée de vos consommateurs, mais également à réduire les risques potentiels et les amendes élevées pour votre entreprise.
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