En tant que manager, vous devez être capable de répartir votre attention entre plusieurs tâches, chacune d'entre elles semblant être le problème le plus critique à résoudre. Cela peut être assez lourd. Heureusement, il existe des stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour rendre votre travail moins stressant. La gestion par exception est l'une de ces stratégies. Et dans ce guide, nous expliquerons les principes sur lesquels fonctionne la gestion par exception, en prenant la gestion active et passive comme cas d'école.
Qu'est-ce que la gestion par exception ?
La gestion par exception est la technique consistant à analyser les résultats financiers et opérationnels d'une entreprise et à ne porter les problèmes à l'attention de la direction que si les résultats diffèrent considérablement du montant budgété ou attendu. Par exemple, le contrôleur de l'entreprise peut être obligé d'avertir la direction si les dépenses dépassent 10,000 20 $ ou sont de XNUMX % supérieures aux prévisions.
L'objectif de l'approche de gestion par exception est de gérer uniquement les tâches présentant les écarts les plus importants par rapport à la direction ou aux performances anticipées de l'entreprise. Les gestionnaires consacreront sans aucun doute plus de temps à traiter et à corriger ces écarts plus importants. La notion peut être affinée afin que les écarts mineurs soient portés à la connaissance des gestionnaires de niveau inférieur, tandis que les écarts majeurs sont signalés directement à la haute direction.
À quoi ressemble le processus de gestion par exception ?
La notion globale est en fait assez simple à saisir, cependant, ce n'est pas la plus facile à mettre en pratique correctement. Fixer les objectifs ou les normes, évaluer la performance des objectifs choisis, examiner les écarts probables et résoudre les exceptions sont les seuls objectifs requis pour le processus. Examinons chaque section séparément :
#1. Établir des objectifs ou des normes
Le processus de sélection de la procédure commence par l'établissement des normes. Supposons que vous possédiez un restaurant de hamburgers et que vous souhaitiez suivre des éléments tels que les ventes, les dépenses, etc. Vous devrez définir une norme ou un objectif pour chaque tâche et opération. La norme doit être facilement quantifiable et atteignable. Il peut s'agir du nombre total de hamburgers vendus chaque mois, par exemple. C'est le montant que vous devez vendre pour couvrir vos dépenses et continuer à vous développer à un rythme durable. En conséquence, vous établiriez la norme, qui dans ce cas pourrait être de 15,000 XNUMX hamburgers vendus.
#2. Évaluer la performance et la comparer à la norme
Une fois les normes établies, vous pouvez commencer à recourir à la gestion par exception. L'aspect le plus important de la procédure consiste à surveiller les ensembles de données nécessaires et à déterminer si la performance réelle répond ou non aux normes. Vous devez vérifier que vous collectez toutes les données importantes et que vous surveillez les systèmes en temps réel.
La méthode de surveillance peut varier en fonction de la taille de votre entreprise et du type de données que vous surveillez. Vous pouvez utiliser des outils de surveillance automatique pour collecter et compresser les données pour vous, vous permettant de voir les résultats. D'autre part, vous pouvez examiner manuellement les rapports pour identifier tout écart.
Lorsque vous commencez à collecter des données sur les performances actuelles, vous pouvez commencer à les comparer aux normes que vous avez définies. Vous voulez faire cela pour pouvoir repérer tout écart par rapport à l'habituel, puis les traiter.
#3. Examen de la déviation
Lorsque vous comparez vos données de performance aux normes, deux résultats sont possibles :
- S'il n'y a pas de variation majeure, vous n'entreprenez aucune action. Comme indiqué précédemment, vous n'êtes pas tenu de répondre aux modifications mineures.
- Si vous découvrez un écart majeur, passez à l'étape suivante en informant le niveau de gestion approprié du problème. Il peut s'agir de votre superviseur immédiat ou d'un cadre supérieur. Selon la méthode, en tant que responsable, vous devez soit répondre à l'écart, soit le signaler plus haut dans la chaîne.
Les écarts ne doivent pas être acceptés tels quels et les actions correctives ne doivent être effectuées qu'après avoir déterminé les causes des exceptions. Vous devez garder deux choses à l'esprit. Pour commencer, une erreur humaine ou une autre anomalie pourrait avoir causé la situation. Cela pourrait impliquer que le départ n'est pas aussi grave qu'il n'y paraît. La deuxième chose à retenir est que les écarts n'ont pas toujours besoin d'être corrigés. Dans certains cas, la variation peut être causée par des progrès dans une méthode spécifique. Par conséquent, ne commencez jamais à résoudre un problème sans d'abord déterminer les causes principales de l'écart.
#4. Prendre soin de l'exception
Il appartient alors à la direction responsable de traiter l'écart et de réagir correctement. Avant de pouvoir résoudre les anomalies, vous devez d'abord comprendre les raisons profondes. N'oubliez pas que dans certains cas, vos normes devront peut-être être ajustées. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau produit à votre gamme, vos dépenses doivent augmenter, et ainsi de suite. Ainsi, plutôt que de simplement mettre en place votre gestion par des formules d'exception, examinez-les régulièrement.
Principes de gestion par exception
La gestion par exception vise principalement à garantir que la direction se concentre sur les initiatives et les décisions politiques, ne s'impliquant dans les activités quotidiennes que lorsque des écarts importants surviennent. Qu'en est-il des fondamentaux ? Quels sont certains des principes clés qui doivent être présents pour que la gestion par exception fonctionne ?
#1. Une approche méthodique
La gestion par exception nécessite une approche méthodique du travail. En pratique, cela signifie que toutes les demandes et exigences opérationnelles de l'organisation doivent être bien comprises et décrites. Essentiellement, l'entreprise doit être au courant de tout ce qui se passe et doit adhérer à un ensemble de règles claires. La gestion par exceptions est impossible à réaliser sans un ensemble bien défini de normes et de processus. En termes simples, vous ne pouvez pas détecter les écarts si vous ne savez pas à quoi ressemble la normale ou la soi-disant norme.
#2. Une politique d'organisation poussée
La notion de politique organisationnelle est au cœur de l'approche systématique. L'organisation doit avoir une politique prédéterminée et préétablie qui définit les objectifs et les politiques que la direction et les autres niveaux de l'entreprise doivent respecter. La mise en place d'une politique détaillée facilitera non seulement l'identification des écarts, mais garantira également que tous les niveaux de l'entreprise suivent le même ensemble de normes.
#3. Une forte maîtrise des exceptions
Par rapport au postulat précédent, le management par exception nécessite que l'ensemble de l'organisation soit consciente des écarts. Vous ne pouvez pas exécuter le système si les exceptions sont cachées ou connues uniquement de l'équipe de signalement. Plus l'équipe comprend ce qu'on attend d'elle et ce qui devrait déclencher des signaux d'alerte, plus il est facile de reconnaître les problèmes ou de les empêcher de se produire en premier lieu.
#4. Répartition appropriée des pouvoirs
Un principe de délégation de pouvoir appropriée doit être créé pour que le processus et la structure fonctionnent. Comme indiqué précédemment, les déviations peuvent être largement classées en comportements ordinaires et inhabituels. Pour l'autorité, il doit y avoir une compréhension claire de cette division et une structure de commandement bien établie. Lorsqu'un problème ou une exception survient, les employés et les gestionnaires doivent comprendre ce qu'on attend d'eux.
#5. Développement constant des subordonnés
Enfin, comme pour de nombreuses théories et styles de gestion, le développement subordonné doit être intégré à votre cadre de gestion par exception. J'aborderai les mérites et les inconvénients de l'approche plus tard, mais vous devez savoir que le système n'est pas facile pour le personnel.
Étant donné que la direction n'engage les subordonnés de manière proactive qu'en cas de problème, vous devez vous assurer que le personnel est aussi compétent que possible. Vous devez fournir une formation non seulement sur le style, mais également sur d'autres aspects du rôle du subordonné. De plus, la formation devrait se concentrer sur l'amélioration des qualités managériales de l'individu. Cela fournira à votre organisation des alternatives de succession plus fluides et garantira que les prochains managers proviennent de l'intérieur de l'organisation.
Quels sont les avantages du management par exception ?
- Cela réduit le nombre de résultats financiers et opérationnels que la direction doit examiner, ce qui permet de mieux utiliser son temps.
- Une option de rapport peu invasive consiste à configurer le rédacteur de rapport lié au système de comptabilité pour imprimer automatiquement des rapports à certains intervalles qui contiennent les niveaux d'exception prédéterminés.
- Ce concept permet aux employés d'adopter leurs propres approches pour obtenir les résultats budgétés de l'entreprise. La direction n'interviendra qu'en cas de circonstances exceptionnelles.
- Dans le cadre de leurs opérations d'audit annuelles, les auditeurs de l'entreprise enquêteront sur les écarts importants. Par conséquent, la direction doit analyser ces problèmes avant l'audit.
Gestion active par exception
La gestion active par exception implique que les dirigeants contrôlent et surveillent à la fois les activités et les résultats. Diriger par exception, c'est intervenir au premier signe d'un problème pour régler et rectifier la situation tout en réprimandant le membre de l'équipe qui l'a causé.
Avant d'aller plus loin, comprenons ce qu'est le leadership transactionnel, cela nous aidera à mieux comprendre le concept de gestion active et passive par exception
Leadership transactionnel
Le leadership transactionnel est le frère le plus directif et le moins engageant du leadership transformationnel, mais il est légèrement supérieur au leadership de laissez-faire, qui font tous partie du modèle de leadership complet.
Ce type de leadership est basé sur une structure définie de récompense et de punition pour différents niveaux de réussite. Il se distingue du leadership transformationnel par l'accent qu'il met sur les résultats, l'efficacité et la performance plutôt que sur les personnes et les relations.
Le leadership transactionnel comporte trois composantes ou techniques distinctes : la gestion active par exception, la gestion passive par exception et la récompense contingente.
Gestion active par exception dans le leadership transactionnel
Le manager ou le leader est impliqué tout au long du travail dans la gestion active par exception, contrôlant, supervisant et vérifiant le travail des membres de l'équipe. En raison de cette participation intime, le leader peut parfois remarquer des problèmes avant qu'il ne soit trop tard et des mesures correctives peuvent être mises en œuvre, même si les répercussions sont entièrement évitées. Ceci est à la différence de la gestion passive par exception.
La gestion active par le gestionnaire d'exceptions non seulement prévient les problèmes, mais est également constamment présente, guidant et démontrant aux employés ce qu'il faut faire. Cela permet aux membres de l'équipe d'en savoir plus sur l'évitement des erreurs et de recevoir un encadrement plus direct de leur chef. Semblable au leadership rythmique, le leader peut donner un bon exemple à suivre aux autres.
Cependant, la gestion active par exception, comme la gestion passive par exception, est également axée sur les négatifs et la prévention des erreurs ; il est simplement plus proactif que réactif.
La gestion active par exception, comme la plupart des approches de leadership transactionnel, fonctionne bien dans des contextes répétitifs où un petit nombre d'actions et de tâches sont réalisées et où le produit parle de lui-même.
La clé d'une gestion active efficace par un leadership d'exception est d'être suffisamment proche du travail réel pour remarquer les défauts tôt, tout en s'assurant que le personnel apprend de ces instances, réduisant ainsi le risque d'exceptions futures.
Situations dans lesquelles la gestion active par exception peut être efficace
La gestion active par exception peut être efficace dans les scénarios suivants :
- Restauration rapide
- Services de nettoyage
- Logistique et entreposage
- Assemblée
- L'agriculture et les environnements de production à complexité faible et moyenne nécessitent un travail manuel.
La gestion active par leadership d'exception, comme la gestion passive par exception, a de réelles contraintes. La concentration sur les exceptions limite vos objectifs, et l'accent est peu ou pas mis sur l'image plus large, comme la vision, l'engagement, la motivation, etc. Il apporte un développement continu, indispensable, mais il s'agit plus d'éviter les difficultés que d'améliorer l'ensemble.
La gestion active par exception fonctionne-t-elle ?
La gestion active par exception fonctionne mieux que la gestion passive, mais pas aussi bien que la récompense contingente ou le leadership transformateur. Même dans des environnements répétitifs où les gens consacrent simplement leurs heures pour leur salaire, un leader visionnaire peut toujours trouver un objectif primordial pour renforcer l'engagement, augmentant ainsi les performances et réduisant le roulement du personnel.
Les dirigeants qui aspirent à l'amélioration, ainsi que l'ambition et le but d'améliorer les gens qui les entourent, ne devraient pas se contenter de cette forme de leadership plus basique, même si elle inclut la participation au travail.
Qu'est-ce que le MBO, ses avantages et ses inconvénients ?
La gestion par objectifs (MBO) est une procédure dans laquelle un manager et un employé conviennent d'objectifs de performance particuliers, puis élaborent une stratégie pour les atteindre. Les avantages incluent :
- Parce que la gestion par objectifs (MBO) est une stratégie axée sur les objectifs qui se concentre sur la définition et le contrôle des objectifs, elle encourage les managers à planifier en profondeur.
- Il n'y a pas d'ambiguïté ou de confusion au travail car la direction et les subordonnés comprennent ce qu'on attend d'eux.
- Les responsables doivent définir des objectifs mesurables, des normes de performance et des priorités pour ces objectifs. De plus, les tâches et l'autorité du personnel sont clairement définies.
- Il sensibilise les individus aux objectifs de l'entreprise.
- Il indique fréquemment les domaines dans lesquels les employés ont besoin d'une formation supplémentaire, ce qui leur permet d'évoluer dans leur carrière.
- La méthode d'évaluation périodique informe les subordonnés de leur performance. Étant donné que le MBO met fortement l'accent sur des objectifs définissables, l'évaluation peut être plus objective, spécifique et équitable.
- Il améliore la communication entre la direction et les employés.
Les inconvénients comprennent:
- Le MBO ne peut réussir que si la haute direction le soutient pleinement.
- Les subordonnés peuvent s'opposer à la gestion par objectifs (MBO).
- Il y a beaucoup de paperasse en jeu et cela prend trop de temps au gestionnaire.
- L'accent est mis sur les objectifs à court terme.
- La plupart des managers peuvent manquer de compétences appropriées dans les interactions interpersonnelles telles que le coaching et le conseil, qui sont souvent nécessaires.
- L'interface du système MBO avec d'autres systèmes, tels que les prévisions et la budgétisation, est tout à fait inadéquate. Cela complique le fonctionnement global de tous les systèmes.
- Atteindre les objectifs du groupe est plus difficile.
Quelle est la différence entre la gestion par exception et la gestion par objectifs ?
La principale distinction entre la gestion par objectif (MBO) et la gestion par exception (MBE) est que la MBO est un processus dans lequel des objectifs spécifiques pour l'organisation sont définis en collaboration, tandis que la MBE est une politique dans laquelle la direction consacre son temps à enquêter uniquement sur ces situations. dans lequel le résultat réel diffère.
Quel est l'objectif principal de la gestion par exception ?
Le management par exception est une approche du leadership qui encourage les personnes à prendre des initiatives et à prendre en charge leur propre travail et leurs propres initiatives. Cela implique de se concentrer sur et d'examiner les valeurs aberrantes qui comptent statistiquement.
Pourquoi la gestion par exception est-elle une stratégie efficace ?
La gestion par exception permet de mieux utiliser le temps de la direction en réduisant le nombre de résultats financiers et opérationnels à revoir.
En conclusion,
La gestion par exception est une excellente technique de gestion pour s'assurer que toute l'attention du gestionnaire est concentrée sur les problèmes les plus urgents. Cela peut aider à concentrer l'attention et à créer un environnement dans lequel les vrais problèmes priment. En effet, la gestion par exception peut être une technique utile pour hiérarchiser les tâches, depuis l'organisation des activités quotidiennes jusqu'à la mise en place de structures de pouvoir adaptées. Cela peut aider à garantir que l'entreprise respecte les normes les plus élevées.
Foire aux Questions
La gestion par exception est-elle bonne ?
Le management par exception est une belle notion pour toute entreprise. Les managers l'utilisent pour se concentrer sur les performances de l'entreprise plutôt que sur l'ensemble de l'unité commerciale.
Qui a développé MBE ?
Vers 1968, deux physiciens américains, Alfred Y. Cho et John R. Arthur, Jr., d'origine chinoise, ont développé la technologie MBE de base aux Bell Laboratories.
Qu'est-ce que la gestion passive par exception ?
La gestion passive par exception consiste à reporter l'action jusqu'à ce que les erreurs ou les problèmes ne puissent plus être ignorés.
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Bibliographie
