En tant qu'entreprise ou organisation, pour vous d'établir une gestion solide des créances. Vous devez connaître les outils, les politiques, les comptes et ce qui est souvent la partie la plus critique de la gestion des créances avec des motifs.
Gestion des créances
Gestion des comptes Les créances sont essentielles pour toute entreprise, car les activités quotidiennes en dépendent fortement. De plus, c'est là que vous devez prendre de l'argent pour payer votre personnel, financer les dépenses quotidiennes de votre entreprise et construire l'entreprise, donc les paiements doivent être reçus dans les délais.
Les organisations sont obligées d'utiliser l'argent de leur réserve qui était destiné à d'autres fins puisqu'elles ne disposent pas des fonds attendus.
De plus, les entreprises qui déclarent faillite ont généralement des problèmes liés à un système de recouvrement inefficace. Comme ils étaient incapables de percevoir ce que leurs clients n'avaient pas payé.
Ainsi, selon les enquêtes, une personne sur quatre les petites entreprises a de la difficulté à gérer ses comptes clients. En raison de divers clients qui les sous-payent, paient au-delà des conditions prévues ou sont tout simplement incapables de payer en raison des revers financiers causés par le ralentissement économique.
Ces problèmes peuvent être surmontés en suivant quelques étapes simples pour améliorer la gestion de vos comptes clients
#1. Examinez vos antécédents financiers et de crédit
Effectuez une vérification des antécédents financiers et des antécédents de crédit de toute entreprise avant de vous engager à faire affaire avec elle. Si nécessaire, sollicitez les commentaires d'autres organisations avec lesquelles ils ont déjà fait affaire.
Certaines entreprises ont déjà une longue liste de crédits en souffrance. ce qui est un meilleur signe qu'ils ont des difficultés financières. Par conséquent, il est conseillé de ne pas conclure d'accords à long terme avec eux tant qu'ils n'ont pas entièrement résolu leurs problèmes financiers.
Envisagez de proposer des conditions raisonnables pour eux. tout en restant bénéfique pour votre organisation lorsque vous traitez avec des entreprises qui ont des antécédents de retards de paiement.
#2. Établir des conditions de paiement spécifiques
Établissez des conditions de paiement claires entre votre client et votre organisation.
Donnez à votre client une estimation des dépenses qu'il engagera. Et négociez également pour eux un arrangement confortable qui ne compromettre profit de votre entreprise.
#3. Utiliser la facturation électronique
Le courrier postal n'est plus la seule option pour livrer les factures aux portes des clients. De plus, les entreprises peuvent désormais envoyer des factures par e-mail à l'aide d'applications disponibles sur Internet grâce aux progrès de la technologie.
Vous n'avez pas non plus à attendre les facturations mensuelles. car vous pouvez envoyer des factures dès que les tâches sont terminées. De plus, l'envoi des factures à temps peut aider les clients à se préparer à la date d'échéance.
L'excellente chose est que beaucoup de ces applications de facturation comportent des indications intégrées qui indiquent quand les clients ont vu l'e-mail. Ainsi, il leur est plus difficile de justifier les retards de paiement. Nous examinerons les outils de gestion des comptes clients.
Outils de gestion des créances
Lorsque votre système de recouvrement est insuffisant, il existe quelques outils de gestion des comptes clients qui sont toujours utiles à utiliser. Nous les avons tous listés ci-dessous.
La politique sur le crédit et les recouvrements a été mise à jour
Avez-vous une politique de crédit et de recouvrement en place, qui énonce les règles et les procédures que les vendeurs et les collecteurs doivent suivre ? Cela peut être un outil utile pour s'assurer que les vendeurs et les collectionneurs. Adhérer aux meilleures pratiques et procédures visant à améliorer les ventes tout en protégeant votre entreprise contre les créances irrécouvrables.
Des recherches antérieures ont indiqué que seuls 20 % environ des départements de crédit ont défini des politiques (Credit Research Foundation). Et plus de 50 % de ceux qui en ont un ne le mettent pas à jour suffisamment régulièrement pour qu'il soit efficace (Credit Today).
Logiciel d'automatisation
Il ne suffit pas d'avoir une politique de crédit et de recouvrement en place. De plus, il ne garantit pas qu'il sera mis en œuvre par votre équipe, notamment lorsqu'il s'agit d'encaisser des factures. Pendant ce temps, nous n'impliquons pas que les collectionneurs d'entreprises sautent intentionnellement les processus. Mais ils peuvent en oublier un ou ne pas avoir le temps de terminer chaque étape avec chaque facture.
De plus, l'automatisation de la gestion des comptes clients vous permet d'intégrer vos règles et procédures dans le système. Ce qui élimine le besoin pour les collectionneurs de rappeler les étapes et leur fait gagner un temps considérable. Lorsque vous utilisez l'automatisation de la gestion des comptes clients, le système accomplit automatiquement les étapes du processus que vous avez défini ou demande au collecteur de le faire.
Ajouter plus d'employés
De nombreuses entreprises qui pensent que la performance de leur gestion des comptes clients est mauvaise pensent que cela est dû à un manque de personnel. En règle générale, la première impulsion est d'embaucher une autre personne pour aider à supporter le fardeau écrasant. En automatisant le processus, vous pouvez souvent éliminer le besoin de personnel supplémentaire et les coûts associés. Dans d'autres circonstances, un employé à temps partiel ou un autre employé à temps plein peut être absolument nécessaire.
Envoi et paiement de factures électroniques
Si vous utilisez encore du papier pour gérer le processus de facturation et de recouvrement, il est temps de le retirer en 2016. Pendant ce temps, l'envoi de factures par courrier postal et l'attente que les clients reçoivent, traitent et retournent les chèques peuvent ajouter plusieurs jours à la facturation. -processus de trésorerie. De plus, cela expose votre client au risque de fraude. Vous pouvez soumettre des factures et recevoir des paiements de consommateurs en ligne grâce aux systèmes électroniques de présentation et de paiement des factures (EIPP). De plus, cette technologie rend la collecte des paiements des clients considérablement plus rapide, plus facile et moins coûteuse que les opérations traditionnelles sur papier.
Options de libre-service pour les clients
Plus de 70 % des clients, en particulier ceux des petites et moyennes entreprises. Préférez les solutions en libre-service telles qu'un portail en ligne pour obtenir de l'aide par téléphone ou par e-mail. Vous ne pouvez pas vraiment leur en vouloir. Tout le monde est occupé et personne ne veut perdre son temps pendant les heures de travail à jouer au téléphone ou à attendre les réponses par e-mail. Cependant, vous pouvez leur donner ce pouvoir en leur fournissant un portail en ligne auquel ils peuvent accéder 24 heures sur XNUMX, sept jours sur sept pour récupérer des factures, payer des factures, poser des questions, afficher des relevés, discuter avec des personnes de soutien, etc. Vous pouvez grandement améliorer les paiements ponctuels et la satisfaction des clients en offrant aux consommateurs le contrôle et le confort qu'ils désirent. C'est vraiment une situation gagnant-gagnant.
Armé de ces quatre outils, ou même d'un seul d'entre eux, vous serez étonné de la rapidité avec laquelle vous pouvez réduire le montant des comptes clients impayés dans vos livres, ce qui se traduit par des flux de trésorerie sains et des clients plus satisfaits.
Politiques de gestion des comptes clients
Avoir connu les outils de gestion des comptes clients. Vous trouverez ci-dessous les politiques de gestion.
Politiques de gestion des comptes clients : envoyer des factures immédiatement
Pour commencer, assurez-vous que votre entreprise envoie les factures et les relevés de compte à temps. afin que vos clients sachent qu'un paiement est dû. Un e-mail automatisé est crucial dans cette situation. De plus, la mise en œuvre d'un logiciel qui envoie automatiquement des e-mails à vos clients bien avant et à la date d'échéance contribuera grandement à garantir un paiement rapide. (Cela permettra également à votre équipe de gagner de précieuses heures.) Pendant ce temps, D&B Finance Analytics Receivables Intelligence Collections Management automatise cette procédure avec des modèles d'e-mails qui incluent des relevés de compte et des factures liés.
Politiques de gestion des comptes clients : simplifiez les paiements
Si vous envoyez un e-mail automatique informant votre client que son paiement est dû demain. Assurez-vous ensuite qu'ils disposent d'un mécanisme pour vous payer immédiatement en ligne. De plus, attendre que les chèques arrivent par la poste contribue à une diminution des flux de trésorerie. Alors que de nombreuses entreprises B2B envoient encore des chèques papier, la tendance est aux paiements numériques.
Gardez un œil sur les comptes en retard de paiement.
Malgré tous vos efforts, certains comptes paieront en retard ou pas du tout. Alors, gardez un œil sur les clients qui ne paient pas à temps. Ils peuvent avoir contesté une facture ; Tout d'abord, vous devez résoudre tous les problèmes internes tels que les erreurs de facturation, les écarts de prix et les déductions. C'est encore une autre raison pour laquelle utiliser A/R le logiciel de gestion est plus efficace et plus rentable que le processus manuel. Les clients qui paient lentement, en revanche, peuvent nécessiter un traitement plus pratique, comme des appels téléphoniques, des lettres écrites et une implication avec votre représentant commercial. De plus, il est préférable d'essayer de percevoir le paiement vous-même avant de le confier à une agence de recouvrement tierce ou de le radier comme une créance irrécouvrable.
Motifs de la gestion des créances
Chaque entreprise souhaite acheter bas et vendre haut avec un bon prix du marché. Cependant, ils risquent de tout perdre si les créances ne sont pas correctement gérées à la dernière étape du processus de vente (paiement). De plus, une mauvaise gestion des créances est responsable de plus de la moitié des faillites, démontrant son importance. Pendant ce temps, les motifs appropriés pour gérer les créances impliquent bien plus que de simplement rappeler aux consommateurs de payer. Il est également nécessaire de déterminer les motifs du non-paiement. Est-il possible qu'un produit ou un service n'ait pas été livré ? Ou la facture était-elle entachée d'une erreur administrative ? Les bons motifs pour gérer les créances sont un processus à multiples facettes qui comprend :
- déterminer à l'avance le pointage de crédit du client est un bon motif de gestion des créances.
- Analyser et surveiller régulièrement les risques de crédit des clients
- Suivre les clients
- Détecter les retards de paiement en temps opportun
- Détecter les problèmes en temps opportun
- réduction du solde total impayé (DSO)
- Prévenir toute créance irrécouvrable sur les créances impayées
Pourquoi est-il important de gérer les créances ?
Les créances irrécouvrables sont réduites grâce à une gestion efficace des créances, qui à son tour augmente les bénéfices. Une meilleure trésorerie et plus de liquidités pour les investissements et les acquisitions de votre entreprise sont deux avantages.
Que signifie la gestion des comptes clients ?
Les paiements dus à votre entreprise pour des biens ou services déjà fournis sont appelés comptes débiteurs (AR). Le processus visant à s'assurer que ces paiements sont effectués dans les délais, de manière cohérente et fiable est connu sous le nom de gestion appropriée des AR.
Quelle fonction le gestionnaire des comptes clients exécute-t-il ?
Le gestionnaire des comptes clients est un poste de niveau intermédiaire. Il s'agit du poste chargé de gérer la division des comptes clients et le personnel de l'organisation, ainsi que de percevoir tous les paiements au nom de l'entreprise. De plus, cela implique de s'assurer que les politiques de l'entreprise sont suivies et que les délais de paiement sont respectés.
Quel autre titre aurait un gestionnaire des comptes clients ?
Payables/Receivables Managers sont un autre nom pour les gestionnaires de comptes clients. Les gestionnaires des comptes clients sont également responsables de la stabilité financière globale de leur entreprise.
Conclusion
La gestion des comptes clients vous permet d'économiser beaucoup de stress avec les outils appropriés.
FAQ sur la gestion des comptes clients
Comment sont gérées les créances ?
Un processus de gestion des comptes clients implique ce qui suit : La cote de crédit, c'est-à-dire la capacité de paiement des clients, doit être examinée avant d'accepter les termes et conditions. Surveiller en permanence tout risque de non-paiement ou de retard dans la réception des paiements.
Quels sont les outils de gestion des créances ?
- POLITIQUE DE CRÉDIT ET DE RECOUVREMENT MISE À JOUR. Avez-vous une politique de crédit et de recouvrement en place qui décrit les règles et les processus que les vendeurs et les collectionneurs doivent suivre ? …
- LOGICIEL D'AUTOMATISATION. …
- PLUS D'EMPLOYÉS ? …
- LIVRAISON ET PAIEMENT ÉLECTRONIQUE DES FACTURES. …
- OPTIONS DE LIBRE-SERVICE CLIENT.
Pourquoi est-il important de gérer les créances ?
Une bonne gestion des comptes clients contribuera directement au profit de votre entreprise en raison de sa capacité à réduire les créances irrécouvrables. Les avantages comprennent un meilleur flux de trésorerie et une plus grande disponibilité de liquidités pour les investissements et les acquisitions de votre entreprise.
- Gestion des comptes clients : politiques pour les comptes clients et le recouvrement
- Logiciels d'entreprise : 27+ meilleurs logiciels et programmes pour vos petites entreprises
- Gestion du temps de projet : processus, outils et logiciels pour une gestion efficace
- Comparaison détaillée des comptes fournisseurs et des comptes clients)
- Comptes clients : exemples, processus, formule et conseils gratuits
