Croyez-vous que vous n'avez pas besoin de vous soucier d'établir un manuel de l'employé solide ? Considérez à nouveau.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, un manuel de l'employé sert de guide pour ce que vos employés peuvent attendre de vous et ce que vous attendez d'eux. Donc, à moins que vous ne soyez un seul employé de votre entreprise ou que vous ne dirigiez une entreprise familiale avec seulement vous, votre sœur et votre cousin comme employés, vous avez besoin d'un manuel de l'employé. La création d'un manuel de l'employé, en revanche, pourrait être une entreprise exigeante. Cet article traite des avantages d'un manuel de l'employé, de ce qui doit être inclus dans un manuel de l'employé et de la fréquence à laquelle un manuel de l'employé doit être révisé et mis à jour.
Qu'est-ce qu'un manuel de l'employé ?
Les manuels des employés sont souvent appelés guides de terrain des employés ou manuels du personnel. Il informe les nouveaux employés et employés sur l'entreprise, tels que:
- Mission
- Vision
- Valeurs
- Politiques internes
- Procédures
- Conditions de travail
- Attentes en matière de comportement/code de conduite
Ces informations sont essentielles pour que les nouvelles recrues puissent démarrer dès leur premier jour. Ils doivent avoir une solide compréhension de l'entreprise après avoir lu le manuel, y compris comment les choses sont faites et ce qu'on attend d'eux. Cela leur donne plus de confiance dans l'approche de leur travail et améliore immédiatement leur efficacité.
Les employés existants peuvent utiliser le manuel comme ressource chaque fois qu'ils ont besoin de connaissances sur le lieu de travail, telles que les procédures de paie ou leurs droits en matière d'emploi.
Les nouveaux employés doivent recevoir le manuel lors de leur premier jour de travail. Chaque fois que le manuel est mis à jour, les employés existants doivent en recevoir un exemplaire.
Qu'est-ce qui devrait être inclus dans un manuel de l'employé ?
Un manuel de l'employé doit être divisé en plusieurs parties afin qu'un large éventail d'informations puisse être fourni.
Voici quelques exemples de ce qui devrait être inclus dans un manuel de l'employé :
- Les bases de l'emploi
- Politiques en milieu de travail
- Code d'éthique
- Rémunération et avancement
- Avantages et avantages
- Heures de travail, congés payés et vacances
- Démission et licenciement du salarié.
En reliant ces sections, vous pouvez créer un manuel complet de l'employé de l'entreprise. L'ensemble du modèle comprend ces éléments ainsi qu'une introduction pour vous aider à accueillir de nouveaux employés dans votre organisation.
Pour vous aider encore plus, voici notre explication de ce que comprend chaque section, ainsi que des recommandations pour étoffer votre propre manuel de l'employé afin de répondre aux besoins de votre entreprise :
#1. Les bases de l'emploi
Cette partie est largement instructive et vous aidera à établir des définitions de base liées à l'emploi. Il informera votre personnel des conditions de son contrat et de la classification de ses fonctions. Ils peuvent se référer à cette partie en tant que ressource chaque fois qu'ils ont des questions fondamentales.
C'est aussi un bon endroit pour établir des politiques de présence. Vous pouvez également décrire votre processus d'embauche aux responsables du recrutement potentiels de votre entreprise.
Voici quelques éléments à mentionner dans la section Principes de base de l'emploi :
- Les différentes formes de contrats de travail. Définissez les employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que les stagiaires, les apprentis et les autres travailleurs.
- Egalité des chances pour l'emploi. Il s'agit d'une déclaration obligatoire non seulement pour des raisons juridiques, mais également pour favoriser une culture de la méritocratie et du respect dans votre entreprise.
- Processus de recrutement et de sélection. Décrivez les étapes typiques de votre processus d'embauche ici. De plus, si vous effectuez fréquemment des contrôles préalables à l'embauche, précisez à quel stade les responsables du recrutement pourraient les commander et même comment les gérer. De même, si vous avez un programme de parrainage permanent ou offrez fréquemment des bonus de parrainage, c'est un bon endroit pour clarifier l'approche et les directives pertinentes.
- Présence. Les politiques de présence de l'État, par exemple, décrivent ce que les employés doivent faire s'ils ne peuvent pas se présenter au travail ou les circonstances dans lesquelles une absence non signalée peut être excusée.
#2. Politiques en milieu de travail
Cette section définit votre lieu de travail et comment il devrait être. Il s'agit des conditions de travail de votre personnel. Incluez des normes anti-harcèlement et de santé et sécurité dans votre manuel de l'employé pour créer un environnement légal et agréable où vos employés peuvent s'épanouir.
Voici les politiques incluses, ainsi que des suggestions sur la façon de les adapter à votre propre lieu de travail :
- Confidentialité et sécurité des données. Mentionnez ces lois et comment vous assurez la conformité, ainsi que ce que vous attendez de votre personnel.
- Harcèlement et violence. Le respect envers et de la part des collègues est une composante essentielle d'un environnement de travail agréable. Dans cette section, vous pouvez affirmer sans équivoque votre engagement à éliminer le harcèlement et la violence au travail. Vous définirez également ce qui constitue du harcèlement et discuterez des conséquences potentielles.
- Santé et sécurité au travail. Cette section donnera des lignes directrices que les employés doivent suivre afin de maintenir un lieu de travail sain et sécuritaire. Vous pouvez inclure les activités que votre organisation a menées pour assurer le respect des lois sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que pour protéger les employés dans des emplois dangereux ou en cas d'urgence. Notre modèle comprend des sections sur la prévention, la gestion des urgences, le tabagisme et un lieu de travail sans drogue. Si votre organisation a des exigences pertinentes, vous pouvez également inclure une politique de santé mentale.
#3. Code d'éthique
Votre code de conduite sert de ligne directrice pour le comportement des employés. Vous expliquerez comment vous vous attendez à ce que les employés traitent les autres, qu'il s'agisse de collègues, de partenaires, de clients ou de parties prenantes externes. Tout est question d'éthique et de confiance, et de création d'un environnement sûr et professionnel pour tous.
Incluez les sections suivantes dans votre propre code de conduite :
- Code vestimentaire. Même si votre entreprise n'a pas de code vestimentaire, vous pouvez l'indiquer ici. Les employés doivent être conscients de ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas porter. Décrire les critères aussi précisément que possible ; par exemple, qu'est-ce que les « vêtements formels » impliquent pour votre organisation ?
- Gadgets numériques et cybersécurité. Abordez l'utilisation d'Internet, les téléphones portables de l'entreprise, les e-mails d'entreprise et l'utilisation des médias sociaux d'entreprise et personnels. Établir des normes sans être indûment contraignant pour les employés; la plupart des individus s'attendent à une certaine marge de manœuvre dans ces domaines tant que les directives de sécurité et de protection des données sont respectées.
- Conflit d'intérêt. Vous pouvez décrire ce qu'est un conflit d'intérêts, ce que les employés peuvent faire s'ils en rencontrent un et quelles sont les conséquences d'une violation délibérée des lois ou des règles de l'entreprise.
- Lien et fraternisation avec les employés. Alors que de nombreuses entreprises sont ouvertes aux employés qui deviennent amis ou sortent ensemble, des règles de base de base doivent être suivies pour éviter les rumeurs ou les incidents non professionnels.
- Parents salariés. Cette partie est essentielle pour éviter les allégations de népotisme et de favoritisme. Fournissez des directives précises sur les relations de travail autorisées entre proches dans votre organisation.
- Visiteurs sur le lieu de travail. C'est une question de sécurité ainsi que de protection des données et des biens de l'entreprise. Décrire la procédure d'invitation des visiteurs sur les terrains de l'entreprise afin que le personnel soit toujours vigilant et responsable.
- Diffusion et sollicitation. Dans cette section, vous pouvez discuter des tentatives de tiers ou d'employés de solliciter ou de distribuer des dépliants, des produits ou des services, ainsi que de la manière dont les employés doivent gérer de telles situations.
#4. Rémunération et avancement
Cette section explique comment vous rémunérez et reconnaissez les employés pour leurs efforts tout en les aidant dans leur développement. Ces politiques démontrent votre appréciation pour les employés et les encouragent à rester avec vous.
Incluez les sections suivantes pour y travailler :
- État de la paie et de la rémunération. Cette section est particulièrement importante pour les États-Unis, qui ont des règles régissant le personnel exempté et non exempté. Vous pouvez expliquer le cadre légal et clarifier les lois concernant les heures supplémentaires. Vous pouvez également spécifier les jours où les employés reçoivent leur salaire ou salaire.
- La gestion des performances Cette partie informe les employés sur la façon dont leur performance sera évaluée et prépare les superviseurs aux responsabilités de gestion. Vous pouvez discuter des objectifs des évaluations de performance et de la manière dont les managers doivent diriger leurs équipes.
- Développement et formation des employés. C'est l'occasion pour vous de mettre en lumière un aspect important de votre stratégie de fidélisation : assurer l'épanouissement personnel et professionnel des employés. Vous pouvez discuter des possibilités de formation et, le cas échéant, des budgets d'éducation.
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#5. Rémunération et développement
Avez-vous déjà entendu un employé dire : « Bon sang, je ne savais pas que nous avions une réduction pour la salle de sport » ? Il est très probable que les employés ne soient pas au courant de la gamme complète d'avantages et d'incitatifs offerts par votre organisation. Cette section vous aide à tenir le personnel informé sur ce sujet.
Les parties suivantes peuvent être incluses dans nos avantages et avantages (mais veuillez ajouter vos propres avantages et avantages uniques) :
- Bien-être des employés. L'assurance maladie privée, l'abonnement à une salle de sport et les programmes de bien-être en sont tous des exemples. Inclure des explications sur les lois pertinentes telles que la FMLA et la COBRA.
- L'indemnisation des travailleurs. Décrivez la procédure que les employés doivent suivre s'ils se blessent au travail, ainsi que les avantages que vous leur accorderez. Modifiez notre modèle conformément à la législation locale.
- Option travail à domicile. La possibilité de travailler à domicile devient de plus en plus courante. Expliquez comment les employés peuvent demander le travail à distance et les réglementations qu'ils doivent suivre (par exemple, la cybersécurité à la maison). Énoncez également les réglementations pour les travailleurs distants permanents.
- Frais de personnel. Mentionnez les dépenses liées au travail que vous couvrirez et comment fonctionne la procédure de remboursement.
- Voiture fournie par l'entreprise. Si vous fournissez des automobiles d'entreprise en tant qu'avantage, assurez-vous d'informer les employés de la façon dont vous vous attendez à ce qu'ils se comportent au volant et des dépenses que vous couvrirez (par exemple, l'essence et les frais).
- Parking. À l'instar de l'avantage pour les voitures d'entreprise, si vous fournissez un parking gratuit sur le lieu de travail, assurez-vous que le personnel comprend comment gérer l'espace qui lui est attribué. Décrivez les critères que vous utilisez pour attribuer les places de stationnement si vous en avez un nombre restreint.
- Matériel fourni par l'entreprise. Si vous fournissez des équipements à vos employés (tels que des téléphones ou des ordinateurs portables), assurez-vous qu'ils savent comment en prendre soin. Indiquez ce qui se passe si l'appareil est volé ou endommagé.
#6. Heures de travail, congés payés et vacances
C'est l'une des sections qui intéressera le plus les employés. Ils veulent savoir comment ils peuvent partager leur temps entre le travail et les loisirs ou les tâches hors travail lorsqu'ils rejoignent votre organisation.
Vous pouvez créer vos propres politiques applicables en vous référant aux domaines ci-dessous :
- Horaires de travail et PTO (congés payés). Mentionnez les heures d'ouverture générales de votre entreprise ainsi que tout écart. Ensuite, précisez le nombre de jours de congés payés que vous offrez aux employés et décrivez le processus de demande de prise de force.
- Vacances. Énumérez tous les jours fériés observés par votre organisation et expliquez comment vous rémunérerez les employés s'ils sont tenus de travailler ces jours-là.
- Congé de maladie. Décrivez ce que la loi vous oblige à offrir aux employés, ainsi que tout avantage supplémentaire en cas de congé de maladie que vous avez choisi de fournir. Vous pouvez inclure les définitions à court terme et à long terme de la maladie.
- Congé pour deuil. Accordez aux employés qui ont perdu un être cher quelques jours de congé de deuil - il s'agit d'un avantage sensible qui peut vous aider à établir des relations de confiance avec les employés.
- Service du jury et vote. Expliquez la loi entourant les congés pour obligations civiques et quels documents les employés peuvent être tenus d'apporter.
- Congé parental. Cela peut inclure un congé de paternité et de maternité légalement obligatoire ou parrainé par l'entreprise pour les employés qui ont ou adoptent un enfant. Vous pouvez également intégrer des avantages d'allocation parentale, tels que quelques heures de congé pour assister à des réunions scolaires.
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#7. Démission et licenciement des employés
Les employés doivent savoir comment leur relation de travail avec votre organisation se terminera si quelque chose ne fonctionne pas. Surtout s'il s'agit d'une procédure disciplinaire.
Voici un aperçu du contenu :
- Discipline progressive. Passez en revue les étapes de votre processus de discipline progressive et comment vous prévoyez que les gestionnaires les géreront.
- Démission. Lorsqu'un employé démissionne, il doit être conscient de son délai de préavis ainsi que du processus de démission. C'est également un excellent moment pour répondre à des préoccupations telles que le remboursement des frais de scolarité ou de réinstallation, ainsi que pour interdire clairement la démission forcée.
- Résiliation. Précisez les lois applicables ainsi que votre propre procédure interne de licenciement des employés. Mentionnez les conditions de versement de l'indemnité de départ, ainsi que la manière dont vous prévoyez de rembourser les vacances et les congés de maladie restants.
- Les références. Inclure une brève déclaration sur la fourniture de références aux employés qui ont démissionné ou ont été licenciés. Par exemple, si un employé a été congédié pour un motif valable, vous avez le droit de refuser de lui fournir des références.
#8. Conclusion
Vous pouvez utiliser la conclusion pour informer le personnel des modifications futures et leur demander de reconnaître avoir lu le manuel. Cependant, vous devriez terminer votre manuel de l'employé sur un bon ton. Réitérez à quel point vous êtes heureux qu'un employé ait rejoint votre organisation et exprimez votre gratitude.
Pourquoi devriez-vous créer un manuel de l'employé ?
#1. Respect de la loi
Il n'y a aucune exigence que vous ayez un manuel de l'employé. Cependant, de nombreuses réglementations fédérales et étatiques obligent les entreprises à informer les employés de leurs droits au travail. L'une des meilleures méthodes pour transmettre ces informations à vos employés consiste à utiliser votre manuel du personnel.
#2. Résolution de conflit
Le code de conduite de l'entreprise est décrit dans le manuel de l'employé, afin que les employés sachent quelles activités sont acceptables et lesquelles ne le sont pas. Il met également l'accent sur les ramifications d'un mauvais comportement. Cela peut dissuader les employés d'adopter des comportements nuisibles et les inciter à adopter des attitudes et des habitudes saines.
#3. Un accueil chaleureux aux nouveaux employés
Les manuels des employés peuvent aider les nouveaux employés à se sentir à l'aise dans leur milieu de travail. L'engagement et la fidélité des employés peuvent être améliorés en se renseignant sur l'histoire, la mission et les valeurs fondamentales de l'entreprise.
De plus, le manuel de l'employé :
- Vous permet d'établir vos politiques et procédures relatives au personnel.
- Simplifie l'intégration des employés en donnant à chaque nouvel employé un accès simple aux informations dont il a besoin.
- Aide au développement de politiques et de processus cohérents, garantissant que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde.
- Réduit la probabilité de plaintes et de poursuites judiciaires des employés, telles que des employés affirmant que vous ne les avez pas informés de leurs droits au travail.
- Sert de référence pour les exigences vestimentaires des employés, les réglementations relatives aux vacances et aux congés de maladie, les conseils de stationnement, les politiques de chronométrage, etc.
Il est essentiel de rédiger un manuel de l'employé dès que vous avez un énoncé d'objectif et de savoir quelles informations vous devez ou souhaitez partager avec vos employés.
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Les employés devraient recevoir le manuel de l'employé
Lors de l'orientation des nouvelles recrues et de la formation commerciale annuelle, vous pouvez fournir des copies imprimées du manuel de l'employé. Si vous avez un bureau distant, vous pouvez envoyer le manuel de l'employé par e-mail aux employés. Vous devez également informer les employés sur la façon d'accéder au manuel de l'employé à tout moment, que ce soit par le biais d'une copie imprimée dans la salle de repos de l'entreprise ou d'une copie électronique sur un intranet d'entreprise ou un Google Drive partagé.
Consultez régulièrement le manuel de l'employé et mettez-le à jour au besoin.
Le manuel de l'employé doit être revu régulièrement par la direction de l'entreprise pour vérifier que les politiques et procédures sont suivies et alignées sur les pratiques de l'entreprise. Le manuel de l'employé doit être mis à jour au besoin et tout changement doit être signalé aux employés dès que possible.
Conseils pour le manuel de l'employé
- Maintenez un ton positif, professionnel et intelligible.
- Évitez d'utiliser du jargon juridique ou des formulations ambiguës.
- Gardez une copie du manuel de l'employé à portée de main pour tous les employés.
- Dans leurs dossiers personnels, conservez les remerciements des employés.
- Inclure les coordonnées d'une personne de l'entreprise qui est disponible pour répondre aux questions.
- Communiquez les mises à jour au personnel dès que possible.
Que dois-je inclure dans un manuel de l'employé ?
Commencez avec un modèle qui couvre tous les thèmes principaux qu'un manuel devrait inclure, puis ajoutez les informations appropriées pour votre entreprise.
Est-il obligatoire pour les entreprises de remettre un manuel de l'employé ?
Les manuels des employés ne sont pas requis par la loi fédérale. Cependant, selon le type, la taille et l'état de l'entreprise, il se peut que certaines informations doivent être fournies aux employés. Un manuel peut légalement offrir toutes les informations requises, ainsi que des informations cruciales et utiles pour les employés.
Quelles caractéristiques distinguent un excellent manuel de l'employé ?
Lorsque vous créez un manuel de l'employé, tenez-le à jour et concis. Évitez le jargon tout en démontrant la culture et l'esprit de votre entreprise. Une version mobile de votre manuel est également bénéfique.
Les manuels de l'employé sont-ils juridiquement applicables ?
Les manuels de l'employé sont considérés comme une extension du contrat de travail et sont donc légalement obligatoires devant les tribunaux, sauf indication contraire expresse.
Qu'est-ce qui est requis par la loi dans un manuel de l'employé ?
Vous n'êtes pas tenu par la loi d'avoir un manuel de l'employé, mais vous devez informer les employés de leurs droits. Certaines organisations exigent une signalisation sur le lieu de travail, tandis que d'autres fournissent des avis écrits pendant le processus d'intégration.
Est-il nécessaire de signer un manuel de l'employé ?
Bien que la loi ne l'exige pas, il est préférable de recevoir une attestation signée par les employés, car le manuel décrit les principes et les lignes directrices de l'entreprise. Même si l'employé refuse de signer un accusé de réception, il peut quand même être tenu responsable des politiques et directives précisées dans le manuel. Si un employé refuse de signer un accusé de réception, vous devriez lui en parler.
À quelle fréquence les manuels des employés doivent-ils être révisés ?
Votre manuel de l'employé doit être mis à jour au moins une fois par an. Tenez-vous au courant de la législation et de la réglementation en matière d'emploi, cependant, pour vous protéger et protéger votre personnel, et répercutez tout changement dans votre manuel de l'employé.
Conclusion
Un bon manuel de l'employé doit être professionnel et utile, exempt de langage juridique et conforme à la culture et aux principes de l'entreprise.
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Bibliographie
