Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez ou ce que vous faites dans la vie, vous devrez inévitablement assister à une réunion d'affaires à un moment donné. Chaque entreprise est différente, mais il est courant que les entreprises disposant d'un agencement de bureaux organisent de nombreuses réunions chaque jour. Quoi qu'il en soit, il est essentiel de savoir quels types de sujets sont abordés lors des réunions sur votre lieu de travail, comment organiser une réunion efficace et ce qu'implique une bonne étiquette de réunion. Un animateur de réunion peut être invité à rédiger des procès-verbaux ou à proposer des brise-glace pour le groupe dont il est responsable. Dans cet article, nous discuterons de ce qu'est la réunion d'affaires de l'église, des minutes et de la façon de les organiser dans un espace de restaurant.
Qu'est-ce qu'une réunion d'affaires ?
Une réunion d'affaires est un rassemblement d'individus pour discuter des buts, des plans et des objectifs relatifs à leur travail. C'est un rassemblement de personnes dans le but de prendre une décision, de résoudre un problème, de proposer des idées ou d'organiser un projet ; il est formel et suit généralement un ordre du jour.
Une réunion est un rassemblement de deux personnes ou plus dans le but de discuter et peut-être de résoudre un problème. Des groupes peuvent se réunir, qu'il s'agisse du conseil d'administration, de l'association des employés ou des responsables fonctionnels. Chaque rassemblement doit faire avancer la cause, et il ne peut pas se contenter de divaguer.
Pour ce faire, il est essentiel que toutes les personnes présentes fassent leur part pour aider le groupe à atteindre son plein potentiel. Dans un contexte professionnel, une réunion peut aider à atteindre un certain nombre d'objectifs. Pour illustrer son utilité, considérons les éléments suivants : résoudre un différend entre services, informer les travailleurs des mises à jour cruciales de l'entreprise, etc.
Les administrateurs et les parties prenantes doivent se réunir lorsque cela a du sens à des fins commerciales, débattre des questions pertinentes, puis prendre des décisions. C'est-à-dire que les réunions sont essentielles au processus décisionnel et, par extension, au bon fonctionnement de toute organisation.
Types de réunions d'affaires
L'une des voies d'amélioration les plus fructueuses en cette ère où l'accent est mis sur la productivité, l'efficacité et la rentabilité est un examen attentif des mesures entourant la conduite des réunions d'affaires.
Il est important de connaître la nature d'une réunion avant de plonger dans sa préparation. Une réunion de statut hebdomadaire est très différente d'une réunion d'urgence qui peut nécessiter une action immédiate.
#1. Réunions de mise à jour du statut
Les réunions d'équipe régulières sont quelque chose que presque toutes les entreprises ont vécu. Leur objectif initial était de tenir tout le monde informé de l'état des projets en cours et de s'assurer que tout le monde était sur la même longueur d'onde sur la méthode par laquelle ces projets seraient achevés. Ces rencontres ont pour but de corriger les problèmes de communication qui entraînent une répétition inutile des tâches ou des problèmes.
Bien qu'elles ne soient pas les plus excitantes ou les plus intéressantes, les réunions d'affaires comme celle-ci sont essentielles pour résoudre les problèmes, déléguer les responsabilités et faire des choix importants. De telles discussions ont le potentiel d'évoluer vers des rattrapages concis et sont moins susceptibles de dépasser le temps imparti.
#2. Réunions de prise de décision
Même si les managers ont le dernier mot dans la plupart des cas, les décisions commerciales clés sont fréquemment discutées au sein de comités ou même de groupes plus importants. Certaines décisions peuvent être prises lors des réunions de mise à jour du statut, mais les plus importantes nécessiteront leurs propres rassemblements.
Pour de meilleurs résultats, le processus de prise de décision peut être décomposé en une série de séances. Cela donnerait à toutes les personnes impliquées suffisamment de temps pour apprendre les faits, discuter des solutions possibles et voter. En conséquence, il peut y avoir beaucoup de temps passé dans des réunions inutiles et des chaînes d'e-mails.
#3. Réunions de résolution de problèmes
Le but d'une réunion de résolution de problèmes est similaire à celui d'une réunion de prise de décision. Les réunions de résolution de problèmes sont essentielles mais ne sont pas prévisibles car les problèmes seront uniques à chaque équipe et organisation.
Il est possible que des situations d'urgence nécessitent de tels rassemblements. Il peut être difficile de découvrir une solution à un problème si, par exemple, la cause profonde n'a pas été identifiée et plusieurs priorités concurrentes doivent être gérées. Quoi qu'il en soit, ces rencontres offrent aux collègues l'occasion de discuter du problème en cours, de générer des idées et, finalement, de trouver une solution viable.
#4. Réunions de Team Building
Bien que chaque réunion soit l'occasion pour une équipe de se rapprocher un peu plus par l'échange de plaisanteries au début et le développement d'une meilleure compréhension de leurs homologues, il est parfois important d'avoir une réunion spécifiquement conçue pour favoriser travail en équipe.
Ces réunions, qui peuvent prendre la forme d'événements en milieu de travail ou de sorties pour l'équipe, le service ou l'ensemble de l'entreprise, ont le potentiel d'inspirer une certaine loyauté et implication de la part de la main-d'œuvre. Ils offrent l'occasion idéale d'encourager les travailleurs à interagir entre eux et à cultiver des relations plus personnelles, toutes deux bénéfiques au développement et à l'expansion de l'entreprise.
#5. Réunions de partage d'idées
Au lieu d'envoyer un long e-mail ou un fil de discussion décousu, il peut être plus efficace que tous les membres du groupe se réunissent et discutent des derniers développements en personne.
Non seulement le présentateur peut approfondir le sujet traité, mais les membres de l'équipe peuvent également participer à des questions-réponses en temps réel. En plus de favoriser plus de travail d'équipe, des relations plus profondes et une expérience de réunion plus intéressante, ces réunions rendent également l'échange d'idées interactif en permettant aux collègues de faire rebondir leurs idées les uns sur les autres. Les réunions de cette nature peuvent prendre du temps, mais elles fournissent souvent des résultats fructueux, tels que de nouveaux concepts de produits, la pénétration du marché et des avantages concurrentiels.
#6. Les Rencontres de l'Innovation
Les réunions axées sur l'innovation sont la solution idéale pour combler le besoin d'idées nouvelles qui surgissent périodiquement dans tous les types d'organisations. Il est impossible d'induire artificiellement la créativité, mais vous pouvez essayer de générer autant d'idées que possible, puis les trier pour identifier celles qui s'appliquent le mieux à la situation.
De plus, les réunions axées sur l'innovation peuvent sembler déroutantes pour ceux qui y participent, mais elles sont essentielles pour assurer la compétitivité de votre organisation plutôt que d'adhérer aux mêmes modes de fonctionnement année après année. En effet, les rencontres d'innovation sont l'occasion pour l'organisation d'expérimenter de nouvelles pratiques.
Quels sont les 4 objectifs principaux d'une réunion d'affaires ?
Si vous êtes propriétaire ou gestionnaire d'entreprise, vous passez probablement une bonne partie de votre journée en réunion. Il peut s'agir de la haute direction, des employés, des fournisseurs ou des clients. Cependant, selon la personne avec qui vous rencontrez et ce qui doit être discuté, vos objectifs pour chaque réunion varieront probablement. Les problèmes qui pourraient avoir un impact significatif sur les opérations commerciales, pour le meilleur ou pour le pire, justifient une réunion d'affaires formelle. Pour réussir une réunion, il faut se familiariser avec les types d'objectifs de conférence les plus courants. Voici les 4 principaux objectifs d'une réunion d'affaires.
#1. Pour résoudre les problèmes
Trouver une solution viable à un problème est un exemple d'objectif de conférence. Des problèmes surgiront à un moment donné qui peuvent avoir un impact sur la productivité, l'efficacité et le moral au travail. Vous pouvez convoquer une réunion de votre équipe de direction pour déterminer quoi faire si, par exemple, votre service client a reçu de nombreuses plaintes de clients. Tous les problèmes qui surgissent au travail ne nécessitent pas une réunion d'urgence, mais tout ce qui menace la productivité ou le moral des employés doit être traité immédiatement.
#2. Pour annoncer un changement
Si un responsable doit discuter d'un changement imminent d'une ligne directrice, d'un objectif, d'un objectif, de la composition d'une équipe ou de toute autre chose dans ce sens, il doit organiser une réunion. Ceci est fait pour que le gestionnaire puisse discuter de la justification des changements, des avantages des changements et de l'historique des changements au cours de la réunion.
La direction répondra d'une manière qui atténue les préoccupations et les questions soulevées par l'équipe. Cela aidera à diminuer la résistance naturelle au changement qui accompagne de telles altérations.
#3. Penser aux idées
Un vieux proverbe qui dit que "deux têtes valent mieux qu'une" est souvent au centre d'un objectif lors d'une réunion d'affaires. En d'autres termes, vous pourriez décider d'organiser une réunion afin de développer des concepts pour un tout nouveau produit ou service ou de concevoir des stratégies pour une toute nouvelle campagne de marketing. Parce que le but d'une réunion de remue-méninges est de produire autant d'idées que possible afin d'identifier celles qui sont pratiques, ces sessions sont souvent moins planifiées et formelles que d'autres types de conférences d'affaires.
En gardant cela à l'esprit, vous devez encourager votre équipe à exprimer ouvertement ses idées afin qu'elle ne se sente pas gênée ou rabaissée si l'idée qu'elle suggère n'est pas tout à fait pertinente. Cela les empêchera de se sentir rabaissés ou embarrassés si le concept qu'ils recommandent n'est pas tout à fait pertinent.
#4. Afin d'établir des relations
De plus, des réunions sont organisées pour cultiver des liens significatifs à l'intérieur et à l'extérieur des organisations. Lors de la participation à ces réunions, il est important de garder l'autre partie à l'esprit. Demandez aux autres de partager leurs réflexions sur un sujet avant vous.
Faites attention à leurs points de vue et encouragez-les à considérer les problèmes sous un angle différent ou plus approfondi. Lorsque cela est nécessaire, fournissez des commentaires positifs. La louange doit venir du cœur et être précise.
De quoi a-t-on besoin dans une réunion d'affaires ?
Les employés des bureaux du monde entier consacrent une part importante de leur temps à assister et à contribuer à une réunion d'affaires. Les réunions productives et intéressantes pour les participants partagent quelques points communs qui les distinguent de celles qui sont une perte de temps et de ressources. Si vous êtes chargé d'organiser ou de diriger une réunion, utilisez une liste de contrôle de réunion pour vous assurer de maximiser le temps disponible, en réduisant ou en éliminant le besoin de réunions de suivi pour couvrir le même terrain.
#1. Ordre du jour
Une réunion de personnes importantes dans le but de discuter de questions d'intérêt commun est ce qu'une réunion est censée accomplir. Dans le cas où une réunion est nécessaire, un ordre du jour doit être élaboré qui détaille les sujets qui seront débattus. L'ordre du jour doit également inclure le temps qui sera consacré à chaque sujet ainsi que les noms de tous les orateurs importants. Réservez un peu de temps à la fin de la réunion pour passer en revue toute affaire inachevée et pour parler des prochaines étapes à suivre. De plus, il est important que l'ordre du jour soit distribué avant et pendant la réunion.
#2. Installations
Faites des réservations pour un espace de réunion suffisamment grand pour accueillir tous les participants d'une manière à la fois confortable et propice à une conversation sans être interrompu par le bruit extérieur ou la circulation piétonnière. Si vous organisez des conférences Web ou si vous avez besoin d'un accès à Internet, choisissez une pièce qui n'est pas trop éloignée des salles de bain et vérifiez qu'elle dispose de prises de courant, de connexions téléphoniques et d'une connexion Internet. Il est important de s'assurer que l'éclairage de la salle peut être réglé de manière à ne pas perturber une présentation. Assurez-vous qu'il y a des marqueurs disponibles dans le cas où la salle dispose d'un tableau blanc ou d'un tableau à feuilles mobiles.
#3. La technologie
Assurez-vous d'avoir un projecteur prêt pour toutes les présentations qui impliquent de la vidéo, PowerPoint ou d'autres formes de multimédia. Assurez-vous également qu'un haut-parleur est disponible pour toutes les conférences téléphoniques. Renseignez-vous au préalable auprès des personnes qui seront présentées pour savoir si elles ont l'intention ou non d'apporter leur propre ordinateur ou si elles en auront besoin ou non pour soumettre leur présentation. Faites des préparatifs préalables pour vous familiariser avec la technologie et, si la réunion comprend une conférence Web, prenez des dispositions avec un fournisseur pour permettre la réunion et assistez à la réunion préparée. Envoyez aux participants des instructions sur la façon de téléphoner à la réunion afin qu'ils puissent participer.
#4. Participants et conférenciers à la réunion
Assurez-vous que les personnes qui doivent être présentes à la réunion puissent y être. Il est nécessaire de reporter la réunion en cas d'indisponibilité d'une ou plusieurs personnes détenant des informations cruciales. Inviter les présentateurs à élaborer sur un sujet ou à fournir des informations pouvant aider le groupe à parvenir à une conclusion doit être encouragé. Contactez-les à l'avance pour discuter de leurs besoins pour la réunion en termes d'équipement ou de matériel. Assurez-vous d'avoir sous la main les numéros de téléphone des participants au cas où l'un d'entre eux aurait besoin d'être appelé pour participer à la réunion.
Comment organiser une réunion d'affaires
Si vous êtes responsable de l'organisation d'une réunion d'affaires, voici certaines choses que vous pouvez faire pour vous préparer :
#1. Concentrez-vous sur vos objectifs
La première chose à faire est d'établir pourquoi vous vous réunissez.
Réfléchissez bien à la raison pour laquelle vous souhaitez organiser cette réunion et à la manière dont elle vous sera bénéfique. Cela vous aidera à prendre du recul sur la situation et à mieux fonctionner pendant les séances.
Ce qui pose la question : pourquoi ? Soyez précis sur ce que vous espérez accomplir lorsque vous communiquez avec votre équipe, qu'il s'agisse de partager des informations, de parler de nouvelles idées ou de nouveaux produits ou de résoudre un problème spécifique.
#2. Préparer un ordre du jour de réunion
Saviez-vous que si vous établissez un ordre du jour complet, vous pouvez réduire de moitié le temps de vos réunions ?
Après avoir déterminé pourquoi vous faites quelque chose, vous pouvez faire des plans pour que le travail soit fait. Faites une liste des points que vous souhaitez couvrir et combien de temps vous souhaitez consacrer à chacun. Si vous voulez que vos invités à la conférence se sentent préparés, envoyez-leur le programme à l'avance. Cela aidera non seulement les gens à se préparer pour l'événement, mais leur fera également gagner du temps.
#3. Établir une humeur et un ton appropriés
Donner le ton d'une réunion est essentiel pour chaque manager ou chef d'entreprise. Une réunion d'affaires peut être structurée comme vous le souhaitez en tant que propriétaire d'entreprise. Le ton peut être formel ou décontracté. Favoriser un environnement d'appréciation réciproque. Prend en compte et agit sur la rétroaction des personnes consultées.
Si vous en ressentez le besoin, vous devriez essayer une ambiance différente. Les réunions sont généralement formelles et ennuyeuses. Pour détendre l'atmosphère, vous pouvez organiser une réunion en plein air ou sur un thème précis.
#4. Respectez une heure et une durée de réunion programmées
La majorité des membres du personnel n'attendent pas avec impatience les réunions d'affaires. Cela empire si vous ne commencez pas et ne terminez pas votre session à temps. Faites un effort intentionnel pour commencer et terminer la réunion rapidement.
Si même une personne est en retard à la réunion, annulez-la. C'est une excellente méthode pour encourager la ponctualité et l'honnêteté au travail.
#5. Commencer la réunion
Si les personnes présentes à la réunion ne sont pas vos supérieurs directs ou vos pairs, vous devriez commencer par vous présenter officiellement. Si personne ne s'est déjà connu, demandez-leur de faire le tour et de dire leur nom. Il peut être utile de nommer un preneur de notes pour noter les procès-verbaux de la réunion en vue d'une révision et d'une distribution ultérieures. Parlez du format de la réunion d'affaires et des questions clés que vous souhaitez aborder avant de commencer votre présentation.
#6. Terminez votre présentation
Terminez la présentation en gardant à l'esprit les contraintes de temps. Assurez-vous que votre auditoire s'intéresse à ce que vous avez à dire en parlant efficacement et en utilisant des indicateurs non verbaux comme les gestes et les expressions faciales. Les participants peuvent partager leurs réflexions au fur et à mesure que vous donnez le matériel, ou vous pouvez gagner du temps pour une discussion plus approfondie vers la fin de la réunion, selon la nature de la réunion. Prévoyez du temps pour les questions et les commentaires sur le sujet de la réunion une fois que vous avez terminé votre présentation.
#7. Conclure par une demande d'action
Concluez la réunion en résumant les décisions et les actions qui ont été prises tout au long de la discussion. Rendez votre appel à l'action explicite afin que toutes les personnes impliquées sachent ce que vous voulez qu'elles fassent. Vous pouvez, par exemple, demander aux gens de prendre des notes pendant la réunion ou mettre en œuvre certaines des stratégies présentées afin de stimuler les ventes. Remerciez tous ceux qui ont assisté à la réunion d'avoir interrompu leur horaire chargé pour être là. Cette reconnaissance pourrait les faire se sentir valorisés et respectés.
#8. Maintenir le contact, agir et évaluer
L'équipe doit passer en revue les activités et les accords convenus et répartir le travail en conséquence. Fixez des dates d'échéance strictes pour le travail assigné. L'absence d'un suivi planifié est l'un des résultats les plus décourageants des réunions d'affaires. Les concepts les plus prometteurs discutés en réunion voient rarement le jour. Ainsi, il est crucial d'avoir un bon suivi suite à la rencontre pour qu'elle soit productive.
Évaluez le succès de la réunion et acceptez les commentaires des participants. Évaluez régulièrement dans quelle mesure la session atteint l'objectif visé. Imaginons qu'il n'ait pas les conversations franches nécessaires pour agir rapidement.
Procès-verbal de réunion d'affaires
Peu importe à quel point vous les redoutez ou à quel point vous appréciez une bonne séance de remue-méninges, les réunions font inévitablement partie de la journée de travail à votre travail, et le seul moyen pratique de les éviter est de prendre sa retraite. Il est possible d'avoir quelque chose d'aussi décontracté qu'une réunion d'affaires d'équipe ou quelque chose d'aussi sérieux qu'une réunion du conseil d'administration, mais la seule chose qu'ils ont tous en commun est l'obligation de rédiger un procès-verbal.
Quel est exactement le procès-verbal de la réunion ? Ils ont l'intention de prendre des notes sur les conversations qui ont lieu et les décisions qui sont prises tout au long de la réunion.
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion d'affaires ?
Le procès-verbal d'une réunion d'affaires est un enregistrement écrit des principales décisions et actions de la réunion. Il ne s'agit pas d'une transcription complète de la réunion et, par conséquent, les détails inutiles doivent être évités. Au lieu de cela, ils doivent se concentrer sur les détails les plus importants. Les notes prises lors d'une réunion informelle servent de compte rendu de ce qui a été dit. Lorsqu'un groupe se réunit formellement, comme lors d'une réunion d'affaires, un procès-verbal est rédigé et conservé comme preuve.
Pourquoi devriez-vous conserver des procès-verbaux de réunion d'affaires ?
Il y a un certain nombre d'avantages à prendre des minutes complètes de réunion d'affaires. Vous devriez prendre des notes pour les raisons suivantes :
- Repensez aux détails cruciaux. Si vous avez besoin de rechercher des informations telles que des faits, des décisions, des votes, des conflits et des participants, vous le pouvez. Si un membre de l'équipe a disparu et veut savoir ce qui s'est passé, ou s'il y a un différend sur ce qui s'est passé, cela peut être utile.
- Protégez-vous devant le tribunal. Les registres officiels des actes d'une organisation et de son conseil d'administration comprennent les procès-verbaux des réunions d'affaires, qui sont respectés par les auditeurs, les tribunaux et l'Internal Revenue Service. Vous pouvez utiliser le procès-verbal de la réunion d'affaires comme preuve de ce qui a été discuté et décidé grâce à cette trace écrite.
- Évaluer le développement. Le procès-verbal d'une réunion d'affaires peut servir d'enregistrement historique de l'achèvement des tâches, du succès des choix et de l'efficacité du suivi des membres de l'équipe.
- Tracer la responsabilité. Garder une trace de qui a voté pour quoi et qui a pris quelles décisions peut être fait à l'aide des procès-verbaux de réunion. Cela pourrait servir de rappel à ces personnes qu'elles sont tenues responsables de leurs actes.
- La préparation est la clé. Vous pouvez bénéficier de l'examen des procès-verbaux des réunions passées tout en pensant à l'avenir. Afin de gérer la planification, les décisions et les données recueillies lors de la réunion peuvent être nécessaires.
- Établir une ligne de base. Les comptes rendus de réunions d'affaires précédentes peuvent servir de référence pratique pour reprendre là où l'équipe s'est arrêtée. Vous pouvez l'utiliser comme point de départ pour la réunion suivante, ce qui vous fera gagner du temps qui serait autrement consacré à vous familiariser à nouveau avec le matériel avant de passer au nouveau matériel.
Quelles sont les 5 bases de l'étiquette commerciale ?
Travailler pour une entreprise dont la culture est différente de la vôtre peut rendre particulièrement difficile le fait de se sentir à l'aise dans vos interactions professionnelles, car même les aspects les plus fondamentaux de l'étiquette en affaires peuvent varier d'une culture à l'autre. Pendant que vous apprenez à connaître les tenants et les aboutissants de la dynamique de groupe et des normes d'équipe de votre entreprise, il est utile de garder à l'esprit quelques constantes qui s'appliquent partout.
Vous pouvez faire une bonne première impression et montrer du respect pour vos collègues en pratiquant ces cinq courtoisies professionnelles essentielles.
# 1. Être ponctuel
Être ponctuel démontre que vous appréciez le temps de vos collègues, que ce soit lors d'un entretien ou d'une réunion régulière. Si être à l'heure n'est pas une chose à laquelle vous avez toujours pensé, il est temps de perfectionner certaines compétences en gestion du temps afin de pouvoir respecter vos obligations.
Certaines cultures, par exemple, fonctionnent en ayant toujours quelques minutes de retard. Si vous ne savez pas à quelle heure arriver, il est préférable d'être à l'heure et de régler les détails plus tard.
#2. Respectez vos collègues
C'est une étiquette commerciale appropriée de montrer son appréciation aux autres dans des contextes formels et informels. Lors d'un dîner ou d'une réunion d'affaires, il est poli de saluer chaque personne lorsqu'elle entre dans la pièce, que ce soit en serrant la main ou en utilisant une autre norme culturelle.
Si vous travaillez à distance et avez des réunions Zoom quotidiennes, la même politique s'applique à vous. Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'aller devant la caméra à chaque réunion d'affaires, faire entendre votre voix et reconnaître les contributions des autres peut contribuer grandement à faire en sorte que les autres se sentent valorisés.
#3. Habillez-vous décemment
S'habiller de manière professionnelle ou décontractée pour un bureau à domicile est une question de préférence personnelle. Parce que tant d'emplois de bureau impliquent une interaction directe avec les clients et d'autres parties prenantes, plusieurs entreprises exigent que leurs employés s'habillent formellement au moins une partie du temps. Il est possible que dans certains lieux de travail hybrides, les employés soient encouragés à s'habiller de manière plus décontractée pour leur confort et leur productivité.
Consultez également votre patron ou votre superviseur si vous n'êtes pas sûr de ce qui constitue une tenue professionnelle appropriée. Il est normal de se sentir mal à l'aise avant de commencer un nouvel emploi, mais c'est une bonne idée de contacter vos collègues par e-mail avant votre premier jour pour avoir une idée de la culture de l'entreprise. Une autre stratégie consiste à rappeler la tenue vestimentaire des autres candidats lors de votre entretien et à essayer de l'imiter.
#4. Honorer les espaces communs
Le travail à distance implique toujours une certaine collaboration en personne et en ligne avec des collègues. Vous et vos collègues pouvez avoir accès à une cuisine, une salle de bains, une salle d'impression/photocopie et un salon communs au bureau. Les dossiers dans Google Drive et les logiciels de gestion de projets sont deux exemples de lieux numériques partagés possibles.
La façon dont vous nommez les choses, gardez les choses en ordre et gérez les autres personnes dans des lieux partagés en dira long sur vous en tant que professionnel. Qu'il s'agisse de ramasser vos déchets ou de respecter les politiques de l'entreprise en ligne, les bonnes manières commerciales exigent que vous respectiez l'espace des autres.
#5. Améliorez votre sensibilité
Avoir une intelligence émotionnelle signifie être conscient, contrôler et être en phase avec ses propres sentiments et motivations et ceux des autres. Posséder des niveaux élevés d'intelligence émotionnelle peut aider à établir des relations avec des collègues et à persévérer dans les moments difficiles. Même si l'intelligence émotionnelle n'est pas une règle absolue de l'étiquette commerciale, elle vous sera utile dans toute situation litigieuse.
Disons que vous êtes déjà en retard et que votre employeur vous lance un projet important et urgent. L'intelligence émotionnelle vous permet d'avoir des conversations productives avec votre superviseur sur la façon de hiérarchiser les tâches. Puisque vous êtes déjà en retard, parlez à votre patron de vos inquiétudes concernant le surmenage et déterminez ce que vous pouvez faire pour vous rattraper.
Restaurant de réunion d'affaires
Lorsqu'il s'agit de planifier une réunion d'affaires, le choix du lieu approprié est essentiel pour établir l'ambiance et développer une atmosphère propice à la productivité. Un restaurant soigneusement sélectionné peut servir de cadre idéal pour une réunion d'affaires fructueuse, la conclusion de transactions commerciales, des événements de réseautage et des activités qui forment des équipes. Aussi, lisez MARKETING DES RESTAURANTS : Ce que vous devez savoir et stratégies.
Types de réunions d'affaires dans un restaurant
Le format et le but d'une réunion d'affaires peuvent prendre plusieurs formes. Trouver le bon restaurant pour une réunion d'affaires nécessite d'abord de savoir de quel type de réunion il s'agit. Regardons quelques exemples typiques :
#1. Réunions d'affaires de clôture des transactions
Trouver un restaurant impressionnant et calme est idéal pour conclure une affaire. La pire décision que vous puissiez prendre est d'aller dans un restaurant bruyant avec des sièges étroits.
Lorsque vous négociez des conditions avec un client potentiel, il est important de le faire dans un cadre informel où les deux parties se sentent en sécurité pour partager leurs véritables sentiments et intentions. Il est difficile de se concentrer et de prêter attention à un client potentiel lorsque le bruit de fond est présent. Votre client potentiel peut être moins ouvert avec vous si vos tables sont trop proches les unes des autres, car il peut avoir l'impression que les autres vous écoutent.
De plus, vous avez besoin d'un endroit où vous pourrez prendre un repas tranquille, recevoir un excellent service et conclure la transaction sans vous sentir pressé. Si vous pouvez vous permettre un restaurant avec trois plats et un sommelier, allez-y.
La première leçon est destinée à préparer le terrain pour de futures interactions, tandis que la seconde est destinée à sceller l'affaire et à solliciter des affaires. Vous devez enregistrer les détails de fond jusqu'au cours final. Découvrez pourquoi les affaires ne sont pas en plein essor dans le dernier chapitre.
#2. La mise en réseau
C'est un excellent moyen d'établir des liens et d'obtenir des recommandations pendant que vous déjeunez. Sélectionnez votre emplacement avec soin. Étant donné que vous ne pouvez pas être sûr de la stabilité financière de votre collègue, il est préférable de choisir un endroit idéalement situé pour toutes les personnes impliquées dans l'événement de réseautage. Au cas où ils ne pourraient pas se permettre un souper plus cher, vous devriez leur fournir une gamme de restaurants parmi lesquels choisir.
Étant donné que vous vous êtes rencontrés récemment, il est possible que vous n'ayez pas connaissance des limitations alimentaires de votre nouveau collègue. Mettre la décision entre leurs mains place le pouvoir là où il appartient.
De plus, n'oubliez pas de demander à votre collègue quel est son partenaire de réseautage idéal et faites toujours un suivi.
#3. Un contre un
Un repas avec un subordonné peut être une excellente occasion de nouer des liens ou un moment fastidieux pour fournir des commentaires et parler de rien. Pour maximiser les chances de connaître votre employé, laissez-le choisir le restaurant, à condition qu'il soit abordable et accessible.
Si le subordonné choisit une option invraisemblable, proposez plusieurs alternatives plus raisonnables et expliquez votre raisonnement. Lors de votre tête-à-tête, vous devez toujours viser quelque chose.
#4. Réunions d'affaires de Team Building
Les managers doivent sortir leurs équipes pour un repas ou un happy hour au moins une fois par mois afin de favoriser une bonne dynamique d'équipe. L'équipe peut se détendre et mieux connaître son manager, et tout le monde apprécie les rafraîchissements gratuits. En raison des limites financières, ce n'est peut-être pas une tâche facile, mais elle doit être complétée.
Les lieux de travail les plus productifs sont ceux qui favorisent le travail d'équipe par le biais d'événements sociaux, comme un happy hour dans un bar voisin avec des jeux de société, des boissons bon marché et une atmosphère animée où les employés peuvent se détendre et se détendre.
Vous pouvez consulter Yelp ou faire de la lecture en ligne pour découvrir quelque chose de nouveau. Les managers doivent sortir de leur zone de confort et essayer quelque chose de nouveau pour augmenter l'engagement du personnel ; cela peut être n'importe quoi, du karaoké au bowling chic en passant par un bar à thème.
Comment choisir un restaurant de réunion d'affaires
Il y a un certain nombre de facteurs à prendre en compte lors du choix d'un restaurant approprié pour une réunion d'affaires. Les éléments suivants doivent être pris en compte pour garantir une expérience culinaire agréable et professionnelle :
#1. Le cadre du restaurant
L'emplacement du restaurant est un facteur majeur dans la facilité avec laquelle il sera possible d'y organiser votre réunion d'affaires. Pour que tout se passe bien et efficacement, il est important de choisir un restaurant qui convient à tout le monde. Pour vous assurer que les participants à votre réunion d'affaires sont en mesure de se présenter à l'heure et de consacrer toute leur attention aux sujets abordés, pensez aux questions suivantes lorsque vous faites votre choix de restaurant.
- Accès physique et auditif universel. Pensez à la facilité avec laquelle tous ceux qui assisteront à la réunion pourront se rendre au restaurant. Choisissez un endroit accessible par plusieurs modes de transport en commun et, si nécessaire, disposant d'un espace de stationnement suffisant. Assurez-vous également que l'établissement est accessible aux personnes en fauteuil roulant. Un accès facile améliore l'efficacité et facilite la vie de chacun.
- Proximité du bureau ou du lieu de réunion. Il peut être plus pratique pour toutes les personnes impliquées que les déjeuners d'affaires aient lieu dans un restaurant proche du bureau ou du lieu de réunion. Cela garantit que tout le monde peut arriver au restaurant à l'heure, avec le moins d'attente possible. La proximité permet également de passer facilement de la réunion au repas, ce qui est un gage d'efficacité.
#2. Environnement et Ambiance
L'ambiance et la productivité de votre réunion d'affaires peuvent être grandement affectées par l'environnement et le cadre du restaurant. Que vous ayez besoin d'une salle de conférence étouffante pour signer des contrats ou d'un barbecue décontracté dans votre jardin pour créer des liens en équipe, il est essentiel de choisir la bonne atmosphère. Ici, nous expliquerons pourquoi il est crucial de prendre en compte l'ambiance et l'ambiance du restaurant lors de votre réservation. Il est possible de créer l'ambiance parfaite pour votre réunion en accordant l'ambiance du restaurant à vos objectifs.
- Bruit ambiant. L'efficacité d'une réunion d'affaires tenue dans un restaurant peut être considérablement réduite par un bruit de fond gênant. Choisissez un café où la conversation ne sera pas noyée par la musique de fond. Choisissez un restaurant avec une salle à manger privée, des cabines insonorisées ou un endroit calme séparé si vous avez besoin d'avoir une conversation sérieuse. Les réunions sont plus productives et agréables lorsqu'elles se tiennent dans des lieux avec un degré de bruit de fond approprié, ce qui favorise la participation et la conversation.
- Décorations et Eclairage. Vous pouvez donner le ton à une réunion d'affaires productive grâce à l'éclairage et au design du restaurant. Choisissez un établissement de restauration où l'éclairage est juste, ni trop lumineux ni trop faible. Réfléchissez à l'esthétique que vous souhaitez représenter lors de la conférence et assurez-vous que le design de la salle le reflète.
#3. Capacité et disposition des sièges
Planifier une réunion d'affaires dans un restaurant demande une attention particulière à la capacité et à l'aménagement de l'établissement. Il est crucial de s'assurer qu'il y a suffisamment d'espace pour tout le monde au restaurant et qu'il est suffisamment calme pour que les gens puissent parler. Le niveau de confort et la capacité du groupe à communiquer peuvent tous deux être améliorés en choisissant un restaurant avec des dispositions de table acceptables, telles que des salles à manger privées ou des dispositions de sièges flexibles. Voici une analyse plus approfondie de ces éléments :
- Salles à manger séparées ou individuelles. Si la discrétion est de la plus haute importance, recherchez des restaurants avec des salles à manger privées ou d'autres espaces discrets pour les réunions d'affaires. Vous pouvez avoir des conversations privées dans ces paramètres avec peu d'interruptions. Lorsque vous discutez de sujets délicats ou que vous tenez des réunions privées, les salles à manger privées sont une excellente option.
- Choix pour les grands et les petits rassemblements. Vérifiez que votre lieu de réunion dispose d'un espace pour l'ensemble de votre groupe. Choisissez un restaurant qui a des salles de banquet ou d'immenses tables communes si vous dînez avec un grand groupe. Les lieux intimes et accueillants sont les meilleurs pour les petits rassemblements. De plus, le confort et l'attention de tous les participants dépendent de la capacité à réorganiser les chaises selon les besoins.
#4. Sélections culinaires
Le succès d'une réunion d'affaires ou d'un dîner dépend de la variété d'options de restauration proposées par le restaurant. Pour répondre au mieux aux demandes de vos visiteurs, il est important de réfléchir à leurs préférences et contraintes alimentaires individuelles. Vous pouvez vous assurer que tout le monde à la conférence est à l'aise et bien servi en choisissant un restaurant qui propose un large éventail d'options de menu et peut répondre à des besoins diététiques particuliers.
- Aversions et restrictions dans les choix alimentaires. Lorsque vous choisissez un restaurant pour des réunions d'affaires, assurez-vous qu'il propose des options pour les personnes ayant des besoins diététiques particuliers, telles que les personnes végétariennes ou végétaliennes, sans gluten ou allergiques. Tous les invités pourront se détendre et profiter du repas sans aucun tracas grâce à cette prévenance.
- Diverses options alimentaires. Tous les besoins alimentaires des participants peuvent être satisfaits en offrant une large gamme d'options de repas. Les convives passeront un meilleur moment en général puisqu'ils pourront sélectionner des plats plus attrayants à leurs goûts. Les participants aux réunions ont souvent des goûts très différents, il est donc important de choisir un restaurant qui peut répondre à tous.
#5. Variation des coûts
Lors du choix d'un restaurant pour une réunion d'affaires, il est essentiel de garder à l'esprit les coûts. Afin d'en avoir pour votre argent, vous devez trouver un équilibre entre le prix et la qualité. Vous pouvez planifier une réunion d'affaires productive sans vous ruiner en équilibrant les facteurs suivants : coût, qualité souhaitée et expérience globale.
- Facteurs financiers. Pensez aux coûts avant de prendre une décision finale sur un restaurant pour les dîners d'affaires. Choisissez un restaurant qui respecte la limite de dépenses fixée pour le rassemblement. Ne laissez pas le prix bas vous faire croire que le restaurant a lésiné sur la nourriture ou le service.
- Protéger la stabilité financière. Assurez-vous que le restaurant que vous choisissez pour les réunions d'affaires est à un prix raisonnable tout en offrant une bonne cuisine et un bon service. Pensez à la valeur que vous en avez pour votre argent en termes de nourriture, de service et d'ambiance. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur la réputation du restaurant et savoir s'il conviendra ou non à une réunion d'affaires si vous lisez des critiques ou demandez des recommandations.
Réunion d'affaires de l'église
Les églises sont uniques parmi les groupes. Cependant, ils ont toujours des obligations identiques à celles de toute société ou organisme de bienfaisance. Ils, comme l'importance d'une direction compétente de l'église, sont soulignés tout au long de la Bible. Tout le monde n'a pas hâte d'assister aux réunions de l'église, mais il est important de se réunir régulièrement pour discuter de choses comme le bâtiment et le budget. C'est pour s'assurer que l'église fonctionne bien et peut réellement servir les gens.
Pourquoi les églises ont-elles besoin de réunions d'affaires ?
Ces jours-ci, le côté pratique des choses est l'endroit où une réunion d'affaires de l'église brille vraiment. En effet, le maintien d'une église en bon état de fonctionnement nécessite une attention constante. Le budget, la collecte de fonds, les événements, le terrain, les nouvelles installations, l'entretien, les ministères de proximité, etc. peuvent tous être des sujets de discussion.
Les responsables de l'église doivent se réunir pour formuler une stratégie, former une équipe et vérifier souvent pour s'assurer que le projet se déroule bien. Cela nécessite toujours une réunion d'affaires formelle.
En ce qui concerne les détails d'une réunion d'affaires de l'église, la Bible est silencieuse. Cependant, il détaille plus en détail les responsabilités des dirigeants d'église. Les pasteurs et les diacres remplissent deux rôles essentiels dans l'église locale. Aussi, lisez 10 meilleurs logiciels de gestion d'église 2023 : options gratuites et payantes.
Les rassemblements de l'église primitive étaient axés sur le développement de la loi doctrinale et l'aide aux personnes dans le besoin conformément aux enseignements de Jésus et à la Bible.
Le deuxième bureau permet aux responsables de l'église de trouver des solutions aux problèmes. Lorsque les disciples et les pasteurs sont responsables de la prière et du service, les indigents ont faim, par exemple.
Conseils utiles pour une réunion d'affaires efficace de l'Église
Il y a des mesures que vous pouvez prendre pour maximiser la productivité de votre prochaine réunion d'affaires de l'église.
#1. Les réunions d'église doivent être réduites au minimum
Peu importe que les églises tiennent des réunions d'affaires mensuelles. Au lieu de cela, je recommande de tenir des réunions une fois tous les trois mois. Le leadership peut être temporairement décentralisé en sous-comités pour le moment.
Donner à ces groupes le pouvoir de faire des choix par eux-mêmes, sans exiger trop d'autorisations externes, leur permettra de gérer plus facilement les problèmes qui se posent. De cette façon, vous pouvez informer votre congrégation des derniers événements et célébrer vos réalisations avec eux lors des réunions d'affaires trimestrielles ou annuelles de l'église.
#2. Veuillez suivre les "Robert's Rules of Order"
Le manuel de procédure parlementaire Robert's Rules of Order a été largement accepté. La prise de décision du groupe, y compris la présentation, la discussion et le vote sur une motion, est régie par ces lignes directrices.
Les règles de procédure de Robert doivent être à portée de main à tout moment pendant les réunions. En cas de questions ou de désaccords, vous aurez la possibilité de consulter le texte original.
#3. Rassemblez les demandes des membres à l'avance
Vos réunions d'entreprise doivent être éducatives. Donner à vos membres un forum pour les questions et les commentaires est une excellente approche pour s'assurer qu'ils obtiennent toutes les informations dont ils ont besoin.
La meilleure façon d'obtenir ces informations dépendra fortement de la taille de votre congrégation. Il peut être plus facile de passer des appels téléphoniques personnels et des visites en personne dans une petite église. Envoyer des e-mails, publier sur votre site Web ou sur les réseaux sociaux et faire une annonce pendant les services sont d'excellents moyens d'atteindre un plus grand nombre de membres.
Le but est de montrer à vos membres que vous appréciez leurs commentaires et leur honnêteté.
Lorsque vous avez une liste de questions, vous pouvez les hiérarchiser et créer un plan d'action pour y répondre.
#4. Utiliser des ressources externes
Il y aura des moments où il sera nécessaire que votre église s'exprime sur des sujets sensibles. Ces problèmes pourraient, au pire, conduire à un schisme au sein de vos membres.
Dans une telle situation, vous devriez rechercher une aide extérieure. Il est possible que vos idées préconçues en tant que dirigeant et membre d'église obscurcissent votre jugement. Par conséquent, un modérateur neutre doit être recherché.
Il sera utile d'avoir des suggestions d'offres tierces objectives auxquelles vous n'aviez pas pensé. Si vous voulez que votre réunion se déroule bien, c'est une bonne idée de choisir un modérateur qui connaît les Règles de procédure de Robert.
#5. Nommer quelqu'un pour prendre des notes lors des réunions
À la fin de la réunion, quelqu'un devrait être désigné pour rédiger le procès-verbal. Cette personne ne peut évidemment pas être celle en charge du rassemblement. Les fonctions d'un secrétaire comprennent généralement la prise de notes lors des réunions.
Les notes des réunions doivent inclure :
- Heure et lieu de la réunion
- Participants
- Votes et modifications
- Acceptation des idées et adoption des motions
- Offres fraîches
- Date et heure de la prochaine réunion
- Résultats de l'élection
- Éléments d'action
Le secrétaire de votre église doit imprimer le procès-verbal de chaque réunion d'affaires et le remettre à chaque membre qui était présent. Lors de la prochaine réunion, les membres voteront pour adopter ou non ce procès-verbal.
Une fois approuvés, ils doivent être classés avec d'autres documents importants. Pour faire davantage preuve d'ouverture, vous devez publier en ligne des résumés des réunions du conseil d'administration.
Conclusion
Les réunions d'affaires sont cruciales pour toute organisation prospère. C'est utile pour garder un œil sur ce que l'entreprise a fait pour arriver là où elle veut aller. En prime, il encourage le travail d'équipe en facilitant la communication, le partage d'idées, la résolution de problèmes et la prise de décision.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, des réunions d'affaires régulières sont essentielles pour suivre les progrès et atteindre les objectifs. Étant donné que ni la direction ni son personnel ne peuvent complètement éviter une réunion d'affaires, la meilleure chose à faire est de trouver un juste milieu qui donne lieu à des rassemblements productifs pour toutes les personnes impliquées. Par conséquent, il est essentiel pour un chef d'entreprise de pouvoir se connecter à toutes les réunions d'affaires afin de gérer efficacement les personnes.
Foire aux Questions
Quels sont les 5 types de réunions formelles ?
Certains types courants de réunions formelles sont :
- Réunions du conseil d'administration.
- Réunions d'équipe ou de service.
- Revues trimestrielles.
- Réunions du comité.
- Débats gouvernementaux.
Quoi ne pas faire lors d'une réunion d'affaires ?
Choses importantes que vous ne devriez jamais faire lors d'une réunion d'affaires
- La réunion ne doit pas être autorisée à devenir incontrôlable.
- Être humble.
- Portez une attention particulière et ne vous contentez pas d'argumenter
- Ne semblez pas trop énergique
- Nous avons dépassé ce stade à ce stade
- Éviter la préparation des questions
- Demandes superflues.
Articles similaires
- Comment ouvrir un restaurant en 2023 : conseils gratuits et comment l'ouvrir sans argent
- Combien gagnent les propriétaires de restaurant: salaire du propriétaire de restaurant en 2023
- 3 avantages comptables d'investir dans un logiciel de gestion d'église
- ACTIVITÉS D'ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS : Meilleures activités d'engagement pour le travail en 2023
- Style de travail : qu'est-ce que c'est et comment trouvez-vous le vôtre ?
Référence
