L'étude et la mise en œuvre des systèmes d'information utilisés par les entreprises pour l'accès, la gestion et l'analyse des données sont connues sous le nom de systèmes d'information de gestion (MIS). Pour être efficace, MIS doit comprendre et décrire méticuleusement les opérations de l’entreprise. Les données doivent être précises et opportunes, et la technologie et les logiciels doivent être capables de les stocker et de les manipuler.
Les personnes qui conçoivent, mettent en œuvre et utilisent un SIG déterminent sa qualité. Voici tout ce que vous devez savoir sur un système d’information de gestion.
Qu'est-ce qu'un système d'information de gestion (MIS) ?
Un SIG est un système qui fournit aux managers les informations dont ils ont besoin pour faire des choix opérationnels pour leur organisation. Le MIS collecte et traite des données provenant de sources multiples pour fournir des informations adaptées aux besoins des managers et de leurs effectifs.
Les entreprises utilisent une variété de systèmes, mais ils partagent tous le même objectif : fournir aux dirigeants les données dont ils ont besoin pour prendre de meilleures décisions. L'accès à des informations précises et opportunes est important pour réussir dans le climat d'entreprise actuel en évolution rapide. Les responsables peuvent utiliser le SIG pour suivre les mesures de performance, analyser les tendances et prendre des décisions éclairées concernant l'allocation des ressources.
L'importance des systèmes d'information de gestion dans les entreprises
Les SIM fournissent aux entreprises des données fiables et de solides capacités analytiques pour détecter rapidement les problèmes et les opportunités et prendre les décisions appropriées. Un système d'information de gestion doit remplir les fonctions suivantes :
- Donnez-vous les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions judicieuses.
- Peut vous fournir un avantage concurrentiel en fournissant des informations rapides et précises
- Peut vous aider à augmenter l’efficacité opérationnelle et la productivité
- Assure le suivi de l'activité et des préférences des consommateurs.
- Vous permet de créer des campagnes marketing personnalisées et d'améliorer le service client.
Informatique vs systèmes d’information de gestion
Bien qu’il existe un chevauchement important entre les SIG et l’informatique, les deux domaines diffèrent fondamentalement sur un aspect clé : la perspective. L'étude de la manière dont les gens utilisent la technologie pour gérer l'information est connue sous le nom de systèmes d'information de gestion (MIS). Il couvre le matériel ainsi que les logiciels nécessaires pour stocker, traiter et récupérer les données. L’étude du fonctionnement des ordinateurs est connue sous le nom d’informatique. Il comprend la conception et la mise en œuvre de systèmes informatiques.
Avantages d'avoir une carrière dans les systèmes d'information de gestion
Voici quelques-uns des avantages potentiels de ce cheminement de carrière :
#1. Demande de personnes qualifiées
Avec l'Internet des objets (IoT), les méthodes de science des données, l'intelligence artificielle et d'autres technologies nouvelles et en développement, le marché des spécialistes des systèmes d'information de gestion (MIS) devrait augmenter.
#2. Satisfaction au travail
De nombreux experts MIS sont satisfaits de leur travail. Les raisons d'une telle attractivité incluent un travail exigeant, le potentiel de créativité et la possibilité d'avoir un impact substantiel sur une organisation.
#3. L’opportunité d’être créatif et innovant
En tant que professionnel MIS, vous aurez probablement l’occasion d’être créatif et innovant. Vous pouvez créer des moyens innovants d'utiliser les technologies de l'information pour améliorer l'efficacité et les performances de votre organisation.
#4. Impacter
Le personnel MIS a la possibilité d’avoir un impact important sur leurs organisations. Vos efforts peuvent contribuer à améliorer le service client, à augmenter les ventes et à réduire les coûts.
Types de système d'information de gestion
#1. La gestion des processus
Certains systèmes d’information de gestion supervisent les multiples processus de fabrication des produits dans les entreprises dotées de lignes de production. Un système de contrôle de processus surveille des processus tels que la production d’acier, le traitement du pétrole et la construction de véhicules. Le système de contrôle des processus collecte en permanence des données tout au long du processus de création de produits afin de générer des rapports basés sur les performances du système. Si une étape du processus est plus lente ou plus rapide que d'habitude, le système de contrôle du processus peut montrer la différence. Étant donné que les entreprises manufacturières hébergent plusieurs processus en même temps, les logiciels de contrôle des processus sont essentiels à la réglementation des produits et des performances.
#2. Système de reporting de gestion
Le système de reporting de gestion génère des rapports sur les opérations commerciales. Les rapports financiers, opérationnels, de présence, d’accidents et d’efficacité en sont des exemples. Bien qu'un système de reporting de gestion ne gère pas toutes les opérations au sein d'un système, il aide à la gestion de rapports choisis provenant d'autres systèmes afin de rationaliser les informations destinées au personnel de direction. Plusieurs systèmes, par exemple, examinent les lignes, les présences et les rapports d'erreurs d'une société de production. Un système de reporting de gestion collecte tous les rapports des trois systèmes et les convertit en informations que la direction peut examiner.
Les gestionnaires peuvent superviser les activités d'une entreprise à l'aide de systèmes de reporting de gestion plutôt que de collecter des données auprès de chaque département. Certaines entreprises peuvent même mettre en place un système distinct du système de reporting de gestion qui génère un rapport complet et unique que les gestionnaires peuvent examiner. Les gestionnaires peuvent analyser la production financière, l'efficacité opérationnelle et les capacités d'atteinte des objectifs de l'entreprise à l'aide d'outils de reporting de gestion.
#3. Gestion de l'inventaire
Le contrôle des stocks aide les gestionnaires à suivre l'état actuel des stocks d'un département ou d'une entreprise. Cela permet aux gestionnaires de comprendre l’impact de toute détérioration, vol ou vente potentielle de stocks grâce à un seul rapport. Cela peut aider les responsables des achats à déterminer quand réapprovisionner des articles de vente au détail spécifiques. Le contrôle des stocks peut également aider à suivre les mouvements des stocks au sein de l'entrepôt et à indiquer à la direction si tout arrive en toute sécurité sur les sites.
Si les clients retournent des articles pour une raison quelconque, un système de contrôle des stocks peut aider à démontrer la fréquence à laquelle ces retours se produisent. Un système d'information de gestion pour le contrôle des stocks est essentiel pour l'efficacité et le progrès continu, car une entreprise qui fabrique des produits destinés à la vente directe doit stocker des stocks pour aider à maintenir ses activités.
#4. Systèmes de vente et de marketing
Les gestionnaires peuvent utiliser les systèmes de vente et de marketing pour suivre l'efficacité des ventes et de la publicité d'une entreprise. Les systèmes marketing peuvent générer des données qui aident les responsables à améliorer la qualité des produits grâce aux avis et aux commentaires des clients. Ils peuvent également aider les gestionnaires à mieux comprendre les réseaux de distribution en fournissant des analyses qui montrent lesquels génèrent des réponses des clients. Les responsables marketing peuvent utiliser les rapports des systèmes de vente pour mieux comprendre les ventes prévues et les comparer aux revenus actuels. Cela peut les aider à comprendre les modèles et à développer des solutions pour des améliorations futures.
Les outils de vente et de marketing peuvent également aider les responsables à suivre les performances des campagnes publicitaires en magasin et à déterminer où se trouvent les campagnes dans le calendrier de rotation. Ces systèmes peuvent surveiller les disparités de prix au sein d'un système de produits ainsi que les remises et les publicités que les entreprises font actuellement pour des produits spécifiques. Cela peut aider les gestionnaires à surveiller les ventes d'un produit et à orienter des remises ou des promotions supplémentaires.
#5. Systèmes de gestion des ressources humaines
Les systèmes de ressources humaines permettent aux responsables RH de superviser le flux d'informations dans toute l'organisation. Le système de l’entreprise comprend des appareils électroniques tels que des ordinateurs, des téléphones et d’autres machines. Les administrateurs RH peuvent utiliser un système de gestion des informations sur les ressources humaines pour surveiller les activités des superviseurs, des employés et même des sous-traitants afin de faciliter l'administration quotidienne. Après le recrutement, le personnel des ressources humaines surveille l'activité pour vérifier que tous les travailleurs respectent les normes de l'entreprise.
La paie, les avantages sociaux et l'argent de la retraite peuvent également être suivis par un système de ressources humaines. Cela pourrait aider à gérer les exigences de communication telles que les notifications de conformité légale, la formation, les réunions dirigées par les RH et les révisions de politiques. La présence au travail, les feuilles de temps et les vacances ou congés de maladie des employés sont également des éléments traçables. Les managers peuvent également utiliser cette technologie pour faciliter le recrutement automatisé en analysant les CV potentiels pour rechercher des détails essentiels et en informant l'équipe s'ils remplissent des critères particuliers.
#6. Systèmes de gestion comptable et financière
Les systèmes comptables et financiers aident les gestionnaires à suivre les investissements ou les actifs d'une entreprise. Les gestionnaires peuvent utiliser ces systèmes pour effectuer des tâches telles que la paie, la conformité aux lois fédérales, les impôts locaux, les fonds de pension et les actions de respect des lois des États. Les auditeurs peuvent utiliser ces technologies pour générer des rapports d'audit ainsi que des rapports annuels pour la direction. Un système financier et comptable peut également aider les entreprises à gérer les transactions quotidiennes telles que les dépôts bancaires, les transferts, les revenus et les retours.
Les gestionnaires peuvent mieux comprendre l'activité financière et planifier un afflux ou un retrait de fonds lorsque le système administre ces opérations financières. Tous les états et rapports de profits et pertes sont également générés par le système sous forme de bilans. Les systèmes comptables peuvent être utiles pour suivre la santé financière d’une entreprise, car les bilans révèlent la situation financière de l’entreprise. Un responsable peut utiliser ces enregistrements pour encourager les bénéfices et la croissance du département, ainsi que des méthodes financières innovantes.
#7. Systèmes d'aide à la décision
Les systèmes d'aide à la décision collectent des informations provenant de sources internes et externes pour aider les gestionnaires à faire des choix commerciaux. Les données provenant d'autres départements, telles que les données financières, les données d'inventaire ou les marges de vente actuelles au cours d'un trimestre, sont des exemples de sources internes. Les sources de données externes incluent les tendances du secteur, les taux d’intérêt ou les coûts avec d’autres entreprises ou fournisseurs. Un système d'aide à la décision peut aider un responsable à prendre des décisions concernant la croissance, la définition de quotas de travail annuels ou l'élaboration de nouvelles politiques.
#8. Systèmes experts
Les systèmes experts sont des algorithmes qui aident les nouveaux employés à travailler et à concevoir des concepts dans un domaine donné. Les professionnels dans un domaine peuvent créer des systèmes experts pour aider les nouveaux employés, sous-traitants ou autres gestionnaires. Ils peuvent même appliquer l’intelligence artificielle pour aider divers employés en fonction de leurs activités antérieures. Par exemple, si un système expert de paramétrage de la messagerie d'un nouvel employé détecte une inactivité pendant une période prolongée, l'intelligence artificielle du système peut indiquer un bouton d'aide ou une autre astuce d'assistance.
#9. Systèmes d'information exécutifs
Les systèmes d’information des dirigeants communiquent immédiatement les données de l’entreprise aux dirigeants. Il peut compiler les enregistrements de traitement, les données financières et les résumés des actions correctives dans un rapport facile à lire. Ces systèmes d'information exécutifs peuvent présenter des données dans divers formats, tels que des résumés, des graphiques, des tableaux et des feuilles de calcul. Les employés qui reçoivent ces rapports peuvent les utiliser pour des études comparatives entre départements afin de trouver de nouvelles façons d'accroître l'efficacité de l'entreprise.
#dix. Système de processus de transaction
Les données sont collectées par les systèmes de traitement des transactions au cours de l'activité transactionnelle quotidienne d'une organisation. La paie et d'autres opérations de l'entreprise impliquant des dépôts peuvent être automatisées à l'aide de systèmes de transaction. Ils peuvent également suivre d'autres tâches normales, telles que les produits en ligne ou les réservations de certaines ressources. Contrairement aux systèmes financiers, les systèmes de transactions sont entièrement automatisés. Les responsables orchestrent les systèmes de transactions pour des procédures cohérentes, telles que le matériel qu'un service utilise toujours ou les espèces transférées mensuellement entre les comptes.
#11. Systèmes de gestion de l'information scolaire
Les systèmes de gestion de l’information scolaire aident les écoles et les collèges à gérer efficacement leurs activités quotidiennes. De nombreuses procédures potentiellement automatisées, telles que les présences, la paie et les horaires des employés, sont gérées par ces systèmes. Les enseignants et le personnel administratif peuvent se concentrer sur d'autres activités productives tandis que le système de gestion effectue des tâches automatisées avec les systèmes d'information scolaires. Bien que les programmeurs créent des systèmes de gestion de l'information scolaire à des fins académiques, ils présentent de nombreuses caractéristiques avec les systèmes de gestion des ressources financières et humaines.
#12. Bases de données locales
Les bases de données locales sont des systèmes d'information gérés par la communauté qui servent la population d'une zone donnée. Ils peuvent inclure des listes d’entreprises, des offres de services publics, des enquêtes sociales et des données publiques. Les bases de données locales peuvent être les systèmes d'information de gestion les plus personnalisés, car les gestionnaires, les maires ou les membres du conseil peuvent concevoir un système à de nombreuses fins. Les gestionnaires peuvent concevoir des systèmes de bases de données locales pour aider les employés à gérer les informations de la base de données telles que les profils des employés, les données de formation, les rapports de processus et la gestion globale du personnel.
Qu'est-ce qu'un système d'information sur la gestion des ressources humaines ?
SIRH est l'abréviation de Système d'Information sur les Ressources Humaines. Le SIRH est un système qui collecte et stocke des informations sur les employés d'une organisation.
Dans la plupart des cas, un SIRH comprend les fonctions fondamentales requises pour la gestion des ressources humaines (GRH) de bout en bout. Il s'agit d'un système de recrutement, de gestion des performances, d'apprentissage et de développement, ainsi que d'autres fonctions.
Le SIRH peut fonctionner sur la propre infrastructure technologique de l'entreprise ou, comme c'est plus courant aujourd'hui, sur le cloud. Cela signifie que le logiciel RH fonctionne en dehors des murs de l'entreprise, ce qui facilite considérablement les mises à jour.
Fonctionnalités du SIRH
Il existe différents types de systèmes et logiciels SIRH. Parce qu'un SIRH inclut toutes les fonctionnalités RH, toutes les fonctionnalités individuelles sont incluses dans le système. Parmi ces fonctionnalités figurent :
#1. Système de suivi des candidats (ATS).
Ce programme prend en charge tous les besoins de recrutement de l'entreprise. Il assure le suivi des informations et des curriculum vitae des candidats, permettant aux recruteurs de faire correspondre les opportunités d'emploi aux personnes qualifiées du pool de candidatures de l'entreprise, et facilite le processus de recrutement.
#2. Paie
La paie automatise le processus de rémunération des employés. Les données contractuelles et les informations sur les nouvelles recrues sont fréquemment saisies dans ce système, parfois couplées aux données de présence, et les ordres de paiement sont générés en fin de mois.
#3. Administration des prestations
Une autre fonctionnalité du SIRH est la gestion des avantages sociaux. Les avantages sociaux constituent une composante essentielle de la rémunération et sont également contrôlés dans ce système. Pour les avantages sociaux, des systèmes plus avancés offrent un paradigme de libre-service aux employés. Dans ce cas, les employés peuvent choisir les avantages qu’ils souhaitent. L’un peut souhaiter un congé de paternité supplémentaire, tandis que l’autre peut souhaiter une voiture de société plus chère. Un modèle de cafétéria est un autre terme pour désigner cette approche des prestations en libre-service.
#4. Présence et temps.
Ce module collecte les données de temps et de présence des employés. Celles-ci sont particulièrement importantes pour les travailleurs postés qui pointent à l'arrivée et au départ. Autrefois, les employés notaient leurs heures de travail sur un morceau de papier. Le responsable saisissait ensuite manuellement les données dans un système de suivi du temps. Des ordres de paiement ont été préparés et distribués à tous les employés sur la base de ces informations. De nos jours, les employés s'enregistrent fréquemment à l'aide de leurs empreintes digitales ou d'une carte liée à un SIRH. Cela fournit une heure d’arrivée et de départ précise. Tout problème de retard est immédiatement identifié.
#5. Entraînement
Lorsqu'il s'agit de gestion du personnel, l'apprentissage et la croissance sont des éléments essentiels. Cette section permet aux RH de suivre les qualifications, les certifications et les compétences des employés, ainsi qu'une explication des cours disponibles pour les employés de l'entreprise. Lorsqu'il est utilisé indépendamment, ce module est appelé LMS, ou Learning Management System. Un LMS intègre généralement des cours d'apprentissage en ligne et d'autres cours que les employés doivent suivre.
#6. Gestion des performances
La gestion des performances est un aspect important de la gestion des personnes. Le patron immédiat ou les pairs de l'employé génèrent des évaluations de performance une ou plusieurs fois par an.
#7. Planification de la succession
Un autre élément essentiel d'un SIRH est le développement d'un vivier de talents et la disponibilité de remplaçants pour les rôles importants au sein de l'organisation.
#8. Libre-service pour les employés
Le libre-service des employés a été mentionné précédemment. Les organisations s’efforcent de plus en plus de donner aux employés et aux supérieurs directs les moyens de gérer leurs propres données. Les demandes de congés peuvent être formulées par le salarié lui-même. Après approbation, ceux-ci sont immédiatement enregistrés dans le système (et enregistrés pour le suivi de la paie et des avantages sociaux).
#9. Analyses et rapports
Le reporting et l'analyse sont un module beaucoup plus rare dans les systèmes SIRH. Les systèmes modernes permettent la création automatisée de rapports RH sur une variété de sujets tels que le roulement du personnel, les absences, les performances, etc. L'analyse est le processus d'analyse de ces informations afin de prendre de meilleures décisions.
Quelle est la fonction du MIS ?
Un SIG se concentre sur les fonctions de gestion de planification, de contrôle et de surveillance, ainsi que sur la prise de décision. définir la séquence des activités. Développer des méthodes pour communiquer les plans aux employés de l'organisation.
Quel est le rôle et la structure du SIM ?
Les éléments opérationnels, l'aide à la décision, l'activité de gestion et les fonctions organisationnelles constituent la structure du SIG. Ces approches peuvent être combinées pour former une structure SIM unique dotée d'une structure physique et conceptuelle.
En conclusion,
En rendant les informations clés disponibles rapidement, les bases de données informatisées aident les services tels que les ventes, le contrôle qualité et les ressources humaines à fonctionner plus efficacement. Un système d'information de gestion permet de rationaliser les informations dans les bases de données afin qu'elles soient utiles et accessibles aux employés concernés. Comprendre le fonctionnement des départements de plusieurs entreprises peut être facilité en se familiarisant avec plusieurs systèmes de bases de données.
- Système d'information marketing : meilleures pratiques & ; Tout ce dont tu as besoin
- SYSTÈMES D'INFORMATION : définition, faits, utilisations et exemples
- QU'EST-CE QUE LE SIRH : qu'est-ce que c'est, ses avantages et ses utilisations ?
- SYSTÈMES D'INFORMATION DE GESTION (MIS) : définition et tout ce que vous devez savoir
Bibliographie
