La structure organisationnelle fonctionnelle n’est qu’un type de structure d’équipe, mais toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont besoin d’une sorte de structure pour fonctionner avec succès. Les entreprises sans structure organisationnelle définie ont des difficultés à mettre en œuvre des politiques commerciales et à fonctionner de manière productive.
Une structure organisationnelle décrit la manière dont certaines activités sont orientées pour atteindre les objectifs de votre organisation. De plus, il fournit des rôles, des routines et des classements clairs pour les travailleurs, ce qui contribue à améliorer la coordination des équipes. Sans structure organisationnelle formelle, vos employés peuvent avoir du mal à savoir à qui ils doivent officiellement rendre compte au sein de l'entreprise et quels managers sont responsables de quoi.
Points clés
- Une structure organisationnelle fonctionnelle organise une entreprise en différents départements en fonction de l'expertise, de la spécialité, des compétences ou de rôles connexes.
- Une organisation fonctionnelle est généralement une hiérarchie verticale, dans laquelle les employés relèvent d'un responsable qui supervise leur fonction.
- Les entreprises fonctionnent généralement selon une structure fonctionnelle car elle regroupe des personnes ayant des connaissances similaires.
- Les grandes entreprises sont les meilleures pour une structure organisationnelle fonctionnelle, car elles sont composées de nombreuses personnes possédant la même expertise.
- L’un des inconvénients les plus importants d’une structure organisationnelle fonctionnelle est le potentiel d’isolement des autres départements.
Qu’est-ce que la structure organisationnelle fonctionnelle ?
Une structure organisationnelle fonctionnelle est un type courant de structure d'entreprise qui organise une entreprise en différents départements en fonction de domaines d'expertise, regroupant les employés par spécialité, compétence ou rôles connexes. Il repose sur des niveaux hiérarchiques qui incluent différents départements, sous la direction de dirigeants désignés.
Dans ce type de structure organisationnelle, les entreprises sont organisées selon leurs rôles et compétences en petits groupes ou départements. Cela peut inclure, par exemple :
- vente
- marketing
- production
- IT
- finance
Les individus, les équipes et les supérieurs hiérarchiques sont regroupés dans des services spécialisés où ils rapportent au chef de service, par exemple le directeur commercial. L'équipe de direction de l'entreprise se compose généralement de plusieurs responsables fonctionnels, par exemple le directeur financier, le directeur marketing ou le chef des opérations.
Les entreprises fonctionnent généralement selon une structure fonctionnelle, car elle regroupe des personnes possédant des connaissances similaires et, lorsqu'elle est utilisée dans un environnement d'équipe, aide les entreprises à atteindre leurs objectifs. Cela fonctionne généralement mieux pour les grandes entreprises qui emploient plusieurs personnes occupant des rôles similaires. Lorsque les départements ont des employés organisés selon leurs compétences et la fonction correspondante dans l'entreprise, les propriétaires d'entreprise ont plus de temps pour se concentrer sur leurs objectifs généraux tandis que les chefs de département gèrent les objectifs de leur équipe.
VOIR: Une ventilation simple des objectifs par rapport aux buts et comment les définir
Dans les petites entreprises, il se peut qu’il n’y ait pas suffisamment d’employés possédant des compétences connexes pour justifier leur regroupement dans des départements distincts.
Comprendre la structure organisationnelle fonctionnelle
Une organisation fonctionnelle est généralement une hiérarchie verticale, dans laquelle les employés relèvent d'un responsable qui supervise leur fonction. Ce responsable peut alors rendre compte à un autre rôle de direction fonctionnelle. Par exemple, tous les employés responsables des ventes relèvent du directeur des ventes, qui relève du vice-président des ventes. Les départements fonctionnels fonctionnent généralement en silos car chaque groupe possède sa propre structure de gestion verticale indépendante.
Les employés de chaque département fonctionnel communiquent entre eux, au lieu de traiter avec les employés d'autres départements fonctionnels. L'un des rôles clés de l'équipe de direction est de se coordonner avec les autres managers et de diffuser l'information dans toute l'organisation. Par exemple, le responsable du service client communique les initiatives et les résultats avec les responsables des ventes, du marketing et de la production.
Ces managers communiquent ensuite toute information pertinente à leurs équipes respectives.
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Toutes les autorités, telles que l'allocation des ressources, la prise de décision, la définition d'objectifs et l'allocation budgétaire, appartiennent au responsable fonctionnel. Lorsqu'un employé est confronté à des obstacles ou a besoin de conseils, la première étape consiste à discuter des problèmes avec son responsable fonctionnel. Le gestionnaire peut alors choisir de faire remonter le problème.
Les entreprises dotées d’une structure organisationnelle fonctionnelle ont tendance à partager les caractéristiques suivantes.
- Il existe une structure hiérarchique descendante. La plupart des entreprises fonctionnellement structurées disposent d’une équipe de direction qui supervise l’entreprise dans son ensemble, mais presque tous les autres employés font partie d’un département spécifique et cloisonné.
- Les chefs de département rendent compte à la haute direction. Chaque département d'une entreprise, qu'il s'agisse des ventes, des produits ou de l'informatique, a un chef de département qui fait partie de la haute direction ou qui lui rend directement compte.
- Les employés se spécialisent dans certaines tâches. Les salariés des entreprises structurées fonctionnellement sont embauchés pour leur expertise dans une compétence particulière. Ils s'éloignent rarement de leur rôle pour aider au travail d'un autre département.
Quel type d’entreprise est le mieux adapté à une structure organisationnelle fonctionnelle ?
Les grandes entreprises sont les meilleures pour une structure organisationnelle fonctionnelle, car elles sont composées de nombreuses personnes possédant la même expertise. Le regroupement des membres de l'équipe par expertise rationalise et concentre les grandes entreprises, et l'aspect managérial de la structure organisationnelle fonctionnelle signifie qu'il y a quelqu'un à qui les membres de l'équipe peuvent adresser leurs questions.
VOIR: Activités de team building : meilleures activités de team building pour petits groupes
Les petites entreprises peuvent trouver une structure organisationnelle fonctionnelle trop restrictive et généralement inutile. Cependant, vous pouvez adopter une structure organisationnelle fonctionnelle pour votre petite entreprise si vous :
- Produire une quantité limitée de biens/services. Ce type d'entreprise a une vocation étroite, il est donc logique qu'elles concentrent leurs travailleurs sur leurs domaines d'expertise. Une entreprise qui propose toute une gamme de services/biens devrait avoir de nombreux groupes fonctionnels, ce qui peut devenir écrasant et inefficace en raison du manque de communication entre les groupes.
- Concentrez-vous sur la fourniture de services d’experts. Comme nous l’avons mentionné plus haut, un avantage majeur d’une structure organisationnelle fonctionnelle est qu’elle concentre l’expertise des membres de l’équipe. Ceci est très utile si vous proposez des services d'experts, car vos clients se soucient principalement du niveau d'expertise que vous pouvez leur offrir et le fait de disposer de la puissance unie de l'expertise d'un groupe fonctionnel vous donnera un avantage considérable.
Adopter une structure organisationnelle fonctionnelle
Exemple de structure organisationnelle fonctionnelle
Voici un exemple fictif d’une organisation qui a adopté une structure organisationnelle fonctionnelle :
Arnis Inc., spécialisée dans le développement de solutions logicielles innovantes pour les entreprises, a adopté une structure organisationnelle fonctionnelle pour rationaliser ses opérations et accroître son efficacité. Voici comment la structure est organisée :
- Une recherche
- Conception
- Développement
- Stratégie
- financier
- HR
Chez Arnis Inc., chaque département se spécialise dans un aspect spécifique de l'entreprise, permettant une plus grande efficacité et expertise dans chaque domaine fonctionnel. A la tête du département se trouve un responsable fonctionnel dont dépendent les membres de l'équipe. Ces managers fonctionnels rapportent ensuite à leurs managers, qui rapportent ensuite au CEO.
La structure fonctionnelle facilite des lignes claires de communication et de responsabilité, facilitant ainsi la gestion des opérations à grande échelle.
Avantages de la mise en œuvre d'une structure organisationnelle fonctionnelle
Une structure organisationnelle fonctionnelle est la plus courante des trois structures organisationnelles adoptées par la plupart des entreprises. Les entreprises sont organisées par groupe de fonctions d'employés en fonction de leurs activités dans l'organisation. Les employés des ressources humaines disposent par exemple de leur propre service RH, tout comme les employés travaillant dans les domaines des ventes, du marketing, des finances et du support technique.
VOIR: SYSTEME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES : Guide détaillé d'utilisation du SIRH
Voici les avantages d’organiser votre entreprise de cette façon :
Flexibilité et adaptabilité
Le principal avantage d’une structure organisationnelle fonctionnelle est sa flexibilité et son adaptabilité.
Puisqu’il est basé sur des départements ou des fonctions, il peut facilement être modifié ou adapté à l’évolution des besoins et des circonstances sans efforts de restructuration majeurs. Cela le rend parfait pour les entreprises dynamiques qui doivent rester agiles afin de rester compétitives dans leur secteur. Cela permet également aux entreprises de réagir rapidement aux changements dans les demandes des clients, les conditions du marché, la technologie, etc. Cela peut être extrêmement bénéfique lorsqu’elles sont en concurrence avec des organisations plus grandes disposant de plus de ressources.
Spécialisation
Un autre avantage évident d'une organisation fonctionnelle est que le regroupement des employés par spécialisation garantit un niveau fiable de compétence départementale. Cela est particulièrement vrai pour les grandes organisations qui ont plusieurs niveaux fonctionnels au sein d'un département – un groupe technique particulier qui assure le suivi des problèmes techniques non résolus par le groupe d'assistance technique téléphonique principal, par exemple.
L'adhésion à ce groupe pourrait nécessiter un baccalauréat en informatique, la recommandation d'un gestionnaire et un nombre minimum d'années d'expérience sur le terrain. Cela garantit que les problèmes de support transmis au groupe de suivi sont traités par un personnel pleinement qualifié, ce qui augmente la satisfaction et la fidélisation des clients.
VOIR: SATISFACTION CLIENT : Le guide ultime pour les startups en 2023
Efficacité
Un autre avantage clé d’une structure organisationnelle fonctionnelle est l’accent mis sur l’efficacité.
En organisant votre entreprise en départements basés sur différentes fonctions, telles que les ventes, le marketing, les finances, etc., vous pouvez vous assurer que chaque département dispose des ressources et du personnel exacts nécessaires pour accomplir efficacement ses tâches. Cela permet de réduire les coûts puisque les employés n'ont pas à perdre de temps à acquérir de nouvelles compétences ou à essayer de trouver la meilleure façon d'utiliser des ressources limitées.
De plus, le fait que chaque département se concentre sur une tâche spécifique réduit la redondance et garantit que tout le monde travaille ensemble vers un objectif commun au lieu de dupliquer les efforts ou de travailler à contre-courant.
Vitesse opérationnelle et clarté
Un avantage connexe de ce type de spécialisation organisationnelle est la rapidité opérationnelle. Dans l’ensemble, un technicien expérimenté gérera un problème d’assistance plus rapidement qu’une personne moins expérimentée. Ils vont probablement aussi former les nouveaux membres du personnel plus rapidement.
La séparation du personnel selon la fonction clarifie également la responsabilité organisationnelle et la répartition des tâches. Cela tend à éliminer la duplication des tâches qui font perdre du temps et des efforts et permet à la direction de diriger plus facilement le travail vers les employés appropriés.
Allocation de ressources
Enfin, une structure organisationnelle fonctionnelle facilite également l’allocation des ressources puisque chaque département a accès aux ressources exactes dont il a besoin quand il en a besoin.
Cela élimine le besoin pour les gestionnaires ou les superviseurs de microgérer les employés en garantissant qu'ils ont accès uniquement à ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin, sans gaspiller de précieuses ressources sur des tâches qui ne sont pas nécessaires pour le moment. Votre entreprise fonctionnera aussi efficacement que possible tout en étant capable de s'adapter rapidement si nécessaire en raison de facteurs externes tels que l'évolution de la demande des clients ou des conditions du marché.
VOIR: ALLOCATION DES RESSOURCES DANS LA GESTION DE PROJET : tout ce que vous devez savoir
Inconvénients de la structure organisationnelle fonctionnelle
Ségrégation
L’un des inconvénients les plus importants d’une structure organisationnelle fonctionnelle est le potentiel d’isolement des autres départements.
Le fait d’avoir des départements peuplés d’employés spécialisés dans des domaines de travail spécifiques signifie que les équipes deviennent cloisonnées. Les employés des différentes équipes n'ont pas la possibilité de se rencontrer et de partager leurs points de vue, ce qui peut conduire à une collaboration limitée, à un manque de cohésion d'équipe et à une déconnexion globale entre les départements.
Cela pourrait également entraîner un manque de compréhension quant à la manière dont chaque département travaille ensemble pour atteindre des objectifs communs.
Affaiblissement des liens communs
Avoir un objectif organisationnel commun améliore le moral et les performances des employés et constitue un indicateur important du succès organisationnel. Lorsque chaque groupe de spécialistes d’une organisation fonctionnelle est relativement isolé, le lien commun qui met l’accent sur un seul objectif organisationnel primordial est presque inévitablement plus faible que dans une organisation où différents types d’employés interagissent régulièrement.
Difficulté à s'adapter au changement
Un autre inconvénient potentiel d’une structure organisationnelle fonctionnelle est sa difficulté à s’adapter au changement.
Étant donné que chaque département fonctionne séparément, apporter des modifications ou mettre en œuvre de nouveaux processus peut être difficile et prendre du temps, car chaque département doit être consulté individuellement avant que quoi que ce soit puisse être mis en œuvre à tous les niveaux. De plus, si les équipes sont trop concentrées sur des tâches individuelles plutôt que de travailler ensemble dans leur ensemble, elles peuvent avoir des difficultés face à des défis inattendus ou à des changements d'orientation de la part de la direction.
Le manque de coordination
Dans une organisation fonctionnelle parfaite, les tâches de chaque groupe ne nécessiteraient aucune contribution des autres groupes fonctionnels, mais ce n'est souvent pas le cas. Alors que la communication devient de plus en plus dominante dans les organisations, les groupes isolés peuvent sous-performer, voire échouer, parce qu’ils ne disposent d’aucun moyen institutionnellement reconnu pour communiquer leurs besoins et leurs problèmes à d’autres groupes fonctionnels qui auraient pu les aider.
Dans certains cas, les gestionnaires d'autres groupes fonctionnels peuvent ne pas répondre utilement ou en temps opportun parce que « ce n'est pas notre problème ». Au moment où le besoin de coopération est établi, le moment où la coopération aurait été la plus efficace est peut-être déjà passé.
Manque d'innovation
Enfin, la créativité et l’innovation des employés peuvent souffrir dans une structure organisationnelle fonctionnelle en raison de sa nature rigide et de l’accent mis sur la spécialisation plutôt que sur la collaboration.
Sans exposition aux différentes perspectives ou idées d'autres départements, les employés peuvent se retrouver coincés dans une « ornière d'idées » où il n'y a pas de place pour la croissance ou de nouvelles approches pour résoudre les problèmes et prendre des décisions. De plus, sans accès aux commentaires des autres départements ou parties prenantes, les équipes peuvent avoir des difficultés à identifier les domaines à améliorer ou à développer des solutions créatives qui pourraient bénéficier à l'organisation dans son ensemble.
Conflits territoriaux
Un autre inconvénient d'une organisation fonctionnelle, étroitement lié à l'incapacité des groupes fonctionnels à coopérer les uns avec les autres, est la possibilité de conflits territoriaux. Ces conflits peuvent être liés à des désaccords sur les objectifs, à la concurrence budgétaire ou à tout autre problème découlant d'un conflit d'ego qui se produit lorsque chaque département a sa propre structure fonctionnelle distincte ou lorsqu'un fort sentiment d'objectif commun fait défaut.
Autres types de structures organisationnelles
Il existe d’autres types de structures organisationnelles en plus de la structure organisationnelle fonctionnelle. Jetons-y un coup d'œil :
Structure basée sur le produit ou le marché
Parallèlement à la structure fonctionnelle, la structure basée sur le produit ou le marché est hiérarchique, verticale et centralisée. Cependant, au lieu d’être structuré autour de rôles et de fonctions typiques, il est structuré autour des produits ou des marchés de l’entreprise. Ce type de structure peut profiter aux entreprises qui possèdent plusieurs gammes de produits ou marchés, mais elle peut être difficile à mettre à l’échelle.
Cela peut également favoriser l’inefficacité si les équipes produit ou marché ont des fonctions similaires. De plus, sans une bonne communication entre les équipes, les entreprises courent le risque d’incompatibilité entre les différentes équipes produit/marché.
Structure circulaire
Semblable à la structure fonctionnelle et basée sur les produits, une structure circulaire est également centralisée et hiérarchique, mais au lieu que la responsabilité et l'autorité décisionnelle descendent verticalement, la responsabilité et l'autorité décisionnelle découlent du centre.
Une structure circulaire peut favoriser la communication et la collaboration, mais peut aussi être source de confusion, en particulier pour les nouveaux employés, car il n'y a pas de chaîne de commandement claire.
Structure matricielle
Avec une structure organisationnelle matricielle, les obligations de reporting sont multiples. Par exemple, un spécialiste du marketing peut avoir des obligations de reporting au sein des équipes marketing et produit. Une structure matricielle offre de la flexibilité, permet le partage de ressources et favorise la collaboration au sein de l'entreprise.
Cependant, la structure organisationnelle peut être complexe, ce qui peut entraîner une confusion en matière de responsabilité et de communication, en particulier parmi les nouveaux employés.
LIRE: Construire des organisations flexibles avec des organigrammes agiles
Structure basée sur les processus
La structure basée sur les processus est structurée de manière à suivre le cycle de vie d'un produit ou d'un service. C'est similaire à la structure fonctionnelle.
Par exemple, la structure basée sur les processus peut être décomposée en R&D, création de produits, exécution des commandes, facturation et service client. Cette structure peut favoriser l'efficacité, le travail d'équipe et la spécialisation, mais elle peut également créer des barrières entre les équipes si la communication n'est pas prioritaire.
Structure géographique
La structure géographique est une bonne option pour les entreprises ayant une large empreinte géographique dans un secteur où il est essentiel d'être proche de ses clients et fournisseurs. La structure géographique permet à l'entreprise de créer des structures organisationnelles sur mesure qui s'alignent sur la culture, la langue et les systèmes professionnels du site.
D’un point de vue général, elle semble très similaire à la structure basée sur les produits.
Structure organique
Contrairement aux structures verticales, cette structure facilite la communication entre et parmi tout le personnel. C’est la plus complexe, mais elle peut aussi être la plus productive. Même s’il peut être difficile de savoir qui détient le pouvoir décisionnel ultime, cela peut également favoriser une culture d’entreprise positive, car les employés n’ont pas l’impression d’avoir des « supérieurs ».
Cette structure peut également être plus rentable car elle réduit le besoin de cadres intermédiaires.
LIRE: 10 types de structures organisationnelles pour une entreprise
Pourquoi avoir une structure organisationnelle en premier lieu ?
Chaque entreprise a besoin d’une structure organisationnelle, qu’elle en soit consciente ou non. La structure organisationnelle est la manière dont l'entreprise délègue les rôles, les responsabilités, les fonctions, la responsabilité et le pouvoir décisionnel. Il montre souvent la « chaîne de commandement » et la manière dont les informations circulent au sein de l’entreprise.
Avoir une structure organisationnelle qui correspond aux buts et objectifs de votre entreprise est crucial pour les raisons suivantes :
- Les membres de l’équipe doivent savoir qui est impliqué dans quoi et qui est responsable de quoi, savoir avec qui communiquer et à qui adresser leurs questions.
- Lorsqu’une entreprise est structurée, les individus se sentent responsables de bien faire leur travail car il y a plus de responsabilité. S’il n’y a pas de structure officielle, les tâches peuvent être laissées de côté parce qu’aucun groupe n’en ressent la responsabilité.
- Chaque entreprise a besoin d’une sorte de hiérarchie d’autorité. Si tout le monde est égal, il n’est pas facile de prendre des décisions ou de mettre en place les politiques nécessaires.
Cependant, il n’existe pas de « bonne » structure organisationnelle. Lorsque vous décidez quelle structure fonctionnera le mieux pour votre entreprise, tenez compte des éléments suivants :
- Rôles et équipes actuels au sein de l'entreprise. Comment les fonctions professionnelles sont-elles actuellement organisées ? Favorise-t-il la communication et la productivité ? Est-ce que cela entrave ou encourage la croissance des employés ?
- Votre plan stratégique. Quels sont les objectifs de votre entreprise à court et à long terme ?
- Commentaires des employés, des dirigeants et d’autres parties prenantes. Que disent les membres de votre entreprise sur la façon dont l’entreprise est structurée ? Quels retours avez-vous des autres parties prenantes, telles que les clients et les fournisseurs ?
- Alignement. Quelle structure soutiendra le mieux vos plans stratégiques et répondra aux commentaires reçus ?
Les employés veulent comprendre leurs responsabilités professionnelles, à qui ils rendent compte, quelles décisions ils peuvent et doivent prendre et comment ils interagissent avec les autres personnes et équipes au sein de l'entreprise. Une structure organisationnelle crée ce cadre.
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Bibliographie
