Les factures sont l’un des documents financiers les plus importants en entreprise, voire le plus crucial. Ils font office de confirmation d'achat ainsi que de demande de paiement ferme pour votre client ; ils sont donc directement responsables des revenus de votre entreprise. Cependant, nous avons couvert tous les détails requis sur « Comment envoyer des factures » dans cet article. Ici, je vais passer en revue ce qui se passe lorsque vous rédigez votre document et les meilleures façons de l'envoyer à votre client.
Comment envoyer des factures
Lorsque vous avez terminé une commande de produit ou de service, il est temps d’établir une facture et de l’envoyer dans les plus brefs délais. Bien entendu, il y a quelques étapes intermédiaires, depuis la décision d'utiliser ou non un logiciel de facturation et la manière d'envoyer votre facture jusqu'à l'envoi de rappels de paiement ou la mise en place de paiements programmés.
Voici un aperçu de la façon d’établir et d’envoyer une facture :
1. Indiquez qu'il s'agit d'une facture en haut.
2. Incluez un numéro de facture.
3. Incluez la date à laquelle vous comptez soumettre la facture.
4. Fournissez votre nom, votre adresse et vos coordonnées.
5. Incluez le nom, l’adresse et les coordonnées de votre client.
6. Inclure un résumé des services fournis.
7. Précisez la date de prestation.
8. Totalisez toutes les dépenses (y compris les frais ou taxes)
9. Incluez les modalités et conditions de paiement.
10. Sélectionnez une option de livraison (par exemple, e-mail) et envoyez votre facture à votre client.
11. Suivez votre facture, configurez des rappels de paiement (si nécessaire) et encaissez le paiement.
Notes: Outre les éléments énumérés ci-dessus, votre entreprise peut avoir d'autres exigences ; il est donc important d'adapter votre facture à vos besoins et à ceux de vos clients.
Comment envoyer des factures sur Paypal
Accepter des paiements sur Internet doit toujours être un processus sûr. Si vos clients ne font pas confiance à la sécurité de votre site Web, ils feront certainement affaire avec une autre entreprise.
Mettre en place des normes de sécurité appropriées sur les serveurs de commerce électronique peut être difficile, mais toute personne disposant d'un compte PayPal gratuit peut envoyer une facture à un client ou demander de l'argent à un ami via l'application mobile et le site Web de PayPal.
Dans cette section, je vais vous montrer comment utiliser PayPal.com pour envoyer une facture.
Soumettre un Facture PayPal, tout ce dont vous avez besoin est un compte PayPal et l’adresse e-mail de votre client (où il recevra la facture). Que vous ayez un compte PayPal personnel ou commercial, les étapes sont les mêmes.
1. Connectez-vous à PayPal.
2. Accédez au menu supérieur et sélectionnez Envoyer et demander.
3. Localisez Plus dans le sous-menu de la page suivante.
4. Choisissez Créer une facture parmi les options disponibles sur la page suivante.
5. Sélectionnez le bouton Créer une facture dans le coin supérieur droit de la page Facturation.
6. Il existe de nombreux éléments à personnaliser sur l'écran de création de facture. Remplissez la facture avec les informations nécessaires et tous les détails pertinents.
7. Si vous souhaitez utiliser l'une des fonctionnalités suivantes, cliquez sur les trois points adjacents au bouton Envoyer avant d'appuyer sur le bouton Envoyer : Partager le lien de la facture, Enregistrer comme brouillon ou comme modèle.
8. Pour envoyer la facture à vos clients, cliquez sur Envoyer.
La dernière chose à faire est évidemment d’attendre votre paiement. Lorsque vous émettrez la facture, votre client recevra une notification par e-mail.
Comment envoyer des factures sur eBay
Les clients peuvent payer sur eBay plus facilement à partir de la page de paiement. Alors que certaines personnes préfèrent payer immédiatement, d’autres qui remportent les enchères peuvent mettre quelques jours à transférer l’argent au vendeur. Alors, comment un commerçant doit-il avertir ses clients des commandes impayées ? Envoyez-leur un rappel de facture !
Vous pouvez envoyer une facture aux acheteurs, qu'ils aient ou non payé une commande.
#1. Accédez à votre compte eBay et connectez-vous
Pour vous connecter à votre compte, ouvrez eBay sur votre smartphone et saisissez vos informations d'identification.
#2. Ouvrez Mon eBay.
Accédez au menu supérieur de la page d'accueil et sélectionnez Mon eBay.
#3. Sélectionnez Vendre.
Sélectionnez Vendre dans le menu sur le côté gauche de votre écran.
#4. Sélectionnez Vendu
Sélectionnez Vendu parmi les choix répertoriés sous Vente.
#5. Sélectionnez le ou les éléments.
Localisez la commande client pour laquelle vous souhaitez envoyer une facture. Lorsque vous l'avez trouvé, cochez la case à côté pour le sélectionner. Vous pouvez également combiner les expéditions de plusieurs marchandises.
#7. Envoyez la facture.
Ensuite, accédez à la barre Actions et choisissez Envoyer la facture. Vous pouvez ajouter un message ou une note au client sur l'écran suivant, ainsi qu'ajuster le mode de paiement ou les tarifs de livraison.
Après cela, prévisualisez à nouveau la facture avant de sélectionner Envoyer la facture pour terminer le processus.
C'est ainsi que vous pouvez envoyer une facture à n'importe quel client sur eBay !
Comment envoyer des factures Shopify
Shopify est une plateforme en ligne qui permet aux entreprises de commerce électronique de créer et de vendre leurs boutiques. Il dessert des millions d'entreprises dans plus de 170 pays et représente 10 % de tout le commerce électronique américain.
Lorsqu’un client détaillant ou un grossiste passe une commande, vous devez lui envoyer une facture. Bien que la facturation avec Shopify ne soit pas difficile, il existe plusieurs distinctions et options à prendre en compte.
Alors, comment fonctionne la facturation Shopify ?
Que vous soyez un partenaire Shopify ou une entreprise de commerce électronique standard, le processus d'émission d'une facture diffère.
En tant que partenaire Shopify, procédez comme suit pour créer et envoyer une facture :
1. Choisissez « Services » puis « Emplois » dans votre tableau de bord partenaire. Sélectionnez « Tous » pour afficher votre emploi actuel.
2. Sélectionnez « Créer une facture » pour le travail pour lequel vous souhaitez créer une facture.
3. Vous devez saisir vos numéros d'entreprise et fiscaux, ainsi que le numéro de facture, dans la zone « Créer une facture ». Le reste des informations sur votre entreprise sera renseigné automatiquement.
4. Choisissez la date d'échéance du paiement en fonction de ce que vous avez négocié avec le fournisseur.
5. Saisissez les biens pour chaque service que vous proposez. Saisissez toutes les informations pertinentes, y compris les tarifs et le montant total dû.
6. Sélectionnez « Taxes » au bas de la facture après avoir saisi les services que vous avez fournis. Vous pouvez saisir ici le montant de la taxe.
7. Si vous avez d'autres notes ou explications, mettez-les dans la case « Notes supplémentaires ». Vous pouvez, par exemple, fournir la politique de remboursement de votre entreprise ou les conditions générales particulières de ce commerçant.
8. Si vous avez l'intention d'envoyer la facture plus tard ou de la mettre à jour plus tard, cliquez sur « Enregistrer ».
9. Sélectionnez « Envoyer » pour envoyer votre facture. Vous pouvez ajouter un message d'accueil et un objet personnels pour le commerçant dans la section « Envoyer la facture », et modifier son adresse e-mail si nécessaire.
Comment envoyer des factures par e-mail
Votre nouvelle entreprise en démarrage est opérationnelle. Vous avez ouvert un compte bancaire, lancé votre site Web et généré des revenus initiaux. Vous avez réalisé un bel exploit ! Quelle réalisation incroyable !
Il est temps pour vous de commencer à recevoir des paiements maintenant que vous êtes opérationnel. La réception et le suivi des paiements constituent un véritable casse-tête pour de nombreuses petites entreprises et entrepreneurs indépendants.
Ce qui suit est un document écrit qui vous servira de guide sur l'envoi de factures par courrier électronique, ainsi que de modèle à suivre.
Avez-vous déjà décidé d'envoyer des factures par e-mail ? Très bien. Comment puis-je vous aider? Permettez-moi de vous montrer.
#1. Première chose à faire : établir une facture
Implémenter un logiciel de facturation. Pensez à vous procurer un logiciel de facturation si vous souhaitez faciliter l'envoi des factures par courrier. Générez rapidement et facilement des factures de marque avec des outils tels que FreshBooks et Zoho Invoice.
Un avantage supplémentaire est que vous pouvez garder une trace de tous vos reçus et factures en un seul endroit. Au lieu de créer vos dossiers sur votre ordinateur, cela pourrait constituer une approche plus efficace pour suivre vos factures.
#2. Préparez votre facture à joindre
Il y a encore quelques choses à faire avant de pouvoir envoyer votre facture après l'avoir rédigée. Vous devez toujours enregistrer votre facture au format PDF, que vous l'ayez rédigée dès le départ ou que vous ayez utilisé un modèle. Pour vous assurer que personne d'autre ne puisse apporter de modifications à votre facture, enregistrez-la au format PDF.
#3. Joindre la facture à votre e-mail
Maintenant que vous avez créé votre facture et l’avez convertie au format PDF, il est temps de rédiger votre email.
#4. Examinez et envoyez votre facture
Prenez un moment après avoir terminé votre e-mail pour tout revoir.
#5. Envoyer des e-mails de rappel de paiement
Il peut être difficile de suivre une facture, mais il s’agit d’une pratique commerciale vitale. Après tout, votre entreprise dépend de l'argent que vous rapportez. Même si votre facture doit inclure des conditions de paiement claires convenues par vous et votre client, cela n'implique pas toujours que vous serez payé à temps.
Comment envoyer des factures dans QuickBooks
Que vous commenciez avec une page vierge ou une estimation actuelle, ce guide vous montrera comment créer une facture dans QuickBooks en ligne. De plus, nous démontrerons le processus d’envoi et d’impression des factures aux clients.
#1. Tout d’abord, allez dans la section « Facture ».
Dans QuickBooks en ligne, recherchez la section « Clients » sur le côté gauche du tableau de bord, cliquez sur le bouton « + Nouveau », puis choisissez « Facture » dans le menu déroulant.
#2. Ensuite, saisissez les détails de la facture mise à jour.
Pour terminer votre facture, remplissez les champs obligatoires à partir de l'écran de facture.
#3. Enfin, envoyez votre facture
Une fois que vous avez terminé votre facture et que vous souhaitez la soumettre plus tard, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur droit de la page. Si vous souhaitez prévisualiser ou imprimer la facture avant de l'enregistrer ou de la soumettre, accédez à la barre de menu inférieure de l'écran de facture et sélectionnez le menu déroulant Imprimer ou Aperçu, comme indiqué ci-dessous.
Comment envoyer une facture à mon client ?
Commencez par rédiger une facture qui comprend tous les détails nécessaires, tels que votre nom, le nom et les coordonnées du client, les dates de prestation, le montant total, les services rendus, le numéro de facture et les modalités de paiement. Envoyez-le lorsque vous êtes prêt à partir par e-mail, par courrier ordinaire ou par un logiciel de facturation, puis encaissez le paiement.
Qu'utilisez-vous pour envoyer des factures ?
Les trois méthodes de facturation les plus courantes sont les suivantes :
- Mail. Imprimez votre facture et envoyez-la par courrier au client s'il n'utilise pas la facturation par courrier électronique ou en ligne.
- Courrier électronique. La méthode la plus rapide et la plus courante pour envoyer une facture est la suivante. Pour une protection supplémentaire, enregistrez la facture au format PDF après l'avoir créée dans un traitement de texte ou un programme de conception. Mettez « facture » dans la ligne d'objet et incluez une brève déclaration dans le corps de l'e-mail.
- Logiciel de facturation.
Pouvez-vous envoyer des factures par voie électronique ?
La facturation électronique, souvent appelée facturation électronique, consiste à envoyer une facture pour des biens ou des services à un client par e-mail ou via votre site Web. Dans la plupart des cas, les factures électroniques offrent au consommateur la possibilité de payer sa facture par voie électronique.
Puis-je simplement rédiger une facture ?
Pour générer une facture de base, préparez un document contenant les éléments suivants : vos coordonnées et celles de l'acheteur, un numéro et une date de facture, un délai de paiement, des descriptions détaillées des biens ou services fournis avec les quantités et les coûts correspondants, un sous-total des frais, les taxes pertinentes. , les frais et les remises, ainsi qu'un total final.
Existe-t-il un système de facturation gratuit ?
Zoho Invoice est un logiciel de facturation en ligne spécialement développé pour aider les petites entreprises à gérer leurs processus de facturation et de recouvrement des paiements. Le service est simple, sécurisé et entièrement gratuit.
Comment les fournisseurs envoient-ils les factures ?
Les factures sont souvent émises par les fournisseurs à leur point de contact direct au sein de l'entreprise (souvent la personne qui utilise le produit ou le service), puis à l'équipe des comptes fournisseurs, qui les transmet ensuite à un responsable budgétaire ou financier pour validation, et ainsi de suite. sur.
Conclusion
Zoho Invoices, Square Invoices et PayPal Invoicing sont les meilleurs outils de facturation gratuits pour les petites entreprises. Tous trois disposent des capacités essentielles requises par les entreprises pour rédiger, envoyer et recevoir sans effort des factures, ainsi que des devis.
- Comment créer et réussir en affaires avec des modèles PDF de factures vierges (Ouvre dans un nouvel onglet de navigateur)
- FACTURE COMPTABLE : définition, comment l'enregistrer et logiciel gratuit
- Comptabilité Wave : examen et tout ce que vous devez savoir
Bibliographie
