Dans le contexte commercial concurrentiel d'aujourd'hui, l'administration des avantages sociaux englobe l'ensemble du processus de planification des avantages sociaux des employés. De la conception, la tarification et la conformité à la communication, la mise en œuvre et la gestion quotidienne. Par conséquent, il est important de mettre en place un logiciel d'administration des avantages sociaux performant pour gérer efficacement les régimes d'avantages sociaux de vos employés. En effet, une administration efficace des avantages sociaux contribue à créer un avantage concurrentiel en attirant, en embauchant et en retenant les meilleurs talents et en réduisant les coûts opérationnels. Restez collé pour en savoir plus sur ce qu'est l'externalisation de l'administration des avantages sociaux.
Qu'est-ce que l'administration des avantages sociaux
À la base, l'administration des avantages sociaux est la gestion efficace des avantages monétaires et non monétaires des employés. Ce qui est classé comme une fonction RH traditionnelle. Cependant, l'administration des avantages dans ce contexte implique l'intégration et le départ des employés, la communication et la formation sur les avantages, le suivi de l'utilisation des avantages par les employés et la direction du processus annuel d'inscription ouverte. Par conséquent, les employeurs utilisent souvent des logiciels ou les services d'un courtier en avantages sociaux tiers pour exécuter ces fonctions essentielles au nom de l'entreprise.
Quels sont les 5 types d'avantages sociaux ?
Les programmes communs d'avantages sociaux des employés comprennent généralement les éléments suivants,
- Assurance maladie
- Temps de vacances
- Congés payés
- 401(k)s et autres régimes de retraite
- Congé parental
- Congés payés
Que font les administrateurs des avantages sociaux ?
Les administrateurs des avantages sociaux sont des employés des ressources humaines chargés d'informer les membres du personnel sur leurs avantages sociaux. Ils conçoivent généralement les programmes d'avantages sociaux de l'entreprise tout en travaillant avec les fournisseurs d'assurance et de régimes de retraite pour trouver des plans adaptés au budget de l'entreprise et apporter de la valeur aux employés.
Processus d'administration des avantages sociaux
L'administration des avantages sociaux est un processus global qui doit être dynamique, multigénérationnel, rationalisé et abordable. C'est pourquoi les organisations commencent généralement par déterminer les types d'avantages que l'entreprise doit fournir et créent un ensemble d'avantages.
Offrir de solides avantages sociaux à vos employés montre qu'ils sont valorisés et appréciés pour le travail qu'ils apportent à votre entreprise. Travailler dans un environnement avec un régime d'avantages sociaux compétitif conduit souvent à des employés à long terme et à un faible taux de roulement. En effet, un bon processus d'administration des avantages sociaux aide le personnel à mieux comprendre les avantages qui lui sont offerts lorsqu'il s'inscrit à des programmes adaptés à ses besoins.
Processus d'administration des avantages : guide étape par étape
Examinez attentivement vos options et votre budget lors de la création d'un ensemble d'avantages sociaux compétitifs pour vos employés. Les étapes à suivre pour mettre en place un processus efficace d'administration des avantages comprennent :
#1. Faites des recherches sur les avantages des autres entreprises
Avant de compiler un solide ensemble d'avantages sociaux pour votre équipe, effectuez des recherches sur le type d'avantages que vos employés préféreraient et sur ce que les autres entreprises offrent. Construisez des sondages pour les employés actuels en leur demandant ce qu'ils veulent et ce dont ils ont besoin dans un ensemble d'avantages sociaux solides.
#2. Établissez votre budget de prestations
Rencontrez votre conseiller financier ou fiscal afin de déterminer un budget solide pour votre ensemble d'avantages sociaux, si possible. Commencez par les avantages de base à offrir aux employés, comme l'assurance maladie, et à partir de là, ajoutez autant d'avantages et d'avantages supplémentaires que votre budget le permet. Revenez à votre budget au moins tous les trimestres au fur et à mesure que votre entreprise grandit pour voir combien vous devez ajouter ou soustraire tout en conservant un package compétitif.
#3. Gérez efficacement votre programme d'avantages sociaux
Avant d'administrer votre régime d'avantages sociaux, mettez en place un processus efficace. Déterminez comment les tâches telles que l'intégration des employés, la formation aux avantages sociaux et le suivi de l'utilisation des avantages sociaux seront effectuées pour vous aider à mieux gérer le processus d'administration des avantages sociaux. Utilisez des outils tels que les logiciels RH pour suivre les avantages et les informations sur les employés. En outre, élaborez un processus d'intégration et d'inscription détaillé que chaque employé doit suivre lorsqu'il commence dans l'entreprise.
#4. Enregistrez vos résultats
Un élément majeur du processus d'administration consiste à examiner régulièrement vos prestations. Il est important de savoir comment vos employés utilisent les avantages et s'ils sont satisfaits. Mais, si un avantage n'est pas beaucoup utilisé, vous pouvez envisager de le supprimer l'année suivante. Vous pouvez également envoyer des sondages pour mesurer l'engagement des employés et recueillir des commentaires pour mieux adapter votre ensemble d'avantages sociaux aux besoins de votre personnel.
#5. Mesurez les résultats et mettez à jour votre ensemble d'avantages sociaux
Examinez régulièrement votre ensemble d'avantages sociaux pour vous assurer qu'il correspond bien à votre budget et qu'il respecte les directives des ZIEB. Mesurez les résultats de votre ensemble d'avantages sociaux en envoyant chaque année des sondages aux employés pour leur demander ce qu'ils aiment dans le régime que vous offrez et quels avantages ils aimeraient que vous ajoutiez. Vous pouvez également obtenir ces informations à partir des entretiens de sortie et des taux d'acceptation des emplois.
Logiciel d'administration des avantages sociaux
Le logiciel d'administration des avantages est une solution que les RH et les employés utilisent pour gérer et naviguer dans les avantages sociaux. Ces systèmes contournent les formalités administratives et automatisent l'éligibilité, le choix et l'inscription aux avantages traditionnels et autres options, optimisent les avantages sociaux des employés, identifient les opportunités de réduction des coûts et garantissent la conformité réglementaire. Le logiciel d'administration des avantages sociaux fonctionne en fournissant un portail qui centralise l'accès aux avantages sociaux.
De plus, ces guichets uniques numériques rationalisent bon nombre des principaux points faibles du processus administratif en mettant tout en un seul endroit. Cela permet aux individus de se connecter pour accéder aux détails sur les avantages disponibles, les alternatives de coût et d'autres détails du plan. Ces systèmes permettent également la comparaison entre les options ainsi que d'autres outils d'aide à la décision qui peuvent recommander un plan personnalisé pour la situation particulière d'un employé.
Logiciel d'administration des avantages sociaux : exemples
Il existe aujourd'hui de nombreux logiciels RH sur le marché et il peut être difficile de choisir une solution logicielle unique. Par conséquent, nous avons compilé pour vous une liste des meilleurs logiciels de gestion des avantages sociaux des employés. Chaque solution de gestion a son argument de vente unique, vous devez déterminer quel logiciel convient le mieux à votre entreprise, vos processus et vos employés.
#1. Deel
Deel est un logiciel mondial de conformité et de gestion des effectifs qui vous permet de gérer tous les employés et sous-traitants sur une seule plateforme et d'offrir des avantages localisés où qu'ils vivent. L'expertise interne de Deel dans plus de 150 pays vous permet de fournir en toute confiance une gamme complète d'avantages et d'avantages à votre équipe. Vous pouvez comparer les coûts de différents pays et voir quels avantages et retenues sont nécessaires.
#dix. Paychex Flex
Il s'agit d'un logiciel d'administration des employés basé sur le cloud qui fournit aux entreprises une plate-forme intégrée pour gérer la paie, les avantages sociaux, les RH et la gestion du temps. Les entreprises peuvent rationaliser leurs processus internes et fournir aux employés une interface conviviale pour gérer leurs informations. Le logiciel comprend des fonctionnalités de calcul des charges sociales, de préparation des déclarations de revenus, de traitement des paiements aux fournisseurs et aux fournisseurs, de gestion des programmes d'avantages sociaux et de suivi du temps de travail des employés.
#3. ENTHOUSIASME
Conçu pour les employeurs modernes, GUSTO est un logiciel basé sur le cloud qui est facile à naviguer et comprend un support fantastique. Une caractéristique que les employés consciencieux apprécieront est le fait qu'ils peuvent faire don d'une partie de leur salaire à des œuvres caritatives, ce qui est un moyen efficace d'améliorer l'engagement et la satisfaction des employés.
#4. Plateformes Payantes Plexis
PLEXIS Payer Platforms est une société basée aux États-Unis qui a été fondée en 1996. Ce logiciel d'avantages sociaux aide les groupes d'employeurs auto-assurés du monde entier à gérer les réclamations et à effectuer l'administration des avantages sociaux. PLEXIS est ce qu'il y a de mieux pour les sociétés d'administration des avantages sociaux qui traitent avec les plans de santé, les assureurs internationaux, les TPA et les payeurs gouvernementaux.
#5. BambooHR
BambooHR est un logiciel utile avec des évaluations d'utilisateurs élevées. Avec un suivi des candidats, des outils d'intégration, une signature électronique et un suivi des congés, il s'agit d'un excellent programme qui fournit tous les outils dont vous avez besoin en un seul endroit. Vous pouvez télécharger l'application mobile pour plus de commodité, ce qui facilite encore plus le suivi des rapports. Le logiciel BambooHR peut rendre votre système d'administration plus efficace et supprimer l'encombrement de la gestion des données qui peut enliser votre équipe.
#6. Trinet
Trinet propose une plate-forme de gestion des RH basée sur le cloud qui convient parfaitement aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent également accéder à des services RH supplémentaires. Leur logiciel fonctionne en tandem avec les conseils de leurs experts internes qui vous aideront à élaborer un programme d'avantages sociaux de premier plan pour vos employés.
Externalisation de l'administration des avantages sociaux
Lorsqu'une petite entreprise commence à évoluer, la fonction RH devient de plus en plus difficile à gérer. De la satisfaction des demandes des clients à l'application des meilleures pratiques en passant par l'embauche et le respect des réglementations complexes, le travail des RH est ininterrompu. L'externalisation des avantages sociaux fait référence au partenariat avec des consultants RH externes pour faciliter les tâches impliquées, y compris les services d'inscription, l'intégration de la paie et l'assistance aux employés.
Les consultants RH externalisés se concentrent sur la gestion des tâches quotidiennes impliquées pour assurer une expérience de qualité. Ainsi, l'externalisation de l'administration des avantages sociaux des employés vous permet de garder vos travailleurs en tant qu'employés de votre entreprise, mais enlève la majeure partie du fardeau administratif d'avoir à faire la paperasse et à sauter à travers les cerceaux juridiques de l'administration des régimes d'avantages sociaux.
Externalisation de l'administration des avantages sociaux : facteurs à prendre en compte
Lorsque vous recherchez un partenaire d'externalisation pour la gestion de vos avantages sociaux, il y a quelques éléments clés à garder à l'esprit.
- Expérience et expertise
- Solutions personnalisables
- Technologie et infrastructure
- Stabilité financière
- Service à la clientèle
Avantages de l'externalisation de l'administration des avantages sociaux
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut choisir d'externaliser une tâche, un travail ou un processus particulier. Par exemple, certains des avantages reconnus de l'externalisation comprennent :
#1. Personnel flexible et de qualité
Se contenter de niveaux de dotation « moyens » pendant les pics de volumes peut entraîner des retards de traitement, des erreurs et d'autres problèmes. Mais avec une vague d'attrition et de départs à la retraite qui déferle sur le secteur de l'assurance, le recrutement de personnel supplémentaire présente ses propres difficultés. L'externalisation permet aux courtiers de tirer parti du soutien dont ils ont besoin à la demande, ce qui leur permet d'augmenter ou de diminuer tout au long de l'année selon les besoins.
#2. Expertise professionnelle
Les organisations d'externalisation RH ont des experts dédiés à des sujets spécialisés, comme les problèmes de conformité. Que vous ayez des questions sur la réglementation fédérale, l'évaluation des talents ou la planification des avantages, vous pouvez contacter un expert dont le seul travail consiste à vous conseiller sur ces sujets. Cela signifie que vous pouvez obtenir des informations beaucoup plus précises que si vous aviez un généraliste RH essayant d'apprendre chaque sujet par lui-même.
#3. Responsabilité civile
Les consultants RH externalisés ont l'obligation de se tenir au courant des différents changements réglementaires pour assurer la conformité et sont conscients des impacts de ces changements. De plus, le fardeau de la confidentialité est automatiquement transféré au prestataire de services lors du traitement d'informations sensibles impliquant des antécédents médicaux et des finances.
#4. Potentiel de réduction des coûts
L'augmentation du coût des prestations inquiète la plupart des entreprises. Les organisations ont beaucoup à gagner du pouvoir d'achat de leurs fournisseurs de services grâce aux économies d'échelle. Grâce aux relations à long terme entretenues avec différents opérateurs, les fournisseurs de services externalisés peuvent obtenir une bonne affaire pour les renouvellements et comparer les options.
#5. Confidentialité des employés
Parler d'avantages sociaux sur le lieu de travail met de nombreuses personnes mal à l'aise. En plus de cela, il y a des problèmes de confidentialité lorsqu'il s'agit de discuter des avantages personnels pour la santé sur le lieu de travail. Lorsque vous externalisez l'administration de vos avantages sociaux, vous supprimez l'inconfort qu'un employé peut ressentir lorsqu'il parle à quelqu'un au sein de son organisation.
#6. Gain de temps
Les fournisseurs d'avantages sociaux rationalisent le processus d'inscription avec des outils Web et simplifient l'administration en tant que point de contact pour toutes les demandes des employés. Lors de l'inscription ouverte, ils analysent les options les plus rentables pour l'inscription ou le renouvellement. L'inscription, les mises à jour ou les modifications peuvent se produire rapidement à l'aide de plateformes technologiques personnalisées.
#7. Intégration facile avec d'autres services
Lorsque vous utilisez votre société de paie pour l'administration des avantages sociaux, vous pouvez vous assurer que tous vos services seront intégrés. Vous pouvez augmenter l'efficacité sur le lieu de travail lorsque vous intégrez tous vos services avec un seul fournisseur. L'intégration de la gestion de la paie, des services RH et de l'administration des avantages signifie que chaque programme pourra se parler, offrant une expérience des ressources humaines plus rationalisée.
Quels sont les avantages sociaux aux États-Unis ?
Les avantages sociaux sont tout type de rémunération tangible ou intangible accordée aux employés en dehors des salaires de base ou des salaires de base.
Quels sont les types d'avantages sociaux ?
Ces avantages comprennent généralement une assurance médicale, une couverture dentaire et visuelle, une assurance-vie et une planification de la retraite,
Conclusion
Si vous offrez des avantages sociaux complets, déterminer comment votre équipe RH les gérera devrait être une priorité. Vous êtes plus susceptible de faire des erreurs avec l'administration manuelle, alors envisagez d'investir dans une technologie d'administration des avantages sociaux. Bien que cela puisse sembler fastidieux, un processus administratif rationalisé aidera vos employés à mieux comprendre et utiliser leurs avantages.
Bibliographie
- effectivement.
- .hubinternational.
- Les gensla gestion des gens
- https://www.midwesthr.com/
- .fusion d'abord
- Comment mettre en œuvre une prime de recommandation d'employé (Guide)
- MEILLEUR HORLOGE: Meilleur logiciel d'horodateurs des employés 2023
- LES 45 PRINCIPAUX AVANTAGES ET AVANTAGES DES EMPLOYÉS : comment les utiliser efficacement
- MEILLEUR LOGICIEL EMPLOYÉ EN 2023 : Comment en choisir un
- SERVICES D'EXTERNALISATION INFORMATIQUE : Signification, Exemples, Bénéfices & Entreprise
- COURRIEL D'ENTRETIEN DE SUIVI : meilleures idées, comment l'écrire et meilleurs conseils
- ACTIVITÉS D'ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS : Meilleures activités d'engagement pour le travail en 2023
- POLITIQUE DE PRÉSENCE : définition et étapes pour une politique de présence efficace
- RÉCOMPENSES POUR LES EMPLOYÉS : Meilleurs conseils amusants, idées de service et de reconnaissance
