Avoir un système de communication efficace est crucial dans l'environnement d'entreprise d'aujourd'hui où le service client et le flux d'informations sont des objectifs prioritaires. Pour cette raison, les entreprises doivent choisir les meilleurs systèmes téléphoniques de bureau pour leurs opérations parmi la grande variété et les fournisseurs du marché. Pour en savoir plus sur les meilleurs systèmes téléphoniques pour les bureaux à domicile et les petites entreprises, voici un guide pour vous.
Systèmes téléphoniques de bureau
Les entreprises utilisent des systèmes téléphoniques de bureau, une collection en réseau de plusieurs lignes téléphoniques, pour rationaliser les procédures de communication internes et externes. Les types de systèmes téléphoniques populaires sur le lieu de travail qui augmentent la productivité et la fiabilité des appels incluent les systèmes VoIP et PBX. Les systèmes téléphoniques professionnels peuvent aller de quelques lignes à des systèmes hybrides entièrement configurables. Tenez compte des besoins de votre entreprise et choisissez le bon système téléphonique de bureau avant de l'acheter.
Différents types de systèmes OfficePhone
L'un des principaux avantages des systèmes téléphoniques d'entreprise est leur polyvalence. Il existe trois principaux types de systèmes de réseau téléphonique de bureau parmi lesquels choisir.
#1. Système téléphonique multiligne
Un système téléphonique multiligne est un système dans lequel tous les appels sont acheminés via un système téléphonique central et réglementés de manière centralisée. Tous les appels entrants sont d'abord reçus par le système central, qui les achemine ensuite vers la personne ou la division appropriée.
#2. Système téléphonique PBX
Un système d'autocommutateur privé (PBX) basé sur une ligne fixe connecte chaque téléphone de bureau par câble. Vous pouvez également utiliser les appels IP PBX, qui utilisent un câble Ethernet pour relier les combinés de bureau à Internet.
#3. Système téléphonique VoIP
Les appels internes peuvent être acheminés via VoIP, ce qui nécessite une connexion Internet. Il s'agit d'un type spécifique de système téléphonique basé sur le cloud où vos appels sont hébergés sur les serveurs de votre fournisseur externe. Vous n'avez besoin que d'une petite quantité d'équipement car tous les appels sont passés via votre connexion Internet.
Caractéristiques d'un système téléphonique de bureau
Vous pouvez choisir le meilleur système téléphonique de bureau pour votre équipe en vous familiarisant avec ses principales caractéristiques. Les fonctionnalités de ces systèmes sont orientées vers une intégration conviviale car elles visent à simplifier la communication au bureau.
#1. Bureau à distance
Dans l'environnement commercial moderne, un système téléphonique qui prend en charge le travail hybride est crucial. Il peut y avoir des collègues qui travaillent totalement ou principalement à domicile ou dans un autre bureau. La communication entre les bureaux est simple et rapide grâce à un service téléphonique qui utilise des appareils mobiles ou une connexion à large bande.
#2. Application pour ordinateur portable
Certains fournisseurs de systèmes téléphoniques fournissent leurs propres applications pour ordinateurs portables. Au lieu de devoir le configurer via un moteur de recherche à chaque fois, il s'agit d'un moyen plus simple d'accéder aux appels.
Les appels entrants peuvent désormais atteindre votre appareil directement grâce à cela. Pour simplifier les appels, votre entreprise disposera d'un numéro d'entreprise personnalisé. Votre centre d'appels peut enregistrer les appels entrants ou les acheminer vers les membres de l'équipe appropriés.
#3. Ne pas déranger
Votre équipe devra parfois se concentrer sur une tâche sans être distraite par les appels entrants. Un système téléphonique de bureau dédié doté d'une fonction "ne pas déranger" qui coupe tous les appels entrants peut éviter les perturbations.
#4. Bloquer les appels anonymes
Pour arrêter les appels à froid gênants ou les appels de pirates, les systèmes téléphoniques professionnels peuvent restreindre les appelants anonymes. Votre équipe bénéficiera d'un gain de temps et vous serez peut-être à l'abri d'une intrusion de données. L'identification de l'appelant peut également empêcher les appelants non autorisés d'accéder à un canal de communication fermé.
#5. Surveillance et transfert d'appels
La possibilité de rediriger les appels vers le membre de l'équipe approprié est fournie par les systèmes téléphoniques d'entreprise. Le transfert d'appel est une méthode utile d'acheminement des appels car il permet à l'appelant et au destinataire de se connecter immédiatement, quelle que soit la personne qui a répondu à l'appel en premier.
Les avantages des systèmes téléphoniques professionnels
Le principal avantage de l'utilisation d'un système téléphonique est l'amélioration de la communication. Voici quelques-uns des avantages d'un téléphone professionnel les plus fréquemment utilisés.
#1. Vous pouvez travailler de n'importe où
La flexibilité est produite par un système téléphonique. Si votre personnel a accès à Internet ou à un téléphone de bureau désigné, il peut travailler depuis n'importe quel endroit. Cela implique que vous pouvez communiquer avec des collègues qui opèrent à distance ou à l'étranger.
#2. Appels internationaux moins chers
Au lieu d'être facturé par appel, un système téléphonique hébergé est généralement facturé sur la base d'un abonnement mensuel ou annuel. Selon votre forfait, cela permet à votre équipe d'effectuer un nombre illimité d'appels interurbains moyennant des frais fixes.
#3. Coopération instantanée
La collaboration d'équipe en temps réel peut être possible grâce à des systèmes d'appel. Certains plans ont des modules complémentaires qui vous permettent de partager des documents et des plans en plus de vous permettre d'appeler des collègues et de profiter d'appels multidirectionnels.
Ceux-ci peuvent être utiles à votre équipe pour apporter des modifications à la volée aux plans pendant que vous êtes au téléphone.
#4. Embaucher du personnel à l'international
Le talent est désormais international. Pour cette raison, une entreprise doit être en mesure de se connecter facilement avec n'importe quel employé, quel que soit son emplacement. Il est simple d'intégrer de nouveaux employés et de contourner les problèmes causés par les opérateurs de téléphonie locaux à l'aide d'un système téléphonique standardisé.
Meilleurs systèmes téléphoniques de bureau d'affaires
Il est simple et rapide de configurer et d'administrer un système téléphonique logiciel pour le travail sur le lieu de travail et à domicile avec les principaux systèmes téléphoniques professionnels. Il est également simple et rapide de configurer et d'administrer un système téléphonique logiciel pour le lieu de travail et le travail à domicile avec les principaux systèmes téléphoniques professionnels. De plus, un système téléphonique d'entreprise moderne basé sur le cloud peut désormais accueillir les smartphones professionnels, permettant aux employés de prendre des appels où qu'ils soient, qu'ils soient au bureau, en voyage ou en télétravail. Cela est possible grâce à la popularité croissante des téléphones portables professionnels.
#1. MVP de RingCentral
Une plate-forme cloud tout-en-un pour les appels, les conférences audio, les fax en ligne et les SMS s'appelle RingCentral MVP. Il s'agit d'un système robuste mais adaptable qui fonctionne bien avec une variété de matériel téléphonique PBX existant et vous permet d'utiliser presque n'importe quel appareil mobile pour fonctionner comme un softphone. En plus de fournir une collaboration d'équipe via le partage d'écran et la vidéo HD pour les tâches et les vidéoconférences, il fournit également la voix et l'audioconférence HD via des appareils mobiles.
#dix. Avaya One Cloud
Le service cherche à construire une solution véritablement évolutive en utilisant la plate-forme cloud qui vous convient le mieux. Avaya OneCloud peut également fonctionner simplement via un cloud public pour les petites et moyennes entreprises qui se contentent de s'appuyer sur des fournisseurs externes. En conséquence, vous bénéficiez d'une assistance continue et n'avez pas à vous soucier des mises à niveau logicielles ou des achats informatiques. Un Avaya OneCloud conventionnel peut être configuré pour les entreprises qui utilisent déjà un service de cloud privé ou hybride ou le service OneCloud ReadyNow peut être personnalisé pour répondre à des besoins spécifiques. Tout matériel de serveur nécessaire peut être installé sur site ou hébergé dans l'un des centres de données d'Avaya.
#dix. Bureau d'Ooma
Un service téléphonique professionnel basé sur le Web appelé Ooma Office cherche à offrir aux petites entreprises la même expérience téléphonique qu'aux grandes entreprises. Ooma n'a peut-être pas toutes les cloches et les sifflets que vous pourriez trouver avec certains services VoIP, mais il se positionne assez bien comme une option économique pour les petites entreprises. Pour un coût mensuel par utilisateur plutôt faible, de nombreuses fonctionnalités sont proposées. Il n'y a aucun tracas car vous obtenez tous les services avec un seul plan d'adhésion, et le système est également simple à configurer et à utiliser.
#sept. GoToConnect
En fonction du plan tarifaire spécifique choisi par les entreprises, toutes les solutions VoIP mentionnées dans cet article offrent un large éventail de fonctionnalités distinctes. La plate-forme offre aux entreprises plus de 100 appels, collaboration et fonctionnalités et capacités mobiles, ainsi qu'une variété de services de vidéoconférence, ce qui rend l'ensemble de fonctionnalités de GoToConnect si exceptionnel. Il est intéressant de noter que GoToConnect ne facture pas plus aux entreprises pour plus de capacités, contrairement à la majorité des fournisseurs de services VoIP. Au lieu de cela, la structure tarifaire de l'organisation dépend du nombre d'employés d'une entreprise, des plans de tarification sur mesure étant proposés aux entreprises de plus de 100 employés.
#5. Série 8 × 8 X
Le système téléphonique professionnel basé sur le cloud 8 × 8 X Series offre un ensemble riche en fonctionnalités, de sorte que même avec le plan le plus basique, vous avez toujours accès à une gamme complète de services, comme vous vous en doutez d'un système PBX d'entreprise à part entière. À l'exception de la réponse vocale interactive (IVR), le plan X Series X2 brille vraiment comme étant relativement abordable pour les petites et moyennes entreprises et offrant la plupart des fonctionnalités qu'ils sont susceptibles de vouloir. En comparant ce plan aux concurrents, il est également assez abordable, bien que les plans d'entreprise puissent être un problème.
Meilleurs systèmes téléphoniques de bureau à domicile pour les petites entreprises
Un système téléphonique d'entreprise est un système téléphonique multiligne doté de fonctionnalités telles que l'enregistrement des appels, la fonctionnalité de messagerie vocale par e-mail, les groupes d'appels pour appeler plusieurs employés à la fois, les appels illimités, les menus automatisés et la messagerie vocale. La voix sur protocole Internet (VoIP), l'autocommutateur privé (PBX) et l'unité système à clé (KSU) sont des exemples de types de systèmes téléphoniques professionnels. Les meilleurs systèmes téléphoniques de bureau pour les petites entreprises et les particuliers utilisent la technologie VoIP, ce qui vous permet de faire fonctionner l'ensemble du système à partir de la connexion Internet de votre entreprise.
#1. RingCentral : le meilleur système téléphonique professionnel pour la collaboration
Une solution de messagerie, de vidéo et de téléphonie basée sur le cloud appelée RingCentral MVP est conçue pour les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs. Pour les entreprises prenant en charge la main-d'œuvre distante et hybride, la solution se distingue comme une plate-forme de communication efficace. Créez un espace de travail numérique avec des outils tels que le chat d'équipe et la messagerie afin de pouvoir partager des données et configurer des dossiers et des fils de discussion spécifiques pour les projets, les sujets et les équipes. RingCentral dispose de 32 centres de données dans le monde, d'un peering direct avec plus de 45 opérateurs et de 200 fournisseurs de services Internet pour garantir la disponibilité et la qualité des appels.
#2. Nextiva : Meilleur système téléphonique professionnel pour le commerce de détail multisite et les soins de santé
Disposant de capacités et d'outils pour prendre en charge la messagerie d'entreprise, la visioconférence et les conversations téléphoniques, Nextiva est une plate-forme de communication unifiée. Contrairement à la plupart des opérateurs, Nextiva permet ainsi aux utilisateurs de combiner plusieurs plans pour créer un système téléphonique unique qui correspond aux fonctionnalités et aux tarifs appropriés avec chaque équipe au sein de votre entreprise.
Les fonctionnalités Nextiva suivantes sont conformes à la loi HIPAA : service téléphonique, standard automatique, historique des appels, télécopie virtuelle, vidéoconférence individuelle, vidéoconférence de groupe, conférence audio uniquement, réponse vocale interactive améliorée et plusieurs connecteurs logiciels. Les principaux mécanismes de sécurité du système, tels que ses centres de données certifiés SSAE 16, son réseau de chemin d'appel redondant et ses huit points de présence répartis aux États-Unis, sont également conformes à la loi HIPAA.
#3. Zoom : meilleur système téléphonique professionnel pour la visioconférence
Beaucoup de gens ignorent que Zoom fournit également un système téléphonique riche en fonctionnalités. Zoom est bien connu pour son service de vidéoconférence, qui a connu une énorme augmentation de popularité pendant la pandémie de COVID-19. Les quatre services Zoom Phone offrent des numéros sans frais, des appels internationaux illimités et des intégrations avec des applications d'entreprise bien connues comme Slack et Salesforce.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises doivent organiser des réunions virtuelles et les services téléphoniques de Zoom sont dotés de superbes fonctionnalités de vidéoconférence. Ainsi, en quelques clics, les utilisateurs peuvent élever un appel en visioconférence ou le transférer vers une réunion Zoom ou une salle Zoom. Les programmes de bureau pour Windows, MacOS, Linux, iOS et Android permettent d'accéder à la solution de visioconférence et de téléphonie professionnelle de Zoom. Avec des outils de réunion et de transfert qui simplifient le passage d'une plate-forme à l'autre et l'ajout de participants, Zoom facilite une communication d'équipe efficace. Toutes les options permettent donc des conférences téléphoniques ad hoc à trois et la possibilité pour une entreprise de passer et de recevoir des appels à partir de divers appareils.
#4. Ooma : le meilleur système téléphonique professionnel pour les petites entreprises
En raison de son interface utilisateur simple, de sa vaste gamme de fonctionnalités de base et de sa facilité d'utilisation générale dans le cadre d'une petite entreprise où il est peu probable qu'un support informatique dédié soit disponible pour aider à la mise en œuvre de nouveaux systèmes, Ooma est notre recommandation en tant que meilleur système téléphonique pour les petites entreprises. Ooma excelle dans la convivialité de l'administrateur, avec des choix déroulants simples qui facilitent la configuration des modes pour les groupes d'appels, les appels professionnels et les appels après les heures de bureau. Pour quiconque met en place son premier système téléphonique basé sur le cloud, ceux-ci sont simples à comprendre.
#5. GoTo Connect : le meilleur système téléphonique professionnel pour les équipes distantes
GoTo Connect est un système téléphonique professionnel doté de fonctionnalités particulièrement bien adaptées aux besoins des équipes distantes. Des fonctionnalités faciles à utiliser pour l'accès à distance aux appareils et l'assistance informatique de l'entreprise permettent aux entreprises d'adapter leurs systèmes téléphoniques à leurs besoins spécifiques. Si vous avez une main-d'œuvre internationale dispersée, GoTo Connect propose également des appels internationaux gratuits dans 53 pays. Les utilisateurs apprécient d'avoir accès à des numéros locaux gratuits qui sont populaires auprès de leur marché cible et peuvent être appelés depuis n'importe quel appareil et n'importe où. GoTo fournit également un softphone amélioré qui permet aux clients de passer et de recevoir des appels depuis leur ordinateur depuis n'importe quel endroit.
Comment fonctionne un système téléphonique ?
Le diaphragme du téléphone est un mince disque de métal où les ondes sonores sont véhiculées avant d'être transformées en énergie électrique. L'énergie électrique est retransformée en ondes sonores et envoyée sur des lignes à un autre téléphone, où la personne à l'autre bout peut les entendre.
Pourquoi le téléphone de bureau est-il important ?
Vos clients pourront contacter directement votre entreprise et recevoir des réponses à leurs questions plus rapidement avec un système téléphonique adapté en place que si les contacts sont traités par e-mail ou plateformes Internet.
Quelle est la différence entre le système téléphonique à clé et le PBX ?
Alors que les systèmes PBX reposent sur une unité de contrôle centrale située sur le site du client commercial, les systèmes téléphoniques à clé dépendent du matériel de commutation appartenant à la compagnie de téléphone.
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Bibliographie
