AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO: definición, paso, software, beneficio y marketing

AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO
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Hay un procedimiento para terminar cada proceso. Sin embargo, muchos flujos de trabajo contienen operaciones manuales que son costosas, requieren mucho tiempo y son propensas a errores. Una de las tareas más laboriosas e ineficaces en el mundo de los negocios puede ser la entrada manual de datos. Además de adormecerlo, consume tiempo y recursos valiosos, lo que reduce severamente su producción. Entonces, para acelerar los procesos y mejorar la comunicación, las organizaciones están avanzando hacia una mayor automatización del flujo de trabajo en todas las operaciones comerciales y dentro de los procesos de TI. La automatización del flujo de trabajo automatiza los procesos al sustituir el trabajo manual por software que completa todo o una parte de un proceso. Pero, ¿cuáles son los pasos involucrados en la automatización del flujo de trabajo y cuáles son los beneficios de marketing? Siga leyendo para averiguarlo…

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es una estrategia para permitir el desempeño independiente de tareas, documentos e información en todas las actividades relacionadas con el trabajo de conformidad con los estándares comerciales establecidos. Este tipo de automatización debe ser una operación sencilla que se lleve a cabo con frecuencia para aumentar la productividad en el día a día.

En otras palabras, la automatización del flujo de trabajo es el acto de simplificar y automatizar tareas manuales que consumen mucho tiempo utilizando tecnología para ahorrar tiempo y recursos significativos. Al diseñar un conjunto de reglas y procesos que rigen el flujo de trabajo, utiliza software para automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos, la comunicación por correo electrónico y la gestión de documentos. Da como resultado un trabajo más rápido, más simple y más confiable al aumentar la eficiencia y la precisión al tiempo que reduce los errores. La automatización del flujo de trabajo transfiere la ejecución de ciertas tareas de personas a un programa de computadora.

Sin embargo, una organización primero debe identificar las tareas que componen un trabajo antes de automatizar el flujo de trabajo. A continuación, desarrolla la lógica y las reglas que especifican cómo deben llevarse a cabo esas tareas. Luego, el software se programa utilizando la lógica y las regulaciones comerciales predefinidas.

La lógica y las reglas son generalmente un conjunto de declaraciones si-entonces que sirven como instrucciones para el programa, informándole qué hacer y cómo pasar de una tarea a la siguiente. Para eliminar la necesidad de que los humanos gestionen la actividad, el software sigue estas reglas y lógica para completar la serie de tareas de principio a fin.

¿Cómo se automatiza un proceso de flujo de trabajo?

La automatización de procesos de flujo de trabajo se refiere a la creación, implementación y automatización de procesos comerciales basados ​​en reglas de flujo de trabajo. Los flujos de trabajo empresariales implican mover información, trabajo de personas o archivos entre sistemas y personas de acuerdo con las normas empresariales establecidas. La automatización del flujo de trabajo se realiza para agilizar las operaciones comerciales y al mismo tiempo eliminar el procesamiento manual redundante.

Algunos ejemplos de procesos comerciales típicos que se pueden automatizar son

  • Recursos Humanos
  • Marketing
  • Finanzas
  • Procura
  • Ventas
  • Solicitudes de servicios de TI

La técnica más efectiva para establecer un flujo de trabajo automatizado es crear un diagrama de flujo de trabajo completo.

Una vez que haya preparado el diagrama de flujo de trabajo, crear un flujo de trabajo automatizado es realmente simple utilizando la interfaz de arrastrar y soltar que ofrece el software de automatización moderno.

Los procedimientos empresariales simples y complejos se pueden automatizar con la ayuda de la automatización del flujo de trabajo. La automatización no solo agiliza el proceso comercial, sino que también reduce los gastos operativos. Los trabajadores y la gerencia pueden dejar de hacer tareas tediosas para poder concentrarse en proyectos productivos más estratégicos.

Pasos de automatización del flujo de trabajo

Ahora repasemos rápidamente los cinco pasos clave en los que toda organización pensará antes de cambiar por completo a la automatización del flujo de trabajo.

#1. Identificar tareas repetitivas

Cuando una empresa piensa en la automatización del flujo de trabajo, el primer paso debe ser identificar las áreas que tienen procesos repetidos.

Es necesario un conocimiento profundo del negocio para identificar el problema. El mejor método para comprender mejor el flujo de trabajo de su negocio y detectar tareas recurrentes es crear una representación visual del mismo con el uso de diagramas de flujo.

Ahora puede diseñar un flujo de trabajo que mejore su flujo de trabajo actual y podría simplificar el proceso mediante la automatización de procesos tediosos. Esta es una etapa crucial que debe llevarse a cabo en estrecha colaboración con los demás actores y los propios usuarios del proceso.

También puede tener en cuenta las ventajas netas en términos de tiempo y reducciones de costos reales. Esto facilitará la elaboración de un caso comercial convincente de por qué ciertas operaciones comerciales deben automatizarse.

#2. Establecimiento de objetivos comerciales

Una vez que se ha localizado el problema, el siguiente paso es delinear los objetivos de su empresa, utilizando el flujo de trabajo manual que se encuentra actualmente en su lugar como estándar.

Su objetivo puede ser optimizar los recursos para los trabajos que proporcionarían más rendimiento al aumentar el rendimiento o disminuir el tiempo de ciclo en una sola CPU.

Es posible que su equipo deba hacer frente a una menor entrada de datos y concentrarse más en la optimización de procesos.

Cualquiera podría ser el caso, pero debe poder explicar cómo la automatización lo ayudará a alcanzar sus objetivos comerciales y cómo planea medir el éxito.

#3. Elección de la solución adecuada de automatización del flujo de trabajo

Elegir los medios para lograr el objetivo sería la siguiente etapa. ¿Cómo queremos lograr nuestros objetivos corporativos? Su próximo paso clave será elegir el mejor sistema de automatización de flujo de trabajo para que pueda llegar a una solución.

Elija el software apropiado para tener una idea de cómo elegir su proveedor de soluciones. Para una herramienta de automatización, básicamente hay toneladas de posibilidades en el mercado. Es fundamental comprender el ajuste perfecto para su empresa.

Muchas empresas se están cambiando a la alternativa de la nube, ya que ofrece más flexibilidad y menores gastos.

Puede optar por preseleccionar de 3 a 5 proveedores en función de sus demandas únicas antes de sopesar minuciosamente las ventajas y desventajas de cada opción. Antes de tomar esta decisión, es posible que desee ver una demostración completa del software de flujo de trabajo seguro y protegido basado en la nube, que puede diseñar su flujo de trabajo en solo unos minutos.

Elige tu software de flujo de trabajo para automatizar el proceso de tu empresa en base a los objetivos que te hayas planteado en la etapa anterior. El flujo de trabajo que elija debe ser sencillo, fácil de usar y sencillo para que sus usuarios se adapten.

#4. Educar a los usuarios

Luego, se capacitaría al personal sobre cómo usar el nuevo software de flujo de trabajo en la siguiente etapa. Cada nuevo cambio implementado por la gerencia encuentra resistencia ya que la fuerza laboral lo considera superfluo.

Para que los usuarios finales sean una parte crucial del proceso de toma de decisiones, es fundamental incorporarlos desde el principio e incluirlos en las conversaciones. Esto responsabiliza al usuario final y eleva los conceptos más grandes.

Sería mucho más fácil hacer efectiva esta transición si hubiera un camino claro desde el procedimiento manual existente al nuevo sistema automatizado y si recibieran suficiente capacitación para ayudarlos a ponerse al día.

#5. Optimice su proceso midiendo indicadores críticos de rendimiento

Una vez que haya completado los procedimientos antes mencionados, su nuevo sistema de flujo de trabajo automatizado está listo para usar.

Es crucial solucionar los problemas en la armadura en esta etapa porque los usuarios comerciales darán su opinión sobre el procedimiento en función de su uso. La última fase, que implica medir los indicadores clave de rendimiento y optimizar su flujo de trabajo, ya está lista para que la realice.

Su flujo de trabajo automatizado se medirá y monitoreará continuamente, lo que lo ayudará a detectar cuellos de botella y ofrecer áreas para el desarrollo. Su equipo funcionará de manera más efectiva si su flujo de trabajo recién actualizado se evalúa continuamente.

¿Cuáles son los diferentes tipos de automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo se puede dividir en dos categorías: procesos comerciales (BP) y procesos robóticos (RP).

#1. Flujos de trabajo de procesos de negocio

Las organizaciones pueden servir mejor a sus clientes si adoptan un enfoque de gestión de procesos empresariales (BPM). Por lo general, obliga a los flujos de trabajo empresariales a ser más efectivos para lograr los objetivos comerciales esenciales. El software de automatización del flujo de trabajo se crea con frecuencia utilizando los principios de BPM. Por lo tanto, este software ayuda a optimizar los procesos manuales que antes eran laboriosos dentro de una organización. 

#2. Flujos de trabajo de procesos robóticos

El software de automatización de procesos robóticos (RPA) ahora está disponible y permite que los robots realicen tareas que alguna vez hicieron los humanos. En muchos casos, los bots ayudan en los procedimientos administrativos junto con TI (así como en otros dominios). Los bots pueden reconocer y proporcionar los datos más pertinentes para corregir problemas de procesamiento. Además, los bots pueden reducir las solicitudes de asistencia técnica y las autenticaciones de inicio de sesión, e intervenir cuando se producen problemas de procesamiento.

Software de automatización de flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo puede ayudarlo a ahorrar tiempo si su personal realiza tareas repetitivas, lo que hace la mayoría de las empresas. La automatización de los flujos de trabajo puede ser abrumadora, por supuesto. Como tal, debe tener un software de automatización de flujo de trabajo sólido que automatice rápidamente sus procesos.

Para conocer más opciones de gestión de procesos y flujos de trabajo, echemos un vistazo al mejor software de automatización de flujos de trabajo empresariales;

# 1. Zapier

La herramienta de automatización del flujo de trabajo Zapier emplea un editor de procesos sin código de arrastrar y soltar. Puede ayudarlo a automatizar cualquier cosa, desde operaciones sencillas hasta tareas repetitivas de varios pasos.

Pero lo que distingue a Zapier es la cantidad de integraciones de programas que ofrece. Básicamente, Zapier es compatible con más de 5,000 aplicaciones. Y al usar este software, puede automatizar los procedimientos para todas sus aplicaciones comerciales, incluidas Gmail, Slack, Trello y Stripe. Además, impulsa numerosas herramientas de automatización de flujo de trabajo diferentes en las conexiones de software de esta lista. En el improbable caso de que no pueda encontrar la integración que necesita en la lista de aplicaciones de Zapier, puede solicitar una aplicación adicional o crear una usted mismo.

#2. hacer clic

ClickUp es básicamente una completa herramienta de gestión del trabajo. Cuenta con herramientas para la gestión de proyectos, colaboración en equipo y mucho más, además de herramientas para la automatización del flujo de trabajo.

Dicho de otro modo, deberías considerar a ClickUp como mucho más que una simple herramienta de automatización. Sí, varios otros programas de automatización brindan algunas funciones de administración de tareas. Sin embargo, pocos ofrecen tantas funciones como ClickUp, que proporciona herramientas comunes que incluyen diagramas de Gantt, tableros kanban, subtareas y mucho más. Eso se suma a la ya robusta automatización de tareas rutinarias de ClickUp. En otras palabras, ClickUp le permite manejar todos sus requisitos de gestión de flujo de trabajo con una sola pieza de software sin sacrificar la automatización ni la gestión de proyectos.

#3. integrar

Integrify es un programa para administrar y automatizar flujos de trabajo con poca o ninguna codificación requerida. La plataforma cuenta con herramientas para la creación de procesos, diseño de formularios, así como procesos de reporte.

Si bien Integrify tiene muchas características con otras aplicaciones de flujo de trabajo, también tiene algunas características únicas, como la capacidad de agregar notas y comentarios a medida que construye un proceso. Por lo tanto, Integrify es perfecto para grupos que desean trabajar juntos para desarrollar y mejorar su flujo de trabajo empresarial. De manera similar a cómo Integrity permite la prueba de procesos y genera registros de auditoría para todos los flujos de trabajo de automatización, también permite la colaboración sin temor a la interrupción del flujo de trabajo.

#4. nintex

Con más de 3 millones de aplicaciones de flujo de trabajo que se ejecutan actualmente en su plataforma, Nintex ayuda a más de 8,000 clientes empresariales a administrar, automatizar y mejorar sus procesos comerciales sin necesidad de conocimientos de codificación.

Su empresa puede mapear cada uno de sus procesos, llevarlos a cabo y evaluar su éxito al proporcionar una amplia gama de herramientas de automatización de flujos de trabajo, como mapeo de procesos, flujos de trabajo avanzados e inteligencia de procesos.

Para empresas corporativas con procesos bien establecidos, Nintex es muy recomendable. Es un software sofisticado que combina una herramienta de diseño de flujo de trabajo fácil de usar con conexiones sólidas para vincular cada una de sus aplicaciones. Esto es particularmente útil para aquellos que trabajan en recursos humanos, finanzas, TI y la profesión legal.

#5. flujo de besos

Para los flujos de trabajo y la construcción de aplicaciones, Kissflow ofrece alternativas sin código y con código bajo. Kissflow ahora tiene la versatilidad para funcionar como una plataforma de gestión de flujo de trabajo, una herramienta ligera de gestión de proyectos y quizás un software de automatización de marketing.

Los paquetes de software de proceso de Kissflow son fantásticos. Proporcionan la combinación ideal de interfaz de usuario sencilla y análisis sólido. Por ejemplo, para ver estadísticas sobre su sistema de automatización de flujo de trabajo, puede seguir con informes simples basados ​​en métricas. O puede ejecutar sus propios informes para examinar tareas o procesar datos con más detalle. Además, Kissflow simplifica la creación de tableros (sin código o con solo un poco), lo que hace que sus informes sean accesibles y fáciles de comprender.

#6. flokzu

Con la herramienta de gestión de procesos comerciales Flokzu, las empresas pueden diseñar formularios, automatizar procedimientos, ejecutar informes y más. Se integra con muchos otros programas de software usando Zapier.

Sin embargo, Flokzu tiene algunas herramientas que lo distinguen de otros programas de flujo de trabajo en términos de flexibilidad. Por ejemplo, simplifica las sustituciones de los miembros del equipo. Por lo tanto, puede cambiar fácilmente su procedimiento personalizado para incluir un miembro del equipo sustituto mientras alguien está fuera de la oficina. De esa manera, no tendrá que preocuparse por ningún retraso en su trabajo. Del mismo modo, Flokzu le permite pausar y configurar temporizadores mientras automatiza el flujo de trabajo. Básicamente, el software de flujo de trabajo de Flokzu puede adaptarse a los requisitos cambiantes de su proceso.

Beneficios de la automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo puede aliviar a todos los departamentos de la carga de las operaciones manuales, desde administración hasta finanzas, TI y marketing.

Estos son algunos de los beneficios del software de automatización del flujo de trabajo para cada departamento de su empresa:

Beneficios de la automatización del flujo de trabajo en marketing

  • Designe una máquina para realizar tareas repetitivas y tediosas
  • Trabajen juntos en flujos de trabajo con compañeros de trabajo de diferentes ubicaciones.
  • Asegúrese de que las personas adecuadas aprueben todo el contenido.
  • Cree un procedimiento confiable para nutrir y buscar clientes potenciales de calidad.
  • Se pueden automatizar varias campañas y todas se pueden rastrear desde un panel.

Beneficios de la automatización de procesos de TI

  • Distribuya tickets y escalaciones a los miembros del equipo que estén disponibles.
  • Elimine las solicitudes de soporte redundantes
  • Verifique las actualizaciones programadas con las partes interesadas.
  • Tome el control de Shadow IT
  • Controle los recursos y observe los patrones de uso

Automatización del flujo de trabajo Beneficios en Recursos Humanos (RH)

  • Reduzca drásticamente el papeleo
  • Abastecimiento, verificación y contratación de candidatos más rápidos con aprobación automatizada
  • Asegúrese de que todos los procesos sean compatibles.
  • Aumentar la visibilidad del flujo de trabajo
  • Mejorar la velocidad de los procesos de onboarding y offboarding.

Beneficios de la automatización del flujo de trabajo en finanzas

  • Simplifique la gestión de documentos
  • Pase menos tiempo procesando aprobaciones.
  • Configura pagos automáticos para facturas recurrentes.
  • Cree un mecanismo inteligente para administrar la nómina.
  • Sincronizar datos con otros programas de contabilidad

Beneficios de Habilitar la Automatización del Flujo de Trabajo en Ventas

  • Asegúrese de que todos los clientes potenciales reciban el mismo trato real.
  • Obtenga información y análisis esclarecedores sobre los procedimientos en curso.
  • Nunca deje que una ventaja se pierda como resultado de un error.
  • Envíe saludos personalizados, reconocimiento o correos electrónicos promocionales.
  • Estandarice la creación de listas para que sea más fácil.

¿Tengo que ser un desarrollador para usar la automatización del flujo de trabajo?

No. Utilizando técnicas de arrastrar y soltar para generar formularios y procesos, estos productos se crean para usuarios comerciales. Si así lo desean, los desarrolladores pueden expandir el sistema utilizando herramientas adicionales.

¿Qué son las herramientas de automatización del flujo de trabajo?

Las herramientas de automatización del flujo de trabajo se utilizan para estandarizar, automatizar y transmitir datos entre sistemas.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo en CRM?

La automatización del flujo de trabajo es una característica que la mayoría de las soluciones de CRM tienen incorporadas. En la mayoría de los casos, implica iniciar una tubería para una actualización de datos, integración, cronometrar una acción, etc. Los usuarios deben tener licencias de CRM para usar estas capacidades, que son exclusivas del sistema de CRM. La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a que su CRM sea aún más eficiente.

Conclusión

La automatización del flujo de trabajo, cuando se pone en práctica, puede ayudar a las empresas a expandirse y prosperar sin permitir que nada se escape entre las grietas. Puede expandir con éxito su empresa sin experimentar dolores de crecimiento al permitir que la tecnología lleve a cabo el trabajo manual.

Esta tecnología puede beneficiar a su empresa en prácticamente todas las divisiones o departamentos. La automatización del flujo de trabajo ofrece muchos beneficios y lo ayuda a trabajar de manera más eficiente en lugar de más difícil, ya sea en marketing, recursos humanos o finanzas.

Referencia

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