Las empresas que dependen de múltiples proveedores a través de procesos manuales pueden tener dificultades para maximizar el valor de las relaciones existentes en un mundo en constante cambio. Los cambios en el clima corporativo, una explosión de datos y regulaciones cambiantes alteran el panorama de la gestión de proveedores. Los procesos manuales simplemente no podrán mantenerse al día. Un sistema de gestión de proveedores puede transformar los procesos, fortalecer las relaciones y hacer que la gestión de terceros sea más fluida. A continuación, describimos el proceso de software de los sistemas de gestión de proveedores, algunos de los principales beneficios y las características importantes que se deben tener en cuenta al seleccionar las mejores soluciones posibles para la selección de herramientas.
¿Qué son los sistemas de gestión de proveedores?
Los sistemas de gestión de proveedores son los procesos que aseguran que las organizaciones aprovechen al máximo el gasto de sus proveedores.
Los proveedores son fundamentales para el éxito de una empresa porque proporcionan los bienes y servicios necesarios para satisfacer la demanda de los consumidores. Como resultado, se requiere una gestión adecuada para evitar retrasos en la cadena de suministro.
La gestión de proveedores también implica la elaboración de estrategias y el establecimiento de políticas y acuerdos contractuales para garantizar que ambas partes comprendan las expectativas y los objetivos comerciales. Además, estos estándares establecen métricas que indican qué tan bien se está desempeñando un proveedor e informan a las organizaciones sobre lo que pueden hacer para mejorar la eficiencia de sus proveedores.
Beneficios de los sistemas de gestión de proveedores
Hay numerosas ventajas de tener sistemas de gestión de proveedores bien desarrollados.
- Reduzca los riesgos: dado que los dueños de negocios deben mantener y evaluar la actividad de los proveedores con regularidad, podrán detectar rápidamente cualquier comportamiento sospechoso.
- Minimizar Costos: Al implementar un sistema de gestión, los ejecutivos pueden fomentar relaciones transparentes y productivas con sus proveedores. Como resultado, es más probable que los proveedores ofrezcan descuentos y ahorros.
- Aumente la eficiencia: la gestión de proveedores mejora la comunicación, lo que significa que ambas partes tienen una mejor comprensión del negocio con el que están trabajando. Esto mejorará el flujo operativo y reducirá los retrasos en la cadena de suministro.
- Reducir la volatilidad de los precios: los proveedores suelen ofrecer precios fijos a cambio de ciertos criterios, como plazos de contrato más largos. Las empresas pueden aprovechar esto gestionando las relaciones con los proveedores y minimizando las fluctuaciones de precios impredecibles.
- Consolidación de la cadena de suministro: la gestión eficaz de la cadena de suministro permite a las empresas reducir la cantidad de proveedores con los que trabajan, lo que les permite agilizar las órdenes de compra y la elaboración de presupuestos.
5 características importantes de un sistema de gestión de proveedores confiable
Hemos discutido las ventajas de los buenos sistemas de gestión de proveedores y cómo pueden ayudar a su negocio. Sin embargo, seleccionar un sistema confiable de las opciones disponibles puede ser difícil. Para ayudarlo, hemos compilado una lista de las características más importantes de los sistemas de gestión de proveedores.
#1. Autoservicio e incorporación automatizada
Todos los proveedores deben incorporarse sin problemas y automáticamente mediante los sistemas de gestión de proveedores. Estandarizar y visualizar este proceso no solo aumenta la eficiencia, sino que también proporciona una mejor experiencia para terceros, iniciando la relación con el pie derecho.
Trabajar con registros de proveedores completos y precisos también es esencial para tomar decisiones comerciales acertadas. Dependiendo de la cantidad de proveedores, la recopilación de esta información puede ser una tarea que requiere mucho tiempo, es compleja y requiere muchos recursos.
#2. Usabilidad e integraciones nativas
Su sistema de gestión de proveedores debe ser fácil de usar para sus equipos y no debe requerir un alto nivel de experiencia para configurarlo. Las personas no adoptarán el sistema si es demasiado difícil de usar.
Si sus equipos ya están utilizando plataformas específicas, el sistema de gestión de proveedores adecuado puede aliviar la ansiedad por el cambio al integrarse de forma nativa con la pila tecnológica existente. Considere soluciones de gestión de proveedores que se puedan integrar con plataformas como Salesforce y NetSuite.
#3. Feeds de inteligencia de riesgos
Su sistema de gestión de proveedores debe ayudarlo a identificar y mitigar los riesgos inherentes que conlleva trabajar con un nuevo proveedor. Los riesgos existentes en su base de proveedores deben monitorearse constantemente y mitigarse a medida que surjan problemas. Sin embargo, con los sistemas de gestión de proveedores, se puede hacer más para reducir la cantidad de riesgo que entra en su negocio en primer lugar.
#4. Potentes capacidades de generación de informes
Siempre debería poder ver una instantánea precisa del estado de su proveedor. Un sistema de gestión de proveedores le proporcionará a su empresa capacidades de generación de informes que le permitirán profundizar en su base de proveedores por categoría, tipo e incluso tamaño de proveedor.
#5. Herramientas de colaboración
Los sistemas de gestión de proveedores son un proceso complejo que no debe confiarse a una sola unidad de negocio. Seleccione un sistema de gestión de proveedores que se aplique a toda la organización. Debería permitir que sus equipos legales, de adquisiciones y de ventas colaboren de manera efectiva, así como comunicarse fácilmente con los propios proveedores.
Herramientas de gestión de proveedores
Antes de entrar en cada una de estas herramientas, definamos qué son las herramientas de gestión de proveedores y qué pueden hacer por usted y su empresa. Las herramientas de administración de proveedores incluyen una variedad de software que ayuda a las organizaciones a administrar su base de proveedores e interactuar de manera efectiva con ellos.
Las funciones clave de las herramientas de gestión de proveedores son las siguientes:
- Identificación y registro de proveedores
- Gestión de información de contacto de proveedores, incluidas direcciones, correos electrónicos y números de teléfono
- Se realiza un seguimiento de los pedidos realizados con cada proveedor.
- Creación y gestión de órdenes de compra.
- Gestión de facturas y entradas de mercancías.
- Entrega de informes detallados de desempeño de proveedores.
Cada una de estas funciones es fundamental para la capacidad de una organización para administrar a sus proveedores de manera efectiva.
Beneficios de las herramientas de gestión de proveedores
El uso de herramientas de gestión de proveedores tiene varias ventajas. Estas son algunas de las principales ventajas:
#1. Automatización de procesos
Hoy en día, la automatización es esencial para el éxito. Muchos de los procesos involucrados en la gestión de sus proveedores se pueden automatizar con las herramientas de gestión de proveedores adecuadas. Ahorrará tiempo y dinero.
#2. Eficiencia mejorada
Cuando una empresa puede administrar eficazmente a sus proveedores, mejora la eficiencia en todas las áreas de compras. Las herramientas de gestión de proveedores ayudan a las organizaciones a optimizar sus procesos de adquisición, facilitando la obtención de los bienes y servicios que necesitan.
#3. Mayor visibilidad
Con buenas herramientas de gestión de proveedores, las organizaciones han mejorado la visibilidad de su base de proveedores. Esto les permite detectar problemas potenciales a tiempo y tomar medidas correctivas. También proporciona a las empresas una mejor comprensión de las capacidades de sus proveedores.
#4. Mejora de la comunicación con los proveedores
La comunicación con los proveedores puede ser difícil sin una herramienta clara de gestión de proveedores. Las empresas, por otro lado, pueden usar una herramienta de este tipo para comunicarse de manera más efectiva con sus proveedores, lo que resulta en mejores relaciones con los proveedores y mejores resultados de compras.
Proceso de Gestión de Proveedores
El proceso de gestión de proveedores de 5 pasos se describe a continuación:
#1. Establecer un conjunto de metas y objetivos comerciales.
Antes de comenzar su proceso de sistemas de gestión de proveedores, primero debe identificar el conjunto de metas y objetivos comerciales para los cuales se necesitan proveedores. Resaltará qué servicios de terceros requiere cada departamento para que pueda asignar los proveedores relevantes a cada necesidad sin duplicar esfuerzos y recursos. Estos objetivos también ayudarán a evaluar el desempeño del proveedor con respecto a los objetivos que se les comunicó.
#2. Identificación de criterios de selección relevantes para la selección de proveedores
Una vez que haya identificado los objetivos y requisitos que requieren la participación de los proveedores, deberá definir los criterios de selección para elegir a los proveedores que ofrecerán la mejor relación calidad-precio.
Si bien los criterios de selección varían según el tipo de organización y los requisitos de su proveedor, las medidas estándar incluyen precios, calidad del trabajo anterior, reconocimiento industrial, reputación legal, etc.
#3. Elección y evaluación de proveedores.
El siguiente paso es evaluar a todos los proveedores relevantes utilizando sus criterios de selección identificados. La mayoría de las empresas juzgan a los proveedores en función de los precios que han cotizado. Sin embargo, también es fundamental considerar los otros criterios que ha identificado.
Examine las cotizaciones y propuestas proporcionadas por proveedores potenciales para asegurarse de que está maximizando las oportunidades de ahorro de costos. Examine los términos y condiciones para ver qué tan bien los proveedores tienen la intención de satisfacer las necesidades de la organización. Simultáneamente, asegúrese de haber realizado un análisis completo y holístico de las fortalezas y debilidades de los proveedores, así como una investigación sobre cómo las amenazas y oportunidades del entorno externo pueden afectar su compromiso con los proveedores.
#4. Contratación y negociación con el (los) proveedor(es) elegido(s)
Ahora que ha identificado a los proveedores adecuados, debe iniciar el proceso de contratación para incorporarlos finalmente. Incluya a todas las partes interesadas relevantes en el proceso de contratación para obtener información valiosa sobre cómo el contrato puede garantizar la entrega del máximo valor. En muchos casos, el proceso de contratación lo realiza el equipo de finanzas/compras en colaboración con los altos ejecutivos de las unidades de negocio, mientras que no se consulta a los grupos que trabajarán diariamente con los proveedores.
#5. Evaluación del desempeño del proveedor
El proceso de gestión de proveedores no finaliza una vez seleccionados los proveedores. Después de su selección e incorporación, debe evaluar su desempeño regularmente para asegurarse de que cumplan con los objetivos y requisitos establecidos. Asegúrese de haber establecido KPI para medir el rendimiento y garantizar una evaluación práctica. Esto también revelará áreas de mejora para maximizar el desempeño del proveedor. También indica cuán efectivo es nuestro proceso de gestión de proveedores y cómo podemos mejorarlo.
El mejor software de gestión de proveedores
Hay varios tipos de software de gestión de proveedores en el mercado, y elegir el que mejor se adapte a su organización es fundamental. La siguiente es una lista de algunos de los mejores software o herramientas de sistemas de gestión de proveedores utilizados por varias empresas en 2023.
#1. Vidrio de campo SAP
El software SAP Fieldglass es el primero en la línea, una herramienta integral de gestión de proveedores con características únicas y una sólida colaboración. Requiere informatización avanzada. SAP Fieldglass permite a las empresas gestionar su red de proveedores en todos los aspectos, incluida la gestión de contratos, el seguimiento del rendimiento y el cumplimiento. Su disposición para contratar nuevos proveedores incluye la Red de socios digitales, que ayuda a las empresas a contratar proveedores con habilidades especializadas.
Además, se dice que las características de integración de SAP Fieldglass son una de sus características distintivas más impresionantes. Habilita un marco de API abierto, lo que permite un flujo de trabajo fluido en varias aplicaciones en la nube, como Oracle, Salesforce, Kronos y Microsoft Dynamics, entre otras. Sin embargo, a pesar de sus muchas ventajas, SAP Fieldglass es costoso y no es adecuado para todas las empresas.
#2. Portero
Este VMS es apropiado para grandes empresas que requieren acceso generalizado y almacenamiento ilimitado. Con más de 200 contratos, el sistema basado en la nube de Gatekeeper proporciona una gestión perfecta del ciclo de vida del proveedor. Además, proporciona solicitudes de proveedores, funciones de firma electrónica y funciones de automatización de incorporación para la aprobación de contratos. Este VMS emplea un motor de flujo de trabajo Kanban, lo que permite a una empresa agilizar la entrada de datos y la gestión de SLA al mismo tiempo que crea registros automáticamente.
También proporciona opciones de personalización para crear y administrar flujos de trabajo, eliminando la necesidad de procesos manuales. Debido a que este VMS está completamente basado en la nube, admite más de 220 aplicaciones diferentes. Sin embargo, el precio es un poco alto porque ofrece funciones a medida para grandes empresas.
#3. ingenio
Con sus numerosas características únicas y precios bajos, se dice que Genuity es el más adecuado para las empresas de TI y ayuda a los profesionales de TI a administrar las relaciones con los proveedores sin esfuerzo. Ofrece herramientas personalizadas y específicas, así como herramientas informáticas con una interfaz sencilla. Muchas plataformas, incluidas AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite y Azure, se integran fácilmente con Genuity. También ayuda en el descubrimiento de nuevos proveedores de SaaS y la gestión eficiente de los proveedores existentes. Sin embargo, Genuity lo ha limitado solo a empresas financieras y de TI, lo que dificulta que las empresas que no son de TI incorporen este VMS para la gestión de proveedores.
#4. Précoro
Muchas pequeñas y grandes empresas se benefician de Precoro, un software de gestión de proveedores. Este VMS es apropiado para todas las industrias y se encuentra entre las opciones de software más rentables del mercado. Cuenta con un portal en línea para almacenar información de contacto de proveedores, así como para generar informes de rendimiento y solicitudes de compra utilizando herramientas especiales de adquisición, como la gestión ideal del presupuesto y el seguimiento de solicitudes de compra.
Además, Precoro admite dos tipos de integración: archivo plano y automático, ambos compatibles con varias plataformas, como Xero, NetSuite, Quickbooks Online y otras. Precoro, a pesar de sus funciones, no admite pagos directos a proveedores y carece de una función de gestión de cumplimiento.
#5. Flujo de flujo
Cflow de Cavintek es el último SMS de esta lista. Es una poderosa herramienta de automatización del flujo de trabajo en la nube con características significativas que permiten a una empresa optimizar su función de compras y mejorar el rendimiento de las compras. Algunos de los beneficios clave de usar Cflow incluyen un seguimiento eficiente de KPI; la eliminación de redundancias de procesos; mejora de la gestión del cumplimiento; mejora de la gestión de las relaciones con los proveedores; características de visibilidad mejoradas para manejar los procesos de adquisición; seguimientos automatizados; aprobaciones de facturas; recordatorios; y notificaciones de órdenes de compra; y la capacidad de crear informes personalizados, lo que permite a la empresa obtener información más detallada sobre el rendimiento.
Comprender la importancia de las herramientas y técnicas de los sistemas de gestión de proveedores es fundamental para todas las organizaciones y es el primer paso para seleccionar el mejor SMS para su empresa. El uso de la herramienta de gestión de proveedores adecuada ahorra tiempo, mejora la eficiencia organizativa, aumenta la visibilidad, mejora el proceso de adquisición y protege una empresa de riesgos potenciales. Finalmente, un buen software de gestión de proveedores aumenta la productividad general de la empresa.
¿Qué es la gestión de proveedores de SAP?
SAP Ariba Supplier Management es una cartera de soluciones integrales líder en la industria que le permite administrar la información, el ciclo de vida, el rendimiento y el riesgo de los proveedores en una sola ubicación.
¿Para qué se utiliza el software SRM?
El software de gestión de relaciones con proveedores (SRM) es una solución que ayuda a las empresas a optimizar la selección e incorporación de proveedores, el seguimiento y la evaluación del rendimiento de los proveedores, la gestión de documentos de proveedores y otros procesos críticos relacionados con los proveedores.
¿Cuáles son algunas buenas prácticas de gestión de proveedores?
Los siguientes son ejemplos de mejores prácticas para una gestión exitosa de proveedores:
- Desarrollo de requisitos comerciales.
- Hacer una base de datos de proveedores
- Segmentación de proveedores
- Aumentar el conocimiento del equipo.
- Definición de responsabilidades para cada miembro del equipo SRM.
- Implantación de un sistema de gestión de proveedores.
¿Quién es responsable de la gestión de proveedores?
Gerente de Proveedores – Propietario del Proceso
El Gerente de proveedores está a cargo de garantizar que todos los proveedores brinden una buena relación calidad-precio. Se asegura de que los contratos de los proveedores respalden las necesidades del negocio y de que todos los proveedores cumplan con sus obligaciones contractuales.
¿Cuál es la importancia de la gestión de proveedores?
Es crítico administrar adecuadamente a los proveedores para limitar el riesgo financiero, comercial y reputacional. Esto, según Gartner, es un proceso que "permite a las organizaciones controlar los costos, impulsar la excelencia del servicio y mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores a lo largo del ciclo de vida del acuerdo".
¿Qué es la gestión de calidad de proveedores?
La calidad del proveedor se refiere a la capacidad de un proveedor para entregar bienes o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes. La gestión de la calidad de los proveedores se define como un sistema para gestionar la calidad de los proveedores de forma proactiva y colaborativa.
Conclusión
Los sistemas de gestión de proveedores pueden ser extremadamente beneficiosos para empresas de todos los tamaños e industrias. La adopción de estas herramientas puede ayudar a las organizaciones a mejorar su eficiencia, reducir los errores humanos y eliminar los procesos manuales que desperdician tiempo y dinero.
Hay una gran cantidad de herramientas disponibles, pero descubrimos que SAP Fieldglass es el mejor software de gestión de proveedores en general debido a sus características sólidas, capacidades de automatización avanzadas, integraciones, facilidad de uso y reconocimiento de la industria. Es una solución todo en uno que puede manejar todas sus necesidades de administración de proveedores sin problemas, con una curva de aprendizaje corta y un soporte excelente en el camino.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de gestión de proveedores
¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión de proveedores?
Tipos de sistemas de gestión de proveedores
- Obtención. Ayuda en la gestión de los procesos de diligencia debida al seleccionar proveedores y comprar servicios.
- Incorporación de proveedores. Admite inscripción, registro y administración de acceso y permisos para nuevos proveedores dentro del sistema.
- Gestión de riesgos de proveedores.
- Gestión de relaciones.
¿Qué importancia tiene el sistema de gestión de proveedores?
Un buen proceso de gestión de proveedores no solo le permite aprovechar al máximo los requisitos de su negocio, sino que también le brinda una ventaja competitiva. Le permite ahorrar dinero al mejorar la calidad de sus bienes y servicios, lo que afecta su balance final.
¿Para qué se utiliza el software SRM?
El software de gestión de relaciones con proveedores (SRM) es una solución que ayuda a las empresas a optimizar la selección e incorporación de proveedores, el seguimiento y la evaluación del rendimiento de los proveedores, la gestión de documentos de proveedores y otros procesos críticos relacionados con los proveedores.
Referencias
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