Elegir la plataforma adecuada para su organización puede ser difícil, no solo por la gran cantidad de soluciones en el mercado, sino también por consideraciones clave como las opciones de implementación, la personalización, el costo, la escalabilidad y el valor comercial. Existen numerosos tipos de software de adquisiciones disponibles para ayudar a las empresas a abordar el proceso de adquisiciones con mayor eficiencia y productividad. Sin embargo, para encontrar el mejor sistema de adquisición para sus fondos, primero debe comprender sus opciones y los beneficios que ofrecen. Por lo tanto, en este artículo, analizaremos los tres tipos de adquisiciones y las 10 principales empresas de software de adquisiciones líderes que están impulsando la digitalización y la innovación global.
¿Qué es un sistema de gestión de adquisiciones?
Un sistema de gestión de compras es la gestión eficaz de los gastos de una empresa, que incluye la compra de bienes y servicios. Esto implica seleccionar productos, servicios y proveedores de alta calidad dentro de un presupuesto y un plazo establecidos. El objetivo principal de un sistema de gestión de adquisiciones es ayudar a una empresa a obtener y adquirir los mejores bienes y servicios posibles para cumplir con los objetivos comerciales.
Si el equipo de compras hace bien su trabajo, la empresa puede ahorrar dinero y tiempo negociando mejores términos y precios con sus proveedores. Este departamento está a cargo de cosas como órdenes de compra, contratos a largo plazo y deshacerse de propiedades que ya no se necesitan. Además, la división de adquisiciones vigila de cerca tanto los detalles de un proyecto como la forma en que se gasta el dinero público.
¿Cuáles son los tres tipos de software de adquisiciones?
Hay tres tipos principales de software de adquisiciones, que incluyen pedidos directos, adquisiciones indirectas y adquisiciones de servicios.
- Contratación directa: La adquisición directa implica la compra de materias primas, maquinaria y productos al por mayor que contribuyen directamente al producto final de la empresa. Además, los oficiales de compras y los proveedores contratados son los principales interesados en los procesos de compras directas.
- Adquisición indirecta: La adquisición indirecta implica la compra de artículos tales como material de oficina. Estos artículos no tienen un impacto directo en el producto final o en el resultado final de la empresa, pero ayudan con las operaciones diarias. Una pequeña empresa puede asignar procesos de adquisición indirecta a los gerentes de oficina, mientras que las grandes corporaciones pueden contratar a una empresa de administración de instalaciones para administrar esas compras.
- Contratación de servicios: La contratación de empleados temporales, el arrendamiento de software y la contratación de proveedores a corto plazo para trabajar en un evento o seminario son ejemplos de adquisición de servicios.
Las mejores empresas de software de compras
A continuación se encuentran las 10 empresas globales más destacadas en el espacio de software de adquisiciones y lo que hace que sus soluciones sean únicas.
#1. Icertis
Icertis es una empresa privada de software para la gestión inteligente de contratos que se fundó en 2009. Ofrece sus servicios de adquisición para optimizar todo el proceso desde la fuente hasta el contrato del cliente. Esto permitirá transacciones más rápidas y menor riesgo.
La plataforma Icertis Contract Intelligence (ICI) ha ayudado a los equipos de adquisiciones de todo el mundo a aumentar la productividad y mejorar la gobernanza contractual, al mismo tiempo que aumenta la responsabilidad de los proveedores y los resultados finales.
#2. vasija
Basware se fundó en 1985 y ofrece P2P, automatización de AP, facturación electrónica y contratación electrónica. El departamento de compras puede ahorrar dinero, aumentar la productividad y ver a dónde va cada dólar utilizando Baware para automatizar el proceso de compra a pago (P2P). Basware también ayuda a las empresas a preparar sus operaciones para el futuro al eliminar la necesidad de procesos manuales tradicionales.
#3. capgemini
Capgemini es una empresa multinacional de consultoría y servicios de tecnología de la información fundada en 1967. La empresa ofrece soluciones digitales a sus clientes de compras para optimizar la función e impulsar compras sostenibles y sin fricciones.
Los servicios de Capgemini ayudan en el desarrollo, la implementación y el funcionamiento de una estrategia de adquisición digital exitosa, así como en el impulso del cumplimiento, la productividad, la transparencia y el ahorro de costos.
#4. Software Epicor
EPICOR Software ha sido pionera en el mercado de software empresarial desde su fundación en 1972, centrándose principalmente en los sectores de fabricación, cadena de suministro y adquisiciones.
Proporciona software de gestión de relaciones con proveedores (SRM) a sus clientes de adquisiciones para optimizar todo el proceso de compras y ser más estratégico en su abastecimiento.
Sin embargo, algunos de los servicios que ofrece EPICOR Software son el abastecimiento, la adquisición, la habilitación de proveedores, la gestión de catálogos y el ahorro de costos.
#5. GEP inteligente
Desde su creación en 1999, GEP se ha convertido en un líder de la industria al brindar a las empresas profesionales de compras y cadena de suministro una amplia gama de opciones de consultoría, software y servicios administrados.
Uno de los servicios de adquisiciones de GEP es GEP Smart, que es una plataforma S2P líder en el mundo para adquisiciones directas e indirectas. Lo utilizan empresas como la función de adquisición de Walgreens Boots Alliance. Sin embargo, ayudan a los clientes a transformar digitalmente sus operaciones de compras de extremo a extremo al aprovechar la inteligencia artificial y las tecnologías en la nube.
Los servicios de GEP incluyen análisis de gastos, seguimiento de ahorros, abastecimiento, gestión de contratos, gestión de proveedores y Procure-to-Pay (P2P).
#6. IBM
IBM ha estado a la vanguardia de la innovación tecnológica durante más de un siglo. En términos de adquisiciones, la empresa también asiste a aquellos en la función. Lo hacen proporcionando acceso a datos poderosos, conocimientos y tecnologías emergentes para mejorar los procesos y generar más valor.
Además, IBM ofrece los siguientes servicios: source-to-pay (S2P), adquisición digital, facturación para pagar y análisis.
#7. JAGGAER
JAGGAER es una empresa de tecnología de automatización empresarial basada en la nube que se fundó en 1995. Ofrece a sus clientes de compras JAGGAER ONE, una plataforma de compras completa para una gestión de gastos inteligente y flexible.
Las soluciones que JAGGAER brinda a sus clientes se encuentran entre las mejores de la industria porque brindan a sus clientes total transparencia en todas sus actividades de gasto y utilizan análisis e información de vanguardia.
#8. software cupa
Coupa Software, fundada en 2006, es un proveedor líder de soluciones de gestión de gastos empresariales. Si usa Coupa Software, tendrá acceso a una plataforma robusta para administrar el gasto total de su organización.
Sin embargo, los diferentes tipos de empresas de software de compras pueden beneficiarse de su facilidad de uso sin dejar de ser flexibles en la gestión de sus gastos con su plataforma única. Contribuye a ahorros y conocimientos sin precedentes que generan resultados medibles.
Coupa Procurement Software ofrece diferentes tipos de servicios, como eProcurement, facturación, abastecimiento estratégico, pagos, gestión de proveedores, análisis de gastos y planificación de la cadena de suministro.
# 9. Oráculo
Oracle es una empresa de tecnología multinacional que se fundó en 1997. Los profesionales de adquisiciones ahora pueden acceder a Oracle Fusion Cloud Procurement, una suite integrada desde la fuente hasta la liquidación. Los clientes pueden utilizar la solución para automatizar sus procesos, crear capacidades de abastecimiento estratégico, mejorar las relaciones con los proveedores y simplificar el proceso de compra.
Como resultado, el departamento de compras experimentará menos peligros, mayores ahorros financieros y mayores niveles de rentabilidad y productividad. Proporciona los siguientes servicios: gestión de gastos, gestión de materiales directos, gestión de relaciones, abastecimiento estratégico, gestión del ciclo de vida del contrato, cumplimiento y colaboración con proveedores.
#10. SAPAriba
Como pionero en la industria desde su creación en 1996, SAP Ariba se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas de todo el mundo. La empresa va más allá de los procesos básicos de adquisición y utiliza sus innovaciones para eliminar barreras, conectar todas las categorías de gasto en una sola ubicación y fomentar una colaboración más profunda, dinámica y de extremo a extremo.
“Reducir la brecha entre sus equipos y socios comerciales para compartir datos de forma segura, obtener información y administrar el flujo de trabajo en Ariba Network para un proceso de adquisición más eficiente y un mayor control de costos”. SAP Ariba.
Además, SAP ofrece una amplia gama de soluciones de compras a sus clientes, que incluyen abastecimiento estratégico, compras, gestión de proveedores, gastos directos, cadena de suministro financiera, gestión de gastos y compradores.
¿Cuáles son las 7 etapas de la contratación?
Cada proceso de adquisición incluye la determinación de requisitos, la investigación de proveedores, el análisis de valor, la presentación de una solicitud de compra, la revisión, la conversión a orden de compra, la administración de contratos, el seguimiento/evaluación de pedidos, la comparación tripartita, el cumplimiento de pagos y el mantenimiento de registros. Las siguientes son las siete etapas críticas en el proceso de adquisición:
#1. Solicitud de compra
Una solicitud de compra es un documento escrito o electrónico presentado por un usuario o cliente interno al equipo de adquisiciones solicitando la asistencia del equipo de adquisiciones para satisfacer una necesidad específica. Contiene información crítica necesaria para obtener los bienes, servicios u obras apropiados.
#2. Revisión de solicitud
El inicio oficial del proceso de adquisición no ocurrirá hasta que se apruebe la solicitud de compra y se coteje con el presupuesto. Durante la etapa de revisión, los gerentes funcionales o los jefes de departamento examinan el paquete de solicitud para determinar si existe una necesidad genuina de los bienes o servicios solicitados, así como si se dispone de los fondos necesarios.
Las solicitudes de compra aprobadas se convierten en PO, mientras que las solicitudes rechazadas se devuelven con los motivos. Todo esto es manejable con un simple software de orden de compra.
#3. Procedimiento de solicitud
Una vez que se aprueba una solicitud y se realiza una orden de compra (PO), el equipo de adquisiciones creará un plan de adquisiciones individual y un proceso de solicitud para acompañarlo. La complejidad del requisito determina en última instancia el alcance de este plan de licitación individual.
Una vez finalizado el plan de gastos, el equipo de adquisiciones enviará múltiples solicitudes de cotización (RFQ) a los proveedores potenciales para recopilar y evaluar las ofertas y seleccionar el mejor proveedor posible.
#4. Evaluación y Contratación
El equipo de adquisiciones revisará y evaluará las cotizaciones de los proveedores en colaboración con el comité de evaluación para determinar qué proveedor será el más adecuado para satisfacer la necesidad existente.
Después de decidirse por un proveedor, el siguiente paso es firmar o negociar un contrato antes de enviar la orden de compra al proveedor elegido. Un contrato legalmente vinculante se forma cuando un proveedor acepta y reconoce una orden de compra.
#5. Gestión de pedidos
El proveedor proporciona los bienes/servicios prometidos dentro del plazo especificado. Después de la recepción, el comprador inspecciona el pedido y notifica al vendedor cualquier problema con los artículos recibidos.
#6. Aprobación de Facturas y Resolución de Disputas
Este es un paso importante en el proceso de adquisición, y tener un software de adquisición como Kissflow Procurement Cloud le brinda una ventaja sobre sus competidores. Kissflow le permite realizar una comparación de tres vías entre GRN, factura del proveedor y orden de compra para garantizar que recibió el pedido correctamente y que no hay discrepancias. Cuando finaliza la conciliación tripartita, la factura se aprueba y se envía al procesamiento de pagos.
#7. Mantenimiento de registros
Los compradores mantienen un registro del proceso de pago con fines contables y de auditoría. Todos los documentos relevantes, desde solicitudes de compra hasta facturas aprobadas, se guardan en un solo lugar.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de adquisiciones?
Los procedimientos de gestión de compras consistentes en su lugar de trabajo pueden conducir a cambios positivos en toda su organización. El sistema de gestión de compras tiene un impacto positivo en el negocio de las siguientes maneras:
- Fiabilidad: Al implementar políticas de gestión de compras consistentes, su equipo interno puede volverse más confiable y consistente al compartir las responsabilidades de compras.
- Ahorro Financiero: La gestión de compras implica localizar los recursos más rentables posibles, lo que se traduce en un importante ahorro presupuestario.
- La gestión del tiempo: Cuando tiene fe en el sistema de gestión de adquisiciones y puede automatizar tareas clave, utiliza su tiempo de manera más inteligente.
- Cumplimiento de la industria: La inclusión de normas y reglamentos de cumplimiento de la industria en su proceso de gestión de compras garantiza que su empresa y sus socios cumplan con los requisitos operativos básicos.
- Comunicación: Los sistemas de gestión de adquisiciones facilitan que los empleados internos hablen sobre los requisitos de inventario, suministro y mano de obra.
¿Qué es lo más importante en las compras?
Según el director ejecutivo de adquisiciones de Tecom, Cory Thwaites, el enfoque principal de los profesionales de adquisiciones debe ser construir y mantener relaciones positivas.
“Para mí, las relaciones son lo más importante en las adquisiciones”, dijo Thwaites en un panel sobre gestión y desarrollo de talentos en la Conferencia de Medio Oriente de CIPS en Dubái. No tiene sentido hacer el proceso si no le gusta tratar con proveedores y partes interesadas. “
“Si no le agradas a la gente, no querrán trabajar contigo”, continúa, “así que debes concentrarte en construir relaciones”. No sean los “policías de adquisiciones”. “Tenga políticas y procedimientos, pero sea flexible y esté dispuesto a romperlos”.
Conclusión
Elegir el sistema de gestión de adquisiciones adecuado será beneficioso para su empresa. Espero que este artículo te sirva de guía.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de adquisiciones
¿Cuáles son las cuatro funciones principales de las adquisiciones?
- Ayudar con los requisitos operativos.
- Gestionar de manera eficiente y eficaz el proceso de adquisición y la base de suministro.
- Establecer fuertes relaciones de trabajo con otros grupos funcionales.
- Apoyar las metas y objetivos de la organización.
¿Cuál es un ejemplo de adquisición?
El acto de obtener algo, particularmente suministros militares, se conoce como adquisición. Un ejemplo de adquisición es obtener suficientes armas para equipar un ejército.
¿Cuáles son las funciones de la gestión de compras?
Responsabilidades del director de compras
- Investigación de productos y soluciones.
- Gestion de Stocks.
- Optimización del proceso de compras.
- Gestión de RFP.
- Análisis de retorno de la inversión
- Evaluación y selección de proveedores
- Gestión de riesgos y cumplimiento.
- Negociación de contrato.
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Referencias
