¿Cree que no necesita molestarse en establecer un manual de empleados sólido? Considere de nuevo.
A medida que su empresa crece, un manual del empleado sirve como guía sobre lo que sus empleados pueden esperar de usted y lo que usted espera de ellos. Por lo tanto, a menos que sea un empleado soltero de su empresa, o que dirija una empresa familiar con solo usted, su hermana y su prima como empleados, necesita un manual del empleado. Crear un manual del empleado, por otro lado, podría ser una tarea exigente. Este artículo analiza los beneficios de un manual del empleado, qué debe incluirse en un manual del empleado y con qué frecuencia debe revisarse y actualizarse un manual del empleado.
¿Qué es un Manual del Empleado?
Los manuales de empleados a menudo se conocen como guías de campo para empleados o manuales de personal. Informa a los nuevos empleados y empleados sobre la empresa, como su:
- Misión
- Visión
- Valores
- Políticas internas
- Procedimientos
- Condiciones del lugar de trabajo
- Expectativas de comportamiento/código de conducta
Esta información es fundamental para que los nuevos empleados comiencen en su primer día. Deben tener una comprensión sólida de la empresa después de leer el manual, incluido cómo se hacen las cosas y qué se espera de ellos. Esto les da más confianza para abordar su trabajo y mejora su eficiencia de inmediato.
Los empleados existentes pueden utilizar el manual como recurso siempre que necesiten conocimientos sobre el lugar de trabajo, como los procedimientos de nómina o sus derechos laborales.
Los nuevos empleados deben recibir el manual en su primer día de trabajo. Cada vez que se actualiza el manual, los empleados existentes deben recibir una copia.
¿Qué debe incluirse en un manual del empleado?
Un manual del empleado debe dividirse en partes para que se pueda proporcionar una amplia gama de información.
Estos son algunos ejemplos de lo que debe incluirse en un manual del empleado:
- Los fundamentos del empleo
- Políticas en el lugar de trabajo
- Código de ética
- Compensación y ascenso
- Ventajas y Ventajas
- Horas de trabajo, tiempo libre pagado y vacaciones
- Renuncia y despido de empleados.
Al conectar estas secciones, puede crear un manual completo para empleados de la empresa. La plantilla completa incluye estos elementos, así como una introducción para ayudarlo a dar la bienvenida al nuevo personal a su organización.
Para ayudarlo aún más, aquí está nuestra explicación de lo que comprende cada sección, así como recomendaciones para desarrollar su propio manual del empleado para satisfacer las necesidades de su empresa:
#1. Los fundamentos del empleo
Esta parte es en gran parte instructiva y lo ayudará a establecer definiciones básicas relacionadas con el trabajo. Informará a su personal sobre las condiciones de su contrato y clasificación laboral. Pueden referirse a esta parte como un recurso cada vez que tengan consultas fundamentales.
Este también es un buen lugar para establecer políticas de asistencia. También puede describir su proceso de contratación a los posibles gerentes de contratación de su empresa.
Aquí hay algunas cosas para mencionar en la sección Conceptos básicos de empleo:
- Las diversas formas de contratos de trabajo. Defina empleados a tiempo completo y parcial, así como pasantes, aprendices y otros trabajadores.
- Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Esta es una declaración requerida no solo por cuestiones legales, sino también para fomentar una cultura de meritocracia y respeto en su negocio.
- Proceso de reclutamiento y selección. Describa los pasos típicos en su proceso de contratación aquí. Además, si realiza controles previos al empleo con frecuencia, especifique la etapa en la que los gerentes de contratación podrían ordenarlos e incluso cómo manejarlos. Del mismo modo, si tiene un programa de recomendación permanente o brinda bonos de recomendación con frecuencia, este es un buen lugar para aclarar el enfoque y las pautas relevantes.
- Asistencia. Las políticas estatales de asistencia, por ejemplo, describen lo que los empleados deben hacer si no pueden asistir al trabajo o las circunstancias bajo las cuales se pueden justificar las ausencias no reportadas.
#2. Políticas del lugar de trabajo
Esta sección define su lugar de trabajo y cómo debe ser. Se trata de las circunstancias de trabajo de su personal. Incluya estándares contra el acoso y de salud y seguridad en su manual del empleado para crear un entorno legal y agradable en el que sus empleados puedan prosperar.
Estas son las políticas incluidas, junto con sugerencias sobre cómo adaptarlas a su propio lugar de trabajo:
- Confidencialidad y seguridad de los datos. Mencione estas leyes y cómo garantiza su cumplimiento, así como lo que espera que haga su personal.
- Acoso y violencia. El respeto por y de los compañeros de trabajo es un componente esencial de un ambiente de trabajo agradable. En esta sección, puede afirmar inequívocamente su compromiso de eliminar el acoso y la violencia en el lugar de trabajo. También definirá qué constituye acoso y discutirá las posibles consecuencias.
- Salud y seguridad en el trabajo. Esta sección brindará pautas que los empleados deben seguir para mantener un lugar de trabajo saludable y seguro. Puede incluir las actividades que ha realizado su organización para garantizar el cumplimiento de las leyes de salud y seguridad ocupacional, así como para proteger a los empleados en trabajos peligrosos o en caso de una emergencia. Nuestra plantilla incluye secciones sobre prevención, manejo de emergencias, tabaquismo y un lugar de trabajo libre de drogas. Si su organización tiene requisitos relevantes, también podría incluir una política de salud mental.
#3. Código ético
Su Código de conducta sirve como guía para el comportamiento de los empleados. Explicará cómo espera que los empleados traten a los demás, ya sean compañeros de trabajo, socios, clientes o partes interesadas externas. Se trata de ética y confianza, y de crear un entorno seguro y profesional para todos.
Incluya las siguientes secciones en su propio Código de Conducta:
- Código de vestimenta. Incluso si su empresa no tiene un código de vestimenta, puede indicarlo aquí. Los empleados deben ser conscientes de lo que pueden y no pueden usar. Describir los criterios lo más detalladamente posible; por ejemplo, ¿qué implica la 'ropa formal' para su organización?
- Gadgets digitales y seguridad cibernética. Aborde el uso de Internet, los teléfonos celulares de la empresa, el correo electrónico corporativo y el uso de las redes sociales corporativas y personales. Establecer estándares sin ser indebidamente restrictivos para los empleados; la mayoría de las personas esperan cierto margen de maniobra en estas cosas, siempre que se sigan las pautas de seguridad y protección de datos.
- Conflicto de intereses. Puede describir qué es un conflicto de intereses, qué pueden hacer los empleados si se encuentran con uno y cuáles son las consecuencias de violar deliberadamente las leyes pertinentes o las reglas de la empresa.
- Vinculación y confraternización de empleados. Si bien muchas empresas están abiertas a que los empleados se hagan amigos o tengan citas, se deben seguir las reglas básicas para evitar rumores o incidentes poco profesionales.
- Familiares empleados. Esta parte es fundamental para evitar acusaciones de nepotismo y favoritismo. Proporcione pautas precisas para las relaciones laborales permitidas entre familiares en su organización.
- Visitantes al lugar de trabajo. Esta es una cuestión de seguridad, así como de protección de datos y propiedad de la empresa. Describa el procedimiento para invitar visitantes a los terrenos corporativos para que el personal esté siempre atento y responsable.
- Distribución y solicitación. En esta sección, puede analizar los intentos de terceros o empleados de solicitar o distribuir volantes, productos o servicios, así como también cómo los empleados deben manejar tales situaciones.
#4. Compensación y ascenso
Esta sección explica cómo compensa y reconoce a los empleados por sus esfuerzos mientras los ayuda en su desarrollo. Estas políticas demuestran su aprecio por los empleados y los alientan a quedarse con usted.
Incluya las siguientes secciones para trabajar en esto:
- Estado de nóminas y compensaciones. Esta sección es particularmente importante para los Estados Unidos, que tiene reglas que rigen el personal exento y no exento. Puede explicar el marco legal y aclarar las leyes relativas a las horas extraordinarias. También puede especificar los días en que los empleados reciben su salario o salario.
- Gestión del rendimiento Esta parte informa a los empleados sobre cómo se evaluará su desempeño y prepara a los supervisores para las responsabilidades gerenciales. Puede discutir los objetivos de las evaluaciones de desempeño y cómo los gerentes deben liderar sus equipos.
- Desarrollo y formación de los empleados. Esta es su oportunidad de resaltar un aspecto importante de su estrategia de retención: asegurarse de que los empleados crezcan personal y profesionalmente. Puede analizar las oportunidades de capacitación y, si corresponde, los presupuestos educativos.
Lea también: ¿QUIÉN ES UN EMPLEADO ASALARIADO? Todo lo que necesitas saber
#5. Compensación y Desarrollo
¿Alguna vez escuchó a un empleado decir: "Caramba, no sabía que teníamos un descuento en el gimnasio"? Es muy probable que los empleados desconozcan la gama completa de beneficios e incentivos que ofrece su organización. Esta sección lo ayuda a mantener informado al personal sobre este tema.
Las siguientes partes pueden estar incluidas en nuestros beneficios y ventajas (pero agregue sus propias ventajas y beneficios exclusivos):
- Bienestar de los empleados. El seguro de salud privado, la membresía en el gimnasio y los programas de bienestar son ejemplos de esto. Incluya explicaciones de las leyes pertinentes, como FMLA y COBRA.
- Compensación de trabajadores. Describa el procedimiento que los empleados deben seguir si se lesionan en el trabajo, así como los beneficios que proporcionará. Modificar nuestra plantilla de acuerdo con la legislación local.
- Opción de trabajar desde casa. La oportunidad de trabajar desde casa es cada vez más común. Explique cómo los empleados pueden solicitar trabajo remoto y las regulaciones que deben seguir (por ejemplo, seguridad cibernética en el hogar). Resuma las regulaciones para los trabajadores remotos permanentes también.
- Costos de empleados. Menciona qué gastos relacionados con el trabajo cubrirás y cómo funciona el procedimiento de reembolso.
- Coche proporcionado por la empresa. Si proporciona automóviles corporativos como beneficio, asegúrese de notificar a los empleados cómo espera que se comporten mientras conducen y qué gastos cubrirá (por ejemplo, gasolina y tarifas).
- Estacionamiento. De manera similar al beneficio del automóvil corporativo, si proporciona estacionamiento gratuito en el lugar de trabajo, asegúrese de que el personal comprenda cómo manejar su espacio asignado. Describa los criterios que utiliza para asignar espacios de estacionamiento si tiene un número restringido de ellos.
- Equipo proporcionado por la empresa. Si proporciona equipos a los empleados (como teléfonos o computadoras portátiles), asegúrese de que sepan cómo cuidarlos. Incluya lo que sucede si el dispositivo es robado o dañado.
#6. Horas de trabajo, tiempo libre pagado y vacaciones
Esta es una de las secciones que más les interesará a los empleados. Quieren saber cómo pueden dividir su tiempo entre el trabajo y el ocio o las tareas fuera del trabajo cuando se unan a su organización.
Puede crear sus propias políticas aplicables consultando las siguientes áreas:
- Horas de trabajo y PTO (tiempo libre pagado). Mencione el horario de funcionamiento general de su empresa, así como cualquier desviación. Luego, especifique la cantidad de días libres pagados que ofrece a los empleados y describa el proceso para solicitar PTO.
- Vacaciones. Enumere los días festivos observados por su organización y explique cómo compensará a los empleados si deben trabajar en estos días.
- Baja por enfermedad. Describe lo que la ley requiere que ofrezcas a los empleados, así como cualquier beneficio adicional de licencia por enfermedad que hayas optado por proporcionar. Puede incluir definiciones de enfermedad tanto a corto como a largo plazo.
- Licencia por duelo. Permita a los empleados que han perdido a un ser querido unos días de licencia por duelo: este es un beneficio sensible que puede ayudarlo a construir relaciones de confianza con los empleados.
- Servicio de jurado y votaciones. Explique la ley que rodea la licencia por obligaciones cívicas y qué documentación se les puede exigir a los empleados que traigan.
- Licencia parental. Esto puede incluir permisos de paternidad y maternidad obligatorios por ley o patrocinados por la empresa para los empleados que tienen o adoptan un hijo. También puede incorporar beneficios de asignación para padres, como unas pocas horas libres para asistir a las reuniones escolares.
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#7. Renuncia y despido de empleados
Los empleados necesitan saber cómo terminará su relación laboral con su organización en caso de que algo no funcione. Especialmente si se trata de un procedimiento sancionador.
El siguiente es un esquema de los contenidos:
- Disciplina progresiva. Repase los pasos de su proceso de disciplina progresiva y cómo anticipa que los gerentes los manejarán.
- Resignación. Cuando un empleado renuncia, debe conocer el tiempo de notificación y el proceso de renuncia. Este también es un excelente momento para abordar inquietudes como el reembolso de la matrícula o la reubicación, así como prohibir claramente la renuncia forzada.
- Terminación. Especifique las leyes aplicables, así como su propio procedimiento interno de despido de empleados. Mencione los términos de la entrega del dinero de la indemnización, así como la forma en que planea reembolsar las vacaciones sobrantes y la licencia por enfermedad.
- Referencias. Incluya una breve declaración sobre el suministro de referencias de empleados que han renunciado o han sido despedidos. Por ejemplo, si un empleado fue despedido por causa justificada, tiene derecho a negarse a proporcionar referencias sobre él.
# 8. Conclusión
Puede utilizar la conclusión para notificar al personal sobre futuras modificaciones y solicitar que reconozcan haber leído el manual. Sin embargo, debe terminar su manual del empleado en un buen tono. Reitere lo contento que está de que un empleado se haya unido a su organización y exprese su gratitud.
¿Por qué debería elaborar un manual del empleado?
#1. Cumplimiento de la ley
No es requisito que usted tenga un manual del empleado. Sin embargo, muchas regulaciones federales y estatales obligan a las empresas a informar a los empleados sobre sus derechos laborales. Uno de los mejores métodos para transmitir esta información a sus empleados es a través de su manual de personal.
#2. La resolución de conflictos
El código de conducta de la empresa se describe en el manual del empleado, por lo que los empleados saben qué actividades son aceptables y cuáles no. También enfatiza las ramificaciones del mal comportamiento. Esto puede disuadir a los empleados de involucrarse en conductas dañinas y alentarlos a adoptar actitudes y hábitos saludables.
#3. Una cálida bienvenida a los nuevos empleados.
Los manuales para empleados pueden ayudar a los nuevos empleados a sentirse cómodos en sus lugares de trabajo. El compromiso y la lealtad de los empleados se pueden mejorar aprendiendo sobre la historia, la misión y los valores básicos de la empresa.
Además, el manual del empleado:
- Le permite establecer sus políticas y procedimientos de personal.
- Simplifica la incorporación de los empleados al brindar a cada nuevo empleado un acceso simple a la información que necesita.
- Ayuda en el desarrollo de políticas y procesos consistentes, asegurando que todos los miembros del equipo estén en la misma página.
- Reduce la probabilidad de quejas y demandas de los empleados, como que los empleados afirmen que usted no les informó sobre sus derechos en el lugar de trabajo.
- Sirve como referencia para los requisitos de vestimenta de los empleados, los reglamentos de licencia por enfermedad y vacaciones, consejos de estacionamiento, políticas de cronometraje, etc.
Es fundamental escribir un manual del empleado tan pronto como tenga una declaración de objetivos y sepa qué información debe o desea compartir con sus empleados.
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Los empleados deben recibir el manual del empleado
En las orientaciones para nuevos reclutas y la capacitación empresarial anual, puede proporcionar copias impresas del manual del empleado. Si tiene una oficina remota, puede enviar por correo electrónico el manual del empleado a los empleados. También debe informar a los empleados sobre cómo acceder al manual del empleado en cualquier momento, ya sea a través de una copia impresa en la sala de descanso corporativa o una copia electrónica en una intranet de la empresa o Google Drive compartido.
Revise periódicamente el Manual del empleado y actualícelo según sea necesario.
La dirección de la empresa debe revisar periódicamente el manual del empleado para verificar que las políticas y los procedimientos se sigan y estén alineados con las prácticas de la empresa. El manual del empleado debe actualizarse según sea necesario y cualquier cambio debe notificarse a los empleados lo antes posible.
Consejos para el manual del empleado
- Mantenga un tono positivo, profesional e inteligible.
- Evite utilizar jerga legal o redacción ambigua.
- Mantenga una copia del manual del empleado a mano para todos los empleados.
- En sus archivos de personal, mantenga los reconocimientos de los empleados.
- Incluya los datos de contacto de una persona de la empresa que esté disponible para responder consultas.
- Comunicar actualizaciones al personal tan pronto como sea posible.
¿Qué debo incluir en un manual del empleado?
Comience con una plantilla que cubra todos los temas principales que debe incluir un manual y luego agregue la información adecuada para su empresa.
¿Es obligatorio que las empresas entreguen un manual del empleado?
Los manuales de empleados no son requeridos por la ley federal. Sin embargo, dependiendo del tipo, tamaño y estado de la empresa, puede haber información que deba proporcionarse a los empleados. Un manual puede ofrecer legalmente cualquier información requerida, así como información crucial y útil para los empleados.
¿Qué características distinguen a un gran manual del empleado?
Al crear un manual del empleado, manténgalo actualizado y conciso. Evite la jerga mientras demuestra la cultura y el espíritu de su empresa. Una versión móvil de su manual también es beneficiosa.
¿Son legalmente exigibles los manuales de empleados?
Los manuales del empleado se consideran una extensión del contrato del empleado y, por lo tanto, son legalmente obligatorios en los tribunales, a menos que se indique expresamente lo contrario.
¿Qué se necesita por ley en un manual del empleado?
No está obligado por ley a tener un manual del empleado, pero debe informar a los empleados sobre sus derechos. Algunas organizaciones requieren señalización en el lugar de trabajo, mientras que otras proporcionan avisos por escrito durante el proceso de incorporación.
¿Es necesario firmar un manual del empleado?
Aunque no es necesario por ley, es preferible recibir un acuse de recibo firmado por los empleados porque el manual describe los principios y directrices de la empresa. Incluso si el empleado se niega a firmar un acuse de recibo, él o ella aún puede ser responsable de las políticas y pautas especificadas en el manual. Si un empleado se niega a firmar un acuse de recibo, debe hablar con él o ella al respecto.
¿Con qué frecuencia deben revisarse los manuales de los empleados?
Su manual del empleado debe actualizarse al menos una vez al año. Sin embargo, manténgase actualizado sobre la legislación y las regulaciones laborales para protegerse a usted y a su personal, y refleje cualquier cambio en su manual del empleado.
Conclusión
Un buen manual del empleado debe ser profesional y útil, libre de lenguaje legal y que respalde la cultura y los principios de la empresa.
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Referencias
