La creación de un balance general (BS) es un proceso crítico que debe realizarse trimestral o mensualmente. Este estado financiero detalla los activos, pasivos y capital de los accionistas de su empresa para brindar información sobre su salud financiera. ¿No sabes cómo hacer un balance? A continuación, profundizaremos en el propósito de crear un balance en Excel o a partir de un estado de resultados o balance de comprobación y luego brindaremos una guía paso a paso sobre cómo hacer o preparar el suyo propio. ¡Hagámoslo!
¿Qué es un balance general?
Un balance en contabilidad es una instantánea del estado financiero de su empresa. Los balances ayudan en la planificación financiera al proporcionar a las organizaciones visibilidad de sus activos, pasivos y patrimonio del propietario. Es uno de los tres estados financieros básicos que cualquier propietario de una empresa debe tener para ejecutar modelos financieros y contabilidad, los otros dos son un estado de resultados y un estado de flujo de caja.
Los balances contables son una de las formas más precisas de examinar el estado financiero de una empresa. Cuando está completamente desarrollado, un BS podría revelar:
- Lo que posee el negocio
- Lo que debe el negocio
- Cuánto se ha invertido en la empresa
Como su nombre lo indica, los activos de su empresa siempre deben coincidir con la suma de sus pasivos y patrimonio. Algunas organizaciones emplean la contabilidad de cobertura para mitigar el impacto de la volatilidad en los estados financieros; sin embargo, la BS debe estar balanceada. Sus cálculos o notaciones son incorrectos si cualquiera de ellos está desalineado.
Un balance es un estado financiero que transmite el 'valor en libros' [activos - pasivos] de una organización, que se obtiene restando todas las obligaciones de la empresa y el capital social de los activos totales.
¿Qué compone un balance general?
Los balances suelen seguir una fórmula consistente. La mayoría de ellos se agrupan utilizando la metodología de balance que se muestra a continuación:
Activo = Pasivo + Capital contable
Cada categoría en esta ecuación representa una pieza distinta de información financiera para una empresa. Puede obtener más información sobre cada categoría siguiendo leyendo.
#1. Activos comerciales
Los activos comerciales son todo lo que posee una corporación que tiene un valor monetario. Esto indica que la propiedad podría convertirse en efectivo durante el proceso de liquidación. Por lo general, estos son productos básicos y recursos que pertenecen a una empresa. Dependiendo de los activos de su organización, los activos se pueden dividir de varias maneras.
Si una empresa tiene alguno de estos activos, un BS normal los contendrá todos. Un activo es algo de lo que una empresa puede beneficiarse durante su liquidación.
#2. Pasivos comerciales
Estos son el inverso de los activos. Son todo lo que le costará dinero a la empresa a lo largo del proceso de liquidación. En algunas circunstancias, estos pueden denominarse gastos comerciales. Los pasivos generalmente comprenden todo tipo de deuda, así como todos los gastos operativos. En un balance general, los pasivos se clasifican como corrientes o no corrientes.
Un balance debe enumerar los pasivos que tiene una empresa. Solo cuando todas las obligaciones se registran en el BS se pueden equilibrar.
#3. Accionistas
Esto se refiere al valor neto total de una empresa. Es la cantidad de dinero que quedaría si una corporación vendiera todos sus activos y pagara todas sus deudas. Esta estadística refleja el saldo de un accionista en una corporación. Si una corporación cotiza en bolsa, esos accionistas podrían ser los dueños de negocios o accionistas genuinos. El patrimonio de los accionistas a veces se conoce como patrimonio del propietario.
¿Cómo se hace un balance general paso a paso?
Los siguientes son los procedimientos esenciales para construir cualquier balance general:
#1. Reúna sus registros financieros
Comprueba que tienes toda la documentación necesaria para completar tu balance. Reúna todas las transacciones, facturas y estados financieros correspondientes al período de tiempo en consideración. Esta información se puede encontrar en el libro mayor de la empresa, que enumera todas las transacciones financieras registradas dentro de un período de tiempo determinado.
#2. Configura tu balance
Determinar el período de tiempo para el cual se requiere la BS. La mayoría de los balances cubren un trimestre fiscal, pero puede especificar el período que necesite. Los balances suelen incluir las siguientes tres secciones:
- Activos: Los activos son los recursos de la empresa, como espacio de oficina o equipo.
- Pasivos: Los pasivos comprenden cualquier deuda contraída por la empresa.
- Capital del propietario: El patrimonio de los propietarios se compone de las contribuciones de los accionistas y de las ganancias de la empresa.
#3. cuenta de activos
Reserva cinco líneas para la contabilidad de los activos monetarios. Estos incluyen cantidades relacionadas con activos circulantes, que son elementos que los propietarios pueden convertir en efectivo dentro de un año, y activos a largo plazo, que son elementos que los propietarios no pueden convertir en efectivo dentro de un año. Ordene los activos por liquidez al listarlos. Esto indica qué tan rápido se pueden convertir los activos en efectivo.
#4. Lista de pasivos
Las obligaciones de una empresa a menudo se dividen en cuatro categorías. Es útil organizar los pasivos por fecha de vencimiento y luego evaluar si son corrientes oa largo plazo. Las cuentas por pagar, los documentos por pagar a corto plazo y las obligaciones acumuladas son ejemplos de estos.
#5. Determinar la equidad
La última parte de un balance es la categoría de patrimonio o patrimonio del propietario, que enumera el dinero que la corporación tiene actualmente en cuatro líneas. Se refiere a la cantidad propiedad de los dueños de negocios. Has completado el balance correctamente si tus pasivos + patrimonio = activos. Si no es así, es posible que deba revisar su trabajo.
Cómo crear un balance general en Excel
Los siguientes son los pasos que puede seguir para construir un balance general en Excel:
#1. Formatea tu hoja de trabajo
En Excel, puede hacer un balance generando primero una sección de título y etiquetas para su hoja de trabajo. Cree etiquetas para cada parte de su hoja de trabajo de la siguiente manera:
Paso 1. Crear un título
Elija de cuatro a seis celdas en el centro de la fila superior de la hoja de trabajo y combínelas para crear un espacio para el nombre de su empresa. Seleccione y combine un número igual de celdas en la segunda fila de la hoja de trabajo debajo de esta celda combinada para crear otro espacio. Complete la etiqueta "Balance general" en la segunda fila. Luego, en la tercera fila de la hoja de trabajo, seleccione y combine la misma cantidad de celdas y escriba la fecha actual o la fecha que marcó el final del período contable más reciente de su empresa que está evaluando.
Paso 2. Creación de etiquetas para sus activos
Debajo de esta área de título, elija una celda en el lado izquierdo de la hoja de trabajo y escriba "Activos". Ponga esta palabra en negrita y céntrela en la celda para aumentar la legibilidad, y etiquétela. Puede escribir los diversos activos que tiene su organización en la columna debajo de esta etiqueta. En "Activos", ingrese "Activos actuales" en negrita en la celda. Ingrese un activo por fila para enumerar los activos actuales de su empresa. El efectivo y los suministros son ejemplos de activos circulantes. En el campo debajo del último elemento de la lista, escriba "Activos actuales totales" en negrita.
Cree una celda vacía debajo del total e ingrese "Activos fijos" en negrita debajo. seccione sus activos fijos de la misma manera que la sección de “activos circulantes”. Los activos fijos pueden incluir vehículos de reparto o terrenos. En la celda debajo del último elemento de la lista, escriba "Activos fijos totales". Escriba "Activos totales" en negrita debajo de esa celda.
Paso 3. Crear etiquetas para sus pasivos
Repita los pasos anteriores para agregar una nueva columna y etiquetas a su sección de pasivos. La frase "Pasivos" debe estar en negrita y centrada en la misma fila que la etiqueta principal de "Activos". En esta categoría, escriba "pasivos corrientes" en negrita. Enumere sus pasivos actuales en la columna a continuación y luego escriba "Pasivos actuales totales" en negrita debajo del último elemento de la lista. En la misma columna, deje una celda vacía debajo de la etiqueta "Total" y escriba una etiqueta en negrita denominada "Pasivos a largo plazo" en la misma celda.
Etapa 4. Creación de etiquetas para el capital contable
Finalmente, deje una celda vacía debajo de las etiquetas de sus pasivos y escriba en negrita y centre "Patrimonio de los accionistas" en la misma columna. El capital de los accionistas, como las acciones ordinarias y las ganancias retenidas, se puede enumerar aquí. Puede ingresar "Patrimonio total" en negrita debajo del último elemento de la lista, seguido de "Pasivo total y capital" en negrita debajo de esa etiqueta.
#2. Ingrese montos en dólares
Deje una columna de espacio entre las etiquetas de sus activos y la ubicación donde desea que se ingresen los valores en dólares. Elija "Contabilidad" en el cuadro desplegable en la sección "Número" de la pestaña "Inicio" después de seleccionar todas las celdas en la siguiente columna que corresponda a los elementos de su lista. Esto agrega decimales y signos de dólar a sus entradas de números automáticamente. Complete las filas que correspondan a cada activo con montos monetarios que no incluyan decimales ni signos de dólar. Por el momento, puede dejar en blanco las celdas junto a las etiquetas "Total".
Rep este procedimiento para la sección de pasivos. Puede dejar una columna de espacio entre las etiquetas y la ubicación donde se ingresarán los números. Por el momento, deje en blanco las celdas junto a las etiquetas "Total".
#3. Agregar totales
Escriba la fórmula "=SUMA" y luego elija las celdas adyacentes que desea agregar para agregar las cantidades en la celda junto a la etiqueta "Total" de cada activo y obligación. En su teclado, presione la tecla "Enter". Excel agrega automáticamente la suma de estas celdas en la celda seleccionada. Esto debe repetirse para los activos circulantes totales, los activos fijos totales, los pasivos circulantes totales y el patrimonio total.
Para agregar los activos actuales totales y los activos fijos totales, seleccione el campo vacío junto a "Activos totales". Luego, usando la fórmula “=SUMA” y manteniendo presionada la tecla “Ctrl”, selecciona las celdas no adyacentes con cada total, terminando con la tecla “Enter”. Haz que esta cantidad total esté en negrita. Repite este procedimiento hasta que los activos circulantes totales y el patrimonio total se agreguen junto a la etiqueta "Pasivo total y patrimonio". También puede poner esta cantidad en negrita.
Mantener actualizado su balance y estado de resultados
Configurar su hoja de balance y estado de resultados por primera vez puede requerir un poco de esfuerzo, pero una vez que supera ese obstáculo inicial, se vuelve mucho más fácil realizar un seguimiento de estos documentos. El truco es convertirlos en una prioridad sin dedicarles horas de tu tiempo.
Incluir un balance y un estado de resultados en su sistema de mantenimiento de registros beneficia a su organización en múltiples niveles, pero no es un evento de una sola vez. La actualización periódica de estos documentos puede ayudar a su organización en varios niveles.
El balance le muestra su situación financiera de un vistazo. Si tiene un capital negativo en su empresa, significa que no tiene suficientes activos o que tiene demasiadas deudas.
Cómo preparar el balance general a partir del balance de prueba
Los métodos a continuación describen cómo crear un balance general a partir de un balance de prueba:
- Paso 1. Registre los saldos de las cuentas del libro mayor en una hoja de cálculo para preparar el balance de prueba. (Alternativamente,) el balance de prueba ahora se prepara usando un software de contabilidad.
- Paso 2. El siguiente paso es preparar un balance de prueba ajustado de acuerdo con el marco contable, como los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) o las normas internacionales de información financiera (NIIF).
- Paso 3. Todas las cuentas restantes se eliminan excepto los activos, el patrimonio y la obligación. Los estados de resultados se preparan utilizando las cuentas eliminadas del balance de prueba.
- Paso 4. Consolide las cuentas de balance de prueba en líneas usadas en el balance general.
¿Cómo se hace un balance para principiantes?
Una guía para principiantes para crear un balance general incluye los siguientes pasos:
- Invertir en software de contabilidad.
- Crea un encabezado.
- Usa la ecuación contable básica para separar cada sección.
- Incluya todos sus activos.
- Crea una sección para los pasivos.
- Crea una sección para el patrimonio del propietario.
- Agregue los pasivos totales al patrimonio total del propietario.
¿Puedo hacer mi propio balance general?
Ciertamente puedes. Los siguientes son los pasos fundamentales para crear un balance general: Haga una lista de todos sus activos y su valor justo de mercado actual. Haga una lista de todas sus deudas y responsabilidades. Deben calcularse los activos totales y los pasivos totales.
¿Cómo se ve un balance general simple?
Se divide en dos secciones: activos a la izquierda y pasivos totales y patrimonio a la derecha. El balance, como sugiere su nombre, siempre debe equilibrarse. Las obligaciones y el patrimonio de la derecha coincidirán con los activos de la izquierda.
¿Cómo es un buen balance general?
Un balance debe detallar todos los activos y pasivos acumulados desde el inicio de la empresa. Se basa en un sistema de contabilidad de partida doble, que asegura que la suma de los pasivos y el patrimonio es igual a la suma de las obligaciones y el patrimonio. En un negocio próspero, los activos superarán en número a los pasivos y existirá el capital.
¿Tiene Excel una plantilla de hoja de balance?
Las plantillas de hoja de balance de Excel hacen el trabajo por usted, ahorran tiempo y ayudan a los dueños de negocios a mantener sus finanzas en orden. Utilice este sencillo balance de Excel para analizar y realizar un seguimiento de los pasivos, activos, patrimonio neto y otra información financiera de una empresa.
¿Los tenedores de libros hacen balances?
Los tenedores de libros también estarán a cargo de preparar estados financieros importantes para las pequeñas empresas. Los estados de pérdidas y ganancias, los balances y los estados de flujo de efectivo son ejemplos de estos.
Conclusión
Un balance general puede ayudarlo a determinar dónde se encuentra su organización. Es la más crucial de las tres declaraciones principales. Como resultado, comprender cómo hacer uno es fundamental para cualquier propietario de un negocio.
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Referencias
