Por lo general, los recepcionistas o la recepción sirven como guardianes de una oficina. Brindan servicios de respuesta de llamadas, servicios de transferencia de llamadas, servicios de programación de citas, atención al cliente y guía de mapas. Cualquier persona que ingrese al edificio es recibida por el recepcionista de la recepción. Un recepcionista generalmente necesita al menos un diploma de escuela secundaria, habilidades básicas de oficina y experiencia en computación.
Siga leyendo para obtener más información sobre la recepción, la descripción de su trabajo, sus deberes y sus calificaciones.
Recepción de la recepción
En una gran empresa u oficina, la recepcionista sirve como primer punto de contacto. Las responsabilidades y tareas típicas de un recepcionista incluyen el registro y registro de invitados, la recepción y clasificación del correo, la programación de reuniones y la gestión de las actividades de la oficina. Además, están a cargo de operar una centralita, recibir llamadas y transmitir mensajes al personal de la oficina. Además, las tareas posibles para los recepcionistas de recepción incluyen la actualización de los calendarios de citas, la validación de boletos de estacionamiento y el archivo y el trabajo administrativo.
La única educación formal necesaria para trabajar como recepcionista suele ser un diploma de escuela secundaria o GED. Los empleadores, sin embargo, favorecen a los solicitantes que han trabajado como recepcionista, administrador de oficina o representante de servicio al cliente. Microsoft Office Suite y la destreza del software para hacer citas pueden dar a los solicitantes una ventaja sobre otros solicitantes en el proceso de contratación. Los aspirantes a recepcionistas también deben ser competentes en la multitarea, la gestión del tiempo y la comunicación.
¿Cuáles son los deberes y tareas de una recepción?
Las responsabilidades de un recepcionista de escritorio incluyen una variedad de deberes administrativos. Dependiendo del tipo de negocio y sector en el que trabajes, tus funciones como recepcionista cambiarán. Para mantener su trabajo como recepcionista de escritorio interesante, tendrá una variedad de responsabilidades. Además, usted será la primera persona que los trabajadores verán cuando lleguen al trabajo. Esto le permite conocer a sus compañeros de trabajo, algo que algunos empleadores pueden valorar. Por lo general, sus obligaciones y deberes serán los siguientes:
- Bienvenida a los clientes
- Recibir llamadas y transferirlas
- Recibir mensajes
- Haciendo copias
- Tratar con correos electrónicos
- Hacer arreglos de citas
- Aceptar pagos
- Escaneo de papeleo
- Ingresar datos del cliente o del cliente
- Pedir regalos para compañeros de trabajo
- Planifique reuniones y eventos modestos para la oficina.
deberes de una recepción de recepción
#1. Clientes con una cálida bienvenida
Recibir a los invitados es una de las responsabilidades fundamentales de una recepción. Es posible que los visitantes de su tienda u oficina solo interactúen con la recepcionista. A pesar de que este es un puesto de nivel de entrada, una recepcionista que tenga éxito debe ser un administrador fuerte, así como un gran comunicador, capaz de llevarse bien con personas de todos los orígenes y profesiones.
Cuando llegan los visitantes, el recepcionista debe recibirlos amablemente, de vez en cuando tomar sus abrigos, ofrecer refrigerios y responder preguntas simples sobre la empresa, como su horario de atención. La recepción debe esforzarse por tener los conocimientos suficientes para brindar una descripción sucinta de los bienes y servicios que ofrece su empresa.
#2. Recibir y devolver llamadas
Una recepcionista en la recepción está a cargo de atender todas las llamadas entrantes y de saludar a los visitantes en persona. Dependiendo del tamaño de su negocio, su recepcionista debe estar familiarizado con su sistema telefónico para llevar a cabo esta tarea. La recepcionista filtra las llamadas según lo solicitado, dirige las llamadas a la persona adecuada y toma y transmite los mensajes según sea necesario.
#3. Envío de correo entrante
En algunas empresas, el recepcionista puede supervisar la distribución del correo entrante y saliente. La recepcionista clasifica el correo que llega, eliminando el correo no deseado y separando los elementos de mayor prioridad. El correo se distribuye siguiendo la política corporativa.
Un recepcionista puede entregar cada pieza de correo en mano al destinatario previsto, o los paquetes pueden colocarse en la ranura de correo entre oficinas correspondiente. A medida que llegan los paquetes, la recepcionista también firma para entregas al día siguiente o prioritarias.
#4. Preparación del correo saliente
La recepcionista prepara el correo del día para que lo recoja la oficina de correos o el servicio de entrega al día siguiente. El empleado de recepción se pone en contacto con un servicio de mensajería y les da todas las instrucciones necesarias si una persona o empresa necesita documentos rápidamente.
#5. Tareas administrativas y de oficina
Una recepcionista también puede realizar varias tareas administrativas, como redactar cartas, crear hojas de cálculo financieras y hacer presentaciones. En las empresas pequeñas o medianas, el recepcionista también puede ser responsable de programar las reuniones de los miembros del equipo senior y organizar los viajes de negocios. Pedir suministros de oficina, archivar papeleo, hacer copias y enviar y recibir faxes son otras tareas que la recepcionista puede tener que realizar. El individuo sentado al frente ocasionalmente lleva a cabo tareas administrativas.
Habilidades de una recepción de recepción
- Experiencia administrativa
- Habilidades bilingües
- Habilidades comunicativas
- Alfabetización informática
- Habilidades computacionales
- Servicio de atención al cliente
- Entrada de datos
- Experiencia en consultorio dental
- Revisión de la documentación
- sistemas EMR
- Habilidades organizacionales
- Buenas habilidades para resolver problemas
- Atención a los detalles
- Habilidades de manejo del tiempo
- Microsoft Office
- Google Docs
- Software de calendario
Cómo convertirse en una recepción de recepción
Incluso si tiene poca o ninguna experiencia previa en el campo, aún puede encontrar trabajo como recepcionista haciendo lo siguiente:
#1. Obtener un Diploma de Escuela Secundaria
Muchos empleadores no contratarán a una recepcionista a menos que tenga su diploma de escuela secundaria. Tu experiencia en la escuela secundaria puede prepararte para trabajos de recepcionista de varias maneras, incluida la mejora de tu capacidad para administrar tu tiempo, mantenerte organizado y colaborar con los demás. Si tiene un diploma de escuela secundaria, los empleadores potenciales pueden verlo como capaz, responsable y organizado, cualidades que podrían hacerlo más calificado para los puestos de recepcionista.
#2. Desarrolle sus habilidades interpersonales
Todos los días mientras trabaja como recepcionista, tendrá que comunicarse con una amplia gama de personas. Recepcionistas con fuerte habilidades de comunicación interpersonal son frecuentemente contratados por los empleadores. Estará más calificado para un puesto de recepcionista si tiene buenas habilidades interpersonales porque los empleadores lo verán como carismático, profesional y bien hablado.
#3. hacer un currículum sólido
Su currículum es una de las mejores formas de demostrar a los empleadores sus calificaciones, destreza, honores y logros. Además, es más probable que los currículos bien escritos, organizados y presentados profesionalmente transmitan a los empleadores la idea de que tiene una sólida ética de trabajo.
#4. Mejore sus habilidades organizacionales
El mantenimiento de la organización de la oficina y del vestíbulo suele ser responsabilidad de los recepcionistas. El desarrollo de habilidades organizativas es necesario para administrar citas, tomar mensajes y clasificar el correo. Al resaltar sus habilidades organizativas, como la atención a los detalles y la planificación, puede parecer más calificado en su entrevista y mostrarle al gerente de contratación que tiene las habilidades de recepcionista necesarias a pesar de tener poca o ninguna experiencia laboral.
#5. Haz un esfuerzo por presentarte profesionalmente
Una de las calificaciones clave para muchos puestos de recepcionista es la capacidad de comportarse profesionalmente al interactuar con otras personas en la oficina principal. Además, muchos empleadores buscan candidatos con sólidas habilidades de comunicación que puedan transmitir una imagen pública favorable y accesible para la marca de la empresa. Debido a que las habilidades interpersonales son tan cruciales en este tipo de trabajo, es posible que un gerente de contratación evalúe su potencial de éxito como recepcionista con mayor precisión si puede mostrar estas cualidades durante su entrevista.
#6. Practique sus habilidades para hablar por teléfono
Dado que hablar por teléfono es con frecuencia una de las funciones principales de un recepcionista, perfeccionar su voz al hablar por teléfono puede hacer que suene más elocuente, profesional y carismático. Pida consejos sobre cómo mejorar sus habilidades para hablar por teléfono y ponga su práctica en práctica con sus seres queridos o amigos.
Descripción del trabajo de recepción de recepción
Necesitamos una recepción sociable para manejar todas las tareas administrativas y de recepcionista en el escritorio de nuestra entrada principal. Debido a que usted es la "cara" de la empresa, será el que verán todos los clientes. Eres tú quien determinará cómo se sienten.
El candidato ideal será extremadamente perceptivo y disciplinado además de tener una personalidad agradable y relajada. Debe poder abordar las quejas y proporcionar información veraz. Un enfoque orientado al cliente es esencial. El objetivo es hacer que los visitantes y huéspedes se sientan bienvenidos y apreciados mientras están en nuestra propiedad.
Responsabilidades:
- Dar la bienvenida a los visitantes y tratarlos con gran cortesía.
- Asegúrese de que la recepción esté organizada, bien mantenida y completamente equipada con todos los suministros necesarios, como bolígrafos, formularios y papel.
- Responder inmediatamente a todas las llamadas de los clientes y preguntas.
- Transferir llamadas al departamento adecuado y grabar mensajes.
- Acepte cada carta y paquete, luego entréguelo al departamento correspondiente.
- Rastree, organice y reenvíe correos electrónicos.
- Es necesario ordenar y administrar equipos y suministros de oficina.
- Mantener actualizados los documentos y archivos.
- Mantenga un ojo en el presupuesto de la oficina.
Requisitos:
- Un diploma de escuela secundaria u otra calificación comparable.
- 2 años o más en puesto similar con experiencia documentada.
- Excelente conocimiento de los procedimientos estándar de contabilidad y gestión de oficinas.
- Excelentes habilidades de comunicación
- Muy bueno en la multitarea y la organización.
- Gran familiaridad con los programas de MS Office.
¿Es duro el recepcionista de la recepción?
Los recepcionistas de la recepción deben ser sociables, bien organizados y capaces de realizar múltiples tareas. Necesitan habilidades de comunicación. Una buena recepcionista presta mucha atención a los detalles y es experta en manejar varios proyectos a la vez. No todo el mundo debería trabajar en la recepción. Si tiene las habilidades necesarias, realizar este trabajo de nivel de entrada no será difícil para usted. Debe ser muy paciente, cortés y capaz de dirigir a los visitantes y el correo a la oficina correspondiente. De vez en cuando puede resultarle monótono que nadie llame o entre en la habitación; en otras ocasiones, su mesa puede estar cubierta con montones de papeles y la gente puede estar esperando para hablar con usted.
¿Cuáles son los deberes de un recepcionista?
Dependiendo de la empresa, un representante de recepción puede tener una variedad de funciones. Todo el correo y los paquetes entrantes y salientes deben ser recibidos y entregados por ellos. También están a cargo de devolver las llamadas, programar reuniones, coordinar las actividades de la oficina y saludar a los visitantes.
¿Qué hace a un buen representante de recepción?
Debido a que tratan con clientes, compañeros de trabajo y proveedores todos los días, los representantes de recepción deben ser excelentes comunicadores. Además, poseen fuertes habilidades interpersonales que les permiten trabajar juntos y ofrecer y recibir críticas de manera constructiva. Tendrán éxito en el puesto si tienen habilidades interpersonales como la amabilidad y la simpatía.
¿Cuántas horas trabaja una recepción?
La mayoría de los empleados de recepción están disponibles durante el horario de lunes a viernes de 8 am a 5 pm. Por lo general, los turnos de recepcionista duran ocho horas. Normalmente se utilizan tres turnos para cubrir la recepción: el turno de la mañana, que dura aproximadamente de 7 am a 3 pm; el turno de la tarde, que comienza a las 3 horas y finaliza a las 11 horas; y el turno de la noche, también conocido como turno de auditoría de la noche, que comienza a las 11 de la noche y termina a las 7 de la noche.
¿Qué no debe hacer un recepcionista?
- Alzar la voz sobre los clientes
- Siempre que alguien entre en la habitación, evite mirar hacia arriba y extender un saludo.
- No hagas que la gente espere demasiado en las sillas.
- Darle más importancia al teléfono que a la persona que está delante de ellos
- Poner llamadas en espera indefinidamente
- Grosería en el teléfono
- Pérdida de confidencialidad
Conclusión
Su diploma de escuela secundaria o GED será necesario para trabajar como recepcionista; un título universitario puede no ser siempre necesario. Muchos empleadores podrían preferirlo si tiene experiencia previa trabajando como representante de servicio al cliente, recepcionista u otra función administrativa. Además, los empleadores pueden tener calificaciones específicas para el puesto en términos de habilidades. Puede aumentar sus posibilidades de conseguir un trabajo al obtener la certificación en un campo en particular para aprender estas habilidades.
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Referencias
