Los correos electrónicos de servicio juegan un papel importante en el marketing por correo electrónico que muchas personas desconocen. Si bien son ligeramente diferentes de los correos electrónicos de servicio al cliente, como veremos en este artículo, es importante comprender qué es un correo electrónico de servicio y cómo funciona. Aquí, le brindaremos una descripción general del servicio de correo electrónico con ejemplos apropiados, así como los principales proveedores de servicios de correo electrónico y una etiqueta simple de correo electrónico de servicio al cliente.
¿Qué es un correo electrónico de servicio?
Los correos electrónicos de servicio son mensajes que incluyen notificaciones, alertas, recibos y confirmaciones. Los correos electrónicos de servicio suelen incluir información sobre elementos o servicios a los que se ha comprometido el destinatario.
El correo electrónico en este caso no está relacionado con el marketing. Y, a diferencia del marketing por correo electrónico, donde se requiere permiso para enviar un correo electrónico, no se requiere permiso para los correos electrónicos de servicio. Como resultado, si los correos electrónicos de servicio no se consideran correos electrónicos de marketing, es posible que se envíen sin autorización.
¿Por qué necesita correos electrónicos de servicio?
Los correos electrónicos de servicio se utilizan para una variedad de propósitos. La razón principal es la entrega inmediata de información a los clientes. Esto tiene un impacto significativo en toda la experiencia del consumidor. Y no habría clientes a los que atender si no hubiera un servicio al cliente excepcional.
Otra razón por la que se emplean los correos electrónicos de servicio es que son ecológicos. En lugar de enviar materiales impresos, como recibos o actualizaciones de información, se envían en línea.
Los correos electrónicos de servicio se pueden usar para una variedad de propósitos y no deben restringirse. Elementos tales como un estado de cuenta se envían con frecuencia. Un cliente frecuente o cliente ganaría mucho como resultado. Recibirían una descripción general de su cuenta mientras usted continuaba estableciendo relaciones y prestándoles servicios. En general, mantenerse al tanto de las cosas.
Correos electrónicos de servicio con notificaciones
La actualización de los términos y condiciones es un ejemplo perfecto del empleo de correos electrónicos de servicio. Los clientes/suscriptores deben ser notificados siempre que se actualicen sus términos y condiciones. ¿Y qué mejor método para lograr esto que a través del correo electrónico? No es necesario enviar varias páginas de contenido impreso que se desecharán.
Si la dirección comercial o la información de contacto de su empresa ha cambiado, se emite un correo electrónico de servicio para alertar a los clientes.
Un consumidor también puede llamar o chatear para modificar o cambiar un pedido o la información de la cuenta. Luego recibirían la confirmación de la modificación casi instantáneamente. Cualquier material actualizado pertinente también se distribuye por correo electrónico.
Por alguna razón, un cliente decide restablecer su contraseña, por lo que se emiten múltiples correos electrónicos de servicio para restablecer y confirmar una nueva contraseña.
Otro tipo de aviso es cuando un consumidor inicia sesión desde una ubicación desconocida o nueva. Se envía un correo electrónico al consumidor pidiéndole que confirme su inicio de sesión.
Correos electrónicos de servicio con confirmación de pedido
Las confirmaciones de pedidos se utilizan más comúnmente en la industria del comercio electrónico. Una tienda web recibe un pedido en línea. Después del pedido, se envía una confirmación por correo electrónico con toda la información importante de la compra, como la fecha de compra, la dirección de entrega, el producto, el recibo de impuestos, etc.
Se puede incluir un pedido anticipado en un pedido en línea. El pedido se ha realizado, pero es posible que los productos no estén en stock o disponibles en este momento. En este caso, se enviará la confirmación del pedido anticipado. Además, se enviarán correos electrónicos de servicio adicionales una vez que el pedido esté en stock y listo para su envío.
Cuando el pedido ha sido enviado, se puede emitir otro correo electrónico de servicio. A continuación, la entrega se confirma por correo electrónico y el cliente aprueba la recepción de la mercancía. Alternativamente, prueba de firma.
Es posible que se emita un correo electrónico de seguimiento en una fecha posterior para solicitar información.
Correos electrónicos de servicio para comentarios de los clientes
Los correos electrónicos de servicio también se utilizan con frecuencia para solicitar comentarios de los consumidores. ¿Quieres saber cómo te va o qué piensan tus clientes de tu producto o servicio? Todo lo que tienes que hacer ahora es preguntar.
Se puede utilizar una encuesta para recopilar comentarios. Esto también puede ayudarlo a tomar futuras decisiones comerciales y de marketing. Quizás el nombre de su empresa no sea tan conocido como el de otras. O quizás su empresa es débil en un área específica de especialización. Los resultados de una encuesta pueden ayudar a guiar y definir sus futuras metas y estrategias de marketing.
¿Qué es el correo electrónico de atención al cliente?
Las respuestas por correo electrónico a las preguntas, comentarios o quejas de un cliente se conocen como correos electrónicos de servicio al cliente. Los clientes pueden ponerse en contacto con su empresa mediante un formulario de contacto en su sitio web, una dirección de correo electrónico proporcionada en su sitio web o poniéndose en contacto con el servicio de atención al cliente. Su empresa puede enviar correos electrónicos de servicio al cliente automatizados o redactar correos electrónicos personalizados para los clientes. Por lo general, los correos electrónicos de servicio al cliente abordan el problema de un cliente con un producto o servicio. Aquí hay algunos usos alternativos para los correos electrónicos de servicio al cliente:
- La resolución de problemas
- Respondiendo a las críticas
- Proporcionar asistencia
- Proporcionar servicios de instalación.
- Solución de problemas tecnológicos
- Hacer consultas
- Consultar con ellos para recibir comentarios.
Ejemplos de correo electrónico de servicio al cliente
Aquí hay algunos ejemplos de correos electrónicos de atención al cliente para ayudarlo a construir sus propias respuestas:
#1. respondiendo una pregunta
Este es un ejemplo de una respuesta de correo electrónico a una consulta de un cliente:
Hola John.
Gracias por contactarnos acerca de las estimaciones de entrega de su pedido personalizado.
Las cosas personalizadas tardan de tres a cuatro semanas en llegar a su destino. Revisé su pedido # HW-659 y vi que está a punto de completarse. Debería llegar en siete a diez días hábiles.
Si tiene alguna pregunta, por favor hágamelo saber.
Atentamente,
Mary
Representante de Servicio al Cliente
#2. Respondiendo a varias preguntas
Aquí hay un ejemplo de un consumidor que tiene varias preguntas:
Shirley, buenas tardes.
Gracias por contactarnos con respecto a su pedido personalizado # HW-659. Tus consultas son respondidas aquí.
"¿Hay alguna forma de volver a pedir los mismos artículos sin volver a pasar por el proceso de personalización?"
Sí, puede reorganizar pedidos siguiendo los siguientes pasos:
- Iniciar sesión en su cuenta.
- Luego seleccione "Historial de la cuenta".
- Seleccione "Compras".
Si desea volver a ordenar, vaya a la compra y seleccione "Comprar de nuevo".
"¿Cómo aplico múltiples códigos de descuento?"
Actualmente no aceptamos múltiples códigos de descuento en una sola transacción. ¿Podría proponerle comprar sus cosas por separado y usar sus otros códigos de descuento de esa manera?
Por favor, póngase en contacto conmigo si tiene alguna pregunta.
Mejor,
Diana
Representante de Servicio al Cliente
#3. Responder a una queja de un consumidor
Si un cliente tiene una queja, podría responder de la siguiente manera:
Buen día, Diana.
Gracias por sus comentarios recientes. Lamento que no hayamos podido alcanzar sus expectativas de calidad con el pedido n.° HW-659 y que su artículo haya llegado dañado.
Reembolsé el monto total del artículo en su cuenta. Debes tener el dinero en tu cuenta en 48 horas. Le enviamos un artículo de reemplazo a través de envío acelerado. ABC456123 es el número de seguimiento de ese paquete.
Por favor, póngase en contacto conmigo si tiene alguna pregunta o comentario.
Muchas gracias.
Paul
Representante de Servicio al Cliente
Etiqueta de correo electrónico de servicio al cliente
Dado que todos esos correos electrónicos se envían y reciben todos los días, cumplir con las pautas normales de etiqueta de correo electrónico podría aumentar la probabilidad de que los socios comerciales y los consumidores respondan e interactúen con un mensaje.
Aquí hay algunas mejores prácticas de etiqueta de correo electrónico de servicio al cliente que todos pueden usar:
#1. Hacer uso de una buena ortografía y gramática.
Los errores ortográficos y gramaticales hacen que el remitente parezca menos profesional, hacen que su mensaje sea más fácil de leer y demuestran respeto por el destinatario. Un correo electrónico destinado a promover un programa “público” pero que omite la “i”, por ejemplo, podría causar mucha confusión y humillación; el error no es inaudito, como lo confirman los empleados del sector público, y sigue siendo un problema prevalente. Además, las fallas gramaticales comunes, como mezclar your, your y they're, se presentan de manera descuidada. Incluso los mejores escritores (y editores, para el caso) cometen errores tipográficos y gramaticales de vez en cuando. Utilice el corrector ortográfico para detectar errores frecuentes. Considere dar un paso más y usar un corrector ortográfico y gramatical más avanzado, como Grammarly.
#2. Cree una línea de tema distinta.
La línea de asunto es lo primero que ven los destinatarios y es el aspecto más importante para determinar si abren su correo electrónico. Escriba una línea de asunto que atraiga a las personas a abrirla. ¿Qué es lo más importante que deben saber sobre el contenido de su correo electrónico? ¿Qué pueden ganar?
Un correo electrónico que comercialice la venta más grande del año de su empresa, por ejemplo, puede resaltar cuánto descuento tienen las cosas y cuánto tiempo tienen los destinatarios para participar, como: 60% de descuento en toda la ropa de verano solo este fin de semana. Un correo electrónico que presenta su artículo de contenido reciente, por otro lado, puede resaltar el problema principal que resuelve, como Sus problemas de mejoras para el hogar resueltos.
Es fundamental que la línea de asunto refleje el contenido del correo electrónico, además de ser honesto y llamativo. Lograr que alguien lea su correo electrónico no es una victoria si el correo electrónico no cumple con la promesa hecha en la línea de asunto y corre el riesgo de perder la confianza de sus destinatarios al engañarlos.
#3. Envíe correos electrónicos solo a los destinatarios que hayan optado por participar.
Esta no es solo una excelente etiqueta de correo electrónico para los vendedores; también es la ley. Solo envíe correos electrónicos a aquellos que se hayan suscrito activamente a su lista para evitar ser colocado en una lista negra y que sus correos electrónicos sean capturados en filtros de correo no deseado. Si alguien recibe un correo electrónico tuyo que no solicitó, es más probable que lo deseche como correo no deseado en lugar de algo que valga la pena abrir y leer. Mantener los estándares de aceptación de correo electrónico no solo lo protegerá de las listas de spam, sino que también aumentará el éxito de los correos electrónicos que envíe.
#4. Siga las especificaciones de fuente y color de la marca.
Al crear plantillas de correo electrónico, considere primero la guía de estilo de su empresa. Los tipos de letra y los colores utilizados en los correos electrónicos profesionales deben ser coherentes con los que se utilizan en su sitio web y otras plataformas de marketing, y normalmente existe un estándar para las comunicaciones internas entre socios comerciales y compañeros de trabajo. Si el sitio web corporativo es verde azulado y morado con fuente Arial, un correo electrónico naranja y negro en Comic Sans parecerá ser de otra marca. Mantener una identidad visual consistente permite a los consumidores y compañeros de trabajo de la misma empresa conectar todas sus experiencias y puntos de contacto con usted, incluidos correos electrónicos de marketing, correos electrónicos individuales, comercio electrónico, blog y más.
#5. Tenga en cuenta el tamaño del correo electrónico.
Muchos formularios de contenido típicos tienen tamaños de archivo enormes, como infografías, películas y PDF de libros electrónicos. Los archivos adjuntos grandes pueden ser rechazados o marcados como spam por un cliente de correo electrónico. Incluso si llegan a la bandeja de entrada, tardarán en cargarse y pueden consumir un ancho de banda de la bandeja de entrada que su destinatario no puede permitirse.
En lugar de archivos adjuntos de correo electrónico, incruste material cuando sea posible, pero solo cuando no aumente el tamaño del correo electrónico. Si su contenido supera los 100 KB de tamaño, incluya un enlace al archivo alojado en su sitio web.
Aunque los activos de marketing descargables se colocan con frecuencia detrás de una puerta de generación de prospectos, aún es fundamental tener en cuenta el tamaño del correo electrónico al enviar mensajes a clientes, prospectos o socios comerciales internos. Cuando se trata de clientes que requieren asistencia, ventas, éxito del cliente o equipos de atención al cliente, puede resultar útil enviar un archivo adjunto, y lo último que desea hacer es saturar el correo electrónico de alguien con grandes archivos PDF o JPEG cuando están en el medio. de un escenario difícil.
#6. Incluye una fuerte llamada a la acción (CTA).
Cada correo electrónico de marketing que envía tiene un propósito. Es fundamental tener claro la acción que desea que realice el receptor después de leer el correo electrónico. A veces será una compra, pero la mayoría de las veces, el marketing por correo electrónico conducirá a actividades más suaves, como hacer clic para leer un artículo de blog, seguir su negocio en las redes sociales o completar una encuesta. Determine la acción clave que desea que realice el destinatario antes de enviarla y utilícela para crear una llamada a la acción que lo motive a hacerlo.
#7. Utilice los signos de exclamación con moderación.
Los signos de exclamación pueden parecer una manera fácil de agregar algo de brillo a un correo electrónico, pero pueden dar la impresión de que se está esforzando demasiado. Considere recibir un correo electrónico con el asunto: “¡Bienvenido a nuestra lista de correo electrónico!”
No se siente muy profesional para la mayoría de la gente. Un signo de exclamación puede ayudarlo a comunicar entusiasmo de vez en cuando, como cuando firma un correo electrónico a fines de enero con "¡Feliz Año Nuevo!" o decirle a un nuevo cliente: “¡Estamos emocionados de trabajar con usted!” Pero solo use uno a la vez y utilícelos con moderación, asegurándose de que tengan el énfasis adecuado cuando los use”.
¿Qué es exactamente un proveedor de servicios de correo electrónico empresarial?
El proveedor de servicios de correo electrónico comercial administra y presta servicios a las instalaciones de correo electrónico comercial. Este servicio proporciona un servicio de correo electrónico premium, que difiere significativamente de los servicios de correo web gratuitos como Yahoo y Google. Son apropiados para pequeñas y medianas empresas.
El nombre de dominio de la empresa también se incluye en la dirección de correo electrónico que utiliza el servicio de correo electrónico comercial. En lugar de las direcciones de correo electrónico estándar @yahoo.com, @hotmail.com o @gmail.com, las empresas pueden personalizar la dirección de correo electrónico según el nombre que deseen para parecer más profesionales.
Otras tecnologías modernas distinguen los servicios de correo electrónico empresarial de los proveedores tradicionales de correo web gratuito. El servicio albergará el nombre de dominio de la empresa, así como los mecanismos de autenticación de seguridad del correo electrónico, incluidos el reenrutamiento, la replicación y el filtrado.
¿Cuáles son los principales proveedores de servicios de correo electrónico empresarial?
Los diez principales proveedores de servicios de correo electrónico incluyen:
- suite de G
- Office 365
- microsoft Outlook
- Yahoo Small Business
- Rackspace
- Kerio Connect
- Correo de trabajo de Amazon
- Intermedio
- IceWarp
- La suite de aplicaciones OX
¿Cómo se escribe un correo electrónico de servicio?
- ser una persona
- Llega a tiempo
- Cuando sea apropiado, pida disculpas
- Obtenga la información que necesita de inmediato
- Establece coherencia.
- tomar nada personalmente
- Responder a todas las consultas de los clientes.
- Cuando y donde sea posible, comparta recursos.
¿Cómo se responde a un correo electrónico de solicitud de servicio?
- Asegúrese de tener toda la información que necesita para responder.
- Evite complicar demasiado las cosas.
- Usa el lenguaje del cliente.
- Hacer consultas de manera profesional y cortés.
- Al hacer una pregunta, tenga en cuenta las tres S
- La información importante debe ser formateada
- Siempre revisa tu trabajo.
¿Cuáles son 3 ejemplos de servicios de correo electrónico?
Para servicios de correo electrónico empresarial seguros y ricos en funciones, Gmail, Outlook y ProtonMail son excelentes opciones.
¿Cómo se envía un correo electrónico de propuesta de servicio?
- Una introducción rápida y cualquier información de fondo relevante.
- ¿Por qué envía la propuesta?
- Establece tus metas y objetivos, así como los de ellos.
- Resalte sus distintos talentos.
- Discuta el presupuesto y cómo se gastará brevemente.
- Incluya una llamada a la acción y una solicitud de seguimiento.
¿Qué es un ejemplo de un mensaje de servicio al cliente?
Hola [nombre del cliente], y gracias por contactarnos. Reconocemos que podría haber un problema con su pedido. Lo estamos investigando en este momento y nos pondremos en contacto con usted tan pronto como sepamos qué está pasando. Hola [nombre del cliente], acabo de recibir tu boleto.
Para resumir,
Los correos electrónicos de servicio generan una gran impresión en la mente de los clientes. Un cliente obtiene acceso a toda la información pertinente con respecto a su compra o compromiso. El correo electrónico es el medio ideal para la comunicación directa e inmediata. Lo mismo puede decirse de los SMS; las confirmaciones e inspiraciones inmediatas se envían directamente a su teléfono.
Por lo tanto, si puede utilizar los correos electrónicos de servicio para marketing depende en última instancia de cómo los use mientras cumple con las reglas relevantes. Sin embargo, los correos electrónicos de servicio pueden verse como marketing indirecto en algunas circunstancias. Solicitar comentarios o realizar una encuesta, por ejemplo, puede resultar en tasas más bajas de cancelación de suscripción y una mayor participación. Esto te mantiene en el centro de atención en todo momento.
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Referencias
