Hablemos de servicios de concertación de citas. ¿Sabías que establecer y expandir un negocio requiere mucho tiempo y trabajo? La participación personalizada del cliente en cada etapa del embudo de ventas es esencial para hacer crecer su base de clientes. Puede resultar difícil brindar a cada uno de sus clientes actuales y potenciales la atención que merecen cuando muchas organizaciones tienen una fuerza laboral restringida y un tiempo limitado.
Gerentes efectivos y los dueños de negocios entienden la necesidad de explotar constantemente las oportunidades de ventas. Aun así, tener un sinfín de clientes potenciales listos para ser aprovechados sólo a veces es factible. Muchos emprendedores descubren que la parte más difícil de expandir su negocio es descubrir cómo llegar a nuevos clientes y prospectos de manera efectiva.
Muchas empresas subcontratan parte de su trabajo a servicios de concertación de citas para ahorrar tiempo y esfuerzo. Estos servicios cubren los aspectos básicos de la programación de nuevas citas, lo que le brinda a su personal de ventas más tiempo para concentrarse en cerrar el negocio.
En este artículo, analizaré los principales servicios de concertación de citas, los salarios y la importancia de estos servicios.
Lista de verificación
- La fijación de citas es una estrategia para atraer nuevos prospectos. Implica programar una fecha para que su equipo de ventas analice su producto y potencialmente realice una venta.
- Los servicios de concertación de citas se utilizan en diversas industrias donde las empresas establecen comunicación directa y reuniones con clientes potenciales. Estas industrias incluyen servicios financieros, tecnología de la información (TI) y software, servicios médicos y de atención médica, servicios profesionales y bienes raíces.
- Un servicio de concertación de citas normalmente cuesta entre $50 y $500 por cita o entre $15 y $40 por hora. Las estructuras de precios varían según la complejidad y la industria.
- La posición del establecimiento de citas como un buen trabajo depende de varios factores, como las preferencias personales, los niveles de habilidad y los objetivos profesionales.
¿Qué son los servicios de concertación de citas?
Los servicios de concertación de citas abarcan una gama de técnicas y estrategias destinadas a asegurar reuniones entre empresas y sus posibles clientes.
Su equipo de ventas puede concentrarse en cerrar clientes potenciales prometedores en llamadas o reuniones preestablecidas mediante el uso de servicios de programación de citas en lugar de clasificar clientes potenciales no interesantes o muertos. Estos servicios utilizan calendarios y horarios para organizar reuniones y enviar clientes potenciales calificados a su equipo de ventas.
Los mejores servicios de concertación de citas cuentan con representantes de ventas capacitados que pueden programar citas en nombre de su equipo de ventas. Si bien pueden responder consultas adecuadamente y poseer cierta experiencia sobre sus productos y servicios, su principal objetivo es derivar clientes potenciales a vendedores experimentados.
¿Qué hacen los servicios de concertación de citas?
Piense en los servicios de concertación de citas como su asistente comercial personalizado o servicio de contestación telefónica. Mientras usted se concentra en tareas de alta prioridad, como hablar o reunirse con clientes y cerrar ventas, su servicio de concertación de citas continuará programando nuevas citas con clientes potenciales. De esa manera, su cartera siempre estará llena y siempre tendrá nuevos negocios esperándolo mientras permanece ocupado.
Entonces, ¿qué otras tareas pueden realizar quienes fijan los nombramientos?
El objetivo principal de los servicios de concertación de citas es programar reuniones con clientes potenciales interesados en sus productos o servicios. Esto puede ahorrarle a usted y a su equipo mucho tiempo y recursos. Además, la mayoría de los servicios de concertación de citas pueden hacer mucho más que simplemente programar citas.
#1. Responda a consultas simples
Los prospectos de alto embudo suelen tener muchas preguntas antes de hacer negocios con usted. Si bien las respuestas a estas preguntas pueden ser simples, ¡pueden llevar tiempo! Los servicios de concertación de citas pueden manejar “pequeñas charlas” y las primeras conversaciones con clientes potenciales. Responden preguntas preliminares, para que pueda ir al grano una vez que se programe la próxima cita.
#2. Dar referencias
Antes de seguir adelante, la mayoría de los clientes potenciales quieren saber que se puede confiar en su empresa. Un servicio de concertación de citas de buena reputación debe proporcionar testimonios positivos de los clientes sobre su producto o servicio. También pueden compartir estudios de casos, historias de éxito y otras pruebas sociales en las que pueda confiar.
#3. Cancelar o reprogramar citas
Reservar citas y reprogramarlas también pueden parecer tareas sencillas y directas. Pero puede llevar mucho tiempo, ¡especialmente si su negocio es grande o su clientela es grande! Si alguno de sus clientes o clientes potenciales necesita reprogramar una cita, puede dirigirlo a su servicio de programación de citas y ellos se encargarán de todo.
#4. Planificar o ejecutar demostraciones
Después de superar la “pequeña charla”, la mayoría de los clientes potenciales querrán ver una demostración o una ilustración de su producto o servicio. Se pueden concertar demostraciones con usted u otro representante de ventas mediante programadores de citas. Mientras tanto, antes de su primera consulta, es posible que también puedan enviar a los clientes potenciales breves “videos de demostración” u otra información. Los servicios de programación de citas en un consultorio médico pueden ayudarlo con sus necesidades de programación médica.
#5. Evaluar posibles clientes potenciales de ventas
Al tener esa conversación inicial con un cliente potencial, la persona que programa la cita puede determinar si un cliente potencial está calificado o no. En otras palabras, le preguntarán al cliente potencial cuáles son sus necesidades mientras le explican lo que usted hace. Si tiene sentido continuar, concertarán una cita. Si no es así, tendrán la amabilidad de hacérselo saber. De esa manera, concentrará su tiempo en prospectos relevantes.
¿Qué industrias principales utilizan los servicios de concertación de citas?
Los servicios de concertación de citas se utilizan en diversas industrias donde las empresas establecen comunicación directa y reuniones con clientes potenciales. He enumerado algunas de las principales industrias que comúnmente utilizan servicios de concertación de citas, que incluyen:
#1. Servicios financieros
Esto incluye banca, aseguradora, empresas de inversión y servicios de asesoramiento financiero. Las instituciones financieras pueden concertar citas con clientes potenciales para analizar diferentes productos financieros, oportunidades de inversión o servicios de planificación financiera individualizados con servicios de concertación de citas.
#2. Tecnología de la información (TI) y software
Los servicios de concertación de citas son ampliamente utilizados por organizaciones de TI, empresas de desarrollo de software y proveedores de SaaS (software como servicio) para establecer citas, generar clientes potenciales y concertar reuniones con tomadores de decisiones que están considerando actualizar o integrar sus soluciones tecnológicas.
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#3. Servicios médicos y de atención médica
Los proveedores de atención médica, los consultorios médicos y las compañías farmacéuticas utilizan servicios de programación de citas para programar citas de pacientes, consultas con especialistas, demostraciones de dispositivos médicos y reuniones con profesionales de la salud para oportunidades de asociación o sesiones educativas.
#4. Servicios profesionales
Esta categoría incluye prácticas contables, empresas de marketing, empresas de consultoría y bufetes de abogados. Los servicios de concertación de citas ayudan a programar reuniones con clientes potenciales que buscan soluciones contables, estrategias de marketing, asistencia legal o servicios de consultoría.
# 5. Bienes raíces
Las empresas de bienes raíces y las organizaciones de administración de propiedades también utilizan los servicios de concertación de citas para concertar consultas con clientes, visitas a propiedades y reuniones con posibles inquilinos o compradores de propiedades comerciales, industriales o residenciales.
¿Cómo se practica la fijación de citas?
Practicar la fijación de citas implica un enfoque sistemático para llegar a clientes potenciales o clientes para programar reuniones o citas. Aquí, he elaborado una lista de verificación detallada y completa sobre cómo practicar la programación de citas de manera efectiva:
Lista de verificación completa de Businessyield sobre cómo practicar la fijación de citas de forma eficaz
¿Cuánto cuesta utilizar un servicio de concertación de citas?
Un servicio de concertación de citas normalmente cuesta entre $50 y $500 por cita o entre $15 y $40 por hora. Las estructuras de precios varían según la complejidad y la industria.
Conseguir citas de alta calidad es esencial para las empresas que buscan aumentar su cartera de ventas. Al ponerse en contacto con clientes potenciales y programar citas en nombre de una empresa, los servicios de programación de citas simplifican el proceso de programación. Estos servicios son una inversión estratégica esencial, particularmente para las empresas que se ocupan de transacciones entre empresas, donde el ciclo de ventas puede ser prolongado y complejo. Según Zippia, hay más de 17,965 personas empleadas en todo el país y su salario promedio es de $31,866. Quienes programan citas ganan, en promedio, 15.32 dólares la hora.
Estos servicios tienen el objetivo distintivo de reunir a los equipos de ventas y a los tomadores de decisiones, impulsar la productividad y aumentar los ingresos. Las empresas que subcontratan la programación de citas pueden centrarse en cerrar acuerdos mientras los proveedores de servicios se encargan de la gestión del calendario y la cualificación de los clientes potenciales. Gracias a esta colaboración, los profesionales de ventas pueden asistir a las charlas con confianza, sabiendo que sus compañeros de equipo que programaron las citas han hecho el trabajo preliminar.
¿Cómo consiguen clientes los programadores de citas?
Los programadores de citas emplean varias estrategias para conseguir clientes y generar clientes potenciales para los servicios de concertación de citas. Estos son algunos de los métodos probados y más efectivos que he enumerado y que utilizan los programadores de citas para conseguir clientes:
# 1 Redes
Construir y aprovechar redes profesionales es una forma poderosa para que quienes programan citas adquieran clientes. Asistir a eventos de la industria, reuniones de networking, conferencias y ferias comerciales permite a los programadores de citas conectarse con clientes potenciales cara a cara, establecer relaciones y demostrar su experiencia en la concertación de citas.
#2. Alcance frío
Así como quienes programan citas se acercan a los prospectos en nombre de sus clientes, también pueden comunicarse de manera proactiva con empresas u organizaciones que puedan beneficiarse de sus servicios. Las llamadas en frío, los correos electrónicos en frío y los mensajes directos en plataformas de redes sociales son métodos comunes para iniciar el contacto con clientes potenciales y despertar el interés en los servicios de concertación de citas.
# 3. Marketing de contenidos
Quienes programan citas pueden convertirse en expertos al producir material útil y revelador sobre ventas, generación de oportunidades de venta, crecimiento de la empresa y fijación de citas. La creación de contenido, como publicaciones de blogs, artículos, documentos técnicos, estudios de casos y seminarios web, puede atraer clientes potenciales y mostrar la profesionalidad y los beneficios de los servicios de concertación de citas.
#4. Referencias y recomendaciones
Los clientes satisfechos a menudo están dispuestos a recomendar su red a programadores de citas si han tenido experiencias positivas con sus servicios. Desarrollar conexiones de confianza con los clientes actuales y pedirles que recomienden a otros puede ser una forma rentable de conseguir nuevos negocios. Además, los encargados de concertar citas pueden aumentar su exposición y reputación en su mercado objetivo solicitando referencias de socios, colegas del sector o asociaciones profesionales.
#5. Marketing online y presencia
Configurar un sitio web profesional, cuentas de redes sociales y directorios en línea puede ayudar a quienes programan citas a ser más visibles y creíbles en línea. El empleo de técnicas de publicidad de pago por clic (PPC), marketing de contenidos y optimización de motores de búsqueda (SEO) puede atraer clientes potenciales que buscan servicios de concertación de citas en línea.
#6. Asista a eventos y conferencias de la industria
La participación en eventos y conferencias específicos de la industria brinda a quienes organizan citas oportunidades para mostrar sus servicios, establecer contactos con clientes potenciales y mantenerse actualizados sobre las tendencias y desafíos de la industria. Organizar talleres o charlas en estos eventos puede generar credibilidad y atraer clientes.
Principales empresas de servicios de fijación de citas
Hemos hablado de los servicios de concertación de citas. Déjame mostrarte los mejores para tu negocio.
#1. Cabina telefonica
Callbox es una empresa generadora de contactos de empresa a empresa que ofrece servicios de creación de contactos B2B de telemercadeo y establecimiento de citas para mejorar las citas de ventas de calidad. Muchas empresas destacadas, como DHL, Fujitsu, HP, Forbes, Acer, Infor y otras, han sido sus clientes.
Su exclusiva herramienta de gestión de campañas, Pipeline, funciona con el software de marketing líder en la industria HubSpot para utilizar tácticas de marketing multicanal que le permiten interactuar más con su público objetivo. Estas tácticas de multimarketing incluyen llamadas, correos electrónicos, chats, sitios web, eventos, etc.
Luego de un exhaustivo proceso de selección utilizando su base de datos mundial, llevan a cabo campañas telefónicas y de correo electrónico enfocadas que facilitan la comunicación y la interacción con su público objetivo, brindan un mayor volumen de clientes potenciales calificados y aumentan las tasas de conversión. También podrás obtener beneficios extras, como:
- Envíe y reciba alertas oportunas que le permitan responder a cualquier acción realizada por los clientes potenciales.
- Acceso a llamadas o citas recientes a través del navegador móvil
- Realice un seguimiento y mida el rendimiento de la campaña de generación de leads.
- Fomente los clientes potenciales definiendo el próximo paso para sus perspectivas de ventas.
Su sitio web no incluye información sobre precios para su servicio de desarrollo de ventas, pero puede comunicarse con ellos para solicitar una cotización.
#2. ciencia
Cience es una empresa de generación de leads B2B que trabaja con empresas de más de 195 industrias para generar leads y programar citas. Estos servicios se brindan a través del desarrollo de ventas entrantes y salientes, donde se organizan reuniones de calificación para establecer canales.
Su estrategia les permite crear campañas multicanal enfocadas utilizando software avanzado y atraer citas calificadas a su negocio. Crean el mensaje ideal que puede llegar al cliente potencial correcto en el momento adecuado porque reconocen lo difícil que es aumentar las ventas.
Para utilizar el servicio de Cience, debe pagar un costo por adelantado de al menos tres meses, ya que su estructura de precios se basa en contratos.
#3. Plomo
Varias empresas que buscan generar más posibilidades de ventas de calidad pueden concertar citas con Leadium. Han colaborado con varias empresas, incluidas PaySafe, Comparably, Bright Wolf, Nymi, Freshworks y SharpSpring.
Para brindar un servicio integral de concertación de citas, se concentran estratégicamente en interactuar con los clientes potenciales en cada fase del embudo de ventas y emplean diversas tácticas de ventas salientes. Interactuar con los consumidores en los canales elegidos (como el correo electrónico, las ventas sociales de LinkedIn, las llamadas en frío o los mensajes de texto) les permite llegar a una audiencia más amplia en momentos óptimos.
También utilizan diversos datos y tecnologías de ventas para crear canales de ventas para sus clientes. Crunchbase, SimilarWeb, DialPad, ZoomInfo, SemRush, HubSpot, Salesforce, Zapier y otras herramientas son algunos de estos recursos.
No hay detalles de precios sobre su servicio de programación de citas, pero puede completar el formulario en su sitio web para solicitar una cotización.
#4. Prialto
Prialto es un servicio de asistente virtual administrado que aumenta la producción al reducir las tareas administrativas. Su equipo tiene más de 13 años de experiencia y ha trabajado con personas, equipos y organizaciones de todos los tamaños. El equipo ha ocupado puestos en Compass, Graham Company, Headline, Rapid y más.
También brindan un servicio de asistente de ventas virtual que mejora las tasas de llamadas, utiliza datos de canalización de CRM y aumenta la eficiencia de las ventas. Para lograr esto, buscan en su base de datos de prospectos para identificar aquellos que mejor se ajustan a su ICP, se conectan con prospectos a través de llamadas telefónicas y campañas de correo electrónico, y organizan reuniones en su calendario.
Utilizan toneladas de tecnologías, como Salesforce, Mail Tester, Expensify y LinkedIn Sales Navigator. Después de interactuar con su audiencia, realizan seguimientos para volver a involucrar a los prospectos en el proceso de ventas y realizar un seguimiento de todas las conversaciones.
Prialto ofrece tres paquetes de precios, y esto incluye:
- Plan individual, que cuesta $1350 por mes
- Plan de equipo, que cuesta $4050 por mes
- Plan de organización, que requiere que usted se comunique con ellos para conocer los precios.
#5. Grupo Martal
Martal Group es una agencia de generación de leads especializada en la industria tecnológica B2B. Para expandir las empresas, programan citas y producen reuniones de calidad. Han colaborado con empresas como Jedox, Denodo, FullScreen, Zurich Connect, OurCrowd y otras.
Además de generar registros de nuevos clientes y programar citas, ofrecen un personal de SDR competentes y expertos en localizar clientes potenciales calificados utilizando técnicas de clientes potenciales entrantes y salientes.
Utilizan técnicas personalizadas de generación de leads, incluidos correos electrónicos, llamadas de descubrimiento y más, para localizar a tomadores de decisiones importantes que coincidan con su ICP. Luego, programan reuniones con los candidatos calificados.
Ofrecen un plan de precios basado en contrato y requieren que usted pague por una campaña piloto de tres meses para disfrutar de su servicio.
¿Cuál es la importancia de utilizar un servicio de concertación de citas?
Con el servicio de concertación de citas adecuado, sus equipos de gestión y ventas pueden centrarse en sus trabajos principales y dejar la selección y la programación a un socio subcontratado.
"Administrar su negocio aprovechando un servicio de concertación de citas lo ayudará a administrar su empresa de manera más eficiente de varias maneras", dijo Conor Febos, gerente de cuentas de Lewis Communications.
Estos son algunos de los principales beneficios de los servicios de concertación de citas:
#1. Seguimiento de su agenda
Un servicio de programación de citas puede integrarse con su software de programación para garantizar que todas las citas se programen y cumplan. "Puede realizar un seguimiento de todas sus nuevas reservas y citas con un servicio de programación de citas que se sincroniza con su Google Calendar", dijo Febos. "Puede programar un tiempo para ello y, cuando se trata de contactar nuevos prospectos y clientes potenciales, todos estarán en la misma página".
#2. Administrar a sus clientes
Los servicios de concertación de citas facilitan la gestión de las comunicaciones con los clientes. "Con un servicio de concertación de citas, puede realizar un seguimiento del historial de sus clientes y de las próximas reservas", añadió Febos. También puedes enviar recordatorios automáticos por correo electrónico y facturas profesionales. Además, también puede recibir una notificación cada vez que reciba un mensaje nuevo”.
#3. Expansión y penetración del mercado
Las empresas pueden llegar a un público más amplio y atraer nuevos clientes ofreciendo servicios de concertación de citas. Quienes programan citas emplean sus conocimientos y recursos para localizar e interactuar con clientes potenciales, independientemente de la industria, la geografía o el grupo de clientes al que apuntan. Esto ayuda a ampliar y diversificar el mercado.
# 4. Ahorro de costes
La concertación de citas puede ser más económica subcontratada que contratar y desarrollar personal de ventas interno. Las empresas pueden ahorrar dinero utilizando los servicios de un proveedor especializado en lugar de contratar, incorporar y gestionar un equipo de ventas interno. Además, la subcontratación elimina la necesidad de adquirir costosos programas informáticos de marcación, Sistemas de CRMy otros equipos para una programación eficiente de citas.
#5. Mantenerse actualizado 24 horas al día, 7 días a la semana
Con un servicio de concertación de citas, nunca estará a oscuras sobre las reservas. "Podrá saber cuándo un cliente potencial realiza o cancela una reserva, envía un mensaje o visita su sitio web", dijo Febos. "Puede enviar actualizaciones y responder a cualquier solicitud especial".
¿Las llamadas en frío para concertar citas?
En las palabras más simples, las llamadas en frío son un método en el que un representante de una corporación (a menudo un líder asistente virtual) se comunica con personas que no han recibido atención sobre los servicios al cliente sugeridos.
No se trata de llamar frenéticamente y marcar números espontáneos y dar propina de tu mercancía a quien responda. La llamada en frío llega a cualquier candidato que no esté “levantando la mano” en este momento. Este es uno de los métodos más influyentes para desarrollar clientes potenciales inmobiliarios. Las instituciones todavía emplean agentes para realizar llamadas en frío a consumidores u otras industrias. Generalmente, los líderes asistentes virtuales que llaman en frío hacen lo siguiente: perorata de apertura, presentación, preguntas de seguimiento y perorata de cierre.
Más importante aún, este asociado en línea se presenta como una persona de negocios en lugar de un vendedor que se esfuerza por vender algo.
Por otro lado, concertar citas no consiste simplemente en realizar llamadas en frío. También es la preparación de llamadas a futuros clientes y empresas utilizando clientes potenciales para generar reuniones para agentes de ventas.
Mientras tanto, los asistentes virtuales líderes que fijan citas brindan soporte administrativo y general al cliente respondiendo llamadas entrantes y salientes, enviando correos electrónicos a los clientes y conservando documentos precisos.
Las habilidades necesarias para convertirse en un asistente virtual líder para concertar citas son experiencia en servicio al cliente y habilidades en ventas, organización, comunicación interpersonal y entrada de datos.
¿La fijación de citas es un buen trabajo?
La posición del establecimiento de citas como un buen trabajo depende de varios factores, como las preferencias personales, los niveles de habilidad y los objetivos profesionales. Se pueden tener en cuenta los siguientes factores al determinar si alguien se beneficiaría de una cita:
#1. Competencia en comunicación
Quienes organizan las citas deben poseer buenas habilidades de comunicación para involucrar a los prospectos de manera efectiva, superar obstáculos y establecer una buena relación. Una cita podría ser una buena opción para alguien a quien le gusta tratar con personas, tiene sólidas habilidades de escritura y comunicación verbal y se siente cómodo conversando por teléfono o por correo electrónico.
#2. Persistencia y resiliencia
Concertar citas frecuentemente implica manejar objeciones, rechazos y conversaciones difíciles. Quienes organizan nombramientos con éxito son persistentes, resilientes y capaces de aceptar el rechazo sin perder la esperanza. Alguien puede prosperar en una función de concertación de citas si es persistente, flexible y capaz de mantener la motivación frente a los obstáculos.
#3. Cultura Organizacional y Asistencia
La satisfacción en el lugar de trabajo en los roles de establecimiento de citas puede verse muy afectada por la cultura organizacional, el ambiente de trabajo y el grado de apoyo que ofrece la empresa. Es más probable que alguien disfrute trabajando como fijador de nombramientos si valora una cultura empresarial positiva, oportunidades de capacitación y crecimiento, y un ambiente de equipo de apoyo.
#4. Salario
Quienes fijan los nombramientos pueden elegir entre una variedad de planes de pago, pero muchos puestos combinan salario básico, comisiones y bonificaciones basadas en el desempeño. Las personas deben considerar cómo se adapta el plan de compensación a su estilo de vida y objetivos financieros.
Lea también: ESTABLECEDOR DE CITA: definición, descripción del trabajo, salario y cómo convertirse en uno.
Plantilla de descripción del puesto de organizador de citas
He elaborado una plantilla de descripción de trabajo bien detallada para un puesto de concertación de citas:
Plantilla-de-descripción-del-trabajo-de-Businessyield-para-un-puesto-configurador-de-citas
Resumen Final
En conclusión, navegar por la compleja red de comunicaciones empresariales puede resultar intimidante. Los servicios de concertación de citas agilizan este proceso, mejorando la eficiencia y el potencial de ventas. Cuando se trata de planificación estratégica y conexiones profesionales con clientes, estos servicios son invaluables. Es un buen paso asociarse con una fuente certificada para transformar el alcance de su negocio, lo que también puede ayudar a asegurar el crecimiento futuro de su organización.
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Referencia
