In jedem Projektmanagementprozess arbeiten Projektmanager daran, ein Gleichgewicht zwischen der Herstellung hochwertiger Produkte und der Verwaltung verfügbarer Ressourcen zu finden. Das Projektmanagement-Dreieck dient als Leitfaden dafür, wie sich die drei Beschränkungen Zeit, Kosten und Umfang auf den allgemeinen Output des Projekts auswirken. Wir werden dies in diesem Kapitel ausführlich besprechen.
Grundkonzepte des Projektmanagement-Dreiecks
Das Projektmanagement-Dreieck ist ein Modell, das die gegenseitige Abhängigkeit von drei Einschränkungen veranschaulicht: Zeit, Geld und Umfang, und wie die Änderung eines Faktors die Änderung der anderen erfordert.
Vor Projektbeginn sollten Projektmanager und Auftraggeber das Projektmanagement-Dreieck finalisieren. Alle Projektbeteiligten sollten die Einschränkungen des Projekts verstehen und sich darauf einigen, was den Weg für eine fundierte Entscheidungsfindung im besten Interesse des Gesamtergebnisses des Projekts ebnet.
Wenn Projektmanager die drei Kernkonzepte des Projektmanagement-Dreiecks identifizieren können, können sie daran arbeiten, das qualitativ hochwertigste Projekt zu erstellen, das machbar ist.
Was sind die Elemente des Projektmanagement-Dreiecks?
Die drei wichtigsten Variablen des Projektmanagement-Dreiecks sind oft Zeit, Kosten und Umfang. Diese sind allgemein als dreifache Beschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks bekannt. Qualität wird normalerweise als 4. Element bezeichnet, steht aber im Mittelpunkt der anderen drei Elemente. Die Qualität hängt also davon ab, wie gut die drei Einschränkungen gehandhabt werden. Sehen wir uns diese drei Einschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks im Detail an
Uhrzeit
Zeit ist die Zeit, die benötigt wird, um Aktivitäten (innerhalb eines Projekts) auszuführen, sowie die Dauer des Projekts selbst. Der Stundenplan ist eine andere Bezeichnung für die zeitliche Begrenzung. Die Fristen können verlängert werden, wenn der Umfang erweitert oder das Budget reduziert wird. Wenn beispielsweise die Teamgröße aufgrund von Budgetbeschränkungen reduziert wird, kann es länger dauern, bis das Projekt abgeschlossen ist.
Jegliche Verzögerungen bei der Beschaffung von Ressourcen oder unerwartete Hindernisse für das Team können zu Projektverzögerungen führen und es den Projektmanagern erschweren, das Projekt innerhalb des angegebenen Zeitrahmens abzuschließen. Da Zeitbeschränkungen direkt mit Projektkosten und -umfang verknüpft sind, kann eine Verlängerung des Zeitplans zu höheren Kosten in Form der Anschaffung zusätzlicher Arbeitskräfte oder anderer Ressourcen führen.
Mögliche zeitliche Herausforderungen
#1. Überoptimismus
Es ist üblich, dass Projektmanager die Fähigkeiten ihres Teams überschätzen. Um einen realistischen Plan zu entwerfen, ist es notwendig, die produktiven Fähigkeiten, die Arbeitsbelastung und die vorhandenen Bedingungen jedes Teammitglieds zu untersuchen.
#2. Externe Verzögerungen
Wenn Ihr Projekt bestimmte Materialien von einem Lieferanten erfordert, kann die Lieferverzögerung zusätzliche Verzögerungen im Fortschritt Ihres Projekts verursachen. Projektmanager sollten sich regelmäßig mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, damit sie über wichtige Liefertermine und -zeiten informiert sind.
#3. Interne Verzögerungen
Einige Aufgaben innerhalb eines Projekts sind voneinander abhängig, was bedeutet, dass Sie eine Aufgabe erst beginnen können, wenn die davor abgeschlossen ist. Aufgeschobene Aufgaben verschwenden wertvolle Zeit und Geld. Daher müssen Projektmanager die Abhängigkeiten von Jobs regelmäßig überwachen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig fertig werden.
#4. Demoralisierte Mitarbeiter
Interesse- und Motivationsverlust bei Mitarbeitern sowie eine Zunahme von Fehlzeiten sind wichtige Themen, mit denen viele Projektleiter konfrontiert sind. Diese Probleme müssen so schnell wie möglich gelöst werden. Mitarbeiter können durch langfristige Projekte körperlich und emotional erschöpft werden. Auch kleinere Arbeiten können langweilig werden. Kompetent Task-Management-Software kann Projektmitglieder bei der Zuweisung von Arbeit an das geeignete Personal unterstützen und eine klare und gerechte Aufteilung der Aufgaben gewährleisten.
#5. Personalmangel
Viele Projektverzögerungen sind auf einen Mangel an qualifizierten Arbeitskräften zurückzuführen. Dafür kann es eine Vielzahl von Gründen geben, darunter die Beschäftigung von Personen mit Projekten mit höherer Priorität, Fehlzeiten, eine schwache PM-Strategie und so weiter. Kleinere Personalengpässe können durch eine Neuordnung der Verantwortlichkeiten geschlossen werden, aber größere Personalprobleme erfordern die Zusammenarbeit der wichtigsten Interessengruppen, insbesondere des Change Management Board des Projekts.
Kosten
Jedes Projekt erhält einen festgelegten Geldbetrag, der allgemein als Budget bezeichnet wird. Dieses Geld wird benötigt, um ein Projekt abzuschließen. Mitarbeitergehälter, Geld für Werkzeuge und Ausrüstung, Büroraummiete und andere Ressourcen können in den Projektkosten enthalten sein. Die Vergrößerung des Teams oder die Verlängerung der Zeit, die zum Abschluss eines Projekts benötigt wird, kann sich ebenfalls auf die Projektkosten auswirken.
Kunden sind immer besorgt über die Kosten eines Projekts. Für Projektmanager ist es entscheidend, Kunden eine genaue Projektschätzung anzubieten, was schwierig sein kann. Die Kosten des Projekts werden sich sicherlich ändern, wenn der Umfang oder die Daten vom ursprünglichen Entwurf abweichen.
Mögliche Kostenherausforderungen
- Unterschätzte Projektkosten
Diese können auf unrealistische oder falsche Budgetschätzungen zurückzuführen sein. Ein weiterer wichtiger Grund könnte sein, dass potenzielle Ineffizienzen nicht vorhergesehen werden, z. B. Konflikte bei der Ressourcenplanung.
- Schlechte Rechenschaftspflicht
Selbst ein gut geplantes Projektbudget kann überschritten werden, wenn keine Pflicht zur Verwaltung der Ausgaben, Erstellung zeitnaher Kostenberichte und Überarbeitung des Budgets besteht. Jemand sollte mit der Aufgabe der Budgetüberwachung beauftragt werden.
- Verzögerte Projekte
Dies kann dazu führen, dass Budgets umstrukturiert werden, um Gehälter, zusätzliche Gemeinkosten, erweiterte Versicherungen (falls zutreffend) und Prozesskosten zu berücksichtigen, wenn die Verzögerung gegen Service Level Agreements verstößt.
- Steigende Personalkosten
Dies geschieht normalerweise, wenn mehr Personen eingestellt werden, um mit dem Umfangswachstum fertig zu werden, wenn sich die Frist ändert. Jedes Teammitglied sollte sich von Anfang an über den Umfang des Projekts im Klaren sein.
Geltungsbereich
Der Projektumfang ist ein Abschnitt des Projektplans, der bestimmte Aufgaben, Projekte, Ziele, Leistungen und Termine auflistet. Die Erklärung zum Projektumfang umfasst die folgenden Abschnitte: Leistungsbeschreibung, Ausschlüsse vom Umfang, Einschränkungen, Meilensteine, endgültige Leistungen, Abnahmekriterien und endgültige Genehmigung durch den Kunden.
Die Umfangsbeschränkung gibt Projektmanagern Ziele vor und ermöglicht ihnen, die Projektkosten zu schätzen und alle Aufgaben für die entsprechenden Personen zu planen. Jegliche Änderungen des Projektumfangs in irgendeiner Phase können sich negativ auf seine Entwicklung auswirken und Projektmanager dazu zwingen, entweder Liefertermine zu verschieben oder höhere Arbeitskosten hinzuzufügen oder beides.
Mögliche Scope-Herausforderungen
- Vage Anforderungen
Scope Creep kann selbst die am besten geplanten Initiativen zum Scheitern bringen. Planlos geplante Projekte scheitern daher eher. Das Fehlen präziser, detaillierter Anforderungen kann zu Missverständnissen im Projekt und zu einer Erweiterung des Umfangs führen.
- Zusätzliche Funktionsanfragen
Das Hinzufügen neuer Funktionen zum Projekt wird nur empfohlen, wenn der Zeitplan und das Budget des Projekts dies zulassen. Selbst wenn Projektmanager glauben, dass neue Funktionen dem Projekt helfen werden, sollten sie trotzdem nicht zulassen, dass Feature Creep das Projekt von seinem beabsichtigten Weg abbringt.
- Variable Spezifikationen
Unsichere Projektspezifikationen setzen Ihr Projekt einem Scope Creep aus. Beispielsweise können kurzfristige Anpassungen des Projekts oder Kunden, die zusätzliche Arbeit anfordern, sowohl das Budget als auch den Zeitplan beeinflussen. Projektmanager sollten alle kritischen Ergebnisse, Budgets, Fristen usw. dokumentieren und von allen am Projekt Beteiligten abzeichnen lassen.
- Interne Überlegungen
Andere externe Elemente liegen außerhalb der Kontrolle der Projektmanager. Wenn jedoch andere interne Probleme, wie z. B. Stakeholder, die neue Ergebnisse anfordern, das gesamte Projekt zu entgleisen drohen, sollte der Projektmanager seine Autorität geltend machen und den Projektplan verteidigen.
Qualität als Ergebnis von Zeit, Kosten und Umfang
Qualität = Zeit + Kosten + Umfang
Wie bereits erwähnt, ist die vierte Variable im Projektmanagement-Dreieck (auch als „Eisernes Dreieck“ oder „Goldenes Dreieck“ bekannt) die Qualität. Dieser Faktor, der sich in der Mitte befindet, wird direkt beeinflusst, wenn eine der anderen drei Variablen Zeit, Umfang und Kosten geändert wird.
Wenn Ihr Projekt beispielsweise dem Zeitplan voraus ist, möchten Sie möglicherweise zusätzliche Zeit für aktuelle Aufgaben aufwenden, was zu einem überlegenen Produkt führen kann. Qualität wird nicht mehr durch vordefinierte Kriterien eingeschränkt. Für einige Kunden bedeutet Qualität, das Budget eines Projekts einzuhalten, während es für andere bedeutet, es rechtzeitig auf den Markt zu bringen. Ein Projektmanager muss bestimmen, wie das Unternehmen Qualität für das jeweilige Projekt definiert.
Wie das Projektmanagement-Dreieck den Projekterfolg beeinflusst
Jedes Projekt hat spezifische Anforderungen, auf die sich alle vor Projektbeginn einigen müssen. Das Projektmanagement-Dreieck hilft Projektmanagern, die Grenzen eines Projekts zu verstehen und bessere Entscheidungen zu treffen.
Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der Vorteile des Goldenen Dreiecks:
- Das Projektmanagement-Dreieck ermöglicht es Projektmanagern, verschiedene externe Einflüsse und ihre möglichen Auswirkungen auf eine oder mehrere „Variablen“ des Projektmanagement-Dreiecks zu bewerten.
- Projektmanager können das PM-Dreieck verwenden, um die Budgets, Zeitpläne und den Umfang ihres Projekts im Auge zu behalten. Dieses Modell kann an die Anforderungen praktisch jedes Projekts angepasst werden.
- Das Projektmanagement-Dreieck beweist, dass Projekte nicht gleichzeitig gut, günstig und schnell sein können. Dieses Modell zeigt, wie und wo Projektmanager Anpassungen oder Kompromisse vornehmen sollten, wenn Änderungen an einer der Variablen unvermeidlich sind.
- Viele Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation. Ein Projektmanagement-Dreieck ist ein visuelles Werkzeug, mit dem Projektmanager die Beziehung zwischen allen drei Variablen demonstrieren können, sodass Teammitglieder und Stakeholder die erforderlichen Änderungen vollständig verstehen können.
Verwalten der drei Einschränkungen im Projektmanagement-Dreieck
Hier sind einige echte Lösungen, um die Einschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks in Einklang zu bringen.
- Kommunizieren Sie mit Stakeholdern: Beraten Sie sich mit Stakeholdern, um zu bestimmen, welche Änderungen akzeptabel sind und welche Einschränkungen priorisiert werden sollten. Ist die Frist unveränderlich und das Budget begrenzt? Dadurch erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie sich das Projekt anpassen kann, wenn Änderungen erforderlich sind. Dies ist ein wichtiger Schritt in der Anfangsphase des Projekts, aber die Kommunikation sollte während der gesamten Zeit andauern.
- Etablieren Risikomanagementprozesse: Die Risikoplanung sollte eine Phase in Ihrem Projektmanagementprozess sein, um Umfangserweiterungen zu vermeiden und das Budget und die Zeit einzuhalten. Identifizieren Sie die Gefahren und entwickeln Sie dann einen Plan, um sie zu mindern. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, lesen Sie den Umgang mit Projektrisiken.
- Change-Management-Prozesse schaffen: Veränderungen sind fast immer unvermeidlich. Ein Change-Management-Prozess legt eine standardisierte Methode für die Genehmigung oder Ablehnung von Änderungen fest. Dadurch wird das Team über auftretende Änderungen und deren Auswirkungen auf das Projekt auf dem Laufenden gehalten. Dies kann auch dazu beitragen, das Scope Creep zu begrenzen.
- Wählen Sie eine Methode basierend auf Einschränkungen: Abhängig von den Einschränkungen, mit denen Sie konfrontiert sind, können Sie sich für einen Projektmanagementansatz entscheiden. Verfahren im Wasserfallstil werden häufig verwendet, um Projekte mit starken Einschränkungen zu verwalten. Wenn Sie mehr Flexibilität benötigen, wäre ein agiler Prozess wie Scrum besser geeignet. Ein Lean-Ansatz kann bei Projekten helfen, bei denen Ineffizienzen so weit wie möglich reduziert werden müssen.
Agile Methodik und das Projektmanagement-Dreieck
Während die Agile Methodik erst 2001 erschienen, wird das Projektmanagement-Dreieck, manchmal auch als Eisendreieck bezeichnet, seit den 1950er Jahren verwendet. Früher war es eine sehr wichtige Technik, um das Gleichgewicht der dreifachen Beschränkungen bei der Projektabwicklung zu verstehen.
Viele Projektteams fragten, ob das klassische Projektmanagement-Dreieck noch verwendet werden könne, wenn neu vorgestellte Ansätze wie Agile übernommen werden, da neuartige Projektmanagement-Frameworks veröffentlicht wurden.
Der grundlegende Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass, obwohl im traditionellen Projektmanagement die drei Einschränkungen (Umfang, Zeit und Budget) zu Beginn des Projekts festgelegt wurden, die agile Methodik einen iterativen Ansatz verfolgt, der es diesen Projektkomponenten ermöglicht, zu wachsen.
Da dreifache Beschränkungen weit verbreitet sind, stellt Agile dies auf den Kopf.
Herkömmliches Projektmanagement lässt Kosten- und Zeitschwankungen zu, während der Umfang festgelegt bleibt. Infolgedessen werden sowohl Zeit als auch Kosten geändert, um eine praktikable Strategie zu entwickeln. Die Schwierigkeit bei dieser Technik besteht darin, dass sich der Umfang eines Projekts während seines Lebenszyklus häufig ändert, was sich auf Zeit und Kosten auswirkt. Infolgedessen werden alle drei Einschränkungen angepasst, was zu erhöhten Kosten und verzögerten Lieferungen führt. Obwohl das Projekt abgeschlossen wurde, waren die Beteiligten aufgrund gestiegener Kosten und Verzögerungen unzufrieden.
Die agile Technik hingegen hält Kosten und Zeitpläne fest und lässt gleichzeitig Änderungen des Umfangs zu. Infolgedessen entwickelten Agilisten ein umgekehrtes dreifaches Beschränkungsdreieck. Da das Ziel darin besteht, die Anforderungen des Kunden mit hoher Priorität innerhalb der angegebenen Kosten und Zeit zu erfüllen, lässt Agile zu, dass der Umfang im Laufe der Zeit variiert. Im weiteren Verlauf des Projekts ermöglicht Agile eine Neupriorisierung.
Wie kann das Eiserne Dreieck im Projektmanagement eingesetzt werden?
Jedes Projekt muss die drei am weitesten verbreiteten Einschränkungen eines Projekts ausgleichen: Zeit, Geld und Umfang. Eine Variable kann nicht geändert werden, ohne mindestens eine der anderen zu beeinflussen.
Der Projektmanager muss die Kompromisse zwischen den drei Seiten des dreifachen Constraint-Dreiecks effizient handhaben. Diese Grenzen dienen als visuelle Erinnerung daran, wie sich Entscheidungen auf andere Aspekte Ihres Projekts auswirken können.
Die intelligente und integrierte Balance aller drei Projektbeschränkungen kann über die Gesamtqualität des Projekts entscheiden. Diese Aspekte können nicht separat bilanziert werden. Der Artikel „Beyond the Iron Triangle“ des PMI (Project Management Institute) betont, dass Projektmanager weiche Elemente (Moral, Interesse und gesellschaftliche Erwartungen) berücksichtigen sollten, da diese Projekte genauso beeinflussen können wie die drei Einschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks.
Was ist das goldene Dreieck im Projektmanagement?
Das goldene Dreieck ist das, was wir in diesem Kapitel besprochen haben. Es ist einfach ein anderer Name für das Projektmanagement-Dreieck. Es wird auch Eisendreieck genannt.
Was sind die drei Teile eines Projekts?
Die drei Teile eines Projekts sind Budget, Zeitplan und Umfang. Sie bilden das Projektmanagement-Dreieck.
Wie können Projektmanager die Beschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks priorisieren?
Projektmanager können die Beschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks priorisieren, indem sie die wichtigsten Ziele des Projekts identifizieren und sie mit Umfangs-, Zeitplan- und Kostenbeschränkungen in Einklang bringen. Sie können auch Techniken wie die 80/20-Regel anwenden, bei der sie sich auf die 20 % des Projekts konzentrieren, die die größte Wirkung haben, und entsprechend priorisieren.
Wie hängt das Projektmanagement-Dreieck mit der Projektqualität zusammen?
Das Projektmanagement-Dreieck bezieht sich insofern auf die Projektqualität, als Umfang, Zeitplan und Kostenbeschränkungen sich alle auf die endgültige Qualität der Projektergebnisse auswirken. Ein Projektmanager muss diese Einschränkungen ausgleichen, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und auf dem gewünschten Qualitätsniveau geliefert wird.
Wie lässt sich das Projektmanagement-Dreieck auf virtuelle Projekte anwenden?
Das Projektmanagement-Dreieck gilt für virtuelle Projekte genauso wie für jedes andere Projekt. Virtuelle Projekte können einige einzigartige Herausforderungen aufweisen, wie z. B. die Kommunikation und Koordination zwischen Teammitgliedern, die remote arbeiten, aber das Projektmanagement-Dreieck kann dennoch verwendet werden, um den Umfang, den Zeitplan und die Kostenbeschränkungen des Projekts zu verwalten.
Vor welchen Herausforderungen stehen Projektmanager, wenn sie versuchen, die Beschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks auszugleichen?
Einige häufige Herausforderungen, mit denen Projektmanager konfrontiert sind, wenn sie versuchen, die Einschränkungen des Projektmanagement-Dreiecks auszugleichen, sind Scope Creep, unerwartete Änderungen im Projekt, Mangel an Ressourcen, unrealistische Zeitpläne und Budgetüberschreitungen. Projektmanager müssen in der Lage sein, diese Herausforderungen effektiv zu identifizieren und zu bewältigen, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und auf dem gewünschten Qualitätsniveau geliefert wird.
Wie können Projektmanager das Projektmanagement-Dreieck nutzen, um den Projektstatus den Stakeholdern mitzuteilen?
Durch die ständige Aktualisierung der Stakeholder über den Stand des Projekts und die Sicherstellung, dass Umfang, Zeitplan und Budgetbeschränkungen eingehalten werden, können Projektmanager das Projektmanagement-Dreieck verwenden, um den Projektstatus effektiv zu kommunizieren. Dies kann durch wiederkehrende Projektstatusberichte, Projekt-Dashboards oder andere Kommunikationsformen erreicht werden, die den Beteiligten Zugang zu Informationen über den Status des Projekts und potenzielle Probleme geben. Das Projektmanagement-Dreieck kann auch von Projektmanagern als visuelle Hilfe verwendet werden, um Kompromisse und getroffene Entscheidungen zu verdeutlichen und den Beteiligten zu helfen, den Fortschritt des Projekts zu verstehen.
Wie lässt sich das Projektmanagement-Dreieck auf Outsourcing-Projekte anwenden?
Das Projektmanagement-Dreieck ist für alle Projekte gleich, einschließlich derjenigen, die Outsourcing beinhalten. Projekte, die ausgelagert werden, haben besondere Schwierigkeiten, den Umfang, den Zeitplan und die Budgetbeschränkungen über viele Zeitzonen, Kulturen und Sprachen hinweg zu verwalten. Mit dem Projektmanagement-Dreieck als Rahmen lassen sich Umfang, zeitliche und finanzielle Restriktionen sowie eventuelle Gefahren dennoch managen.
Wie können Projektmanager das Projektmanagement-Dreieck nutzen, um die Projektleistung zu verbessern?
Indem es als Rahmen verwendet wird, um den Umfang, die Zeit und die Kostenbeschränkungen des Projekts zu erkennen und zu verwalten, können Projektmanager das Projektmanagement-Dreieck verwenden, um die Projektleistung zu verbessern. Projektmanager können garantieren, dass das Projekt termingerecht, innerhalb des Budgets und auf dem beabsichtigten Qualitätsniveau geliefert wird, indem sie den Projektplan routinemäßig überprüfen und überarbeiten und bei Bedarf Kompromisse zwischen den Einschränkungen eingehen. Das Projektmanagement-Dreieck kann auch von Projektmanagern verwendet werden, um besser mit Stakeholdern zu kommunizieren, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu managen und die Projektleistung zu verbessern.
Fazit
Die Qualität Ihres Projekts hängt davon ab, wie gut die drei Einschränkungen im Projektmanagement-Dreieck gehandhabt werden. Ein Missmanagement dieser drei Elemente wird Ihr Projekt höchstwahrscheinlich aus der Bahn werfen und zum Absturz bringen. Um Ihnen zu helfen, diese drei Einschränkungen erfolgreich zu bewältigen, können Sie nach suchen Projektmanagement-Tools online. Es gibt viele von ihnen zur Auswahl!
Häufig gestellte Fragen
Wie heißt das Projektmanagement-Dreieck?
Das Projektmanagement-Dreieck wird als Triple Constraints Triangle oder Iron Triangle bezeichnet.
Ist das eiserne Dreieck überholt?
Das eiserne Dreieck wird zwar nicht mehr häufig zur Messung des Projekterfolgs herangezogen, ist aber noch nicht überholt.
Wer hat das Projektmanagement-Dreieck erfunden?
Martin Barnes hat das Projektmanagement-Dreieck erfunden.
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Bibliographie
