WAS IST MANAGEMENT BY Exception?

Management by Exception ist die Technik, die finanziellen und operativen Ergebnisse eines Unternehmens zu analysieren und das Management nur dann auf Probleme aufmerksam zu machen, wenn die Ergebnisse erheblich von den budgetierten oder erwarteten Beträgen abweichen. Beispielsweise kann der Unternehmenscontroller gezwungen sein, das Management zu warnen, wenn die Ausgaben 10,000 USD überschreiten oder 20 % höher sind als geplant.

Das Ziel des Management-by-Exception-Ansatzes besteht darin, nur das Management mit den signifikantesten Abweichungen von der erwarteten Richtung oder Leistung des Unternehmens zu beauftragen. Manager werden zweifellos mehr Zeit darauf verwenden, diese größeren Abweichungen anzugehen und zu korrigieren. Das Konzept kann so fein abgestimmt werden, dass geringfügige Abweichungen den untergeordneten Managern zur Kenntnis gebracht werden, während größere Abweichungen direkt dem oberen Management gemeldet werden.

Wie sieht der Prozess des Management by Exception aus?

Der Gesamtgedanke ist eigentlich recht einfach zu verstehen, jedoch nicht ganz einfach in die Praxis umzusetzen. Die Festlegung der Ziele oder Normen, die Bewertung der Leistung der gewählten Ziele, die Untersuchung wahrscheinlicher Abweichungen und die Lösung von Ausnahmen sind die einzigen Ziele, die für den Prozess erforderlich sind. Schauen wir uns jeden Abschnitt einzeln an:

#1. Festlegung von Zielen oder Standards

Der Verfahrensauswahlprozess beginnt mit der Festlegung der Normen. Angenommen, Sie besitzen ein Hamburger-Restaurant und möchten Dinge wie Verkäufe, Ausgaben usw. im Auge behalten. Sie müssten für jede Aufgabe und jeden Vorgang einen Standard oder ein Ziel definieren. Der Standard sollte leicht quantifizierbar und erreichbar sein. Das kann zum Beispiel die Gesamtzahl der monatlich verkauften Burger sein. Diesen Betrag müssen Sie verkaufen, um Ihre Kosten zu decken und sich nachhaltig weiterzuentwickeln. Als Ergebnis würden Sie die Norm festlegen, die in diesem Fall bei 15,000 verkauften Burgern liegen kann.

#2. Leistung bewerten und mit der Norm vergleichen

Sobald die Normen festgelegt sind, können Sie damit beginnen, das Management ausnahmsweise zu beschäftigen. Der wichtigste Aspekt des Verfahrens ist die Überwachung der erforderlichen Datensätze und die Feststellung, ob die tatsächliche Leistung den Normen entspricht oder nicht. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Daten und Überwachungssysteme in Echtzeit erfassen.

Die Überwachungsmethode kann je nach Größe Ihres Unternehmens und Art der überwachten Daten variieren. Sie können automatische Überwachungstools verwenden, um Daten für Sie zu sammeln und zu komprimieren, sodass Sie die Ergebnisse sehen können. Auf der anderen Seite können Sie die Berichte möglicherweise manuell überprüfen, um Abweichungen zu identifizieren.

Wenn Sie beginnen, Daten über die aktuelle Leistung zu sammeln, können Sie beginnen, sie mit Ihren festgelegten Normen zu vergleichen. Sie möchten dies tun, damit Sie Abweichungen vom Üblichen erkennen und dann damit umgehen können.

#3. Prüfung der Abweichung

Wenn Sie Ihre Leistungsdaten mit den Normen vergleichen, gibt es zwei mögliche Ergebnisse:

Wenn es keine größere Abweichung gibt, ergreifen Sie keine Maßnahmen. Wie bereits erwähnt, müssen Sie nicht auf geringfügige Änderungen reagieren.
Wenn Sie eine größere Abweichung entdecken, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort und informieren Sie die entsprechende Managementebene über das Problem. Dies kann Ihr direkter Vorgesetzter oder eine höhere Führungsebene sein. Je nach Methode müssen Sie als Führungskraft entweder auf die Abweichung reagieren oder sie weiter oben in der Kette melden.

Abweichungen sollten nicht so akzeptiert werden, und Korrekturmaßnahmen sollten erst durchgeführt werden, nachdem Sie die Ursachen für die Ausnahmen ermittelt haben. Dabei müssen Sie zwei Dinge beachten. Zunächst einmal könnte ein menschlicher Fehler oder eine andere Anomalie die Situation verursacht haben. Dies könnte bedeuten, dass der Abgang nicht so schwerwiegend ist, wie es scheint. Zweitens ist zu beachten, dass Abweichungen nicht immer behoben werden müssen. In einigen Fällen kann die Variation durch Fortschritte bei einer bestimmten Methode verursacht werden. Beginnen Sie daher niemals mit der Behebung eines Problems, ohne zuerst die Hauptursachen für die Abweichung zu ermitteln.

#4. Sich um die Ausnahme kümmern

Es ist dann Sache des verantwortlichen Managements, mit der Abweichung umzugehen und angemessen zu reagieren. Bevor Sie die Anomalien lösen können, müssen Sie zunächst die Ursachen verstehen. Denken Sie daran, dass Ihre Normen in einigen Fällen möglicherweise angepasst werden müssen. Wenn Sie beispielsweise ein neues Produkt zu Ihrem Sortiment hinzufügen, müssen Ihre Ausgaben steigen und so weiter. Anstatt Ihr Management also einfach durch Ausnahmeformeln umzusetzen, überprüfen Sie diese regelmäßig.

Grundsätze des Ausnahmemanagements

Beim Management by Exception geht es hauptsächlich darum, sicherzustellen, dass sich das Management auf politische Initiativen und Entscheidungen konzentriert und sich nur dann in das Tagesgeschäft einmischt, wenn erhebliche Abweichungen auftreten. Was ist mit den Grundlagen? Was sind einige der Schlüsselprinzipien, die vorhanden sein müssen, damit Management by Exception funktioniert?

#1. Ein methodischer Ansatz

Management by Exception erfordert eine methodische Herangehensweise an die Arbeit. In der Praxis bedeutet dies, dass alle betrieblichen Anforderungen und Anforderungen der Organisation gründlich verstanden und umrissen werden müssen. Grundsätzlich muss das Unternehmen über alles Bescheid wissen und sich an klare Regeln halten. Management by Exceptions ist ohne klar definierte Standards und Prozesse nicht zu erreichen. Einfach gesagt, Sie können keine Abweichungen feststellen, wenn Sie nicht wissen, wie die normale oder sogenannte Norm aussieht.

#2. Eine gründliche Organisationspolitik

Der Begriff der Organisationspolitik steht im Mittelpunkt des systematischen Ansatzes. Die Organisation muss über eine vorher festgelegte und festgelegte Richtlinie verfügen, die die Ziele und Richtlinien definiert, an die sich das Management und andere Ebenen des Unternehmens halten müssen. Das Vorhandensein einer detaillierten Richtlinie erleichtert nicht nur das Erkennen von Abweichungen, sondern stellt auch sicher, dass alle Ebenen des Unternehmens dieselben Standards befolgen.

#3. Ein starkes Gespür für Ausnahmen

Bezogen auf die vorangegangene Prämisse setzt Management by Exception voraus, dass sich die gesamte Organisation der Abweichungen bewusst ist. Sie können das System nicht ausführen, wenn die Ausnahmen verborgen bleiben oder nur dem Berichtsteam bekannt sind. Je besser das Team versteht, was von ihm erwartet wird und was Alarm schlagen sollte, desto einfacher ist es, Probleme zu erkennen oder gar nicht erst entstehen zu lassen.

#4. Angemessene Verteilung der Befugnisse

Damit der Prozess und die Struktur funktionieren, muss ein Prinzip der ordnungsgemäßen Delegation von Befugnissen geschaffen werden. Wie bereits erwähnt, können Abweichungen grob in gewöhnliches und ungewöhnliches Verhalten eingeteilt werden. Für die Autorität muss es ein klares Verständnis dieser Kluft und eine gut etablierte Befehlsstruktur geben. Wenn ein Problem oder eine Ausnahme auftritt, müssen Mitarbeiter und Manager verstehen, was von ihnen erwartet wird.

#5. Ständige Weiterentwicklung der Untergebenen

Schließlich muss, wie bei vielen Managementtheorien und -stilen, die untergeordnete Entwicklung in Ihr Management-by-Exception-Framework integriert werden. Ich werde später auf die Vor- und Nachteile des Ansatzes eingehen, aber Sie sollten wissen, dass das System für die Mitarbeiter nicht einfach ist.

Da das Management Untergebene nur im Problemfall proaktiv hinzuzieht, müssen Sie dafür sorgen, dass das Personal so gut wie möglich ist. Sie sollten nicht nur den Stil, sondern auch andere Aspekte der Rolle des Untergebenen schulen. Darüber hinaus sollte sich die Ausbildung auf die Verbesserung der Führungsqualitäten des Einzelnen konzentrieren. Dies verschafft Ihrem Unternehmen reibungslosere Nachfolgealternativen und stellt sicher, dass die nächsten Führungskräfte aus dem eigenen Unternehmen kommen.

Was sind die Vorteile von Management by Exception?

Es verringert die Anzahl der finanziellen und operativen Ergebnisse, die das Management überprüfen muss, und nutzt seine Zeit besser.
Eine minimal invasive Berichtsoption besteht darin, den mit dem Buchhaltungssystem verbundenen Berichtersteller so zu konfigurieren, dass er in bestimmten Intervallen automatisch Berichte druckt, die die vorbestimmten Ausnahmestufen enthalten.
Dieses Konzept befähigt die Mitarbeiter, ihre eigenen Ansätze zu verfolgen, um die budgetierten Ergebnisse des Unternehmens zu erzielen. Die Verwaltung greift nur ein, wenn außergewöhnliche Umstände vorliegen.
Im Rahmen ihrer jährlichen Audits werden die Wirtschaftsprüfer des Unternehmens nach großen Abweichungen fragen, daher sollte das Management diese Probleme vor der Prüfung analysieren.

Aktives Management ausnahmsweise

Aktives Management ausnahmsweise erfordert, dass Führungskräfte sowohl Aktivitäten als auch Ergebnisse kontrollieren und überwachen. Führen durch Ausnahmen bedeutet, beim ersten Anzeichen eines Problems einzugreifen, um die Situation zu beheben und zu korrigieren, während das Teammitglied, das es verursacht hat, zurechtgewiesen wird.

Bevor wir fortfahren, lassen Sie uns verstehen, was transaktionale Führung ist. Es wird uns helfen, das Konzept des aktiven und passiven Managements ausnahmsweise besser zu verstehen

Transaktionsführung

Transaktionale Führung ist das direktere und weniger engagierte Geschwister der transformativen Führung, aber sie ist der Laissez-faire-Führung geringfügig überlegen, die alle Teil des Full Range Leadership-Modells sind.

Diese Art der Führung basiert auf einer definierten Belohnungs- und Bestrafungsstruktur für unterschiedliche Leistungsniveaus. Es unterscheidet sich von der transformativen Führung durch seine Betonung von Ergebnissen, Effizienz und Leistung und nicht von Menschen und Verbindungen.

Transaktionale Führung hat drei unterschiedliche Komponenten oder Techniken: aktives Management durch Ausnahme, passives Management durch Ausnahme und bedingte Belohnung.

Aktives Management ausnahmsweise in transaktionaler Führung

Der Manager oder Leiter ist während der gesamten Arbeit im aktiven Management ausnahmsweise involviert und kontrolliert, überwacht und überprüft die Arbeit der Teammitglieder. Aufgrund dieser intimen Beteiligung kann die Führungskraft gelegentlich Probleme erkennen, bevor es zu spät ist, und Korrekturmaßnahmen können eingeleitet werden, selbst wenn die Auswirkungen vollständig vermieden werden. Dies ist anders als bei der passiven Verwaltung ausnahmsweise.

Das aktive Management durch den Ausnahmemanager verhindert nicht nur Probleme, sondern ist auch ständig präsent, leitet und zeigt den Mitarbeitern, was zu tun ist. Dadurch können Teammitglieder mehr über Fehlervermeidung lernen und direkter von ihrem Vorgesetzten gecoacht werden. Ähnlich wie bei der schrittmacherischen Führung kann die Führungskraft anderen ein gutes Beispiel geben.

Aktives Ausnahmemanagement ist jedoch ebenso wie passives Ausnahmemanagement auf Negatives und Fehlervermeidung ausgerichtet; es ist einfach eher proaktiv als reaktiv.

Aktives Management ausnahmsweise funktioniert, wie die meisten transaktionalen Führungsansätze, gut in sich wiederholenden Kontexten, in denen eine kleine Anzahl von Aktionen und Aufgaben erledigt werden und das Produkt für sich selbst spricht.

Der Schlüssel zu einem effektiven aktiven Management durch Ausnahmeführung liegt darin, nahe genug an der eigentlichen Aufgabe zu sein, um Fehler frühzeitig zu erkennen, und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter aus diesen Fällen lernen, wodurch die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Ausnahmen verringert wird.

Situationen, in denen Active Management by Exception effektiv sein kann

Active Management by Exception kann in den folgenden Szenarien effektiv sein:

Fastfood-Restaurants
Reinigungsdienste
Logistik und Lagerhaltung
Versammlung
Landwirtschaft und Produktionsumgebungen mit geringer und mittlerer Komplexität erfordern Handarbeit.

Aktives Management durch Ausnahmeführung hat ebenso wie passives Management durch Ausnahme echte Einschränkungen. Die Konzentration auf Ausnahmen schränkt Ihre Ziele ein, und das Gesamtbild wie Vision, Engagement, Motivation usw. wird kaum oder gar nicht betont. Es gibt eine gewisse kontinuierliche Entwicklung, die lebenswichtig ist, aber es geht mehr darum, Schwierigkeiten zu vermeiden, als sich insgesamt zu verbessern.

Funktioniert Active Management By Exception?

Aktives Management ausnahmsweise funktioniert besser als passives Management, aber nicht so gut wie bedingte Belohnung oder transformative Führung. Selbst in sich wiederholenden Umgebungen, in denen Menschen einfach ihre Stunden für ihren Lohn investieren, kann eine visionäre Führungskraft immer einen übergreifenden Zweck finden, um Engagement aufzubauen und so die Leistung zu steigern und die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren.

Führungskräfte mit dem Streben nach Verbesserung sowie dem Ehrgeiz und dem Ziel, die Menschen um sie herum zu verbessern, sollten sich nicht mit dieser grundlegenderen Form der Führung zufrieden geben, auch wenn sie die Teilnahme an der Arbeit beinhaltet.

Was ist MBO, seine Vor- und Nachteile?

Management by Objectives (MBO) ist ein Verfahren, bei dem sich ein Manager und ein Mitarbeiter auf bestimmte Leistungsziele einigen und dann eine Strategie zu deren Erreichung entwickeln. Zu den Vorteilen gehören:

Da Management by Objectives (MBO) eine zielorientierte Strategie ist, die sich auf die Definition und Kontrolle von Zielen konzentriert, ermutigt es Manager, gründlich zu planen.
Es gibt keine Unklarheit oder Verwirrung bei der Arbeit, da sowohl das Management als auch die Untergebenen verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Manager müssen messbare Ziele, Leistungsstandards und Prioritäten für diese Ziele definieren. Darüber hinaus sind die Aufgaben und Befugnisse des Personals klar definiert.
Es schärft das Bewusstsein des Einzelnen für die Ziele des Unternehmens.
Es weist häufig auf Bereiche hin, in denen Mitarbeiter zusätzliche Schulungen benötigen, was zu einem beruflichen Aufstieg führt.
Die Methode der periodischen Bewertung informiert die Untergebenen über ihre Leistung. Da MBO großen Wert auf definierbare Ziele legt, können Beurteilung und Bewertung objektiver, spezifischer und gerechter sein.
Es verbessert die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern.

Die Nachteile sind:

MBO kann nur erfolgreich sein, wenn das Top-Management dies voll und ganz unterstützt.
Untergebene können dem Management by Objectives (MBO) widersprechen.
Es ist viel Papierkram erforderlich, der zu viel Zeit des Managers in Anspruch nimmt.
Der Schwerpunkt liegt auf kurzfristigen Zielen.
Den meisten Managern fehlen möglicherweise die entsprechenden Fähigkeiten in zwischenmenschlichen Interaktionen wie Coaching und Beratung, die häufig erforderlich sind.
Die Schnittstelle des MBO-Systems zu anderen Systemen wie Forecasting und Budgetierung ist völlig unzureichend. Dies verkompliziert den Gesamtbetrieb aller Systeme.
Das Erreichen von Gruppenzielen ist schwieriger.

Was ist der Unterschied zwischen Management by Exception und Management by Objectives?

Der Hauptunterschied zwischen Management by Objective (MBO) und Management by Exception (MBE) besteht darin, dass MBO ein Prozess ist, bei dem bestimmte Ziele für die Organisation gemeinsam festgelegt werden, während MBE eine Richtlinie ist, bei der das Management seine Zeit nur der Untersuchung dieser Situationen widmet bei denen das tatsächliche Ergebnis abweicht.

Was ist das Hauptziel von Management by Exception?

Management by Exception ist ein Führungsansatz, der Menschen dazu ermutigt, die Initiative zu ergreifen und die Verantwortung für ihre eigene Arbeit und Initiativen zu übernehmen. Es geht darum, statistisch relevante Ausreißer einzukreisen und zu untersuchen.

Warum ist Management by Exception eine effektive Strategie?

Management by Exception nutzt die Zeit des Managements besser, indem es die Anzahl der finanziellen und operativen Ergebnisse reduziert, die überprüft werden müssen.

Abschließend,

Management by Exception ist eine hervorragende Managementtechnik, um sicherzustellen, dass die volle Aufmerksamkeit des Managers auf die dringendsten Probleme gerichtet ist. Es kann helfen, die Aufmerksamkeit zu fokussieren und ein Umfeld zu schaffen, in dem echte Probleme Vorrang haben. In der Tat kann Management by Exception eine nützliche Technik zur Priorisierung von Aufgaben sein, von der Organisation täglicher Aktivitäten bis hin zur Etablierung geeigneter Machtstrukturen. Es kann dazu beitragen, dass das Unternehmen die höchsten Standards erfüllt.

Häufig gestellte Fragen

Ist Management by Exception gut?

Management by Exception ist eine großartige Idee für jedes Unternehmen. Manager nutzen es, um sich auf die Unternehmensleistung und nicht auf die gesamte Geschäftseinheit zu konzentrieren.

Wer hat MBE entwickelt?

Um 1968 entwickelten zwei amerikanische Physiker, der in China geborene Alfred Y. Cho und John R. Arthur, Jr., die grundlegende MBE-Technologie in den Bell Laboratories.

Was ist passives Management by Exception?

Passives Management ausnahmsweise bedeutet, Maßnahmen aufzuschieben, bis Fehler oder Probleme nicht mehr übersehen werden können.

WAS IST MANAGEMENT BY Exception?

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