Das Projektmanagement erfordert manchmal eine regelmäßige Berichterstattung über den Fortschritt an das obere Management, Aktionäre und potenzielle Geldgeber. Eine Business-Case-Analyse ist eine hervorragende Methode, um den aktuellen Stand Ihres Projekts präzise und umfassend zu beurteilen. Lesen Sie weiter, um mehr über eine Business-Case-Studie im Projektmanagement zu erfahren. Wir haben auch einige Tipps zum Schreiben eines Business Cases hinzugefügt. Warum also nicht gleich eintauchen?
Was ist ein Business Case?
Ein Business Case ist ein Vorschlag, der ein Geschäftsproblem erläutert und eine bestimmte Vorgehensweise befürwortet. Dieses Dokument wird in der Anfangsphase eines Projekts erstellt und enthält alle Informationen, die erforderlich sind, um zu entscheiden, ob mit dem Projekt fortgefahren werden soll oder nicht.
Um einen Business Case zu erstellen, müssen Sie die Vor- und Nachteile, Kosten und Risiken Ihres Vorhabens abwägen, um zu sehen, ob es Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele hilft. Der Business Case fasst diese Fakten zusammen, sodass das obere Management entscheiden kann, ob das Projekt fortgesetzt werden soll oder nicht.
Wer braucht einen?
Der Business Case ist ein unschätzbares Hilfsmittel für jeden in der Unternehmens- oder Regierungswelt, der eine Idee hat, die er vorschlagen möchte. Wenn es darum geht, etwas Neues umzusetzen, das den Aufwand von Geld oder Ressourcen erfordert, müssen Unternehmen und Regierungsorganisationen oft einiges an „bürokratischem Aufwand“ bewältigen. Der Business Case kann die Arbeit eines Analysten, Managers, Abteilungsleiters, Controllers oder einer ähnlichen Verwaltungsperson umfassen.
So schreiben Sie einen Business Case
Haben Sie darüber nachgedacht, wie Sie einen Business Case schreiben? Mach dir keine Sorgen! Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen müssen, um einen Business Case zu schreiben:
#1. Zusammenfassung
Der erste Teil des Business Case ist die Executive Summary, eine komprimierte Version des gesamten Dokuments. Es vermittelt die „Geschichte“ des Projekts, seinen Ursprung, seine Motivation, seine Rolle usw. und liefert gleichzeitig wichtige Fakten. Sie sollten hier nicht über einen Absatz hinausgehen. In den nächsten Abschnitten haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen bereitzustellen.
#2. Finanzabteilung
Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, die Budgetgenehmiger über die aktuelle Finanzlage zu informieren. Hierzu gibt es zwei Abschnitte:
- Finanzielle Bewertung: Hierbei handelt es sich um eine neutrale Einschätzung des Ertragspotenzials und der finanziellen Stabilität des Projekts. Sie können die Ausgaben des Projekts mit den erwarteten Vorteilen vergleichen, indem Sie die Informationen aus Ihrer Bewertung verwenden. Der Zweck einer Finanzanalyse besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt finanziell machbar ist und dass hinsichtlich der Kosten nichts unversucht bleibt.
- Sensitivitätsanalyse: Dies verringert die Gefahr des Projekts. Es berücksichtigt potenzielle Ergebnisse, indem es deren Auswirkungen auf die Ergebnisse eines Projekts misst, und berücksichtigt sich ändernde Wertannahmen bei Unklarheiten.
#3. Projektdefinition
Der Sponsor, die Stakeholder und das Team des Projekts werden von diesem Abschnitt Ihres Geschäftsszenarios am meisten profitieren. Dieser Abschnitt ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:
- Hintergrundinformation: Dies bietet eine prägnante Zusammenfassung Ihrer geschäftlichen Begründung und Ihres Projektumfangs. Fügen Sie eine Zusammenfassung der Beweggründe für die Erstellung Ihres Projekts bei. Dies kann das Ergebnis einer neuen Schwierigkeit, einer unerwarteten Gelegenheit oder einer Veränderung Ihrer aktuellen Situation sein.
- Unternehmensziel: Erläutern Sie in diesem Abschnitt die Bedeutung Ihres Projekts. Der Geschäftszweck sollte darlegen, warum Ihr Projekt wichtig ist, wie es dem Unternehmen hilft und welche Hürden überwunden werden müssen, um erfolgreich zu sein.
- Vorteile und Einschränkungen: Damit soll die Notwendigkeit des Projekts aufgezeigt werden, indem die finanziellen und sonstigen Vorteile dargelegt werden, die sich aus der Fertigstellung ergeben. Beschreiben Sie, warum Sie daran arbeiten und wie diese Vorteile Ihnen zum Erfolg verhelfen. Zusätzlich zu den positiven Aspekten sollten Sie auch alle Nachteile hervorheben, die den Erfolg Ihres Projekts gefährden könnten.
- Identifizierung und Auswahl von Optionen: In diesem Teil sollten Sie alle möglichen Antworten auf die aufgetretenen Probleme auflisten. Normalerweise gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Problem anzugehen. Daher ist es wichtig, die Optionen abzuwägen. Ziel ist es, alle Möglichkeiten zu prüfen und die beste Vorgehensweise vorzuschlagen. Im Verlauf des Projekts werden mehrere Auswahlmöglichkeiten eliminiert, so dass Ihnen nur noch eine kürzere Auswahl zur Verfügung steht. Möglicherweise möchten Sie in Ihrem endgültigen Geschäftsszenario eine Auswahl von drei bis fünf Benchmark-Lösungen bereitstellen.
- Umfang, Auswirkungen und gegenseitige Abhängigkeiten: Geben Sie hier die Schritte an, die unternommen werden müssen, um das Geschäftsziel zu erreichen. Es zeigt auch, welche Abteilungen innerhalb des Unternehmens betroffen wären. Hier können ein- und ausgeschlossene Elemente sowie wichtige Abhängigkeiten zu anderen Projekten aufgelistet werden.
- Übersichtsplan: Dies ist eine Zusammenfassung des Projektplans, des Zeitplans und der Aktivitäten. Es enthält einen kurzen Überblick über das Projekt und wer wofür verantwortlich ist sowie eine Liste der wichtigsten Projektergebnisse. Ihr Projekt ist wie ein Zeitplan am effektivsten, wenn es in Phasen unterteilt ist und jeder Phase wichtige Entscheidungen vorangehen.
- Markteinschätzung: Eine Marktanalyse ist eine eingehende Untersuchung der Marktbedingungen, in denen ein Unternehmen tätig ist. In diesem Teil können Sie die treibenden Beweggründe Ihres Unternehmens darlegen. Erwägen Sie, die politischen, wirtschaftlichen, sozialen, technologischen, rechtlichen und ökologischen Bedingungen in Ihrem Markt zu besprechen.
- Risikoabschätzung: Dies ist eine Zusammenfassung der größten Bedrohungen und Vorteile für Ihr Projekt sowie Ihrer Strategien für den Umgang damit. Berücksichtigen Sie alle Bedenken, die sich aus Ihrem Projekt ergeben könnten. Erstellen Sie ein detailliertes Listenprotokoll, um die Bedrohungen für Ihr Projekt und die Schritte, die Sie zu deren Eindämmung unternehmen, aufzuzeichnen.
- Projektansatz: Hier beschreiben Sie detailliert die Durchführung des Projekts und die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um seinen Erfolg sicherzustellen. Beschreiben Sie detailliert die Schritte, die Sie unternehmen, um eine Aufgabe zu erledigen, das Ergebnis, das Sie erwarten, und die Ressourcen, die Sie investieren, um dorthin zu gelangen.
- Einkaufsstrategie: Dieser dritte Bestandteil der Definition eines Projekts soll die Mittel erläutern, mit denen das Projekt finanziert wird. Der Beschaffungsplan sollte Einzelheiten zum Beschaffungsverfahren der Organisation für das Projekt enthalten.
#4. Projektorganisation
Diese letzte Komponente Ihres Business Case deckt die Struktur Ihres Projekts ab und ist in zwei Abschnitte unterteilt. Diese sollten wie folgt formatiert sein:
- Projektsteuerung: In diesem Abschnitt legen Sie dem Leser den Rahmen Ihres Projekts fest. Hier können Sie auch die Hierarchie der Entscheidungsträger beschreiben, die an der Weiterentwicklung Ihres Projekts beteiligt sind. Geben Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projekts sowie alle anzuwendenden Standards oder Toleranzen an. Erklären Sie, wie diese Überlegungen in die endgültigen Schlussfolgerungen einfließen.
- Fortschrittsberichte: Schließlich sollte Ihr Geschäftsplan detailliert beschreiben, wie Sie die Entwicklung des Projekts überwachen wollen. Beziehen Sie in diesen Plan ein, wie Sie den Projektvorstand über den Fortschritt auf dem Laufenden halten.
Was ist eine Business-Case-Analyse?
Zur Evaluierung einer möglichen Vorgehensweise wird eine Business-Case-Analyse durchgeführt. Kosten, Risiken und Nutzen sind die drei wichtigsten Elemente für dieses Ziel im Unternehmenskontext. Das heißt, es gibt drei Hauptanliegen, die in jedem Business-Case-Analysebericht berücksichtigt werden müssen:
- Kosten: Ist es mit einem Preis verbunden, diese Entscheidung nicht zu treffen?
- Risiken: Welchem Risiko begebe ich mich, wenn ich damit weitermache?
- Vorteile: Welche Vorteile erwarten Sie bei dieser Wahl?
Der Zweck dieser Untersuchung besteht darin, festzustellen, ob mit dieser Entscheidung fortgefahren werden soll oder nicht. Die Entscheidung sollte dann getroffen werden, wenn die zu erwartenden Vorteile die damit verbundenen Kosten und Gefahren deutlich überwiegen. Allerdings sollte eine andere Vorgehensweise in Betracht gezogen werden, wenn die Risiken und Kosten die potenziellen Gewinne überwiegen.
Kosten, Risiken und Chancen werden im Rahmen einer Business-Case-Studie typischerweise monetär gegeneinander abgewogen. Allerdings könnten auch alternative quantitative oder qualitative Perspektiven in der Business-Case-Analyse verwendet werden. Es ist beispielsweise möglich, dass die Kosten einer Entscheidung eher in Zeit als in Geld ausgedrückt werden. Ebenso könnten die Risiken und Chancen einer Entscheidung bewertet werden, indem berücksichtigt wird, wie sie sich auf den Markenwert des Unternehmens, die Kundenzufriedenheit oder die rechtliche Stellung auswirkt. Um Stakeholdern dabei zu helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn sich eine Geschäftsfallstudie nicht auf monetäre Konsequenzen konzentriert, ist es sinnvoll, nach objektiven Möglichkeiten zur Abwägung der Vor- und Nachteile zu suchen.
Warum eine Business-Case-Analyse nutzen?
Die Business-Case-Analyse ist aus zwei Hauptgründen nützlich. Der erste Vorteil besteht darin, dass der Autor gezwungen ist, die Vor- und Nachteile jeder möglichen Vorgehensweise abzuwägen. Es kommt häufig vor, dass man bei einer Entscheidung die ganze Bandbreite möglicher Konsequenzen aus den Augen verliert. Es besteht eine bessere Chance, unter Berücksichtigung extremer oder ungünstiger Ergebnisse die richtige Wahl zu treffen.
Der zweite Vorteil der Business-Case-Analyse besteht darin, dass sie die Übertragung und Kontextualisierung wichtigen Wissens von einem Fachexperten (häufig dem Produktmanager) an die Stakeholder erleichtert. Die Bedeutung einiger Kosten, Risiken und Vorteile kann von den Beteiligten ohne einen ausführlichen Bericht des Experten übersehen werden.
Wann sollte die Business-Case-Analyse eingesetzt werden?
Wenn ein Projektmanager in einem großen Unternehmen die Zustimmung der Stakeholder benötigt, führt er häufig eine Business-Case-Analyse durch. Da der Projektmanager in kleineren und mittleren Unternehmen häufig der am meisten investierte Partner des Unternehmens ist, ist eine Einbindung von Vorgesetzten nicht erforderlich.
Aber auch für kleinere Unternehmen könnte sich die Durchführung einer solchen Analyse auf lange Sicht lohnen. Dies liegt, wie oben angedeutet, daran, dass der Entscheidungsträger gezwungen ist, alle relevanten Faktoren abzuwägen.
Den Business Case verwalten
Während des gesamten Projektlebenszyklus bietet der Business Case Struktur und hilft bei der Organisation des Projekts. Aus diesem Grund sollte es nicht ins Regal gestellt, sondern häufig als Ressource genutzt werden. Daher sollten der Projektsponsor und der Projektvorstand das Projekt an strategischen Punkten erneut prüfen, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin tragfähig ist und die dahinter stehenden Überlegungen stichhaltig sind. Um Zeit- und Ressourcenverschwendung zu vermeiden, führen Sie am besten die Bewertung durch, bevor Sie mit der nächsten Phase fortfahren.
Warum brauchen Sie einen Business Case?
Sie benötigen einen Business Case aus den folgenden drei Gründen:
- Es soll Entscheidungsträger davon überzeugen, das Projektkonzept voranzutreiben, aber es hilft auch bei der Priorisierung von Initiativen, die im Einklang mit der Gesamtstrategie des Unternehmens stehen.
- Um faire Vergleiche zwischen potenziell konkurrierenden Projekten zu ermöglichen, standardisieren Business Cases den Bewertungsprozess.
- Wenn das Projekt ausgewählt wird, kann der Business Case genutzt werden, um den Umfang des Projekts in den frühen Phasen der Planung besser zu steuern. Auch nach Projektende kann damit der Erfolg der Projektplanung und -durchführung beurteilt werden.
Business Case-Analyse vs. Business Case
Vielleicht sind Sie verwirrt über den Unterschied zwischen einem Business Case und einer Business Case-Analyse. Beide Namen beschreiben die gleiche Art von Software, die für die Geschäftsanalyse verwendet wird. Der Bericht wird als „Business Case“ bezeichnet, während die zu seiner Analyse verwendete Methode als „Business Case-Analyse“ bezeichnet wird.
Was ist ein Geschäftsfalldokument?
Das Dokument ist ein schriftlich vorgelegtes Argument, um einen Entscheidungsträger davon zu überzeugen, eine bestimmte Vorgehensweise zu akzeptieren. Ein gut ausgearbeitetes System untersucht mögliche Lösungen für ein Problem und ermöglicht es Entscheidungsträgern, die Lösung auszuwählen, die für das Unternehmen am vorteilhaftesten ist.
Was ist der Zweck eines Geschäftsanwendungsfalls?
Der Zweck eines Geschäftsanwendungsfalls besteht darin, die Schritte zu skizzieren, die ein Unternehmen unternehmen muss, um einem Kunden ein nützliches, messbares Ergebnis zu liefern.
Wer schreibt den Business Case?
In vielen Organisationen ist der Projektmanager oder ein Business-Analyst damit beauftragt, einen gründlichen Business Case zu entwickeln, obwohl dies in der Verantwortung des Programmmanagements liegt. Der Business Case ist ein weiterer Bereich, in dem Project Assurance mithelfen kann.
Abschließende Überlegungen
Hier haben wir die Schritte zur Erstellung eines überzeugenden Business Case dargelegt. Aufgrund der Breite unserer Diskussion kann der daraus resultierende Geschäftsszenario entmutigend erscheinen. Ein Business Case muss auf den Punkt gebracht werden. Bei relativ kleinen Projekten sind auch einige Seiten möglich. Bei komplexeren Projekten und anspruchsvollen Geschäftsänderungsinitiativen wird das Dokument länger sein. Daher sollten Sie jeden Teil unter Berücksichtigung Ihrer Zielgruppe verfassen und ergänzende Materialien in einem Anhang hinterlegen.
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Bibliographie
