Ein Projekt ist am erfolgreichsten, wenn es gut geplant und verwaltet wird. Das Praktizieren von Projektmanagement und die Anwendung bewährter Maßnahmen zur Projektmanagementminderung können von Vorteil sein. Selbst die am besten entwickelten Programme enthalten jedoch Gefahren.
Die beste Strategie zur Vermeidung von Projektrisiken besteht darin, ihnen direkt entgegenzutreten. Die proaktive Planung für diese unbekannten Ereignisse mit Hilfe eines Risikomanagementplans hilft Ihnen dabei, Ihr Projektteam in ruhige Gewässer zu steuern, anstatt von einem unerwarteten Sturm erfasst zu werden.
Möglicherweise haben Sie die Auswirkungen unvorhergesehener Risiken bei früheren Projekten erlebt, wenn Sie noch nie einen Risikomanagementplan erstellt haben. Erfahren Sie mehr über Projektrisikomanagement und befolgen Sie diese sechs einfachen Schritte, um Ihren eigenen Risikomanagementplan zu erstellen.
Was ist Projektrisiko?
Jedes potenzielle Problem, das die effektive Ausführung Ihrer Initiativen gefährden könnte, wird als Projektrisiko bezeichnet. Interne oder externe Variablen können Risiken verursachen. Ein wichtiger Lieferant, der beispielsweise sein Geschäft aufgibt, und ein wichtiges Teammitglied, das Ihr Unternehmen verlässt, sind beides Projektrisiken.
Was ist Projektrisikomanagement?
Projektrisikomanagement ist der Prozess der Entdeckung, Bewertung und Reaktion auf unvorhergesehene Gefahren, die die Ziele und den Fortschritt Ihres Projekts beeinträchtigen können.
Vereinfacht ausgedrückt ist Projektrisikomanagement der Prozess der Reduzierung bereits eingetretener, aktuell eintretender oder zukünftig zu erwartender Projektgefahren. Es konzentriert sich auf die Risikominderung, indem es die Kernursachen von Problemen identifiziert und ihre Auswirkungen reduziert, wenn nicht sogar vollständig beseitigt.
Was ist der Zweck des Projektrisikomanagements?
Risiken zu erkennen und zu managen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit als Projektmanager. Es hilft bei der Priorisierung Ihrer Projektmanagement-Bemühungen. Wenn eine Risikobewertung ergibt, dass die Auswirkungen einer bestimmten Gefahr schwerwiegend sein werden, sollten Sie die erforderlichen Vorkehrungen treffen, um diese Bedrohung so schnell wie möglich zu vermeiden oder zu verringern.
Bei jedem Projekt sind mehrere Risiken zu berücksichtigen, aber die wichtigsten sind diejenigen, die mit dem Zeitplan, den Kosten, der Qualität, der Technologie und den Ressourcen des Projekts zusammenhängen.
- Zeitplanrisiko: Es besteht die Möglichkeit, dass das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen wird.
- Kostenrisiko: Es besteht die Möglichkeit, dass die endgültigen Projektkosten das Budget übersteigen.
- Qualitätsrisiko: Es besteht die Möglichkeit, dass die Qualität des Projekts hinter den Erwartungen zurückbleibt.
- Tech-Risiko: Es ist möglich, dass die gewählte Projekttechnologie nicht wie erwartet funktioniert.
- Ressourcenrisiko: Es besteht die Möglichkeit, dass Teammitglieder nicht genügend Zeit oder Fachwissen haben, um das Projekt durchzuführen.
Beispiele für gängige Projektmanagement-Risikoarten
Lassen Sie uns einige der typischsten Arten von Projektrisiken durchgehen, denen Sie ausgesetzt sein könnten. Wir haben auch Beispiele gegeben, um die Bedenken hervorzuheben
- Individuelle Projektrisiken: Hierbei handelt es sich um Risikoereignisse, die sich bei ihrem Eintreten auf Qualität, Kosten, Zeit und/oder Umfang eines Projekts auswirken können. Zwei Beispiele sind zum Beispiel, nicht über ausreichende Ressourcen für einen Job zu verfügen und sich mit Krankheitsausfällen oder der Abwesenheit von Mitarbeitern während der Hauptsaison auseinandersetzen zu müssen.
- Gesamtprojektrisiken: Dies sind die Auswirkungen der Unsicherheit auf das gesamte Projekt. Das Gesamtprojektrisiko ist die Summe aller Einzelrisiken und anderer Quellen von Projektunsicherheiten. Naturkatastrophen, Konflikte und Änderungen in der Regierungspolitik sind Beispiele für solche Unsicherheiten.
- Variabilitätsrisiken: Diese Risiken beziehen sich auf Änderungen oder Ungenauigkeiten bei Nachfrage, Angebot, Qualität, Preisgestaltung usw., die sich auf das Ergebnis des Projekts auswirken können. Beispiele hierfür sind der Wechsel des Lieferanten einer kritischen Produktkomponente und die Anpassung der Rohstoffpreise.
- Mehrdeutigkeitsrisiken: Diese Risiken entstehen durch Unklarheiten in den Projektanforderungen, die zu Fehlinterpretationen oder Fehlern führen können. Zwei Beispiele sind die falsche Erfassung der Anforderungen von Kunden und unterschiedliche Interpretationen des Projektumfangs unter den Teammitgliedern.
Schritte zum Projektrisikomanagement
Das Identifizieren, Planen und Überwachen möglicher Risiken ist wichtig für das Projektrisikomanagement. Nicht alles wird schief gehen, und es darf überhaupt nichts schief gehen. Eine proaktive Risikobewertung und ein Vorfallmanagement können Ihnen jedoch dabei helfen, vorbereitet zu sein und Ihren Kurs umgehend anzupassen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle Ihre Projektziele termin- und budgetgerecht erreichen.
Hier sind sechs Phasen, die Ihnen beim Erstellen eines Projektrisikomanagementplans helfen, wenn Sie gerade erst mit dem Risikomanagement beginnen.
#1. Identifizieren
Erstellen Sie einen Projektrisikomanagementplan, indem Sie eine Liste aller potenziellen Projektrisikoereignisse zusammenstellen, um Gefahren zu identifizieren. Ein Risikoereignis ist alles, was sich potenziell auf den Zeitplan, das Budget oder den Erfolg Ihres Projekts auswirkt.
Es gibt mehrere Ansätze, um den Risikoidentifikationsprozess zu starten, darunter:
- Interviews mit Projektbeteiligten führen. Die beste Strategie zur Bewertung von Projektrisiken besteht darin, sich mit Stakeholdern, Führungskräften und Fachexperten zu beraten. Wenn sie bereits an vergleichbaren Projekten gearbeitet haben, fragen Sie sie, auf welche Gefahren sie gestoßen sind und wie Sie sie vermeiden können. Auch wenn sie noch nie an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, wenden Sie sich an die wichtigsten Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass Sie keine kritischen Projektrisiken übersehen.
- Brainstormen Sie mit Ihrem Projektteam potenzielle Gefahren. Ihr Projektteam ist Ihr Ansprechpartner für dieses Projekt. Bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen, fragen Sie sie, welche potenziellen Gefahren sie wahrnehmen, und erwägen Sie eine Brainstorming-Sitzung, um die größten Gefahren für Ihr Projekt zu entdecken.
- Bestätigen und dokumentieren Sie Ihre Annahmen. Gemäß dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) sind Annahmen alles über das Projekt, von dem Sie glauben, dass es wahr ist, aber nicht garantiert wird, dass es wahr ist. Möglicherweise stützen Sie Projektentscheidungen auf Annahmen, ohne es überhaupt zu merken. Indem Sie Ihre Annahmen jedoch nicht dokumentieren und testen, setzen Sie sich einem Projektrisiko aus. Wenn Ihre Annahmen falsch sind, können die Grundlagen Ihres Projekts ins Wanken geraten und den Projekterfolg gefährden.
- Überprüfen Sie Ihre Checklisten. Überprüfen Sie, ob Ihr Team oder Ihre Abteilung eine Liste typischer Risiken erstellt hat. Falls noch nicht geschehen, beginnen Sie mit der Dokumentation, um den Erfolg zukünftiger Initiativen sicherzustellen.
- Erstellen Sie eine Risikobewertungsmatrix. Der Schweregrad eines Risikos wird in vier Kategorien eingeteilt: katastrophal, entscheidend, geringfügig und gering. Dies hilft bei der Bestimmung, welche potenziellen Gefahren zuerst angegangen werden sollten.
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Tragen Sie wichtige Risikoereignisse in eine Risikoregistervorlage ein, sobald Sie sie identifiziert haben. Ein Risikoregister ist, wie der Name schon sagt, eine spezielle Bestandsaufnahme aller Gefahren Ihres Projekts. Ihr Risikoregister sollte Antworten auf die folgenden Fragen zu den bekannten Bedrohungen geben, die Sie identifiziert haben:
- Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko eintritt?
- Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit?
- Was sind die Folgen und die Schwere, wenn das Risiko eintritt?
- Was ist unser Risikomanagementplan?
- Was ist angesichts der Möglichkeiten und Auswirkungen die Prioritätsstufe?
- Wer trägt dieses Risiko?
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht alles sofort herausfinden können – einiges davon wird in späteren Schritten kommen.
#2. Analysieren
Analysieren Sie die Wahrscheinlichkeit, den Schweregrad und den Reaktionsplan für jedes Risiko, das Sie identifiziert haben. Erwägen Sie, Ihre Risikoanalyse mit Ihrem Projektteam oder wichtigen Stakeholdern durchzuführen, je nach Komplexität der Gefahren Ihres Projekts.
Berücksichtigen Sie, wie sich das Risiko auf die Ziele Ihres Projekts auswirken kann, während Sie seinen Schweregrad bestimmen. Wird es zu einer Verzögerung Ihres Zeitplans führen, Ihr Budget gefährden oder die Wirkung Ihrer Projektergebnisse verringern? Entwickeln Sie dann für jedes Risiko einen Reaktionsplan. Ihr Reaktionsplan ist nicht unbedingt ein Sofortmaßnahmenelement; Vielmehr beschreibt es, was Ihr Team tun wird, um schnell umzuschwenken und das Risiko zu handhaben.
#3. Priorisieren
Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung Ihrer Risiken Folgendes: Welche Gefahren werden auf der Grundlage Ihres Risikoregisters und Ihrer Analyse am wahrscheinlichsten auftreten und den Erfolg Ihres Projekts am stärksten gefährden? Die kritischsten Risiken, die es zu managen gilt, sind diejenigen mit einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit und einem hohen Schweregrad. Sie sollten alle potenziellen Bedrohungen überwachen und darauf reagieren, aber auf diese sollten Sie sich am meisten konzentrieren und am regelmäßigsten überprüfen.
#4. Zuordnen
Dies ist ein optionaler, aber dringend empfohlener Schritt. Selbst wenn Ihre Risiken noch nicht eingetreten sind, hilft die frühzeitige Zuweisung eines Risikoverantwortlichen Ihren Teammitgliedern, sich vorzubereiten. Diese Person sollte nicht nur das Risiko überwachen, sondern auch als zentrale Person für die Erstellung eines Risikominderungsplans fungieren.
#5. Monitor
Ihr Projekt hat in diesem Moment begonnen. Hoffentlich liegen Sie im Zeitplan, um die endgültigen Ziele Ihres Projekts zu erreichen. Sie müssen Ihre Risiken jedoch weiterhin kontinuierlich überprüfen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Um das zu erreichen:
- Senden Sie regelmäßige Fortschrittsaktualisierungen, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam und alle Beteiligten auf derselben Seite sind. Denken Sie daran, dass das Risikomanagement eher proaktiv als reaktiv sein sollte.
- Melden Sie sich asynchron bei Ihren individuellen Risikomanagern an. Jeder „Risikoeigentümer“ sollte bei seinem Risikoereignis auf Warnsignale achten. Melden Sie sich als Projektmanager oder Teamleiter regelmäßig bei ihnen, um sicherzustellen, dass alles gut läuft.
- Überprüfen Sie Ihr Risikoregister auf Änderungen. Wenn sich die Wahrscheinlichkeit des Risikos ändert oder der Risikoplan überarbeitet wird, sollte die Änderung in Ihrem Risikoregister vermerkt werden. Ihr Risikomanagementplan sollte, wie die meisten Aspekte des Projektmanagements, ein dynamisches Dokument sein, das Ihr Team verwendet, um auf Kurs zu bleiben.
Die Zusammenarbeit ist auch für die Risikobewertung von entscheidender Bedeutung. Zu oft tauchen potenzielle Probleme oder neue Gefahren auf, die ein Teammitglied zwar kannte, sich aber nicht befähigt fühlte, sie sofort anzusprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kultur der Teamarbeit, Transparenz und Ehrlichkeit pflegen.
#6. Antworten
Tritt irgendwann ein Risiko ein, ist es Zeit zu handeln. Sie sollten einen ausgezeichneten Risikomanagementplan mit Ihrem Risikoregister und Risikomanagementplan haben.
Denken Sie daran, dass es beim Risikomanagement nicht um Risikoprävention geht, obwohl es hilfreich sein kann. Projektrisikomanagement ist vielmehr der Prozess, Gefahren vorherzusehen und einen soliden Plan zu haben, damit Sie nicht überrascht werden.
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Projektrisikominderungs- und Managementstrategien
Obwohl es unmöglich ist, Risiken vollständig zu beseitigen, können Projektmanager Anstrengungen unternehmen, um Projekte effizient zu verwalten und gleichzeitig das Risiko zu senken. Hier sind vier Hinweise für den Einstieg:
#1. Erstellen Sie einen Plan für das Risikomanagement.
Jeder mit Erfahrung im Projektmanagement versteht die Bedeutung eines soliden Projektplans für den Erfolg des Unternehmens. Viele Hilfspläne, wie der Risikomanagementplan, sind häufig in diesem Plan enthalten.
Laut Emerson sollte Ihr Risikomanagementplan Ihren Ansatz zur Erkennung und Priorisierung von Risiken, Ihre Risikotoleranz, die Art und Weise, wie Ihr Team auf Risiken reagiert, wie Sie Risiken kommunizieren usw. umreißen. Die Erstellung eines solchen Plans erfordert Zeit und Mühe, aber die Investition in die Planungsphase zahlt sich häufig aus, indem Sie eine Roadmap entwickeln, die Ihr Team durch die Ausführungsphase des Projekts führt.
#2. Führen Sie ein aktuelles Risikoregister.
Ihr Risikoregister, das mit oder unabhängig von Ihrem Risikomanagementplan kombiniert werden kann, ist eine Liste aller potenziellen Risikoereignisse, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten. Dieses Dokument wird Ihnen helfen, alle Bedenken im Auge zu behalten, aber es ist wichtig, dass Sie es auf dem neuesten Stand halten, damit Sie immer eine genaue Momentaufnahme haben, auf die Sie sich beziehen können.
Halten Sie in Ihrem Risikoregister fest, welche Risikoereignisse aufgetreten sind, wie Ihr Team reagiert hat und welche zusätzlichen Risiken aufgetreten sind, die Sie zu Beginn nicht erkennen konnten. Sie, Ihre Teammitglieder und andere wichtige Stakeholder haben immer ein klares Bild vom Projektstatus, wenn Sie dieses Dokument auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass es in andere Planungsergebnisse integriert ist.
#3. Erkennen Sie das Risikoereignis.
Ein häufiger Fehler im Risikomanagement besteht darin, dass Menschen das Risiko im Hinblick auf voraussichtliche Ergebnisse und nicht auf das Risikoereignis selbst betrachten. Menschen können beispielsweise das „Verpassen der Deadline“ als Risiko für ihr Projekt ansehen. Während das Versäumen der Frist eindeutig ein Risiko für das Projekt darstellt, sind die Auswirkungen das eigentliche Problem.
Berücksichtigen Sie das Risiko im folgenden Format: X kann dazu führen, dass Y auftritt, was zu einem Z-Aufprall führt. Dies wird Ihnen helfen, die Quelle des Risikos, das Risikoereignis und den Umgang damit zu verstehen.
#4. Seien Sie proaktiv statt reaktiv.
Projektmanager machen manchmal den Fehler, beim Risikomanagement eher reaktiv als proaktiv vorzugehen. Es ist immer entscheidend, schnell reagieren zu können, wenn ein unerwarteter Vorfall eintritt, aber es ist auch notwendig, einen Schritt zurückzutreten und Ihr Projekt aus einer proaktiven Perspektive zu betrachten.
Indem Sie Zeit in die frühen Phasen des Risikomanagementprozesses investieren und jedes Risiko gründlich verstehen, können Sie vorbeugende Maßnahmen planen, die die Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikoereignisses verringern, anstatt zu versuchen, zu reagieren, nachdem es bereits eingetreten ist.
#5. Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement.
Das erfolgreiche Management von Projekten und damit verbundenen Risiken erfordert vor allem eine solide Grundlage an Projektmanagementfähigkeiten. Neben dem Üben, dem Bleiben über Branchentrends und der Teilnahme an Konferenzen und Workshops ist der Erwerb eines Zertifikats oder eines Hochschulabschlusses in Projektmanagement eine der besten Methoden, um diese Fähigkeiten zu verbessern.
Diejenigen, die die Möglichkeit erhalten, ein Projekt zu beaufsichtigen, aber keine formale Ausbildung haben, profitieren stark von der Projektmanagementausbildung. Dennoch können auch diejenigen, die derzeit in der Branche arbeiten, von der Perfektionierung ihres Handwerks profitieren.
Zusammenfassung
Denken Sie daran, dass eine gut geplante Risikomanagementstrategie zum Erfolg Ihrer Projekte führt.
Rechtzeitiges Risikomanagement trägt zum Projekterfolg bei, indem mögliche Risiken erkannt und minimiert werden, bevor sie zu Problemen werden. Durch einen proaktiven Risikomanagementansatz können Sie typische Fehler und kostspielige Verzögerungen vermeiden, die zum Scheitern von Projekten führen können. Kehren Sie während des gesamten Projektlebenszyklus zum Risikomanagementprozess zurück, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt ein Erfolg wird. Beifall!
Das Ziel des Projektrisikomanagements
Die Implementierung eines Risikomanagementplans kann Ihrem Team helfen, sich auf unerwartete Situationen vorzubereiten. Allerdings erfordert nicht jedes Projekt einen umfassenden Risikomanagementplan. Wenn Ihr Projekt einfach ist, benötigen Sie möglicherweise nur ein kurzes Treffen mit Ihren Teammitgliedern, um ein Brainstorming durchzuführen und potenzielle Gefahren zu bewältigen.
Diese Projekte haben einen minimalen Umfang, erfordern nicht viel Teammitgliedszeit oder externe Ressourcen (wie Finanzierung oder Bandbreite) und können Prozesse sein, die Sie bereits erfolgreich abgeschlossen haben.
Ein Projektrisikomanagementplan wäre von Vorteil, wenn Sie an einer komplexen Aufgabe arbeiten, an der eine große Anzahl von funktionsübergreifenden Projektbeteiligten und kritischen Ressourcen beteiligt sind. Dies sind Initiativen, für die Sie möglicherweise eine beträchtliche Menge an Zeit und Bandbreite für Teammitglieder aufwenden oder eine große finanzielle Investition tätigen. Ein Risikomanagementplan stellt sicher, dass das Projekt innerhalb seines Rahmens bleibt und schließlich erfolgreich ist.
- Risikobewertung: Endgültiger Leitfaden für den Risikobewertungsprozess
- WIE MAN IN DAS PROJEKTMANAGEMENT EINSTEIGT: Definition, Leitfaden und Anforderung
- MARKTRISIKEN: Best Practices und einfacher Leitfaden mit Beispielen
- Projektplanung: Ein Leitfaden zu Projektplanungstechniken
Bibliographie
