Sie benötigen ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung, um Ihr kleines Unternehmen zu führen. Sie nehmen also Kontakt mit Ihren Lieferanten auf und erläutern Ihre Anforderungen. Sie liefern es. Sie müssen sie dafür bezahlen. Das ist das Ende der Geschichte. Klingt das nicht zu einfach? Ja, so ist es. Ja, der Prozess der Warenbeschaffung kann komplizierter sein als oben beschrieben. Es muss jedoch nicht zu gut sein, Dienstleistungen von vertrauenswürdigen Anbietern reibungslos und zeitnah zu erhalten. Es ist möglich, und die Verwendung von Bestellungen kann hilfreich sein. In diesem Artikel sehen wir die verschiedenen Arten und Beispiele von Bestellungen, den Prozessablauf und das richtige Format für eine Bestellung.
Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung, auch als PO bekannt, ist ein Rechtsdokument, das ein Käufer an einen Lieferanten oder Verkäufer sendet, um einen Kauf zu autorisieren. Bestellungen geben an, was der Käufer kaufen möchte und wie viel er davon erhalten möchte. Diese Vereinbarungen helfen bei der Dokumentation der Transaktionen des Käufers und des Verkäufers.
POs profitieren sowohl der Käufer als auch der Verkäufer. Kleine Unternehmen können entscheiden, welche Produkte und Dienstleistungen sie von ihren Lieferanten benötigen und wann sie sie benötigen, indem sie Einkaufsaufträge erteilen.
Dies hält die Aktivitäten des kleinen Unternehmens erfolgreich und koordiniert. Es hilft dem Verkäufer auch sicherzustellen, dass die benötigten Waren und Dienstleistungen verfügbar sind, bevor er sich zur Erfüllung verpflichtet, und gibt dem Käufer die Flexibilität, sich entsprechend vorzubereiten.
POs unterstützen den Käufer und Verkäufer auch dabei, korrekte und umfassende Aufzeichnungen für die Buchprüfung und den Jahresabschluss zu führen.
Wie funktioniert eine Bestellung?
Nachdem wir nun beschrieben haben, was eine Bestellung ist, sehen wir uns an, wie man eine erstellt.
#1. Der Käufer verpflichtet sich, Waren vom Verkäufer zu kaufen.
Vor einer Bestellung muss der Käufer in der Lage sein, einen Bedarf zu erkennen, den das Produkt oder die Dienstleistung des Verkäufers erfüllen wird. Während dieses Prozesses muss der Käufer bestimmen, welches Produkt oder welche Dienstleistung benötigt wird, wie viel benötigt wird (wenn möglich) und wann es benötigt wird (wiederum, wenn möglich).
Wenn Sie beispielsweise neue Kartons bestellen müssen, um Ihre Produktbestellungen an Kunden zu versenden, finden Sie heraus, wie viele Sie benötigen und wann Sie sie benötigen.
Wenn Sie einen Feiertagsansturm erwarten, können Sie sich die Kartonbestellung des letzten Jahres ansehen und sie mit Ihrem erwarteten Wachstum in dieser Weihnachtszeit multiplizieren, um die entsprechende Anzahl zu bestellen.
#2. Der Käufer erstellt eine Bestellung und übermittelt sie dem Verkäufer zur Genehmigung.
Mit den oben genannten Angaben sollte der Käufer eine Bestellung erstellen und diese seinem Verkäufer zur Genehmigung vorlegen. Wenn Sie eine Bestellung an einen Lieferanten senden, geben Sie an, wann Sie eine Genehmigung benötigen, um den Prozess auf Kurs zu halten.
Idealerweise sollte die Antwort rechtzeitig eintreffen, damit der Käufer das Produkt oder die Dienstleistung rechtzeitig erhalten kann. Andernfalls sollte dem Käufer genügend Zeit eingeräumt werden, bei Bedarf von einem anderen Verkäufer zu beziehen.
Um mit dem vorherigen Beispiel fortzufahren: Sobald Sie einen Lieferanten gefunden haben, der Ihre Kartons liefern kann, wissen, wie viele Kartons Sie benötigen und wann Sie sie benötigen, können Sie diese Informationen verwenden, um Ihre Bestellung zu erstellen. An Ihren Vertriebsmitarbeiter oder Ansprechpartner senden.
#3. Der Verkäufer prüft die Bestellung und bestätigt, ob er die Anfrage erfüllen kann oder nicht.
Wenn der Verkäufer die Bestellung erhält, liegt es in seiner Verantwortung, die Anfrage zu prüfen und den Bestand oder die Verfügbarkeit zu überprüfen. Damit soll bestätigt werden, ob die Frist des Käufers eingehalten werden kann.
Im Falle des Paketversands hat der Verkäufer Ihre Bestellung geprüft und festgestellt, dass er Ihre Anfrage erfüllen kann, nachdem er seinen Lagerbestand und seine Versandfähigkeit überprüft hat.
#4. Annahme der Bestellung.
Wenn der Verkäufer die Anfrage des Käufers erfüllen kann, nimmt er die Bestellung an, wodurch sie für alle Parteien rechtsverbindlich wird.
Da die Kartonfirma Ihre Anfrage erfüllen kann, hat sie Ihnen zur Bestätigung eine autorisierte Kopie der Bestellung gesendet.
#5. Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen.
Nachdem die Bestellung genehmigt wurde, ist der Verkäufer für die Lieferung des vereinbarten Produkts oder der vereinbarten Dienstleistung verantwortlich. Sie können in dieser Phase auch eine Rechnung über den in der Bestellung angegebenen Betrag erstellen und an den Käufer senden. Die Rechnung sollte die gelieferten Produkte, die entsprechende Menge und den geschuldeten Betrag zusammenfassen.
Nachdem Sie beispielsweise den Versand von Kartons genehmigt haben, sollten Sie die fertige Bestellung sowie eine Rechnung über den geschuldeten Betrag erhalten. Dieser Anbieter akzeptiert 30-Netto-Bedingungen und erwartet die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Ausstellung der Rechnung.
#6. Rechnung ist bezahlt
In diesem letzten Punkt haftet der Käufer für die Zahlung der Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen des Verkäufers.
Es liegt nun an Ihnen, dem Kunden, die Rechnung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen zu bezahlen.
Was ist das richtige Bestellformat?
Sind Sie bereit, Ihre eigene Bestellung aufzugeben? Dies sind die Angaben, die Sie machen müssen.
- Kopfzeile — Geben Sie Informationen über Ihr Unternehmen an, z. B. den Firmennamen, die Geschäftsadresse, das Bestelldatum und die Bestellnummer.
- Angaben zum Anbieter — Geben Sie an, wer die Bestellung erhalten soll. Hier geben Sie den Namen des Verkäuferunternehmens, Ihren eigenen Kontaktnamen und die Adresse des Verkäuferunternehmens an.
- Versand nach — Geben Sie an, wohin die Bestellung geliefert werden soll, den Versandprozess, die Versandbedingungen und das voraussichtliche Lieferdatum.
- Auftragsdetails — Geben Sie für jedes Produkt in der Bestellung eine Position an, die den Produktcode oder die SKU-Nummer, den Namen oder die Beschreibung des Artikels, die Menge der bestellten Einheiten, den Preis pro Einheit und das Lieferdatum enthält.
- Zusammenfassen — Schließen Sie die Bestellung ab, indem Sie eine Zwischensumme, alle erforderlichen Rabatte, Gebühren, Versandkosten und die Gesamtsumme angeben.
Hier ist ein Beispiel für ein Bestellformat, das alle oben aufgeführten Punkte enthält:
Arten von Bestellungen
Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie nicht alle Bestellungen gleich erstellen und auch ihr Format unterschiedlich sein kann. Sie denken jetzt vielleicht: „Wenn Sie einen PO gesehen haben, haben Sie sie alle gesehen“, aber das stimmt einfach nicht. Es gibt vier Arten von Bestellungen, die sich hinsichtlich ihres Formats und ihres Informationsumfangs unterscheiden
#1. Standardbestellungen
Standardbestellungen sind die häufigsten und bekanntesten. In diesem Fall versteht der Käufer die Details des Kaufs und kann den gekauften Artikel oder die gekaufte Dienstleistung, die Menge, den Lieferplan und die Zahlungsbedingungen identifizieren.
Ein Unternehmen, dem beispielsweise die Druckerpatronen ausgehen, kann eine Standardbestellung aufgeben, weil es genau weiß, wie viel es braucht und wann es es braucht. Dies ist ein Beispiel für eine Bestellung.
Je nach Anforderung können Standard-POs für eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen erstellt werden. Beispielsweise könnte die obige Vorlage so geändert werden, dass sie Folgendes enthält:
- Zu erbringende Dienstleistungen
- Auslagerung
- Verkauf auf Kommission
#2. Geplante Bestellungen
Ein Kunde, der eine geplante Bestellung aufgibt, prognostiziert den potenziellen Bedarf seines Unternehmens für den betreffenden Artikel, indem er im Voraus eine Bestellung aufgibt. Details wie Gegenstand, Gewicht und Zahlungsbedingungen sind in diesem Fall sichtbar, aber die Menge basiert auf einer informierten Schätzung, und der Liefertermin ist vorläufig.
Wenn dasselbe Unternehmen, dem die Druckerpatronen ausgehen, eine geplante Bestellung aufgibt, schätzt der zuständige Einkäufer, wie viele Druckerpatronen er für einen flexibleren Lieferplan benötigt. Dies ist ein Beispiel für eine geplante Bestellung.
#3. Rahmenbestellungen
Käufer verwenden eine Rahmenbestellung, um mehrere Bestellungen auf einmal zu platzieren, um rabattierte Preise auszuhandeln.
Wenn dasselbe Unternehmen beispielsweise einen besseren Preis erzielen kann, indem es sich entscheidet, mehrere Bestellungen von Druckerpatronen und Papier bei einem einzigen Lieferanten aufzugeben, könnte es erwägen, eine Pauschalbestellung zu verwenden, um diese Produkte zu erhalten. Hier ist ein Beispiel für eine Bestellung in diesem Fall.
#4. Vertragsbestellungen
Die formalste Variante ist eine Kontraktbestellung. Bis zur Ausstellung einer Bestellung mit Bezug auf den Vertrag unterzeichnen Käufer und Verkäufer einen Vertrag, in dem die Kaufbedingungen festgelegt sind. Diese Bestellform bietet die größte Rechtssicherheit für alle Beteiligten.
Im Falle von Druckerzubehör, wenn ein Unternehmen einen Vertrag mit seinem Lieferanten unterzeichnet, in dem die Produkte, Menge, Preise und Lieferungsplan der versprochenen Artikel und führt dann eine reguläre Bestellung durch, sind diese Unternehmen im Rahmen einer Auftragsbestellungsvereinbarung. Dies ist ein Beispiel für eine Vertragsbestellung.
Ein Bestellprozess wird den Beschaffungsprozess beschleunigen und sowohl Käufern als auch Verkäufern zugute kommen.
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Bestellprozess
Der Bestellvorgang umfasst alles vom Schreiben bis zur Lieferung. Der Bestellprozess gliedert sich in die folgenden Schritte.
#1. Vorstellung
Sie stellen die Bestellung aus, nachdem Sie die Bestellanforderung übermittelt haben, normalerweise durch das Beschaffungsteam oder einen Projektadministrator.
#2. Annahme
Wenn sich alle Beteiligten auf Ware, Menge, Preis und Lieferbedingungen einigen, wird der Vertrag vom Verkäufer unterzeichnet, der den Bedingungen zustimmt.
#3. Versand
Beim Dispatching senden Sie die Bestellung über den bevorzugten Kanal an den Lieferanten. Sie können dies auch persönlich, auf Papier, per Fax oder E-Mail usw. tun.
#4. Versand-und Bearbeitungs
Die in der Bestellung angegebenen Produkte werden vom Lieferanten geliefert. Wenn der Zustand der Produkte zufriedenstellend ist, z. B. keine Mängel oder fehlende Gegenstände, werden sie geprüft und akzeptiert. Auf der Baustelle wird dies normalerweise von einem Administrator oder Beschaffungsmanager durchgeführt.
#5. Fertigstellung
Ist die Bestellung abgeschlossen, wird eine Abnahmerechnung zur Zahlungsabwicklung an die Finanzierung übermittelt. Die Bestellung ist bis zum Zahlungseingang geschlossen.
Schritte im Bestellprozess
Die Schritte im Bestellprozess sind wie folgt:
- Erstellen Sie eine Bestellung
- Genehmigen Sie eine Bestellung
- Senden Sie eine Bestellung an den Lieferanten.
- PO ist eingegangen
- Waren- oder Dienstleistungsbeleg
- Fakturierung
- Abgleich in drei Richtungen
- Zahlungsautorisierung und -planung
- Schließung der PO
Wofür ist eine Bestellung?
Ihr Unternehmen gibt Bestellungen an Verkäufer (den Lieferanten) aus. Käufer verwenden sie, um Bedürfnisse und Preise zu spezifizieren und bestellte Waren/Dienstleistungen rechtsgültig zu dokumentieren.
Wer macht Bestellungen?
Der Käufer bestellt. Nach der Genehmigung erstellt der Käufer oder Kaufanforderer eine Bestellung. Zur ordnungsgemäßen Erfüllung übermittelt der Kunde die Bestellung an den Verkäufer.
Wie funktioniert PO?
Vor dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen bestätigt und spezifiziert der Bestellvorgang die Anforderung. Verarbeiten Sie Zahlungen und Prüfungsergebnisse.
Wer unterzeichnet Bestellungen?
Eine Bestellung ist verbindlich, wenn beide Parteien sie unterzeichnen. Bevor Sie die Bestellung an den Lieferanten senden, vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmensvertreter sie unterzeichnet hat.
Zusammenfassung
Verabschieden Sie sich von unleserlichen Handschriften, verlegten Bestellungen und stundenlanger Dateneingabe. Eine Cloud-basierte Bestellung wandelt Papierbündel in leicht nachvollziehbare digitale Formate um, die sicher in der Cloud gespeichert werden.
Obwohl die Implementierung einer Beschaffungslösung wie eine schnelle Lösung für alle Ihre PO-bezogenen Probleme erscheinen kann, ist der Prozess tatsächlich sehr komplex. Daher ist es wichtig, einige Best Practices für Bestellungen zu haben. Damit soll sichergestellt werden, dass das Beschaffungstool ordnungsgemäß funktioniert.
Die richtige Best Practice für die Beschaffung repariert Ihren fehlerhaften Bestellprozess, steigert die Leistung und erhöht den ROI. Während die Theorie, was eine Bestellung ist, kompliziert erscheinen mag, wird ein Blick auf einige der beliebtesten Best Practices sie ein für alle Mal klären.
Häufig gestellte Fragen zur Bestellung
Wie mache ich eine Bestellung?
Hier sind die gängigsten Schritte des Bestellvorgangs:
- Erstellen Sie eine Bestellung.
- Senden Sie mehrere Angebotsanfragen (RFQ)
- Analysieren Sie einen Anbieter und wählen Sie ihn aus.
- Vertrag aushandeln und Bestellung senden.
- Waren / Dienstleistungen erhalten.
- Rechnung erhalten und prüfen (3-Wege-Matching)
- Autorisieren Sie die Rechnung und bezahlen Sie den Lieferanten.
- Aufzeichnungen führen.
Warum brauchen Sie eine Bestellung?
Bestellungen sind Dokumente, die von einem Käufer (Ihrer Organisation) an einen Verkäufer (den Verkäufer) ausgestellt werden. Sie sind ein wichtiges Instrument für Einkäufer, weil sie Anforderungen und Preise formalisieren, und dienen der rechtsverbindlichen Dokumentation der bestellten Waren/Leistungen
Was ist eine Bestellung vs. Rechnung?
Der entscheidende Unterschied ist, dass eine Bestellung wird von Käufern an Verkäufer gesendet, um den Einkaufsprozess zu verfolgen und zu steuern. Andererseits ist eine Rechnung eine offizielle Zahlungsaufforderung, die von Verkäufern an Käufer gesendet wird, sobald ihre Bestellung ausgeführt wurde
Ist eine Bestellung eine Zahlung?
Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer erstellt und einem Verkäufer vorgelegt wird. … Da die Bestellung ausgeführt wird, bevor der Käufer seine Rechnung erhält, bietet eine Bestellung dem Verkäufer eine Versicherung gegen nicht-Zahlung
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