Die beliebteste HR-Software ist ein Human Resources Information System (HRIS). Seitdem hat sich die Technologie zweifellos erheblich weiterentwickelt. Als Reaktion auf Änderungen der Unternehmensvorschriften oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können moderne HRIS-Systeme Verfahren automatisieren, Eingaben integrieren und Berichtsformate in Echtzeit ändern. Moderne HRIS-Systeme sind ebenso effektiv und benutzerfreundlich wie leistungsstark und agil, da sie verbrauchergerechte Benutzererfahrungen und anpassbare Funktionen bieten. Die beste HRIS-Software wird über die Cloud angeboten, die eine größere Anzahl von Vorteilen bietet, wie z. B. erhöhte Datenspeicherung, verbesserte Sicherheit und einfachere Interaktion mit Hilfsprogrammen wie Gehaltsabrechnung, Bewerberverfolgung und anderen HR-Systemen.
Dieser Artikel gibt einen Überblick über HRIS-Systeme, einschließlich Definitionen, Beispiele und Schulungsinformationen. Schauen wir sie uns an.
Was ist HRIS-SYSTEM?
Ein Personalinformationssystem (HRIS) ist ein Softwareprogramm, das spezifische Mitarbeiterinformationen sowie Regeln und Verfahren in Bezug auf Personalwesen organisiert und verarbeitet. Die HRIS-Standards Human Resources (HR) Aufgaben und Verfahren, während gleichzeitig eine genaue Aufzeichnung und Berichterstattung als interaktives System des Informationsmanagements gefördert wird.
Im Wesentlichen ist ein HRIS-System eine „Zweibahnstraße“, in der Informationen über Mitarbeiter an die Organisation geliefert und dann an die Mitarbeiter zurückgegeben werden. Ein HRIS-System (HRIS) bietet reibungslosere, vereinfachte und effektivere Interaktionen zwischen Mitarbeitern und den Unternehmen, für die sie arbeiten, indem es papierbasierte und manuelle HR-bezogene Aktivitäten beseitigt. Dies entlastet HR-Spezialisten für strategischere und hochwertigere Aufgaben.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
Die Ausdrücke HRIS, HRMS (Human Resources Management System) und HCM (Human Capital Management) werden manchmal synonym verwendet. Je nachdem, welche Funktionen ein Unternehmen zulässt, kann es jedoch geringfügige Unterschiede zwischen den drei geben.
HRIS
Ursprünglich als Basissystem zur Pflege von administrativen Mitarbeiterdaten bezeichnet. HRIS umfasst jetzt Verfahren wie Talentakquise, Rekrutierung und kontinuierliche Speicherung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten, da HR-Operationen komplizierter geworden sind.
HRMS
Kam zum Einsatz, als Unternehmen begannen, ihre HR-Aktivitäten mit komplexerer Software und automatisierten Vorgängen durchzuführen, während es immer noch gleichermaßen mit organisatorischen HRIS verwendet wird. Gehaltsabrechnung und Zeit und Arbeit können in das heutige HRIS aufgenommen werden.
HCM
Bezieht sich auf eine umfassendere oder allumfassendere Lösung, die alle Facetten des Personalmanagements und der HR-Funktion abdeckt. Erweiterte Talentmanagementfunktionen wie Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung, Gehaltsplanung, strategische Personalplanung und viele andere HR-Planungsaktivitäten sind in den zusätzlichen Funktionen enthalten. Ob transaktional, strategisch oder datenbasiert, HR-Aufgaben sind alle in HCM enthalten.
Was sind die beiden Säulen von HRIS?
Ein HR-Informationssystem ist um zwei Säulen herum aufgebaut, die die Grundlage für die Verwaltung von Mitarbeitern und Maßnahmen zur Verbesserung der Gesamtleistung der Organisation bilden.
#1. Design der Organisation
Aus struktureller Sicht besteht HRIS aus Rollen, Funktionen und Berichtshierarchien. HRIS bietet identifizierbare Verantwortlichkeiten und einen Fahrplan für die betriebliche Funktionalität und Konsistenz durch die Festlegung der organisatorischen Struktur.
Das richtige HRIS-System kann Ihnen dabei helfen, geschäftliche Schwierigkeiten zu bewältigen, indem es Sie bei der Bereitstellung des geeigneten Personals unterstützt.
#2. Datenmanagement für Mitarbeiter
Das HRIS bietet ein umfassendes Bild von jedem Mitarbeiter, einschließlich Name, Adresse, Datum der Einstellung, Bezahlung, Wahl der Sozialleistungen und vieles mehr, ähnlich wie beim Kundenbeziehungsmanagement, jedoch in einem Arbeitgeber/Arbeitnehmer-Szenario. Mit den richtigen Daten sind Sie besser in der Lage, mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten, sie bei der Festlegung ihrer Karriereziele zu unterstützen, die besten Schulungen zu finden und ihre Leistung zu steigern.
Welche Arten von HRIS gibt es?
Es gibt viele verschiedene HRIS-Lösungen, von denen viele vergleichbare Funktionen bieten. Diese HRIS können in zwei Gruppen unterteilt werden: cloudbasierte und lokale HRIS.
- Cloudbasiertes HRIS
Das Cloud-basierte HRIS wird extern vom Anbieter untergebracht und ist online zugänglich. Unternehmen, die sich nicht selbst um die Systemwartung kümmern wollen oder die zu klein sind, um ein eigenes IT-Personal zu haben, finden diese Systeme oft geeignet. Cloudbasierte HR-IS-Lösungen erhalten auch automatische Updates von Anbietern, die keine IT vor Ort benötigen, um sie anzuwenden.
- Standortbasiertes HRIS
Die IT-Abteilung eines Unternehmens hostet standortbasierte HRIS-Systeme auf ihren eigenen Servern. Dies erfordert eine ausgefeiltere IT-Infrastruktur als viele kleine Unternehmen haben, aber es kann einem Unternehmen eine größere Kontrolle über seine HRIS-Lösung und Sicherheit ermöglichen.
Welche Vorteile kann ein HRIS haben, wenn es in die Cloud verschoben wird?
Es gibt mehrere Vorteile der Bereitstellung eines HRIS-Systems in der Cloud gegenüber einem lokalen HRIS-System, einschließlich der folgenden:
- Skalierbarkeit ist einfach. Sie können in der Cloud schnell nach oben oder unten skalieren, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern. Außerdem haben Sie mehr finanzielle Flexibilität und können die Ausgaben besser kontrollieren, wenn Sie Ihre Aktivitäten erweitern oder reduzieren.
- Mehr Kontrolle über Betriebs- und Investitionsausgaben. Sie zahlen einfach für das, was Sie in der Cloud nutzen, sodass Sie keine kostspieligen Infrastrukturinvestitionen tätigen müssen. Ihre Kosten sind eher Betriebs- als Kapitalkosten.
- Einfacher und schneller Zugang zu Innovationen. Sie erhalten viel früher Zugriff auf Updates und Innovationen in der Cloud, da Entwicklung und Bereitstellung so schnell erfolgen.
Wer braucht ein HRIS-System?
Selbst die kleinsten Unternehmen können von einem HRIS-System profitieren. HRIS-Lösungen können der Personalabteilung und den Unternehmenseigentümern genug Zeit sparen, die sie in vielen Fällen amortisieren. Damit die Software mit dem Unternehmen wächst, ist es wichtig, so schnell wie möglich in ein HRIS-System zu investieren.
Vorteile eines HRIS
Die Verwendung eines HRIS bietet viele eindeutige Vorteile, wie wir in unserem digitalen HR-Zertifizierungsprogramm durchgehen. Aus diesem Grund nutzen Unternehmen jeder Größe diese Anwendung, um ihre Personalarbeit zu unterstützen. Mitarbeiterinformationen werden im HRIS-System zentralisiert. Dann sind in einem einzigen System eine Vielzahl von Mitarbeiterdaten sofort verfügbar.
#1. Aufzeichnungen
Ein Aufzeichnungssystem namens HRIS-System überwacht Änderungen an allem, was Mitarbeiter betrifft. Wenn es um Personaldaten geht, kann das HRIS als die einzig zuverlässige Quelle angesehen werden.
#2. Einhaltung
Für Compliance-Zwecke werden bestimmte Daten gesammelt und gespeichert. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. Das HRIS-System kann all diese Informationen speichern. Gemäß den Anforderungen der DSGVO müssen Daten ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden.
#3. Effizienz
Die Genauigkeit wird verbessert und Zeit gespart, indem alle diese Informationen an einem Ort vorhanden sind. Als greifbare Dokumentation pflegen viele Unternehmen noch viele Daten über ihre Mitarbeiter. Das Auffinden des entsprechenden Ordners und Blattes kann viel Personalarbeit erfordern.
#4. HR-Plan
Das HRIS-System (HRIS) ermöglicht die Nachverfolgung von Daten, die zur Entwicklung von Geschäfts- und Personalstrategien erforderlich sind. Abhängig von den Zielen der Organisation sind unterschiedliche Daten für die Überwachung von entscheidender Bedeutung. Das HRIS-System zeichnet sich in dieser Situation aus.
#5. Self-Service-HR
Die Fähigkeit, Mitarbeitern und Managern Self-Service-HR anzubieten, ist ein letzter Vorteil. Dadurch können die Mitarbeiter ihre Geschäfte nun selbst erledigen. Das HRIS-System kann bei richtiger Implementierung eine positive Mitarbeitererfahrung bieten. Denken Sie daran, dass nicht alle HRIS-Systeme dies auf intuitive Weise bieten!
Die Organisation, die Personalabteilung und die Mitarbeiter profitieren alle von der Verwendung eines HRIS. Wenn Sie zwischen 30 und 50 Mitarbeiter haben, wird die Verwendung eines HR IS interessant.
Welche Eigenschaften hat HRIS-Software?
Unternehmen können Schwierigkeiten bei ihrer Expansion mit Hilfe von HRIS-Software begegnen, die skalierbare Lösungen und spezialisierte HR-Tools bietet. Im Folgenden sind einige der typischsten HR IS-Funktionen aufgeführt:
Sowohl Einstellung als auch Onboarding
Personalvermittler können Lebensläufe scannen, vorläufige Bewerber-Screenings durchführen und Hintergrundprüfungen mit Hilfe von HRIS-Systemen durchführen.
Payroll
Ein HRIS-System zieht häufig automatisch Steuern und Sozialleistungen von den Gehältern der Mitarbeiter ab, wodurch Zeit gespart und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert wird. Flexible Zahlungsalternativen werden auch von bestimmten Systemen bereitgestellt.
Zeit, Anwesenheit und Zeitplan
Die Zeiterfassung in einem HR-System unterstützt oft eine Vielzahl von Arten von Arbeitnehmern und ist direkt mit Payroll verbunden, um die Genauigkeit zu erhöhen.
Verwaltung von Vorteilen
HRIS umfasst häufig eine breite Palette von Funktionen, um sowohl freiwillige als auch vom Arbeitgeber angebotene Leistungen zu handhaben, einschließlich Krankenversicherung und Altersvorsorgeplänen.
Compliance
Bestimmte HRIS können mit Änderungen der Beschäftigungs- und Steueranforderungen Schritt halten, sobald sie eintreten.
Analysen und Berichte
Mit HRIS ist manchmal ein konsolidierter Datensatz für alle HR-Metriken zugänglich. Fortgeschrittenere Dienste machen Daten auf Abruf verfügbar und senden aktiv Berichte, Warnungen oder Aktionen an die Beteiligten.
Integration
Zeiterfassung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung können mit HRIS in einem System kombiniert werden. Einige ermöglichen es Endbenutzern, einzigartige Integrationen zu erstellen oder mit anderen Geschäftssystemen zu synchronisieren.
Beispiele für HRIS-Systeme
Unternehmen können aus einer Vielzahl von Beispielen für HRIS-Systemsoftware wählen. ADP bietet beispielsweise je nach Unternehmensgröße folgende Alternativen an:
#1. ADP Workforce Now®
ADP Workforce Today bietet eine All-in-one-Plattform zur Abwicklung von Gehaltsabrechnungen, Talenten, Zusatzleistungen, Zeit, Personal, Analysen und mehr für mittelständische Unternehmen.
#2. ADP Vantage HCM®
Mithilfe von ADP Vantage HCM® können große, internationale Unternehmen mit Sitz in den USA ihre Belegschaft verwalten und strategische Entscheidungen zu wichtigen Wachstumstreibern wie Arbeitskosten und Umsatz treffen.
#3. ADP HCM der nächsten Generation
ADP Next Gen HCM kann wachsende Unternehmen dabei unterstützen, sich an Umgebungen und Personalanforderungen anzupassen, die sich schnell ändern.
Eine entscheidende Entscheidung, die sich darauf auswirken kann, ob bestimmte Unternehmensziele erreicht werden, ist die Auswahl einer HRIS-Systemsoftware. Die allgemeinen Phasen des Kaufprozesses sind, auch wenn sie nicht vollständig linear sind:
- Führen Sie alle Probleme oder Schwierigkeiten mit den aktuellen HR-Verfahren auf.
- Untersuchen Sie, wie ein HRIS-System bei der Bewältigung solcher Herausforderungen helfen kann.
- Erstellen Sie eine HRIS-Anforderungsliste.
- Bewerten Sie Anbieter von HRIS-Systemen anhand der Checkliste
Sechs Phasen für die HRIS-Implementierung
Zur Implementierung von HR IS könnten wir einige Aufsätze veröffentlichen. Wir werden in diesem Artikel eine Zusammenfassung auf hoher Ebene bereitstellen. Die Softwareimplementierung umfasst mehrere Phasen.
#1. Suche
Finden Sie heraus, was Ihre verschiedenen Stakeholder von einem HR IS benötigen, bevor Sie mit der Implementierung beginnen. Auf der Grundlage dieser Spezifikationen können Sie eine Liste möglicher Lieferanten erstellen. Sie können dann Angebote von diesen Dienstleistern anfordern. Bis zum Ende dieser Runde sollten Sie einen geeigneten HR IS-Anbieter ausgewählt haben.
#2. Planen und ausrichten
Sie richten in dieser Phase einen Lenkungsausschuss, ein Implementierungsteam und einen Implementierungspartner ein. Der Lenkungsausschuss besteht in der Regel aus leitenden Vertretern des von Ihrer Organisation ausgewählten HRIS-Lieferanten, dem Personalleiter, dem internen Projektmanager (normalerweise und idealerweise). Die Arbeit an den laufenden Implementierungsaufgaben ist die Hauptaufgabe des Implementierungsteams.
#3. Definieren und gestalten
Sie müssen nun Ihre Benutzergruppen definieren und Ihre Verfahren und Arbeitsabläufe festlegen. Beschreiben Sie die funktionalen und technologischen Anforderungen Ihrer HRIS-Infrastruktur, Ihres Systems und Ihrer Sicherheit. Denken Sie außerdem daran, dass Sie in dieser Phase möglicherweise eine Integration zwischen Ihrem HR IS und anderen aktuellen Systemen herstellen müssen.
4. Konfigurieren und testen
Um Ihr neues HRIS-System zu testen und Verbesserungsvorschläge zu machen, müssen Sie in dieser Phase ein Kerntestteam zusammenstellen. Anschließend sollten Sie einen Benutzerakzeptanztest entwerfen, bei dem Sie viele Personen einladen können, abschließende Beiträge zu leisten.
#5. Kommunizieren und trainieren
Sie müssen vor dem Go-Live-Moment ein Schulungsprogramm für Ihr technisches Personal, eine Kommunikationsstrategie, eine Website mit häufig gestellten Fragen und andere unterstützende Materialien erstellen.
#6. Bereitstellen und warten
Sie können Ihr HR IS offiziell starten, nachdem alle Ihre Supportverfahren eingerichtet wurden. Denken Sie daran, regelmäßig Feedback einzuholen und Ihre Schulungsmaterialien zu aktualisieren, um die sich ändernden Systeme widerzuspiegeln. Hier ist eine kontinuierliche und präzise Kommunikation unerlässlich.
Lesen Sie auch WAS IST HRIS: Was es ist, Vorteile und Anwendungen
Zusammenfassung
Organisationen, die ihr Personalmanagement verbessern möchten, können im HRIS-System ein wirksames Werkzeug finden. HRIS-Systeme können Unternehmen dabei unterstützen, das Potenzial ihrer Mitarbeiter zu maximieren und einen effektiveren und produktiveren Arbeitsplatz zu fördern, indem sie Mitarbeiterdaten aufzeichnen und Einblicke in die Unternehmensleistung bieten. HRIS hat das Potenzial, mit der richtigen Anleitung und Unterstützung ein unschätzbarer Vorteil für jede Organisation zu sein. Letztendlich können HRIS-Systeme dabei helfen, das Element des Ratens aus dem Personalmanagement zu entfernen und eine effektivere und fruchtbarere Organisation aufzubauen.
Häufig gestellte Fragen zum Hris-System
Wer nutzt ein HRIS-System?
Ein HRIS-System wird häufig von Unternehmen verwendet, die Hilfe bei der Bewältigung der Komplexität einer sich verändernden Belegschaft benötigen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die sich entwickeln, regional expandieren oder Fusionen und Übernahmen prüfen möchten.
Wie können HRIS-Systeme bei der Einstellung helfen?
Personalvermittler können HRIS verwenden, um Stellen zu veröffentlichen, Bewerber-Leads zu überwachen, Hintergrundprüfungen durchzuführen und vieles mehr. Um Unternehmen beim Wettbewerb um Talente zu unterstützen, bieten einige Systeme auch Benchmarking für Vergütungspakete an.
Fällt die Gehaltsabrechnung unter HRIS?
Das HRIS-System umfasst häufig eine automatisierte Gehaltsabrechnung, da sie darauf ausgelegt sind, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, was Zeit sparen und Fehler reduzieren kann.
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