Sie sehen, fast jeder kann eine E-Mail schreiben und trotzdem eine Nachricht weitergeben. Aber es braucht mehr, um ein Memo zu schreiben. Ein Memo sollte nicht nur Informationen weitergeben, sondern auch sehr klar und prägnant sein, sonst langweilen Sie die Leser nur und sie verstehen am Ende nicht den Kern. Hier zeige ich Ihnen umsetzbare Schritte zum Verfassen eines prägnanten Memos mit nützlichen Vorlagen. Aber für den Fall, dass Sie ein Memo mit einer E-Mail verwechseln, definieren wir zunächst ein Memo, auch Memorandum genannt.
Key Take Away
Ein Memo ist eine kurze Nachricht, die wichtige Informationen in einer Organisation effizient vermittelt. Es ist so strukturiert, dass eine Fülle von Informationen effizient und prägnant dargestellt wird.
So schreiben Sie ein gutes Memo:
- Beginnen Sie mit einer Kopfzeile
- Formulieren Sie eine klare, objektive Aussage
- Geben Sie einen umfassenden Hauptabsatz an
- Geben Sie Hintergrundinformationen
- Fügen Sie konkrete Aufgaben und Richtlinien hinzu
- Fügen Sie eine kurze Schlussfolgerung hinzu
- Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu
- Fügen Sie bei Bedarf Anhänge bei
Was ist ein Memorandum?
Ein Memo ist eine kurze Nachricht, die wichtige Informationen effizient vermittelt. Sie haben die Flexibilität, das am besten geeignete Medium für die Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz zu wählen, z. B. eine E-Mail, eine Slack-Ankündigung oder eine physische Mitteilung an einer Pinnwand.
Das Memo ist so strukturiert, dass es eine Fülle von Informationen effizient und prägnant präsentiert. Von der Ankündigung von Änderungen in der Unternehmenspolitik bis hin zur Bereitstellung wichtiger Projektaktualisierungen sorgt diese Mitteilung dafür, dass die Leser keine Zeit verschwenden. Eine E-Mail zu schreiben mag eine Aufgabe sein, die jeder bewältigen kann, aber die Kunst des Memo-Schreibens zu beherrschen, erfordert Zeit und Übung.
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Wann müssen Sie ein Memo schreiben?
Gallups 2022 Zustand des globalen Arbeitsplatzberichts zeigt, dass beträchtliche 41 % der Mitarbeiter den Wunsch äußern, das Engagement oder die Kultur ihres Unternehmens zu ändern. Ein Paradebeispiel hierfür ist die Kommunikation. Eine starke Kultur wird durch Meetings, E-Mails und effektive Memos gestärkt, die die Interaktion fördern.
Wenn Sie den richtigen Zeitpunkt für das Schreiben eines Memos kennen, können Sie die für die gegebenen Umstände am besten geeignete Kommunikationsform auswählen und die Bildung isolierter Informationsblöcke verhindern. Hier sind einige Szenarien, in denen Sie ein Memo schreiben müssen:
#1. Benachrichtigung der Mitarbeiter über Unternehmensrichtlinien oder Änderungen
Ein Memo ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um Ihre Mitarbeiter über Aktualisierungen oder Änderungen der Richtlinien, Verfahren oder Strategien Ihrer Organisation auf dem Laufenden zu halten. Ein einheitliches Verständnis wird gefördert und regt zum sofortigen Nachfragen an, wodurch Zeit gespart und die Verbreitung von Fehlinformationen verhindert wird.
#2. Auf ein Problem aufmerksam machen
Ein Memo ist eine effektive Möglichkeit, alle über ein wichtiges Problem zu informieren, das sich auf die Funktionsweise Ihrer Organisation auswirkt. Ein gut gestaltetes Memo spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Engagements und der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Indem das Memo Einzelpersonen über wichtige Angelegenheiten auf dem Laufenden hält und die Bedeutung ihrer Beiträge hervorhebt, stellt es sicher, dass alle miteinander verbunden und wertgeschätzt bleiben.
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#3. Bereitstellung von Updates zu einem Projekt
Memos informieren Stakeholder effektiv über den Fortschritt eines Projekts, etwaige Anpassungen des Zeitplans oder etwaige Ressourcenanforderungen. Um Hindernisse zu vermeiden und eine reibungslose Projektabwicklung zu gewährleisten, ist es entscheidend, alle über die Fristen und laufenden Entwicklungen des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
#4. Eine Anfrage machen
Ein Memo ist eine hervorragende Möglichkeit, formelle Anfragen klar und direkt zu kommunizieren, beispielsweise nach Ressourcen, Genehmigungen oder Feedback. Ein Memo dient als überzeugendes Instrument, um Unterstützung oder Genehmigung zu gewinnen, indem es die Gründe und potenziellen Vorteile Ihrer Anfrage klar darlegt. Darüber hinaus können eventuell auftretende Fragen vorhergesehen und beantwortet werden.
#5. Anerkennung der Leistungen der Mitarbeiter
Memos können verwendet werden, um außergewöhnliche Leistungen und Erfolge von Mitarbeitern, wie z. B. Beförderungen, anzuerkennen und hervorzuheben. Anerkennung für harte Arbeit auszudrücken und gleichzeitig die Unternehmenswerte zu betonen, hat eine vielfältige Wirkung. Es stärkt die Arbeitsmoral und fördert ein positives Arbeitsumfeld.
Warum klare und prägnante Memos wichtig sind
Nehmen wir an, Sie erhalten ein langes Memo voller verwirrender Sprache und unklarer Anweisungen. Werden Sie es gründlich lesen und Maßnahmen ergreifen? Höchst wahrscheinlich nicht. Klare und prägnante Memos sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft verstanden und effektiv umgesetzt wird.
So schreiben Sie ein klares und prägnantes Memo
Beim Schreiben eines prägnanten und gründlichen Memos spielt die Formatierung eine entscheidende Rolle. Jede Information im Memo trägt dazu bei, dass es leicht verdaulich und umsetzbar ist, genau wie in einer professionellen E-Mail. Dies umfasst alles von der Betreffzeile bis zur Anrede.
Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten klar sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen:
#1. Beginnen Sie mit einer Kopfzeile.
Fügen Sie zunächst eine detaillierte Kopfzeile ein, um den Kontext festzulegen. Geben Sie in der Kopfzeile das Datum und den allgemeinen Betreff sowie die Empfänger und Absender des Memos an. Stellen Sie kontextbezogene Elemente bereit, um den Lesern zu helfen, die Grundvoraussetzung zu verstehen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.
#2. Formulieren Sie eine klare, objektive Aussage
Beginnen Sie Ihr Memo, indem Sie den Zweck klar und prägnant darlegen. Verwenden Sie eine objektive Aussage oder Problemstellung, um den Hauptpunkt zu vermitteln. Das Ziel des Memos sollte für die Empfänger leicht verständlich sein, sodass sie die Absicht schnell erfassen können.
Betrachten Sie eine Motivationsschreiben. In der Regel wird in der ersten Zeile eines Memos direkt der Zweck angegeben, sodass sich die Leser sofort über die Art und das Ziel des Dokuments im Klaren sind.
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#3. Geben Sie einen umfassenden Hauptabsatz an
Stellen Sie sicher, dass der Hauptteil des Memos vollständig ist, auch wenn der Platz begrenzt ist. Dadurch können Sie Ihre Schwerpunkte wirkungsvoll weiterentwickeln. Beginnen Sie gleich mit den wichtigsten Details und gehen Sie dann schrittweise zu weniger wichtigen, aber dennoch relevanten Informationen über.
Verbessern Sie die Lesbarkeit, indem Sie den Text mit Aufzählungspunkten oder nummerierten Listen organisieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Texte klar sind und vermeiden Sie unnötigen Jargon, der Ihre Leser verwirren könnte. Stellen Sie sicher, dass Ihr Memo prägnant und leicht verständlich ist.
#4. Geben Sie Hintergrundinformationen an
Fügen Sie einen kurzen Hintergrundabschnitt ein, wenn sich Ihr Memo auf frühere Ereignisse, Umstände oder Memos bezieht. Dies bietet Kontext, orientiert Ihre Leser und verknüpft Ihre aktuelle Kommunikation mit vergangenen Ereignissen oder Aktionen und bietet so ein umfassendes Verständnis der jeweiligen Situation.
#5. Beziehen Sie konkrete Aufgaben und Fristen ein.
Fügen Sie in Memos einen klaren Aufruf zum Handeln ein, der den Lesern zeigt, welche Schritte als nächstes zu unternehmen sind. Dies kann die Empfangsbestätigung oder die sofortige Lokalisierung eines Besprechungsraums umfassen. Es ist wichtig, die zu ergreifenden Schritte klar zu definieren, die Verantwortlichen zu identifizieren und die Fristen für diese Aufgaben festzulegen
Durch die Förderung der Verantwortung und die Förderung eines gemeinsamen Verständnisses der Erwartungen entsteht ein organisierteres und effizienteres Arbeitsumfeld.
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#6. Fügen Sie eine kurze Schlussfolgerung hinzu
Erwägen Sie, eine kurze Schlussfolgerung einzufügen, um die wichtigsten Punkte zusammenzufassen, wenn Ihr Memo ein komplexes Thema behandelt oder besonders lang ist. Durch die Wiederholung der Hauptpunkte in einer kurzen Zusammenfassung können Sie die wesentlichen Elemente Ihrer Botschaft hervorheben und sie für andere leichter verständlich machen.
#7. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an.
Die Kommunikation kann oft unklar sein, egal wie viel Mühe Sie investieren. Sie sollten einen Weg finden, alle Fragen zu beantworten, die die Leute möglicherweise haben, was als nächstes zu tun ist. Deshalb sollten Sie Ihre Kontaktinformationen am Ende Ihres Memos angeben. Dabei kann es sich um Ihren mobilen Kontakt, Ihren Schreibtischstandort oder Ihren Slack-Benutzernamen handeln. Ihre Kollegen können sich problemlos an Sie wenden, wenn sie Fragen haben oder weitere Erläuterungen zu bestimmten Punkten benötigen.
#8. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge bei
Hängen Sie alle referenzierten Dokumente, Grafiken oder Materialien an oder stellen Sie zugängliche Links für diese bereit. Ihre Leser verfügen über alle notwendigen Ressourcen, um das Memo vollständig zu verstehen und darauf zu reagieren. Durch die Verlinkung können Sie vermeiden, dass das Memo mit übermäßig vielen Informationen überladen wird.
Memo-Beispiele
Hier sind einige Memo-Beispiele für verschiedene Situationen, damit Sie besser verstehen, wie Sie ein gut ausgearbeitetes und maßgeschneidertes Memo schreiben:
#1. Memo zur Richtlinienaktualisierung
Dieses Beispiel stellt Änderungen in der Unternehmenspolitik wirkungsvoll dar und liefert eine klare Erklärung der Gründe für die Änderung. Der Text weckt die Neugier, indem er Fragen aufwirft und klare Hinweise gibt, wo zusätzliche Informationen zu finden sind. Er sorgt für Transparenz und bietet Unterstützung:
An: [Personen- oder Abteilungsname]
Von: [Personen- oder Abteilungsname]
Datum: [Datum einfügen]
Betreff: [Betreff] Richtlinienänderung
Hallo zusammen,
Ich schreibe Ihnen, um Sie über ein wichtiges Update bezüglich [Richtlinie] zu informieren. Mit Wirkung zum [Datum] werden wir Änderungen an [spezifischen Details der Richtlinienänderungen] implementieren.
Der Zweck dieser Änderung besteht darin, [die Gründe für die Änderung und ihre Vorteile zu erläutern]. Wir glauben, dass diese Anpassungen zu [Ziel] beitragen werden.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, das beigefügte Dokument zu lesen, in dem die aktualisierte Richtlinie im Detail beschrieben wird. Sollten Sie Fragen oder Bedenken haben, können Sie sich gerne an [Kontaktperson oder Abteilung] wenden.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für diese Matter.
Freundliche Grüße,
[Name]
[Position]
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#2. Memo zur Projektaktualisierung
Ein Projektaktualisierungsmemo hält alle über den Fortschritt eines Projekts, alle Änderungen am ursprünglichen Plan und alle Herausforderungen auf dem Weg auf dem Laufenden. Kontinuierliche Kommunikation auf diese Weise hilft, Probleme zu vermeiden und stellt sicher, dass alle die gleichen Ziele verfolgen:
An: [Personen- oder Abteilungsname]
Von: [Personen- oder Abteilungsname]
Datum: [Datum einfügen]
Betreff: [Projektname] Update
Liebes Team,
Hier ist ein Update zum Fortschritt von [Projektname]. Hier sind die wichtigsten Entwicklungen seit unserem letzten Update:
[eine Zusammenfassung der Aufgaben und Meilensteine]
[alle Herausforderungen oder Probleme und wie sie gelöst wurden]
[ggf. Anpassungen des Projektzeitplans oder -umfangs]
Insgesamt machen wir stetige Fortschritte und bleiben auf dem Weg, unsere Ziele zu erreichen. Bitte bleiben Sie wachsam und geben Sie weiterhin Ihr Bestes, um den erfolgreichen Abschluss dieses Projekts sicherzustellen.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Erläuterungen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Machen wir mit der hervorragenden Arbeit weiter!
Freundliche Grüße,
[Name]
[Position]
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#3. Warnmeldung ausgeben
Diese Art von Memo erhöht das Bewusstsein. Es konzentriert sich auf ein bestimmtes Problem, das sich auf das Unternehmen, eine Abteilung oder ein bestimmtes Projekt auswirkt. Neben der Hervorhebung des Problems können auch mögliche Lösungsschritte vorgeschlagen werden, wodurch eine proaktive Problemlösung innerhalb der Organisation gefördert wird.
An: [Personen- oder Abteilungsname]
Von: [Personen- oder Abteilungsname]
Datum: [Datum einfügen]
Betreff: [Betreff] Problem
Hallo Team,
Ich schreibe Ihnen, um Sie auf ein Problem mit [Betreff] aufmerksam zu machen. Wir sind darauf aufmerksam geworden, dass [das Problem und seine Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Mitarbeiter beschrieben werden].
Wir verstehen die potenziellen Herausforderungen, die dies mit sich bringen kann, und arbeiten aktiv an einer Lösung der Situation. In der Zwischenzeit ermutigen wir alle, [alle notwendigen Anweisungen oder Vorsichtsmaßnahmen bereitzustellen].
Seien Sie versichert, dass wir diese Angelegenheit ernst nehmen und Sie über Fortschritte und weitere Anweisungen auf dem Laufenden halten. Wenn Sie Erkenntnisse oder Vorschläge zu diesem Thema haben, teilen Sie diese bitte mit [Kontaktperson oder Abteilung].
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]
[Position]
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#4. Memo anfordern
Das Anforderungsmemo dient als formelles Dokument, das den Bedarf an Ressourcen, Feedback oder Genehmigung zum Ausdruck bringt. Wenn Sie die Gründe für die Anfrage klar darlegen, kommunizieren Sie effektiv die Notwendigkeit dieser Elemente und die Auswirkungen, die sie auf das Team haben könnten.
An: [Personen- oder Abteilungsname]
Von: [Personen- oder Abteilungsname]
Datum: [Datum einfügen]
Betreff: [konkrete Anfrage]
Hallo [Name der Person oder Abteilung],
Ich hoffe, diese Nachricht findet Dich gut. Ich schreibe, um [konkrete Anfrage] offiziell anzufordern. Der Grund dafür ist, dass Sie [eine prägnante Erläuterung der Anfrage, einschließlich ihrer Bedeutung und potenziellen Vorteile für das Unternehmen, abgeben].
Ich habe einen detaillierten Vorschlag beigefügt, der die Einzelheiten der Anfrage darlegt, einschließlich [Details, unterstützende Daten und relevante Informationen].
Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Freundliche Grüße,
[Name]
[Position]
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#5. Memo zur Mitarbeiteranerkennung
Das Versenden eines Memos ist eine schnelle und effektive Methode, um die Leistungen oder wertvollen Beiträge eines Mitarbeiters zum Unternehmen anzuerkennen und zu würdigen. Wertschätzung für harte Arbeit auszudrücken steigert nicht nur die Arbeitsmoral, sondern fördert auch ein gesundes Umfeld für alle.
An: [Personen- oder Abteilungsname]
Von: [Personen- oder Abteilungsname]
Datum: [Datum einfügen]
Betreff: Ein großes Lob
Hallo zusammen,
Nehmen wir uns alle einen Moment Zeit, um die außergewöhnliche Leistung und das Engagement von [Name des Mitarbeiters] aus [Abteilung/Team] zu würdigen. Sie haben stets [spezifische Leistungen, Qualitäten oder Beiträge] unter Beweis gestellt.
Ihre harte Arbeit und ihr Engagement für Spitzenleistungen waren wirklich bemerkenswert und verdienen Anerkennung. Die Bemühungen von [Name des Mitarbeiters] wirken sich positiv auf das gesamte Team aus und tragen zu unserem Gesamterfolg als Unternehmen bei.
Bitte gratulieren Sie [Name des Mitarbeiters] gemeinsam mit mir zu seiner herausragenden Leistung. Wir schätzen ihr anhaltendes Engagement und ihre Professionalität. Feiern wir diesen Meilenstein und inspirieren und unterstützen wir uns weiterhin gegenseitig in unseren jeweiligen Rollen.
Herzliche Glückwünsche noch einmal!
Freundliche Grüße,
[Name]
[Position]
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Format für ein Geschäftsmemo
Das Format des Geschäftsmemos ist darauf ausgelegt, Ihre Botschaft klar und prägnant zu kommunizieren. Ein gut gestaltetes Memo sollte die wesentlichen Informationen so vermitteln, dass viele Mitarbeiter sie leicht verstehen und aufnehmen können.
Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile die Empfänger genau darüber informiert, dass sich dieses Memo speziell an sie richtet. Der Beginn einer Zusammenfassung hilft den Empfängern, die Gesamtbotschaft zu erfassen, bevor sie sich mit den Einzelheiten befassen. Bereitstellung von Kontext durch Hintergrundinformationen, Beantwortung potenzieller Fragen mit einem Überblick und einem Zeitplan.
Titel:
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Inhalt in der Kopfzeile als „Memorandum“ kennzeichnen, um Ihren Lesern klare und präzise Informationen zu bieten. Stellen Sie sicher, dass Sie, wie bereits erwähnt, „AN“, „VON“, „DATUM“ und „BETREFF“ angeben. Zur Auseinandersetzung mit den relevanten Inhalten gehört auch die Überlegung, mit wem Sie sprechen und warum dies wichtig ist.
Der erste Absatz:
Beginnen Sie den ersten Absatz, indem Sie den Zweck Ihres Memos klar und prägnant darlegen. Wenn Sie Ihren Satz mit Sätzen wie „Ich möchte Sie informieren …“ oder „Ich möchte Sie bitten …“ beginnen, können Sie Ihrer Nachricht eine persönliche Note verleihen. Ein gut verfasstes Memo ist prägnant, transparent und bringt es direkt auf den Punkt. Präsentieren Sie zunächst gleich Ihre wichtigsten Informationen und nutzen Sie die folgenden Absätze für tiefergehende Erläuterungen.
Der zweite Absatz:
Stellen Sie sicher, dass Sie im zweiten Absatz Kontext oder unterstützende Beweise angeben. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie verfassen ein Memo, um das Unternehmen über eine interne Umstrukturierung zu informieren. Wenn dies der Fall ist, könnte Absatz zwei dahingehend geändert werden, dass es heißt: „Das Wachstum unseres Unternehmens hat uns zu der Entscheidung geführt, unser Videoproduktionsteam von unserem Content-Team zu trennen.“ Dieser strategische Schritt ermöglicht es beiden Teams, sich auf ihre spezifischen Ziele zu konzentrieren.“
Der dritte Absatz:
Stellen Sie sicher, dass Sie im dritten Absatz für jeden Mitarbeiter eine spezifische Anfrage angeben. Wenn Sie beispielsweise einen Teamausflug planen, können Sie etwas sagen wie: „Bitte melden Sie sich bei etwaigen Ernährungseinschränkungen“ oder „Wenn Sie Fragen haben, können Sie mir gerne eine E-Mail senden.“
Im Gegensatz dazu ist es bei der Information der Mitarbeiter über den bevorstehenden Bau des Gebäudes wichtig, ihre Wertschätzung für die Mitarbeit in dieser Zeit zum Ausdruck zu bringen. Sie sollten Hinweise dazu geben, wie sie Ihrer Meinung nach mit den Nachrichten umgehen werden und ob als Reaktion auf das Memo konkrete Maßnahmen erwartet werden.
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Wie schreibt man ein Schulmemo?
Um eine Schulnotiz zu verfassen, beginnen Sie mit einer klaren Kopfzeile mit Datum, Empfängern und Absender. Verfassen Sie eine prägnante objektive Erklärung, gefolgt von einem ausführlichen Textabsatz, Hintergrundinformationen (falls erforderlich), spezifischen Aufgaben und Fristen, einer kurzen Schlussfolgerung und Kontaktinformationen.
Wie lang ist ein Memo?
Die Länge eines Memos beträgt in der Regel ein bis zwei Seiten oder etwa 200 bis 400 Wörter, abhängig von der Komplexität und Dringlichkeit der Nachricht.
Haben Memos Unterüberschriften?
Memos haben normalerweise keine Unterüberschriften. Es handelt sich um prägnante, einseitige Dokumente, die für eine schnelle Kommunikation gedacht sind, sodass klare Formatierung und direkte Sprache Vorrang vor komplexen Strukturen haben.
Hat ein Memo eine Unterschrift?
Memos enthalten in der Regel am Ende den Namen, die Position und die Kontaktinformationen des Absenders, die als Unterschrift dienen.
Abschließend,
Ein Memo und eine E-Mail unterscheiden sich hauptsächlich in der Größe der Zielgruppe und nicht im Grad der Komplexität. Stellen Sie sicher, dass Ihr Memo Ihre Botschaft effektiv kommuniziert und für die empfangende Mitarbeitergruppe relevant ist, egal ob es einfach oder komplex ist. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht klar und prägnant ist, unabhängig vom gewählten Memoformat.
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Bibliographie
