Rechnungen gehören zu den wichtigsten Finanzdokumenten im Geschäftsleben, wenn nicht sogar zu den wichtigsten. Sie dienen Ihrem Kunden als Kaufbestätigung und verbindliche Zahlungsaufforderung; Daher sind sie direkt für den Umsatz Ihres Unternehmens verantwortlich. In diesem Artikel haben wir jedoch alle erforderlichen Details zum „Versenden von Rechnungen“ behandelt. Hier gehe ich darauf ein, was passiert, wenn Sie Ihr Dokument entwerfen und wie Sie es am besten an Ihren Kunden senden.
So senden Sie Rechnungen
Wenn Sie eine Produkt- oder Dienstleistungsbestellung abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, eine Rechnung zu erstellen und diese so schnell wie möglich zu versenden. Natürlich gibt es dazwischen einige Schritte, von der Entscheidung, ob Sie eine Rechnungssoftware verwenden und wie Sie Ihre Rechnung versenden, bis hin zum Versenden von Zahlungserinnerungen oder der Einrichtung geplanter Zahlungen.
Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wie Sie eine Rechnung erstellen und versenden:
1. Geben Sie oben an, dass es sich um eine Rechnung handelt.
2. Geben Sie eine Rechnungsnummer an.
3. Geben Sie das Datum an, an dem Sie die Rechnung einreichen möchten.
4. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktinformationen an.
5. Geben Sie den Namen, die Adresse und die Kontaktinformationen Ihres Kunden an.
6. Fügen Sie eine Zusammenfassung der erbrachten Leistungen bei.
7. Geben Sie das Datum der Zustellung an.
8. Summe aller Ausgaben (einschließlich etwaiger Gebühren und Steuern)
9. Geben Sie die Zahlungsbedingungen an.
10. Wählen Sie eine Lieferoption (z. B. E-Mail) und senden Sie Ihre Rechnung an Ihren Kunden.
11. Verfolgen Sie Ihre Rechnung, richten Sie Zahlungserinnerungen ein (falls erforderlich) und kassieren Sie die Zahlung.
Note: Abgesehen von den oben aufgeführten Punkten kann Ihr Unternehmen weitere Anforderungen haben; Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Rechnung so gestalten, dass sie sowohl Ihren Bedürfnissen als auch denen Ihrer Kunden entspricht.
So senden Sie Rechnungen über Paypal
Die Annahme von Zahlungen über das Internet muss immer ein sicherer Vorgang sein. Wenn Ihre Kunden der Sicherheit Ihrer Website nicht vertrauen, werden sie sicherlich mit einem anderen Unternehmen Geschäfte machen.
Das Einrichten geeigneter Sicherheitsstandards auf E-Commerce-Servern kann schwierig sein, aber jeder mit einem kostenlosen PayPal-Konto kann über die mobile App und Website von PayPal eine Rechnung von einem Kunden senden oder Geld von einem Freund anfordern.
In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie PayPal.com zum Versenden einer Rechnung verwenden.
Einreichen PayPal-RechnungSie benötigen lediglich ein PayPal-Konto und die E-Mail-Adresse Ihres Kunden (an die er die Rechnung erhält). Unabhängig davon, ob Sie ein privates oder ein kommerzielles PayPal-Konto haben, sind die Schritte dieselben.
1. Melden Sie sich bei PayPal an.
2. Navigieren Sie zum oberen Menü und wählen Sie Senden und anfordern.
3. Suchen Sie im Untermenü auf der folgenden Seite nach „Mehr“.
4. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen auf der nächsten Seite die Option „Rechnung erstellen“.
5. Wählen Sie die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ in der oberen rechten Ecke der Rechnungsseite.
6. Auf dem Rechnungserstellungsbildschirm können zahlreiche Elemente angepasst werden. Füllen Sie die Rechnung mit den erforderlichen Informationen und allen relevanten Details aus.
7. Wenn Sie eine der folgenden Funktionen nutzen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte neben der Schaltfläche „Senden“, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken: Rechnungslink teilen, Als Entwurf oder als Vorlage speichern
8. Um die Rechnung an Ihren/Ihre Kunden zu senden, klicken Sie auf Senden.
Das Letzte, was Sie tun müssen, ist natürlich, auf Ihre Zahlung zu warten. Wenn Sie die Rechnung ausstellen, erhält Ihr Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung.
So senden Sie Rechnungen bei eBay
Kunden können bei eBay am einfachsten über die Checkout-Seite bezahlen. Während einige Leute es vorziehen, sofort zu bezahlen, kann es bei anderen, die Auktionen gewonnen haben, ein paar Tage dauern, bis das Geld an den Verkäufer überwiesen wird. Wie sollte ein Händler seine Kunden also vor unbezahlten Bestellungen warnen? Schicken Sie ihnen eine Rechnungserinnerung!
Sie können Käufern eine Rechnung senden, unabhängig davon, ob sie eine Bestellung bezahlt haben oder nicht.
#1. Gehen Sie zu Ihrem eBay-Konto und melden Sie sich an
Um sich bei Ihrem Konto anzumelden, öffnen Sie eBay auf Ihrem Smartphone und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.
#2. Öffnen Sie „Mein eBay“.
Navigieren Sie zum oberen Menü auf der Startseite und wählen Sie „Mein eBay“.
#3. Wählen Sie Verkaufen aus.
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Ihres Bildschirms „Verkaufen“ aus.
#4. Wählen Sie „Verkauft“.
Wählen Sie „Verkauft“ aus den unter „Verkaufen“ aufgeführten Optionen aus.
#5. Wählen Sie den/die Artikel aus.
Suchen Sie die Kundenbestellung, für die Sie eine Rechnung senden möchten. Wenn Sie es gefunden haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen daneben, um es auszuwählen. Sie können den Versand für zahlreiche Waren auch kombinieren.
#7. Senden Sie die Rechnung.
Gehen Sie als Nächstes zur Aktionsleiste und wählen Sie Rechnung senden. Auf dem folgenden Bildschirm können Sie dem Kunden eine Nachricht oder Notiz hinzufügen sowie die Zahlungsart oder Liefertarife anpassen.
Sehen Sie sich die Rechnung anschließend noch einmal in der Vorschau an, bevor Sie Rechnung senden auswählen, um den Vorgang abzuschließen.
So können Sie jedem Kunden bei eBay eine Rechnung senden!
So senden Sie Rechnungen an Shopify
Shopify ist eine Online-Plattform, die es E-Commerce-Unternehmen ermöglicht, ihre Shops zu erstellen und zu verkaufen. Es bedient Millionen von Unternehmen in mehr als 170 Ländern und macht 10 % des gesamten US-amerikanischen E-Commerce aus.
Wenn ein Einzelhandelskunde oder Großhändler eine Bestellung aufgibt, müssen Sie ihm eine Rechnung senden. Auch wenn die Abrechnung mit Shopify nicht schwierig ist, gibt es einige Unterschiede und Optionen, die Sie beachten sollten.
Wie funktioniert also die Rechnungsstellung mit Shopify?
Unabhängig davon, ob Sie ein Shopify-Partner oder ein Standard-E-Commerce-Unternehmen sind, ist der Prozess zur Ausstellung einer Rechnung unterschiedlich.
Gehen Sie als Shopify-Partner wie folgt vor, um eine Rechnung zu erstellen und zu versenden:
1. Wählen Sie „Dienste“ und dann „Jobs“ in Ihrem Partner-Dashboard. Wählen Sie „Alle“, um Ihre aktuelle Beschäftigung anzuzeigen.
2. Wählen Sie „Rechnung erstellen“ für den Auftrag, für den Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Im Bereich „Rechnung erstellen“ müssen Sie Ihre Firmen- und Steuernummer sowie die Rechnungsnummer eingeben. Die restlichen Angaben zu Ihrem Unternehmen werden automatisch ausgefüllt.
4. Wählen Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung basierend auf den Vereinbarungen mit dem Anbieter.
5. Geben Sie für jede von Ihnen angebotene Dienstleistung Waren ein. Geben Sie alle relevanten Informationen ein, einschließlich der Tarife und des geschuldeten Gesamtbetrags.
6. Wählen Sie unten auf der Rechnung „Steuer“ aus, nachdem Sie die von Ihnen erbrachten Leistungen eingegeben haben. Hier können Sie den Steuerbetrag eingeben.
7. Wenn Sie weitere Notizen oder Erläuterungen haben, tragen Sie diese in das Feld „Zusätzliche Notizen“ ein. Sie können beispielsweise die Rückerstattungsrichtlinie Ihres Unternehmens oder besondere Geschäftsbedingungen für diesen Händler angeben.
8. Wenn Sie beabsichtigen, die Rechnung später zu senden oder sie später zu aktualisieren, klicken Sie auf „Speichern“.
9. Wählen Sie „Senden“, um Ihre Rechnung zu versenden. Im Abschnitt „Rechnung senden“ können Sie eine persönliche Begrüßung und einen Betreff für den Händler hinzufügen und bei Bedarf seine E-Mail-Adresse ändern
So versenden Sie Rechnungen per E-Mail
Ihr neues Startup-Unternehmen ist startklar. Sie haben ein Bankkonto eingerichtet, Ihre Website gestartet und erste Einnahmen generiert. Du hast eine großartige Leistung vollbracht! Was für eine unglaubliche Leistung!
Jetzt, da Sie betriebsbereit sind, ist es an der Zeit, dass Sie Zahlungen erhalten. Der Empfang und die Nachverfolgung von Zahlungen bereiten vielen kleinen Unternehmen und unabhängigen Auftragnehmern große Probleme.
Was folgt, ist ein schriftlicher Artikel, der Ihnen als Leitfaden zum Versenden von Rechnungen per E-Mail sowie als Vorlage dient, der Sie folgen können.
Haben Sie sich schon für den Rechnungsversand per E-Mail entschieden? Sehr gut. Wie kann ich Sie dabei unterstützen? Erlauben Sie mir, es Ihnen zu zeigen.
#1. Das erste, was Sie tun müssen: Erstellen Sie eine Rechnung
Implementieren Sie eine Rechnungssoftware. Denken Sie über die Anschaffung einer Rechnungssoftware nach, wenn Sie den Rechnungsversand einfacher gestalten möchten. Erstellen Sie schnell und einfach Rechnungen mit Ihrer Marke mit Tools wie FreshBooks und Zoho Invoice.
Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie alle Ihre Quittungen und Rechnungen an einem Ort verwalten können. Anstatt Ihre Ordner auf Ihrem Computer zu erstellen, könnte dies ein effektiverer Ansatz zur Nachverfolgung Ihrer Rechnungen sein.
#2. Bereiten Sie Ihre Rechnung zum Anhängen vor
Es müssen noch einige Dinge erledigt werden, bevor Sie Ihre Rechnung versenden können, nachdem Sie sie erstellt haben. Sie sollten Ihre Rechnung immer als PDF speichern, unabhängig davon, ob Sie sie von Anfang an erstellt oder eine Vorlage verwendet haben. Um sicherzustellen, dass niemand anderes Änderungen an Ihrer Rechnung vornehmen kann, speichern Sie diese als PDF.
#3. Hängen Sie die Rechnung an Ihre E-Mail an
Nachdem Sie Ihre Rechnung erstellt und in das PDF-Format konvertiert haben, ist es an der Zeit, Ihre E-Mail zu schreiben.
#4. Prüfen und senden Sie Ihre Rechnung
Nehmen Sie sich nach Abschluss Ihrer E-Mail einen Moment Zeit, um alles noch einmal durchzugehen.
#5. Senden Sie Zahlungserinnerungs-E-Mails
Es kann schwierig sein, eine Rechnung nachzuverfolgen, aber es ist eine wichtige Geschäftspraxis. Schließlich hängt Ihr Unternehmen von dem Geld ab, das Sie einbringen. Ihre Rechnung sollte zwar klare, zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vereinbarte Zahlungsbedingungen enthalten, dies bedeutet jedoch nicht immer, dass Sie pünktlich bezahlt werden.
So senden Sie Rechnungen in QuickBooks
Unabhängig davon, ob Sie mit einem leeren Blatt oder einem aktuellen Kostenvoranschlag beginnen, zeigt Ihnen dieser Leitfaden, wie Sie eine Rechnung in QuickBooks Online erstellen. Darüber hinaus demonstrieren wir den Prozess des Versendens und Druckens von Rechnungen an Kunden.
#1. Gehen Sie zunächst zum Abschnitt „Rechnung“.
Suchen Sie in QuickBooks Online den Abschnitt „Kunden“ auf der linken Seite des Dashboards, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Neu“ und wählen Sie dann „Rechnung“ aus dem Dropdown-Menü.
#2. Geben Sie als Nächstes die aktualisierten Rechnungsdetails ein.
Um Ihre Rechnung fertigzustellen, füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem Rechnungsbildschirm aus.
#3. Zum Schluss versenden Sie Ihre Rechnung
Wenn Sie mit Ihrer Rechnung fertig sind und diese später einreichen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ in der unteren rechten Ecke der Seite. Wenn Sie die Rechnung vor dem Speichern oder Senden in der Vorschau anzeigen oder ausdrucken möchten, gehen Sie zur unteren Menüleiste des Rechnungsbildschirms und wählen Sie die Dropdown-Liste „Drucken“ oder „Vorschau“ aus, wie unten gezeigt.
Wie sende ich eine Rechnung an meinen Kunden?
Beginnen Sie mit der Erstellung einer Rechnung, die alle notwendigen Angaben enthält, wie Ihren Namen, den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden, die Leistungsdaten, den Gesamtbetrag, die erbrachten Leistungen, die Rechnungsnummer und die Zahlungsbedingungen. Versenden Sie es, wenn Sie bereit sind, per E-Mail, Post oder Rechnungssoftware und holen Sie dann die Zahlung ein.
Womit versenden Sie Rechnungen?
Die drei gängigsten Rechnungsstellungsmethoden sind folgende:
- Post. Drucken Sie Ihre Rechnung aus und senden Sie sie an den Kunden, wenn dieser weder E-Mail noch Online-Rechnung nutzt.
- E-Mail. Die schnellste und gebräuchlichste Methode zum Versenden einer Rechnung ist diese. Speichern Sie die Rechnung für zusätzlichen Schutz als PDF, nachdem Sie sie in einem Textverarbeitungs- oder Designprogramm erstellt haben. Geben Sie „Rechnung“ in die Betreffzeile ein und fügen Sie eine kurze Erklärung in den Text der E-Mail ein.
- Rechnungssoftware.
Können Rechnungen elektronisch versendet werden?
Bei der elektronischen Rechnungsstellung, oft auch E-Invoicing genannt, wird einem Kunden eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen per E-Mail oder über Ihre Website gesendet. In den meisten Fällen bieten elektronische Rechnungen dem Verbraucher die Möglichkeit, seine Rechnung elektronisch zu bezahlen.
Kann ich einfach eine Rechnung schreiben?
Um eine Basisrechnung zu erstellen, bereiten Sie ein Dokument vor, das die folgenden Elemente enthält: Ihre Kontaktdaten und die des Käufers, Rechnungsnummer und -datum, Zahlungsfrist, detaillierte Beschreibungen der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen mit entsprechenden Mengen und Kosten, eine Zwischensumme der Gebühren und relevante Steuern , Gebühren und Rabatte sowie eine Endsumme.
Gibt es ein kostenloses Rechnungssystem?
Zoho Invoice ist ein Online-Rechnungssoftware speziell entwickelt, um kleine Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Rechnungsstellungs- und Zahlungseinzugsprozesse zu unterstützen. Der Service ist unkompliziert, sicher und völlig kostenlos.
Wie versenden Lieferanten Rechnungen?
Rechnungen werden oft von Lieferanten an ihren direkten Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens (häufig die Person, die das Produkt oder die Dienstleistung nutzt) ausgestellt, dann an die Kreditorenbuchhaltung, die sie dann zur Validierung an einen Budget- oder Finanzmanager weiterleitet usw An.
Zusammenfassung
Zoho Invoices, Square Invoices und PayPal Invoicing sind die besten kostenlosen Rechnungstools für kleine Unternehmen. Alle drei verfügen über die wesentlichen Funktionen, die Unternehmen benötigen, um Rechnungen und Kostenvoranschläge mühelos zu erstellen, zu senden und zu empfangen.
- Wie Sie mit PDF-Vorlagen für leere Rechnungen Ihr Geschäft aufbauen und erfolgreich sein können (Wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet)
- Buchhaltungsrechnung: Definition, Aufzeichnung und freie Software
- Wave Accounting: Rückblick und alles, was Sie wissen müssen
Bibliographie
