أوامر العمل هي القوة الدافعة وراء عملية الصيانة الخاصة بك. إنها توفر الطاقة لفريقك وتسهل حركة العمل من النقطة أ إلى النقطة ب. لذلك ، ستعلمك هذه المقالة كيفية إتقان أمر عمل الصيانة ، ومعرفة تنسيق كتابته ، وكذلك العملية والإجراءات المتضمنة بحيث عملك يسير بسلاسة.
ما هو أمر العمل؟
أمر العمل هو وثيقة يحتوي على جميع التفاصيل حول مهمة الصيانة ويحدد عملية إكمالها. قد تتضمن معلومات مثل من يوافق على العمل ، والنطاق ، والمسؤول عنه ، وخطة العمل.
أوامر العمل ضرورية لعمل أ صيانة الشركة قسم، أقسام. إنهم يساعدون الجميع من مديري الصيانة إلى الفنيين في تنظيم المهام الحرجة وتعيينها وتحديد أولوياتها وتتبعها وإكمالها. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يسمح لك بجمع المعلومات ومشاركتها واستخدامها لإكمال المهام بأكبر قدر ممكن من الفعالية.
على الرغم من أن أمر العمل وطلب العمل متطابقان ، إلا أن هناك بعض الاختلافات الرئيسية بينهما. يستخدم الموظفون الذين لا يحتاجون إلى الصيانة طلب عمل لإخطار فريق الصيانة بمهمة ما. عند تعطل المعدات ، يمكن لمشغل الماكينة ، على سبيل المثال ، إرسال طلب وظيفة. يقوم مدير الصيانة بمراجعة طلب الوظيفة وإضافة تفاصيل إضافية وجدولة المهمة وتعيينها إلى فني. تم تحويل طلب الوظيفة إلى أمر عمل.
لذلك سوف نتعلم إجراء / عملية إنشاء تنسيق ترتيب الكلمات في ست خطوات.
إجراء / عملية أمر العمل
يحتوي أي أمر عمل صيانة على دورة حياة تتكون من ثلاث مراحل رئيسية: التطوير والإكمال والتسجيل. يمكننا تقسيم هذه المراحل إلى عدة خطوات. إن فهم كل خطوة وتوفير عملية / إجراء قوي لأمر العمل يمنع المشاريع من أن تكون عالقة في مرحلة واحدة وتصبح متراكمة.
الخطوة رقم 1: حدد المهمة.
تنقسم أنشطة الصيانة إلى فئتين: الصيانة المجدولة والصيانة غير المخطط لها. تشمل الصيانة المتوقعة جميع الوظائف التي تعرفها مسبقًا ، مثل الفحوصات المنتظمة ، وتشمل الصيانة غير المخطط لها كل الأشياء التي لا يمكنك التنبؤ بها ، مثل حدوث عطل غير متوقع.
الخطوة رقم 2: تقديم طلب الإصلاح.
هنا ، تقوم بتجميع أوصاف العمل وإرسالها إلى فريق الصيانة لاتخاذ مزيد من الإجراءات. إذا فشل جهاز الكمبيوتر ، على سبيل المثال ، يقوم عامل التشغيل بإنشاء طلب عمل وإرساله إلى الصيانة. عند جدولة وظيفة ، يتم إنشاء أمر عمل وتنشيطه في الوقت المناسب.
الخطوة # 3: تحديد الأولويات والتخطيط لأمر العمل.
في أغلب الأحيان ، تحتاج بعض المهن إلى وقت أطول من غيرها. قد لا يحتاج المصباح الكهربائي المحترق إلى إصلاح فوري ، ولكن قد يحتاج حزام النقل التالف. لهذا السبب يجب عليك إعطاء الأولوية لكل أمر عمل يأتي عبر مكتبك.
حان الوقت الآن للتخطيط بعد تحديد الأولويات. قد يتم تنسيقه بناءً على تاريخ محدد ، أو مشغلات الصيانة المتوقعة ، أو فترات زمنية مخصصة. إن تحديد موعد نهائي يحمل الجميع المسؤولية ويحافظ أيضًا على تحديث الجميع ، مما يضمن عدم تجاوز أي شيء للثغرات.
الخطوة 4: تفويض وإكمال المهمة
حان الوقت الآن لوضع هذه الكلمات على الورق في واقع الأمر. يتم تعيين فني لأمر العمل وإكمال المهمة. لذلك ، يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل فحص المعدات لمدة خمس دقائق أو معقدًا مثل مهمة إصلاح متعددة الأيام.
الخطوة # 5: أغلق ووثق أمر العمل.
سيتم إغلاق أمر العمل حتى يتم استيفاء جميع شروطه. قد يُطلب من المديرين التوقيع عليها للوفاء بمعايير الإنفاذ. عند اكتمال أمر العمل ، يتم وضعه بعيدًا. يعد سجل أوامر العمل المنظم جيدًا أمرًا ضروريًا لإنشاء سجلات الأصول وتقييم الحلول السابقة والتخطيط لعمليات التدقيق والمهام الأخرى.
الخطوة رقم 6: تتم مراجعة طلب الوظيفة
توفر مراجعة أوامر العمل تفاصيل مفيدة. سيقدمون نظرة ثاقبة على عملياتك وأنظمتك التي يمكن استخدامها لتحسين شركتك. يساعد السجل أيضًا الفنيين على تحديد أي خطوات مفقودة أو حلول بديلة بسهولة في حالة تكرار المشكلة.
معلومات لتنسيق أمر العمل
بشكل عام ، يجب أن تكون أوامر العمل ، مثل أي شيء آخر ينتجه مصنعك ، جيدة الصنع وخالية من العيوب أيضًا. إذا تم إيقاف إحدى خطوات العملية ، فقد يكون لها تأثير على الخط بأكمله. إذن ، ما هي المعلومات التي تشكل تنسيقًا رائعًا لأمر العمل؟
- الأصول: أي قطعة من المعدات تتطلب الإصلاح؟
- وصف المشكلة: ما هي المشكلة بالضبط؟ ما الذي سمعته أو رأيت أو شممت أو شعرت به وقت الفشل أو في الأيام التي سبقته؟
- نطاق العمل: ما القوة العاملة التي تحتاجها لإكمال الوظيفة؟ ما هي القدرات المطلوبة؟
- الأجزاء والمعدات المطلوبة: هل هناك قطع يجب استبدالها أو أدوات خاصة يجب استخدامها؟
- ملاحظات حول الصحة والسلامة: ما هي بروتوكولات ومعدات السلامة التي تحتاجها؟ هل حدثت أي حوادث أو كادت أن تقع أثناء العمل على مشكلة أو أصل مماثل؟
- تاريخ طلب: متى تم إصدار أمر العمل وتقديمه ، على النحو المطلوب؟
- الاسم / القسم / جهة الاتصال لمقدم الطلب: من الذي أبدع وقدم العمل؟
- التاريخ المتوقع للانتهاء: متى يجب أن يكتمل هذا العمل؟
- تاريخ الإنجاز الفعلي: متى انتهى العمل وأغلق؟
- ساعات العمل المتوقعة: كم من الوقت يستغرق إكمال العمل؟
- ساعات العمل الفعلية: كم من الوقت استغرق إكمال أمر العمل؟
- قائمة المهام: هل يوجد دليل تفصيلي لإتمام العمل المطلوب؟
- الأولوية: ما هي أهمية هذا العمل؟ أيهما: مرتفع أم متوسط أم منخفض؟
- مخصص ل: من سيقوم بهذا العمل؟ هل من الضروري أن يكون لديك أكثر من شخص؟ هل من الضروري التعاقد مع مقاول خارجي؟
- الوثائق ذات الصلة: هل هناك أي سجلات من شأنها أن تساعد في تنفيذ أمر العمل بشكل أكثر فاعلية ، مثل إجراءات التشغيل الموحدة ، أو الكتيبات ، أو الرسوم البيانية ، أو مقاطع الفيديو ، أو سجل الأصول ، أو أوامر الشراء ، أو الصور؟
إدارة أوامر عمل الصيانة
لا يضمن إنشاء تنسيق أمر عمل رائع النتائج. يضمن التنسيق الصلب للتعامل مع دورة حياة أمر العمل أنه ينتقل بسلاسة من مرحلة إلى أخرى. يتيح لك هذا التنسيق الهروب من مجموعة متنوعة من المشكلات في أمر العمل ، مثل الافتقار إلى الشفافية ، والتكاليف المرتفعة ، وزيادة وقت التوقف عن العمل ، والتراكم المعوق. لذلك ، دعونا نلقي نظرة على مزايا وعيوب بعض أنظمة إدارة أوامر العمل وكيفية مقارنتها.
ورقة وقلم
الايجابيات:
أوامر العمل تدار بالقلم والورق منذ اختراع القلم والورق. أوامر العمل المكتوبة اقتصادية ومألوفة. أيضًا ، الورق طريقة مألوفة لدى الجميع. يتطلب القليل من التحضير ، والتكاليف الأولية منخفضة نسبيًا ، وهناك دليل ورقي عندما تحتاج إلى مراجعة العمل السابق.
سلبيات:
ومع ذلك ، فإن هذا النظام به بعض العيوب الخطيرة. يتم وضع الملفات الورقية بشكل خاطئ أو وضعها في غير مكانها أو إتلافها بسهولة. تستغرق عملية البحث والاسترداد والفرز وقتًا طويلاً. نظرًا لأننا نقدم التقارير غالبًا بعد حدث ما ، فمن المرجح أن تجد المعلومات غير الدقيقة طريقها إلى أمر العمل. يتم أيضًا التعامل مع القلم والورق بشكل أبطأ. هذه العوامل ، عند دمجها ، تجعل العمل غير فعال ويمكن أن تكلفك الكثير من المال على المدى الطويل.
استخدام السبورات
الايجابيات:
السبورات البيضاء هي طريقة احتياطية قديمة أخرى لأقسام الصيانة. لا تتجاوز تكلفة المواد الميزانية ، ومن الملائم بالتأكيد إتاحة جميع أوامر العمل لعرضها وتحديثها في موقع مركزي واحد.
سلبيات:
اللوحات البيضاء ، مثل القلم والورق ، لها قيود كبيرة. يعد الاحتفاظ بالسجلات أمرًا شديد الصعوبة ، كما أن استخراج المعلومات من أي سجلات قد تتمكن من الحصول عليها أمر صعب للغاية. هذا يجعل إنشاء سجلات الأصول ، والتحضير لعمليات التدقيق ، وإنشاء تقارير أوامر العمل شبه مستحيل. غالبًا ما يتم إبطاء عملية الإدارة لأن المشغلين والفنيين يجب أن يسافروا إلى موقع مركزي لإرسال أو عرض أوامر العمل.
اكسل جداول البيانات
الايجابيات
تعد جداول بيانات Excel بمثابة تحسين على القلم والورق واللوحات البيضاء. يقوم بتحويل المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي ، مما يجعلهم أقل عرضة للتلف أو الضياع. غالبًا ما يكون من الأسهل البحث عن المعلومات وإنشاء تقارير بناءً على تلك المعلومات.
سلبيات
ومع ذلك ، على الرغم من أن جداول البيانات ترفع الشريط قليلاً ، إلا أن بعض العوامل تجعله قاعدة غير مستقرة للتعامل معها. بعض جداول البيانات مقفلة على شاشة واحدة ، مما يجعل من المستحيل رؤية أحدث التفاصيل في أمر العمل.
تفتقر جداول البيانات ، على الرغم من أنها تستند إلى السحابة ، إلى القدرة على تشغيل أوامر العمل تلقائيًا ، مما يجعل إجراء الصيانة الوقائية أمرًا صعبًا للغاية. يتطلب إدخال البيانات وإعداد التقارير فترات طويلة من الوقت على الكمبيوتر بالإضافة إلى المعرفة. هناك أيضًا قيود على تتبع تقدم أوامر العمل ، مما يجعلك متأخرًا عن الجدول الزمني.
CMMS (نظام إدارة البناء) البرمجيات
الايجابيات:
يعد استخدام تقنيات الأجهزة المحمولة والسحابة أحد أهم مزايا أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS). يمكّن هذا النوع من برامج أوامر أعمال الصيانة أي شخص في مجال الصيانة من إنشاء المهام ومراقبتها وإكمالها وتقييمها في الوقت الفعلي من أي مكان — سواء في مكان حدوث عطل أو شاطئ في هاواي.
يمكن إحضار أوامر العمل وتاريخ الأصول والملاحظات والصور مع الفنيين في كل مكان يذهبون إليه. تقوم التقارير أيضًا بالتنقيب عن البيانات في أوامر أعمال الصيانة للمقاييس مثل التكلفة والكفاءة وغيرها.
يمكن أن يوفر تقديم طلب عمل من خلال CMMS لمن هم خارج الصيانة إحساسًا أكبر بملكية هذا العمل. يمكنهم أيضًا تتبع حالة طلباتهم وتكرار أوامر العمل. هذه طريقة مهمة لزيادة TPM في منشأتك وتقليل الحاجة إلى تحديثات المهام أو توضيحها.
سلبيات:
في حين أن برنامج CMMS هو طريق المستقبل ، إلا أنه أكثر تكلفة مقدمًا ، ويتطلب تدريبًا وثقافة استثنائية لتحقيق النجاح ، ويتطلب في كثير من الأحيان تقنيات صيانة أكثر تقدمًا. على الرغم من وجود عيوب في برنامج CMMS ، إلا أن فوائد النظام على المدى الطويل تزيد عن تعويض أي عيوب أولية.
كيف يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات على ضمان الامتثال للوائح؟
يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات على ضمان الامتثال للوائح من خلال توثيق إنجاز المهام المطلوبة وأنشطة الصيانة ، وتوفير سجل للامتثال لعمليات التدقيق.
ما هو دور منسق أمر العمل؟
يتمثل دور منسق أمر العمل في إدارة إنشاء أوامر العمل وتعيينها وإكمالها والتأكد من إكمال المهام في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
كيف يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات على تحسين خدمة العملاء؟
يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات على تحسين خدمة العملاء من خلال توفير عملية واضحة ومنظمة لمعالجة طلبات العملاء وتتبع التقدم نحو الحل.
كيف يمكن لأوامر العمل تحسين الاتصال بين الإدارات؟
يمكن لأوامر العمل تحسين الاتصال بين الأقسام من خلال توفير نظام أساسي مركزي لتوثيق المهام ، وتعيين المسؤوليات ، وتتبع التقدم ، مما يمكن أن يحسن التعاون ويقلل من سوء التفاهم.
كيف يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات في الجدولة وتخصيص الموارد؟
يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات في الجدولة وتخصيص الموارد من خلال توفير رؤية واضحة للعمل المراد تنفيذه والموارد المطلوبة والجدول الزمني للإنجاز ، مما يسمح بتخطيط أكثر فاعلية وتخصيص الموارد.
كيف يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات في تحديد مجالات التحسين؟
يمكن لأوامر العمل أن تساعد الشركات في تحديد مجالات التحسين من خلال توفير سجل للمهام المكتملة والوقت والموارد المطلوبة ، والتي يمكن تحليلها لتحديد أوجه القصور ومجالات التحسين.
وفي الختام
أوامر العمل هي حجر الزاوية في الصيانة الممتازة. عند إدارتها بشكل صحيح ، فإنها توفر للفريق الاتساق والهيكل المطلوبين لتحقيق النجاح.
تسهل عملية / إجراء أمر عمل الصيانة المصمم جيدًا إنشاء برنامج الصيانة الوقائية والاستجابة للصيانة غير المخطط لها. لذلك تم وصف الأدوار وتحسين سير العمل ومراقبة المهام وتوثيق المعلومات جيدًا.
الجزء الأخير والأكثر أهمية من اللغز هو اختيار أفضل الأساليب والعمليات / الإجراءات لإدارة أوامر العمل. عندما يجتمع كل شيء معًا ، ستكون العملية قادرة على إتقان أساسيات الصيانة مع الاستمرار في البحث عن طرق جديدة للتوسع والازدهار.
الأسئلة الشائعة حول طلب العمل
ما هو أمر العمل في ERP؟
أمر العمل هو مستند يعطيه مخطط الإنتاج لأرضية ورشة التصنيع كإشارة لتصنيع كمية معينة من سلعة معينة. يساعد طلب العمل أيضًا في إنشاء متطلبات المواد (إدخال المخزون) للعنصر الذي سيتم إنتاجه من قائمة المواد الخاصة به.
هل أمر العمل فاتورة؟
أمر العمل هو مستند يعين خدمة ليتم إكمالها لعميل. الفاتورة هي مستند يوفر قائمة مفصلة بالخدمات المقدمة ورسوم كل منها.
لماذا إنشاء أمر العمل؟
الغرض من أمر العمل هو لبدء مهمة ، وتوضيح ما يجب القيام به ، وتحديد تواريخ الإنجاز ، وإعطاء تعليمات خاصة حسب الحاجة. يساعد برنامج إدارة أوامر العمل CMMS أيضًا المؤسسات في إدارة وصيانة البيانات المتعلقة بالمشاريع وكذلك الموارد والمصروفات والعمالة.
كيف تكتب أمر عمل؟
في الجزء العلوي من أمر العمل الخاص بك ، ستكتب ما يلي: اسم الشركة. العنوان الكامل. معلومات الاتصال الأساسية.
...
بمجرد كتابة تفاصيل الاتصال بالشركة ، قم بتضمين ما يلي بجانبها:
- رقم أمر العمل.
- رقم الوظيفة.
- والتاريخ الشامل.
