من الأهمية بمكان تنسيق بريدك الإلكتروني أو بريدك بشكل احترافي كما تفعل مع خطاب العمل سواء إرسال استفسار عن وظيفة أو التقدم لوظيفة أو كتابة مراسلات مهنية أخرى. بعد كل شيء ، يتلقى الجميع الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك مديري التوظيف والموارد البشرية. تأكد من إبراز محتوى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، بدلاً من إهمالك في القواعد النحوية أو التخطيط أو اللغة. يعد إرسال بريد إلكتروني خاص بالعمل طريقة شائعة للتواصل مع العملاء وأصحاب العمل وغيرهم من المطلعين على الصناعة. يوجد تنسيق بريد رسمي مختلف لسيناريوهات مختلفة. قد تساعدك مشاهدة أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني المنسقة بشكل صحيح في اتخاذ قرار بشأن أفضل أسلوب لاستخدامه في سياقات مهنية متنوعة. فيما يلي نغطي الخطاب الصحيح والعنوان وتنسيق البريد الذي سيرشدك لطرح بريد ممتاز.
ما هي كتابة البريد الإلكتروني؟
تتطلب كتابة رسالة بريد إلكتروني إنشاء الرسالة وتسليمها وأرشفتها وقراءتها لاحقًا. يشير البريد الإلكتروني إلى أي شكل من أشكال الاتصال الإلكتروني. يتم اختيار كتابة البريد الإلكتروني بدلاً من طرق الاتصال الأخرى نظرًا لأنه وقت وفعال من حيث التكلفة.
أيضًا ، البريد الإلكتروني ، وهو اختصار لـ "البريد الإلكتروني" ، هو وسيلة للتواصل رقميًا عبر الإنترنت وتبادل الرسائل والملفات. تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني بشكل شائع للمراسلات المتعلقة بالأعمال. نظرًا لتكلفته المنخفضة وقصر وقت المعالجة ، فقد أصبح سريعًا وسيلة الاتصال المفضلة.
أعطت كتابة الرسائل مكانًا للبريد الإلكتروني كوسيلة اتصال أكثر حداثة بسبب التقدم التكنولوجي. ومع ذلك ، فإن إرسال بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا هو جانب مهم من محادثة العصر الحديث. هذه وسيلة شائعة للتواصل مع الموظفين في الأعمال التجارية ، والشركات ، وما إلى ذلك. وهذا أيضًا عنصر مهم في المناهج الدراسية.
أنواع كتابة البريد الإلكتروني
فيما يلي الفئات الثلاث لكتابة البريد الإلكتروني.
# 1. بريد إلكتروني شبه رسمي
هذا هو نوع الاتصال الذي يتضمن بريدًا إلكترونيًا مكتوبًا لزميل في العمل أو زميل في سياق مشروع. اللغة المختارة هي لغة سهلة الفهم وودية وغير رسمية. أيضا ، من الضروري أن تتصرف بحشمة ولباقة في جميع الأوقات.
# 2. البريد الإلكتروني الرسمي
لنفترض أننا منخرطون في عملية إنشاء أو إنشاء بريد إلكتروني لنوع من الاتصالات التجارية. سيتم اعتباره بريدًا إلكترونيًا رسميًا من حيث النغمة والمحتوى. البريد الإلكتروني الرسمي هو بريد إلكتروني يتم كتابته إلى الضباط في مؤسسة ، مثل شركة أو إدارة حكومية أو مدرسة أو أي نوع آخر من المسؤولين.
# 3. بريد إلكتروني غير رسمي
البريد الإلكتروني غير الرسمي هو البريد الذي يتم كتابته إلى أي أصدقاء أو أفراد من العائلة أو أقارب. عند الاتصال بشكل غير رسمي عبر البريد الإلكتروني ، لا توجد مجموعة من الإرشادات التي يجب اتباعها. يتمتع الشخص بحرية التواصل بأي لغة يختارها.
ميزات البريد الإلكتروني
يأتي البريد الإلكتروني مع الكثير من الميزات المفيدة. فيما يلي مثال على عدد قليل منهم:
- روبوت مدمج للرد على الرسائل
- أضف العنوان إلى دفتر العناوين الخاص بك.
- يمكن استخدام العنوان في المستقبل في هذا الموقع.
- نظام لحفظ واسترجاع الرسائل ميكانيكيا
- طمأنة أنه تم تسليم رسالة
- قدرة التوزيع الجماهيري
- من أجل إرفاق التوقيعات ،
- البيانات مدفوعة بالوقت والتاريخ الحاليين
- يمكن تسليم جميع الملفات والصور والصوت كمرفقات.
- بريد إلكتروني يمكن قراءته على جهاز محمول
تنسيق البريد
من الضروري تعلم أساسيات كتابة البريد قبل الخوض في القوالب المعدة مسبقًا. سيكون لكل بريد ، بغض النظر عن موضوعه ، نفس التنسيق العام ونفس الميزات. يمكن أن يساعدك تعلم هذه الجوانب في كتابة رسائل بريد إلكتروني أكثر احترافًا وإقناعًا.
ما هو تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح؟
يتكون التنسيق المناسب للبريد من سطر الموضوع ، والترحيب ، والجسم ، والسطر الختامي ، والتوقيع. عند صياغة رسالة بريد إلكتروني ، من المهم أن تضع في اعتبارك بعض الأشياء: سطر موضوع قصير ، وترحيب مخصص ، ولغة بسيطة ، وخط ختامي مناسب وتوقيع.
استخدم قالب بريد إلكتروني لمساعدتك في ترتيب رسالتك بحيث تتحدث مباشرة عن احتياجات واهتمامات المتلقي. في حين أن بنية رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تختلف ، فإن الهدف من كل منها هو نفسه: نقل الرسالة التي كان من المفترض إرسالها.
وبالتالي ، دعونا نناقش ما الذي يجعل تنسيق البريد الإلكتروني لائقًا وكيفية تنفيذه في مراسلاتك الخاصة.
# 1. سطر الموضوع
سيرى متلقي البريد الإلكتروني سطر الموضوع قبل أي شيء آخر. وبالتالي ، فإن أول جانب حاسم في كتابة البريد الإلكتروني الرسمية هو سطر الموضوع.
بعض الاعتبارات هي كما يلي:
- تأكد من أن سطر الموضوع واضح ومختصر.
- يفضل سطر موضوع موجز. الطول المثالي لسطر الموضوع هو ست كلمات.
- استخدم أيضًا الأحرف القليلة الأولى من سطر الموضوع لنقل المعلومات الأكثر صلة.
- لتحسين البحث بشكل أكبر ، أضف بادئة مثل "Forward" أو "Reply" أو "Urgent" أو "Notice". يتيح للمستلم معرفة نوع البريد الإلكتروني الذي تلقوه.
وفقًا للبحث ، فإن البريد الإلكتروني الذي يحتوي على سطر موضوع مخصص لديه فرصة أكبر بنسبة 26٪ في الفتح. سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا للمبيعات أو بريدًا إلكترونيًا شخصيًا أو رسالة إخبارية أو أي شيء آخر ، يجب أن يعكس سطر الموضوع الغرض من البريد الإلكتروني. أود أن أقترح الجلوس والتفكير بجدية في خياراتك قبل الاستقرار على أحدها.
# 2. تحية
التحية هي الجزء المهم التالي من تنسيق البريد الرسمي. لكل بريد إلكتروني مستلم معين في الاعتبار. الخطوة الأولى في كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية هي مخاطبة المستلم بشكل مناسب.
استخدم "لمن يهمه الأمر" أو "سيدي أو سيدتي العزيزة" عند الكتابة إلى شخص لا تعرف اسمه.
يجب مخاطبة كبار المسؤولين كـ "إلى المدير" أو "عزيزي الدكتور غوش" أو "عزيزتي السيدة كيم" بدلاً من استخدام الاسم الأول.
قد يكفي أن تقول "مرحبًا" قبل اسم زميل في العمل عند مخاطبته. كن دائمًا مهذبًا وتذكر استخدام التحية المناسبة. في البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ، يجب عليك دائمًا استخدام الاسم الكامل ، وليس الاسم الأول أو الاسم الأخير فقط.
# 3. نص البريد الإلكتروني
الجزء الرئيسي من أي بريد إلكتروني للنشاط التجاري هو النص الأساسي. يمكن تحقيق التنسيق القياسي للبريد الاحترافي من خلال الالتزام ببعض الإرشادات البسيطة.
- يجب أن تعرف الفقرة الأولى من بريدك الإلكتروني عن نفسك والغرض من رسالتك. إذا كنت لا تعرف المستلم ، فابدأ بمقدمة وملاحظة تشرح سبب كتابتك.
- قدم أكبر قدر ممكن من التفاصيل حول مشكلتك أو سؤالك أو إجابتك. استخدم لغة بسيطة يمكن لأي شخص فهمها ، ولكن لا تحيد عن الموضوع الرئيسي من خلال تضمين تفاصيل غير ذات صلة. طمنيني عليكي.
- يجب أن تعكس الجملة الأخيرة للبريد الإلكتروني النبرة الجادة والبنية المناسبة للرسالة بأكملها. أثناء طرح سؤال ، قد تقول شيئًا مثل ، "أتطلع إلى تلقي رد منك قريبًا" أو "آمل أن أتلقى ردًا منك قريبًا" ، وأثناء الإجابة على سؤال ، يمكنك قول شيء مثل ، "أتمنى لقد أجبت بما فيه الكفاية على استفسارك / شكوك ".
# 4. التوقيع
توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك (يسمى أحيانًا التذييل) بمثابة وداع. الطريقة التي تنفذ بها هذا سيكون لها تأثير على الانطباع الذي تركته حتى الآن. هذه فرصتك لإقناع القارئ وكسب مدحه من خلال جعل التجربة التي لن ينساها قريبًا. ومع ذلك ، إذا ارتكبت خطأ هنا ، فقد يتم التشكيك في رسالتك أو عرضك بالكامل. يجب أن تحرص على التأكد من أن توقيع بريدك الإلكتروني أنيق ومنظم جيدًا.
علاوة على ذلك ، إذا كنت تريد أن تترك انطباعًا جيدًا أولًا ودائمًا ، فيجب أن تفكر في عمل توقيع بريد إلكتروني احترافي. توقيع البريد الإلكتروني القياسي للنص فقط من الأيام الأولى للبريد الإلكتروني تحت تصرفك. في كلتا الحالتين ، تأكد من إدراج جميع تفاصيل العمل والاتصال ذات الصلة. من الجيد أيضًا تضمين روابط قابلة للنقر إلى موقع الويب الرئيسي الخاص بك ، وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية الأكثر نشاطًا ، والصفحة المقصودة.
5 تنسيق البريد مع الأمثلة
هنا ، سنتعرف على الأنواع الخمسة الأكثر شيوعًا للبريد والتنسيق المثالي لكل منها:
# 1. تنسيق البريد المهني
تتم دائمًا كتابة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالأعمال بنبرة رسمية. على سبيل المثال ، يجب إجراء الاتصال الأولي للمستقل مع العملاء الجدد عبر بريد إلكتروني يشبه العمل. في بيئة اليوم ، من المهم أن تكون رسائل البريد الإلكتروني هذه مخصصة للمتلقي الفردي.
إليك التنسيق المناسب لبريد العمل:
- قم بإنشاء سطر موضوع جذاب وخصصه لكل قارئ على حدة.
- حدد التحية المناسبة بناءً على معرفتك بالمتلقي.
- ابدأ البريد الإلكتروني بشرح من أنت ولماذا قررت الاتصال بهذا الشخص. كوِّن علاقة قبل إجراء عرض ترويجي للمبيعات.
- قم بإنهاء البريد الإلكتروني باستخدام عبارة موجزة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء وتوقيع عملي.
فيما يلي مثال ممتاز على بريد إلكتروني خاص بالعمل يستخدم نغمة مرحة وجذابة وتحية فورية للمستلم بالاسم.
مرحبا بول،
أنا كيريان ، وأنا مسؤول عن المبيعات هنا في شركة ABC. أود التحدث معك عن حسابك.
يسعدني أن أبلغكم أن العديد من المبيعات الحالية ستنتهي في الأسبوع المقبل. اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كان هناك وقت مناسب لنا للتحدث.
مع أطيب التمنيات ، كيريان
# 2. شكرا لك تنسيق البريد
عادةً ما يتم إرسال بريد إلكتروني للامتنان بعد حدوث نوع من التفاعل. قد يكون المستلم قد ساعدك في مشروع ، أو استجاب لطلب شخصي أرسلته ، أو أجريت مقابلة معك ، أو حتى وافق للتو على مقابلتك.
لا تضيع وقت المستلم برسالة بريد إلكتروني طويلة "شكرًا لك" ؛ بدلاً من ذلك ، انتقل مباشرة إلى النقطة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن رسائل "الشكر" الإلكترونية ليست ضرورية دائمًا ويمكن أن تسد أحيانًا البريد الوارد لشخص قد يكون مشغولًا بشكل لا يصدق ، لذا فكر جيدًا فيما إذا كان إرسال رسالة سيكون مفيدًا لك أم لا.
هنا هو تنسيق البريد المناسب شكرا لك.
مرحبًا [الاسم]
شكرا جزيلا على [ما فعلوه]. لقد كان من دواعي سروري التعاون معك ، وأنا أتطلع بشغف إلى فرصتنا التالية للقيام بذلك.
إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني مساعدتك به ، فالرجاء عدم التردد في الاتصال بنا.
كل ما في وسعي،
الاسم: (اللقب الرسمي)
# 3. تذكير تنسيق البريد
سواء كانت هذه هي المرة الأولى أو الثانية أو الثالثة التي تتواصل فيها مع هذا الشخص عبر البريد ، يجب أن يتغير تنسيق رسالتك وفقًا لذلك. هناك أجزاء من المعلومات الضرورية لتضمينها في أول بريد إلكتروني للاتصال.
لا يتعين عليك تقديم الكثير من المعلومات الأساسية في بريد المتابعة أو التذكير. بدلاً من ذلك ، ذكّر الطرف الآخر بلطف وإيجاز بما تم الاتفاق عليه مسبقًا (على افتراض أنه قد يكون قد تم نسيانه أو إنزاله إلى أسفل قائمة المهام الخاصة به).
يمكن أن يساعدك هذا المنتج الإضافي في إنجاز المهام بشكل أسرع وبالترتيب الأكثر أهمية بالنسبة لك. علاوة على ذلك ، فإن الغالبية العظمى من الأشخاص يقدرون اتساقك ويحترمونك أكثر للتذكير.
إليك مثال تنسيق بريد التذكير المناسب
مرحبًا [الاسم] ،
يعمل هذا البريد الإلكتروني فقط كتذكير ودود بأن لديك مقابلة مجدولة مع [name] ، الذي يتقدم بطلب للحصول على [اسم الدور].
وقت ومكان المقابلة للمقابلة هما [الوقت] [اليوم] [المكان].
إذا كان هناك أي شيء يمكنني القيام به لمساعدتك في الاستعداد لإجراء مقابلة مع هذا الشخص ، فيرجى إبلاغي بذلك.
أفضل،
[اسمك]
# 4. تنسيق بريد الاعتذار
من الطبيعة البشرية أن تخطئ وأن تكون غير صحيح في بعض الأحيان. من المحتم أن نرتكب أخطاء من شأنها إيذاء الآخرين أو إزعاجهم أو إحباطهم. أيضًا ، عادةً ما يكون أفضل إجراء هو الاعتذار والمضي قدمًا.
إذا اعتذرت بصدق ، فلن يشعر الشخص الآخر بالإهانة على الإطلاق. الاعتذارات الصادقة هي دائمًا أفضل سياسة.
ومع ذلك ، عند الاعتذار ، من المهم استخدام الكلمات التي تُظهر التعاطف مع الشخص الذي تأسف عليه أيضًا ، بدلاً من الكلمات التي تكشف عن مشاعرك الحقيقية. لا تلومهم ولا تقدم أي مبررات.
إليك مثال تنسيق بريد اعتذار مناسب
إلي من يهمه الامر:
بالنيابة عن [اسم الشركة أو الشركة] ، أعتذر بصدق عن الخدمة التي قدمناها خلال زيارتك الأخيرة لمطعمنا.
إنني أقدر لك تنبيهك لي بهذه المشاكل وأطمئن إلى أننا نبذل كل ما في وسعنا لمعالجة هذه المخاوف ومنع حدوث مثل هذه في المستقبل.
يرجى أخذ بطاقة الهدايا بقيمة 100 دولار أمريكي لاستخدامها على راحتك في مطعمنا في المستقبل مع خالص اعتذارنا.
أتطلع إلى رؤيتك مرة أخرى في [أدخل اسم الشركة أو المنظمة] قريبًا.
صديقك المخلص،
(أدخل اسمك ولقبك هنا)
# 5. طلب تنسيق البريد
عادة ما تكون رسائل الطلبات قصيرة ومباشرة ، حيث يخاطب المرسل المستلم مباشرة بطلب. قد يكون أي شيء من البحث عن اجتماع إلى الاتصال بشبكة أعمال أو حتى طلب مقدمة مهنية. عند الرد على طلب عبر البريد الإلكتروني ، يكون لدى المستلم خيار قول "نعم" أو "لا". ومع ذلك ، حدد دائمًا ما تحتاجه بالضبط في رسالة بريد إلكتروني من هذا النوع.
تنسيق البريد الإجازة المرضية
مرحبًا [اسم المشرف] ،
أكتب لأطلب إجازة من العمل بسبب المرض بين [التواريخ]. من أجل التعافي من الجراحة ، نصحني طبيبي بأخذ أسبوعين من العمل. في [التاريخ] ، أخطط للعودة إلى المكتب.
إذا كان لديك أي استفسارات أخرى ، فلا تتردد في الاتصال بي.
التحيات،
الاسم هنا
كيف تحسن مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني
إليك بعض الاقتراحات لمساعدتك على أن تصبح كاتب بريد أفضل:
# 1. قم بتثبيت المدقق الإملائي والنحوي
هناك إضافات يمكنك تثبيتها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك والتي ستتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بحثًا عن مشاكل مثل الإملاء والنحو والصياغة غير الفعالة. قد تكون هذه الوظائف الإضافية مفيدة في العثور على أخطاء في عملك ربما تكون قد فاتتك عند التدقيق اللغوي وإجراء تصحيحات سريعة. يمكن أن تكون الإضافات مفيدة ، ولكن يجب أن تكون حذرًا من النصائح التي تقدمها. بدلاً من الاعتماد فقط على برنامج التدقيق الإملائي أو المكون الإضافي للمتصفح ، تأكد من قراءة كتاباتك بنفسك.
# 2. اقرأ في عملك بحثًا عن الأخطاء
قد يساعدك التدقيق اللغوي في بريدك الإلكتروني قبل الضغط على زر الإرسال في اكتشاف أي أخطاء نحوية أو أسلوبية. إذا أعدت كتابة أي جزء من بريدك الإلكتروني ، فيجب أن تولي اهتمامًا خاصًا للجمل التي أعدت كتابتها للتو عند مراجعة عملك. ليس من غير المألوف أن يترك الناس عبارات أو يكررون الكلمات عند الكتابة. من الجيد إلقاء نظرة ثانية على أي بريد إلكتروني أنت على وشك إرساله إلى زميل عمل أو جهة اتصال رفيعة المستوى.
# 3. تصحيح الأخطاء النموذجية في القواعد النحوية والإملائية
إذا استمرت إحدى الوظائف الإضافية في اقتراح نفس الشيء ، أو كنت تعلم أنك ترتكب أخطاء نحوية سخيفة بشكل متكرر ، فقم بتنقيح قواعد الكتابة الجيدة لتحسين مهاراتك. إساءة استخدام الخاص بك ، ولهم ، وهكذا هو خطأ شائع. بالإضافة إلى ذلك ، عندما تعرف ما الذي تبحث عنه ، يكون من الأسهل بكثير اكتشاف الأخطاء في عملك الخاص.
# 4. خذ كتابتك ببطء
حتى عندما تكون في عجلة من أمرك للرد على بريد ، فإن أخذ وقتك سينتهي به الأمر إلى توفير الوقت على المدى الطويل. يجب ألا تتسرع في الرد على رسالة بريد إلكتروني ، لأن القيام بذلك قد يؤدي إلى تفويت تفاصيل مهمة. قد يتم قضاء المزيد من الوقت في كتابة رسائل البريد الإلكتروني لإزالة الالتباس أو تصحيح سوء الفهم. إذا أبطأت ، يمكنك التأكد من وصول رسالتك بوضوح.
تنسيق بريد إلكتروني
حتى إذا كانت الرسائل النصية القصيرة ورسائل البريد الإلكتروني أكثر شيوعًا من أي وقت مضى ، فلا يزال من الضروري معرفة كيفية توجيه رسالة بشكل صحيح. لا تزال الرسائل الرسمية مستخدمة اليوم ، ولا سيما للمراسلات التجارية وعند التقدم للوظائف. غالبًا ما تكون خطابات الغلاف هي نقطة الاتصال الأولية بين صاحب العمل المحتمل ومقدم الطلب ، لذلك من المهم ترك انطباع جيد.
لذلك ، يجب أن يتضمن تنسيق خطاب البريد معلومات المرسل والتاريخ الصحيحة ، والتحية ، وعنوان المستلم المقصود. إن إتقان فن آداب الخطاب المناسب يحدد نغمة الاتصال بالكامل ويترك انطباعًا دائمًا لدى المستلم. اقرأ أيضًا تنسيق الخطاب الرسمي: ما هي أفضل التنسيقات لأي عمل?
الأشياء التي يجب تضمينها عند معالجة تنسيق بريد إلكتروني رسمي
من المهم أن تضع في اعتبارك بعض الإرشادات أثناء كتابة خطاب عمل أو احترافي لضمان تلقي رسالتك في أفضل ضوء ممكن. التنسيق الصحيح لكتابة الرسائل البريدية هو كما يلي:
# 1. تفاصيل الاتصال في الأعلى
يجب أن يعرف متلقي رسالتك من أنت ، وما هو لقبك ، ومكان عملك ، وأين تعيش ، بالإضافة إلى مكان إرسال الرد. يجب أن تبدو تفاصيل المرسل كما يلي:
- السطر الأول: الاسم الكامل
- السطر الثاني: اسم الشركة
- السطر الثالث: عنوان الشارع
- السطر الرابع: المدينة أو البلدة ، متبوعًا باسم الولاية والرمز البريدي. يمكن اختصار اسم الولاية إلى الاختصار البريدي الرسمي المكون من حرفين.
- يجب أن يظهر العنوان أسفل اسم المرسل ويجب محاذاته إلى اليسار.
- إذا كنت تكتب إلى شخص ما في بلد آخر ، فضع اسم البلد في السطر الرابع.
- قم بتضمين عنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف لتسهيل التواصل.
# 2. تاريخ
بعد ذلك ، في الهامش الأيمن أو الأيسر ، اكتب تاريخ إرسال الرسالة. استخدم الأحرف لتوضيح الشهر والأرقام للإشارة إلى اليوم والسنة. يمكن كتابة التاريخ بتنسيقات متنوعة ، مثل 15 أكتوبر 2020.
# 3. اسم وعنوان المستلم
توجد هذه البيانات على الجانب الأيسر من الصفحة ، أسفل عنوان المرسل. يتم تضمين اسم المستلم والعنوان البريدي. هذا يدل على أنك قد استغرقت وقتًا للتعرف على المتلقي وسيساعدك على تكوين رابطة أقوى معه. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتضمين منصب المستلم أو الإنجازات الأكاديمية.
بالنسبة لأستاذ اللغة الإنجليزية ، يجب عليك توجيه الرسالة إلى "Paul Jones ، Ph.D." يجب وضع اسم النشاط التجاري في السطر الثاني أسفل الاسم. في السطر الثالث ، قم بتضمين شارع ومدينة المستلم ؛ في الرابع ، قم بتضمين الولاية والرمز البريدي. في السطر الرابع ، اكتب اسم البلد إذا كان المستلم يعيش خارج الولايات المتحدة.
# 4. التحية
تخطي سطرًا واحدًا بعد اسم المرسل إليه واكتب التحية بدلاً من ذلك. يعتمد ما إذا كنت تستخدم تحية رسمية أو غير رسمية على مدى معرفتك بمرسل الرسالة. إذا لم تقابل المتلقي من قبل ، فمن الأفضل أن تبدأ بـ "Dear" ، التحية الأكثر شيوعًا. بعد التحية يأتي اسم المرسل إليه متبوعًا بنقطتين أو فاصلة.
استخدم "سيدي أو سيدتي" متبوعة بنقطتين إذا لم تكن متأكدًا من جنس المستلم. إذا كان المرسل إليه امرأة ولا تعرف ما إذا كانت متزوجة أم لا ، فاستخدم "Ms." كالتحية. دكتور ، أستاذ ، ومحترم هي فقط رسمية مثل أي لقب آخر. هذه بعض الأمثلة على التحيات:
- عزيزي السيد بول
- عزيزي السيدة ويليامز
- عزيزي الدكتور آدمز
- عزيزي البروفيسور مارك
كيف تكتب البريد؟
البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال الأكثر موثوقية ورسمية على الرغم من انتشار القنوات الأخرى. يتم استخدام البريد الإلكتروني في كل مكان ، على عكس الشبكات الاجتماعية أو تطبيقات المراسلة. لهذا السبب ، أصبح البريد الإلكتروني أحد أكثر طرق الاتصال التجاري شيوعًا. نظرًا لأن المزيد والمزيد من الشركات تستخدم نموذجًا هجينًا يعمل فيه بعض الموظفين من مكاتب مركزية بعيدة والبعض الآخر من المنزل ، فقد ارتفعت نسبة الاتصالات التجارية التي يتم إجراؤها عبر البريد الإلكتروني بشكل كبير. لا يزال البريد الإلكتروني الخاص بالعمل احترافيًا ومتطورًا ، على النقيض من ذلك ، للدردشة والتعليقات في برنامج تعاون الفريق ، والذي يمكن أن يكون مباشرًا وحتى غير رسمي إلى حد ما. كقناة غير متزامنة ، يتم تصنيفها من بين أهم القنوات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استلام البريد الإلكتروني وقراءته وفهمه والرد عليه من قبل المستلمين المقصودين. هنا خطوة بخطوة لكتابة بريد لائق.
- حافظ على هوية مهنية على الإنترنت.
- استخدم موضوعًا يسهل فهمه.
- ابدأ الأمور بترحيب مبهج.
- قدم بعض السياق
- أعط النقطة باختصار.
- قم بإحضار CTA.
- أدخل ملاحظات تلخيصية
- قم بالتوقيع بتوقيع صالح فقط.
- تحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية والعقلانية.
- ضع في اعتبارك إعدادات CC / Bcc
- استخدم دائمًا نفس تنسيق البريد.
مغلف تنسيق البريد
يعد البريد البريدي وتسليم الطرود من الوسائل الشائعة للاتصال والشحن لمسافات طويلة. إن تعلم كيفية معالجة المغلف بشكل صحيح هو مهارة وشكل ضروريان لإرسال البريد واستلامه. ومع ذلك ، من المرجح أن تصل الرسائل والحزم إلى وجهتها وتتلقى ردًا إذا تم تضمين العنوان الصحيح والتفاصيل الأخرى.
علاوة على ذلك ، فإن عنوان المستلم وعنوانك هما أهم معلومتين يجب ذكرهما عند مخاطبة مغلف. عادة ما تكون هناك ثلاثة أسطر متاحة لعنوان الرسالة الشخصية: اسم المستلم وعنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي. من الشائع تضمين اسم الشركة واسم القسم أو المستلم وعنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي في سطور منفصلة عند إرسال بريد إلكتروني إلى شركة. هنا هو مغلف تنسيق البريد.
(الزاوية اليسرى في الاعلى)
[اسمك الكامل]
[رقم واسم شارعك]
[مدينتك وولايتك ورمزك البريدي]
(وسط الظرف)
[اسم المستلم]
[اسم النشاط التجاري (إن أمكن)]
[رقم واسم شارع المستلم]
[المدينة المتلقية والولاية والرمز البريدي]
وفي الختام
يشبه تنسيق البريد الإلكتروني أو تنسيق البريد الإلكتروني تنسيق الرسالة من حيث أنه يبدأ بإقرار من القارئ ، ثم يعرض الأفكار المطروحة ، ثم يُغلق بدعوة إلى اتخاذ إجراء. باتباع أفضل الممارسات لتخطيط البريد الإلكتروني ، يمكنك جذب انتباه القراء وتحفيزهم على اتخاذ إجراء وتزويدهم بقنوات اتصال واضحة معك.
ومع ذلك ، فإن أعظم تنسيقات البريد الإلكتروني ليست شيئًا يجب عليك الالتزام به دينياً.
الأسئلة الشائعة حول تنسيق البريد
ما هي الطريقة الأكثر رسمية لبدء رسالة؟
التحية القياسية للرسائل الرسمية هي "عزيزي" ، متبوعة باسم المرسل إليه. يُقبل إما الاسم الأول واسم العائلة أو اللقب الأول واسم العائلة. ومع ذلك ، إذا لم تكن متأكدًا من اسم المستلم ، فإن "سيدي أو سيدتي العزيزة" هي التحية المناسبة لاستخدامها.
كيف تبدأ وتنتهي رسالة بريد إلكتروني؟
إليك كيفية بدء البريد الإلكتروني وإنهائه.
- عزيزي. إذا لم تكن معتادًا على هذا الشخص من قبل ، فمن الأفضل التمسك بهذا الشكل الآمن والرسمي والمهذب من العنوان.
- مرحبًا. تجمع التحية "مرحبًا" بين اللباقة والشكليات والود.
- كلمة "hi" غير الرسمية مقبولة.
- صديقك المخلص.
- مع أطيب التحيات وأطيب التمنيات.
- أحر التحيات.
مقالات مماثلة
- التسويق عبر البريد المباشر: كل ما تحتاج إلى معرفته !!!
- أنظمة البريد الإلكتروني للأعمال: 17+ من أفضل الاختيارات في عام 2023
- البريد القياسي: كم من الوقت يستغرق البريد القياسي
- كيفية كتابة رسالة مهنية: دليل مجاني ونصائح يجب معرفتها
- مصممو مواقع الويب سان فرانسيسكو: 10 وكالات لتصميم مواقع الويب في سان فرانسيسكو 2023
- دائرة إعادة التأهيل بكاليفورنيا: مراجعة عام 2023
الرقم المرجعي
