تسمح منظمة إدارة المصفوفة للموظفين بتقديم تقارير إلى العديد من المديرين. تستخدم بعض الشركات إدارة المصفوفة لتبسيط عملياتها. على الرغم من أن هذا النوع من التنظيم قد لا يكون متاحًا للجميع ، إلا أنه من الضروري فهم فوائده وتطبيقه من أجل تقييم ما إذا كان هو الأنسب لك وللشركة التي تعمل بها. في هذا المنشور ، سوف نستكشف هيكل إدارة المصفوفة وفوائده وعيوبه ، بالإضافة إلى كيفية تنفيذه على أفضل وجه في مكان عملك.
ما هي إدارة المصفوفة؟
إدارة المصفوفة هي الهيكل التنظيمي الذي تستخدمه الشركات لتوزيع واجبات الموظفين وجعلهم يقدمون تقارير إلى العديد من المشرفين. مدير المشروع والمدير الوظيفي هما سلسلتا القيادة الأساسيتان في إدارة المصفوفة.
نظرًا لأنماط إدارة المصفوفة العديدة ، من الضروري فهم ما يحاولون تحقيقه من أجل تقييم ما إذا كان هذا النوع من الإدارة مناسبًا لك ولشركتك.
أنواع إدارة المصفوفة
يمكن تقسيم أساليب إدارة المصفوفة إلى ثلاث فئات:
# 1. مصفوفة ضعيفة
مدير المشروع لديه القليل من السلطة في أنظمة المصفوفة هذه. قد يعني هذا أنه لم يتم الإبلاغ عنها. تنتقل السلطة إلى المدير الوظيفي في مصفوفة ضعيفة ، بينما يتولى مديرو المشاريع دور منسق المشروع بشكل أكبر.
# 2. مصفوفة متوازنة
يتمتع مديرو المشاريع والمديرون الوظيفيون بسلطة وقوة متساوية في مصفوفة متوازنة. يحدد مديرو المشاريع القدرات المطلوبة لمشروع ما ، ويخصص المديرون الوظيفيون موظفين لمطابقة تلك الاحتياجات. يبقي أعضاء الفريق كلا المديرين على اطلاع دائم بتقدمهم وأولوياتهم.
# 3. مصفوفة قوية
يتمتع مديرو المشاريع بأكبر قدر من السلطة في مصفوفة قوية ، ويقدم أعضاء الفريق تقاريرهم إليهم. هذا يعني أنه يجب على مديري المشروع أيضًا تقسيم الموارد وتوفير المسؤوليات لكل عضو في الفريق. غالبًا ما تحتوي المصفوفة القوية على محترف واحد له أكبر تأثير على المشروع ، مما يسمح لأعضاء الفريق بتوجيه اتصالاتهم إلى هذه الإدارة الفردية.
المسؤوليات والأدوار في هيكل إدارة مصفوفة
على الرغم من أن هيكل إدارة المصفوفة له وظائف مختلفة ، فإن ما يلي هو الأكثر أهمية.
# 1. موظفي ماتريكس
يشار إلى المساهمين الفرديين في منظمة قائمة على المصفوفة بموظفي المصفوفة. كما ذكرنا سابقًا ، يتم استخدام موظفي المصفوفة ومجموعات مهاراتهم من قبل إدارات متعددة لتنفيذ مشاريع مختلفة. نتيجة لذلك ، يجب عليهم تقديم تقرير إلى مديرهم الوظيفي وكذلك مديريهم المباشرين. ومن المطلوب أيضًا أن يعززوا مجموعة مهاراتهم بشكل منتظم وأن يظلوا على صلة بوظيفتهم الحالية حتى يتم نشرهم بسهولة في مبادرات أخرى.
# 2. المديرين الفنيين
المديرون الوظيفيون (كلمة أخرى لمديري المشاريع) مسؤولون عن وظيفة أو مشروع معين. سوف يحتاجون إلى أنواع مختلفة من الموارد لأداء التزامات التسليم طوال دورة حياة المشروع. ونتيجة لذلك ، فإنهم يتصلون بشكل دوري بمديري الموارد المطابقين لإلحاق الممارسين أو تصريفهم. بمجرد تخصيص الموارد لوحدة وظيفية ، يكون دور المدير الوظيفي هو الإشراف على عملياتهم اليومية. أثناء نشرها في هذا المشروع ، تحتوي الموارد على تسلسل إبلاغ منقط إلى المدير الوظيفي.
# 3. مدراء الخط
داخل منظمة المصفوفة ، كل مورد يقدم تقاريره مباشرة إلى المدير المباشر أو مدير القسم. هؤلاء المديرون مسؤولون عن مهام مثل مراجعات الأداء ، وتعديلات التعويضات ، وخطط التدريب والتطوير ، وما إلى ذلك. إنهم ليسوا مسؤولين عن الإجراءات اليومية لتقاريرهم المباشرة (DRs) ، لكنهم يستخدمون ملاحظات الأداء من المديرين الوظيفيين المعنيين لاتخاذ القرارات الرئيسية. يُعرفون أيضًا باسم مديري شؤون الموظفين ، ولا يتم تغيير التسلسل الإداري بين المدير و DR بشكل متكرر. في منظمة المصفوفة ، يمكن للموظف أيضًا أن يعمل كمدير وظيفي ومدير مباشر.
كيفية تنفيذ هيكل إدارة المصفوفة
ضع في اعتبارك الخطوات التالية لنشر هيكل إدارة المصفوفة بشكل صحيح في مكان عملك:
# 1. تحديد الموظفين الذين سيرفعون تقاريرهم.
يعد تجميع قائمة بجميع الموظفين والمشاريع الحالية المرحلة الأولى في تنفيذ نظام إدارة المصفوفة في الشركة. بمجرد تحديد المواهب المطلوبة لمشروع معين ، قم بتخصيص موظفين أو فرق فردية لتلك المشاريع وتحديد من يقدمون تقاريرهم.
يمكن أن يساعد ذلك الموظفين على تحديد رؤسائهم وتعزيز تواصل أكثر كفاءة. هذا أيضًا يحافظ على تنظيمك أنت وموظفيك وتشغيل العمليات بسلاسة.
# 2. حافظ على تواصل واضح
من الأهمية بمكان أن يقوم المديرون بتسجيل الوصول مع موظفيهم. تحقق مما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به من أجلهم أو أي أسئلة يمكنك الإجابة عليها.
إن الحفاظ على تواصل جيد وكونك مستمعًا نشطًا سيثبت لموظفيك أنك تهتم ويمكن الاعتماد عليه. اتصل بهم بشكل متكرر ، لا سيما عند ظهور المشاكل.
حافظ على خط اتصال مفتوح مع مديرك المتعددين إذا كنت موظفًا. من الأهمية بمكان إبقائهم على علم بأي مشكلات بالإضافة إلى حالة مشروعك. من المهم أيضًا تقدير أفكار أعضاء فريقك.
حتى لو كنت تختلف معهم ، كن مستمعًا يقظًا ومتقبلًا لما سيقولونه. يمكن أن تساعد العلاقات الجيدة مع إدارتك ، وكذلك مع أعضاء فريقك ، في تقدم المشروع بسرعة أكبر.
# 3. لاحظ ما يصلح وما لا يصلح.
انتبه جيدًا لنجاحات ومشاكل كل مشروع. يمكن أن يشمل ذلك ما إذا كان الجميع يتواصلون بنجاح ، أو ما إذا كان بإمكان أعضاء الفريق استخدام قدرة معينة بطريقة جديدة ، أو ما إذا كان المشروع سيستفيد من إدارة أقل.
قم بتدوين ما لا يعمل حتى تتمكن من منع حدوث مواقف مماثلة في المستقبل. وبالمثل ، تذكر ما الذي يجعل الفريق ناجحًا وقم بتطبيق هذه المعلومات على المشروع التالي.
فوائد هيكل إدارة المصفوفة
على الرغم من أن هيكل إدارة المصفوفة أكثر تعقيدًا من الهيكل الهرمي ، إلا أنه يتميز بالعديد من المزايا. يتميز تصميم المصفوفة بالعديد من المزايا ، بما في ذلك أهداف المشروع الواضحة ، والاستخدام الفعال للموارد ، والتدفق الحر للمعلومات ، وتدريب مديري المشاريع.
# 1. حدد أهداف المشروع
قد يساعد التصميم التنظيمي للمصفوفة في توضيح أهداف المشروع. عندما يقوم فريقك بالإبلاغ عن تقدمهم إلى كل من مدير المشروع ورئيس القسم ، فمن الضروري تحديد أهداف المشروع. يصبح تنظيم المشروع أولوية عندما يشعر مدير المشروع بدعم أعضاء آخرين في الإدارة العليا.
افترض أن فريقك يعمل على مشروع تطوير التطبيق. نظرًا لأن لديك بنية مصفوفة ، فإن مطوري تكنولوجيا المعلومات يقدمون تقاريرهم إليك بصفتك مدير المشروع ومدير قسم تكنولوجيا المعلومات. هدف المشروع هو تطوير برنامج بحث عن الكلمات الرئيسية للجوال للمسوقين. يتم إنتاج التطبيق بشكل أسرع عندما يقوم رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات ومدير المشروع بإبلاغ مطوري تكنولوجيا المعلومات بهدف واضح للمشروع.
# 2. استخدام الموارد بكفاءة
نظرًا لأن الفرق تحتوي على محترفين من العديد من الأقسام ، فإن بنية المصفوفة توفر الاستخدام الأكثر كفاءة للموارد. هذا يقلل من التكاليف العامة بالإضافة إلى الوقت اللازم لإنجاز الوظيفة. يوجد عدد أقل من المديرين لكل فريق في هيكل هرمي حيث يقدم كل فريق تقارير إلى مدير واحد فقط. نظرًا لأنها تفتقر إلى موظفين ذوي تخصصات متنوعة ، فقد تستغرق هذه الفرق وقتًا أطول لإكمال تسليم مشروع واحد.
السيناريو: قد يشمل الفريق الذي يعمل على تطوير تطبيق البحث عن الكلمات الرئيسية متخصصين من أقسام تكنولوجيا المعلومات والتمويل والتسويق. عندما يقدم أعضاء الفريق تقاريرهم بنجاح إلى رؤساء الأقسام ومديري المشروع ، فإنهم يعززون إنتاجية الفريق ويوفرون الوقت ويكملون المشروع بسرعة أكبر.
يوفر فريق المصفوفة المال حيث يتعين على الشركات إعادة ترتيب الفرق وربما تعيين أعضاء جدد في كل مرة يتم فيها تطوير منتج أو خدمة جديدة بدون مجموعة مشتركة من المتخصصين.
# 3. التدفق الحر للمعلومات
يسمح العمل في بنية مصفوفة للمعلومات بالتدفق بحرية عبر الفرق لأن كل فريق يقدم تقاريره إلى العديد من القادة. في الهيكل الهرمي ، يجب أن يتذكر أعضاء الفريق ترحيل المعلومات ، لكن المصفوفة تتطلب تدفق المعلومات. قد يبدو إبلاغ المعلومات إلى العديد من القادة مستهلكًا للوقت ، ولكن مع وجود نظام إدارة المشروع الصحيح ، يُطلب من أعضاء الفريق القيام بالقليل من العمل أو عدم القيام بالمزيد من العمل.
السيناريو: إذا قام فريق تطوير تطبيق البحث عن الكلمات الرئيسية بالإبلاغ ببساطة إلى مدير المشروع ، فقد تُفقد المعلومات حول تصحيح الأخطاء. ومع ذلك ، عندما يكون ذلك جزءًا من عملية المصفوفة ، يكون نقل المعلومات إلى رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات أمرًا بسيطًا.
# 4. تعليم إدارة المشاريع
يسمح الهيكل المتميز لمنظمة المصفوفة لمديري المشاريع بقدر كبير من السلطة. مديرو المشاريع مسؤولون عن توجيه فرقهم خلال دورة حياة المشروع. تختبر هذه البنية مديري المشاريع وتعدهم ليصبحوا مديرين متعددي الوظائف في مجالات أخرى.
السيناريو: يلتقي فريقك بالعديد من إصلاحات الأخطاء والتأخير في الجدول الزمني للمشروع أثناء العمل في هذا المشروع. يقع على عاتقك بصفتك مدير المشروع التعاون مع رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات لحل جميع المشكلات بنجاح. نتيجة لذلك ، تكتشف شغفًا شخصيًا بتكنولوجيا المعلومات - بالإضافة إلى فرصة مهنية محتملة في المستقبل.
# 5. الاحتفاظ بالفريق
نظرًا لأن المتخصصين يتم وضعهم معًا ، يظل فريق المنتج قويًا في منظمة المصفوفة. يتم تعيين أعضاء الفريق هؤلاء لمديري المشاريع بعد العمل تحت رؤساء الأقسام الوظيفية. عادة ما يكون العمل مع المتخصصين ممتعًا ، ويمكن أن يعزز أداء المشروع.
السيناريو: أثناء مشروع تطبيق البحث عن الكلمات الرئيسية ، يتكون فريق المشروع من العديد من المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات والتسويق والتمويل الذين يفهمون تعقيدات تطوير تطبيق لمستخدمي الهاتف. من المرجح أن تستمر هذه المجموعة من المتخصصين في التعاون في العديد من المشاريع في المستقبل.
عيوب الهيكل التنظيمي للمصفوفة
منظمة المصفوفة ، مثل هيكل التقارير الهرمي ، لها عيوب. تنشأ غالبية الجوانب السلبية من تعقيد هذا الهيكل. في حين أن التصميمات المعقدة يمكن أن تكون مفيدة عندما تعمل ، إلا أنها قد تسبب الخلاف وتجعل الأمور أكثر تعقيدًا.
# 1. أسلوب معقد للإبلاغ
قد يكون تعقيد منظمة المصفوفة سلبيًا لأن الفرق قد تواجه صعوبة في تحديد من يجب إبلاغه ومتى. في حين أن هدف المصفوفة هو مساعدة الفرق ، إلا أن لديها القدرة على تعقيد المشاريع وإرباك العملية برمتها.
حل: أفضل طريقة لتجنب فشل الإبلاغ هي التأكد من أن كل عضو في المصفوفة يفهم من وكيف يقدم التقارير. يمكن تبسيط بنية المصفوفة باستخدام برنامج إدارة مشروع بديهي يدعم التعاون بين الفرق.
# 2. وقت الاستجابة البطيء
يمكن أن يتسبب تعقيد المصفوفة في تأخير أوقات الاستجابة ، مما قد يؤدي إلى تأخير المشروع. تؤدي ضرورة إبلاغ المعلومات إلى عدة أشخاص إلى حدوث بطء في رد الفعل. يعد مشاركة المزيد من الأفراد أمرًا إيجابيًا ، لكن الأمر يستغرق وقتًا لتوصيل المعلومات إلى أشخاص آخرين.
حل: سيؤدي استخدام نظام إدارة المشروع إلى إصلاح مشكلة أوقات الاستجابة الضعيفة لهيكل المصفوفة. كمصدر وحيد للحقيقة ، يمكن لـ Asana تقليل ازدواجية الجهود وتعزيز الرؤية بين الفرق والقادة.
# 3. أفكار متضاربة
عندما لا يكون مدير المشروع ورئيس القسم على نفس الصفحة ، تحدث إرشادات متضاربة. في حين أن بنية المصفوفة تهدف إلى تعزيز العمل الجماعي ، اعتمادًا على الشخصيات المعنية ، فقد يكون لها تأثير معاكس.
لتجنب تناقض الإرشادات ، قم بتنفيذ آلية تسمح للمديرين بالاتصال المباشر ببعضهم البعض. يمكن للمديرين الذين يتماشون مع أهداف المشروع ويبقون على نفس الصفحة منع أعضاء الفريق من الشعور بأنهم عالقون في المنتصف.
# 4. صراع محتمل
الفرق الرئيسي بين المصفوفة والهيكل الهرمي هو أن أعضاء الفريق في هيكل المصفوفة يقدمون تقارير إلى مديرين اثنين. هذا يعقد تنظيم المصفوفة ويضع مسؤوليات أكبر على أعضاء الفريق. قد يؤدي وجود مديرين إلى توفير المزيد من التعليقات والمساعدة لأعضاء الفريق ، ولكنه قد يتسبب أيضًا في حدوث تعارض.
حل: من الأهمية بمكان أن يتواصل رئيس القسم ومدير المشروع لتجنب التعارض المحتمل. عندما يكون هناك تعارض بين المديرين ، لا ينبغي أن تكون مسؤولية الفريق هي الاختيار بينهم. يمكن للمديرين تجنب الصراع من خلال وضع أهداف واضحة للمشروع من البداية والعمل معًا لتحقيق نتيجة ناجحة ، سواء بشكل شخصي أو من خلال منصات افتراضية.
# 5. إدارة الأولويات
إذا لم يتعاون المشرفون ، فقد يكون من الصعب على أعضاء الفريق التوفيق بين الأولويات في بنية مصفوفة. إذا كان رئيس القسم يعتقد أن مهامهم هي الأهم ووافق مدير المشروع ، فقد يواجه الفريق صعوبة في تحديد نصيحة المدير التي يجب تحديد أولوياتها.
عندما يواجه أعضاء الفريق صعوبة في تحديد أولويات المهام بسبب سوء التواصل بين المشرفين ، فإن الأمر متروك للمديرين لمناقشة مهام الفريق واختيار ما يجب القيام به أولاً. يمكن حل معظم التحديات التي قد تتطور نتيجة لهيكل المصفوفة بمشاركة جيدة للفريق والتواصل والوضوح.
المهارات المطلوبة لتصبح قائد مصفوفة فعال
مدير المشروع أو المدير المباشر يوجه الفريق لتحقيق النجاح. نتيجة لذلك ، يجب عليهم تطوير المهارات الشخصية لضمان التشغيل السلس للفريق.
فيما يلي بعض من أبرزها:
# 1. حل النزاع
عندما يتعاون موظفون من أقسام مختلفة في مشروع ما ، فإنهم يطرحون وجهات نظر متعددة على الطاولة ، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى خلافات وتناقضات. لحل هذه الاختلافات والحفاظ على انسجام الفريق ، يجب على كل مدير فهم مهارات حل النزاعات العملية.
# 2. التواصل والتعاون
يتحمل المشروع أو المدير الوظيفي مسؤولية توصيل الأدوار والواجبات لجميع أعضاء الفريق مع الحفاظ على الشفافية. نتيجة لذلك ، يجب أن يتمتعوا بقدرات اتصال قوية. علاوة على ذلك ، تتطلب بنية المصفوفة التبادل السلس للمعرفة والملفات وما إلى ذلك بين الإدارات ، مما يجعل التعاون مجموعة مهارات أساسية للمديرين.
# 3. القدرات التحليلية التي تم صقلها
قد يواجه مدير المشروع ومدير الموارد في منظمة مصفوفة مجموعة متنوعة من الصعوبات التي قد تؤثر على المشروع. توزيع عبء العمل غير المتكافئ ، وفك الارتباط ، وانخفاض الإنتاجية ، والخسائر المحملة ، والجدول الزمني / تجاوزات الميزانية ، وما إلى ذلك بعضها. يجب على المديرين تحسين مهاراتهم التحليلية من أجل إصدار أحكام مستنيرة ، وبناء المشروع الأفضل وخطة الموارد ، والتعامل مع مثل هذه القضايا.
# 4. مكانة مؤثرة
مطلوب قدرة جيدة على الإقناع لجعل الجميع على نفس الصفحة ، ورؤية الصورة الكبيرة ، وحث الجميع على السعي لتحقيق هدف مشترك.
لحث الآخرين على أن يحذوا حذوها ، يجب على المدير الفعال أن يقود بالقدوة وأن يظهر الأخلاق الحميدة.
# 5. مهارة حل المشكلات
تعد عقلية حل المشكلات ضرورية للبقاء على رأس التحديات وحلها بسرعة وكفاءة أكبر. نتيجة لذلك ، يجب أن يكون لدى كل مدير وظيفي أو مباشر عقلية إيجابية بالإضافة إلى استراتيجية لحل المشكلات.
وفي الختام
منظمة المصفوفة هي نموذج تنظيمي هرمي أثبت فعاليته من حيث الإنتاجية والتنظيم في مكان العمل. ومع ذلك ، فإن ترتيب التنظيم لكل مشروع ليس سر النجاح. استراتيجية الإدارة المقابلة لها نفس القدر من الأهمية. لجني الفوائد الحقيقية لهذه الأنواع من الهياكل التنظيمية على المدى الطويل ، من الأهمية بمكان ضمان فهم المديرين لكيفية التواصل وإدارة عواطفهم واتخاذ القرارات المستقبلية في مصلحة الشركة. لذلك ينصح بشدة بإدارة المشاريع الرشيقة ، بالإضافة إلى المبادرات الأخرى مثل إدارة التنوع والابتكار المقتصد.
- مصفوفة القرار: المعنى والاستخدام والدليل
- BCG MATRIX: التعريف والتطبيق والأهمية
- شرح مصفوفة أنسوف: أمثلة عملية ، نظرية ، واستراتيجية
- كيف تصبح محلل أعمال: كيف تصبح محلل أعمال بدون خبرة (دليل 2023)
- دليل تخطيط إدارة جودة المشروع (الأدوات والبرمجيات)
مراجع حسابات
