تلعب رسائل البريد الإلكتروني للخدمة دورًا مهمًا في التسويق عبر البريد الإلكتروني لا يعرفه الكثير من الناس. على الرغم من اختلافها قليلاً عن رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء ، كما سنرى في هذه المقالة ، من المهم فهم ماهية البريد الإلكتروني للخدمة وكيف يعمل. هنا ، سنقدم لك نظرة عامة على البريد الإلكتروني للخدمة مع أمثلة مناسبة ، بالإضافة إلى كبار مزودي خدمة البريد الإلكتروني وآداب التعامل البسيطة مع البريد الإلكتروني لخدمة العملاء.
ما هو البريد الإلكتروني للخدمة؟
رسائل البريد الإلكتروني للخدمة هي الرسائل التي تتضمن الإخطارات والتنبيهات والإيصالات والتأكيدات. تتضمن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة عادةً معلومات حول العناصر أو الخدمات التي التزم بها المستلم.
البريد الإلكتروني في هذه الحالة ليس متعلقًا بالتسويق. وعلى عكس التسويق عبر البريد الإلكتروني ، حيث يلزم الحصول على إذن لإرسال بريد إلكتروني ، فإن الإذن غير مطلوب لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة. نتيجة لذلك ، إذا لم يتم اعتبار رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة رسائل بريد إلكتروني تسويقية ، فقد يتم إرسالها بدون إذن.
لماذا تحتاج رسائل البريد الإلكتروني الخدمة؟
تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة لمجموعة متنوعة من الأغراض. السبب الرئيسي هو التسليم الفوري للمعلومات للعملاء. هذا له تأثير كبير على تجربة المستهلك بأكملها. ولن يكون هناك عملاء للخدمة إذا لم تكن هناك خدمة عملاء استثنائية.
سبب آخر لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني للخدمة هو أنها صديقة للبيئة. بدلاً من إرسال المواد المطبوعة ، مثل الإيصالات أو تحديثات المعلومات ، يتم إرسالها عبر الإنترنت بدلاً من ذلك.
يمكن استخدام رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة لمجموعة متنوعة من الأغراض ولا يجب تقييدها. يتم إرسال عناصر مثل بيان الحسابات بشكل متكرر. سيكسب العميل أو العميل المتكرر الكثير نتيجة لذلك. سيتلقون نظرة عامة على حساباتهم بينما تستمر في إقامة العلاقات وخدمتهم. بشكل عام ، البقاء على رأس الأشياء.
خدمة رسائل البريد الإلكتروني مع الإخطارات
يعد تحديث الشروط والأحكام مثالًا رائعًا على استخدام رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة. يجب إخطار العملاء / المشتركين كلما تم تحديث الشروط والأحكام الخاصة بك. وما هي أفضل طريقة لتحقيق ذلك من البريد الإلكتروني؟ لا حاجة لشحن صفحات متعددة من المحتوى المطبوع الذي سيتم تجاهله.
إذا تم تغيير عنوان العمل أو معلومات الاتصال الخاصة بشركتك ، فسيتم إصدار بريد إلكتروني للخدمة لتنبيه العميل (العملاء).
يمكن للمستهلك أيضًا الاتصال أو الدردشة لتعديل أو تغيير طلب أو معلومات الحساب. سيحصلون بعد ذلك على تأكيد بالتعديل على الفور تقريبًا. يتم أيضًا توزيع أي مواد محدثة ذات صلة عبر البريد الإلكتروني.
لأي سبب من الأسباب ، يقرر العميل إعادة تعيين كلمة المرور الخاصة به ، لذلك يتم إصدار رسائل بريد إلكتروني متعددة للخدمة لإعادة تعيين كلمة مرور جديدة وتأكيدها.
نوع آخر من الإشعارات هو عندما يقوم المستهلك بتسجيل الدخول من موقع غير مألوف أو جديد. يتم إرسال بريد إلكتروني إلى المستهلك يطلب منه تأكيد تسجيل الدخول.
خدمة رسائل البريد الإلكتروني مع تأكيد الطلب
يتم استخدام تأكيدات الطلبات بشكل شائع في صناعة التجارة الإلكترونية. تم استلام طلب عبر الإنترنت من قبل متجر على شبكة الإنترنت. بعد الطلب ، يتم إرسال تأكيد بالبريد الإلكتروني مع جميع معلومات الشراء المهمة ، مثل تاريخ الشراء وعنوان التسليم والمنتج وإيصال الضرائب وما إلى ذلك.
قد يتم تضمين الطلب المسبق في الطلب عبر الإنترنت. تم تقديم الطلب ، ولكن قد لا يكون المنتج (المنتجات) في المخزون أو متاحًا في هذا الوقت. في هذه الحالة ، سيتم إرسال تأكيد الطلب المسبق. علاوة على ذلك ، سيتم إرسال رسائل بريد إلكتروني إضافية للخدمة بمجرد أن يصبح الطلب في المخزن وجاهزًا للشحن.
عندما يتم إرسال الطلب ، يمكن إصدار بريد إلكتروني آخر للخدمة. ثم يتم تأكيد التسليم عبر البريد الإلكتروني ، مع موافقة العميل على استلام البضائع. بدلا من ذلك ، دليل على التوقيع.
قد يتم إصدار بريد إلكتروني للمتابعة في وقت لاحق لطلب المدخلات.
رسائل البريد الإلكتروني للخدمة لتعليقات العملاء
تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة بشكل متكرر أيضًا للحصول على آراء المستهلكين. هل تريد أن تعرف كيف تفعل أو ما يفكر فيه عملاؤك في منتجك أو خدمتك؟ كل ما عليك فعله الآن هو السؤال.
يمكن استخدام استطلاع لجمع التعليقات. يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في اتخاذ قرارات متعلقة بالتسويق والأعمال في المستقبل. ربما لا يكون اسم شركتك معروفًا مثل الآخرين. أو ربما تكون شركتك ضعيفة في مجال معين من الخبرة. يمكن أن تساعد نتائج الاستطلاع في توجيه وتحديد أهدافك واستراتيجياتك التسويقية المستقبلية.
ما هو البريد الإلكتروني لخدمة العملاء؟
تُعرف ردود البريد الإلكتروني على أسئلة العميل أو ملاحظاته أو شكواه برسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء. يمكن للعملاء الاتصال بشركتك باستخدام نموذج اتصال على موقع الويب الخاص بك ، أو عنوان بريد إلكتروني موجود على موقع الويب الخاص بك ، أو عن طريق الاتصال بخدمة العملاء. قد يرسل عملك رسائل بريد إلكتروني تلقائية لخدمة العملاء أو يؤلف رسائل بريد إلكتروني مخصصة للعملاء. عادةً ما تتناول رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء مشكلة العميل مع منتج أو خدمة. فيما يلي بعض الاستخدامات البديلة لرسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء:
- حل مشكلة
- الرد على النقد
- تقديم المساعدة
- تقديم خدمات التركيب
- استكشاف الصعوبات التكنولوجية وإصلاحها
- إجراء استفسارات
- الاستفسار معهم للتغذية الراجعة
أمثلة على البريد الإلكتروني لخدمة العملاء
فيما يلي بعض الأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني لدعم العملاء لمساعدتك في تكوين ردودك الخاصة:
# 1. الإجابة على سؤال
فيما يلي مثال على استجابة بريد إلكتروني لاستعلام العميل:
أهلا جون.
شكرًا لك على الاتصال بنا بشأن تقديرات التسليم لطلبك المخصص.
يستغرق الأمر من ثلاثة إلى أربعة أسابيع حتى تصل الأشياء المخصصة إلى وجهتها. نظرت في طلبك رقم # HW-659 ورأيت أنه على وشك الانتهاء. يجب أن تصل في غضون سبعة إلى عشرة أيام عمل.
إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى إعلامي.
مع خالص الشكر والتقدير،
مريم العذراء
ممثل خدمة العملاء
# 2. الإجابة على عدة أسئلة
إليك مثال على مستهلك لديه عدة أسئلة:
شيرلي ، مساء الخير.
شكرًا لك على الاتصال بنا بخصوص طلبك المخصص # HW-659. يتم الرد على استفساراتك هنا.
"هل هناك أي طريقة لإعادة ترتيب العناصر نفسها دون المرور بعملية التخصيص مرة أخرى؟"
نعم ، يمكنك إعادة ترتيب الطلبات باتباع الخطوات التالية:
- تسجيل الدخول إلى حسابك.
- ثم حدد "سجل الحساب".
- حدد "المشتريات".
إذا كنت تريد إعادة الطلب ، فانتقل إلى عملية الشراء وحدد "شراء مرة أخرى".
"كيف يمكنني تطبيق أكواد خصم متعددة؟"
لا نقبل حاليًا رموز خصم متعددة في معاملة واحدة. هل يمكنني اقتراح شراء أغراضك بشكل منفصل واستخدام أكواد الخصم الأخرى بهذه الطريقة؟
الرجاء الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة.
أفضل،
سام
ممثل خدمة العملاء
# 3. الرد على شكوى المستهلك
إذا كان لدى العميل شكوى ، فيمكنك الرد على النحو التالي:
يوم سعيد ، ديان.
شكرا لك على تعليقاتك الأخيرة. يؤسفني أننا لم نتمكن من تحقيق توقعات الجودة الخاصة بك من خلال الطلب رقم # HW-659 وأن العنصر الخاص بك قد وصل تالفًا.
لقد رددت المبلغ الكامل للعنصر الموجود في حسابك. يجب أن يكون لديك المال في حسابك في غضون 48 ساعة. لقد أرسلنا لك عنصرًا بديلاً عبر الشحن السريع. ABC456123 هو رقم التتبع لتلك الحزمة.
الرجاء الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات.
شكرا جزيلا لك.
بول
ممثل خدمة العملاء
آداب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء
مع إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني هذه واستلامها يوميًا ، فإن الالتزام بإرشادات آداب البريد الإلكتروني العادية قد يزيد من احتمالية استجابة شركاء الأعمال والمستهلكين للرسالة والتفاعل معها.
في ما يلي بعض أفضل ممارسات آداب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء والتي يمكن للجميع استخدامها:
# 1. استفد من التهجئة والقواعد الجيدة.
تجعل الأخطاء الإملائية والنحوية المرسل يبدو أقل احترافًا ، وتجعل رسالتك أسهل في القراءة ، وتظهر الاحترام للمتلقي. البريد الإلكتروني الذي يهدف إلى الترويج لبرنامج "عام" ولكنه يحذف حرف "i" ، على سبيل المثال ، يمكن أن يسبب الكثير من الارتباك والإذلال ؛ لم يُسمع عن الخطأ كما أكد موظفو القطاع العام ، ولا يزال يمثل مشكلة سائدة. علاوة على ذلك ، يتم عرض الأخطاء النحوية الشائعة ، مثل الخلط بينها ، وهم ، وهم ، بطريقة قذرة. حتى أفضل الكتاب (والمحررين) يرتكبون أخطاء مطبعية ونحوية من وقت لآخر. استخدم التدقيق الإملائي للقبض على الأخطاء المتكررة. ضع في اعتبارك اتخاذ خطوة إلى الأمام واستخدام مدقق إملائي ونحوي أكثر تقدمًا ، مثل Grammarly.
# 2. قم بإنشاء سطر موضوع مميز.
سطر الموضوع هو أول ما يراه المستلمون ، وهو الجانب الأكثر أهمية في تحديد ما إذا كانوا يفتحون بريدك الإلكتروني على الإطلاق. اكتب سطر موضوع يحث الأشخاص على فتحه - ما هو أهم شيء يجب أن يعرفوه عن محتويات بريدك الإلكتروني؟ ماذا سيستفيدون؟
قد يبرز التسويق عبر البريد الإلكتروني أكبر عملية بيع لشركتك في العام ، على سبيل المثال ، مقدار الأشياء التي يتم خصمها والمدة التي يتعين على المستلمين المشاركة فيها ، مثل: خصم 60٪ على جميع الملابس الصيفية في نهاية هذا الأسبوع فقط. من ناحية أخرى ، يمكن لرسالة بريد إلكتروني تقدم مقالة المحتوى الأخيرة الخاصة بك تسليط الضوء على المشكلة الرئيسية التي تحلها ، مثل مشاكل تحسين المنزل التي تم حلها.
من الأهمية بمكان أن يعكس سطر الموضوع محتويات البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى كونه صادقًا وجذابًا للانتباه. إن الحصول على شخص ما لقراءة بريدك الإلكتروني ليس مكسبًا إذا فشل البريد الإلكتروني في الوفاء بالوعد الذي تم قطعه في سطر الموضوع ، وأنت تخاطر بفقدان ثقة المستلمين من خلال خداعهم.
# 3. إرسال رسائل البريد الإلكتروني فقط إلى المستلمين الذين اشتركوا.
هذا ليس فقط آداب البريد الإلكتروني الممتازة للمسوقين ؛ إنه أيضًا القانون. أرسل رسائل البريد الإلكتروني فقط إلى أولئك الذين انضموا بنشاط إلى قائمتك لتجنب وضعهم في القائمة السوداء والتقاط رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مرشحات البريد العشوائي. إذا تلقى شخص ما رسالة بريد إلكتروني منك لم يطلبها ، فمن المرجح أن يرفضها كبريد غير هام بدلاً من كونها شيئًا يستحق الفتح والقراءة. لن يحميك الحفاظ على معايير الاشتراك في البريد الإلكتروني من قوائم البريد العشوائي فحسب ، بل سيعزز أيضًا نجاح رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها.
# 4. اتبع مواصفات الخط واللون الخاصة بالعلامة التجارية.
عند إنشاء قوالب بريد إلكتروني ، ضع في اعتبارك دليل أسلوب شركتك أولاً. يجب أن تكون الخطوط والألوان المستخدمة في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية متسقة مع تلك المستخدمة على موقع الويب الخاص بك ومنصات التسويق الأخرى ، وهناك عادةً معيار للاتصالات الداخلية حتى بين شركاء العمل وزملاء العمل. إذا كان موقع الشركة على الويب أزرق مخضر وأرجواني بخط Arial ، فسيظهر بريد إلكتروني باللون البرتقالي والأسود في Comic Sans كأنه من علامة تجارية أخرى بالكامل. يسمح الاحتفاظ بهوية مرئية متسقة للمستهلكين وزملاء العمل في نفس الشركة بربط جميع تجاربهم ونقاط الاتصال معك ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ورسائل البريد الإلكتروني الفردية والتجارة الإلكترونية والمدونة والمزيد.
# 5. ضع حجم البريد الإلكتروني في الاعتبار.
تحتوي العديد من نماذج المحتوى النموذجية على أحجام ملفات هائلة ، مثل الرسوم البيانية والأفلام وملفات PDF للكتب الإلكترونية. قد يتم رفض المرفقات الكبيرة أو تمييزها كبريد عشوائي بواسطة عميل البريد الإلكتروني. حتى إذا وصلوا إلى البريد الوارد ، فسيكون تحميلهم بطيئًا وقد يستهلكون النطاق الترددي للبريد الوارد الذي لا يستطيع المستلم تحمله.
بدلاً من مرفقات البريد الإلكتروني ، قم بتضمين المواد عندما يكون ذلك ممكنًا ، ولكن فقط عندما لا يؤدي ذلك إلى زيادة حجم البريد الإلكتروني. إذا تجاوز المحتوى الخاص بك حجم 100 كيلوبايت ، فقم بتضمين رابط للملف المستضاف على موقع الويب الخاص بك بدلاً من ذلك.
على الرغم من وضع أصول التسويق القابلة للتنزيل في كثير من الأحيان خلف بوابة إنشاء العملاء المحتملين ، إلا أنه لا يزال من الضروري مراعاة حجم البريد الإلكتروني عند تسليم الرسائل إلى العملاء أو العملاء المحتملين أو شركاء الأعمال الداخليين. عند التعامل مع العملاء الذين يحتاجون إلى المساعدة أو المبيعات أو نجاح العملاء أو فرق دعم العملاء ، قد تجد أنه من المفيد إرسال مرفق ، وآخر شيء تريد القيام به هو فوضى البريد الإلكتروني لشخص ما باستخدام ملفات PDF أو JPEG كبيرة الحجم عندما يكونون في وسطهم. سيناريو صعب.
# 6. قم بتضمين عبارة قوية تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA).
يخدم كل بريد إلكتروني تسويقي ترسله غرضًا. من المهم أن تكون واضحًا بشأن الإجراء الذي تريد أن يقوم به المتلقي بعد قراءة البريد الإلكتروني. في بعض الأحيان تكون عملية شراء ، ولكن في أغلب الأحيان ، سيؤدي التسويق عبر البريد الإلكتروني إلى أنشطة أكثر ليونة مثل النقر لقراءة مقالة مدونة أو متابعة عملك على وسائل التواصل الاجتماعي أو إكمال استطلاع. حدد الإجراء الأساسي الذي تريد أن يقوم به المستلم قبل الإرسال ، واستخدمه لإنشاء CTA الذي يحفزهم على القيام بذلك.
# 7. استخدم علامات التعجب باعتدال.
قد تبدو علامات التعجب طريقة سهلة لإضافة بعض السطوع إلى رسالة بريد إلكتروني ، ولكنها قد تعطي انطباعًا بأنك تحاول بشدة. ضع في اعتبارك تلقي بريد إلكتروني يحتوي على سطر الموضوع: "مرحبًا بك في قائمة البريد الإلكتروني لدينا !!!!"
لا يشعر معظم الناس بالاحترافية. قد تساعدك علامة التعجب في التعبير عن الإثارة من وقت لآخر ، على سبيل المثال عند تسجيل الخروج من رسالة بريد إلكتروني في أواخر شهر كانون الثاني (يناير) بعبارة "عام جديد سعيد!" أو إخبار عميل جديد ، "نحن متحمسون للعمل معك!" ولكن استخدم واحدًا فقط في كل مرة ، واستخدمها باعتدال ، مع التأكد من حصولهم على التركيز المناسب عند استخدامها. "
ما هو بالضبط مزود خدمة البريد الإلكتروني للأعمال؟
يدير مزود خدمة البريد الإلكتروني للأعمال ويخدم مرافق البريد الإلكتروني للأعمال. توفر هذه الخدمة خدمة بريد إلكتروني متميزة ، والتي تختلف بشكل كبير عن خدمات بريد الويب المجانية مثل Yahoo و Google. إنها مناسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
يتم أيضًا تضمين اسم مجال الشركة في عنوان البريد الإلكتروني باستخدام خدمة البريد الإلكتروني للأعمال. بدلاً من عناوين البريد الإلكتروني القياسية @ yahoo.com أو @ hotmail.com أو @ gmail.com ، يمكن للشركات تخصيص عنوان البريد الإلكتروني بناءً على الاسم الذي تريده لكي يظهر بشكل أكثر احترافًا.
تميز التقنيات الحديثة الأخرى خدمات البريد الإلكتروني للأعمال عن موفري بريد الويب المجاني التقليديين. ستستضيف الخدمة اسم مجال الشركة بالإضافة إلى آليات مصادقة أمان البريد الإلكتروني بما في ذلك إعادة التوجيه والنسخ المتماثل والتصفية.
من هم أفضل مزودي خدمة البريد الإلكتروني للأعمال؟
تشمل أهم عشرة مزودي خدمة بريد إلكتروني ما يلي:
- جناح G
- مكتب 365
- مايكروسوفت أوتلوك
- ياهو الأعمال الصغيرة
- راك سبيس
- كيريو كونكت
- أمازون WorkMail
- إنترميديا
- IceWarp
- جناح تطبيقات OX
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا للخدمة؟
- كن شخصًا.
- كن في الموعد
- عند الاقتضاء ، اعتذر
- احصل على المعلومات التي تحتاجها على الفور
- أسس التناسق.
- لا تأخذ أي شيء على محمل شخصي
- الرد على جميع استفسارات العميل
- متى وأينما كان ذلك ممكنًا ، قم بمشاركة الموارد.
كيف ترد على البريد الإلكتروني لطلب الخدمة؟
- تأكد من أن لديك كل المعلومات التي تحتاجها للرد.
- تجنب تعقيد الأشياء.
- استخدم لغة العميل.
- اسأل الاستفسارات بطريقة مهنية ولطيفة
- عند طرح سؤال ، ضع في اعتبارك العناصر الثلاثة
- يجب تنسيق المعلومات الهامة
- دائما تصحيح عملك.
ما هي 3 أمثلة على خدمات البريد الإلكتروني؟
للحصول على خدمات بريد إلكتروني آمنة وغنية بالميزات ، تعد Gmail و Outlook و ProtonMail جميعها خيارات ممتازة.
كيف ترسل بريدًا إلكترونيًا لاقتراح الخدمة؟
- مقدمة سريعة وأي معلومات أساسية ذات صلة.
- لماذا تقدم الاقتراح؟
- حدد أهدافك وأهدافك ، بالإضافة إلى أهدافهم.
- سلط الضوء على مواهبك المتميزة.
- ناقش الميزانية وكيف سيتم إنفاقها لفترة وجيزة.
- قم بتضمين دعوة للعمل وطلب للمتابعة.
ما هو مثال على رسالة خدمة العملاء؟
مرحبًا [اسم العميل] ، وشكرًا على تواصلك معنا. ندرك أنه قد تكون هناك مشكلة في طلبك. نحن نحقق في الأمر الآن وسنعاود الاتصال بك بمجرد أن نعرف ما يحدث. مرحبًا [اسم العميل] ، لقد حصلت للتو على تذكرتك.
كي تختصر،
تولد رسائل البريد الإلكتروني للخدمة انطباعًا رائعًا في أذهان العملاء. يحصل العميل على حق الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة فيما يتعلق بالشراء أو الالتزام. البريد الإلكتروني هو الوسيلة المثالية للاتصال المباشر والفوري. يمكن قول الشيء نفسه مع الرسائل القصيرة ؛ يتم تسليم التأكيدات والإلهامات الفورية مباشرة إلى هاتفك.
لذلك ، يعتمد ما إذا كان بإمكانك استخدام رسائل البريد الإلكتروني للخدمة للتسويق في النهاية على كيفية استخدامها مع الالتزام بالقواعد ذات الصلة. ومع ذلك ، يمكن اعتبار رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالخدمة على أنها تسويق غير مباشر في بعض الظروف. قد يؤدي طلب التعليقات أو إجراء استطلاع ، على سبيل المثال ، إلى انخفاض معدلات إلغاء الاشتراك وزيادة المشاركة. هذا يبقيك في دائرة الضوء في جميع الأوقات.
مقالات ذات صلة
- منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني: نظرة عامة ، الميزات المشتركة ، المقارنات
- التسويق عبر البريد الإلكتروني للأعمال الصغيرة: المعنى ، أفضل برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني ، والنصائح
- أفضل أمثلة على حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني (+ دليل مفصل)
- أنظمة البريد الإلكتروني للأعمال: 17+ من أفضل الاختيارات في عام 2023 (مراجعة مفصلة)
مراجع حسابات
