يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر أدوات التسويق والاتصال فعاليةً وقوةً وبأسعار معقولة. الانطباع الأول الذي سيتخذه أي شخص عن بريدك الإلكتروني هو التحية. التحية عبر البريد الإلكتروني مهمة لأنها تمثل سلوكك المهني تجاه المتلقي. ستحدد علاقتك بالمتلقي التحية المناسبة لإغلاق وفتح البريد الإلكتروني لعملك. هناك أنواع مختلفة من التحية المستخدمة في جميع أنحاء العالم ولكن القليل منها فقط مناسب للبريد الإلكتروني وسنغطي ذلك هنا.
التحية عبر البريد الإلكتروني
التحية عبر البريد الإلكتروني هي تحيات تظهر في بداية رسالتك الإلكترونية. عند كتابة تحية ، فإنك تخاطب المستلم على وجه التحديد ، وفي أغلب الأحيان ، بالاسم. تقتصر خيارات التحية في خطابات الأعمال على عبارات مثل: "عزيزي" و "مرحبًا" و "مع أطيب التمنيات".
تحية البريد الإلكتروني للأعمال
يمكنك منع الأخطاء الفادحة باستخدام أفضل التحيات لمختلف الاتصالات والأحداث. على سبيل المثال ، لا يمكنك مخاطبة عميل مدرج في القائمة "أ" لشركتك بعبارة "مرحبًا". هذا ليس جيدًا ، وقد ينتهي الأمر بالبريد الإلكتروني في رسائل غير مرغوب فيها. التحية عبر البريد الإلكتروني هي أحد المؤشرات التي تتحقق من صحة البريد الإلكتروني للأعمال. ولهذا السبب ، يلزم بذل جهد لجعلها احترافية. هناك العديد من تحيات البريد الإلكتروني المختلفة التي يمكنك استخدامها لعملك ، وسيتم تناولها جميعًا هنا.
# 1. عند مخاطبة عميل مخلص
يجب أن يكون هذا على رأس القائمة لأنه يتم تناوله بحذر شديد دائمًا. التحية المعتادة لهذا النوع من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هي "عزيزي" ، متبوعة باسم المستلم ، وفي بعض الأحيان عنوان ، ويتبعها نقطتان.
عند توجيه خطاب تغطية ، استخدم Dear. يمكنك أيضًا استخدام عناوين أخرى مثل:
- مرحبا سيدة ريدر
- إلى Rose:
- بكل احترام ، سيد جوزيف
# 2. خطاب اجتماعي قياسي
عزيزي ، متبوعًا باسم المستلم ، وفي بعض الأحيان ، العنوان ، هو التحية النموذجية لرسالة عمل غير رسمية أو خطاب شخصي.
- مرحبا سيادة الرئيس
- مرحبا جوزيف
- تحياتي ، القس عمر
(تعبر رسائل الأعمال الاجتماعية عن الامتنان والحزن والتهاني والمشاعر الأخرى غير المتعلقة بالعمل.
# 3. عند مخاطبة مستلم غير معروف
قد تعرف القليل أو لا شيء عنهم. لذلك من المهم الحفاظ على احترافك تحت السيطرة. يُفضل دائمًا الميل نحو التحية الرسمية إذا قمت بتأسيس أول اتصال مع شخص ما أو كنت لا تعرفه جيدًا. لخطابك الرسمي ، استخدم الاسم الأخير والمسمى الوظيفي.
- عزيزي السيد أمير ،
- عزيزي دكتور جوزيف ،
لا يمكنك استخدام الاسم الأول للمستلم إلا إذا كنت تعرفه جيدًا.
- عزيزتي كارين:
ماذا لو كنت تكتب إلى مستلم مجهول؟ حاول العثور على اسم الشخص إذا كنت لا تعرفه. استخدم موقف الشخص كتحية إذا لم تتمكن من العثور عليه.
- الرئيسية العزيز،
- مرحبًا بضابط الضرائب ،
- الوالد العزيز،
# 4. عند مخاطبة أكثر من شخص أو مجموعة
يمكنك توجيه بريد إلكتروني إلى أكثر من شخص واحد أو مجموعة في نفس الوقت. إذا كنت تعرف أسمائهم أو ألقابهم فلا بأس بذلك. استخدم العنوان المحايد السيدة إذا لم تكن متأكدًا من لقب المستلم المفضل. قم بإدراج المستلم الذي يتمتع بأعلى حالة مؤسسية أولاً ، وإذا كان متساويًا في وضع الشركة ، فقم بترتيب الترتيب أبجديًا.
- لأكثر من امرأة: عزيزتي السيدة سميث والسيدة جيتس والآنسة كانديس ،
- إلى امرأة ورجل: عزيزي السيد أمير والسيدة ساندرا
- لعدة أشخاص: مرحبًا دكتور ميلودي والسيدة برادي والسيد ماثيو.
- إلى مجموعة: مرحبًا [group title]
احتفظ برسالة بريد إلكتروني للنشاط التجاري بنفس معايير الخطاب (على سبيل المثال ، بريد يعمل مثل خطاب عمل ، مثل الرد الأول على استفسار العميل ، أو خطاب المبيعات ، أو الاقتراح.) استخدم النصائح التالية عند كتابة رسائل بريد إلكتروني أقل رسمية
# 5. عند توجيه بريد إلكتروني غير رسمي
قم بإنهاء التحية بفاصلة بدلاً من النقطتين ، واضبط نغمة التحية والتحية بما يتناسب مع علاقتك بالمتلقي:
- جوزيف،
- مرحبا جوزيف:
- مرحبا روث
- صباح الخير يا جوزيف.
فقط خاطب جوزيف كـ "صباح الخير" إذا كنت تعلم أنه سيقرأ هذا البريد الإلكتروني في الصباح. الاستفادة من تحية الوقت ، في هذا المنشور. راقب بعناية لمعرفة المزيد.
يمكنك أيضًا استخدام التحيات العامية عند أقرب زملائك. يا شمشون ، أو مرحبا راعوث.
يمكنك تخطي التحية في الإعدادات غير الرسمية ، ويمكنك تخطي التحية مع الاستمرار في تضمين اسم المستلم في افتتاح الرسالة:
- جوزيف ، أنت على حق. انا نسيت.
نصائح: إنشاء التحية المثالية.
استخدام التحية المناسبة أثناء كتابة أي نوع من أنواع الاتصال التجاري يوضح درجة احترافك. بغض النظر عن إعداد العمل ، قم بتطبيق النغمة اللازمة لمطابقة رسالتك.
ختام تحيات البريد الإلكتروني
هناك العديد من التحيات المتاحة التي يمكنك استخدامها لإغلاق البريد الإلكتروني. مرة أخرى ، عند اختيار التحية لإغلاق بريد إلكتروني ، ستختار واحدًا يطابق النص الخاص بك.
# 1. إغلاق البريد الإلكتروني للمسؤول.
التحيات
بالتأكيد ، إنه خانق بعض الشيء ، ولكن هذا هو بالضبط سبب نجاحه في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل - لا يوجد شيء خاص أو غير متوقع بشأنه.
حقا
هل لديك خطاب تغطية لتكتبه؟ النبرة المناسبة للمراسلات الرسمية صادقة. تذكر أنه قد يبدو رسميًا في رسائل البريد الإلكتروني التجارية غير الرسمية.
أطيب الأماني
يعد هذا التسجيل آمنًا لأنه يحقق توازنًا جيدًا بين الود والاحتراف ، ولكن كن حذرًا من إحساس بطاقة التهنئة واستخدمها فقط عندما تتناسب مع نغمة بريدك الإلكتروني.
# 2. عمليات إغلاق البريد الإلكتروني للمعاملات غير الرسمية
هتاف
كان يُنظر إلى الهتافات على أنها التسجيل الأكثر احتمالاً (هذا ليس شكرًا لك) لتلقي رد عبر البريد الإلكتروني في استطلاع حديث بواسطة برنامج البريد الإلكتروني. إذا كان بريدك الإلكتروني غير رسمي وتحاوري ، فهو يعمل بشكل جيد.
أطيب التمنيات
يتم التعبير عن أطيب التمنيات بأسلوب مرح وسريع. إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فأنت على دراية بأن تسجيل الخروج هذا يستخدمه الجميع تقريبًا. على غرار الطريقة التي تكون بها التحيات سلسة في الاتصالات الأكثر رسمية ، فإن هذه الألفة تجعلها كذلك. العيب هو أنه ، خاصة إذا كنت تريد أن تكون رسالتك ديناميكية وملفتة للانتباه ، فقد تكون آمنة ومملة.
من اي وقت مضى
بالنسبة لأولئك الذين تربطك بهم علاقة عمل دائمة ، يعد هذا خيارًا جيدًا. إنه يؤكد لجهة اتصالك أن التواصل بينكما قوي كما كان دائمًا.
# 3. إغلاق رسائل البريد الإلكتروني للطلب
شكرا مقدما.
وفقًا لدراسة Boomerang ، تحصل رسائل البريد الإلكتروني مع الامتنان على أعلى معدل استجابة. ربما يكون السبب هو أنك تعبر عن سعادتك عندما (ليس إذا) يأتي الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني عند استخدامك لتسجيل الخروج ، والذي يظهر امتنانًا ويؤسس لتوقع. انتبه إلى المكان الذي تستخدمه فيه لأن قول "شكرًا لك مقدمًا" قد يبدو متطلبًا للغاية في الأماكن الأكثر احترافًا.
شكراً لك
عندما ترغب في إظهار الامتنان ، فإن عبارة "شكرًا" المباشرة هي أيضًا خيار جيد. ومع ذلك ، تمامًا مثل قول "شكرًا مقدمًا" ، يمكن أن يعني أيضًا توقعًا. احتفظ بها عندما تشير ضمنيًا ، "أتوقع منك القيام بذلك ،" بنية حقيقية.
أنا أقدر [المساعدة ، والبصيرة ، والتعليقات ، وما إلى ذلك].
لا يوجد وقت سيء حقًا لإظهار الامتنان لشخص ساعدك.
تحيات البريد الإلكتروني المهنية
هناك العديد من الاحتمالات المتاحة إذا لم تكن واضحًا بشأن كيفية اختيار تحية رسمية عبر البريد الإلكتروني. من الضروري معرفة وفهم جهاز الاستقبال الخاص بك لأن بعضها أكثر رسمية من البعض الآخر. بعض الخيارات الأكثر شيوعًا للتحية الرسمية مذكورة أدناه:
# 1. "عزيزي،"
عند تحية شخص ما في رسالة بريد إلكتروني ، فإن استخدام التحية "عزيزي" عادة ما يكون مهذبًا ومناسبًا ، خاصةً إذا كنت على علم باسمه. إن إضافة أسمائهم تجعل المحادثة أكثر حميمية وتوضح اهتمامك بالاتصال بالعميل. بدلاً من استخدام "السيد" أو "الآنسة" أو "السيدة" ، استخدم الاسم الأول أو الكامل لاختيار جنس محايد.
خيار آخر هو الإشارة إليهم بالاسم الأخير والمسمى الوظيفي. من خلال القيام بذلك ، يمكنك إظهار احترامك واهتمامك بالتفاصيل. تأكد من كتابة عناوين مثل "Captain" أو "Professor" أو "Parent" أو "Doctor" أيضًا.
# 2. "مرحبًا" أو "مرحبًا".
البدائل الأقل رسمية لكلمة "Dear" هي "Hey" أو "Hello". في معظم الحالات ، يمكنك استخدام "مرحبًا" أو "مرحبًا" عند مخاطبة قسم أو إرسال بريد إلكتروني بدون تضمين اسمك أو معلومات شخصية أخرى.
قد يكون لديك في بعض الأحيان اتصال ودي مع عميل أو مورد. يمكنك أن تقول "مرحبًا" أو "مرحبًا" كتحية لك في هذه الحالة. كدليل على الاحترام والصدق ، من المهم إدراج أسمائهم في هذه التحية. على سبيل المثال ، "Hello Joseph" أو "Hello Sandra".
# 3. "تحيات،"
تقع رسالة التحية عبر البريد الإلكتروني "تحياتي" في منتصف المسافة بين "عزيزي" و "مرحبًا" أو "مرحبًا" من حيث الإجراءات الشكلية. على الرغم من أنها لا تزال تحية مناسبة عبر البريد الإلكتروني ، إلا أنها تنقل في كثير من الأحيان علاقة ودية بدلاً من مقدمة رسمية.
كثيرًا ما تستخدم كلمة "Greetings" عند الترويج البارد أو إرسال بريد إلكتروني بارد إلى عميل جديد من أجل التميز عن الآخرين. يعد هذا دائمًا اختيارًا حكيمًا إذا كانت علاقتك بالمتلقي متوترة.
# 4. مرحبا يا شباب.
ينشأ هذا الظرف فقط عندما تتحدث إلى حشد من الناس. بالمقارنة مع استخدام التحية الخاصة بالجنس مثل "مرحبًا يا شباب" ، فهي أكثر رسمية وملاءمة لأنها تتضمن كل شخص في البريد الإلكتروني.
نصيحة: تذكر دائمًا علامة الترقيم ، فهي مهمة أيضًا.
كيفية تحديد موقع معلومات الاتصال الصحيحة
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لأول مرة إلى صاحب عمل أو عميل محتمل ، فكلما قضيت وقتًا أطول في البحث عن اسمه ، كانت نتائجك أفضل.
لحسن الحظ ، جعل الإنترنت الحصول على هذه المعلومات أسهل من أي وقت مضى ، ولكن إذا لم تتمكن من العثور على معلومات الاتصال عبر الإنترنت ، فهناك طرق بديلة يمكنك البحث عنها. فيما يلي بعض المؤشرات للعثور على جهة الاتصال الصحيحة والتفاصيل ذات الصلة.
تعرض معظم المواقع الإلكترونية أسماء موظفيها ، أو على الأقل أسماء الإدارة العليا وصناع القرار. حتى إذا لم تحصل على لقبهم الرسمي ، فإن معرفة اسمهم بالكامل سيساعدك في كتابة التحية المثالية عبر البريد الإلكتروني.
يمكن أيضًا العثور على أسماء جهات الاتصال على مواقع الشبكات المهنية. عادة ، يمكنك تحديد الأفراد الذين يعملون في شركة معينة. أخيرًا ، راجع عناوين كل شخص حتى تحدد جهة الاتصال الصحيحة.
قد تكون قادرًا على تحديد جهة الاتصال المناسبة عن طريق إجراء مكالمة مباشرة للشركة. إذا اتصلت بمركز اتصال أو مساعد إداري ، فسيكون بمقدورهم عادةً الرد على استفساراتك أو توجيهك في الاتجاه الصحيح.
من المهم أن تضع في اعتبارك أن الشبكات هي طريق ذو اتجاهين إذا اخترت المرور عبر شخص آخر للعثور على معلومات الاتصال. اقض بعض الوقت في كتابة رسالة شكر أو التفكير في طرق رد الجميل لاحقًا.
أفضل التحية عبر البريد الإلكتروني
هذه نقطة الاتصال الأولى ، يُنصح باستخدام "Hello" أو "Dear" واسم المستلم. أكثر الطرق شيوعًا لإتمام رسالة بريد إلكتروني بنبرة طيبة ومهنية هي "تحياتي الحارة" و "مع أطيب التمنيات" و "مع خالص التقدير". عند اختيار تحية للختام ، ضع في اعتبارك نغمة البريد الإلكتروني.
يحدد افتتاح بريدك الإلكتروني النغمة ويمكن أن يكون له تأثير على كيفية إدراك المستلم لك. بدون تحية ، فإنك تتعرض لخطر ظهور البريد الإلكتروني أو مرسله (أنت) بشكل مفاجئ ، خاصةً إذا كان هذا هو أول بريد إلكتروني لك.
فيما يلي أفضل التحية وأكثرها استخدامًا للبريد الإلكتروني:
- مرحبًا {name or title}
- عزيزي {name or title}
- مرحبًا {name}
- الاسم
- مرحبًا أو مرحبًا
- يوم سعيد.
- تحياتي
- حقا
- أنا أقدر ملاحظاتك
- أفضل،
- أتمنى لك كل خير،
- التحيات،
- شكرا لكم,
- شكرا جزيلا،
- بكل احترام،
كيف تنهي التحية المهنية عبر البريد الإلكتروني؟
إغلاق بريدك الإلكتروني هو آخر شيء يقرأه المستلم. يمكن أن يكون لاستنتاج بريدك الإلكتروني تأثير على القراء وقد يؤثر أيضًا على مدى سرعة استجابتهم أو اتخاذ إجراء. فيما يلي أكثر الطرق شيوعًا وملاءمة لإتمام بريد إلكتروني خاص بالعمل:
# 1. "بإخلاص،"
يعد إغلاق هذا العمل هو المفضل لأنه يعمل في جميع الظروف. إنه ينقل للقارئ امتنانك الصادق لأخذ الوقت الكافي لقراءة البريد الإلكتروني والرد على أي دعوات للعمل قمت بتضمينها.
# 2. نأمل أن نتحدث قريبا.
باستخدام هذا الاستنتاج ، أنت تعبر عن رغبتك في مناقشة أو اجتماع متابعة. استخدم هذا البيان الختامي في خطابات الغلاف وطلبات المقابلات الإعلامية ورسائل البريد الإلكتروني المرسلة بعد المقابلات.
# 3. "شكرا لك على وقتك،"
الخاتمة الأخرى الشائعة هي شكر القارئ على وقته في قراءة البريد الإلكتروني. غالبًا ما يكون لدى المحترفين عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني في صناديق الوارد الخاصة بهم لقراءتها والرد عليها ، لذا فإن السماح لهم بمعرفة أنك تحترم وقتهم يمكن أن يجعلهم يشعرون بتحسن تجاهك في أعينهم.
كيف تبدأ التحية الرسمية بالبريد الإلكتروني؟
- "سيدي العزيز او سيدتي"
- "إلى [إدراج العنوان]"
- "إلى من يهمه الأمر"
- "عزيزي السيد / السيدة."
- "عزيزي [الاسم الأول]"
- "مرحبًا [الاسم الأول]"
- "مرحبًا أو مرحبًا ، [الاسم]"
- "تحيات"
ما هو فتح البريد الإلكتروني الجيد؟
يجب أن يحتوي فتح البريد الإلكتروني الجيد على نغمة دافئة تمكن القراء من الاسترخاء
- أتمنى أن تكون بخير.
- أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة.
- أتمنى أن تحظى بأسبوع رائع حتى الآن.
- أتمنى أن تكون قد قضيت عطلة نهاية أسبوع جميلة.
- أتمنى أن تكون قد قضيت إجازة جميلة.
- شكرا على إعلامي.
- شكرا على رسالتك.
- شكرا لتواصلك.
ماذا يمكنني أن أقول بدلا من التحيات الطيبة؟
هناك كلمات تكميلية أخرى
- بإخلاص.
- وديا.
- شكرا جزيلا.
- رعاية.
- أرسل لك الأفضل.
- باحترام.
- شكرا لقرائتك.
- مع الامتنان.
ما هي أفضل طريقة مهذبة لإنهاء بريد إلكتروني؟
إذا سألت شخصًا ما سؤالاً أو أعطيته توجيهات للحصول على وظيفة ، فأنا أقول دائمًا "شكرًا جزيلاً على وقتك" أو "شكرًا مقدمًا" ، وفقًا لكاميخو سانشيز. "من الجيد دائمًا التعبير عن امتنانك وأطيب تمنياتك!" تتضمن أمثلة عمليات إغلاق البريد الإلكتروني المناسبة ما يلي:
ختاما،
على المدى الطويل ، على الرغم من أن التحية عبر البريد الإلكتروني ليست الشيء الوحيد الذي يميز البريد الإلكتروني ، إلا أنه معيار رئيسي قد ينظر إليه الأشخاص عند تقييم النص الخاص بك وقد يكون مفيدًا إذا كنت ترغب في الحصول على صفقة.
الأسئلة الشائعة
كيف تبدأ الجملة الأولى بالبريد الإلكتروني الرسمي؟
- أتمنى أن تكون بخير.
- أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة.
- أتمنى أن تحظى بأسبوع رائع حتى الآن.
- أتمنى أن تكون قد قضيت عطلة نهاية أسبوع جميلة.
- أتمنى أن تكون قد قضيت إجازة جميلة.
- شكرا على إعلامي.
- شكرا على رسالتك.
- شكرا لتواصلك.
كيف تكتب مقدمة؟
- اكتب عنوانًا تمهيديًا يجذب اهتمام القارئ ويثير اهتمامه.
- المعرفة الخلفية وثيقة الصلة وضرورية للقارئ.
- حدد بيان أطروحة يحدد فكرتك أو حجتك الحاسمة.
كيف تراسل مهنيا؟
- قدم تحية مناسبة.
- تعرف على نيتك.
- صف الغرض الخاص بك.
- كن صريحًا
- اجعلها دقيقة وقصيرة.
- قم بتسجيل الخروج بشكل مناسب.
- قم بإنشاء توقيع بريد إلكتروني مناسب.
- صحح بروفات الطباعة.
مقالات ذات صلة
- تحيات البريد الإلكتروني: الدليل النهائي
- إلى من يهمه الأمر: كل ما يجب أن تعرفه !!!
- أنظمة الهواتف الافتراضية: أفضل أنظمة الهواتف الافتراضية لأي عمل تجاري (+ دليل مفصل)
- البريد الصوتي المرئي: كيف يعمل وما هي فوائده؟
- تنسيق الخطاب الرسمي: ما هي أفضل التنسيقات لأي عمل
مراجع حسابات
