يعتمد التشغيل الفعال للشركة على التزامها بقواعد العمل. عادة ما تجد المنظمات التي ليس لديها قواعد وإجراءات واضحة نفسها في بيئة عمل فوضوية مع نواتج غير متكافئة ، ومعنويات منخفضة للموظفين ، وعملاء غير راضين. اقرأ أدناه لمعرفة المزيد عن محركات قواعد الأعمال وأنظمة الإدارة.
قواعد العمل
قواعد العمل هي مجموعة من التوجيهات والمعايير والقوانين التي تحدد كيف يجب على المنظمة أن تتصرف بنفسها. يمكن استخدامها لاختيار الإجراءات ومنع الآخرين. تضمن معايير العمل التوحيد عبر الأقسام. هذا يجعل العمليات أكثر كفاءة ويضمن أن كل موظف يلتزم بنفس مجموعة المبادئ التوجيهية. توفر قواعد العمل الموثقة تقنية للاحتفاظ بعلامات تبويب على بيانات مؤسستك والتأكد من عدم وصول أي أفراد غير مصرح لهم إليها.
أنواع القواعد
- القواعد الضمنية: القواعد الضمنية هي تلك التي لم يتم ذكرها صراحةً ولكن يفهمها جميع الأطراف المعنية.
- قواعد صريحة: على العكس من ذلك ، تتطلب اللوائح الصريحة وثيقة مكتوبة ، مثل مجموعة من التعليمات أو المبادئ التوجيهية.
- القواعد الإجرائية: تحدد القواعد الإجرائية كيفية عمل شيء ما.
أمثلة على قواعد العمل
يمكن أن تتضمن قواعد العمل أشياء مثل استحقاقات الإجازة السنوية ، وحدود السحب النقدي اليومية ، والخصومات على المشتريات بكميات دنيا معينة ، وحسابات القروض ، والقبول ، والموافقات على الميزانية ، وانتهاكات السرعة ، وما إلى ذلك. فيما يلي أمثلة لأهم 5 قواعد عمل:
# 1. طلب للحصول على إجازة
يُعد القيد المفروض على إجازات شركتك أحد أكثر الأمثلة انتشارًا لتنظيم الشركة. على سبيل المثال ، سيتحقق النظام أو الموارد البشرية من العدد المتبقي لطلبات الإجازة المسموح بها كل عام عند طلب إجازة جديدة. سيتأكد مشرفك أيضًا من عدم تداخل أي شخص لديه نفس مجموعة المهارات مع شخص آخر من أجل منع حدوث فجوة.
# 2. الترقيات
المنطق والمتطلبات التي تستخدمها الشركات عند ترقية موظفيها الرئيسيين هي مثال آخر على قاعدة العمل. من أجل التقدم داخل الشركة ، يحتاج ملف تعريف الموظف في كثير من الأحيان إلى تلبية عدد من المعايير ، مثل مستوى الخبرة ، وسنوات الأقدمية ، ومجموعة المهارات المكتسبة ، وتحقيق هدف المبيعات ، وما إلى ذلك.
# 3. تجهيز الفواتير
هيكل لمعالجة الفواتير يقوم بتصنيف قيمة الفواتير المختلفة لتحديد الإدارة التي يمكنها الموافقة عليها.
# 4.المكافآت
يتم تحديد مكافآت الموظفين بشكل متكرر بناءً على عدد من المتغيرات ، بما في ذلك نجاح العام السابق وصافي ربح الشركة وأهداف المبيعات وما إلى ذلك.
# 5. معاملات العملاء
تعد معاملات العملاء بمثابة توضيح إضافي لكيفية سيطرة سياسة الأعمال على المعاملات من خلال تحديد الأشياء التي يجب بيعها بناءً على السلوك السابق ، أو حساب الخصومات بناءً على حجم المعاملة ، أو حساب العمولات.
أهمية قواعد العمل
تساعد القواعد الشركة على تحقيق أهدافها من خلال إزالة حواجز التوسع في السوق ، ومنع الأخطاء المكلفة ، وتحسين التواصل ، والامتثال لمتطلبات العمل القانونية ، والحفاظ على الاتساق ، ودعم الشفافية ، وتعزيز الكفاءة التشغيلية ، وتعزيز ولاء العملاء. فيما يلي بعض القيم الأساسية:
# 1. يساعد في توفير التكاليف
يمكن أن يؤدي إنشاء القواعد وإنفاذها ومراقبتها إلى تسريع عملية اتخاذ القرارات التجارية وتقليل التكاليف التشغيلية.
# 2. فاعلية التشغيل
التعبير عن أيديولوجية الشركة عند إنشاء لوائح الشركة هو مصدر قلق آخر. نظرًا لأن الموظفين مطالبون باتباع المبادئ التوجيهية ، فإن الشركات تتجنب المشكلات المهمة بما في ذلك إجراءات التوظيف وجداول العمل وتفاعل العملاء.
# 3. تحسين التحكم في العمليات
إن وجود شروط محددة جيدًا يمنح الشركات مزيدًا من التحكم في عملياتها اليومية. سيتحسن أداء الموظفين حيث سيكون لديهم المزيد من الوقت للتركيز على عنصر آخر من العملية وتوسيع معرفتهم.
# 4. اتخاذ القرارات
يمكن للمؤسسات اتخاذ القرارات الأكثر فائدة لأعمالها بمساعدة قواعد العمل. تكون الخيارات والعمليات التجارية أكثر أهمية في جميع أنحاء المنظمة بأكملها عندما يتم تحديد القواعد بوضوح.
لتجنب الغرامات والاستعداد للتدقيق القانوني ، من الضروري اتباع الإرشادات الخاصة بالسجلات التي يجب أرشفتها وتلك التي يجب التخلص منها.
# 5. أتمتة
أتمتة العمليات التجارية يساعد الشركات على اتباع القواعد وإتمام المهام بكفاءة ودقة. إذا كانت شركتك تقوم بأتمتة طلبات الإجازة ، فقد تمنع قيود هذا النهج الموظفين من إرسال طلبات إجازة بالنموذج الرقمي إذا لم يكن رصيدهم ممتلئًا.
# 6. إدارة شؤون الموظفين
يجب اتباع الإجازات والمكافآت وساعات العمل وسياسات الشركة الأخرى من قبل الموظفين. إن التعبير عن مبادئ الشركة هذه ونشرها بشكل صحيح سيؤدي إلى تحسين علاقات الموظفين ومكان العمل والمفاهيم الخاطئة.
محرك قواعد العمل
إذن ما هو بالضبط برنامج محركات قواعد الأعمال؟ يمكّنك التطبيق المعروف باسم محرك قواعد العمل (BRE) من أتمتة العمليات التجارية وتطبيق منطق الأعمال. للقضاء على إدخال البيانات البشرية وأتمتة العمليات المتكررة مثل الإبلاغ ومتطلبات الأهلية ، يتم استخدامه لاتباع مجموعة من القواعد. يمكن أن يساعد BRE الشركات في اتخاذ القرارات ، وخفض النفقات ، وزيادة الإنتاجية ، وتقليل الأخطاء ، وتقصير الوقت اللازم للتسويق.
استخدامات محرك قواعد الأعمال
يتم استخدام BRE لضمان اتخاذ القرارات باستمرار ووفقًا لسياسة الشركة. من خلال تطوير إجابات تلقائية للأحداث التي تنشأ في الوقت الفعلي ، يمكن لمحركات قواعد العمل أن تساعد في تحسين عمليات صنع القرار. تشمل الاستخدامات لمحركات قواعد الأعمال ما يلي:
- عملية تطوير وإدارة البرامج مثل تطبيقات CRM و ERP
- ضمان الالتزام بالالتزامات القانونية ، بما في ذلك تلك المتعلقة بـ SOX و PCI و ISO 27001 وما إلى ذلك.
- الاهتمام بالأخطاء والاستثناءات في التطبيق الخاص بك
- سيؤدي تزويد العملاء بنتائج متسقة ، حتى عندما يقدمون بيانات غير دقيقة ، إلى تحسين تجربتهم العامة.
- التحكم في حقوق المستخدم على التطبيقات والمواقع و
- إجراء فحوصات الامتثال للبيانات الحساسة ، مثل تفاصيل بطاقة الائتمان
- تأكد من أن نظام إدارة المستودعات الخاص بك (WMS) يعالج الطلبات بشكل مناسب
فوائد محركات قواعد الأعمال
توفر محركات القواعد العديد من المزايا. يمكن أن يجعل شركتك تعمل بشكل أكثر فعالية ودقة مع مساعدتك أيضًا في الحفاظ على الامتثال التنظيمي. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام محرك قواعد الأعمال:
# 1. فعالية
القدرة على زيادة كفاءة العملية هي الميزة الرئيسية لاستخدام محركات قواعد العمل. لم يعد الموظفون مضطرين لأداء أنشطة رتيبة يدويًا بفضل البرنامج ، الذي يعمل على أتمتة الوظائف التي قد تتطلب اهتمامًا بشريًا. بدلاً من قضاء اليوم بأكمله في أداء نفس الشيء مرارًا وتكرارًا ، فإن هذا يحرر وقتهم من الاضطرار إلى إصدار العديد من الأحكام اليدوية لأشياء أخرى يجب إكمالها.
# 2. زيادة الدقة
قبل اتخاذ أي إجراء بشأن أي مدخلات ، يتحقق نظام البرنامج من أنها أصلية ، مما يضمن أن كل شيء يتم على النحو المنشود. هذا يضمن عدم فقدان أي شيء أو فقده أثناء العملية ، مما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء أو أخطاء فادحة في وقت لاحق عندما لا تتوقعها على الأقل.
# 3. التدقيق والامتثال الموسع
تساعد محركات قواعد الأعمال المؤسسات في الالتزام بالقوانين مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) و نقل التأمين الصحي وقانون المساءلة (HIPAA). كما أنها تساعد الشركات في تدقيق بياناتها الخاصة لتحديد ما إذا كانت تلتزم باللوائح.
# 4. المزيد من التنوع
من المفيد جدًا أن تكون قادرًا على تعديل البرنامج دون الحاجة إلى تطوير رمز جديد. يمكنك تعديل الكود الحالي باستخدام محرك قواعد العمل الآلي دون الحاجة إلى القلق بشأن كسر أجزاء أخرى من التطبيق. بالإضافة إلى ذلك ، يشير هذا إلى أنه إذا قام عضو آخر بالفريق بإجراء تغيير ، فلن يؤثر ذلك على المكونات الأخرى لتطبيقك والتي قد لا تتأثر بالتعديل.
# 5. كفاءة معززة
تقلل محركات قواعد الأعمال من الحاجة إلى إعادة العمل من خلال منع الأخطاء أثناء ترجمة قواعد اللغة الطبيعية الشبيهة بالإنجليزية إلى تعليمات برمجية قابلة للتنفيذ ، مما يسمح لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات والمطورين بالتعاون بشكل أكثر فعالية. سيكون فريق تكنولوجيا المعلومات والمستخدمون النهائيون الذين يحتاجون إلى الوصول إلى هذه القواعد أثناء العمل في مشاريع أخرى ضمن مجموعات العمل الخاصة بهم أكثر إنتاجية نتيجة لذلك ، مما يؤدي إلى تقليل وقت التوقف عن العمل ، وتقليل نفقات الصيانة ، وتقليل وقت التوقف عن العمل للمستخدمين النهائيين.
# 6. انخفاض التكاليف
يمكن خفض التكاليف عن طريق أتمتة قواعد العمل لأنها تتطلب عمالة يدوية أقل وتسمح بمعالجة أسرع. على سبيل المثال ، يمكن أن يعزز الإنتاجية في صناعة الرعاية الصحية من خلال أتمتة الإجراءات اليدوية التي تتطلب مراحل عديدة لإكمال مهمة واحدة ، مثل الإبلاغ عن بيانات المريض أو كتابة الوصفات الطبية.
نظام إدارة قواعد العمل
يمكن للمؤسسة تصميم سياسة أعمالها وتخزينها وإدارتها وتنفيذها وتحسينها باستخدام نظام أساسي مركزي باستخدام نظام إدارة قواعد العمل أو BRMS. يمكن لبرنامج BRMS تنفيذ سياسة الأعمال هذه تلقائيًا في شكل منطق القرار ، مما يساعد على تبسيط عملية صنع القرار في جميع أنحاء الشركة. إذا كنت تريد معرفة المزيد عن لوائح العمل ، فراجع صفحتنا الخاصة بها.
كيف يعمل نظام إدارة قواعد الأعمال
على الرغم من أن برامج BRMS المختلفة تقدم وظائف متنوعة ، إلا أن BRMS يتكون أساسًا من ثلاثة عناصر:
- يمكن إنشاء قواعد العمل أو تحديثها في بيئة تطوير قواعد العمل التي يمكن الوصول إليها لكل من المستخدمين التقنيين وغير التقنيين.
- مستودع لسياسة الأعمال التي تضم سياسة الأعمال المنتجة وتجعلها في متناول تطبيقات الشركات.
- محرك قواعد العمل الذي يقبل الطلبات من تطبيقات المؤسسة مع البيانات ذات الصلة من أجل الوصول إلى قواعد العمل الضرورية ، ويوفر قرارًا بناءً على الطلب وسياسة الأعمال ذات الصلة وينفذ القرار في بيئة وقت التشغيل.
مزايا نظام إدارة قواعد الأعمال
يفيد برنامج إدارة قواعد الأعمال المؤسسات من خلال:
- تحقيق أتمتة القرار من خلال السماح للمستخدمين التقنيين وغير التقنيين بإنشاء قواعد عمل في إطار عمل مشترك والاستفادة منها لأتمتة العمليات التجارية التي تتضمن اتخاذ القرارات.
- نظرًا لأن منطق الأعمال الموضح في سياسة الأعمال يقع في موقع مركزي ، فإن اتخاذ القرار عبر المؤسسة سيكون أكثر اتساقًا.
- إن قدرة الخبراء غير التقنيين في الموضوع (SMEs) على تطوير وإدارة قواعد العمل في سياق وظائفهم التجارية دون إشراك تكنولوجيا المعلومات ستزيد من سرعة الأعمال.
- نظرًا لفصل منطق الأعمال عن رمز تطبيقات المؤسسة ، يتم تقليل التعقيد.
حالات استخدام BRMS
هذه هي استخدامات نظام إدارة قواعد العمل
# 1. معالجة طلب القرض
يمكن أن يخضع إجراء طلب القرض لقواعد العمل مثل عتبات الأهلية ودرجة الائتمان. يقلل هذا النهج الأبسط من وقت المعالجة ويحسن الكفاءة ، مما يحسن تجربة العملاء.
# 2 ، كشف الاحتيال
قد تقوم الشركات تلقائيًا بتقييم البيانات الواردة وتحديد حوادث الاحتيال المحتملة واتخاذ الإجراءات المناسبة من خلال استخدام BRMS وخوارزميات الكشف عن الاحتيال. نتيجة لذلك ، تكون الشركات أكثر قدرة على اكتشاف ووقف الاحتيال ، فضلاً عن تقليل الخسائر المالية التي يسببها.
# 3. الأهلية الرصاص
يمكن لفرق المبيعات دمج نظام إدارة قواعد العمل في أدوات تأهيل العملاء المتوقعين لديهم لتسجيل نقاط كل عميل متوقع تلقائيًا وتحديد ما إذا كانوا مؤهلين أم لا ، والإشارة إلى كيفية الاتصال بالعملاء المتوقعين المؤهلين بناءً على تقييماتهم.
# 4. توظيف
يمكن أن تسهل BRMS على موظفي الموارد البشرية تطوير قواعد العمل التي تتحكم في تقييم المتقدم واختياره وعمليات التوظيف والحفاظ عليها. من خلال الوصول إلى سياسة الأعمال التي تحكم عملية التوظيف من مستودع BRMS ، يمكن لنظام تتبع مقدم الطلب معالجة طلبات الوظائف تلقائيًا.
ما الذي يجعل قاعدة العمل جيدة؟
يجب دائمًا صياغة قاعدة العمل على أنها بيان محدد يحدد كلمة وحقيقة وقيد. هذه إحدى ميزات سياسة العمل الجيدة.
ما هو تصنيف قواعد العمل؟
تنقسم قواعد الشركة عادةً إلى ثلاث فئات أساسية: القواعد الهيكلية ، وقواعد الاشتقاق ، والقواعد المتعلقة بالإجراء ، والتي تعبر عن قيود على إجراءات أو عمليات شركة معينة. تضع القواعد الهيكلية قيودًا على المكونات الثابتة للشركة.
ما هي قاعدة 7 في الأعمال؟
ينص مبدأ التسويق المعروف باسم "قاعدة السبعة" على أنه يجب على المستهلكين رؤية علامتك التجارية سبع مرات على الأقل قبل اتخاذ قرار الشراء. منذ الثلاثينيات ، عندما اخترعتها استوديوهات الأفلام ، كانت هذه الفكرة موجودة.
ما هي القاعدة الأولى للعمل؟
أول قاعدة عمل هي احترام وقت الجميع.
مقالات ذات صلة
- قاعدة 40: المعنى ، SAAS ، الحسابات وكل ما تحتاجه (+ أفضل الأدوات
- التمويل الشخصي: دليل لخطة التمويل الشخصي
- ضرائب الشركات الصغيرة: كيف تعمل
الرقم المرجعي
